博士德软件操作指南-A.doc

4 设备操作规程编号：CTA/QF-02-002版本：A-2009 修改码：1序 号1、软件简介博士德销售软件是一款集销售、客退、客户、账款、成本分析、统计为一体的综合管理软件，操作简单，界面清晰。在汽配行业进、销、存管理中很受欢迎。2、使用目的我公司使用博士德销售软件的目的是：用先进的计算机管理模式管理客户信息、提高发货效率、准确管理产品出入库、详细记录产品销售明细、简单方便查询与顾客有关的信息、降低各作业环节劳动强度。3、使用范围我公司目前使用的博士德软件4.7版本仅限于产品销售过程、库存管理部分。暂不涉及财务管理。共配备三个站点：销售前台、成品库（含退货库）、经理查询。按使用权限设定可访问模块。使用熟练后可根据需要增加站点。4、术语和定义本软件使用过程涉及下列术语和定义：4.1仓库定义1） 成品库：合格产品存放区。生产完成后的产品、其它确认合格产品统一入成品库。2） 退货库：顾客退回产品存放区。顾客退回的产品统一入到退货库。3） 整修库：顾客退回产品经整修合格可以进行二次销售产品存放区。4） 待发库：已经收到顾客订单但尚未确认可以发货时产品临时存放区。5） 样品库：北京营销部样品存放区。4.2产品分类1）CT102: C代表CTA品牌；T代表配套产品；102代表产品目录上的产品编号。2）CJ103：C代表CTA品牌；J代表配件产品；103代表产品目录上的产品编号。3）ST104: S代表SEC品牌；T代表配套产品；104代表产品目录上的产品编号。4）SJ105: S代表SEC品牌；J代表配件产品；105代表产品目录上的产品编号。5）CTT2508B-CZHJ-01: C代表CTA品牌；T代表配套产品；T代表特殊要求；2508B-CZHJ-01代表特殊产品型号。每一个顾客特殊要求产品将对应形成一个唯一的产品型号。6）STT2512B: S代表SEC品牌；T代表配套产品；T代表特殊要求；2512B代表特殊产品型号。每一个顾客特殊要求产品将对应形成一个唯一的产品型号。7) CTZ229: C代表CTA品牌；T代表配套产品；Z代表整理产品；229代表产品目录上的产品编号。8）CJZ108: C代表CTA品牌；J代表配件产品；Z代表整理产品；108代表产品目录上的产品编号。9）STZ229: S代表SEC品牌；T代表配套产品；Z代表整理产品；229代表产品目录上的产品编号。10) SJZ108: S代表SEC品牌；J代表配件产品；Z代表整理产品；108代表产品目录上的产品编号。4.3单据分类1）销售清单：为顾客提供所供产品、型号、数量、单价、金额证明的单据。此单据由销售前台业务员开具。2）销退清单：为顾客提供退货产品、型号、数量、单价、金额证明的单据。已经正式开具销售清单后发生的所有退货应开具此单据（含单据开错）。此单据由销售前台业务员开具。3）入库单：生产完成后的合格产品交成品库时、成品库为交验部门或人员提供的产品型号、数量、交验人的证明单据。此单据由成品库工作人员开具。4）采退清单：生产完成后已经入成品库的产品且已经正式开具入库单，发现入库型号、数量等信息有误或确实需要从成品库退回生产部时开具的单据。采购指向生产部采购，生产部模拟为销售部的一个供应商。此单据由成品库工作人员开具。5）出库单：内部使用单据，库存产品需出库时证明产品型号、数量、金额、发货仓库、经办人信息单据。此单据仅限于退货库向生产部发放退货整修品时使用，由退货库工作人员开具。4.4客户信息：4.4.1客户类别1）CJB：C-代表CTA品牌，J-代表配件产品的代理商，B-代表北京营销部。