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如何进行双向的沟通1.双向沟通模型沟通中的一个基本模型是双向沟通模型。如图1所示。图1 信息双向沟通示意图由图1可知,双向信息的沟通就好像双方打电话,一方的声音通过电话转变成电磁波发射出去,另一方的电话再将电磁波转变成声音可以听到,然后给对方一个回应或反馈。即甲方发射信息,乙方接收信息并进行反馈,形成双向的一个闭路或循环,这个过程被称为双向的沟通循环。沟通需要双向,只有双向信息才有可能是准确完整的。否则,沟通就存在障碍,但中国传统文化更加喜欢单向沟通,这就为沟通埋下了一些基本隐患。从沟通过程来看,相互之间要有来有往,才是有效的沟通。2.沟通的四个步骤通常来说,沟通包括四个基本步骤:第一,发射或传递信息,引起对方的注意;第二,对方接收信息;第三,对方理解信息内容;第四,按照信息内容行动。如何准确地沟通信息1.沟通的三大基本原则具体来说,沟通具有三大基本原则:第一,准确完整;第二,迅速高效;第三,简单易懂。对于信息,宁可牺牲数量,也要保证品质、准确和完整性,不准确的信息毫无意义。同时,信息要具有时效性、简单易懂。很多跨国公司,在沟通过程中提出简单沟通法。所谓简单沟通法,就是把信息浓缩到一张A4纸上。如果是与上级沟通,要能够保证一分钟之内把简报说完,这叫做一分钟电梯沟通/表达法。所以,要训练经理人能够把很厚的报告提纲挈领、突出重点地迅速说完,引发老板的兴趣,激发老板的需求,就像业务员一样,把老板、上级当成客户,向他做营销,这种营销式的沟通要在一分钟之内引发老板的注意,使老板在一分钟之内做出决定。如果经理人的报告非常长,不能很好地浓缩,可以在第一页做一个摘要,但不要超过一页,通常建议半页纸长度,包含重中之重的东西,例如客户的核心需求、核心解决方案、重点投资回报率等,并用黑体字描出并加黑,要让领导翻开摘要就能够清晰地看到关键内容。所以,沟通不是以数量来取胜,而是要有效。要点提示沟通的基本原则: 准确(完整); 迅速(高效); 简单(易懂)。2.周哈里窗分析工具周哈里窗分析在国际上,经理人需要训练准确地沟通信息。按照周哈里窗理论,可以把沟通的信息按照自己和对方是否知道分为四个区。如图2所示。图2 周哈里窗理论对信息的分类由图2可知,周哈里窗理论对信息的分类主要包括:开放区。即人们都知道的信息区。隐藏区。即自己知道别人不知道的信息区。在国家法律里面,个人的隐私要得到必要的保护。盲点区。即别人都知道但自己不知道的信息区,这个区域也常常被称为“灯下黑”,也就是灯光可以照亮周围,但是灯的下面是黑的,常常看不到这个区域。在现实工作中,经常出现管理者想知道的信息被屏蔽掉的现象,因为下级管理人员报喜不报忧,致使信息失真。所以在企业当中,要建立上下级间畅通的沟通渠道和沟通机制,防止盲点区发生。例如,企业可以一个星期召开一次总裁午餐会,听听一线基层员工的声音,知道工作当中的实际问题,并把所提出的问题分为三类处理:一是需要马上解决的;二是经领导商量后,缓一段时间解决的;三是目前不能够解决,但会给出一个答复的。总之,高层收集基层的信息要实事求是,敢负责任,不能捕风捉影,最好有书面报告,方便共同研究。未知区。即人们都不知道的信息区,这个区域可以交由专业人士进行研究。在工作中出现信息未知区,有时表明沟通出现问题。对于信息沟通,要注意扩大开放区、缩小隐藏区、消灭盲点区,其中反馈是消灭盲点区的手段。反馈行为存在的问题一般来说,中国人的反馈行为主要存在三大问题:不主动。即接收信息的人接收到信息以后,不主动进行反馈。不习惯。即信息发送方没有养成追踪对方是否接收到信息的习惯。一般来说,除了专门用E-mail、QQ作为客户服务的岗位以外,如果遇到很紧急的事情要用电话联系。不要求。即
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