《基于县域的档案信息资源共享工程推进机制研究》研究报告.doc

基于县域的档案信息资源共享工程推进机制研究课题鉴定材料基于县域的档案信息资源共享工程推进机制研究研究报告一、课题研究背景（一）课题研究的总体环境党的十八大报告指出，基本公共服务体系是中国特色社会主义社会管理体系的重要组成部分，“必须加快建立政府主导、覆盖全民、可持续的基本公共服务体系。”这一论断指明了建立基本公共服务体系的战略地位以及发展的方向和要求，对建设公共服务型政府、全面改善民生、实现建成小康社会的宏伟目标，都具有重大的理论意义和实践意义。党的十八大继续对保障和改善民生作出全面部署，体现了党中央对“民生问题”的高度重视，是对“民生改善”的再动员、再部署。因此，档案部门应积极学习贯彻党的十八大精神，把保障和改善民生，提供优质的公共服务作为工作的根本出发点和落脚点，积极践行这一重大决策具有十分深远的意义。国家档案局面对新的形势已经提出了加快推进“三个体系”建设，实施“三大”战略，实现“档案强国”的宏伟蓝图。中央档案馆馆长、国家档案局局长杨冬权在党的十八大发言时指出：从2007年开始，国家档案局提出了要建立覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系、确保档案安全保密的档案安全体系，把建立“三个体系”作为贯彻落实科学发展观的突破口。为了加快推进“三个体系”建设，又提出实施“三大战略”，即以人为本、服务先行、安全第一战略。档案部门在推进档案强国战略建设中，就必须认真实施“三大战略”，加强“三个体系”建设，只有这样，才能有效地推动档案事业实现新发展，实现“档案强国”，谱写档案事业发展新篇章。（二）课题来源档案信息资源共享工程，是国家档案局提出来的“十二五”期间档案工作的重点。基于县域的档案信息资源共享工程推进机制研究是由浙江省档案局、海盐县档案局共同承担的2012年度国家档案局科技项目（2012R12）。（三）课题总体目标近几年来，在浙江省档案局、嘉兴市档案局和海盐县委、县政府的重视和指导下，海盐县档案局积极实施档案信息化战略，数字档案馆（室）管理系统全面建成，传统档案数字化工作进展迅速。为了将数字化转换后的民生档案资源、涉农档案资源以及馆室藏已鉴定公开的档案，共享给最广大的人民群众和基层部门，海盐县档案积极实施档案信息资源共享工程，并申报了基于县域的档案信息资源共享工程推进机制研究课题，课题的总体目标是：在基层县域范围内，以推进档案信息资源共享工程为载体，率先在农村地区探索如何实现“以人为本”战略和“服务先行”战略，构建方便人民群众的档案利用体系，从而带动资源体系和安全体系建设，强化城乡社区服务功能，最终建成覆盖城乡、可持续的基层档案公共服务体系。二、档案信息资源共建共享工作现状随着经济、社会的不断发展，公民、社会、组织对各种信息的需求不断增加。档案作为一种信息资源，对经济、社会发展及维护个人权益、解决纠纷等所起到的作用不容忽视。近年来，国内各级档案部门相继投入人力、物力对档案信息资源的建设与利用进行研究。（一）档案信息资源建设的现状档案信息资源建设包含传统档案信息资源建设和电子档案信息资源建设。传统档案信息资源建设是指档案馆在一定范围内对档案信息资源进行有计划的接收、整理，以满足、保障社会发展和国家建设需要的全部活动。在传统档案信息建设方面，各级国家档案局（馆）严格按照档案法的规定，监督指导机关部门、社会组织和重要企业档案室完成各类档案的归档、整理，并定期向档案馆移交所产生的指定类型档案。在接收进馆后，档案馆对所接收的各类型档案进行整理、编研，最后提供保管利用。随着社会信息化程度的提高，社会信息资源越来越多地以电子化的形式存在，人们对档案的查询利用要求越来越高，而且更倾向于通过电子形式进行利用。2006年5月，中国人民大学冯惠玲教授在“2006中国信息资源管理论坛”上首次提出“全面制定和实施我国电子管理国家战略”，标志着我国的电子文件管理走上了顶层设计、全面规划和集中控制的轨道。2006年9月，国信办推广应用组赵小凡副组长在谈到未来15年国家信息化战略时说：“十一五是一个信息化发展的转折点，我们国家的信息化已经从战术转为战略。”针对这种形势，各级档案馆积极着手对传统档案进行数字化工作，开展档案编研，建设档案专题数据库以提高服务民生、服务经济建设、服务农村建设等档案利用水平。就海盐县而言，县档案馆局（馆）积极开展馆藏传统档案数字化扫描和目录数据库建设，至今已建成全文数据库共286.12万页，其中婚姻档案27.5万页，二轮土地承包20.42万页，照片1.7万张，知青档案0.7万页，现行文件5.5万页，各单位文书档案158.3万页；接收工商企业档案资源72万页，声像档案数字化115.92小时；建立海盐解放、海盐故事、海盐南北湖、民间海盐等多媒体数据库4个；共录入目录数据库152.6万条，其中文件级148.2万条，案卷级4.4万条。与此同时，海盐县档案馆积极响应国家新农村建设号召和国家档案局农村档案资源共享的要求，积极筹建涉农政策文件、私人建房、户口迁移、独生子女和户籍等农村档案信息专题数据库。在此基础上，各级档案局（馆）积极探索电子文件管理方法，如浙江省统一实施了档案和电子文件登记备份工作，有效保障了档案和电子文件及各类信息系统的安全。