薪资管理操作手册.doc

中华水电NC薪资管理系统用户操作手册用友软件股份有限公司二零零八年十二月说明本操作手册分集团和公司两部分，其中，集团部分为系统管理员掌握内容，1.集团（管理员）1.1 基本流程 薪资管理分为集团帐套基础设置和公司帐套基础设置，具体如下图：1.1.1 集团帐套基础设置 集团帐套的基础设置主要包括：参数设置、公共薪资项目、薪资期间、税率表等的基础设置。1.1.1.1 参数设置【人力资源-薪酬管理-基础设置-参数设置】 如果不想让各公司再有个性化的修改，那么可以吧“是否集团控制”一项全部选中，就可以实现全部参数集团控制的目的了，如图：1.1.1.2 公共薪资项目【人力资源-薪酬管理-基础设置-公共薪资项目】定制薪酬管理系统需要使用的公共薪资项目，公共薪资项目分为三类：系统预置项目、集团定义项目和公司定义项目。系统预置的项目不允许修改，可供集团和公司使用；集团项目只能由集团用户进行修改，可供集团和公司使用；公司项目由公司用户修改，仅供公司内部使用。注意：由于集团参数中设置了不允许公司添加公共薪资项目，所以，如果各公司想添加一项工资项目，就必须申报集团，集团许可后方可添加到公共薪资项目中。在审阅各级单位递送的公共薪资项目材料中，一定要注意应具有一下几点：1、 项目名称：必须唯一，不能与已有的项目名称重复2、 数据类型：3、 增减属性：增项、减项、其他项4、 小数位数：5、 扣税标志6、 项目数据来源7、 下月是否清零在这些条件都满足以后，再进行项目的添加。1.1.1.3 薪资期间 【人力资源-薪酬管理-基础设置-薪资期间】 如果各地方的薪资期间都一样的话，就可以只设置集团一套薪资期间就可以，各公司可以直接套用；另外还可以针对年度奖金单独设置一个用户计算年度奖金的薪资期间。1.1.1.4 税率表可以根据具体情况设置，各公司可以完全引用集团的税率表。至此，集团（系统管理员）的设置就完成了。下面，我再把各公司的具体操作流程描述一遍，这些都是针对我们的实际操作进行的说明，就不多描述解释各节点的功用了，如果有具体的节点不明白，可以进入系统F1键帮助查看，也可以查看前面发过的操作手册，里面都有相信的注解。2.公司（操作员）帐套操作指南2.1 基础设置2.1.1 参数设置 在这里，由于集团没有把全部的权限收回，所以，这里“是否集团控制”选项还有一些可以选择，但为了达到统一的目的，最好还是不要修改，如果有某些参数确实需要修改，请参考其他模块，确定对其他模块没有影响的前提下，可以进行适当的修改。2.1.2 薪资期间如图所示，因为各公司的薪资期间必将统一，所以，在这里就无需另设公司级薪资期间方案，在应用的时候，直接调用集团薪资期间方案即可。如果确实需要增加，点击“增加”按钮，“方案名称”“方案描述”输入框将可以进行写入操作，“行操作”“保存”“取消”按钮也将点亮，再输入完“方案名称”后点击保存，然后选中刚才增加好的薪资期间方案名称，点击“自动生成”按钮，将自动生成本年度和下一年度的薪资期间方案，并可做相应修改操作。2.1.3 税率表同薪资期间方案设置2.2 发放设置2.2.1 薪资类别 可以根据不同的薪资项目组成划分为不同的薪资类别，由于各公司中管理人员、运行人员的薪资组成都大致相似，所以，可按照预先规定好的设置为：管理人员、运行人员两类，截图如下：在设置薪资类别的时候，需要注意的是：1扣税设置：在这里一定要选择，否则在后面的计算当中，将会出现不能计税的情况发生，在回来修改后，虽然这里指定乐税率表，可是在“薪资档案”中的人员信息并没有更新，所以，如果这里忘记设置，在修改过后，请到“薪资档案”中修改相应的人员信息。必选。 2.是否参与月末制单：如果此类薪资类别需要进行费用、成本的分摊的话，这里就必须选择，否则，薪资分摊以后将不能制单，不能生成凭证。必选。3.是否年度奖金：在此，我们是专门为年度奖金设置为另一类别来实现年度奖金的计税、计算的，所以，这里不用选择。2.2.2 薪资类别权限 在新建好薪资类别或者想把已有的薪资类别分配给其他人操作的时候，就需要对薪资类别权限进行设置。操作步骤：1. 进入“薪资类别权限”页签，选择要分配权限的用于2. 下面左侧“薪资类别”为待选薪资类别，右侧为已选薪资类别，将要分配的薪资类别选中，点击，使之进入已选一侧3. 