协同办公自动化系统用户使用手册.doc

协同办公自动化系统 Fannee 08-3 用户使用手册 目目 录录 第第 1 章章 初初识识 协协同同办办公公 平平台台 .6 概述 .6 适用对象 .6 系统需求 .6 开始使用 协同办公 平台 .6 主界面功能介绍.7 第第 2 章章 个个人人办办公公 .8 个人管理 .8 2.1.1 消息中心 .8 2.1.2 待办工作.10 2.1.3 任务派发.10 2.1.4 个人日程.12 2.1.5 个人文档.12 邮件系统 .13 2.1.6 收邮件 .14 2.1.7 写邮件 .14 2.1.8 收件箱 .15 2.1.9 帐号设置.15 辅助工具 .15 2.1.10 个人 便笺 .15 2.1.11 个人名片夹.16 2.1.12 内部通讯录.16 2.1.13 个人设置 .17 2.1.13.1 修改密码.17 2.1.13.2 联系方式.17 2.1.13.3 列表显示行数.18 2.1.13.4 时间日期格式.18 2.1.13.5 个人签章.18 2.1.13.6 指定流程代理.18 2.1.13.7 自选风格.19 考勤管理 .19 2.1.14 考勤汇总 .20 2.1.15 考勤查询 .20 第第 3 章章 网网上上审审批批 .21 出差申请管理 .21 3.1.1 出差申请.21 3.1.2 加班申请.21 3.1.3 漏签审批.22 3.1.4 请假审批.22 3.1.5 补休审批.22 3.1.6 合同申请审批 .23 3.1.7 预算申请审批 .23 3.1.8 借款申请审批 .23 3.1.9 修理申请审批 .23 第第 4 章章 公公文文管管理理 .23 发文管理 .23 4.1.1 发文拟制.23 4.1.2 待办发文.28 4.1.3 发文监控.31 4.1.4 发文查阅.32 收文管理 .34 4.1.5 收文登记.34 4.1.6 待办收文.38 4.1.7 收文监控.39 4.1.8 收文查阅.41 公文配置 .42 4.1.9 文号字头设置 .42 4.1.10 主题词维护.42 4.1.11 文种维护 .43 第第 5 章章 档档案案 管管理理 .44 档案管理 .44 5.1.1 档案管理.44 5.1.2 档案检索.44 5.1.3 档案查阅.44 新建档案 .45 5.1.4 档案录入.45 5.1.5 公文归档.46 档案配置 .47 5.1.6 档案分类管理 .47 5.1.7 档案密级设置 .47 5.1.8 档案类型设置 .48 5.1.9 载体类型设置 .48 第第 6 章章 会会议议管管理理 .49 会议管理 .49 6.1.1 会议室预定 .49 6.1.2 会议室资料 .50 6.1.3 会议室占用管理.50 6.1.4 会议室占用查询.50 6.1.5 会议管理.50 6.1.6 会议纪要.51 6.1.7 会议室占用视图.52 会议配置 .53 6.1.8 会议类型维护 .53 6.1.9 会议级别维护 .54 第第 7 章章 车车辆辆管管理理 .55 车辆管理 .55 7.1.1 车辆预定.55 7.1.2 车辆资料.56 7.1.3 车辆占用管理 .57 7.1.4 车辆占用查询 .57 7.1.5 派车 /收车 .58 第第 8 章章 行行政政 后后勤勤 .59 人事管理 .59 8.1.1 人事管理.59 8.1.2 人事调动.64 8.1.3 退休提醒.65 8.1.4 合同到期预警 .65 8.1.5 生日提醒.65 8.1.6 人事岗位管理 .66 8.1.7 工资基数调整 .66 8.1.8 月工资汇总 .66 8.1.9 月工资查询 .67 值班管理 .67 8.1.10 值班安排 .67 8.1.11 值班记录 .68 资产管理 .69 8.1.12 资产档案维护 .69 访问接待 .70 8.1.13 来宾接待 .70 8.1.14 接待查询 .71 信访管理 .72 8.1.15 信访登记 .72 8.1.16 信访查询 .72 督查督办 .73 8.1.17 督查交办 .73 8.1.18 督查跟踪 .73 第第 9 章章 公公共共信信息息 .74 电子公告 .74 9.1.1 新建公告.74 9.1.2 公告维护.74 9.1.3 公告浏览.75 9.1.4 公告类型.76 内部刊物 .76 9.1.5 内部刊物管理 .76 9.1.6 期刊文章管理 .76 9.1.7 浏览期刊.77 在线调查 .77 9.1.8 在线调查管理 .77 论坛系统 .78 9.1.9 论坛首页.78 9.1.10 论坛管理 .80 网站管理 .81 9.1.11 信息发布 .81 9.1.12 头条信息设置 .82 9.1.13 栏目维护 .83 9.1.14 专题维护 .83 9.1.15 站点版块管理 .83 9.1.16 站点版块模版 .84 9.1.17 站点频道管理 .84 9.1.18 广告管理 .85 9.1.19 网站调查管理 .85 9.1.20 站点信息管理 .86 第第 10 章章 即即时时消消息息 .86 10.1 描述 :.86 10.2截图和功能介绍.87 第第 1 章章初识协同办公平台初识协同办公平台 概述概述 协同办公 平台 是一个软件设计和运行平台。系统的设计和开发人员通过该平 台可以方便快捷的构建具体的业务应用，构建完成后，就可以在该平台上运行各种 业务系统。 协同办公 平台 基于国际先进的群件平台设计理念，采用图形化的二次开发环 境，客户在使用过程中完全可以自主控制，自主升级。 通过 协同办公 平台 可以实现企事业单位的办公自动化系统，政府的一站式 审批系统，企业ERP 系统等相关业务应用。 适用对象适用对象 适用于政府，广大企业的办公自动化及相关应用。 系统需求系统需求 服务器端 操作系统： Windos 2000 Server 或 Windows 2003 Server 硬件环境： PIII500、内存 256M 以上 客户端 操作系统： WINDOWS9X，WINXP，WIN2000，WINME， 浏览器： IE6.0，cookies、javascript 必须被启用 数据库平台 SQL-SERVER2000 开始使用开始使用协同办公平台协同办公平台 系统安装完成后，系统管理员会告诉你登录网址 。在 IE 地址栏 里输入 这个 网址 ，就进入到系统的登录页面。如下图所示： 输入用户名与密码（如果你没有用户名与密码，请向系统管理员索取），然 后点 “登录 ”按钮 登录系统。 如果你的用户名与密码正确无误，那么马上就会看 到系统主界面 。 主界面功能介绍主界面功能介绍 主界面可以分成如下功能区域： 导航区： 导航区位于顶部右边区域。由首页，页面刷新，最新消息， 发送手机短消息，个人设置，打印当前页面，退出登录等按钮组成。 这些按钮对应于使用非常频繁的 功能 。 登录提示，一级菜单区：这个区域位于位于导航区的上面。 登录区 显示当前登录名，所属部门，当前职务等。下边是系统的一级菜单。 一级菜单显示的菜单项跟当前登录用户的权限有关。如果你没有某个菜 单的访问权限，那么这个菜单项就不会显示出来。 二三级菜单区：位于登录提示，一级菜单区的下面左边区域。显示 系统的二级及三级菜单。 主内容区：中间的大部份区域组成主内容区。 待办工作：显示所有需要自己办理的流程，点击即可打开指定的流程。 个人消息：显示所有自己没有阅读的消息。 代办工作为相应的流程需要您处理，只要没完成，会一直在这里显 示。 个人消息为相应的通知，分普通消息和流程消息，普通消息可以通 过主页右上方的按钮发送，流程消息为相应的流程自动发送的消息， 可以在即时消息或oa 首页看到，点击即跳到相应的流程处理，但点击 一次后就会从首页消失，与代办工作不同。 第第 2 章章个人办公个人办公 个人办理集中处理个人的相关事务。象短消息接发，待办工作，个人日程， 个人通讯录，电子邮件等等个人日常工作中用到的功能。 个人管理个人管理 个人管理主要是管理用户相关的事务。主要包括下面几部分：消息中心、待 办工作、任务派发、个人日程、个人文档、邮件系统、个人便笺、个人名片夹、内 部通讯录和个人设置。用户可在左边的二级菜单中点进去，处理相应的事务。 