SMP-CW-01-0002员工报销及审核.doc

编码：SMP-CW-01-0002 员工费用报销及审批管理制度 第9页共9页*有限公司SMP-CW颁发部门：财务部文件编码：SMP-CW-01-0002 起草人：* 日期：2013年12月 26 日审核人：* 日期： 2013年12月 26 日批准人：* 日期：2013年12月 26 日 生效日期：2014年01月01日共7页第1页1. 文件标题：员工费用报销及审核规度分发部门：总经理、办公室、各部门员工费用报销及审核规度1 目的 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。2 范围 公司各部门。3 职责 各文件接收部门执行本制度。4 内容 4.1 费用报销范围4.1.1 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费、办公用品、宣传费、运费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。4.2 费用报销时间4.2.1 费用发生3日内报销完毕。当月发生费用不得计入下月费用报销。4.3 费用报销原则4.3.1 报销人员为公司正式员工4.3.2 费用报销所列开支与公司业务相符，不得因私报销费用。4.3.3 当月发生费用不得计入下月费用报销。4.3.4 费用报销原则上必须提供正规合法票据。如因特殊原因，无法提供票据者，必须附有收款收据并由两人以上证明。4.4 费用报销填制要求4.4.1 一般费用报销需填制公司统一的费用报销单据，差旅补助报销需填制差旅费报销单。4.4.2 原则上只报销合法票据，如因特殊原因，无法提供票据者需填制现金支出证明单，需事先向财务说明情况，填制现金支出证明单，同时附有收款收据并由两人以上证明。或以其他票据充抵，但需要票据背面注明情况。充抵票据与正式发票分别张贴。不能在一个报销单中报销。4.4.3 报销单据必须用黑色水笔，正楷字体填写。4.4.4 报销单据大小写金额填写一致。不得涂改。4.4.5 严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；简述费用内容或事由。4.4.6 原则上只报销发票，无发票，需事先向财务说明情况。或以其他票据充抵，但需要票据背面注明情况。4.4.7 票据粘贴：将胶水涂抹在票据左侧背面，从粘贴单左侧两公分位置开始粘贴，将票据向右边均匀排开横向粘贴，注意不要将票据集中在粘贴纸中间，以免造成中间厚四周薄、凭证装订起来不整齐的现象。4.4.8 如果同类票据大小不一样，可以在同一张粘贴纸上按照先大后小的顺序粘贴；票据比较多时可使用多张粘贴纸；对于比粘贴纸大的票据或其他附件，粘贴位置也应在票据左侧背面，沿装订线粘贴，超出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴范围之内。4.5 费用报销合法票据条件4.5.1 由财政局、税务局监制的销售购物发票、服务业发票、行政收款收据、交通车费、汽车油费、过路过桥费、邮政收据等均属于正规票据。4.5.2 购物发票金额大于100元必须是电脑机打发票，服务业发票：餐饮类超过100元的必须是电脑机打发票，其它行业如无机打发票应为通用定额发票。4.5.3 电脑机打发票必须与所开面值相符（100票只能使用通用机打发票100版）且所开发票字体颜色偏紫色。4.5.4 发票所开列的项目齐全且大小金额一致，无涂改。4.5.5 发票开列名称与下列单位名称相符 *4.5.6 发票开列购物单位为批，必须附有购物清单。4.5.7 票据必须加盖具单位发票专用章。4.6 招待费报销4.6.1 业务招待费范围：招待来访客人的茶叶、水果、饮料等费用；宴请客人（包括工作餐）的用餐、食品、酒水等费用；赠送客人、客户的纪念品衅L品等费用。4.6.2 用于接待来访客人的茶叶、水果。饮料等统一由办公室负责购买、保管、发放及费用控制，以公司名义制作的纪念品，礼品，统一由办公室负责订做和管理，各部门需领用时，按办公室有关规定办理领用手续。4.6.3 公司年末举行对外联谊活动所需费用，或公司举办大型活动的费用，由办公室提出费用申请报总经理批准后，不超过预算的由部门负责人签批后在财务部报销，超过预算的由报销人写明超出预算报告书，交由部门负责人签批后，再经总经理签批后在财务部报销。4.6.4 总公司各部门确因工作需要，必须宴请的，按下列原则和办法办理。4.6.4.1 限制陪餐人数，原则上陪同人员不得多于来宾人数；4.6.4.2 严格执行公司制定的宴请标准级 别标 准行政副部级以上、特大型企业总经理、副总经理级来宾总经理特批行政司局级、大型企业总经理、副总经理级来宾150元/人行政县团级、中型企业总经理、副总经理级来宾100元/人一般宴请60元/人4.6.4.3 凡违反上述原则，未事先申请或突破申请标准的宴请无签批的，财务部有权拒绝报销并向公司总经理反映。4.7 交通费报销4.7.1 交通费报销范围：员工因公需要用车，如特殊情况可以向部门负责人申请乘坐出租车4.7.2 员工整理交通车票（含因公公交车票），填写单据报销单，并拿一张空白纸将此次费用列明人员、用途，时间、金额后附于单据报销单后。4.8 办公用品、低值易耗品等报销4.8.1 办公用品、低值易耗品购入后，由办公室统一管理分发至使用部门后，报销人员根据合法票据填写单据报销单，并在单据后附办公用品、低值易耗品分发表。由部门负责人签批后交财务部审核报销。4.9 培训、资料费报销4.9.1 为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司办公室统一管理，各部门培训需求应及时报送办公室。办公室根据实际需要编制培训计划及费用报总经理审批后交财务部备案。4.9.2 在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写资料申请报告，由办公室统一购买分发。