合同管理制度(同名16740).doc

青岛康太源建设集团有限公司合同管理规定（2014年12月修订） 总 则第一章 一般规定 第一条 为加强公司的合同管理，防控法律风险，维护公司的合法权益，结合集团公司实际情况，制定本规定。第二条 本规定适用于集团公司及所属子公司、分公司（以下简称“公司”）与自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。 第三条 合同管理指合同的预案评审、合同的签订、执行、合同的监督、管理。包括从资信调查、合同签订、履行、变更与解除、合同归档、纠纷处理等全过程的管理。第四条 本规定包括合同管理机构设置、合同审批与签订、履约检查、变更和解除、纠纷处理、归档保管、惩处措施等内容。第二章 合同管理机构的设置 第五条 集团成立合同管理（评审）领导小组：集团董事长任组长，集团总裁任副组长，集团分管领导、各部门负责人和涉及到具体合同的各子公司、分公司相关责任人为小组成员。 合同管理（评审）领导小组主要职责是：1、组织学习、宣传和贯彻实施中华人民共和国合同法； 2、负责各类合同的领导和管理工作； 3、制定和修订合同管理制度； 4、负责重大合同签订的审批； 5、组织指挥各有关部门全面履行合同； 6、检查指导合同管理工作； 7、听取有关合同管理情况的汇报，研究讨论合同管理存在的问题，并做出决策； 8、讨论决定合同纠纷的解决方式和达到的目的要求； 9、组织开展“守合同、重信用”活动。 第三章 合同的审批与签订第六条 参与公司合同会签的部门和人员，必须从维护公司利益的高度，严格、细致、认真地审查每一份合同，在经济合同会签表中提出意见。 第七条 合同起草（承办）部门是指集团各业务部门、子公司、分公司，依据其职责负责本部门、单位相关业务合同的发起、会签、签订及移交归档等工作。主要职责包括：（一）制定本部门、单位专项合同范本，经合同关联部门及集团审计法务部审核后实施应用。（二）负责办理所承办合同当事人（自然人、法人及其他组织）的资信调查、履约能力调查、商务会谈、文本起草、报审报批、用印签署等具体事务。（三）负责本部门、单位承办合同的初审，组织发起、报合同管理领导小组成员会签及依授权进行签约活动。（四）组织实施执行本部门、单位承办的合同。（五）指定本部门、单位专项合同起草（承办）人员，及时与本部门、单位负责人和有关职能部门保持联系，反映合同履行异常动态，加强合同履行的监控。（六）负责对本部门、单位发起的合同建立合同登记管理台帐及电子合同台帐。（七）参与合同管理信息化建设，提供、输入全面、详实的合同信息数据。（八）及时将生效合同移交存档。（九）负责合同纠纷的协商、处理，与审计法务部处理诉讼、仲裁纠纷案件。第八条 公司对外签订合同，签约人必须是法定代表人或持有法定代表人授权委托书的委托代理人。 第九条委托代理人必须在法定代表人的授权范围内，以被代理人的名义订立合同，不得超越和滥用代理权。未经批准和授权或超越滥用代理权，对外以公司名义签订的合同，公司一律不予认可，由责任人承担法律责任。 第十条 合同会签的一般流程为：合同起草（承办）人合同起草（承办）部门、子（分）公司相关责任人集团分管领导集团设备材料部（涉及设备、材料的合同）集团预算部集团财务部集团审计法务部集团总裁集团董事长。第十一条 合同起草（承办）人按各部门和集团领导意见修改完毕、确定最终合同文本后，移交审计法务部核定并加盖“完成章”，承办人应据此加盖“完成章”的合同文本签订合同，不得擅自变更合同内容。合同盖章时，须向集团总裁办出示经济合同会签表（提供复印件）及加盖“完成章”的合同文本。 第十二条除特殊规定外，合同一般采用书面形式，并应按照公司制定的统一版本或国家有关部门规定使用的统一合同示范文本。如合同示范文本条款内容与实际需要的内容不一致时，应按实际需要修改或将需要内容作为该合同的补充协议。第十三条 合同会签审批时，应将对方当事人的相关调查资料附在合同后面进行会签审批。 第十四条 签订合同时，双方权利义务约定必须明确、具体，文字表述要清楚、准确、无歧义，合同中的主要条款要完备，双方法定代表人、委托代理人的签字和用印应符合法律规定，与自然人签订的合同应采用面签形式，并由自然人加盖指纹。合同的主要内容一般包括以下条款：1、合同主体：合同对方为法人的，包括法定名称、住所地、法定代表人姓名、职务、代理人姓名、联系电话；合同对方为自然人的，包括姓名、性别、民族、身份证号码、住址、联系电话；2、签约目的和依据：常用的依据是中华人民共和国合同法及其他有关法律、法规；3、标的物：指合同权利义务关系所指向的对象，动产应相应注明标的物名称、规格型号、品种、厂家、等级、花色等；不动产应注明名称和坐落的具体位置；不易确定的无形财产、劳务、工作成果等描述要准确；4、质量和数量：包括质量及检测标准、检测方式，质量异议期限、质保期限；数量要准确，计量单位、方法和计量工具符合国家规定；5、价款或酬金: 合同中应明确规定价款或报酬金额（注明大小写金额）、币种、计算标准、结算方式及付款时间。