办公室精细化管理实施方案

1 / 7 办公室精细化管理实施方案 近些年随着我国市场经济的不断 深入发展，各大国企通过贯彻落实改革实践，各中小企业不断崛起壮大，为我国经济建设的进 一步发展提供了强有力的保障，作为其运转枢 纽的办公室，也呈现出了多样性、特殊性等多元 化的发展趋势，在这样的形势下，怎样做好办公室工作是当前务必思考和探索的关键性问题 德鲁克在卓有成效的管理者一书 中说： “ 管理好的企业，总是单调无味，没 有任何激动人心的事件。那是因为凡是 可能发生的危机早已被预见，并将它们转 化为例行作业。 ” 要想尽最大的努力到 预 见危机，就必须做好办公室工作，而做好 办公室工作的关键与核心在于掌握工作 的内在规律为前提，大力的推进科学化和 精细化的管理，增强创新意识，使得各项 工作更加科学、明晰、严密，更要结合实 际，从细节抓起，以细化、量化、标准化为 统一标准，促进各项工作有效的开展。 精细化管理 最早源于 20 世纪 50 年代的日本，相关的资 料中给出了这样的定义：现代企业管理的必 然要求，也是一种最大限度减少资源损耗， 降低管理成本的管理方式它以社会分工的 精细化以及服务质量的精细化对现代管理 的必然要求，是建立在常 规的基础上，并将 常规管理引向深入的基本思想和管理模式， 是一种最大限度的减少管2 / 7 理所占用的资源 和降低管理成本为主要目标的管理方式。简 而言之，精细化管理就是落实管理责任，并 将其具体化和明确化，管理专家汪中求认为： 精细化的时代已经到来、细节决定成败。 在过去的几年中， 不少企业在办公室的管理中深入贯彻落 实了精细化，取得了良好的成绩，不少企 业将工作过程中形成的经验指定成制 度，不仅进一步提升了办公室员工的精 细化工作能力，更为以后的工作提供了 准则，有利于企业的进一步发展。 目前市 场经济不断的发展，在以 “ 经 济建设为中心 ” 的背景下，各企业面临很大的 经济压力，另外精细化已经成为了企业办公 室管理的重要标准之一，因此个别企业将精 细化片面的理解为着眼于小事，更有甚者将 精细化错误的解释为 “ 繁文缛节 ” ，增加许多不 必要过程和手续，不仅使得精细化流于形式， 更阻碍了企业的发展，降低了办事效率。 当然，企业办公室工作管理的精细化 需要一个不断完善的过程，也没有什么固 有的模式可以效仿，这就要求我们要从管 理的实际经验中不断的归纳和总结，只有 不断的发展创新，具体问题具体分析，才能 保证精细化 为企业办公室工作的管理发挥 最大的作用。 为了杜绝表面化、形式化的现象发 生，使得精细化管理深入人心，为企业更 好的服务，需要做到以下几点： 3 / 7 目前对于大部 分企业来说，办公室管理的精细化还只是 一个概念，在工作的过程中不免会出现这 样或者那样的错误，因此，更应该用 “ 制度 化 ” 和 “ 规范化 ” 来全面提升其精细管理的 质量，不同企业针对自身的特点，理论结 合实践，具体问题具体分析，制定出一套 完成、健全的流程，办公室人员各司其职， 各个工作环节、各项工作严谨、规范。 精细化就是要求每一项工作，每 一 个流程都落实精确，分毫不差。办公室 的主要责任包括协调、监督、宣传等多项 职能，因此企业办公室工作管理精细化 的实现就必须将各项职能下分到每个环 节和岗位，严格按照规章制度办事，一旦 在工作中出现了问题或纰漏，能够找到负 责人，第一时间快速有效地解决问题。 “ 精细化 ” 管理想要真正的深入人 心，有效开展，就必须加大宣传力度，加强 思想建设，在办公室人员中建立和培养起 精细化的理念，制度只能约束人们的行为， 将生硬的制度变为人们的潜移默化，才能 更好的实现这样一种管理。在企业不断的 发展壮大中，应 当把这种 “ 精细化 ”的制度 变成一种 “ 精品文化 ” ，只有以 “ 精品 ” 来要 求自己，才能在工作中不断的自我超越，提 升精细化的含金量，更长久的保持其活力， 促使办公室人员将精细化的管理制度转化 为精细化的工作习惯，才是 “ 精细化 ” 的本 质所在，只有这样， “ 精细化 ” 才能在企业办 公室的管理中发4 / 7 挥最大的效用。 总之，企业办公室工作管理的精细化的 出现是企业发展到一定时期的历史产物，更是 一个企业进步和发展的重要标志之一，企业办 公室工作精细化的实现并不是一朝一夕就可 以实现的，它需要不断的实践总结，更需要一 个企业全体领导、办公室人员的共同努力。