新特展览CRM软件说明书.doc

新特展览客户关系管理系统使用说明书 适用版本：增强版v3.82.001以上新特展览客户关系管理系统1使用说明书1第一章 软件安装51.1系统安装环境要求51.2新特CRM安装51.2.1服务端安装配置51.2.2客户端安装配置7第二章 系统初始化管理82.1项目组管理82.2用户权限管理82.3密码修改92.4客户基本信息设置92.5系统基本配置102.5.1系统配置之界面选项112.5.2必输栏目和新增显示栏目控制122.5.3自定义栏目管理122.5.4共享和保护管理132.5.6清空数据132.6退出系统14第三章 客户信息管理143.1客户资料管理153.1.1新增客户资料153.1.2编辑客户资料163.1.3删除客户资料163.1.4客户资料审核与驳回163.1.5批量操作客户信息173.2联系人资料管理173.3联系记录管理183.4收藏夹管理203.5客户资料导入导出203.5.1客户资料导入203.5.2客户资料导出213.6客户回收站管理223.7客户数据排重和多条件查询223.7.1重复客户数据查询233.7.2多级客户数据查询23第四章 营销及辅助工具244.1营销工具254.1.1邮件群发254.1.2传真群发254.1.3短信群发264.2呼叫中心274.3辅助工具284.4打印制表29第五章 展会服务管理415.1展会相关代码设置415.2展会管理445.3展会图片管理445.4客户参展管理455.4.1参展记录管理455.4.2参展人员管理465.4.3展具搭建管理485.4.4会刊会议宾馆管理495.4.5其它费用、财务管理505.4.6回访管理、业务分析515.5统计分析报表和汇总管理525.5.1统计分析报表525.5.2汇总管理53第六章 软件维护556.1 数据库备份556.2 数据库还原566.3客户端软件自动升级57附录A：常见疑难解答58功能概述新特公司在积累多年的行业经验上专为展览公司量身定制开发了一套展会客户关系管理系统，本系统以客户为中心，实现数据库营销和销售自动化，系统充分发挥了网络数据库软件在信息记录、管理控制等方面的优势，在辅助展览公司业务运作方面起到了很好的作用。目前有以下几个版本，不同版本的说明书相应章节对应下。章节小节通用版展览普通版展览增强版展览搭建版第一章软件安装软件安装第二章系统初始化管理系统初始化管理第三章 客户信息管理客户信息管理第四章营销及辅助工具营销及辅助工具第五章展会服务管理5.1展会相关代码设置5.2展会管理5.3展会图片管理5.4.1参展记录管理5.4.2参展人员管理5.4.3展具搭建管理5.4.4会刊会议宾馆管理5.4.5其它费用、财务管理5.4.6回访管理、业务分析5.5统计分析报表和汇总管理第六章软件维护软件维护第一章 软件安装1.1系统安装环境要求计算机类别：服务器其它电脑操作系统：Win2003/Win2008/Win7Win XP/ Win7/Win8CPU：双核3.0GHZ以上双核1.8GHZ以上内存：4G以上1G以上网络协议：TCP/IP协议，固定IPTCP/IP协议，可动态IP1.2新特CRM安装新特展览CRM软件安装程序分服务端和客户端两部分（如下图）。服务器上安装“新特展览CRM增强版(服务端)”，其它电脑上安装“新特展览CRM增强版(客户端)”，在下面将分别详细讲述如何安装。1.2.1服务端安装配置新特展览客户关系管理系统是采用微软数据库软件SQL Server作为后台数据库进行数据管理。我们软件自带SQL Server迷你版，当然，您也可以自己安装微软的SQL Server完全版。注：安装前请先关闭Windows防火墙以及退出安全软件（例如：360安全卫士）1、 双击软件安装压缩包中的“新特展览CRM增强版(服务端)”（后面数字是版本号会变动），按安装提示界面默认一步步进行，如果是正式使用系统安装，建议安装路径C：盘改为D：盘(如下图)，其它默认即可。 2、 下一步选择要安装的组件，首次安装用户建议使用“完全安装（同时安装MSSQL迷你版）”（参照下图） 如果电脑上已经安装了我们的软件，只想做软件升级，那么请选择“升级安装（保留原数据库文件）”，如果电脑上已经装有微软的SQL Server数据库，那么可以选择“完全安装（仅CRM软件）”3、 安装完界面，如果服务器电脑上已经安装了SQL Server完全版，就不用勾选【安装MSDE2000Mini版】 4、 点击完成会自动安装“微软Sql Server迷你数据库”，如果安装成功后，电脑右下角会出现图标，这说明系统服务端已经正常运行可用了。点“测试客户端”即可使用CRM软件。5、 如果提示“连接数据库失败”（如右图），则首先检查前面“第2点”和“第4点”有没有装好，安装过程中是否有报错，如果有，则尝试重新安装一次。