2.1.1 消息中心消息中心 消息中心管理用户的所有提醒、知会 、流程等等消息。 用户也可以在这 里收发消息。 消息中心默认显示我收到的消息；可以通过选择 “我发送的消息 ”核选 按钮显示我发送的消息。 快速查找可以输入各种查询条件，快速找到你想要的消息。点击查询字 段下拉框，你可以选择“标题 ”，“发件人 ”，“访问时间 ”，“分类 ”作为 查询字段。然后选择查询条件，查询条件根据字段的类型可能有不同的组合。如果 查询字段是字符类型的，那么查询条件就有“等于 ”，“不等于 ”，“包含 ” ，“不包含 ”，“为空 ”，“不为空 ”这样六种。同时会显示输入查询值的编辑 框。 其他的查询字段类型就会显示跟具体类型相关的查询条件下拉框与查询值输 入控件。譬如查询字段类型为时间的话，那么查询条件会显示“等于 ”， “不等于 ”，“大于 ”，“不大于 ”，“小于 ”，“不小于 ”，“为空 ”， “不为空 ”这样六种。同时查询值编辑框是个日期时间选择器，你能直接输入 时间，或者从 日历表上直接选择时间。如下图所示： 然后按 “查询 ”按钮，就会显示你所查询的结果。 按，弹出发送消息窗体。选择接收人，输入消息标题，消息内 容，设置提醒时间，然后点击发送按钮即可。 然后在 “我发送的消息 ”里就能看到刚刚发送的消息。 删除消息有两种方式：单条删除和批量删除。 单单条条删删除除： 删除少量消息时，使用单条删除比较方便。单击你要删除的消息 右边的删除按钮。 批批量量删删除除： 当你需要删除大量消息时，使用单条删除，那么效率就会比较低。 此时可以使用批量删除。选择你要删除的消息左边的核选按钮，然后按 按钮， 确认后 就能删除你所选的消息。 2.1.2 待办工作待办工作 待办工作显示需要你办理的各种工作流程。像公文的发言收文，各种项目 审批等等。 右边的类别下拉框可以选择状态的类别，分别有。我 的申请显示你所启动的流程。我的待批事项显示需要你审批的流程。我的已批事项 显示你已经审批完成的事项。选择相应的事项类别就能显示相应的事项。 点击 “申请概要 ”显示 该流程的详细信息，或者点击发送连接对流程进行 审批处理。 2.1.3 任务派发任务派发 领导可以给下属派发任务。 接受人会收到内部短信提醒，他可以在不同时段对任务进行反馈，最后领导 可以结束任务。 领导可以根据任务试图判断某个时间段哪些人有空闲。 2.1.4 个人日程个人日程 个人日程可以安排日常工作计划，并可以 设置定时提醒。 双击时间旁边的空白处即可添加新的日程： 填写新的日程后，点击保存返回，保存所填写的内容。 在主页上会显示当天的日程。 2.1.5 个人文档个人文档 可以使用公司文档库 可以对文件夹和文件设定权限。 上传文件大小无限制。上传时还会显示进度。 邮件系统邮件系统 邮件系统分为内部邮件系统和外部邮件系统，内部邮件系统需要另外安装， 外部邮件系统只邮件不存在别的提供商那里，如,这里的功能类似 outlook 和 foxmail 等。 2.1.6 收邮件收邮件 选择一个邮箱，点收邮件。 2.1.7 写邮件写邮件 2.1.8 收件箱收件箱 2.1.9 帐号设置帐号设置 辅助工具辅助工具 2.1.10 个人便笺个人便笺 个人便箋记录个人一些常用信息。要添加新便箋点击按钮。 分别填写名称，内容。然后按保存。然后就能在右边，看到刚刚保存的便箋了。如 果要修改已有便箋内容，直接单击便箋图标。修改内容后，按修改按钮就能保存的 便箋内容。 2.1.11 个人名片夹个人名片夹 个人名片夹相当于私人通讯录。存储个人的联系人信息，用户只能查看，编 辑，修改，删除自己创建的数据。 点击按钮查看联系人信息，点击按钮可以编辑联系人信息，点击 按钮删除联系人信息。 2.1.12 内部通讯录内部通讯录 内部通讯录管理公共的联系人信息。每个用户能看到所有的数据-包 括别人创建的数据，但是只能修改自己创建的数据。 点击按钮查看联系人信息。 2.1.13 个人设置个人设置 2.1.13.1 修改密码修改密码 修改密码修改用户的登录密码。分别输入原密码，新密码，新密码确认，再 按“保存 ”按钮，确认对密码的修改。 2.1.13.2 联系方式联系方式 联系方式填写 用户的 个人信息里的联系方式。