这些都为档案信息资源在县域范围内实现共建共享创造了信息资源基础。（二）档案信息资源共享利用的现状档案信息资源建设的最终目的是为公众提供便利、实用的档案信息服务。传统纸质档案的利用往往要翻阅其纸质原稿，查询极不方便，而且也会对纸质档案造成不可挽回的损害。随着信息技术，尤其是网络技术的快速发展，档案信息脱离纸质等实物载体而以电子信息的形式存在，通过计算机可以对档案信息进行存储和检索，使得档案信息资源的利用模式逐渐由传统模式转变为网络化模式，大大提高了档案资源的利用效率。国外档案信息资源共享起步比较早，许多国家都已经将档案资源共享扩展到了全国。如，1993年9月15日美国克林顿政府就制定并颁布了最具划时代意义的重大战略决策美国国家信息基础：行动计划，确定了信息资源的战略地位。同时，多次通过政府资金投入，发展信息技术和信息资源。早在20世纪90年代中期，美国已建成了档案信息导航系统（简称NAIL）。该系统是拥用全国各种档案馆藏信息的联网可检索数据库，将国内所有已数字化的档案资源，按地区、来源和利用对象分别纳入统一的档案管理网络中，实现了全国数字化档案资源的网上集成化查询、检索和利用。目前，通过NARA美档案信息总网站，可检索到包括10个总统图书馆在内的200多个档案馆的数字化档案。加拿大早在1996年5月的“档案信息高速公路”圆桌会议上就提出了建立和发展“加拿大档案信息网络”（CAIN）的主体框架，并与国内原有的所有分散性档案信息网站联网，在全国范围内初步实现了档案资源的共享，通过自动化的联机检索工具可检索到加拿大国家档案馆所创建的一系列数据库及自动化系统中的大量信息。虽然国内对档案信息资源共享的研究与实践起步较晚，但近年来全国多个城市纷纷建立了档案信息资源共享平台，大大方便了广大民众对档案信息资源的利用。如目前国内典型的几个案例：杭州市萧山区推出了“民生数字档案下乡进村”，福建泉州市启动了农村档案信息资源共享平台，沈阳市档案局实施了新农村档案信息资源共享工程，辽宁省实现了农村档案工作示范县创建及信息资源共享工程。此外，上海、南京、济南等多个较大城市，均实现了档案信息资源的远程查询利用。从2008年起，上海市从顶层设计着手，提出并实施了“就地受理，全市协同，跨馆出证”，并于2012年12月，开通“全市通办”的民生档案服务平台，实现了覆盖全市的民生档案远程服务，使市民在就近档案馆或社区即可实施查档，而无须来回奔波。2012年9月，南京市档案局“全市民生档案和开放档案信息共享平台”正式开通，将14个综合档案馆的涉及婚姻登记、独生子女、收养、再生育登记及招工、调动审批等六个专题档案资源和市及区县政府公开信息整合到一个网络平台上，方便市民就近查档。2012年11月，济南市整合了全市12个国家综合档案馆的知青、招工、婚姻等13个门类民生档案，启动了全市民生档案信息共享服务平台，使市民可在各县（市）区档案馆查阅本人的婚姻、知青和招工等民生档案信息，并可以免费异地开具档案证明。以上这些案例从理论与实践视角，论述了农村档案信息资源共享的可能性和现实性，其建成与应用为推进“基于县域的档案信息资源共享工程”提供了重要的借鉴意义。但仔细分析以上案例可知，萧山、泉州、辽宁、沈阳等地所实施的“民生数字档案下乡进村”和“农村档案信息资源共享工程”主要是基于网站形式，所包含的档案信息资源主要针对农村农业相关的民生档案信息及部分政务、村务公开信息，未包含所有可查询档案。而上海、南京、济南等大城市共享工作存在以下特点：一是共享的层次较高，大多仅限于县级档案馆以上级别，未深入到广大农村地区。目前各地的共享模式，一般是以地市级以上级别的档案馆牵头，将市馆和下属区县各档案馆的资源进行整合利用，其主要解决的是老百姓查档两地奔波的问题和档案归属地不明的问题，但是对于广大农村地区的百姓，特别是对于偏远地区的农民来说，还是要走很远的路到县城才能进行查档，非常的不方便。二是现阶段各地档案共享的范围仅限于民生档案。目前各地共享的档案一般仅涉及婚姻登记、独生子女、知青等民生档案，而对于其它种类的档案的查询问题都没有涉及到，所以并不能完全解决档案远程利用的问题。三是南京、济南等大城市的档案信息资源共享工程仅实现县（市、区）档案馆间的馆际互通查询出证。因此，考虑到县域范围内档案信息资源共享有着不同的环境与条件，在实施共享过程中应当紧密结合农村地区特点和实际，采取不同的实施方案。三、县域推进档案信息资源共享存在困难及需要解决的问题档案信息资源共享工程是一个系统工程。与大城市相比，在县域范围内推进档案信息资源共享工程存在着更大的困难与问题，其实施需要制定一个完整的推进机制。（一）县域档案信息资源共享推进机制的含义档案信息资源共享推进机制是指：将机制概念或机制原理引入到档案信息资源共享推进工作中,并通过制度性安排，形成相对稳定的管理模式，就构成了档案信息资源共享推进机制。简单来说，所谓共享工程的推进机制，就是为了推动档案信息资源共享工程这项工作在全县展开所需要开展的一系列活动。这一系列活动包括对形势的研判、政策的落实、人员组织网络的建立、软硬件的投资开发、工作的开展、管理制度考核体制的建立等。