中学校团委办公室管理制度.doc

公文写作/规章制度 中学校团委办公室管理制度 第一章 总则第一条 为强化校团委办公室职能，规范其使用与管理，增强办公室使用的规范性与明晰性，提高办公效率，本着责权统一的原则，现结合实际情况，制定本制度。第二条 本制度所指的办公室管理包括办公室职能、物资管理、档案管理、印章管理、值班管理、卫生管理、钥匙管理、出入管理、会议管理。第二章 校团委办公室职能第三条 办公室职能第一项 团委指导老师、学生委员办公、专职团干办公；第二项 举行小型会议；第三项 收发各项文件；第四项 存放各部门文件档案，办公室设有各部门文件存放柜，可用于文件整理及归档；第五项 日常办公，办公室可用于各部门日常办公，整理资料等事务；第六项 物资管理，校团委物资借用、归还等管理均在此办公室进行；第七项 收集材料，收集基层上交材料，包括报名表、申报书、方案、征文等等。第三章 办公室物资管理第四条 校团委办公室所有物资归团委所有。第五条 校团委物资旨在方便老师办公、各组织举行活动。第六条 校团委物资包括办公用品、办公设备、库房物资；办公用品包括笔、尺子、订书机、文件夹等常用办公用品；办公设备包括电脑、打印机、电话、饮水机、书柜等设备；库房物资指团委内设机构办公室存放的所有物资，包括旗帜、彩带等。第七条 校团委物资一般不外借，如需借出，必须在相应表格填写登记。第八条 物资使用与保管第一项 办公用品的使用要以勤俭节约为原则，不得挪为私用，杜绝奢侈浪费；第二项 所有校办公设备使用权属校团委所有，其他组织或个人不享有使用权；第三项 所有办公用品使用完毕后，应立即放回原位；第四项 办公设备若有损坏，需及时报修，以保证正常的办公室运作；第五项 所有物资在使用过程中，如有恶意损坏或丢失现象，需作出相应赔偿；第六项 未经老师同意，任何人不能擅自进办公室开会；第九条 物资借用与归还第一项 办公用品、办公设备仅供团委内部使用，库房物资可外借；第二项 办公用品一般不得带离办公室，如需带离，务必填写校团委办公用品借用登记表并及时归还所属办公室；第三项 团委内部借用库房物资，无需写申请书，但需要事先与相关负责人说明，并填写相应的“物资借用归还登记表”；第四项 其他组织借用库房物资，务必遵循校团委物资借用程序相关规定；第五项 团委内部或其他组织在借用库房物资期间需保管好物资，若物资有所损坏或丢失，视严重程度给与惩罚。第十条 物资清点与整理第一项 办公用品每两个月清点一次，详细记录库存数量、损耗情况，并填写校团委办公用品物资清点登记表，汇集所有已经损坏或无法使用的办公用品，根据实际情况，由办公室相应负责人统一处理；第二项 办公设备每月清点一次，并填写校团委办公设备清点登记表。如有丢失，追究相关责任人并作相应惩罚；第三项 库房物资每月清点并整理一次，详细记录每种物资库存数量、损耗数量等情况，详细填写校团委库房物资清点登记表。汇集所有损坏由办公室相应负责人统一处理已损坏物资。第四章 档案管理第十一条 文档管理第一项 不得随意翻阅保密文件和老师专用文件；第二项 可以翻阅非机密文件，查阅后及时放回原位；第三项 办公室所有文件一律不得调出办公室，若需调出，必须经团委书记同意；第四项 不得对外透漏未正式发文的文件内容；第五项 定期清理储物柜，及时归档文件。第六项 案应归类保存，他人不得随意拿取、修改、丢弃。如有需要，需出示有关证明。资料可适时输入电脑，以保留备份。第七项 非团委委员不得翻阅桌上、抽屉里的文件资料。更不得随意将文件资料带出团委办公室。第五章 文件整理第十二条 整理信件按照来信人的类别分为团县委信件、外校团委信件、其他信件三类，并将各类信件分别置于对应文件夹内。第十三条 整理文件按照文件*地的类别分为团县委发文、县直团工委发文、校团委发文、内部文件、其他文件等，将各类文件按分类放入各自对应的文件夹内。第十四条 整理部内文件部内关于大型活动的文件也要定期进行整理。第十五条 工作计划与工作总结2、每篇信息请写清楚标题，标题和正文要严格区分，没有标题的信息一律不予采用；4、上报信息的内容要体现出各组织的工作内容，反映学校发展动态，可涉及团的职能部门、学生组织、学生社团、团总支、团支部等，能及时反映本校学生工作的新思路、新举措、新活动；5、信息报送要做到及时准确，必须严把质量关。