在下表内用户可填写邮件 地址、手机号码、小灵通、其他电话、办公室电话和住宅电话等内容，然后 按保存即可。 2.1.13.3 列表显示行数列表显示行数 设置列表显示的行数，即设置本页可以显示几条记录。像消息中心里的 消息列表每页显示的行数。 2.1.13.4 时间日期格式时间日期格式 设置时间，日期的显示格式 2.1.13.5 个人签章个人签章 设置收文发文里的个人签章图片 。 点击 “更改 ”按钮，出现上传个人签章页面。 点击 “保存 ”按钮，保存你上传的个人签章。 2.1.13.6 指定流程代理指定流程代理 当用户因故出差或有其他事情时，可以设置用户流程的代理，来代替自己处 理一些 工作。 点击指点流程代理后，可看到自己的代理人，以及别人请 自己 代理的流程等。 如下图： 点击则可增加自己的流程代理人： 填写要代理的流程类别、代理人跟起始日期后，点击保存，点击 则取消该流程代理，点击删除本条代理。 2.1.13.7 自选风格自选风格 自选风格可以设置系统界面的样式。核选要选择的样式，然后刷新页面就会 看到你选择样式的效果。 考勤管理考勤管理 考勤时在主界面的签到签退出进行考勤。 2.1.14 考勤汇总考勤汇总 显示每个月的整个公司的考勤情况。 2.1.15 考勤查询考勤查询 人事部可以查看每个人的考勤记录，其他人只能查看自己的考勤记录。 第第 3 章章网上审批网上审批 网上审批 为常用的网上审批流程。 出差申请管理出差申请管理 3.1.1 出差申请出差申请 出差申请结果直接跟考勤挂钩。 领导审批通过后指定日期的考勤记录自动显示为出差。 3.1.2 加班申请加班申请 3.1.3 漏签审批漏签审批 当考勤时忘记考勤，可以填写漏签单，等领导审批后相应的考勤记录状态将 变更。 3.1.4 请假审批请假审批 等领导审批后相应的考勤记录状态将变更。 3.1.5 补休审批补休审批 等领导审批后相应的考勤记录状态将变更。 3.1.6 合同申请审批合同申请审批 3.1.7 预算申请审批预算申请审批 3.1.8 借款申请审批借款申请审批 3.1.9 修理申请审批修理申请审批 第第 4 章章公文管理公文管理 公文管理包括发文管理，收文管理，公文归档 及公文配置 四大模块。 拥有公文管理权限的用户，可以针对公文配置里的 主题词 和文种 的进行 设置。 发文管理发文管理 4.1.1 发文拟制发文拟制 发文拟制用于公文的起草。点击 “发文拟制 ”菜单， 显示 当前用户 已拟 制发文列表。 点击按钮， 出现可 拟制公文 列表 。点击公文名称选择你所要拟 制的公文。 根据你要拟制公文内容输入公文 的信息。 主送单位可以点击右边的 按钮选择本 单位 的部门或者 如果 主送单位是外面的单位时可以直接在编辑 框里输入。 抄送单位也和主送单位一样。然后在处双击，调入你的个 人签章。 输入所有公文信息内容后，按按钮保存内容。 保存后显示如 下界面： 你已经输入公文的基本信息，现在点击按钮开始拟制公文正 文。 在新建正文对话框里你可以选择Word 或者 Excel 公文格式。然后再在下 拉框里选择你所要拟制公文的模板。公文模板可以预先让系统管理员 在系统 设置里输入。或者你想从头开始拟制公文，那么就选择新建Word 正式。 按“确定 ”按钮后，进入公文正文编辑界面 ： 正文编辑界面有两部份组成； 其一为公文正文控制按钮。如下图所示： 1）保存到服务器：保存当前编辑公文正文到服务器。 2）另存为 ：导出 当前 编辑公文， 保存到本地。 3）文件上载：可以把本机的Word 文档导入到当前编辑区里，然后在 这个基本上做修改后来拟制公文。 4）套用数据： 5）接受痕迹：接受修改痕迹。 6）盖章：对公文进行盖章。 7）印章检查：检查所盖印章的有效性。 8）隐藏痕迹：显示或隐藏编辑痕迹。对于公文流转中的不同的经办人 员，公文正文编辑界面使用Word 的痕迹保留功能，使每个人的修 改痕迹都以不同的颜色区分开来。 9）页面设置：设置页面参数。 10）打印文档：调用Word 的打印文档界面。 其二 为内嵌 Word 的文档编辑界面。这里的编辑功能跟平常的Word 相 同。 