如果确认没问题，则点击右图中的按钮“是”，会进入上一步进行“数据库配置工具”界面。6、 如果上面第5点总是提示连接失败，则有可能是Sa设了密码，可在配置界面上填写Sa密码并点“测试连接”按钮成功即可，也可能是您在安装SQLSERVER的过程中没有选择“混合验证模式”，可以按照如下方法解决：单击开始-运行”输入“regidit”进入注册表找到HKEY_LOCAL_MACHINESOFTWAREMicrosoftMSSQLSer-verMSSQLServer,在右边列表里找到LoginMode，将其值修改为1，关闭注册表。然后重新点击安装数据库按钮。1.2.2客户端安装配置其它电脑上只需要安装“新特展览CRM增强版(客户端)”程序。完全按照安装界面提示装完即可。默认会弹出如右图所示的“数据库配置工具Client”，如果是在服务器本机上使用，默认直接点“启动主程序”即可进入CRM软件开始使用了(Admin密码默认为：123456)。如果是在客户端电脑上使用则你需要做如下几步：1、 将数据库配置界面上的“服务器”栏“,6976”改为安装新特CRM服务端那台电脑的IP地址或计算机名（如88,6976 或者 crmserver,6976），然后点“测试连接”按钮。如果测试成功，则启动主程序即可进入CRM软件正式使用。2、 如果配置完后点测试连接，出现“连接数据库失败” 的提示（如右图），则说明你的电脑和服务器数据库连接不通或者不在一个局域网内，首先需检查上面第1点“服务器的IP地址或计算机名”有没有填写正确，再就是确认服务器上的Sql Server数据库是否是新安装的且SA密码为空，否则需让系统管理员去检查服务端的设置及SA的密码。注：如果以上安装过程中有疑难问题，可联系我公司客服人员QQ：907740287或者QQ:229652162或到新特网站 查看我公司客服人员联系方式。第二章 系统初始化管理前一章我们完成了新特展览客户关系管理系统的安装，并进行了必要的数据库前台和后台的配置。这章将从软件整体初始化管理的角度来分析用户的使用权限和客户分类信息的预定义功能。2.1项目组管理 操作步骤：单击【系统设置】点击【项目组客户分组】选中【项目组客户分组】点击【添加】然后在右边项目组名称里输入对应的本公司项目组创建完项目组后必须创建客户分组，操作步骤：选中项目组名，如【五金项目】单击【添加】输入分组编码、名称单击【保存】按钮，即可保存成功！对某个分组可以进行编辑，选中某个分组， 点击【编辑】，就可以对该分组进行相应的编辑。图-2.2.2设置完之后，可以点击保存按钮进行保存。选中某个分组单击【删除】即可删除该分组。注：这里的编码规则为一级为2位数编码，二级为4位数编码，以此类推。该分组让跨项目组人员可视，勾上则自动把这个分组分配跨项目组人员看到，不勾则不让看。2.2用户权限管理 操作步骤：单击【系统设置】点击【操作权限管理】进入“操作权限管理”界面先点击【角色列表】选项设置好对应的角色，默认系统里面有三个基础角色：超级管理员、普通管理员、普通用户；您也可以新建新的角色，比如财务人员、客服人员、信息中心等； 注：这里的角色就类型公司内部的职位，一般业务员统分配的普通用户，业务主管分配的普通管理员，超级管理员分配部门经理或者软件管理员。其它角色可以自己创建定义创建好角色后，接下来就是新建操作员，操作步骤：点击【操作员列表】单击【新建】，在弹出的“新增操作员”界面，操作员姓名里输入操作员姓名，初始密码123456，操作员角色选择对应的角色，所属项目组选择该操作员负责的项目， 注：如果该操作员是负责两个项目组以上的，那么所属项目组不用选择，把跨项目组勾上即可。所属部门选择对应的部门，工号输入对应的工号（如801）选择【可操作个人客户分组】选项，勾选上让可操作的分组， 注：不勾上分组，操作员登录是看不到该分组的。单击【可看项目组中的客户分组】选项，勾选上对应的分组，一般跟随可操作个人客户分组勾选。 注：可看项目组中客户分组是指业务员能看到别人客户名的公司名称，但是不能看到联系方式；这样做是为了方便业务员查询客户信息是否已经存在。2.3密码修改操作步骤：单击【系统设置】点击【修改密码】在旧密码里输入原来密码（默认123456）新密码输入您要修改的密码，验证里面再一次输入新密码。单击【确定】即可完成密码修改。2.4客户基本信息设置为了对客户相关信息字段录入时的方便性和管理的规范性，可以预先设置客户的相关基本信息。操作步骤：点击【系统设置】单击【基本代码设置】，弹出“基本代码管理”窗体（如下图所示），在该窗体中，您可以看到国家、职位、部门、客户来源、客户等级、企业性质、客户状态、删除原因、本公司部门和重复词汇等选项。 点击对应的选项，点击【添加】即可预设对应的客户相关信息。 