社会养老保险档案信息化工作研究

社会养老保险档案信息化工作研究【摘要】随着信息技术的不断发展，城乡养老保险工程的不断完善，将信息技术运用到城乡居民社会养老保险工程中是发展的一种必然趋势。城乡居民养老保险业务档案的收集与整理是现阶段经办管理服务工作最重要的一项基础工作。这项基础工作主要包含对参保人参保信息的真实记录，是确保参保人享受福利待遇的重要依据，现阶段夷陵区城乡居民养老保险业务档案工作还存在一定的问题，本文就夷陵区城乡养老保险业务档案工作的现状，存在的主要问题、规范化管理的建议三个方面，进行了介绍和阐述。【关键词】社会养老保险;档案信息化;城乡居民一、夷陵区城乡居民社会养老保险业务档案工作现状夷陵区隶属于湖北省宜昌市，在2011年7月被国务院批准为全国第三批城乡居民社会养老保险试点县，从那时候开始，城乡居民社会养老保险的工作便如火如荼的展开。2011年的时候，信息技术处于高速发展的阶段，但是在城乡居民社会养老保险工作中应用得不多，在城乡社会养老保险工作的初期，主要都是纸质办公，相关工作人员在努力抓好城乡居民参保扩面的用事，还必须要做好参保人员业务档案的整理归档工作。在这种努力工作下，取得了一定的成就。随着信息技术的发展，相关部门将信息技术运用到了城乡居民社会养老保险的工作中来，推动了城乡居民社会养老保险工作的信息化。这种信息化一方面让纸质档案与电子档案同步归档，让档案查询，提取均实现网上办理，让城乡居民社会养老保险工作更加快捷高效，另一方面电子化管理，明确了档案信息归集，整理，建档和管理的责任，明确分工，让工作变得更加简洁高效。正是在信息化的推动下，我国现阶段的城乡居民养老保险工作和城乡居民保险业务档案管理也取得了优异的成见，但是目前来说，业务档案管理工作方面也还有一些问题，这些问题需要相关工作人员去完善。二、存在的主要问题(一)缺乏可操作的指导方案和健全的监管机制。人口老龄化是当前一个不可逆的趋势，在这种趋势下夷陵区城乡居民参保的人数越来越多，以及城乡居民养老保险的全覆盖，所以夷陵区迫切需要建立一个与本区实际情况相符合的养老保险档案管理制度。也在2013年出台了政策，对人社中心资料的手机，管理等方面都做出了具体的要求，但是目前来说还有很多不乐观之处。首先是资料的填写不规范，比如居民在填写资料的时候，姓名与身份信息等数据填写不准确。或者是在填写过程中由于填错了，所以直接在表格上进行涂改，导致信息录入不正确。其次是档案资料的完整性，客观性，准确性，以及严肃性比较差。有些居民的资料是不完整的，或者是信息是不客观的，不准确的，这给工作人员带来了相当大的工作量。(二)档案管理人员专业性有待加强。2013年信息化建设开始之初，我区在各乡镇确定了专治的档案收集，管理人员，并且针对档案收集人员与管理人员的计算机素质进行了针对性的培养，但是实际上档案工作人员的工作专业性还有所欠缺，这主要表现在两个方面。首先是相关部门对档案管理人员开展的专业培训是比较少的，除了计算机素质培训以外，相关部门还应该对业务人员的档案基本常识进行培训，很多业务人员在接受了计算机培训之后，计算机应用水平上升，但是对有关档案工作了解很少，在工作中只是服从上级的要求，对档案进行归档，整理。其次是很多档案管理工作人员从事档案管理工作的时间是比较短的，知识结构不够全面，并不能够完全适应夷陵区档案管理工作的需要，这样一来就会严重的影响到夷陵区档案管理工作的深入开展。(三)电子档案服务利用不全面。电子档案最重要的特点是实物资料的信息化，大量的城乡居民社会保险的原始档案可以以电子档案存放在计算机中，通过互联网可以对电子档案进行调动，用户在查阅的时候也可以通过搜索对海量的档案信息进行快速筛选，这样一方面能够让档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益，另一方面也有利于提高档案管理的服务质量。目前我区档案管理系统已经在区、乡镇、村三级经办机构正式上线，可通过湖北省城乡居民档案管理系统提取、查阅、管理档案。在电子档案的利用中，电子档案仅仅只局限于查阅和调取，仅用于提供拷贝，另外两个途径即通信传输和直接利用目前无法实现，不能更好的发挥自身的价值，为老百姓服务。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作。三、规范化管理的建议(一)制定可操作的规范化指导意见，指导与监管并重。首先夷陵区应该根据国家与省级的要求，建立一整套上下衔接自然，资源共享信息畅通，数据信息准确详实的科学管理体系。这个体系的建设不是一蹴而就的，而是一个长期的工程，只有不断的发现问题，解决问题，这个科学的管理体系才能切实的发挥自己的作用。其次是应该要加大监管力度，建立一个科学的管理体系之后，应该还要构建一个完整的制度体系，只有这样才能够做到有章可循，照章办事，依法依规建立档案。最后是要加强档案工作的组织管理，建立健业务档案工作流程，加强居民养老保险业务档案工作的监督指导。只有从档案管理薄弱的环节入手，加大档案的安全防护，才能够真正地将档案管理工作做好，发挥好档案的作用。(二)提升基层人员的业务素质，打造专业档案管理队伍。信息化管理需要基层人员的业务素质为基础，随着我区城乡居民养老保险业务信息化管理的建设，现阶段我区的信息技术设备已经基本全部完善，信息技术是一种手段，而要加强基层人员的业务素质，除了需要有专业的档案管理知识水平以外，还要掌握信息系统网络知识，并且在工作中能够正确规范的将这些知识运用到档案管理中去。当前很多基层人员的素质还不够高，所以为了更大范围的推广电子档案的运用，我区相关单位应该要联合档案局，积极组织基层档案管理人员进行档案相关培训与信息技术培训，切实提高档案管理人员的专业理论知识与实际工作能力。其次，档案管理人员之间应该要定期开展经验交流，在经验交流会上还可以引进先进的档案管理经验。在交流中档案管理人员通常可以直观的感受到工作的长处与短处，相互学习对方的经验。对先进的档案管理经验的学习，能够深化档案管理人员的工作，帮助档案工作人员改进在工作中存在的不足，切实提高档案管理人员的工作效率。(三)加强档案的服务利用夷陵区目前来说已经实现了城乡居民养老保险业务档案信息化管理，但是信息化管理只是一种快捷的手段，而加强对信息管理的服务才是电子化管理的最终目的。首先档案工作人员应该在确保城乡居民社会养老保险档案安全的前提条件下，通过加强信息资源社会共享的方式，实现档案管