应采用对公司有利的付款比例及方式，合同标的额超过人民币50000元的（含本数），公司一律不得采用现金结算支付，付款尤其应给公司留出足够的付款时间，避免违约。如有定金，定金不能超过合同总价款的20%；6、履约期限、地点： 履约期限应明确；地点应冠以省、市、县名称，具体明确； 7、争议解决方式：约定通过诉讼解决的，通常约定应由合同签订地或合同履行地青岛市李沧区所辖人民法院管辖；8、违约责任：应约定若对方在标的物的质量、履行期限、付款时间等违反合同条款，应当向公司支付违约金，并相应要求对方修理或更换、重做、退货、返工等，要求赔偿经济损失。违约金约定一般按照合同总价款的一定比例确定，同时注意将对方对公司违约责任的约定降到最低；9、合同解除条件：应约定若对方严重违约（如质量不合格、逾期履约超过一定天数等），对方除应承担合同约定的违约责任外，公司有权解除合同；10、其他合同条款：根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款；11、合同份数：若不涉及备案等特殊用途，公司应留存两份合同，对方合同份数不应多于公司；12、生效的时间和条件(若附生效条件)；13、附件名称；14、签约地点（通常应约定为集团公司所在地）、日期；15、签约方开户银行及账号；16、签约方公章或合同专用章及法定代表人（负责人）或代理人签字。 第十五条任何单位和个人代表公司对外签订合同，必须以坚持和维护公司的整体利益和合法权益为原则，绝不允许假公济私、以权谋私等损害公司利益的行为发生，违者公司将追究其全部法律责任。若签订的合同违反国家有关规定或条款不全等因素给企业造成经济损失或信誉损害的，根据责任大小，公司有权追究行为人的责任。第十六条 根据法律规定，合同应该经过有关政府部门备案、登记、批准或者相关部门鉴证、公证的，由合同起草（承办）部门或由公司另行指定部门负责办理相关手续。第四章 合同的履行 第十七条合同依法生效，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“守合同、重信用”的原则，严格履行相应合同义务，确保合同的实际履行与全面履行。 第十八条合同在履行过程中，各部门要紧密配合，通力协作，共同为履行合同约定的义务负责。如出现问题，先由发起承办部门协调处理，协调不成时，应及时上报集团审计法务部，再由审计法务部报请合同管理领导小组协调处理。 第十九条 合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以债权、债务及责任义务履行完毕、票据交清、无遗留手续为准。第二十条合同履行过程中任何钱、物、文件资料的交付和重要通知、验收交接以及其他履行行为，都必须取得相应的有效书面凭证、授权委托书或交接手续。第二十一条 签约人及各级主管应随时了解、掌握合同的履行情况，发现对方违约等问题应及时处理，不能处理的及时上报集团审计法务部。否则，造成合同不能履行或不能完全履行的，将追究有关人员的责任。 涉及合同某项义务的部门或人员，其责任直至该项合同义务完全履行完毕后终止。 第五章 合同的变更、解除 第二十二条在合同履行过程中，发现条款显失公平、有重大误解或对方有欺诈行为，严重损害公司利益时，应及时与对方协商变更或解除合同，并立即采取有效措施，制止危害行为的发生，必要时可申请仲裁机关或人民法院解决。第二十三条变更、解除合同，一律采用书面形式。 第二十四条因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免除责任的以外，应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。第二十五条 以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，或损公肥私的，一经发现，从严处理。 第六章 合同纠纷的处理 第二十六条 合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷时，应按中华人民共和国合同法等相关法律、法规和本管理规定妥善处理。 第二十七条合同纠纷由主办部门在集团审计法务部的指导下共同处理。涉及内部若干部门的，可以协商或由公司确定一个部门为主负责处理，签约人对纠纷的处理必须负责到底。 