2.5系统基本配置操作步骤：点击【系统设置】单击【系统配置】，弹出“系统配置”窗体（如下图所示 ），在该窗体中，您可以看到本单位信息、界面选项、必输栏目控制、新增显示栏目控制、自定义栏目设置、共享和保护设置、清空数据等选项。在如图所示的“本单位信息”选项中输入您公司对应的信息，【本地区号】这个字段务必要输入您所在地的电话区号，因为这个区号，在后期一键拨号中，用于识别外地号码和本地号码的区别。2.5.1系统配置之界面选项操作步骤：如上图所示，点击【界面选项】栏目，然后会显示如下图所示：1、 客户、联系人、联系记录选项，该选项里面主要用于设置编辑客户、导入客户时对客户信息的重复判断设置对应的条件。2、 项目组客户列表的查询限制，该选项主要用于设置查询客户时是否在项目组客户中显示，勾选上就表示查询该客户时不会在项目组客户中显示，这个一般不打勾，因为你一旦勾选上那么业务员查询某一个不属于他的客户时就查询不到，以至于业务员以为该客户没有存在于系统中，就会重新录入该客户，这样就容易造成数据重复输入。3、 展会相关选项，该选项主要用于设置展会相关的一些设置，第一个选项勾上就代表启动光地面积计算展位价格，如果公司用的标摊计算展位价格的，那么就不用勾选该选项，第二个选项是指业务员是否可看所有展会名称，一般公司都会勾选上。4、 启用展会功能模块选择，该选项主要用于控制客户对应的业务模块。比如本公司只做国内展，没有涉及到国外展的一些项目，那么就可以把启用参展人员管理勾选去掉。其它依此类推。2.5.2必输栏目和新增显示栏目控制操作步骤：点击【系统设置】单击【系统配置】点击【必输栏目控制】选项或【新增显示栏目控制】选项，必输栏目控制主要用于控制新增客户时哪些字段必须输入内容，不输入内容不让保存，新增显示栏目控制主要用于控制新增客户时哪些字段显示，一般不重要的字段可以隐藏掉这样新增界面看起会更直观，不过新增显示栏目必需跟随必输栏目走，也就是说必输栏目勾选上的，新增显示栏目也必需勾选上。2.5.3自定义栏目管理操作步骤：点击【系统设置】单击【系统配置】点击【自定义栏目设置】，该选项主要用于设置客户信息和参展人员信息里面的自定义信息。如下图所示2.5.4共享和保护管理操作步骤：点击【系统设置】单击【系统配置】点击【共享和保护设置】，该选项中“共享客户”选项主要用于控制共享客户信息时是否共享联系人、联系记录、以及是否可编辑共享客户。“客户受保护设置”主要用于控制业务员保护客户数量、天数、以及保护客户的相关限制和有联系自动续保天数的设置。具体如下图所示：2.5.5清空数据操作步骤：点击【系统设置】单击【系统配置】点击【清空数据】，该选项主要用于清空系统相关数据，进行初始化设置，一般不要轻易去用他。具体如下图所示注：清空数据后所有数据都会丢失掉，所以系统配置一般不开放给普通管理员，只有超级管理员才会有这个权限2.6退出系统操作步骤：点击【系统设置】点击【退出程序】；或者直接点击软件右上方的【关闭】按键即可退出系统。第3章 客户信息管理前一章我们完成了新特展览客户关系管理系统初始化设置，并进行了必要的数据项目及用户的设定。这章将从软件整体来讲解下客户信息管理。客户信息管理分为客户基本资料管理、联系人资料管理、联系记录管理、收藏夹管理、客户数据的导入、导出和客户数据的回收管理。以及数据的重复识别、模糊二次查询和组合查询等。3.1客户资料管理3.1.1新增客户资料操作步骤：在新特展览客户关系管理系统主界面，在工具栏里点击【新增客户】，弹出“添加客户信息”窗体（如下图所示），该窗体所显示的输入项是先前所介绍的【系统配置】中的“新增显示栏目控制”设置的结果，您可以按需要进行相应的添加，注意的是：您先前在【系统配置】中的“新增必输字段”的设置要求您必须将勾选的选项录入数据，否则将无法保存数据。3.1.2编辑客户资料操作步骤1：选中您需要修改的客户资料，双击鼠标左键，即会弹出一个“客户信息”窗体，然后单击【编辑】修改对应的客户资料，修改完成后点击“保存”按钮即可完成编辑。操作步骤2：选中您需要修改的客户资料，右键鼠标右键，点击【编辑客户】，在弹出的“编辑客户信息”窗体中，输入您要修改的信息，最后点击【保存】按钮完成客户编辑。3.1.3删除客户资料操作步骤1：选中您需要删除的客户资料，双击鼠标左键，即会弹出一个“客户信息”窗体，然后单击【删除】即可删除客户资料。操作步骤2：选中您需要删除的客户资料，右键鼠标右键，点击【删除客户】，即可删除对应的客户资料。3.1.4客户资料审核与驳回双击某条客户资料，进入客户编辑状态，在客户编辑窗体中可以点击窗体上的“审核”按钮，即可完成对该条客户资料的审核，也可以点击“驳回”，即可完成对该条客户资料的驳回。