2）CJH：C-代表CTA品牌，J-代表配件产品的代理商，H-代表河北厂部。3）CTB：C-代表CTA品牌，T-代表配套产品的电机厂，B-代表北京营销部。4）CTH：C-代表CTA品牌，T-代表配套产品的电机厂，H-代表河北厂部。5）SJ：S-代表SEC品牌，J-代表配件产品的代理商。6）ST: S-代表SEC品牌，T-代表配套产品的电机厂。7）SL：S-代表SEC品牌，L-代表配件产品的零售商。8）DZKY：DZKY-代表呆帐客户。9）BF：BF-代表报废。此客户用于退货整修报废、成品非正常报废时出库。10）ZFHY：代表北京中纺恒远汽车电器有限公司。ZFHY-01代表公司的技术科研，ZFHY-02代表公司的北京营销部。4.4.2客户编码：CJBCYB：代表CTA品牌，J-代表配件产品的代理商，B-代表北京营销部；C-代表客户名称姓氏的首字母，YB-代表客户名的首字母。（即：陈玉彪）其它客户类别的客户编码依次类推。4.5供应商信息：1）XCSC：XC代表星辰厂，SC代表生产部。2）XCJG：XC代表星辰厂，JG代表成品再次加工。3）XCDZ: XC代表星辰厂，DZ代表配件与配套产品内部调转。5、操作流程简介1）产品销售接到顾客订单后，首先由销售部业务员填写订货计划，填写完整后交成品库工作人员查货；成品库工作人员按订货计划记录的产品型号、数量、特殊要求在博士德软件中查询库存状况，将查询结果填写在订货计划中（软件使用初期要验证库存数量是否与软件记录的数量一致），同时将库存有货部分在博士德软件中从成品库调拨到待发库，库存没有的型号转交物控计划部安排生产。待生产完成后将产品先入到成品库，再从成品库调拨到待发库，产品生产过程控制及信息传递与原流程相同；前台业务员接到订单需求产品完成入库信息后正式开具销售清单，销售清单应从待发库出货。销售清单打印完毕按要求将各联转交相应人员。注意与原工作流程不同的是从成品库调拨到待发库只是从博士德软件中虚拟调拨，不再移动产品。软件使用初期，成品库5天应核对博士德软件记录的成品库存和待发库存数量总和是否与实际数量一致。2）销售退货 已经开具正式销售清单后因各种原因顾客需要退货时（含销售清单开错），销售部业务员应用博士德软件开具销退清单，销售清单开错产品退回成品库并在备注栏说明，顾客已使用产品退回退货库。销退清单打印完毕按要求将各联转交相应人员。 注：经我厂退货工作人员验收及营销部负责人确定，厂部核查产品数量、金额与客户方有出误时，增加一配件为“差价”，冲减双方相差金额。3）产品入库产品生产确认合格后生产部将产品移交成品库并办理成品入库手续，入库流程与原工作流程相同。成品库工作人员为交验人员用博士德软件开具入库单。入库单打印完毕按要求将各联转交相应人员。此单应由经办人员签字。4） 入库后退库成品库工作人员已正式开具入库单后发现单据开错或生产部确需将已入库产品退回的，成品库工作人员要开具采退清单办理出库手续。采退清单打印完毕按要求将各联交相应人员。此单应由经办人员签字。5） 退货整修出库退货需要整修时，退货库工作人员用博士德软件开具出库单，出库单打印完毕按要求将各联交相应人员。此单应由经办人员签字。6）整修产品入库生产部整修完成确认合格的产品与成品库办理入库手续，成品库入库时将整修产品入到整修库。入库单打印完毕按要求将各联交相应人员。此单应由经办人员签字。7）产品报废退货整修报废：退货整修过程中出现报废数量时，由退货库工作人员用博士德软件开具出库单，出库单应在退货库出库，出库单备注栏应注明报废原因。出库单打印完毕按要求将各联交相应人员。