招待礼仪中如何选择好招待的时间和地点.doc

招待礼仪中如何选择好招待的时间和地点 在接待工作之中对于来宾的招待乃是重中之重要做好接待工作重要的是要以礼待客 1、时间条件招待来宾的时间条件主要涉及两个基本问题一是来宾何时正式抵达二是来宾将要停留多久如果在来宾正式登门拜访时因为接待人员的考虑不周而让对方吃闭门羹被抛在一旁或者遭到驱赶无疑会伤人至深并且有损于单位形象得知有人将要登门拜访或是与他人商议邀其上门做客时有经验的人一定会预先与对方了解正式抵达的时间和将要停留的时间假如没有特殊原因主人一方通常不宜以节假日、午间、夜间作为招待来宾的时间 2、空间条件招待来宾的空间条件指的是待客时的具体地点的选择问题一般而言在公务活动之中待客的常规地点有办公室、会客室、接待室等等接待一般的来访者可在自己的办公室进行接待重要的客人可选择专门用来待客的会客室接待身份极其尊贵的来宾有时还可选择档次最高的会客室贵宾室至于接待室则多用于接待就某些专门问题来访之人必要时还须设置指引客人之用的“指向标” 招待来宾的地点确定之后往往有必要对其室内进行一些必要的布置 1、注意光线应以自然光源为主人造光源为辅切勿使光线过强或过弱招待来宾尤其是接待贵宾的房间最好面南如阳光直射则可设置百叶窗或窗帘予是调节使用人造光源时最好使用顶灯、壁灯尽量不要使用台灯或地灯特别是不要以之直接照射来宾使用彩灯、漫光灯或瀑布灯也是毫无必要的 2、注意色彩招待来宾的现场通常应当布置得既庄重又大方特别是主要装潢、陈设的色彩有意识地控制在一两种之内最好不要令其超过三种否则就会让来宾眼花缭乱无所适从在选择招待现场的主色调时不要选用过于沉闷的白色、灰色、黑色不要选用过于热烈的红色、黄色、橙色也不要选用易于给人以轻浮之感的粉色、金色或银色乳白、淡蓝、草绿诸色,方为上佳之选 3、注意温度室温以摄氏24左右为最佳因为它是人体体温的“黄金分割点”令人最为舒适室温低于摄氏18往往令人寒冷难耐室温高于摄氏30则又可能会令人燥热不堪 4、注意湿度一般认为相对湿度为50%左右最是舒适宜人相对湿度过高往往会令人感到憋闷压抑呼吸不畅相对湿度过低则又会让人觉得干燥不堪易生静电 5、注意安静地上可铺放地毯以减除走动之声；窗户上可安放双层玻璃以便隔音；茶几上可摆放垫子以防安置茶杯时出声；门轴上可添润滑油以免关门开门时噪音不绝于耳 6、注意卫生在待客的房间之内一定要保持空气清新、地面爽洁、墙壁无尘、窗明几净、用具干净 7、注意陈设 其一是要务求实用一般来讲在待客的房间之内放置必要的桌椅和音响设备即可必要时还可放置一些盆花或插花诸如奖状、奖旗、奖杯等奖品绘画、挂毯、壁挂等装饰之物是没有必要摆放或悬挂在其中的 其二是要以少为佳 其三是要完整无缺一般不应为残、破、次、损、坏、废之物硬要以次充好或是令其“轻伤不下火线”往往得不偿失 座次安排：1、面门为上采用“相对式”就座时通常以面对房门的座位为上座应让之于来宾；以背对房门的座位为下座宜由主人自己在此就座 2、以右为上“并列式”排位的标准做法是宾主双方面对正门并排就座此时以右侧为上应请来宾就座；以左侧为下应归主人自己就座 3、居中为上如果来宾较少而东道主一方参与会见者较多之时往往可以由东道主一方的人员以一定的方式围坐在来宾的两侧或者四周而请来宾居于中央呈现出“众星捧月”之态 4、以远为上道理十分简单：离房门近者易受打扰离房门较远者则受到的打扰较少 5、佳座为上长沙发优于单人沙发沙发优于椅子椅子优于凳子较高的座椅优于较低的座椅宽大舒适的座椅优于狭小而不舒适的座椅 6、自由为上有时未及主人让座来宾便自行选择了座位并且已经就座此刻主人亦应顺其自然在客人登门拜访之时主人务必要使自己临场的一切表现都中规中矩 专门恭候：为了防止来宾来访时“吃闭门羹”负责招待对方的有关人员须至少提前10分钟抵达双方约定的地点必要之时还应专门在约定地点的正门之外迎候来宾 起身相迎；盛情款待：一是要让座于人二是要代存衣帽三是要斟茶倒水为来宾上饮料时还须注意干净卫生保证供应四是殷勤相助认真专注与来宾交谈时务必要认认真真地洗耳恭听聚精会神切不可一心二用所答非所问那样做必定会得罪于人千万不要在招待来宾时忙于处理其他事务例如打电话、发传真、批阅文件、寻找材料或是与其他同事交谈等等万一非得中途暂时离开一下或是去接一下电话事先别忘记要向来宾表示歉意最好不要在同一时间内在同一地点接待来自不同地方的人士要是遇上了这种情况可按“先来后到”的顺序接待也可以安排其他人员分别予以接待 热情挽留：在一般情况之下不论宾主双方会晤的具体时间的长度有无约定客人的告辞均须由对方首先提出主人