（二）县域推进档案信息资源共享的难点要想在农村地区，尤其是在经济欠发达地区内推进“基于县域的档案信息资源共享工程”除了需要面临在大城市实施共享工程共有的困难外，还面临着农村地区特有的困难，主要表现在：1、地方政府财政有限。一方面，构建完善的档案信息资源共享软硬件平台需要投入大量的资金；另一方面，由于前期档案信息化工作的滞后，也需要投入大量的财力对现有的纸质传统档案进行数字化，以弥补数字化档案资源的不足。与上海、南京、济南等大城市相比，县级财政税收来源少、总体收入有限，且各县级政府正大量实施公共基础设施建设，加上近年来经济的不景气，财政相对紧缺，所以完全依靠政府财政支持的档案信息资源共享工程也面临着资金紧缺的问题。2、技术水平相对落后。虽然随着经济的发展，各镇（村）经济实力都有了很大的提高，计算机和网络都已基本普及，但城乡各级信息化设备相对陈旧，老化严重，而且人员的信息化技术水平和意识都跟不上信息技术的迅速发展，不能适应档案信息化发展的要求。同时，基于网络环境的档案共享主要集中在政务外网，而至今为止，海盐县各行政村和社区还未接通政务外网，在进行档案共享工作时，如何突破网络的界限，实现跨网之间的信息共享，也是这个项目面临的一个难点。3、民众档案意识薄弱。改革开放以来，各级政府把主要目标放在经济建设放上，档案作为对于经济发展没有直接推动力的业务，一直处于边缘位置。近几年来虽然档案的地位有所提高，但在重视程度以及人力和财力的投入方面还是远远不够的。虽然近年来各级档案主管部门通过多种手段对档案工作进行了大量的宣传，使民众的档案意识有所提高，但各级机关和民众的档案意识还是相对薄弱，对档案的重视程度不够，仅仅在查询关系到自身利益的档案时才意识到档案的重要性，相关档案资源建设也没能得到社会的有力支持。4、农村档案基础较差。各行政村（社区）档案室的软硬件条件相对较差，不能满足档案保管的要求，档案的收集和整理大多不符合国家相关规范，甚至还有因为行政区划调整等原因而发生档案丢失的情况。同时，因以往农村办公机制不够健全，村民及相关工作人员文化程度低等原因，往往造成工作上的疏漏和错误，导致农村档案存在档案与实际情况不相符的现象，如部分婚姻档案出现名字写错，登记时使用曾用名等问题，影响了档案信息资源的共享利用。5、工作人员保障困难。镇（街道）、村（社区）行政机构，尤其是行政村一级的组织对应上级行政部门的条线非常多，而村级工作人员配备又少，所以事务非常繁忙。村（社区）通常不配专门档案工作人员，档案工作一般由村干部兼职，村干部很难对档案管理倾注太多的精力，导致村级档案管理人员专业性不高、管理能力不强；同时，农村地区档案管理人员流动性大、老龄化严重、信息化知识严重缺乏，更导致了档案管理水平的低下。6、协调工作纷繁复杂。档案信息资源共享工作，尤其是涉民档案信息资源的共享工作涉及众多部门，将增加各部门的工作量，工作的推进势必存在各种阻力，所以如何统筹协调好各部门之间的关系，理顺合作机制，形成合力，真正为百姓利用各类档案提供便利，是急需解决的一个问题。 （三）县域推进档案信息资源共享需要解决的主要问题针对以上存在的一些困难，在广大农村地区推进“基于县域的档案信息资源共享”工作需要着重解决以下一些问题：一是要解决可共享档案资源的问题。可共享档案资源是实现共享的基础，因此，首先应当着重解决该问题。二是要解决共享平台问题。首先要有符合规范的计算机机房，以存放交换机、服务器、存储和备份等各种硬件设备；其次，要搭建必须的软件平台，如数据储存平台、数据流转平台和数据发布平台；再次，必须依托安全可靠的计算机网络，严防档案的泄密。三是要解决工作体制问题。要顺利的开展工作，就必须建立健全一个完整的工作网络体系，以有效发挥各机关事业单位和社会组织的作用，并形成一套长效机制，保证工作的长期有效开展。四是要解决制度和政策问题。制定合理的管理制度和考核制度，将档案共享纳入考核，提高各单位的重视程度。五是要解决基层档案人员配备问题。要想办法解决人手的问题，并通过必要的手段，提高档案管理人员的业务水平和信息化水平。六是要解决宣传问题。要通过各种宣传手段，让全社会都深入了解档案共享的重大意义，让人民群众都了解，并通过各部门的实际行动让人民群众真正体验到开展档案共享的便利性。四、课题重点解决的几个问题在课题实施过程中，课题组通过调研分析，确立了总体推进思路：以便民利民思想为指导，以民生档案共享利用为主要突破口，同时兼顾政府信息公开推进、部门关联信息互通，研究实现县域范围内各部门、镇（街道）、村（社区）以及广大民众间档案资源共享的推进机制。通过研究，构建了覆盖县档案馆和县行政审批服务中心、县民政局婚姻登记窗口、镇（街道）便民服务中心、村（社区）综合服务中心的远程利用系统，开发实现了架构于局域网、政务外网和互联网的多层次服务平台，形成了档案信息资源共享工程在县域范围内推进的四大机制，有力促成了档案信息资源共享目标的实现，进一步打造阳光政务工作品牌。四大机制主要包括：便民利用机制、实施推进机制、领导保障机制和技术支撑机制。具体表现在：（一）便民利用机制科学发展观的核心是以人为本，档案的最大价值应该是满足最大多数人的各种需要，档案工作的终极目标应该是为社会中最大多数人提供他们需要的档案服务，方便所有有利用档案需求的人。档案信息资源共享工程的实施为建立方便人民群众的档案利用体系提供了有效载体。