供应商评审及分级办法.doc

供应商评审及分级办法1 目的为了提高产品质量，稳定供应商队伍，建立长期互惠供求关系，特制定本办法。2 范围本办法适用于向公司供应原辅材料，零部件及提供配套服务的厂商和供应商。3 定义供应商评审：对供应商的生产能力，检测能力，服务能力等进行的考评，以判断其是否满足公司的要求。分级制度：技术质量部结合供应商实力和供货情况对供应商进行的等级划分。追溯索赔：因供应商原因用户要求本公司赔偿的，本公司有权通过制造部采购室向供应商追溯责任及相关赔付。4 职责采购室负责收集供应商资料，同供应商签署协议。技术质量部负责组织相关部门对供应商进行资质调查和评审。总经理负责合格供应商的审批。5 程序5.1 采购物资的分类5.1.1根据公司产品特点和影响产品质量、性能的重要程度分为：一类物资为对产品质量、性能有直接重大影响的主要材料和重要的外购件。如：（视各公司情况而定）二类物资为对产品质量、性能有较大影响的主要材料和重要的外购件。如：（视各公司情况而定）三类物资为除一、二类物资以外的用于产品生产的辅助用料、一般外购件和生产维修用料等其他物资。如：（视各公司情况而定）单笔采购金额在5000（含）元人民币以上的为A类物资；单笔采购金额在1000（含）4999元人民币的为B类物资；单笔采购金额在999元人民币以下的为C类物资。5.1.3 原则上，A、B、C类的管理控制方法对应等同于一、二、三类物资。以下如遇物资类别，一、二、三类均对应包含A、B、C类。5.2 供应商评审流程5.2.1 采购室根据生产需要选择合适的供应商作为候选，并要求其填写供应商调查表。5.2.2采购室将供应商调查表交技术质量部，由技术质量部对供应商的情况进行核实并判断是否需对其进一步的评审,评审结果通知采购室。5.2.3 一、二类物资供应商在获得技术质量部的批准后由采购室通知其送样或小批量试用。5.2.4 一、二类物资送样或小批量试用经技术质量部检验，如合格，由技术质量部组织相关部门填写供应商评审表；如不合格，通知厂商重新送样。若连续三次送样不合格，取消其供应资格。5.2.5 三类物资原则上不需送样或小批量试用，但需技术质量部及相关部门对其进行评审并填写供应商评审表。5.2.6 评审完成后，技术质量部将供应商评审表呈总经理批准。5.3 供应商考核流程5.3.1 供应商通过评审且供货半年后，由技术质量部根据其供货状况和检验记录等填写供应商考核表。5.3.2 对一、二类物资供应商的考核方法产品质量占60分产品质量分数进厂合格率30+出厂合格率30产品交货期占30分交货期分数供应商及时交付率 (按批次计算，不按件数)30协调性占10分衡量厂商能否及时交货及对我公司提出的问题是否给予及时回复。评分标准为：配合不足4分，配合稍不足5分，配合一般6分，配合较好8分，配合密切10分。考核总分90分的，采购室应在订货时优先考虑； 80总分90分的厂商应按正常程序订货；总分80分的，应暂停供应资格，且针对相应问题要求供应商限期整改，经技术质量部评审合格后恢复其供应资格，限期未能达到改善要求的取消其供应资格。5.3.3 对三类物资供应商评定由采购室直接评定“优、良、中、差”四个等级。在评定“优”的供应商采购室在订货时优先考虑，在评定为“良”与“中”的供应商采购应按正常程序订货，评定“差”的供应商采购室取消此合格供应商资格。5.3.4 对已纳入“合格供应商名单”的供应商，欲增加其提供物资种类时，经小批量试用（一、二类）或技术质量部直接评定（三类）承认合格后，技术质量部将承认资料收入该供应商档案。 5.3.5 采购原材料时必须满足政府对有毒、危险物品的限制要求和安全规定。5.3.6若客户指定供应商时，采购室应对指定的供应商进行资料收集，仍应按该办法要求进行考核，若判定不合格，将情况通知客户。若客户坚持从指定供应商处采购，须提供书面要求或合同中注明，并且由此引发的质量问题及相关费用由客户承担。5.3.7客户指定的供应商不能免除其对零件、材料和服务质量的责任。5.3.8对供应商的考核每半年进行一次，并在次月第十个工作日前完成。对供应商的考核结果报总经理批准。5.4 工序委外加工过程控制当需要选择将某些工序过程委托给外部进行加工生产，且这些委外过程会影响产品特性要求时，也应由采购室及相关部门按5.1-5.3对外协供应商进行评估和考核。5.5为确保供应商所提供的产品质量符合公司要求，技术质量部等相关部门应至少半年一次对供应商进行考核。考核的过程和结果记录于供应商考核表，以作为对供应商过程控制的依据。如遇重大质量问题，应随时执行。