点击保存，完成权限分配2.2.3 薪资发放项目在此添加公司的某一类薪资类别中的薪资项目操作步骤：1. 进入“薪资发放项目”页签，在“薪资类别”中选择要添加薪资项目的薪资类别2. 点击“增加”按钮，“公共项目名称”及“发放项目名称”输入框被点亮，如图点击“公共项目名称”的放大镜，弹出“公共薪资项目”列表框，在里面选择需要的薪资项目，点击确定按钮后出现如下界面在“发放项目名称”后面的输入框里面显示的是原有的项目名称，可以进行修改3. 项目数据来源：选定好薪资项目以后，设置项目数据来源，在薪资计算的时候，如果在薪资项目中没有设置“下月清零”，那么本月的数值都是默认直接转到下月的，所以，这里固定值和手工输入项的功能类似，只是手工输入需要在首月进行维护。4. 下月是否清零：如果是一段时间内该项目的数据发生变化的频率很小，那么就可以不用选择，即下月此数据继续生效；如果在下一期间会发生变化（例如事假时间），则需要设置为下月清零。5. 设置完毕后，点击保存，完成此项目的添加6. 继续添加其他项目，直至完成。7. 在设置好薪资发放项目以后，点击上面的计算顺序按钮，完成对数据来源为公式计算项目的计算顺序的调整，若没有改变，点击确定即可。2.2.4 薪资项目权限 在此可以进行某以用户对某一类别的某一薪资项目的权限进行设置，如无其他特殊情况，对薪资管理人员分配全部即可。具体操作同薪资类别权限。说明：右侧按钮，可以实现显示顺序的改变，此处显示顺序是与工资计算是显示的项目顺序是一致的，因此，应尽量在此根据查看需要设置好相应项目的显示顺序。2.2.5 薪资部门在此对薪资部门所属的薪资类别进行设置，使之与相应的薪资类别对应。与薪资项目权限等设置相同。2.3 薪资核算前面进行的操作都是基础设置，一旦设置好以后，原则上来说，是不允许轻易改动的，所以，做完上面的操作，一个基本的薪资架构已经完成，剩下的就是我们的后续维护与具体的操作。2.3.1 薪资档案薪资档案的设置是对上面所做的薪资部门内容上的充实，薪资部门只是对部门进行了划分，没有添加具体的人员，在这里要做的就是要把上面薪资部门里面的人员添加到相对应的薪资类别下面。操作步骤：1. 进入薪资档案页签，选择要添加人员的薪资类别2. 点击增加或者批量增加按钮，1） 点击增加按钮，弹出如下对话框：此种增加方式只能一个一个的增加，选择人员编码后就可以进行添加，一般用作新员工或薪资档案转档。2）点击批量增加按钮，弹出如下对话框，此种增加方式一般用于批量增加或转档操作3. 添加好人员以后退出，完成人员添加工作。2.3.2 薪资发放 自此进行薪资的计算、审核、发放。操作步骤：1. 进入薪资发放页签，选择好要计算的薪资类别2. 在选择好薪资类别以后，查询出要计算的薪资类别下的人员3. 对薪资项目具体数据进行完善，并进行计算前数据核对4. 点击计算，以完成薪资计算（在此如果提示请设置计算顺序，则是在设置薪资发放项目的时候没有对薪资项目进行计算顺序的调整，回到薪资发放项目节点完成计算顺序的调整）5. 计算完毕，检查无误后点击审核按钮，6. 审核无误后，点击发放按钮，完成此次工资的发放（发放日期与说明最好同时填写完毕）。7. 如果想重新计算，点击取消操作取消审核，修改过数据后，点击计算即可实现重新计算，结账以后不可进行逆操作。2.4 薪资分摊利用此节点，可完成薪资的计提、分摊工作。此操作需要做的工作操作步骤如下：设置分摊类型-薪资分摊-凭证生成，下面，就对薪资分摊的设置及操作步骤进行实例说明。2.4.1 设置分摊类型说明：例如：管理人员工资10000元，应交个人所得税200元，个人承担养老保险费200元，医疗保险费100元，公司应负担养老保险费500元；医疗保险费300元，全部通过银行或现金支付。日常计提、发放的凭证分录如下：以管理人员为例:职工甲本月应发工资10000（包括实发工资9700、代扣税100、养老保险（个人）100、医疗保险（个人）100），养老保险（公司）500，医疗保险（公司）300，则本月计提合计为：本月应发工资+医疗保险（个人）+医疗保险（公司）=10800，业务操作如下：计提： 借：管理费用-职工薪酬-工资 .10000 借：管理费用-职工社会保险费-基本养老保险（公司）.500 借：管理费用-职工社会保险费-基本医疗保险（公司）.300 贷：应付职工薪酬-应付职工工资.10800发放： 借：应付职工薪酬-应付职工工资.10800 贷：应付职工薪酬-社会保险费-基本养老保险（公司+个人）.500+100 贷：应付职工薪酬-社会保险费-基本医疗保险（公司+个人）.300+100 贷：应交税费-应付个人所得税.100 贷：银行存款.