便民利用机制是基于县域的档案信息资源共享工程推进机制研究课题的一大亮点，也是县级建设基于方便人民群众的档案利用体系的有机组成部分。档案远程服务机制的建立和完善，让查档群众“少跑一趟路、少坐一辆车、少跨一扇门、少走一道程序、少花一点时间”。通过利用浙江乃至全国县域一般都具有的县行政审批服务中心、镇（街道）便民服务中心和村（社区）综合服务中心三级集中式为民代理服务大平台，形成经济、有效的档案信息资源共享服务体系。让村民在家门口的镇（街道）便民服务中心、村（社区）综合服务中心等一线为民办事服务窗口，就可查询建国以来海盐所有可公开及提前公开的政策文件类信息，还可以利用档案远程利用平台查阅以民生档案为主的各类档案，就地出证明。为保障便民利用目标的实现，课题实施中重点研究实现两种查询模式：一是代理查询利用模式。县档案馆与县行政审批服务中心、各镇（街道）便民服务中心、各村（社区）综合服务中心、婚姻登记中心等为民办事一线服务窗口通过信息技术建立协同服务平台。以查档利用者所在的服务窗口为前台，受理查档申请；以县档案馆为后台，调阅可向查档利用者公开的档案；县档案馆利用海盐县档案信息资源共享工程远程利用系统和数字档案馆（室）系统与任一服务窗口双方协同出证，从而实现保存在县档案馆和其他地点的档案可在受理窗口就近异地查阅，当场获取证明，实施档案远程查询出证，实现“查档不出村”。考虑到农村群众信息化普及程度和档案开放鉴定、查询权限控制的复杂程度，近期以此模式为主。二是自主查询利用模式。远期，随着公众对档案远程利用服务的深入了解，及馆藏开放档案和室藏提前开放档案的加载量的不断增加，只要具备上网设备，群众即可自行登陆基于互联网的海盐县电子文件和数字档案查询利用中心网站系统查询，实现“查档不出户”，使除个人隐秘信息以外的一般档案查询由代理查询模式向自主查询模式转变，由“查档不出村”向“查档不出户”转变。（二）实施推进机制县域档案资源共享工程是一内涵丰富、投资巨大的系统工程，为了保证课题的顺利实施，项目组通过充分的调研和论证，在具体实施推进时确定了分步实施、突出重点、项目化运作、安全保障四大原则，并在项目实施过程中严格按照这四项原则，圆满完成了课题的研究任务。A、分步实施原则1、2011年1月-2012年6月，课题论证阶段。课题实施前，课题组综合采用理论学习、外出考察、对内调研、专家论证等方法，对档案信息资源共享工作进行了充分的前期研究和可行性论证。课题组成员认真学习了杨冬权局长关于档案信息资源共享的讲话精神，并在全局大会上多次讨论我县开展农村档案信息资源共享工作的方法和前景。局领导带领课题组成员先后赴绍兴市、宁波市鄞州区、湖州市德清县、杭州市萧山区等档案信息资源共享先进地区进行学习和考察，并多次深入百步镇、于城镇及下属行政村进行实地调研档案信息资源共享基本条件。邀请省市县信息技术专家、浙江大学傅荣校教授等权威人士进行了档案共享工作的探讨和论证。经过充分的前期工作，制定了海盐县档案信息资源共享工程总体规划。2、2012年6月2012年12月，课题准备阶段。2012年6月我局上报的基于县域的档案信息资源共享工程推进机制研究被正式纳入2012年度国家档案局科技项目计划，课题进入了准备阶段。我局马上成立了档案信息资源共享工程领导小组，并争取到了县政府的大力支持。县政府当年就将档案信息资源共享工程纳入了县政府工作报告，并专门转发了相关实施意见。3、2013年1月2013年6月，课题试点阶段。该阶段主要对技术支撑平台系统进行试用，发现不足并加以完善与改进。一是试点档案远程利用业务。经过前期的调研和精心的挑选，确定以县行政审批服务中心、县婚姻登记中心、百步镇和于城镇的便民服务中心、横港村和吕冢村的社区综合服务中心为第一批试点单位，试点运行档案远程利用系统，开展远程档案查询利用业务；并对试点单位的档案接待人员进行了培训，加强了档案业务能力和保密能力，给每个窗口下发了档案专用章；二是海盐县电子文件和数字档案查询利用中心网站系统上线试运行；三是加大宣传力度，在做好工作的同时，积极通过电视、广播、网站、微博等各种渠道，宣传档案共享、查档不出村的业务，避免百姓因不了解新业务而走冤枉路的现象发生；四是完善平台，总结试点经验。根据本共享模式的试运行情况，对发现的软件系统存在缺陷与不足进行进一步的完善与修改。同时，联合省档案局、上海中信公司、浙江大学，共同完成国家级课题工作报告和研究报告。4、2013年7月之后，为课题推广阶段。课题组将以如下方式实施推广工作：积极在全县其他镇（街道）便民服务中心、村（社区）综合服务中心推广档案远程利用业务；不断增加海盐县电子文件和数字档案查询利用中心网站信息加载量，完善与政府信息公开、党务公开工作的深度结合和无缝衔接，实现预约查档；积极探索通过微博、微信、手机APP等新兴渠道和政府公报等权威渠道实现档案信息资源共享的新途径；探索运用“云计算”等新技术手段和新型网络安全技术，逐步实现由基于代理查询利用的“跨网半自动查询方式”向基于云计算技术的“网内全自动查询方式”转变。B、重点突出原则实施以代理查询为主的查询利用模式。鉴于农村信息化水平低，部分档案具有私密性，不适合放到政务外网上供各查询点查阅，因此，此次的远程查询利用，以代理查询利用模式为主，由三级窗口接待人员通过远程查询利用系统将查档人的查档需求发送到档案馆，再由档案馆工作人员从数字档案馆（室）资源中查找后，反馈到查档窗口，由窗口接待人员打印出证。