公路档案管理工作信息化建设探索.doc

公路档案管理工作信息化建设探索 文/江苏省常熟市公路管理处顾玉华 【摘要】公路档案的信息化建设能够有效增强档案管理工作的效率和水平，计算机技术的应用让公路档案管理工作更加便捷，所以对公路档案管理人员来说，必须重视信息化建设工作，积极探索公路档案信息化建设的有效对策。 关键词公路档案；信息化；建设管理 一、档案管理信息化建设的意义 首先，档案管理实现信息化是档案事业发展的必然要求。随着现代科技的发展，档案信息管理软件也逐渐升级，档案信息化建设已经成为新时期档案管理工作的必然要求。公路管理部门也必须要顺应时代潮流，不管是档案文件的归档保存还是传输借阅，不管是档案管理还是专业人才的培养，都必须要符合档案信息化发展的趋势。 其次，档案管理信息化建设能够进一步扩展档案工作服务范围。档案管理工作的本质便是对各种信息资源的管理，相对来说，以信息化管理手段存储的信息更加有利于开发与使用，也可以形成更多的社会效益。特别是从公路档案管理工作来说，在实现信息化管理之后，不但便于使用者节约，提升了工作效率，同时还能够有效减少公路工程工期，提升公路工程项目的经济效益与社会效益。 最后，档案管理信息化建设能够极大地提升资源存储量。现代微缩技术、电子扫描技术以及光盘技术的发展和普及，能够极大地提高档案信息资源的存储量，其存储密度相对于纸质档案来说，要高出数倍。如此一来，便能够运用极小的空间存储大量信息，同时调用起来也非常便捷，灵活性与操作性较强。而公路管理部门的档案材料非常多，信息化建设的实现能够在很大程度上增加档案的存储空间。 二、公路档案管理信息化建设对策 （一）树立档案信息管理理念。在公路档案管理信息化建设中，公路管理部门和档案管理人员都必须尽快转变传统的档案管理理念，树立档案信息化管理理念。公路档案管理的信息化建设是档案事业信息化发展的标志，相关管理人员必须引起重视，提高思想认识，增强紧迫感与责任感，认识到档案管理信息化建设工作对公路档案管理工作的重要意义，真正将公路管理信息化建设纳入公路管理部门的工作日程上来。公路档案管理部门工作人员和各级领导都必须要树立现代档案管理意识，实现公路档案管理工作从传统馆藏模式向信息化管理过渡。公路管理单位档案管理人员必须要认识到新时期下档案管理工作所面临的挑战，提升工作责任感，努力学习现代档案管理专业知识，积极运用现代科学技术做好档案管理工作，以符合档案事业发展的要求。 （二）建立公路档案信息库。公路档案信息化建设的基础是必须要实现信息化改革和建设，不但要把过去的纸质档案全部转换成为电子档案，同时还应当建立公路档案资源信息数据库。如此才能够有效地解决纸质档案占用空间大且存储信息量少的问题，并且符合公路管理单位对相关档案材料的使用需求，可以确保档案利用的及时性，有效提升档案资源的利用效率。同时，公路档案资源信息数据库必须要第一时间对新增档案材料进行补充完善，定期对数据库进行更新和维护，确保数据库中的档案资源准确有效。另外，公路档案管理工作人员还应当积极应用信息技术与互联网技术，在保证档案材料安全的前提下构建信息共享平台，实现档案材料数据的共享。利用这样的方式，公路档案材料的获得渠道会进一步扩宽，档案管理部门也会得以发展，有助于公路管理工作水平和效率的提升。 （三）逐渐完善软硬件设备。档案管理信息化建设前期需要一定的人力、物力和财力投入，公路档案管理部门应当努力争取上级部门的资金技术支持，要认识到档案管理的信息化建设工作并不是一个人或一个部门能够做到的，必须要依靠多个部门形成合力，需要专业化的档案管理队伍来完成，同时要相互监督避免出现档案资料泄露。同时，公路档案的信息化建设应当进一步完善相应的软硬件设备，在对软件系统进行选择时要确保其合理性与兼容性，有条件的情况下应当邀请专门的软件开发公司研发符合本单位实际的档案管理软件，而在硬件设备的购置过程中，扫描仪、计算机等设备应该具备经济性与实用性，尽可能地保证资金的合理运用，避免购置一些性能差而价格高的设备。电子档案文件必然会越来越多，如果硬件设备配置不足，到最后必须重新更换设备，而造成更多的浪费。 （四）统一档案信息管理标准。近年来，很多公路管理部门已经开始了档案信息化建设工作，但从整体上来看，其信息化程度依旧较低，加之缺乏全面统一的信息管理标准，为档案信息资源的管理与共享造成了一定的难度和阻碍。所以，为了便于公路档案信息资源的共享，应该进一步统一档案管理标准。档案信息化建设队伍在前期阶段应该结合公路档案管理的实际情况以及公路管理部门的特殊性，根据公路档案管理的相关规定要求，建立统一的档案信息管理标准