（实发工资）9700由于我们在会计平台生成凭证的时候所需要的分录的数据，都是通过分摊后的数据传送过去的，而分摊数据的明细，是由分摊类型中指定的（工资总额/计提基数）确定的，所以，在我们设置分摊类型的计提基数组成的时候，就应该根据发放时凭证分录的贷方明细进行选择，在此我们就应该选择：实发合计+个人所得税+养老保险（个人）+养老保险（公司）+医疗保险（个人）+医疗保险（公司）。在设置好分摊类型以后，就可以到会计平台进行相关设置。2.4.2 薪资分摊【人力资源薪酬管理薪资核算薪资分摊】 2.4.2.1 分摊进入薪资分摊页签，选择要分摊的薪资类别，年度期间，分摊类型，薪资单据，注意，这里的薪资单据一定要选择发放单据和计提单据，默认只有发放单据，只有选择发放单据和计提单据才能出现计提单据，生成计提凭证和发放凭证。2.4.2.2 制单 在分摊完毕后会进入如下界面 点击制单完成分摊操作。2.5 会计平台2.5.1 入账规则定义进入入账规则定义后，系统类型中选择工资福利系统，右侧会出现相应的设置窗口，系统默认为会计主体规则设置，设置影响因素，因为我们是根据薪资项目和人员类别进行分摊，所以影响因素里面选择人员类别和工资项目；默认入账主体设置好影响因素以后，进行对照表设置，如图可以进行设置，也可以不设置，默认是登陆公司。设置好以后选择账簿规则设置进入账簿规则设置界面：默认入账账簿与会计主体规则设置一样，只不过这里的默认入账账簿是可以修改的，可以为空，如果为空的话，就必须在对照表里面进行设置。如果这里选择的话，就可以在对照表里灵活设置。如图所示，人员类别和工资项目如果设置的话就会产生对应关系，如果都为空，那么就认为所有人员类别的所有工资项目都分别在两个账簿里面都有操作。2.5.2 科目分类定义科目分类定义是对费用划分到具体科目的定义操作，只有在这里做了详细的科目分类，生成的凭证才能对应到具体的会计科目。如图所示，我们索要定义的项目可根据我们工作的需要进行设置、更改，如果现有项目不够用的话，还可以继续添加项目，以供使用，具体对照表的设置与固定资产相似。2.5.3 凭证模板定义科目分类定义好以后，就要对凭证模板进行相应的设置，在这里要做工资计提单据和工资发放单据两类，工资计提单据的一些参数设置参照发放单据的具体参数即可，只不过对应科目的借贷方要注意。说明：这里所说的科目并不是具体的科目，而是上面我们定义的科目分类定义里面的一个虚拟科目，它在模板中起到区分借贷方的作用。这里一定要注意凭证类别为必选项，如果没有选择，将不会生成凭证，可以到平台日志里面查找原因2.5.4 凭证生成【客户化-会计平台-凭证生成】在会计平台设置完成以后，就可以在薪资分摊完毕后点击制单按钮，完成分摊、制单操作，制单完毕后，就可以到会计平台凭证生成查询我们刚才操作得到的单据，注意这里的账簿选择，因为以后我们所有的凭证都是会计人员在PRC账簿操作之后，统一由财务经理审核后折算到US人民币账簿，所以，这里选择默认就可以，如果想在另外一个账簿也生成凭证，那么，在操作完本账簿以后，选择、切换到另一个账簿进行同样操作即可。点击查询按钮：注意选择 工资福利系统-工资发放单据，如果在凭证模板定义中定义了工资计提单据，那么在此也会显示工资发放单据的选择按钮。乳沟是在刚刚制单完毕后，要在这里生成凭证，那么我们在这里选择未生成凭证一项；如果是想修改或操作已经生成的凭证，那么就要选择已生成凭证一项了。设置好查询条件后，点击确定，返回列表:选中要操作的单据后，点击生成，进入凭证的修改界面，在修改过后，点击保存按钮，就完成了此项凭证的生成工作，即可在总账中进行相应的查询工作。至此，薪资发放-分摊-制单-凭证生成工作已经完成，具体凭证的审核到总账中与其他凭证操作一样。下面总结各公司操作员操作步骤如下：薪资类别薪资项目添加-部门设置-人员添加薪资发放（计算）-薪资分摊-凭证生成其中如果部门工资项目或者人员的变化，基本就是进行后三项的操作：薪资分摊薪资发放凭