档案与你相伴征文：企业会计档案的科学管理.doc

档案与你相伴征文：企业会计档案的科学管理 会计档案的科学管理 方大锦化化工科技股份有限公司王芳 内容摘要：会计档案在社会主义经济建设中具有极其重要的作用。会计档案的收集、立卷与归档;会计档案的保管、销毁、调 阅与利用，都必须遵循国家财政部和国家档案局发布的会计档案管理办法及其实施办法。会计档案工作的好坏，对国民经济 的正常运行，经济秩序的确立，各项财政政策、预算的贯彻实施都有着直接的影响。会计档案管理是现代企业财务管理和会计事 务管理的重要内容。为了促进企业财务管理的合理化、现代化，达到建立现代企业制度的根本目的，必须实行有效的会计档案管 理，规范会计工作，打击违法活动，保证会计档案资料的质量，为投资者、债权者、社会公众及政府宏观控部门提供真实、准确 的会计资料，为维护市场经济服务。 任何一个企业、事业、机关、社会团体等会计核算单位每时每刻都在发生着经济活动和财务收支。这些经济活动和财务收支是通 过会计工作，即从凭证到财簿、从账簿到报表，连续地记录和反映。它是一项复杂细致而又要求严密的工作。多年来，由于种种 原因，我国对会计档案既没有制定统一的管理制度，又未明确规定是国家档案的组成部分。直到1984年6月国家财政部和国家档 案局联合发布了会计档案管理办法(以下简称“办法”)。制定办法的目的，就是为了加强会计档案的科学管理，统一全 国会计档案工作制度，更好地为社会主义经济建设事业服务。 一、会计档案的概念 会计档案是机关、团体、企业、事业单位的财会部门及按规定应当建帐的个体工商户，在各项会计核算活动中形成的，具有查考 利用价值的，按照一定规律和方法集中保存起来的会计凭证、会计财簿、财务报告等专业文件材料。 1.会计档案的形成者是机关、团体、企事业单位的财会部门及按照规定应当建帐的个体工商户。我国各级机关单位及按应当建帐 的个体工商户，按照会计法和会计档案管理办法的规定，根据会计业务的需要，普遍设置会计机构或会计人员，负责组 织和办理会计事务。一般说来，中央和地方各级主管机关都设置财务会计管理机构，负责组织领导和监督本部门及所属单位的会 计工作。国家财政部设会计事务管理司，主管全国会计工作。各省、自治区、直辖市的财政厅、局设置会计处、科，主管本地区 会计工作。规模较小的企业、事业、机关、团体都设有财务会计处、科，规模较小的单位及个体工商户，没有设置财务会计机构 ，也配备专职或兼职会计人员负责办理会计事务。会计档案的形成者是指上述财务会计机构和财务会计人员，其他不承担会计事 务的机构和人员不产生会计档案。 2.会计档案是会计核算过程中的产物。所谓会计，是为加强企业、事业、机关、团体等单位及个体工商户的经济管理，提高经济 效益，而建立的一个以提供财务信息为主的经济管理系统。在我国，会计由会计核算、会计分析和会计检查三个主要部分所组成 。会计核算是对各机关单位经济活动进行完整、连续、系统的记录和计算。会计分析是以会计会计核算资料为依据，对经济活动 的有效性进行分析研究。会计检查是根据会计核算提供的资料，对经济活动的合法性及合理性进行检查监督。会计核算是会计的 基本环节，它是会计分析和会计检查的基础，会计分析是会计核算的继续和发展，会计检查是会计核算的必要补充。它们之间既 有密切联系，互相补充，又各有特点，自成体系。会计核算对会计对象即资金运动进行核算和监督，通常采取设置账户、填制审 核凭证、复式记帐、登记账簿、成本计算、财产清查和编制会计报表等一系列专门方法。这些方法相互联系，是一个完整的核算 方法体系。就某一单位来说，在会计核算中，对日常发生的各项经济活动要以合法的凭证为依据，按照规定的账户进行分类，应 用复式记帐的方法在有关账簿中进行登记，对经营过程中发生的费用进行成本计算，并定期进行账户清查，在保证账实相符的基 础上，根据账簿记录编制财务报告。这种以填制和审核凭证为最初环节，登记账簿为中心环节，编制财务报告为最终环节的会计 核算活动过程中所产生的各种会计凭证、会计账簿、账务报告，就是会计档案。会计档案是在会计核算活动过程中自然产生形成 的会计专业材料。 3.会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告。各单位会计部门在会计核算活动中产生的各种会计凭证、会计账簿、财务报告 ，综合、连续、系统、完整地反映和监督各单位经济活动，它们构成会计档案主要内容范围。财务会计部门产生的文件材料并非 都是会计档案，如有关会计工作的制度、规章、财政预算计划等，都不属于会计档案范围。这些档案属于文书档案范围，应随同 财务部门的文书档案定期立卷归档。 