这里不再赘述。 对公文正文编辑好之后，点击“保存到服务器 ”按钮，保存所做的公文 修改。 拟制好公文正文后，如果输入的公文信息都没有问题。那么可以点击 按钮，把公文发送到接下来的经办人来处理。有时你想在发送 到下一经办人之前看一下当前公文的流转过程，那么点击 按钮。 显示公文流转 过程 ，如下所示： 公文流转的流程在系统管理的流程管理里设定。详细的情况请参考t 管理员手册 的流程管理部份。 或者有时候你在审批公文时，想看看前面经办人员对公文的处理过程，那么 选择这个标签，显示详细的办理节点信息。 到现在，你已经拟制好了公文，并且了解了公文的流转过程。现在可以把公 文发送给下一个经办人员。点击按钮，出来公文发送界面。如下所示： 在这里输入你想要写的处理意见，然后点击确定按钮，此时系统提示你流程 将转到下一经办人办理。 到此公文的拟制就已完成。 4.1.2 待办发文待办发文 待办发文 处理 需要你办理的公文。接上面的发文拟制。现在已刚才发文拟 制的下一经办人的身份进入系统后，就能看到你的待办工作。 从上图可以看到，有两项跟刚刚拟制的工作有关的信息。1.在待办工作 栏目里一直显示需要你办理的工作。2.在个人消息里显示需要你办理的工作的 链接。 所不同的是，个人消息里的链接一旦你点击后就不会再显示在首页。而待 办工作里，如果你还没有办理完，那就会一直显示。点击 “待办工作 ”或者 “个人消息 ”里的链接，就到了办理公文的界面。 在填写审阅意见之前，点击按钮， 进入公文正文的修订界面， 以审阅，修订公文正文。 这里的操作方式基本上跟上一节里的公文拟制差不多。有一个区别是如果审 阅跟拟稿不是同一个人，那么编辑的文档会以不同的 颜色区分，并且会有痕迹 保留功能。 系统会自动保留各个用户修改过的痕迹。一旦修改好公文正文后， 想看下最终修改结果，可以点击按钮。这个按钮可以在最终结果和修 改痕迹之间切换。审阅后公文正文后，点击“保存到服务器 ”按钮保存所做 的修改，然后退出公文正文编辑界面。 现在可以填写你的审阅意见及个人签名。如下图所示： 这是一般正常的流程，有时候可能也会出现一些异常情况；譬如有时候你想 把公文退出给拟稿人，那么可以点击，把公文退回给拟稿人。 好了，现在以正常的流程进行的话。那么下一步就是把流程发给下一个经办 人。那么点击按钮。 进入流程发送界面： 在这里可以看到，下一审批节点是会签和签发二选一，根据你的公文的实际 需要，选择流转节点，譬如你不需要会签就直接签发的话，那么点击“签发 ” 单行按钮。 然后按 “确定 ”，系统就会把公文发送给下一经办人。 4.1.3 发文监控发文监控 发文监控可以查看所有正在进行中的 你有查看，管理权限或者你自己拟稿 或者参与的 正在办理中的公文流程。有时你办理完一个公文流程的时候，想看 看这个流程目前的办理情况。那么就可以来发文监控 查看 。 点击发文标题或者按钮，查看当前流程的详细情况。如下图所示： 如果你有这个流程的管理权限，就会出现管理权限所对应的按钮， 。点击按钮可以删除流程。点击可以把流程直接跳转到你想要的节点。 选择你要跳转到的节点，然后再选择经办人，再点击按钮。 点击 “催办 ”，弹出发送催办消息窗口： 输入消息标题及消息内容后，选择通知形式，然后按确定就能给当前办理人 发送催办消息。 4.1.4 发文查阅发文查阅 发文查阅可以查阅已经归档的成文。这里的成文包括自己拟制的公文和自 己参与过的公文。 收文管理收文管理 4.1.5 收文登记收文登记 收文登记对收到的公文进行登记。 此处显示已经登记收文列表。可以在快速查找里输入相应的查找值，查找相 应的已登记收文。 点击按钮， 显示可登记 收文 列表框 。 选择你所要登记的收文流程。就会出来收文登记界面。如下所示： 收文的录入分两部份。1.收文的基本信息：如上图所示的来文编号，来文 单位等等内容。 2.收文正文：保存收文的基本信息后，再输入收文正文。如果收 文正文是 Word 文档，那么通过编辑正文导入。否则通过扫描或者打字等方式录 入。 输入公文信息后，按按钮，保存输入的公文。此时页面显示保 存后的信息。点击按钮进行正文编辑。 在新建正