3.1.5批量操作客户信息批量操作客户信息包括批量客户移交、共享客户、设为受保护客户、取消受保护、变更客户分组、复制到客户分组、批量设置主联系人、自动生成省市邮编、批量修改其它信息、批量审批、批量驳回等，具体如下图所示；操作步骤：打开客户列表，找到要批量修改的客户资源点击全选选中客户点击鼠标右键在弹出的子菜单中，鼠标移动到【批量操作客户信息】然后在弹出的二级子菜单中单击您要操作的选项，进行对应的修改操作即可。3.2联系人资料管理操作步骤1：选择一客户，在界面下方点击【联系人】选项在联系人选项中右击鼠标，即会出现一个子菜单然后选择“新增联系人”即可增加对应的联系人。操作步骤2：双击打开一个客户信息，在客户信息窗口中，找到联系人明细里面的加号，点击下，即可增加对应的联系人。如下图所示：1、添加联系人资料在【联系人】选项中，图-3.1.6右键鼠标点击“新增联系人”菜单，即会弹出一个“添加联系人”窗体（如右图所示）让你添加联系人资料，资料输入完毕之后,点击新增按钮,联系人资料即存入到数据库中。此时有关的表单项目会自动清空，程序可以开始接受您输入下一个联系人的资料。2、编辑联系人资料如果您需要修改某一个联系人的资料,找到该联系人记录右击点击“编辑联系人”按钮，即会弹出一个窗体让您修改联系人资料,修改完成后点击【保存】按钮即可。3、删除联系人资料选中某一个联系人记录,右击点击“删除联系人”即可。3.3联系记录管理操作步骤1：选择一客户，在界面下方点击【联系记录】选项在联系记录选项中右击鼠标，即会出现一个子菜单然后选择“添加联系记录”即可增加对应的联系记录。操作步骤2：双击打开一个客户信息，在客户信息窗口中，找到最近联系里面的加号，点击下，即可增加对应的联系记录。如下图所示：1.添加联系记录图-3.110图-3.1.10在【联系记录】选项中，右键鼠标点击“添加联系记录”菜单,即会弹出一个“当前客户添加联系记录”窗体（如右图）让您添加联系记录，按照界面提示输入相对应的数据，点【保存】按钮即可完成联系记录的录入。为了方便客户即时地去处理某件事情，提高工作效率，系统还提供了事务提醒功能。例如可以提醒您客户的生日或交易日等重要日期的到来。钩选“需要跟进提醒”，并选择“提醒时间”便可。2.编辑联系记录如果您需要修改某一条联系记录，找到该联系记录，右击点击“编辑联系记录”按钮，即会弹出一个窗体让您修改联系记录，修改完成后点击保存。3.删除联系记录选中某一条联系记录，右击点击删除联系记录即可。4. 联系记录管理器在主界面左边导航栏中的客户管理下拉菜单中找到“联系记录”，点击该联系记录，弹出“联系记录管理”窗口（如下图所示），此处显示的是总的联系记录，选中某条记录，双击左键或者单击右键，再弹出的子菜单中点击【查看选中联系记录对应的客户列表】，这样您就可以按不同的记录来查看不同的客户信息；也可以将这些联系记录全部或部分的导出到Excel文件中。5. 组合查询联系记录 在【联系记录管理】窗口我们可以根据业务员和联系时间快速搜索对应的联系记录，也可以点击界面上的【组合查询联系记录】按键，进行对应的组合条件查询想要的联系记录，具体如下图所示：3.4收藏夹管理操作步骤：点击【客户数据操作】菜单栏点击【收藏夹管理】在弹出的“收藏夹管理”窗口中，点击【添加】，然后输入对应的收藏夹名称(如下图所示)，完了点下【保存】即可创建好一个收藏夹。3.5客户资料导入导出3.5.1客户资料导入 图-3.1.12操作步骤：点击左边导航栏【客户数据操作】里的“从Excel导入客户数据”功能在弹出的“Excel文件导入到数据库”窗口中，选择您要导入的Excel文件，点【打开】然后在弹出的“字段映射”窗口中，配置好“源字段”和“映射字段名”，选择好客户分组、业务员、业务关系和客户名称重复判断条件，点击【开始导入】即可从Excel文件中导入客户资料。注：在选择导入某个Excel文件时，会弹出“字段映射”窗体，您需要将源数据字段跟系统映射字段名统一，即源数据字段的“客户名称”对应系统映射字段的“客户名称”。匹配好之后，点击开始导入，才能正确导入客户数据，不配置好是导入不进去的。3.5.2客户资料导出客户资料导出包含：客户联系方式导出、客户详细数据导出、客户汇总信息导出。1、客户联系方式导出系统提供了电子邮箱、网址和联系人手机号码等联系方式导出为TXT文档功能。操作步骤：在客户列表中选中要导出的客户信息鼠标右健点击【导出邮箱网址手机号】菜单,即会弹出一个“导出电子信箱网址联系人手机”窗体(如右图), 如果您只想导出当前客户的电子信箱,保持默认设置。点击【开始】按钮,程序即开始把客户的E-mail地址导出为文本文件,这时您可以使用电子邮件群发软件给客户群发E-mail了。导出网址和导出手机号码操作同上。2、 客户详细数据导出在客户资料列表里选中所需要的数据或勾选【全选】然后鼠标单击右键，在弹出的子菜单中选择“导出客户为Excel文件”，然后选择要导出的对应资料(如下图)，系统就会将客户数据以Excel文件的形式导出。