计算机会计信息系统与手工会计系统的比较

13计算机会计信息系统和手工会计系统的比较摘 要随着现代科学技术的不断发展，计算机技术已运用到社会生活、工作的各个方面。会计也由用算盘作为运算工具、用笔墨在凭证和账簿上登记的手工处理技术到电子计算机对会计数据进行处理的电算化处理技术，逐渐形成一套完整、快捷、及时、准确的体系，在经济管理工作中发挥着越来越重要的作用。现代科学技术革命，尤其是电子计算机技术的发展向传统会计领域发起了强烈的、前所未有的冲击和挑战，在此背景下，计算机在会计中的应用产生了计算机会计信息系统，其发展迅速，对传统的手工会计系统带来了一定的影响，鉴于此，有必要了解手工会计信息系统和计算机会计信息系统的概念及相关发展背景，接着找出两者的共同之处和差异，最后，对会计信息系统提出一些思考性建议，为实际工作中计算机会计信息系统的进一步发展奠定基础，帮助会计工作者更好的利用计算机进行账务处理，提高会计工作的效率，最重要的是让企业在信息高速发展的今天，抛弃落后的管理理念和管理方式，充分利用计算机会计信息系统，创造企业价值。关键词： 计算机会计信息系统，手工会计信息系统，比较The Comparison of Computer Accounting Information System and Manual Accounting SystemABSTRACT With the continuous development of modern science and technology, computer technology has been applied to all aspects of social life and work. Accounting is also the operator with the abacus as a tool for documents and books with a pen in hand on the registration process technology to the computer processing of the computerized accounting data processing technology, and gradually has formed a complete, efficient, timely and accurate system Work in economic management is playing an increasingly important role. In this context, the application of computer in accounting generated accounting information system, its rapid development has bring a certain influence on the traditional manual accounting system, Given this, it is necessary to know the concept and background of manual accounting information system and computer accounting information system, Then find out the commonalities and differences between the two，finally, in order to lay foundation for the further development of computer information system in the actual work, some feasible recommendations are put to solve the problems of computer accounting system. This will help accountants make better use of accounting computer and improve the efficiency of accounting work. The most important thing is to help enterprise get rapid development in the information business today, abandon the behind management philosophy and management style, make full use of computer information system, and create enterprise value.KEYWORDS: computer accounting information system，manual accounting information system，comparison目 