明确以民生档案为主的档案共享类型。民生档案涉及民生的各个方面，牵涉城乡居民的切身利益，关系人民群众最关心、最直接、最现实问题。民生档案在日常的查询中利用率最高。因此，此次共享档案的类型以民生档案为主。同时，兼顾经济社会发展，实现了企业登记档案、社保民政档案等服务于社会管理领域档案的共享。重视试点区域选择。如此次课题组选择以我县百步镇作为试点镇是基于以下考虑：该镇镇域面积较大、位于县域的西部，该镇群众到县城办事路途较远，且历史上该镇曾经历多次撤并，选择该镇作为试点可以较全面地试验出不同的档案利用状况，具有良好的现实借鉴意义。C、项目化运作原则课题实施过程中采用项目化运作的方式进行，先后总共分数字档案馆系统项目、集中式虚拟数字档案室系统项目、远程利用系统项目、查询利用中心网站系统项目、馆藏室藏档案集中数字化项目五大项目进行实施。2010年我县完成数字档案馆（室）应用系统软件平台建设项目的招投标，共投资81.25万元。2011年县政府发文确定我县数字档案馆（室）项目为县政府年度重点工作。经县政府专题会议研究同意，海盐县数字档案馆（室）硬件项目（含数字档案馆系统项目、集中式虚拟数字档案室系统项目、查询利用中心网站系统项目）列入财政全额保障，共投资265.45万元。同时，20112014年安排所有馆藏档案数字化加工经费270万元；从2012年起，县级机关由县财政局保障的部门室藏档案数字化经费全部列入县财政预算，共安排经费390余万元，分三年完成室藏档案数字化任务；2013年县财政安排国家专业档案数字化项目经费185万元，开始着手实施民政、社保等国家专业档案的数字化及登记备份工作。2013年1月，又专门安排“海盐县档案信息化保密及共享项目”专项经费30万元，用于档案信息资源共享工程建设。以上安排经费已累计达到1200余万元。项目化运作方式为课题研究经费保障提供了合理模式和重要的载体。D、安全保障原则课题研究过程中，课题组严格执行国家局的“安全第一”战略，重视软硬件和工作流程的安全保障研究。在软硬件招标过程中，明确要求投资人具有涉密计算机项目集成资质。在实施共享平台软硬件建设时，要求项目承担单位对安全措施进行针对性设计，如对传输数据采取数据加密措施等。针对档案信息资源数字化采集工作，以县档案局名义专门下发关于做好室藏档案数字化过程中安全保密工作的意见（盐档201251号），对档案数字化过程中的档案交接、档案扫描、数字化档案保管和后续的数字化档案利用等各环节提出了明确的保密要求，并不定期地组织保密检查。同时，专门明确了负责档案远程利用服务的三级窗口的保密责任，并对档案窗口接待人员进行了保密安全培训。（三）领导保障机制档案信息资源共享工程涉及面广、工作量大，要顺利实施共享工程，必须得到多方面的保障。1、坚强的组织保障是共享工程推进的重要前提课题研究初期，县档案局就积极协调相关部门单位，构建了“县委县政府领导、档案部门统筹、乡镇（街道）部门配合、行政村（社区）参与、人才资金保障”的档案信息资源共享工程领导保障机制，实现了县乡镇、部门村（社区）的三级统一推进。重点抓好了以下几个方面工作：（1）抓纳入，促氛围。积极谏言，引起县委县政府高度重视是关键。通过专题汇报，撰写调研文章、信息引起县委县政府领导对档案信息共享工程的高度重视。建立了县委副书记、县政府分管领导挂帅，县两办、县财政发改及相关民生部门、试点乡镇分管领导任成员的领导小组。县政府专门转发了县档案局关于试行县域档案远程利用服务的意见（文号）的通知，并将我县档案信息共享工程建设纳入县政府工作报告及县政府分管副县长年度重点工作。同时，在实施过程中，通过工作汇报、邀请视察等方式，争取县人大、县政协领导对我县档案信息资源共享工程建设的重视，并辅以新闻单位的专题宣传，营造了良好的工作氛围。（2）抓协作，促配合。专门建立了重点部门联席会议制度。确立县“两办”牵头，档案部门统筹的重点部门领导联席会议制度。具体由县两办、县纪委监察局、县档案局、县行政审批服务中心、县法制办及县民政局、县工商局、县人力社保等重点涉民部门、试点乡镇组成。根据工作需要，邀请档案业务专家智库或软件开发企业专家参加，不定期召开联席会议，商讨具体相关工作。同时，在县档案馆分别建立由局长亲自挂帅，分管副局长具体负责，相关科室参与的档案数字化、软件设计开发及档案开发鉴定三个专业化工作小组，多科室联动，协同开展相关具体工作。在具体实施过程中，档案馆在不断加大自身涉民档案的接收力度，努力丰富馆藏档案门类的同时，加强档案馆、涉民部门、镇村涉民档案的数字化及资源整合，并注重对涉民部门专题业务数据库的整合利用，建立了覆盖涉及全体农村居民需要的档案资源体系，使农村婚姻、知青档案、企业档案等一大批优质涉民档案资源得以在平台上共建共享。（3）抓借智，促创新。鉴于县级基层档案馆档案信息化技术人才及理论基础相对薄弱，为立足档案信息化建设前沿进行创新性研究，县档案局与浙江大学及上海中信公司开展了较为广泛的技术合作，积极依托大专院校及信息化专业研发企业、档案行政主管部门及兄弟单位专业信息化人才，群策群力，协作推进，这给项目的顺利研究提供了重要保障。