3、 客户汇总信息导出在【汇总】下面打开对应的汇总报表，然后选择好对应的条件点击【汇总】按键，这时该汇总报表界面就会出来你想要的汇总信息，然后你点击下汇总界面的【导出为Excel】按键，即可导出客户汇总信息。如图所示：3.6客户回收站管理客户回收站类似操作系统的回收站功能，为了防止误删数据，被删除的数据会先被放在客户回收站。选中某个客户，单击“还原”，被删除的数据就会恢复，可以在客户列表里找回这条数据；单击“删除”，被选中的客户数据将被从回收站中删除。注：客户回收站中的数据被删除了就算彻底删除了，是找不回来的，所以回收站里面的数据不要乱删除，只有确认是无效资料了才删除，这个权限也不要开放给普通用户。3.7客户数据排重和多条件查询3.7.1重复客户数据查询本系统提供了重复客户数据查询功能，多途径智能化判断重复客户，可有效防止业务员撞单。操作步骤：点击【客户数据操作】点击【查找重复客户记录】或者在“新特展览客户关系管理系统”主界面，左边导航栏里找到客户数据操作下拉菜单中的“查找重复客户记录”，点击此按钮，弹出“查找重复客户记录”窗口（如下图）。图-3.3.1点击“按客户名称完全一样”右边下拉菜单，可以选择按不同的标准进行查找，比如选择“按公司名称精确判别”进行查找，窗口就会列出具有公司名称相同的所有记录。点击【删除记录】按钮就可以删除当前选中的客户记录。点击【进入重复库】就是把符合上某一条件的重复数据进入到重复库中，然后到客户列表中调用这批重复数据进去合并去重操作，因为在这个界面上不能直接合并去重，所以要先进入重复库后再在主界面调用所有查询出的重复客户。点击【清空重复库】就是将进入重复库中所有的客户记录都清除掉。3.7.2多级客户数据查询本系统提供了强大的组合查询功能，包括快速筛选、二次筛选、多条件组合筛选、树状行业分组筛选、树状展会多选筛选、客户等级筛选等多种客户及联系人的筛选查询功能，可以灵活组合使用。 1、快速筛选主要有按公司信息和联系人信息进行搜索。按公司信息搜索，可以选择公司名称、通讯地址、电话、传真、电子信箱、网址等等。按联系人信息搜索可选择联系人、手机号、办公电话、详细地址、QQ号、电子信箱等等；具体如下图所示：2、 二次筛选主要用于筛选某个项目组或者客户分组中的客户进行二次条件的筛选，操作步骤：双击打开某个项目组客户分组，例如【工业项目】，如下图所示：然后在界面中勾选【二次筛选】，左边“分组检索”会自动跳转到【二次筛选】界面，此时二次筛选界面文字是红色的，你可以根据自己的要求进行筛选，具体如下图所示：3、多条件组合查询筛选主要用于查询多种条件下的客户信息，例如：你想查询这周内业务员A输入的并且客户状态为有意向的北京客户，用上面的其它筛选功能都是实现不了的，所以这时就需要用到组合查询功能；这在就不细说了，具体看操作步骤和图解；操作步骤：打开【客户列表（展商）】，点击软件主界面上的【组合查询】按键，然后在弹出的【客户信息组合查询（逻辑与的关系）】窗口中，选择对应的条件，之后点击【搜索客户】即可查询到满足多条件筛选的客户信息。所下图所示：第四章 营销及辅助工具营销及辅助工具包括邮件群发、短信群发、传真群发、呼叫中心、备忘录、计算器、记事本、信封及标签打印。4.1营销工具4.1.1邮件群发操作步骤：选中要群发的客户信息，鼠标右键移动到群发单击【邮件群发】在弹出的对话框中选择对应的条件点击【下一步】进入E-MAIL群发菜单，第一次需要先设置帐号，这里可以设置多个邮箱，以便群发，还可设置平时常用的邮箱，到时直接从这里发送，不用再进入邮箱。 1）这里如果是用163邮箱，就填写 2）邮箱帐号可以不用写后面的后缀 3）密码写原来密码即可 4）发件人邮址：这里需要填写完整的邮箱 5）SMTP端口，不要动，就按这里默认的 6）发件人名称：写公司名称 7）回复邮址:写常用的邮箱地址,可以随时看到回复 8）每批发送不要超过10封，以免被屏蔽 9）每次发送间隔可以设为5分钟，这样群发时就不用管了，他会自动发送10）设置好后点新增帐号保存。 11)保存后，选帐号预测试 成功后帐号可用12)可以设置多个帐号进行群发。13)设置好后可以选择要发送邮件的公司名称或是联系人邮箱。14)选择发件邮箱帐号15)添写邮件内容。16)开始发送4.1.2传真群发选中客户后，单击传真群发，进入传真群发界面，在“选择传真文件”中选择要发送的文件（支持doc,exl,pdf,jpg,txtt等等），选择好发送文件，点击【提交】即可群发传真。4.1.3短信群发选中客户后，单击短信群发，进入短信群发界面，在短信内容里面输入要发送的信息，签名里面输入短信签名，点生成短信即可群发短信.4.2呼叫中心呼叫中心主要包含一键拨号、来电弹屏显示、来电查客户、电话录音、通话日志统计。