高校食堂信息化采购的问题及对策.doc

高校食堂信息化采购的问题及对策 文赵翠平 摘要：高校食堂采购是高校食堂管理中的重要模块，高效率的高校食堂后勤采购，既可以保证实体经营的高效，又可以保证高校后勤社会化改革的公平与效率。在信息化飞速发展的今天，高校运用信息化采购已经成为大势所趋，本文对目前高校食堂采购管理和信息化建设方面存在的问题进行了深入地分析，并提出了高校食堂信息化采购问题的解决对策。 关键词：高校；采购；信息化 高校的食堂管理工作是后勤系统的一个重要组成部分，食堂不仅承担着为师生和管理人员服务的职能，同时还肩负着管理育人和服务育人的职责。特别是在当前市场化改革的形式下，食堂管理工作直接影响着师生的身体健康和校园稳定。在当前物价上涨和市场化竞争加剧的形式下，食堂的采购管理工作面临着新的机遇和挑战。信息化采购是将传统食堂采购工作通过管理信息系统的方式进行管理和实现，通过对原材料源头进行跟踪管理，一方面提高了原材料采购质量，保障了食品安全，另一方也提高了采购和管理效率，提升了后勤系统的服务水平。 一、高校食堂信息化采购管理的意义 后勤物资需求种类繁多，主要是由于高校后勤保障项目、品种的逐步增加,因此高校的投资也迅猛增加到后勤采购上。高校后勤采购管理工作与高校的后勤物资的优化发展问题有着紧密的联系，要从未来发展的角度思考高校后勤物资采购管理。采购管理是对采购行为进行的管理活动，它要求采购要满足最高的效率和最低的成本，来达到自身经营活动的需要。其中包括对供应商、原材料等在内的相关影响因素进行计划、实施和改进等一系列过程，采购管理是高校后勤实体经营管理的核心内容。高校食堂原材料的价格稳定、安全卫生是采购管理的核心问题，通过实施高校信息化采购管理可以建立起行之有效的原材料准入管理模式，提升原材料信息的共享和动态监控，对原材料源头进行追踪和信息反馈，实现信息一体化管理，有效提高采购的安全稳定性和管理效能。 二、现阶段高校后勤采购急需解决的问题 1.后勤管理经验不足，管理方案相对落后。传统的后勤管理对高校后勤采购有着重大影响。现阶段，我国高校虽然在实践中摸索出一套自己的管理方案，但与西方资本主义发达国家相比，我国后勤物资采购在发展全局和发展速度上还是相对落后，在管理方面还有待提高和改善。 2.没有明确的采购计划。目前我国大部分高校在采购物资时都没有制定明确的采购计划，没有严格的管理措施。在这样的条件下高校采购必定是无章可循、混乱不堪，这不仅浪费人力，更重要的是对学校资源和资金的浪费，加大高校的经济负担。 3.信息化管理存在严重缺陷。现代采购要求及时、准确的采购信息，而原有的信息化管理极易导致采购信息的不准确，进而导致财务核算的准确性，工作量提高、效率低，严重影响后勤采购的统计。所以，在采购中要求强化高校的信息化平台，为采购物资提供及时、有效的市场信息，避免不必要的损失。 4.采购方式传统，缺乏创新力度。现阶段大部分高校采用选择性招标，很难实现在不同的物资采购过程择优选择，价格便宜化，达到节约成本的目的。因此，要突破传统，进行广范围的招标，使采购管理开拓更广的发展道路1。 三、高校后勤物资采购需加强管理措施 搭建新的信息化系统平台。充分发挥计算机网络的优势，建立集计划、库存管理、预警等一系列功能的采购管理信息系统平台，保证采购信息的及时准确，减少随意、拖沓现象发生，提高工作效率。通过信息化系统，各个部门可以随时了解库存情况，制定有效的采购计划，避免采购过多或者采购品种不全，提高工作效率，也是对高校采购人员廉洁采购有效措施2。 高校信息化采购作为一种全新的商业模式，不再通过人工采购，而是通过计算机来代替原有的买卖方式，通过电子网络来联系卖家。这种采购方式相比较传统采购方式主要有以下几个方面的优势： 1.采购周期能有效缩减。