第二十八条 处理合同纠纷的基本原则是： 1、坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以合同条款为准，合同条款没约定的，以相关的政策或交易习惯为准； 2、以双方协商为主要解决办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护公司合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷； 3、因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障公司合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合理解决。第二十九条 各部门在处理纠纷时，应加强联系、及时沟通、积极主动地做好工作；不得互相推诿、指责、埋怨，而应依法行事、统一意见、统一行动，共同维护公司利益。 第三十条 提请处理合同纠纷的程序是：由合同起草（承办）人将纠纷内容出具书面材料，经本部门（子、分公司）负责人同意后，报集团审计法务部，经合同领导小组审批并报经法定代表人同意后，可采取相应的法律手段予以解决。第三十一条 解决合同纠纷，应在法律规定的时效内抓紧进行，并须考虑留有申请仲裁或诉讼的足够时间。 合同纠纷自产生之日起的一个月内未能协商解决的，应根据合同约定的解决纠纷方式，采取相应的方式处理，以减少我方损失。 第三十二条 对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖公章或合同专用章。 第三十三条 各部门对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，有关主管部门或仲裁机构的调解书、裁决书，人民法院的判决书、裁定书、调解书等法律文书在正式生效后，应复印若干份，分别送与对该纠纷处理和相关履行的各部门收执，各部门应当指定专人负责跟踪落实文书执行情况。第三十四条 对于对方当事人在规定期限届满时没有执行上条所述文书中有关规定的，经办人应及时向分管领导和集团审计法务部汇报。 第三十五条 对方当事人逾期不执行已经发生法律效力的调解书、裁决书或判决书等法律文书的，由集团审计法务部向人民法院申请强制执行。第三十六条 在向人民法院提交强制执行申请书之前，有关部门应认真检查对方已执行合同条款的真实情况，防止出现差错。执行过程中若达成和解协议的，应制作和解协议书，已全部履行和解协议的，依照法律程序申请终止执行。 第三十七条 合同违约必须依法承担违约责任。对方违约由集团审计法务部协助合同承办部门索取违约金、赔偿金；我方违约由合同起草（承办）部门和集团合同管理（评审）领导小组负责查清责任，报经公司法定代表人批示后，按规定办理违约金、赔偿金的支付手续。 第三十八条 合同纠纷处理或执行完毕，应及时通知各有关部门，并由集团审计法务部将相关资料汇总后交档案室存档。第七章 合同的管理 第三十九条 凡有合同业务的部门（子、分公司）及集团审计法务部均应建立合同登记管理台帐，并建立电子登记管理台帐。第四十条 合同起草（承办）部门在拟定合同时，凡涉及公司重大利益的，应严格限定知晓人的范围。第四十一条 合同起草（承办）部门应在正式签约五日内，将经济合同会签表、签约对方主体的营业执照、组织机构代码证及税务登记证副本、资质证书（若涉及）等证件复印件、集团设备材料部发起的合同需附材料采购审批表，随公司应留存生效合同原件及加盖 “完成章”的合同，一并移交审计法务部。合同起草（承办）部门移交合同时如需留存合同复印件的，由集团审计法务部统一签发。集团审计法务部应在五日内将合同、经济合同会签表、证件等资料移交集团档案室保管。第四十二条 集团档案室应按有关规定妥善保管所有合同及资料原件，并建立电子登记管理台帐。合同起草（承办）部门及相关职能部门如需借阅、复印相关合同原件时，应履行相应审批手续。第四十三条 公司实行公司公章和合同专用章统一管理制度，由总裁办公室专人负责保管，用章部门应按公司规定经有关领导批准，并在印鉴使用审批单上签字备查。第四十四条 公司对外签订合同，一般应使用合同专用章。如有特殊需要，经签约双方协商后统一使用公司公章的，按集团规定程序，可加盖公章。公司签订的合同上必须加盖骑缝章。 第四十五条 未经批准，任何人均不得擅自在空白合同上加盖合同专用章或公司公章、法定代表人印鉴，如确有必要，应由经办人提出书面申请并报分管领导、法定代表人批准，到总裁办公室备案后方可办理。第八章 惩处措施第四十六条 行为人违反本规定第九条、第十五条、第二十一条、第二十五条及其他条款规定的，根据行为人的责任大小、公司损失程度轻重，将相应给予警告、通报批评、降薪、降职、撤职、辞退等处理；给集团造成的经济损失，并由行为人承担赔偿责任，涉嫌构成犯罪的依法移交司法部门追究刑事责任。 分 则 第九章 买卖合同第四十七条 买卖合同的内容除依照本规定第十四条第二款相应规定外，还应包括包装方式、标的物风险转移等条款。