同时我们还引入了专家咨询机制，聘请了多位在档案、政府信息公开、计算机、政府基层服务和社区管理等领域有深入研究的专家，成立了档案信息资源共享工程专家咨询组，并专门印发了海盐县档案局关于聘请傅荣校等同志为档案信息资源共享工程专家咨询组成员的通知（盐档201254号）聘任文件予以明确，为档案信息资源共享提供了强大的理论后盾。2、充足的经费保障是共享工程推进的重要基石档案信息资源共享工程在持续推进的各阶段，都需要大量的资金投入。为促进我县档案信息化工作顺利开展，作为前期的信息化储备，自2010以来，县财政借助于项目化运作思路，以逐年安排的形式提供了大量的保障经费，所提供的经费保障比往年有了突破性增长，仅档案信息化及登记备份项目经费就累计达1200多万元，所投入费用超过了近十年来我县档案事业的项目经费投入总和。2010年以来，县财政每年都将农村档案工作经费列入年度预算予以充分保障，不足时予以年中或年末追加。2012年，为配合共享工程试点单位选择，我县档案馆开展了向部分镇（街道）、行政村（社区）赠送密集架、档案柜活动，总价值达10余万元。各项经费的足额保障，充分体现了县委县政府对档案工作的重视、关心和支持，有效地保障了我县档案信息资源共享工程的扎实有效开展。3、严格的检查考核是共享工程持续推进的助推器共享工程所涉及到的各单位，其本身对上条线联系较多，所承担的工作繁多，且人员编制紧张，而档案部门在政府机关中属于冷门部门，仅仅依靠各单位自主参与共享工作，很难确保共享工程的正常开展。因此，开展档案共享工程需要有严格的督促考核机制，并做到“执行有力，落实到位，考核有据”，以助推档案信息资源共享工程的持续推进。通过部门联席会议讨论，并报请县委县政府研究批准，自2012年起，我县共享工程作为农村档案工作的一部分已纳入海盐县深化统筹城乡配套改革考核、县依法行政考核和政府信息公开考核等考核体系中，有力地提升了档案共享工程在各部门中的影响力。在共享平台建成后，县档案局联合县行政审批服务中心、县民政局和各试点乡镇，对三级代理服务单位和窗口人员开展了联合督查考核，进一步提升了窗口工作人员的服务水平和综合服务能力，确保每名工作人员都时刻牢记职责所在，提升责任意识，为广大群众提供优质的查询利用服务。4、形式多样的宣传教育是项目推进的发酵剂档案信息资源共享工程建设的目的是构建完善的档案公共服务体系，促进档案服务品牌地位的确立，更好地服务广大人民群众的各种档案查询需求，因此，既要努力提高档案服务窗口人员的业务能力、综合素质和服务水平，同时也要使广大人民群众了解共享工程的形式、内容、流程和服务方法等内容。为此，在档案信息资源共享实施过程中，县档案局（馆）多次举办档案培训班，对县、镇、村三级代理服务单位和窗口人员进行档案业务、信息化和查档专项培训，努力提高基层档案人员的业务水平，并通过广播、电视、网站、微博等多种渠道对档案共享工程进行有效宣传，使广大人民群众都能了解档案共享的理念，使档案共享查询模式内化为机关事业单位工作人员和人民群众的意识和需求，为档案共享工作取得实效做好了铺垫，形成了良好的影响力。（四）技术支撑机制随着计算机网络的不断发展，利用各种网络实现档案信息资源的共建共享成为必然的发展趋势。因此，本课题在探索实施共享工程时，重点突出网络环境下的资源共享研究。通过对国家档案局提出的“三大体系”中的利用体系进行建设，施行服务先行战略，分别依托县档案馆局域网、县政府政务外网和互联网三种网络，构建了数字档案馆、数字档案室、远程利用系统和查询利用中心网站四大系统平台，带动资源体系建设。遵照“以人为本”的要求，丰富农村档案信息资源，并以多渠道多方式开展共享，努力做到将最大的信息量通过最适当的途径提供给最需要的人群。1、总体规划通过研究，确立了技术支撑平台的总体架构，其架构情况如图1所示：图1共享平台的总体架构l 机房和数字化场地：信息系统运行的物理场所以及信息资源建设的工作环境；l 支撑平台：支撑平台是指网络平台、硬件平台和系统软件平台，这是任何应用系统得以部署和运行的基础条件；l 网络协议：包括HTTP/SSL/FTP/LDAP/SMTP/SOAP/MMS/X.509等等，分别为超文本传输、传输加密、大文件传输、网格数据传输、目录访问、数据交换、流媒体播放、数字证书等B/S架构下的应用提供技术支撑；l 应用基础平台：包括基础组件平台、系统管理平台、信息发布平台、OCR识别、全文检索引擎等平台/工具软件以及PDF转换服务、三性保证服务、分布检索服务、流媒体服务等以Web Service方式提供的应用服务，应用基础平台为应用系统的建设提供强有力的平台支撑，架构在平台上的应用系统一方面可以大大缩短开发周期，降低系统建设风险，另一方面可以大大提升系统的性能和稳定性；l 应用系统：包括局域网、政务外网、因特网、不联网四部分，每部分都部署有相应的应用子系统，分别面向馆内用户、立档单位和社会公众提供档案信息服务；l 数据交换/资源整合：利用Web Service分布式解决方案，实现各级各类档案部门之间安全、高效的信息交换和资源共享以及应用系统之间的数据交换（比如公文交换系统、档案管理系统等），达到全县档案信息资源整合的目的；l 标准规范体系：标准规范体系是信息系统建设的指导方针，也是数据交换和共享的基础；l 安全保障体系：完善的安全系统是应用系统成功实现的保障，系统安全保障体系包括网络安全、系统安全、数据库安全、信息安全、设备安全、信息介质安全和计算机病毒防治等各个方面；l 实施保障体系：系统建设的同时，应从人才、资金、标准化体系和项目管理等方面保证项目的顺利实施。