4.9.3 报销人在取得票据后，填写单据报销单，并将资料分发记录表附于单据报销单后，由部门负责人签批后交交财务部审核报销。4.10 会务费4.10.1 行政会务费由公司办公室统一管理，市场会务费由公司水产事业部统一管理。办公室及水产事业部根据实际需要编制会务费用计划总经理审批后交财务部备案。4.10.2 会务结束后，由办公室及水产事业部将费用归类填写单据报销单。并附有会务时间、地点、参会人数说明。不超过预算金额的由部门负责人签批后交交财务部审核报销。超过预算金额的由部门负责人签批，总经理签批后交财务部审核报销。4.11 电话费报销4.11.1 移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准。级 别标 准备注总经理500元/月副总经理及助理350元/月部门经理200元/月部门副职100元/月市场人员300元/月其他人员50元/月4.11.2 移动通讯费的报销标准需经相关人员申请，并由总经理签批后交财务部备案后方可生效。4.11.3 移动通讯费的报销人员每月根据标准将本人的移动通讯电话费单据填制单据报销单后，由部门负责人签批后交财务部审核报销。4.11.4 固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。每月10号将各部门电话费进行通告。4.12 差旅费报销4.12.1 差旅费范围：包括交通费、住宿费、出差补助等其他费用。4.12.2 公司员工出差，须先行确定地点、任务，天数、人数填制出差申请表。出差天数在5天以内的，由部门负责人批准，超过此期限的，报公司分管领导批准。4.12.3 出差地区划分为一般地区与特殊地区（特殊地区指深圳、珠海、上海、三亚及省会城市），出差天数按自然天数计算（出发、返回当日均算）。4.12.4 公司员工出差到外地，按乘坐车、船，飞机标准乘坐，特殊情况、不宜执行上述标准时，应由公司分管领导签批。级 别乘 坐 标 准飞 机火 车轮 船董事长、总经理商务仓软席头等仓副总经理、助理总经理普通仓软席头等仓部门正副职普通仓硬席二等仓其他人员普通仓硬席三等仓4.12.5 公司出差员工按规定乘坐车、船、飞机，凭车、船、机票据实报销。每次出差的机场。火车站、码头往返费用，凭相应票据在100元以内据实报销。出差办事交通费需写明时间，地点、办事内容后据实报销。4.12.6 公司员工与公司领导共同出差，财务部将视具体情况确定报销标准；聘请公司以外的人员同公司员外工共同出差办事，聘请人员的报销标准比照陪同人员的报销标准。4.12.7 员工外地出差发生的招待费，原则上应于出差前申请，特殊情况应按审批权限事先口头请示，回单位后补办手续。出差发生招待的扣除陪宴人员招待当日一半的出差伙食补助。4.12.8 员工出差发生的邮电通讯费、文印费，信用卡异地提现手续费等杂费支出按发票据实报销。4.12.9 公司员工在本市内公出办事，不报销任何差费补助。4.12.10 出差人员返回公司后，应在五日内填写差费报销单据，并附出差申请表。未超过规定的由部门负责人签批后交财务部审核报销。超过规定的由部门负责人签批，总经理签批后交财务部审核报销。4.12.11 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回公司时间为准，12：00以后出发（或12：00以前到达）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后到达）以一天计。4.12.12 住宿费报销时必须提供住宿发票，未超出住宿费标准按住宿标准报销，超过住宿标准部分由员工自行承担。级 别住宿费标准（人.元.天）一般地区特殊地区总经理300400副总经理及助理150300部门正副职100200其他人员1001504.12.13 伙食费标准实行包干制，依据实际出差天数结算。级 别伙食费标准（人.元.天）一般地区特殊地区总经理100150副总经理及助理6080部门正副职5060其他人员30404.13 运输费报销4.13.1 市场运输费报销必须填制现金支付证明单，注明时间、地点、送货吨位等运输情况并附有送货单回执联，如无送货单的需物流公司发货单据进行核报。报销人填制完现金支付证明单后按费用报销流程进行核报。4.13.2 市场运输费报销期限为每周星期五。超过期限的无特殊原因，财务部有权不予审核报销。4.13.3 采购所发生的运输费用必须与采购报销一并进行。注明时间、地点、送货吨位等运输情况。并附有运输司机收据。如采购先付款后到货的所发生的运输费用必须注明材料入库单时间及单号进行核报。报销人填制完现金支付证明单后交部门负责人签批，交分管经理签批后送交财务部审核报销。4.14 五金配件采购报销4.14.1 五金配件采购回后，经仓库确认后办理入库手续，3日内凭入库单根据票据填写单据报销单。4.15 固定资产采购报销4.15.1 固定资产采购参照固定资产管理办法中的固定资产购置。4.15.2 后勤保障部门将固定资产采购回后，3日内根据票据填写单据报销单，并附有固定资产购置单、固定资产验收单后交部门负责人签批，交分管经理签批后送交财务部审核报销。4.16 搬运费报销4.16.1 货物搬运费核报必须与市场运输费报销一并进行，如遇公司员工搬运的，填写搬运费结算表，注明所搬运货物的搬运人、吨位、发运地点、发运时间等信息后，次日将搬运费结算表送交财务部备案，财务部根据搬运费结算表每月25日与员工工资一并发放。4.16.2 采购所发生的搬运费用必须与采购报销一并进行。如遇公司员工搬运的，填写搬运费结算表，注明所搬运货物的搬运人、吨位、材料入库时间、供应商等信息后，次日将搬运费结算表送交财务部备案，财务部根据搬运费结算表每月25日与员工工资一并发放。4.17 汽车费用报销4.17.1 汽车费用报销范围：汽车油费、过路过桥费、保险费、年审费、停车费等4.17.2 汽车过路过桥、停车费报销时必须注明时间、使用事由、地点。4.17.3 汽车油费报销时必须注明行驶里程表。4.17.4 汽车保险费报销时必须持有保险合同。4.18