5.6 当对供应商进行评审或考核的结果不符合公司要求时，由技术质量部填写纠正/预防措施表，按纠正和预防措施控制程序要求供应商进行原因分析或提出改善对策，根据供应商执行纠正与预防或改善的进度，进行效果验证，确认直到此问题得到有效解决方可恢复其供应资格。经多次纠正改善仍无效者，则按本办法规定对其予以取消供应资格，通知采购室重新寻找新的供应商。 5.7 供应商分级 技术质量部结合供应商实力和供货情况对供应商进行等级划分，拥有高等级资格的供应商在供货检验、付款方式、供货份额上拥有较多的优势，同时也有机会成为产品免检供应商。如果供应商在供货管理和质量方面出现较大问题或频繁出现小问题，技术质量部将降低该供应商的等级直至取消供应资格。注：等级划分只针对在册的合格供应商。具体划分规则为：A级：供应商考核表得分连续两次超过90分的；B级：供应商考核表得分连续两次超过85分，但未能连续两次超过90分的；C级：供应商考核表得分连续三次低于85分，但均在80分之上的。5.7.1 对于A、B级供应商，采购室视供货管理情况，在供货检验、付款方式、供货份额等方面给与一定的优惠政策，同时适当提升供应商等级。5.7.2 对于C级供应商，采购室需发出整改通知，提出改进要求，如果没有改进效果的，取消其供应商资格。5.8 质量索赔及索赔申述5.8.1因供应商原因用户要求本公司赔偿的，本公司有权通过采购室向供应商追溯责任及相关赔付。5.8.1.1对于在保修期内的免检产品，我方派人前去客户处维修，赔付应包括下述项目：差旅费，人工费，购买更换器件费用等。供应商派人前去维修的，赔付应包括下述项目：用户提出的因供应商产品质量问题引起的扣除费用，并追加罚款。5.8.1.2 对于供应商提供的零部件在检验过程中出现的质量问题。赔付应包括下述项目：检验费、运输费，检验设备折旧费。其中检验费包括：委托检验费试验费人工费。对于大件还应加收保管费。5.8.1.3 对于按不合格品控制程序判断的让步接受零部件。按实际情况应降价5%-15%。每季度单个供应商让步接受次数不得超过3次。超过3次的，除降价外，超过部分还需每次考核500-1000元。5.8.2 索赔申述5.8.2.1 供应商在接到赔付清单后超过5个工作日不做任何回应的视为认同赔偿，管理部按赔付清单执行。5.8.2.2 供应商在接到赔付清单后5个工作日内，向我公司采购室提供相关资料进行申述。采购室根据相关资料是否有足够的说服力，证明免于赔偿或降低赔偿。采购室向总经理请示维持索赔、降低索赔或免于索赔。并重新确认赔付金额。经双方同意后执行新的赔付金额。5.9 供应商的档案的建立与管理 供应商调查表及合格供应商名单等文件记录保存于采购室，供应商评审表及供应商考核表等记录保存于技术质量部。保存期限：永久保存。5.10 其他采购室同供应商签署相关协议时应以供应商认同本办法相关内容为前提之一。采购及供应商评审程序编写: 审核: 批准: 日期: 日期: 日期: 1. 目的规范采购及选择合格供应商，确保采购的物资外包加工产品符合规定要求。2. 范围适用于提供原辅材料、检测/试验设备、备品备件或服务的供应商评审及相应物资的采购与外包管理。3. 定义:无4. 职责4.1 供应商评审小组负责：主要物资新供应商的选择和评定工作，并签署审核意见,以及供应商的平时考核。4.2 业务副总负责：大宗原材料供应商的组织考察及采购。4.3 物控部负责：保持合格供应商名册并及时更新。负责组织考察供应商的营业执照、生产能力、技术装备，质量保证能力等，执行除大宗原材料外的原辅材料的采购动作，办理必要的外协外包加工。4.4 品管部负责：对供应商的技术/专业能力、质量保证能力的评审；向物控部提供来货检验情况。4.5 生产部负责：对供应商的生产/设备能力进行评审，制定物料需求计划/外包加工计划.4.6 总经理或分管副总负责：对供应商评审结果的最终确认,审批合格供应商名册。4.7 物控部负责：4.7.1 依物料需求采购，确定“采购合同（购销合同/传真/电话等）”内容，并明确产品要求。4.7.2 协调客户生产部在供应商处验货。4.7.3 与供应商沟通，落实供货、退货、改进及采购条款，需要时，要求供应商对产品质量的改进。4.8 总经理或分管副总负责大宗贵重原材料采购合同的批准；物控部经理负责对零星原料、辅助材料及包装材料采购的批准。5. 供应商评审要求5.1 总则5.1.1 物控部应对生产所需的材料供应商按照本程序的要求进行评审，并进行持续的监督，确保采购的产品符合公司规定的要求。5.1.2 以下之特殊供应商也需进行评价，与材料供应商比照办理，当评价未通过但必须向其采购时，公司应以合同或协议等方式加以控制：A 国家法定的部门或机构：如技术监督局、计量部门、海关、商检等。B 独家经营或行业内知名的供应商，如原纸、铝箔的大供应商；C 客户指定的供应商。