四大系统平台的整体网络拓扑结构如图2所示：图2共享平台总体拓扑结构2、硬件配置为确保各平台系统的正常稳定运行，需配置安全可靠的硬件设备，本课题项目化运作过程中分别配置了如下硬件设备。（1）防火墙：系统配备了天融信NGFW4000-UFTG-5014千兆防火墙，保证了系统数据的安全。（2）服务器：各系统均采用了高配置的服务器，保证了系统的正常运行：序号用途型号配置放置地点所处网络1海盐县数字档案馆服务器IBM X3650 M32颗Intel Xeon四核E5620处理器/8G内存/4块146GB 1000转SAS硬盘/Raid5功能/冗余电源/2个双口千兆网卡档案局机房局域网2数字档案室应用服务器和数据库服务器IBM X3650 M32颗Intel Xeon六核5645处理器/16GB内存/4块300GB 10000转SAS硬盘/RAID 5功能/冗余电源/双口千兆以太网卡县党政信息中心机房政务外网3远程利用系统服务器Dell R7202颗Intel Xeon六核E5-2620处理器/16G内存/2块2TB 7.2K转SATA硬盘/Raid 1功能/冗余电源/4端口千兆网卡档案局机房政务外网4查询利用中心网站服务器采用VMware虚拟机县党政信息中心机房互联网（3）二代身份识别仪：在档案信息资源远程利用系统中，在每个服务窗口配备了华视二代身份识别仪，支持ISO/IEC 14443 TYPE B标准非接触卡的读取，可直接读取二代身份证信息，在简化了操作方便了百姓查档的同时，还利用识别身份证真伪的功能，有效避免了因使用伪造身份证而产生的个人数据信息的安全。（4）密钥：配备了150套飞天诚信epass2001密钥，供不接入政务外网的各行政村（社区），在通过VPN接入政务外网时使用，在实现跨网查档的同时保证了政务外网的安全。（5）存储设备：配备了14TB的惠普eva 6400和60TB的宏杉MS3100磁盘阵列，整合了存储资源，提高了数据的传输速率和数据的安全性。（6）备份系统：采用一台独立的备份服务器实现对环境中所有服务器的数据备份进行管理，并控制备份设备磁带库。备份软件采用赛门铁克，磁带库采用昆腾scalar i40，容量达20TB。3、各平台系统布设及资源建设（1）在档案馆局域网内构建海盐县数字档案馆系统。为确保档案信息资源安全、便利地保管利用，海盐县档案局（馆）于2010年开始着手构建海盐县数字档案馆系统，并于2013年建成使用。系统构建于档案局（馆）局域网内，采用B/S结构，供档案局（馆）内部使用。数字档案馆系统的建成，使馆藏档案数字化成果有了容身之所，为继续大量开展馆藏档案数字化打下了坚实基础，也为馆藏档案的网络化共享铺平了道路。其拓扑结构如图3所示：图3数字档案馆拓扑结构同时，近年来我局（馆）大力开展馆藏档案数字化工作，并对馆藏档案进行开放鉴定，以此充实数字档案馆系统可利用资源，推动档案信息资源共享工作的开展。（I）集中实施了馆藏档案数字化工程，累计已安排经费130万元用于馆藏档案数字化，重点突出了查询利用率最高的婚姻档案、知青档案、移民档案、精简人员档案、二轮土地承包档案等重点民生档案的数字化工作，对其优先实施全文数字化。截止目前，馆藏档案目录数字化数达到152.6.2万条，全文数字化数达到286.12万页。（II）组织人力集中开展档案开放鉴定，及时对达到开放年限的已数字化馆藏档案进行开放鉴定；对经济、科学、技术、文化等政策文件类信息逐步进行提前开放鉴定。已形成开放数字档案 页，提前开放政策文件类信息 件 页（主要是仍然具有现实使用价值的县政府1982年以来所发的红头文件）。按照国家档案局9号令统一保管专业档案的要求，2013年起，海盐县档案局（馆）已着手实施国家基本专业档案数字化工程。县财政已安排经费185万元用于优先实施民政、社保、工商等重点民生部门的国家基本专业档案数字化。在数字化完成后，提前将数字化成果接收进馆，并积极与相关部门协商，将数字化成果整合进海盐县数字档案馆系统，授权海盐县档案馆对外提供查询利用。（2）在政务外网构建海盐县集中式虚拟数字档案室系统。海盐县集中式虚拟数字档案室已于2012年建成，系统架构于政务外网上，采用B/S结构，供全县各立档单位使用。集中式虚拟数字档案室的建成，为全面开展各单位室藏档案数字化打下了基础，也使得室藏档案的提前开放鉴定和网络化共享成为了可能。其网络拓扑结构如图4所示：图4虚拟数字档案室拓扑结构为了充实数字档案室并以此推动共享工作的开展，本课题突出抓好了以下几项工作：（I）积极筹措资金，集中实施了室藏档案数字化工程。以登记备份为契机，积极向县委县政府谏言献策，以全省首创的事务所统一前段受理、后段检测加中段服务外包模式，争取解决了馆藏室藏传统档案集中数字化项目，并实现了县财政对此项目经费的全额保障。仅2012年就累计安排经费160万元，完成了所有一级立档单位室藏文书档案数字化。截止目前，全县县级机关各部门、县属各单位、各镇（街道）100%建成数字档案室， 个村（社区）试点建成数字档案室。