使用呼叫中心前先安装商码通，进入CRM客户管理系统，点击图标，在弹出的对话框中点击【确定】，然后进入安装界面，默认【下一步】一直到安装完成，然后再点击【商码通】图标，就能登录商码通软件了（如图所示）。在这个界面您可以电话号码、手机号码直接拷贝到去电框里，然后电话摘机，点击就可以外拨号码。当有电话进来时就会弹屏显示客户名称、联系人、地址、业务员等信息，您也可以点击【CRM查询】按钮，查询该客户在CRM系统里面的详细信息。当然如果您想看通话日志统计可以点击【通话日志】按钮，在弹出的“电话通话记录”里面选择【电话呼入记录】或者【电话呼出记录】进行相关的查询，您也可以选中某个通话记录，点击下面的【播放录音】，就能听取通话录音。具体如下图所示：4.3辅助工具1、 文档管理文档管理主要用于管理通知文件、合同模板之类的常用文件。操作步骤：点击菜单栏【辅助工具】再弹出的子菜单中点击【文档管理（SMTOA）】或者点击主界面的【文档】按钮，进入文档管理界面。进行相应的文档类别创建，以及文档添加（如下图所示）2、 备忘录管理备忘录主要用于业务员记录当天或者以后容易忘记的事情做一个记录。操作步骤：点击菜单栏【实用工具】再弹出的子菜单中点击【备忘录】或者点击导航下各客户管理里面的【备忘录】选项，进入备忘录界面。进行相应的备忘录增加、编辑、删除（如下图所示）。3、 计算器 操作步骤：点击菜单栏【实用工具】再弹出的子菜单中点击【计算器】。用法同Windows操作系统中的计算器一样。4、 记事本操作步骤：点击菜单栏【实用工具】再弹出的子菜单中点击【记事本】。用法同Windows操作系统中记事本一样。4.4打印制表打印制表主要分三种打印方式，分别是客户基本资料打印、客户信封标签打印、信封打印（如下图所示）。1、 客户基本资料打印操作步骤：选中要打印的客户信息，点击菜单栏中的【打印制表】在弹出的子菜单中选择【客户基本资料打印】，在弹出的“客户基本资料打印”窗体中选择对应的条件，然后点击【打印】即可（具体如下图所示）2、 客户信封标签打印操作步骤：选中要打印的客户信息，点击菜单栏中的【打印制表】或者鼠标右键选择【打印预览】在弹出的子菜单中选择【客户信封标签打印】，在弹出的“信封标签打印”窗体中选择对应的条件，然后点击【打印】即可（具体如下图所示）3、 信封打印操作步骤：选中要打印的客户信息，点击菜单栏中的【打印制表】或者鼠标右键选择【打印预览】在弹出的子菜单中选择【信封打印】，在弹出的“信封打印”窗体中选择对应的条件，然后点击【打印】即可（具体如下图所示）第五章 展会服务管理展会服务管理包括展会相关代码设置、展会管理、展会图片管理、参展记录管理、参展人员管理、展具搭建管理、会刊会议管理、其它费用管理、财务管理、回访管理、业务分析、统计分析报表及汇总管理。5.1展会相关代码设置展会相关代码设置主要有展会类别管理、展会类型管理、展会单价管理、搭建单价管理、广告类型管理、会议类型管理、材料类别管理、同行公司管理、宾馆名称管理、应收项目管理、付款方式管理、银行名称管理、外向资料管理（如下图所示）。1、展会类别管理展会类别主要用于设置展会大类，例如您公司承办的五金展，那么您就可以在展会类别里面创建一个五金展类别，在后面创建具体展会名称时需要调用这个展会类别，操作步骤：点击菜单栏【展会服务管理】鼠标移动到【展会相关代码】在弹出的二级菜单中点击【展会类别】在弹出的“展会类别编码中心”窗体中，点击【添加】输入对应的展会类别编码，点击【确定】即可完成添加。选中对应的展会类别点击修改、删除按键，就可以进行对应的操作。具体如下图所示2、展会类型管理展会类型是指展位的一个标准，一般有标摊、特装、室外光地等。操作步骤：点击菜单栏【展会服务管理】鼠标移动到【展会相关代码】在弹出的二级菜单中点击【展会类型】在弹出的“展会类型编码中心”窗体中，点击【添加】输入对应的展会类型编码，点击【确定】即可完成添加。选中对应的展会类型点击修改、删除按键，就可以进行对应的操作。具体如下图所示3、展会单价展会单价是指增加参展记录时启用光地计算时每平方的价格。操作步骤同上。4、搭建单价搭建单价是指增加参展记录时启用光地计算时里面搭建调用的价格，操作步骤同上。5、广告类型广告类型是指增加参展记录时调用的广告类型，操作步骤同上。6、会议类型会议类型是指增加交流会时调用的一个会议类型，操作步骤同上。7、材料类别材料类别是指新建参展人员详细信息时，“准备材料清单及附件”选项中单击【添加材料】时所调用的一个类别。操作步骤同上。8、同行公司同行公司是指竞争对手公司名称，在增加参展记录的时候能用到，比如一家客户提前和同行公司签约了这个时候可以在参展记录里面勾选下同行公司提供服务。操作步骤同上。9、宾馆名称宾馆名称是指增加宾馆信息时调用的宾馆名称。操作步骤同上。10、应收项目应收项目是指增加其实费用时费用信息里面应收项目调用的名称。