录1手工会计信息系统和计算机会计信息系统12手工会计信息系统和计算机会计信息系统的共同点12.1两者都受准则和法律约束12.2两者都采用相同的理论和方法12.3两系统目标一致22.4系统的基本功能相同22.5两者都要保存会计档案22.6两者编制会计报表的要求相同23计算机会计信息系统与手工会计信息系统的差异23.1系统的初始设置33.2核算程序33.3系统的内部控制33.4数据的查询和保存43.5会计数据的采集、传输形式趋于自动化43.6账簿格式和账簿记规则上存有差异53.7会计报表的编制形式明显不同54关于会计信息系统的几点思考64.1正确定位手工会计信息系统64.2完善相关政策和法律64.3提高会计人员的素质74.4确保计算机会计信息系统的安全74.4.1 环境安全控制74.4.2硬件安全控制74.4.3软件安全控制84.4.4病毒的防范和控制84.5计算机会计信息系统对审计的影响84.5.1审计技术方面84.5.2审计内容方面8参考文献10后记111手工会计信息系统和计算机会计信息系统会计本身就是一个信息系统，有手工会计信息系统，也有计算机会计信息系统。手工会计信息系统的核心是会计恒等式、会计循环、会计科目表、分录和账簿。该模式可追溯到l3、l4世纪威尼斯商人的借贷记账法，后由意大利数学家、近代会计之父卢卡帕乔利经过6年调查研究和整理，于1494年11月10日出版了数学大全一书。该模式一直延用至今。计算机会计信息系统（Computer Accounting Information System简称CAIS）是一个信息管理系统，是采用计算机对会计数据进行采集、加工、存贮、传输并输出大量有用信息的系统。1946年2月14日，由美国政府和宾夕法尼亚大学合作开发的世界上第一台电子计算机ENIAE在费城公诸于世。1954年美国通用电气公司第一次使用计算机计算职工工资，从而引起了会计处理的变革，标志着电算化会计信息系统模式的开始该。随着现代科学技术的发展，该系统正逐步取代手工会计信息系统。2手工会计信息系统和计算机会计信息系统的共同点2.1两者都受准则和法律约束两者都遵守相关法律和准则，以及国家的各项财经政策，严格贯彻执行会计法规，从措施、技术、制度上消除弊端，防止作弊行为。2.2两者都采用相同的理论和方法二者都有采用复式记账原理，遵循基本的会计原理和方法。2.3两系统目标一致两者都对企业的经济业务进行记录和核算，最终目标都是为了加强经营管理，提供会计信息，参与经营决策，提高企业经济效益。2.4系统的基本功能相同任何一个信息要达到系统目标，都应具备信息的采集输入、存贮、加工处理、传输和输出这五项功能。2.5两者都要保存会计档案会计档案作为会计信息系统的输出，任何会计系统都必须对会计信息档案妥善保存，以便查询。2.6两者编制会计报表的要求相同两系统都要编制会计报表，并且都必须按国家要求编制企业外部报表。3计算机会计信息系统与手工会计信息系统的差异计算机会计信息系统，将手工条件下的大部分会计核算工作，如记账、算账、过账、对账、计算产品成本、编制报表等，均集中在电子计算机中由会计软件来完成。原来手工条件下的会计部门工作基本上演变为只负责对原始数据的收集、生成、审批、编码和信息处理结果的分析和保管，主要差异如下：3.1系统的初始设置手工会计信息系统在初始工作阶段需要做好一些准备工作，如，开设账簿、根据企业所属行业性质建立会计科目、登记期初余额等，为以后的记账做好准备。而计算机会计系统则比较复杂，其首先需要在计算机上安装会计软件，帐套的设置，用户的权限设置，操作员及权限的设置，会计科目级别及代码的建立等，还要录入期初余额，设置凭证类别，自动转账分录的定义，会计报表公式的定义等，这一系列初始工作如果没有设置好，以后即使数据输入和凭证录入完全无误也不会顺利完成报表，所以使用计算机会计系统的初始工作相当重要。3.2核算程序会计核算程序又称账务处理程序，是指凭证、账簿及报表的相互关系及其填制方法。在传统手工方式下的核算程序有记账凭证核算程序、科目汇总表核算程序、 汇总记账凭证核算程序以及日记总账核算程序等多种。这些核算程序的根本出发点都是为了减少重复登记的工作量，企业根据各自的特点而产生了各种各样的会计核算形式。但这些核算形式，只能在一定程度上减少或简化重复登记的工作，而不能完全避免重复登记。同一数据多次在不同账簿重复登记不但造成存储的浪费，而且还容易发生错误。这就要求增加一些必要的核对工作，如编制试算平衡表、账证核对、账账核对等。在计算机会计系统中，登账的环节完全可以省去，既平时不记现金日记账、银行存款日记账、明细分类账以及总账，只要将记账凭证保存在一起，在需要时对记账凭证按会计科目、日期等条件进行检索、编辑，计算机就会直接输出日记账、明细账、总账甚至会计报表。由于计算机的处理速度极快，所以这种临时检索和编辑的时间很短，大大提高了工作效率，节省了时间。另一方面，由于计算机出现错误的概率很小，这在一定程度上可以省去某些核对环节的工作。3.3系统的内部控制手工系统是靠账证、账账、账实之间的相互核对来实现差错纠正控制，在计算机会计系统中，内部控制包括管理控制和程序控制，原来手工系统内部控制制度的基本原则仍然是系统内部控制的基本原则，但由于计算机的使用，存储介质的改变，具体的控制环节和控制方法则有所不同，控制的要求更为严格，控制的内容更广泛。