双鹤药业-财务管理-信息建设进程化分析.docx

双鹤药业财务管理信息建设进程化分析自从在上海证券交易所上市以来，北京双鹤药业股份有限公司的财务软件应用一路上升，从单机版的会计电算化，发展到成本核算，再发展到最近的基于网络的集中式财务管理。2001 年10 月，双鹤药业与用友公司签定合作项目，采用用友NC 管理软件，以适应上市之后迅速扩张至全国15家子公司的集团化管理。北京双鹤药业是由北京制药厂为主要发起设立的股份制上市公司，而北京制药厂诞生于抗战时期，是有60 多年历史的老牌企业。从IT 应用完全空白到引进全国性的集中式管理软件，财务软件的应用记录了双鹤药业的成长历史。ERP 不能一步到位双鹤药业在上交所上市之前，只是一家设在北京的国有大型制药企业，但是，自1997年5 月公司上市之后，在短短三、四年的时间里，双鹤药业公司成功地在全国范围内并购了20 多家企业，成立了15 家子公司，企业每年的销售额也由2 亿元猛增到接近20 亿元，发展成为一家销售网络遍及国内外，主营业务涵盖新药开发、药品制造、医药经营及制药装备等领域，横贯科研、生产、流通各环节的大型现代化制药集团。随着公司规模的飞快发展，整个企业的现代化、信息化管理成为双鹤药业面临的一个紧迫课题。双鹤药业的领导层敏感地意识到了这一问题的严重性，由此开始了加快公司管理信息化建设的步伐。双鹤药业管理信息化面临的第一个课题是，选择什么样的目标，怎样去做。是循序渐进，按照财务软件、供应链系统、CRM 系统的顺序先后建设，还是一步到位，立即着手投资进行ERP(企业资源计划)全套系统建设？为此，公司有关人员拜访接触了许多家软件供应商，其中既有ORACLE、SAP等国际知名的管理软件企业，也有用友等多家国内企业管理软件供应商。经过反复比较、斟酌和论证，公司排除了一步到位上马ERP 的想法，因为他们意识到，在企业自身条件尚不完全具备的情况下，全面进行企业信息化管理是一件风险很大的事情。仅就企业的销售网络信息化来说，一下子放弃以前的销售体系，更换成全新的销售网络管理系统，企业可能面临巨大的震荡，而整个ERP 一旦失败，投资风险、业务转换风险等多方面的问题就可能把企业拖跨。本着对企业业务发展负责和对股东负责的想法，双鹤药业公司决策层最终决定，选择财务软件作为突破口，循序渐进，逐步建设企业管理信息化系统，以降低风险。在引进管理软件的摸索过程中，双鹤药业将培养自己的技术队伍，然后以点带面，推动企业管理的现代化和信息化进程。当时，双鹤药业公司最迫切的需求是财务管理的信息化。财务系统是企业的核心管理系统，尤其是企业上市后，双鹤药业公司的业务规模迅猛发展，财务信息发布要求更加严格，公司原有的会计处理手段根本满足不了实际工作的需要。而且，从国内市场来看，经过将近十年的实践，财务软件也成为国内企业管理软件市场中发展相对成熟的一种信息化产品。于是，双鹤药业公司选准财务管理作为企业管理信息化建设的突破口。之后，双鹤药业与用友公司在财务软件领域开始了近4 年的合作。从电算化到成本管理确定了管理信息化的突破方向之后，双鹤药业公司开始了循序渐进的探索之路。1997 年，双鹤药业公司采用用友财务软件7.0 版，公司的会计记帐由手工记帐实现了电算化，提高了公司会计处理的效率和准确性，基本满足了公司会计工作的实际需要。与此同时，双鹤药业公司的会计人员对电算化的各种工作也逐步熟练，双鹤药业公司因此专门组建了IT 部门，负责信息系统的维护和简单开发。财务软件的应用加深了公司有关人员对财务信息化的理解，他们意识到，电算化仅仅是一种工具，如果说用会计电算化取代手工记帐只是一种管理工具的升级，那么，在会计电算化基础上，利用财务信息系统对各种财务数据进行分析、管理和控制，才是一种企业管理方法的根本性转变。于是，公司决定在会计电算化的基础上进一步升级，2000 年8 月，双鹤药业公司采用用友最新推出的U8 管理软件，解决以成本核算为中心的企业成本管理问题。产品成本是综合反映企业业绩的重要指标，它可以为企业经营决策提供重要依据，为正确计算企业损益提供基础信息，因此对企业十分关键。