操作步骤同上。11、付款方式付款方式是指财务增加财务记录时客户给本公司付款的方式，操作步骤同上。12、银行名称银行名称是指财务增加财务记录时客户给本公司付款的银行信息，操作步骤同上。13、外币资料外币资料是指人民币兑换其它货币的比例，也就是汇率。操作步骤同上。5.2展会管理展会管理主要用于创建具体的展会名称，以便于业务员添加参展记录时调用。操作步骤：点击菜单栏【展会服务管理】鼠标单击【展会管理】在弹出的界面，点击【新增】在弹出的“展会项目信息”窗口中输入展会名称、举办年份、开展日期、结束日期、双击展会类别后面的土色框选择对应的展会类别（这个就是前面6.1-1里面提起的）、所属项目组（这个一定要选好，不然导入参展记录会导不进去，一个展会名称只能对应一个项目组）、立项时间（是指确立这个展会的日期）、展会管理员（服务人员），输入完后点击【保存】完成创建。对应的编辑、删除按键也是类似的操作步骤，在这就不细说了（具体如下图所示）；展会管理界面【查询】按钮主要用于展会名称过多时查询某些展会是否已经存在使用。5.3展会图片管理展会图片信息管理主要用于管理展会相关的图片，操作步骤：点击菜单栏【展会服务管理】鼠标单击【展会图片信息管理】在弹出的“展会图片信息管理”界面，点击【添加】在弹出的“新增图片信息”窗体中，双击【图片名称】后面的灰色框，然后选择要增加的图片文件，展会名称里面双击选择对应的展会名称，图片类别选择对应的类别，写好备注，单击【确定】，完成添加（如下图所示）5.4客户参展管理5.4.1参展记录管理参展记录主要用于记录正式客户跟本公司签约展位的相关信息。参展记录一般多用于国内承办展览公司。1、增加参展记录操作步骤：选中一个客户信息，在客户信息下方点击【参展记录】选项然后鼠标右键参展记录下方任意处在弹出的子菜单栏中，单击【添加参展信息】在弹出的“添加参展信息（展位、楣板、广告）”窗体中输入展会相关的信息点击【新增】完成参展记录的添加。如下图所示：2.编辑参展信息如果您需要修改某一条参展信息，找到该参展信息，鼠标右键点击【编辑参展信息】按钮或者鼠标双击该参展记录，即会弹出一个窗体让您修改参展信息，修改后点击【保存】即可完成参展信息修改。3.删除参展信息选中你要删除的参展信息，鼠标右键点击【删除参展信息】即可删除这条参展信息。5.4.2参展人员管理参展人员主要用于记录国外展、带团出国参展人数、人员费用等详细信息。1、增加参展人员操作步骤：选中一个客户信息，在客户信息下方点击【参展人员】选项然后鼠标右键参展人员下方任意处在弹出的子菜单栏中，单击【新增参展人员】在弹出的“新建参展人员信息”窗体中输入展会名称、参展人数、价格等点击【新增】在弹出的对话框中点击【确定】完成参展人员的添加（如下图所示）。参展人员新增成功后，系统会弹出“编辑参展人员信息”窗体，您可以在这个窗体中录入对应的参展人员明细。操作步骤：点击“编辑参展人员信息”窗体中的【添加人员详细信息】在弹出的“新建参展人员详细信息”中录入参展人员的相关详细信息，该窗口中的就是上节（6.1-7）中提到的材料类别调用的项。点击【新增】完成参展人员详细信息的增加。具体如下图所示2.编辑参展人员信息如果您需要修改某一条参展人员信息，找到该参展人员信息，鼠标右键点击【编辑参展人员】按钮或者鼠标双击该参展人员信息，即会弹出一个窗体让您修改参展人员详细信息，修改后点击【保存】即可完成参展人员修改。3.删除参展人员信息选中您要删除的参展人员信息，鼠标右键点击【删除参展人员】即可删除这条参展人员信息。5.4.3展具搭建管理1、 展具租赁管理操作步骤：选中一个客户资料，在客户资料下方点击【展具】选项然后鼠标右键展具下方任意处在弹出的子菜单栏中，单击【增加展具】在弹出的“新建展具租赁信息”窗口中输入相关信息点击【新增】完成展具的添加（如图所示）。编辑、删除操作同上。2、 搭建管理操作步骤：选中一条客户资料，在客户资料下方点击【搭建】选项然后鼠标右键搭建下方任意处在弹出的子菜单栏中，单击【增加搭建】在弹出的“新建搭建信息”窗口中输入相关信息点击【新增】完成搭建的添加（如下图所示）。编辑、删除操作同上。注：搭建工程详情如果您公司用不到，可以在系统设置-系统配置-界面选项中，去掉“显示搭建工程详细”前面的勾选，点击【确定】即可。5.4.4会刊会议宾馆管理1、 会刊管理操作步骤：选中一条客户资料，在客户资料下方点击【会刊】选项然后鼠标右键会刊下方任意处在弹出的子菜单栏中，单击【新增会刊】在弹出的“新建会刊资料”窗口中输入相关信息点击【新增】完成会刊的添加（如右图所示）。编辑、删除操作同上。2、 会议管理操作步骤：选中一条客户资料，在客户资料下方点击【会议】选项然后鼠标右键会刊下方任意处在弹出的子菜单栏中，单击【增加交流会】在弹出的“新建会议资料”窗口中输入相关信息点击【新增】完成会议的添加（如图所示）。