只 有将精细化的管理形成制度才能保证其规范 的实施，只有将精细化管理变成文化深入人 心，才能保证其实施质量，因此在建立健全相 关制度的基础上，更要加强思想建设，加大宣 传力度，保证精细化管理有效、有力的实施。 办公室精细化管理就是以科学管理为基础，以精、准、 细、严为特征，致力于提高管理水平、降低管理成本，提升 管理效率的一种管理方式。 1、定岗定责，权责对等。按照 “ 定岗、定责、定标准 ” 的要求，健全办公室工作的责任体系。根据办公室工作职能 和流程，科学设置工作岗位。明确界定岗位职责，确定工作 衔接的节点和程序，做到分工明确、各司其职、协调配合。 按照局部功能最优化、整体功能最大化的要求，将各项管理 标准具体分解到每一个工作岗位，形成岗位工作规范。 、优化流程，保障有序运作。建立科学简约、清晰明 了的工作流程，是推进办公室工作科学化、精细化管理的前 5 / 7 提。要借鉴现代管理理论，健全和优化办公室各项工作流程。 要根据办公室职能，建立信息调研，使各项工作均依流程运 行。在流程设计中要做到目标明确，环节清晰，努力实现各 环节间的 “ 无缝衔接 ” ，有机 配合，信息共享，既相互促进 又相互制约，既提高效率又减少出错率。 、实行考核评议，提高绩效。要合理确定考核标准。 对一些程序性、易于量化的工作，尽可能设计量化指标 ;对 那些非程序性、主观因素较强的工作，设计必要的定性评价 的指标。要采取科学的考核方法。充分运用信息系统，自动 选取并生成相关工作指标。对一些难以量化的指标，辅之以 必要的人工方式，人机结合，提高考核效率。通过考核对办 公室整体职能发挥情况进行全面评价。 、完善制度，夯实基础。要健全办公室各个环节事务 管理的工作制度，避免出现管理 真空。要完善督促检查制度， 提高执行力。要对现行制度进行认真清理，保留合理的，补 充必要的，废止过时的，形成完善、管用、有效的制度体系。 、强化保障，改进手段。依托先进的信息技术手段支 持，实现流程运转、工作评价的标准化、信息化、自动化， 是推进办公室工作科学化、精细化管理的必由之路。 1、日常管理工作。管理目标：使管理工作规范化、程 序化、标准化、科学化，切实加强精细化管理。 根据单位实际情况，梳理，整合、修订、补充各项规章 制度，审6 / 7 核、编制单位对内、对外的公文。负责公文的承收、 、 登记、传办、存档等。保证公文的时效性和处理的规范性， 为领导决策和工作的开展提供保证。 (1)文件的制发。包括打印、审核、校对、分发单位 下发的各类文件、通知、纪要、通告等。一般文稿由相关处 室的拟定清样，向办公室申请登记，填写发文登记表。 (2)公文处理。负责上级来文，登记、送阅、审签后 分类存档。省市其它部门及下属单位来文，登记、签批后送 主管领导阅示。 、档案管理。管理目标：档案管理流程清晰、规范， 提高办公效率，确保档案的安全性及延续性。 (1)对收发文进 行分级、分类、编号登记管理。 (2)对档案的调阅、借用要按照文件密级规定，实行 严格的审批、登记、回收管理。 (3)电子文档和纸质文档同时保存，其它影音资料重 点保管，做好安全保护工作。改善档案室管理条件，引进 “ 档 案电子管理信息化 ” 管理软件，提高科学化、精细化、信息 化管理的能力。 、会议通知及业务接待。管理目标：及时、准确、高 效。认真做好各类会议的通知、会场安排、会议文件印发、会议记录等。保证及时、准确，不出差错。做好业务接待工 作。负责联系各类参观、学习、考察事宜。及时完 成领导督 办7 / 7 事项，以及督办完成情况的反馈。 、办公耗材管理。管理目标：降低办公成本，杜绝浪 费现象。对于纸张的使用进行严格控制，领用时要造册登记， 在不影响工作要求的前提下可将纸张二次使用。对其他单位 部门借用打印、复印的情况，需经相关领导审批后，方可登 记使用。 、加强信息管理。目标：上传下达，重质量，讲时效， 为发展决策，提供良好企业窗口，树立企业形象。完善单位 网站管理。在现有网站基础上改进版面，增加栏目内容。恢 复单位原有 OA 办公自动化系统。运用收发文信息管理系统 管理办公室收发文 件。 、车辆调度管理。目标：有效使用车辆，合理控制费 用。运用 “ 三秦通 ” 等交费系