在启用U8 成本管理系统之前，双鹤药业主要采用手工方式核算产品成本，手工条件的成本核算不仅费时、费力，而且无法保证成本核算的正确性和及时性，且滞后时间过长、误差太大的成本资料对企业管理也没有参考价值。因此，双鹤药业公司必须将成本管理和现代信息技术相结合，借助财务管理软件来实现企业成本管理。规范成本核算流程借助U8 管理软件，双鹤药业公司实现成本核算的基本流程包括基础信息设置、具体方法设置、日常数据录入、成本计算、成本分析几个部分。利用管理软件来实现成本核算，首先必须进行基础设置，为成本核算的开展提供最基本的信息。基础设置内容主要包括：部门设置、存货设置、成本对象以及工序设置等等。在U8 成本管理系统中，成本费用的来源有多种形式，如：可以手工录入，也可以直接从总账、存货系统、固定资产系统、工资系统等子系统直接取数。双鹤药业成本核算基本数据主要来源于存货系统和总账系统。北京双鹤药业股份有限公司由三个分厂负责生产：注射剂分厂、片剂分厂和原料药分厂。从生产工艺而言，注射剂分厂和片剂分厂的产品生产属于单步骤生产，原料药厂的产品生产属于多步骤生产；从产品生产组织而言，前两个分厂属于大批量生产。因此双鹤药业公司分别采用品种法和分步法进行成本核算。双鹤药业公司没有启用工资以及固定资产系统，因此，成本项目中的人工费用以及制造费用来自于总账系统；成本项目中的材料费用来自于存货核算系统。双鹤药业公司的成本核算过程中，需要进行设置的费用分配率包括共用材料分配率、人工费用分配率、制造费用分配率以及在产品分配率。经过对料、工、费的来源进行设置，双鹤药业公司已基本完成了成本费用的初次分配和归集的设置，即将大部分材料费用归集到各产品名下，将其他成本费用归集到各生产部门范围内。为了计算最终产成品的成本核算，还必须按部门归集的成本在部门内部各产品之间、在产品和完工产品之间进行分配，因此，在管理软件中，需要定义各种分配率，为系统自动计算产品成本提供完备的基础设置。在成本管理系统中，提供两种成本计算方法：自动计算、分步骤计算。自动计算即系统一次性完成成本计算工作，不需要人为干预，省时省力；分步骤计算即按照手工成本核算的习惯分步骤计算成本，每完成一步，均可查询该步计算结果，如发现异常，可修改成本基础设置或日常资料。修改完毕，再进行计算。分步骤计算有利于确保成本计算的准确性。成本计算完毕后，可以随时查询在产品、半成品、产成品的汇总成本以及明细成本，可以按工序、按部门查询其产品成本。成本的归集和分配方法一般于期初确定，并在成本系统、存货系统和总账系统中利用初始设置固定下来。方法一旦固定，期中只需要录入相关的业务数据，系统自动计算各产品成本。期中的工作内容，称之为成本核算日常处理。期初，双鹤药业已经将各成本费用的来源进行了初始设置，需要进行成本计算时，可以在成本管理系统中，通过自动“取数”来完成料、工、费的获取。月末，成本费用必须在完工产品和在产品之间进行分配。因此，双鹤药业必须对本月完工产品和在产品进行统计，为成本分配提供依据。根据所选的不同成本核算方法，双鹤药业还可以录入相应的其他资料，如实际工时日报表、工序产品耗用表、在产品约当系数表、分配标准表等等。通过基础设置，企业可以确定成本核算方法、成本费用来源；通过日常处理，企业对成本费用进行归集，并确定成本分配具体依据。至此，进行成本计算的准备工作已基本完成，可以执行系统“成本计算”功能。应用效果分析通过企业管理软件实现企业的成本核算和管理，双鹤药业公司节省了成本核算的人工成本，提高了成本核算的及时性和准确性，为计算企业期间损益、考核部门业绩以及进行成本分析提供了数据。双鹤药业公司的成本管理系统可以自动进行部门业绩考核、进行产品获利情况比较分析。各生产分厂的业绩考核、各产品的获利情况分析，都需要以及时、正确的成本核算数据为依据。成本管理系统还可以将产品的计划价或实际价与该生产部门的产品成本进行对比，得出该生产部门的利润，以利于不同部门之间的业绩比较。成本管理系统不仅为企业考评提供了依据，而且为企业后续经营政策的制定提供了依据。另外，成本管理系统详细、准确的成本资料为成本分析的展开奠定了数据基础。通过不同期间