4.会计档案同财务档案及会计资料的区别。由于会计工作和财务管理工作都是综合性的经济管理工作，它们之间关系非常密切， 所以大多数单位通常把两者合在一起，设置一个财务会计机构统一办理财务会计工作。因此，有人习惯把会计档案不确切的称为 财会档案或财务档案。严格说来，会计与财务虽然有密切的联系，但又有明显的区别，它们之间的区别主要表现在两个方面： 第一，职能不同，财务的职能是筹集分配和调节使用资金，而会计的职能是反映和监督资金运动过程;第二，实现职能的方式不 同，财务职能的实现主要依据编制和掌握各项财务预算计划，而会计职能的实现则是通过会计核算。由于财务与会计的职能不同 ，所以它们在各自活动中产生的档案性质也不同。财务活动中产生的计划、制度、规定等材料，不构成专门档案的一个类别，而 会计核算活动中产生的会计凭证、会计账簿、账务报告等材料则具备专门档案的性能。因此，财务会计部门在会计核算活动中形 成的专业材料，不宜称为财务档案或财会档案，只有使用会计档案概念，才能准确地反映这种专门档案的本质属性。 会计档案同会计资料有着明显的区别，主要表现在：第一产生过程不同，会计档案是在会计核算中自然形成的，会计资料是为了 开展会计工作收集汇编而成的;第二，价值不同，会计档案是原始的第一手资料，它真实地反映本单位资金运动情况，会计资料 是第二手资料，它不具备原始性，也不能反映本单位经济活动的历史面貌;第三，内容范围不同，会计档案是指会计凭证、会计 账簿、会计报告等专业材料，会计资料则是指根据会计档案摘编汇总的专题数据集，收支情况对比等档案复制品，以及收集和购 买的有关会计工作图书资料。明确会计档案与会计资料的区别，有助于区分主次，以便重点保管会计档案，维护其完整与安全。 二、会计档案的作用 会计档案是人类会计活动真实的历史记录，它在人们会计实践活动中所起到的作用是多方面的。总的说来，它具有凭证作用和参 考作用，具体表现在以下三个方面。 1.经济管理工作的依据。在经济管理工作中，由于会计档案系统、完整地记录了经济活动中各项指标的实际，因此它成为会计复 查和会计分析的基本工具。正因为如此，会计档案对贯彻执行党和国家财经方针，编制国家、地方以及单位的预算、决算、编制 税收计划，节约机关行政经费，加强机关内部的微观经济管理，考核行政事业单位的定员定额执行情况等，都具有重要作用。 2.保护国家财产，打击经济领域犯罪活动的重要凭证。会计档案反映各单位财务收支增减变化情况，借助它可以查明各项经济业 务是否符合国家有关政策、制度、计划和预算的规定，是否存在私分国家财物，请客送礼，铺张浪费，挪用专项资金等违反财经 纪律的事情，从而能及时发现问题，有利于同不爱护公共财产和违反财经纪律的行为进行坚决斗争。 会计档案在为司法机关用法律打击经济领域犯罪方面，更起到了无可替代的重要作用。会计档案客观地记录了会计事项活动中的 具体情况，如经济活动中经办人员、财会人员、单位负责人等的签字、印章等，这些都是揭露经济犯罪活动事实的令人信服的历 史证据。 3.研究经济和财政史的可靠史料。会计档案从经济角度反映机关、团体、企事业单位的工作和生产经营向前发展的历史过程，它 对于全面了解这些单位的财务收支和生产经营活动的历史是第一手资料。通过对会计档案的分析研究，可以找出经济活动的特点 和规律。因此，各单位在编写地方志、专业志等工作中，都利用了大量的会计档案。不仅如此，随着会计档案的不断积累，将为 全国宏观经济史和财政史的科学研究提供可靠史料。可以相信，随着社会主义经济事业的飞速发展，会计档案的史料价值将日益 得到充分体现。 三、会计档案的收集、立卷与归档 会计的收集是通过执行归档制度来实现的。然而由于认识的误区和制度不健全，一些会计人员觉得会计档案比较特殊，谁经手谁 保存，因而把会计档案和账簿视为禁区，不让别人介入;还有的单位没有建立和实施归档制度，会计档案任人长期分散保存，直 至丢失无人问津，有的会计人员调动时，甚至走到哪带到哪。为了维护会计档案的完整与安全，必须按办法的要求，收集归 档的全部会计文件材料，向历任会计人员收集，要求逐年把会计材料移交齐全，逐件登记，对遗失会计材料的应严肃追究责任并 处理。 会计档案的立卷，应由财会部门在会计期间工作事项，按照现金、银行存款等会计科目装订成册，会计凭证应按月，加具封 面、封底装订成册，会计账簿的装订顺序是：封面、启用表、目录、帐页、封底。订本式账簿未用完的空白账页不得取出，要保 持原装100页(或50页)完整无缺。会计报表的装订顺序是：封面、财务情况说明书及附列资料和编制表说明、会计报表、封底 。