D 取得质量体系认证或产品认证（仅购买该产品时使用）的公司。 E 海外供应商，经样品承认合格而能提供出货质量保证者。5.2 成立供应商评审小组5.2.1 供应商评审小组由总经理或授权代表、总办、物控部、生产部、品管部主管组成。5.2.2 供应商评审小组运作：A. 由物控部主管负责按需要定期、不定期召开会议，对新供应商评审。B. 由物控部主管负责在每年年底组织一次对合格供应商进行复审。C. 按需要及供货质量情况，复审会议可经常进行。D. 评审小组可以因供货质量随时召开复审会议。E. 评审/复审方式可以是召集评审小组成员开会讨论，也可以是以文件传递，由各评审成员根据资料对供应商评审。5.3 供应商评审程序：5.3.1 由物控部采购员负责收集新供应商的资料：A 收集资料方法可以是查询、问卷、实地到访、公司小册、商业登记、业绩报告，第三者资料或委托验证等；B 评审之前，物控部提供“供应商调查评审表”作为供应商评审的基本资料和供应商质量体系保证依据。5.3.2 评审由供应商评审小组依据“供应商调查评审表”对供应商的供货/生产能力，技术能力，产品质量，质量保证能力进行评审。5.3.3 供应商须经评审小组确认通过，方可列为合格供应商，评审结果有以下几种：A 通过 新供应商列入合格供应商名册；B 不通过 新供应商除非作出改善及再提交评审，否则不被采用；C 待决定 资料不足，证据有猜疑、改善观察中，必要时，待决定可交由总经理或分管副总作最终审批。5.3.4 物控部采购主管负责登录及更新合格供应商名册。5.4 供应商持续监察5.4.1 供应商评审小组应持续对供应商供货质量进行监察，每年底依据生产部、品管、仓管员提供的有关交货质量和交货期方面的资料，组织一次对供应商的复审，监察的目的是确保供货质量，若有异常时，应提出相应的纠正改善要求。5.4.2 考核评分：每年由物控部根据供应商交货质量情况，依据供应商交货期对供应商进行考核评分：A 每年依据供应商交货期表现由采购员对供应商进行核算评分，交货期评分按照下列方法计算： 交货期得分100累计扣分交 货 情 况延迟供货1至3天延迟供货4至5天延迟供货6天以上评 分 标 准每延迟一天扣0.5分每延迟一天扣1分每延迟一天扣1.5分注：由于本公司的原因和不可抗拒的原因导致延迟的除外。B 物控部依据供应商每年的交货质量情况，对供应商供货质量进行核算评分，计算方法如下：到货质量得分(一次检验合格率200)100C 综合考核评分：综合考核得分到货质量得分60交货期得分40D 根据考核评分及总体评定,供应商评审小组可按照下表作出决定。分供方级别 分 数评 价复 审 结 论95很 好增加采购不须附加条件80-95好采购不须附加条件65-80良好限量采购，须督导改善50-65差仅紧急时采购，须另择供应商50不接受不采购，取消供应商资格，选择新的供应商5.4.3 评审结果A 对评价良好的供应商继续选用，名单保留于合格供应商名册中；B 对需改进的供应商，采购主管负责对供应商提出改善要求，经验证确有改善的供应商保留于合格供应商名册中；C 对多次要求改善而没答复、没行动、没有改善的供应商，评审小组可将此供应商从合格供应商名册中删除。D 否决现有供应商时应考虑：同类行业所能提供的产品质量、市场供求情况及对公司所带来负担：合同约束、物资政策、要货情况、转换时间/成本、质量成本等。6. 采购要求6.1 采购作业：6.1.1 生产部计划员根据生产要求以及仓库的库存情况，制订原材料、辅助材料的采购计划及必要的外包加工计划。6.1.2 采购计划/外包加工计划的批准：经生产部经理、分管副总、总经理批准后实施。6.1.3 采购合同的签订：采购人员负责与供应商签订采购合同（采购合同可以是“合同、订单、传真、信函、电话”等），采购合同应说明采购产品的名称、型号/规格、数量、交货期、质量要求/技术要求，所有原材料、辅助材料的采购合同应经物控部经理批准，必要时由分管副总乃至总经理批准。6.1.4 物控部采购原辅材料或服务时应遵循以下原则：A 优先采用合格供应商。B 采购人员已明确产品的需求（包括产品名称、型号/规格、数量、交期、质量/技术要求或服务）。C 若以电话形式通知供应商,则应说明“品名、型号/规格、数量、交货期以及质量要求或服务”，并记录于电话记录表中。6.1.5 由于产品技术要求更改，计划更改或供货履行备用条款更改，导致已被采购产品要求或需求更改，物控部经理负责与供应商沟通及落实采购条款的更改。6.1.6 由进料品管员将供应商到货日期及质量检验结果填写于“供应商供货质量记录表”，并将相关信息传达给采购人员。6.2 采购资料：6.2.1 品管部负责向物控部提供相关原料的技术标准或检验标准（如图纸或样品），并确认检验标准及技术标