编辑、删除操作同上。3、 宾馆管理操作步骤：选中一条客户资料，在客户资料下方点击【宾馆】选项然后鼠标右键宾馆下方任意处在弹出的子菜单栏中，单击【增加宾馆信息】在弹出的“新增宾馆记录”窗口中输入相关信息点击【新增】完成宾馆的添加（如图所示）。编辑、删除操作同上。5.4.5其它费用、财务管理1、 其它费用管理操作步骤：选中一条客户资料，在客户资料下方点击【其它费用】选项然后鼠标右键其它费用下方任意处在弹出的子菜单栏中，单击【增加其它费用】在弹出的“新建其它费用信息”窗口中输入相关信息点击【新增】完成其它费用的添加（如下图所示）。编辑、删除操作同上。注：应收项目就是调用的（6.1-10）创建的应收项目名称。2、 财务管理操作步骤：选中一条客户资料，在客户资料下方点击【财务】选项然后鼠标右键其它财务下方任意处在弹出的子菜单栏中，单击【增加财务】在弹出的“新建财务信息”窗口中输入相关信息点击【新增】完成财务的添加（如下图所示）。编辑、删除操作同上。5.4.6回访管理、历届参展1、回访管理操作步骤：选中一条客户资料，在客户资料下方点击【回访】选项然后鼠标右键其它回访下方任意处在弹出的子菜单栏中，单击【增加回访反馈】在弹出的“新增回访反馈记录”窗口中输入相关信息点击【新增】完成回访反馈的添加（如下图所示）。编辑、删除操作同上。2、 业务分析操作步骤：选中一条客户资料，在客户资料下方点击【业务分析】选项在这个界面我们就可以看到该客户相关的参展记录、参展人员以及回访的信息。5.5统计分析报表和汇总管理5.5.1统计分析报表统计分析报表分客户分布情况统计、客户及联系情况统计以及联系记录客户状态统计。主要用于统计客户的分布情况及业务员每天联系客户的数量考核，以及不同客户状态的客户比例。1、客户分布情况统计该统计报表主要用于统计客户分布的情况，可以根据客户的省份、城市、客户来源、客户等级、企业性质、产品类别、公司规模、预定展位积等来统计客户分布的情况，操作步骤：点击左边导航栏【统计分析报表】里的“客户分布情况统计”在弹出的【统计分析报表】窗体中的“分组列名”下拉选择对应的条件点击【统计】按钮就可以完成统计。具体如下图所示。2、客户及联系情况统计客户及联系情况统计主要用于统计业务员当天或者某一段时间所做的联系记录数量、累计联系记录数据、新增客户数量、累计新增客户数量、以及当前占有客户数量的情况。操作步骤：点击左边导航栏【统计分析报表】里的“客户及联系情况统计”在弹出的【客户及联系情况统计】窗体中选择对应的条件点击【统计】按钮就可以完成统计。具体如下图所示。3、联系记录客户状态统计联系记录客户状态统计主要用于统计业务员所有客户的客户状态分布情况，操作步骤：点击左边导航栏【统计分析报表】里的“联系记录客户状态统计”在弹出的【联系记录客户状态统计】窗体中选择对应的条件点击【统计】按钮就可以完成统计。具体如下图所示。5.5.2汇总管理汇总报表包含销售汇总、楣板汇总、会刊汇总、交流会汇总、参展人员汇总、参展人员明细汇总、展具租赁汇总、搭建信息汇总、接待宾馆汇总、其它费用汇总、参展信息综合汇总、财务汇总、业绩汇总等。下面我主要讲几个比较常用的汇总。1、销售汇总销售汇总主要用于汇总业务员的销售情况，或者某届展会当月的展位预定情况；操作步骤：点击左边导航栏【展会服务管理】中的“汇总”下的【销售汇总】选项，在弹出的“销售汇总”报表中选择对应的条件，点击【汇总】即可完成销售汇总（如下图所示）。2、参展人员汇总参展人员汇总主要用于汇总国外展签约公司的出团人数、费用、及业务归属人等情况，双击某一条客户信息，可以直接跳到参展人员明细汇总报表里。操作步骤：点击左边导航栏【展会服务管理】中的“汇总”下的【参展人员汇总】选项，在弹出的“参展人员汇总”报表中选择对应的条件，点击【汇总】即可完成参展人员汇总（如下图所示）。3、搭建信息汇总搭建信息汇总主要用于汇总搭建信息的相关情况，操作步骤：点击左边导航栏【展会服务管理】中的“汇总”下的【搭建信息汇总】选项，在弹出的“搭建信息汇总”报表中选择对应的条件，点击【汇总】即可完成搭建信息汇总（如下图所示）。4、参展信息综合汇总参展信息综合汇总是集参展信息、参展人员信息于一体的综合汇总报表，操作步骤：点击左边导航栏【展会服务管理】中的“汇总”下的【参展信息综合汇总】选项，在弹出的“参展信息综合汇总”报表中选择对应的条件，点击【汇总】即可完成参展信息综合汇总（如下图所示）。5、财务汇总财务汇总主要用于汇总客户跟本公司的财务来往信息，操作步骤：点击左边导航栏【展会服务管理】中的“汇总”下的【财务汇总】选项，在弹出的“财务汇总”报表中选择对应的条件，点击【汇总】即可完成财务汇总（如下图所示）。第六章 软件维护6.1 数据库备份图-4.1.1打开服务器端程序（新特CRM服务端），点击“手动备份”（如