地质档案信息化建设策略分析.doc

地质档案信息化建设策略分析 廖国玲 广东省水利电力勘测设计研究院广东广州510635 摘要院随着科技的飞速发展，信息技术在各行各业得到了广泛使用，地勘单位对地质档案信息化建设也越来越重视。但是，地质单位在进行档案信息化建设的过程中难免会出现一些问题，本文主要对在地质档案信息化建设过程出现的问题加以分析和解决，希望能找到有效的应对策略，全面实现地质档案的信息化。 关键词院地勘单位；档案信息化建设；应对策略 实现档案的信息化建设是档案管理工作发展的必然趋势，它最大限度地降低了人力在档案管理过程中的使用，节约了工作时间，减少了由于员工失误而造成的管理问题，提高了工作效率和质量。加之，地勘单位所要管理的档案信息覆盖面广，工作量极大而且复杂，对推动地质档案信息化建设具有重要意义。 1地质档案信息化建设的意义和内容 1.1地质档案信息化建设的重要意义 由于信息技术的迅速发展，信息已取代了历史条件和自然资源的重要地位，成为了当下时代最为重要的资源。信息资源的开发利用成为行业发展的必然推动力，走信息化建设道路已成为社会发展的必然趋势。地质档案作为推动地质工作的重要信息资源，对其进行合理有效的管理不仅影响着地质单位内部的管理成效，还对我国地质工作的长期发展有着至关重要的作用。地质档案信息化建设一方面提高了管理工作效率和服务的质量，另一方面实现了地质信息资源的共享，使地质档案信息得到高效利用，为社会的生产发展做出贡献1。 1.2地质档案信息化建设的内容 地质档案信息化建设就是建立一套方便快捷的档案信息系统，它主要是在运用了现代科技的基础上，通过电子计算机、光盘刻录机以及扫描仪等硬件，借助于网络和数据库的使用，对地质档案进行综合管理。地质档案信息化管理工作一般包括对地质资料的接收，加以分析后进行编目和著录，最后对其进行统计。用户可以根据需要在档案信息系统内进行快速检索，找到需要的信息资料。 2地质档案信息化建设过程中存在的问题 随着科学技术的进步，新型载体在档案界得到了广泛的应用。如复印技术、摄影摄像技术、缩微技术和计算机技术等。地质专业的档案主要是工程勘察设计文件（如：勘察报告、图纸、计算稿、施工日志、野外工程地质资料等内容）、工程勘察的批复文件以及工程竣工资料等，查找翻阅非常不方便，如果采用光盘和多媒体技术，利用缩微胶片、光盘、磁盘、磁带等新型载体，这对于档案的储存、保管、查找、复制、利用等都将是新的突破。只要用现代信息化的方式和手段管理地勘档案，就能在几分钟内、十几分钟内把馆藏档案迅速查找一遍，并可以随时复制出利用者所需要的档案资料，这样才能适应当前高速发展的信息化建设的需要。 实现地勘专业档案工作信息化的必要条件很多，最主要、最基本的有3个。一是必须具有先进的设备。比如缩微机、计算机、录像机、复印机、光盘机等，有了先进设备才能使费时费力的手工劳动变为省时省力、简便易行的机械化、自动化作业。二是必须具备一批有知识、有文化并能操作先进设备的专业人才。随着先进设备和技术在档案管理中大量使用，档案人员必须掌握设备的性能，熟练的操作设备，对设备和生产流程进行科学管理，这就要求现职档案工作者必须加强学习，更新知识，尽量用信息化的理论、知识和技术武装自己，以适应档案工作信息化的需求。三是要搞好档案资料的基础工作。包括历史的和现实的档案的，信息的接收、加工、存储、开发、检索、传输手段，要做到有目可查、摆放有序、完好无损、上机能用，逐步走向档案管理的标准化、规范化。 3加强地质档案信息化建设的对策 3.1对地质信息化建设加强重视 地质档案信息化建设的过程中出现思维观念的碰撞是必然的，如何让管理人员接受现代创新理念才是关键。档案信息化建设的本质就是由传统的对档案进行实体管理转变为以信息化形式为社会提供服务。在信息化建设的过程中管理人员需要在思想观念上实现一些新突破：一方面，管理理念要更新。档案管理人员需要从注重储存和保密的传统观念里走出来，接受注重服务用户的现代理念，从用户的角度考虑问题对档案进行有效的管理。另一方面，要树立信息资源共享的观点。借助网络和科学技术实现对信息的有序，在遵守相关法律政策的前提下实现对档案信息的共享，发挥地质档案的有效价值。 3.2提高档案管理人员的专业技能 要想提高地质档案管理人员的专业技能，应综合考虑多项因素实现整体队伍综合素质的提升。第一，注重人才建设。地质单位可根据需要引进一批信息化专业人才，不能仅限于对管理经验丰富的人才选用。第二，加强在职管理人员的培训工作。队伍的建设和壮大需要加强对知识的学习和技能培训，管理人员可以通过知识讲座或者专题培训等形式对科技知识有更加深入的了解，不断适应对档案信息化的建设。第三，制定有效的激励机制。地质单位激励机制的不完善往往造成人才流失，为了加快档案信息化建设，通过改变内部管理机制吸引更多的人才很重要3。 3.3加快信息设备建设 地质档案信息化建设离不开软件和硬件设备的投入，单位的高层管理人员需要立足长远，合理的购买、更新必要的设备。首先，对计算机和数据库设备进行定期的检查，如果发现问题及时维修和更新。其次在档案馆内配备空调和其他防尘、防霉、防光、防火、防盗等高科技设备，提高档案馆的安全系数和档案的使用寿命。只有相应地完善现代化办公设备建设，再加上现代科技的有效利用，才能加快档案信息化建设步伐。 4结语 地质档案信息化建设是一项长期的系统工程，伴随着科学技术的不断进步需要不断的发展和完善。在此过程中难免会遇到一些问题，像档案信息化建设受到体制约束，信息化技术水平差，档案信息化管理标准化水平较低等。为此，地质单位应该想办法转变管理人员的传统理念，加强对他们的信息技术培训，满足信息化建设过程中对设备的需求，进一步加快地质档案信息化建设的步伐。 参考文献： 1寇宁.论地质档案信息化建设过程中存在的问题及对策J.兰台世界,xx,S3:60-61. 2高爱红.试论地质档案资料信息化建设J.国土资源信息化,xx,03:46-48. 3陈昕.地质