每条信息要主题明确、内容精炼、格式规范、重点突出、言之有物，尽量做到有情况、有分析，每篇稿子字数不少于1000字。第六章 印章管理第十六条 团委印章使用规定第一项 未经老师同意，任何人不得携带印章出办公室；第二项 印章使用时，按要求正确使用，要爱护好印章，不得乱扔、乱敲印章；第三项 非正式文件、通知，一般不加盖团委印章。第七章 值班管理第十七条 值班管理旨在加强各值班人员工作效率，规范其工作职责。第十八条 值班时间、地点与值班人员值班人员：各级团总支委员。第十九条 办公室值班主要工作第一项 协助老师完成所需工作；第二项 做好保密工作；第三项 及时跟进未完成工作；第四项 保持办公室干净整洁；第五项 完成文件签收、签发工作；第六项 整理未归档文件；第七项 发放、整理各类报纸、团刊、杂志；第八项 老师外出期间，做好接待工作。如接待来访师生，应热情接待，并记下详情。若有人借用办公室东西的，做好记录。第九项 工作汇报，及时将值班期间发生的重要事项向老师汇报；第十项 管理物资，包括接收各组织物资借用申请书、登记、领取、验收以及存放工作；第十一项 按时到办公室值班，不迟到，不早退；到后如实登记，他人不得代签 （有特殊情况不能按时值班者，须提前一天向办公室主任请假，以便做临时调整）；第十二项 认真履行值班职责，严格按照要求完成值班工作，对值班期间须解决的问题，要及时处理，并在值班本上做好详细记录；做好交接班工作；第十三项 值班人员不得在办公室内吃零食、嬉戏、大声喧哗；第十四项 如遇特殊情况无法独立处理时，应及时向团委老师求助或致电有关责任人，不得擅自处理；第十五项 值班人员负责办公室环境卫生，必须保持室内清洁、整齐。值班结束离开办公室时，务必保证所有电源、门窗等均关闭。第八章 卫生管理第二十条 办公室卫生清理第一项 在每次会议结束后，对办公室进行打扫；第二项 各级团总支委员定时对办公室进行卫生检查，督促整改；第三项 清理不常用物品，将其入库入柜，及时清理办公室的垃圾，确保办公室整洁。第二十一条 卫生要求第一项 任何人不得以任何理由，在办公室吸烟、吃饭、酗酒等；第二项 办公室的地面、桌椅要保持干净，桌面上尽量不放置其他物品；第三项 每次会议结束时，应把椅子放回桌下，清理桌面上的物品。第九章 钥匙管理第二十二条 钥匙使用规定第一项 办公室钥匙指定专人佩戴，其他人不得仿造。一经发现，严厉处分；第二项 非团委委员借用钥匙时，必须向老师报告，老师同意后，方能借出；第三项 若钥匙遗失，及时报告老师，采取相应措施，以确保办公室财产完好无失。第十一章 出入管理第二十三条 办公室出入规定第一项 非团委委员、无关人员一律不得随意出入团委办公室；第二项 团委委员不得随意带人进入办公室；第三项 非团委委员若有紧要事出入办公室，必须向团委委员说明理由，委员同意后，方能进入。第十二章 会议管理第二十四条 例会分为团委例会和团委内设机构全体干部大会两种。第二十五条 团委例会1、参加人员：团委书记、各级团总支委员、各级团支部书记；2、时间：原则上规定每一月召开一次，一般是周一19：00。团委可根据工作和活动的实际需要，适时调整会议时间；地点：暂定于教工会议室 （ 每次例会的具体时间和地点，将提前通知各级团总支委员）；3、主持：团委书记；4、内容：通报前期工作和活动情况，探讨近期工作计划，布置相关工作任务；5、会议记录：由组织部负责做好明确的会议记录；第二十六条 团委内设机构全体干部大会1、参加人员：学校团委各级团总支委员；2、时间：原则上规定每周召开一次，一般是周五下午17：10。团委可根据工作和活动的实际需要，适时调整会议时间；地点：定于团委办公室； （每次例会的具体时间和地点，将提前通知各级团总支书记，由各级团总支书记及时通知本级委员）3、主持：团总支书记4、内容：通报前期工作和活动情况，探讨近期工作计划，布置相关工作任务；5、会议记录：由组织部负责做好明确的会议记录。第二十七条 考勤规定1、例会执行严格的考勤规定，全体与会人员须于会议前在考勤表上签到，团委例会、内设机构会议均由组织部负责考勤；2、与会者要严格遵守会议时间，不得无故缺席、迟到、早退。因故不能按时参加或不能参加者均应提前向团委书记或各级团总支委员请假，经批准后方予准假，否则以缺席论处；3、与会者务必携带会议记录本，认真作好会议记录，否则按缺席而论；第二十八条 处分条例1、凡会议期间无故迟到5分钟到10分钟者，在会议