高校可以通过信息化采购平台进行竞价采购，没有繁琐的采购流程，节省时间，有效的缩短采购周期。 2.采购成本能有效节省。在信息化采购时，可以通过竞价进行选择，可以获得更为合理和低廉的价格。 3.信息化采购提供选择有效供应商的机会。信息化采购是先建立专业、可靠的采购物资信息系统平台，采购高校可以通过这个平台选择可靠性强、可信赖的合作商家，而且这个数据库可以基本涵盖全国范围的商家，采购方高校可以不受区域、行业的限制，数据库的资源信息共享，获得更多供应商的资料，为选择合适的供应商提供支持。另一方面，高校不仅可以通过这个平台及时了解市场资源信息，有效整合供应商资信和资源，还可以通过这个平台了解供应商以往交易情况，客户评价以及供应商的履约情况，找到真正适合的供应商3。 四、高校信息化采购存在的问题分析 现阶段，我国高校食堂在一定程度上实现了信息化采购，但是由于食堂管理工作的复杂性，导致目前的信息化与食堂管理呈现低水平对接状态，管理信息系统的功能没有得到充分发挥。 1.信息化安全校验功能不够完善 高校食堂需求的产品和原材料种类繁多、数量巨大且频次极高，因此与供应商的对接过程中产生大量的信息和数据。因此，高校食堂采购信息系统或者相应的信息模块需要具有一个强大的数据处理功能，从前期的产品产地信息跟踪到物流配送过程，从入库监管到原材料消耗后的品质反馈等各个方面，应该专门设立一个信息准入与查验的功能，实现供应商、食堂和第三方监管部门信息实时共享，这样既节约了管理成本，也真正实现了对安全风险的防范和控制。 2.信息系统操作人员水平参差不齐 通过对国内部分高校食堂的信息化采购调查发现，许多食堂的采购信息系统管理和操作人员对信息系统的理解有偏差，认为信息化采购系统可有可无，作用不大，处于为了使用而使用的状态。有的单位并没有设立专人负责操作信息采购系统，由其他工作人员兼职负责，因此出现了信息漏录和补录现象。部分系统操作人员计算机操作水平较低，无法实时进行产品信息的跟踪录入。这些问题都直接影响了采购信息化的实现和系统功能的真正发挥。 3.缺乏信息化采购的价格监控机制 食堂信息化采购的功能除了对食品安全的监控，同时优化采购流程，节约采购成本功能也非常重要，通过采购信息系统建立高校供应商数据库可以实现对供应商的管理和筛选。采购信息系统不仅要有供应商的基本产品信息，而且要有供应商的资质信息、营业执照信息和完税登记信息等基本信息，这些可以保障采购渠道的安全和正规，但是目前很多高校食堂的信息化系统缺乏这一监管机制。特别是在价格监控环节，采购管理系统没有充分发挥实时跟踪产品价格信息功能，并且缺乏价格的分析和决策支持分析功能设计，而有效的价格分析能够帮助食堂做出较好的采购方案设计，并节约采购成本。 五、全面提高信息化采购管理的措施 1.树立科学的信息管理理念。信息化采购也是由传统向现代转变的过程，大部分高校在实践过程中已经有了一套流畅的采购程序。但随着我国市场经济竞争越来越激烈，科技技术越来越发达的背景下，高校要跟上时代的步伐，应树立科学的信息管理理念，建立集成、快速与高效的采购管理系统，实现全面高效的信息化采购。 2.加强信息化采购专业人才的培养。高校要实施信息化采购，必须招揽信息专业知识和商务管理的人才，重点培养。同时，日常生活中需要加强对采购人员的培训，提高采购效率4。 总之，高校实施信息化采购模式是时代发展的必然趋势，在现代科技发展迅速的年代，传统的采购模式已不能满足时代的需求。当前，高校要全面改善信息化采购管理的方式，与时俱进，创造发展高效率的适应新时代的信息化采购方式，为高校采购开辟新的道路。 参考文献： 1卢云平.浅谈企业信息化采购J.石家庄：科技管理，xx(24),46 2刘军跃等.对高校信息化评价的思考与实践J.重庆：现代情报，xx(2) 3吴全宏.高校