（II）组织人力对室藏档案中政策文件类信息提前进行开放鉴定。按照审慎公开原则，部署对所有室藏档案中政策文件类信息提前进行开放鉴定，已充分发挥“红头文件”对现实经济社会发展的价值。提前开放鉴定都经过所属部门单位鉴定、档案馆专职人员鉴定、保密局鉴定、档案馆领导审核四大流程。目前已形成提前开放政策文件类信息 件 页（主要是具有现实使用价值的县级机关各部门、县属各单位、各镇（街道）1995年以来所发的红头文件）。（III）探索馆室共享、室室共享等共建共享新模式。在做好已数字化的部分室藏档案试点共享鉴定的基础上，积极探索馆室共享、室室共享等共建共享新模式。由县档案馆与特定部门，或者部门与部门间签署共享协议，并利用集中式虚拟数字档案室系统进行查询权限控制，授权县档案馆或特定单位，为特定对象（主要是相关机关和基层群众）提供查询利用服务，以此探索馆室共享、室室共享等共建共享新模式。目前，县档案馆与县民政局和县工商局已分别实现婚姻档案和企业登记档案馆室共享；县残联的重度残疾人档案、县总工会的特困职工档案、县民政局的三低（低保户、低保边缘户、低收入户）保障档案已实现室室共享。（3）在政务外网构建海盐县档案信息资源共享工程远程利用系统。通过海盐县档案信息资源共享工程远程利用系统实施共享是使档案信息资源普惠广大民众的重点窗口平台。该系统2012年立项，2013年初建成，架构于政务外网，采用B/S结构，供档案局（馆）和全县三级为民办事服务体系接待窗口使用。通过该系统，各接待窗口人员可为查档人员进行档案的远程查询与出证服务，实现了“群众查档不出村”，免除以往查档的舟车劳顿，方便广大群众。其拓扑结构和总体流程如图5、6所示：图5远程利用系统网络拓扑结构图6 远程利用系统总体流程本课题在进行该系统建设时，坚持“把握当前，兼顾远期”的原则。一是在部署位置上“先点后面”。近期（2013年6月前），该系统部署于县行政审批服务中心、两个镇便民服务中心、两个村（社区）综合服务中心、县档案馆、县婚姻登记中心。远期（2013年7月后），该系统将视情推广覆盖至全县所有镇（街道）便民服务中心和所有村（社区）综合服务中心。二是利用模式上先以代理查询为主。近期，群众前往三级为民办事服务体系的任一接待窗口查档时，需通过窗口接待人员进行代理查询。窗口接待人员将查档申请通过远程利用系统发送至档案局（馆）保管利用科或行政审批服务中心档案窗口，档案馆人员将根据情况在海盐县数字档案馆系统或者海盐县集中式虚拟数字档案室系统中进行查询（若所查档案还未数字化，工作人员需在库房查获后进行即时数字化），查档结果通过远程利用系统发送至接待窗口，查获的档案将打印盖章后完成出证流程。远期，需查档的人员凭借第二代身份证，在三级为民办事服务窗口可以自助查阅其有权查阅的档案资料，仅在需出证时才由窗口接待人员协助打印完成出证。三是查询内容上逐步开放。近期，该系统可远程利用的内容主要集中于所有馆藏开放档案、涉及民生档案（如婚姻档案、知青档案、企业登记档案等）。远期，随着档案信息资源体系的丰富与完善，可远程利用内容将逐步扩展到所有可查询档案，并提供政府公开信息的代理查询。（4）在互联网上构建海盐县电子文件和数字档案查询利用中心网站系统。海盐县电子文件和数字档案查询利用中心网站是档案信息资源面向广大民众的又一重要渠道。该网站突出政府信息和开放档案的查询利用，查阅人可自助登录该网站进行查询。该网站突出对具有现实使用价值的已开放的政策文件类信息的整合，重点整合了馆（室）藏开放档案，馆藏提前开放档案、室藏提前开放档案和现行文件等各类信息资源，并与政府信息公开工作和党务公开工作进行深度结合和无缝衔接。按照最高人民法院关于审理政府信息公开行政案件若干问题的规定的司法解释，在全国率先开展已移交档案机构由档案人员保管的政策文件类公开信息的提前开放鉴定，努力实现政府信息由被动公开向主动公开转变。该网站预设了预约查档接口，并将逐步增加馆藏开放档案和室藏提前开放档案的加载量，争取通过三至五年的实践与完善，使除个人隐秘信息以外的开放档案查询由代理查询模式向自主查询模式转变，由“查档不出村”向“查档不出户”转变，打造全国领先的政策文件类信息一体化查询利用平台。以上四大系统是本课题的重要支撑平台，其完成建设后初步完整地呈现了本课题的资源共享模式。五、课题研究的特点和重要意义（一）课题研究的特色1、查询便捷，可查资源丰富。此次课题实施中，所开发的档案信息资源远程利用系统，采用现代网络技术远程申请、人工查找和远程传输相结合，实现了基于信息化技术的远程出证功能，真正实现了农民查档不出村、居民查档不出社区。在可利用资源方面，查档不限档案类别，只要是可公开的档案都可以提供查询，涉及了数字档案馆、数字档案室及馆藏传统档案中的公开内容，即使是数字档案馆、数字档案室中未数字化的档案，档案馆窗口也可以即时扫描提供利用，理论上可以实现所有档案的查询利用。系统采用半自动查询模式，在档案资源利用者的资格上采取前台窗口人工审查及二代身份证识别仪技术识别，同时档案馆工作人员在后台进行把关，在服务机制上较大程度地解决了网络环境下档案资源泄露的危险。通过这种方式，在保证了档案的安全的同时又实现了查档的便利，这在浙江省范围内尚属首次。2、利用现有，节约行政成本。从服务管理机制上说，课题研究中充分利用了现