年度终了，应将各月、各季的会计报表分别月、季度报表合并装订成册，另加封面。各期报表均按编报时间顺序排列装订。立 卷的会计资料在本部门保存一年后移交本单位档案管理机构。 会计档案的归档，即在会计年度终了后，由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。会计部门文件的立卷归档， 对档案部门会计档案的管理有着直接的影响。会计文件的齐全、完整直接关系到会计档案的质量，会计文件的收集、立卷 、归档即会计档案的形成，为会计档案的管理奠定基础。财务会计部门应按照规定好会计档案，全部移交给档案部门，不能 自行封包保存，档案部门不应拒绝接收。档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷(宗)册的封装，个别需要拆封重 样报的，应会同原财务会计部门和经办人共同拆封，以分清责任。但是在实际工作中，有些单位将会计档案由财务部门 长期保管，而没有移交档案部门保管，这种做法，是与办法不符的。 四、会计档案的保管、销毁、调阅和利用 会计档案的保管期限原则上按办法和省(区)、市实施细则的规定执行。属于定期保管期限的档案如因特殊需要，可以延长 保管期限。凡是在本单位会计核算中形成的记录和反映会计核算的，对工作总结和考查及研究经济活动有长远利用价值的会计资 料作为永久保存。如年度会计报表(决算)、财政总预算、行政和事业单位的决算、税收年报、会计档案保管清册、会计档案销 毁清册等。 根据办法的规定，会计档案保管期清满需要销毁时，应由单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册 ，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和该档案应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，并由单位负责人在会 计档案销毁清册上签署意见。销毁会计档案时，应当由档案管理和会计机构共同派员监销，监销人在销毁会计档案前，逐项对会 计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案无误后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位 领导。在销毁会计档案前，对于其中未了结的债权债务的原始凭证，涉及到林、地房产权转让契约、证券、图纸;有关的货币收 支凭证;涉及到外事的凭证以及处理历史遗留问题有重要参考价值的原始凭证，均应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到确 无保管必要时销毁。建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。 会计档案的利用，就是通过一定的方法，提供会计档案为社会各方面服务。会计档案提供利用的主要途径： (一)提供会计档案为会计分析服务 在会计分析活动中，需要利用报表、账簿等会计档案中所反映的各种数据和指标，进行分析对比，考核计划、预算的完成情况， 找出完成或未完成的原因，以便进一步研究分析经济活动的规律，寻求提高经济效益的途径，不断加强和改进经济管理工作。 (二)提供会计档案为会计检查服务 以会计档案为依据，定期对经济活动进行检查，是保证会计活动正常进行的主要基础工作。实施会计检查主要包括两方面的内容： 一方面是检查会计资料中所反映的经济活动是否符合党的方针、政策和国家的法令、制度，有无违反财经纪律现象，另一方面检查 会计档案的内容真实可靠性，是否能够反映经济活动本来面貌。只有档案部门提供充分的会计档案，会计检查才能顺利进行。 (三)提供会计档案为日常查考服务 会计档案真实地记录一个立档单位经济活动的面貌，反映立档单位整体活动的一个侧面。在日常工作中，经常查找会计档案，了 解财政收支的具体情况，进行经营生产活动的正确决策，不仅如此，还通过利用会计档案研究经济活动的规律，指导推动经济活 动的发展。 会计档案应为本单位积极提供利用，也可以为上级单位提供利用。调阅时，要严格办理手续。本单位人员调阅，要经会计主管人 员同意;外单位人员借阅，要有调阅单位的正式介绍信，并注明调阅会计档案的内容，经单位领导人和会计主管人员批准后，办 理调阅手续。在调阅过程中，只能调阅与调阅内容有关的资料，不能调阅与调阅内容无关的资料。原则上档案原件不得借出，也 不得拆散原卷(宗)册。外单位调阅会计档案，要抄录和复制的由会计主管人员签署意见，经本单位领导批准