此单应有经办人和授权领导签字。其它报废：产品已入成品库，出现非正常情况不能销售时，由相关工作人员开具出库单，出库单应在成品库出库，出库单备注栏应注明报废原因。出库单打印完毕按要求将各联交相应人员。此单应有经办人和授权领导签字。6、操作软件要求6.1涉及特殊要求产品：要求成品库、营销部、退货库、销售开单各站点工作人员均要统一使用顾客特殊要求产品质量计划汇编中的特殊要求产品编号。6.2客户收款后应及时录入，星辰原则上日清日结，最多不超过2天。CTA与客户对账以北京营销部和财务记账为准，财务与北京营销部约定定期上报客户汇款信息，及时录入。每月月底可统一对账。6.3打印销售清单没有固定用途联，现统一口径：一联（白色）存根、二联（粉色）顾客、三联（米黄色）财务。以后纸颜色可能会发生变化，但各联用途不变。6.4在执行该软件中“结算”“调拨”或其它对应命令前，可以反复进行保存、打开、编辑、预览、打印等各项操作，一定要仔细确认单据的正确性，只有执行了“结算”或其它对应命令的单据才会正式被确认。7、特殊情况处理方案7.1即是客户又是供应商类财务记账。（无锡新高）解决方案：购买客户的材料由财务人员作收款，并注明冲减材料款。7.2北京营销部直接发货到客户的样品或小批量产品。解决方案：北京营销部月底提供发货明细，由河北厂营销部补充单据。增加一个“样品”，北京营销部样品不再直接作销售单，由开具销售单操作员直接从河北成品库调拨到“样品库”。待北京营销部提供明细后，补开客户销售清单。8、数据备份1）前台业务员和成品库工作人员每天工作完毕应对当天发生的数据备份。2）公司文件管理人员每月应对数据库计算机进行备份。9、软件维护1）公司指定孙晶晶管理博士德销售软件，工作人员只允许进行正常操作，不准随意设置、更改数据库信息。工作中发现问题或故障时及时通知孙晶晶处理，不允许越权操作。2）安装博士德软件的计算机只允许授权人操作，未经允许任何人不得操作软件。3）为确保公司商业机密不受侵害，安装数据库的计算机严禁上网。10、特别提醒1）工作人员在产品出入库时一定要在确定的仓库中办理出入库手续。2）目前销售清单有两种格式，即CTA、SEC，打印清单时应切换到对应的品牌单据，预览确认无误后打印。3）各站点工作人员应及时将发生的数据信息录入计算机数据库，做到日清日结，否则将影响正常工作。4）软件运行后采取计算机与手工帐同时并行的方式工作，月底验证软件操作准确性。确认无误经批准后方可正式运行。11、解释与执行1）本软件自2009年7月1日正式运行使用。2）原有退货信息及数据未录入软件管理。3）财务记账、收款按原有模式进行。软件记录暂仅供参考。4）软件操作由孙晶晶负责指导，运行程序由高占国负责解释。备注：站点及项目管理信息：加密狗号：60390323001站点主机 ：(销售部)1.进货管理 入库单、入库查询、采购退货单、采购退货查询2.库存管理 库存商品查询、出入库汇总表、盘点单、盘点查询、内部调拨单、内部调拨查询、调价单、调价查询3.销售管理销售清单、销售查询、销售退回单、退回查询4.往来帐管理应收帐款总帐查询、应收帐款明细帐查询、收款、应收帐款发生录入、预收款结算站点标识号102：（库房）1.进货管理入库单、入库查询、采购退货单、采购退货查询2.库存管理库存商品查询、出库单、出库查询、出入库汇总表、盘点单、盘点查询、内部调拨单、内部调拨查询、调价单、调价查询3.销售管理销售清单、销售查询、销售退回单、退回查询站点标识号103：（经理）1.进货管理 入库单、入库查询、采购退货单、采购退货查询2.库存管理 库存商品查询、出入库汇总表、盘