第四十八条 合同起草（承办）部门应尽职考察，对方签约主体出售的标的物属于出售人所有或其有权处分。第四十九条 公司合同指定的接货人、联系人必须（涉及项目的与公司项目经理共同）认真清点、验收到场标的物，并记录登记在册，报集团分管领导签字备案，未恪尽职守的，公司将视情节轻重追究行为人责任。第五十条 公司出售的标的物应在买卖合同中约定，买受人未履行支付价款或其他义务的，标的物的所有权属于出售人。第五十一条 合同对方向公司出售具有知识产权的计算机软件、设计文件、图纸等标的物的，合同中应约定在买受人支付价款后，知识产权归买受人所有。第五十二条 因合同对方提供的标的物质量不符合质量要求，致使不能实现合同目的的，对方除应承担违约责任外，公司可以拒绝接受标的物或者解除合同。公司合同指定的接货人、联系人应在第一时间进行现场拍照、录像取证，并立即上报分管领导，由分管领导上报公司法定代表人，分管领导依公司意志指定专人向对方签约主体通过邮政特快专递发送信函（索取回执），以通知并说明对方标的物不符合质量要求、致使合同目的不能实现等情况及要求。第五十三条 凭样品买卖的，公司起草（承办）部门应当会同对方封存样品，并可以对样品质量予以说明。 第十章 借款合同 第五十四条 借款合同应采用书面形式。借款合同的内容主要包括借款种类、币种、用途、数额、利率、期限和还款方式、违约责任、争议管辖地等条款。第五十五条 公司临时作为出借方应要求借款方提供担保。担保依照中华人民共和国担保法的规定；可约定借款方定期向公司提供有关财务会计报表等资料；借款合同应约定借款方未按约定日期、数额还款的，应承担的违约责任。第五十六条 公司临时作为出借方出借的款项，必须通过银行转帐支票或银行转账形式向借款方支付出借款，不得以现金形式支付。 借款方为法人的，支票领取人应向公司出示身份证原件，并提供其公司加盖公章及法定代表人签章的授权委托书，并在支票领用单及支票存根上签字盖手印；借款方为自然人的，支票领取人须由本人亲自领取，并在支票领用单及支票存根上签字盖手印，留存身份证复印件。第十一章 租赁合同 第五十七条 租赁合同的内容主要包括租赁物的名称、数量（面积）、用途、租赁期限、租金及其支付期限和方式、租赁物管理、维修、违约责任、争议管辖地等条款。第五十八条 租赁期限不得超过二十年。超过二十年的，超过部分无效。租赁期间届满，可以续订租赁合同，但约定的租赁期限自续订之日起不得超过二十年。第五十九条 公司作为出租人的，应当按照约定将租赁物交付承租人，并在租赁期间保持租赁物符合约定的用途；承租人应按约定的用途、方法或者租赁物的性质使用租赁物。否则，致使租赁物受到损失的，公司可以解除合同并要求赔偿损失。第六十条 出租人应当履行租赁物的维修义务，但合同双方另有约定的除外。第六十一条 承租人经公司同意，可以将租赁物转租给第三人。承租人转租的，承租人与公司之间的租赁合同继续有效，第三人对租赁物造成损失的，承租人应当赔偿损失。承租人未经公司同意转租的，公司可以解除合同。第六十二条 承租人无正当理由未支付或者迟延支付租金的，公司可以要求承租人在合理期限内支付。承租人逾期不支付的，可以解除合同。第十二章 建设工程合同第六十三条 建设工程合同包括工程勘察、设计、施工合同。第六十四条 勘察、设计合同的主要内容包括提交有关基础资料和文件(包括概预算)的期限、质量要求、费用以及其他协作条件、违约责任、争议管辖地等条款。建设工程合同应当采用书面形式，采用住房和城乡建设部与国家工商行政管理局制订的最新建设工程施工示范文本的，对于公司有特殊要求内容的，应采用补充协议的方式进行约定。施工合同的内容包括工程范围、建设工期、中间交工工程的开工和竣工时间、工程质量、工程造价、技术资料交付时间、材料和设备供应责任、拨款和结算、竣工验收、质量保证期及保修范围、双方权利义务、违约责任、争议管辖等条款。第六十五条 总承包人或者勘察、设计、施工承包人经发包人同意，可以将自己承包的部分工作交由第三人完成。第三人就其完成的工作成果与总承包人或者勘察、设计、施工承包人向发包人承担连带责任。公司作为工程总承包人或施工承包人，将部分工作交于第三方的，公司指定的部门应对第三方进行资信调查、履约能力等综合情况的调查。第六十六条 项目经理对专业分包合同、劳务分包合同应履行以下主要职责：1、履行工程合同中规定的职责；监督分包工程的进度及工程质量；2、与合同指定的接货、验收人员对材料、设备的共同验收工作；3、负责所在项目所有合同的日常管理工作，收集、记录、整理和保存与合同有关的协议、函件、会议纪要等，办理工程变更和签证，并及时存档；4、收集、整理索赔资料，提供索赔证据、依据，书写索赔报告；5、监督所在项目各类合同的履行情况，发现问题及时向集团分管领导报告； 6、其他应履行的职责。第十三章 其他经济合同第六十七条 其他经济合同依照中华