包括：内部管理制度的建立、人员的岗位设置、操作权限控制、硬件软件的安全性设置、使用环境的要求、文档的保存等。程序控制主要指计算机软硬件系统的安全环节控制，这在手工会计系统中是没有的。3.4数据的查询和保存手工会计信息系统中，查询数据的方法有两种，一是通过凭证查询数据，二是通过翻阅账本（总账、明细账、日记账）查询数据，但是这两种方法非常麻烦，且人工查询十分耗时，有些数据根本查不到，甚至容易出现账簿因保存时间过长而自然损坏等。计算机会计信息系统中，查询凭证、查询账簿、查询报表等，方便快捷，能快速查到手工很难查到的数据。数据的保存方面，传统手工系统需要专业的会计档案保管人员对会计资料进行保管，而且这些资料也会占用较大的存放空间，有时资料保管时间过长还会出现页面发黄的状况，这都影响了会计资料的后续查询与使用。计算机会计信息系统则不同，其将会计数据资料存储在磁盘上而不是纸质形式，这大大节省了空间，数据的存储比较方便，易于保管，但另一方面由于其复制方便迅速，也需要严格保管。3.5会计数据的采集、传输形式趋于自动化在全球经济一体化的今天，一个公司可能存在众多子公司，而这些子公司多数在不同的地区，有的甚至在不同的国家，各个子公司之间，子公司和母公司之间必然需要数据的传输，计算机在此方面发挥了举足轻重的作用，在计算机网络中，电缆、电话线或卫星都可以用于通讯，公司内各部门及子公司的计算机联网之后，可随时相互调用会计数据。在计算机系统中，各种原始数据通过自动输入装置转化为计算机可以直接处理的数据形式，而无须人工重新输入，这些数据不但可以用来进行商品的管理，而且可以直接进行会计处理，速度快、差错少，提高了会计数据的有用性。在会计数据的传输方面，随着网络通讯技术的发展，通过网络来传输会计数据已成为现实，提高了会计工作的效率。3.6账簿格式和账簿记规则上存有差异在手工会计系统中，账簿的格式分为订本式、活页式和卡片式三种，并且对现金日记账、银行存款日记账和总账必须采用订本式账簿。而在计算机会计系统中，由于受到打印机的条件限制，不太可能打印出订本式账簿，因此根据会计电算化工作规范规定，所有的账页均可按活页式打印后装订成册；总账账页的格式有传统三栏借贷式总账和科目汇总式总账，后者可代替前者；明细账的格式可有三栏式、多栏式和数量金额式等。传统手工会计系统中账簿记录的错误要用划线更正法或红字更正法进行更正；账页中的空行、空页要用红线划销等。而在会计电算化系统中，可以不存在纸质账簿，一切数据均以文件形式存在机器内部，登账只是一个沿用的旧名词，而且文件也并不一定按日记账、总账、明细账分别设置，有些系统甚至只设置一个凭证文件，根本就不存在机内日记账、总账和明细账，各种财务信息可直接从凭证文件中导出，划线更正法或红字更正法根本就不存在，代之的是负号更正法。实际上只要凭证输入正确，机器处理准确无误，即使由于凭证数据有错，导致机内账的结果有错，也不能直接进行修改而只能通过记账凭证去更正。3.7会计报表的编制形式明显不同前期所有的会计工作最终都要以会计报表的形式报告出来，会计报表的编制也至关重要。在传统手工会计系统中，报表的编制比较复杂，会计工作人员除了了解各种报表的结构，报表中各个数据的来源外，还应弄清是发生额还是余额，以及通过何种运算关系取得，如果数据来自本报表或外报表中某项目，应弄明白其各种运算关系，同时还应明了各种报表之间的勾稽关系及数据的对应关系，这样报表编制起来才会比较顺利。而在会计电算化系统中，各种报表的注册、结构描述、格式定义、数据的取数公式定义、报表的审核公式定义、报表的打印参数设置等工作，都是报表子系统初始化设置的内容， 在正式编制报表前可预先设置好，而后在月末编制报表时，操作员只需在键盘上轻按报表子系统提供的报表生成命令键，系统即自动根据数据的取数公式取得数据，在短则几秒，长则十几分钟时间内快速生成报表，并且能自动校验报表数据的各种内在关系。此外，还能使上下级公司之间的同名报表即时合并。4关于会计信息系统的几点思考虽然现阶段存在手工会计信息系统和计算机会计信息系统，但随着科学的进步以及经济的发展，手工会计信息系统已不能满足企业财务管理的需要，计算机会计信息系统的逐渐发展和普及对传统会计来说既是一种冲击，也是一种不可扭转的发展趋势，因此，对现阶段有必要对这两种会计信息系统进行思考，提出一些合理性建议，明确为来会计系统的发展方向。4.1正确定位手工会计信息系统尽管计算机会计信息系统已是会计领域发展的主流，但也不能完全抛弃传统的手工会计信息系统，其虽然具有一定的局限性，但企业应试具体情况而定。计算机会计信息系统的应用需要会计软件的支撑，也需要有会计电算化会计，某些大型公司还要有系统维护人员等，这些对小公司来说都是极大的成本，有些小公司财务工作流程并不复杂，不需要购买会计软件，传统的手工会计完全可以做好，这时购买会计软件等支持对于小公司来说就是浪费资源。大型公司，因其业务复杂，如果单靠手工会计信息系统，不仅工作量大，而且容易出错，更重要的是需要投入大量的人力和时间，在经济全球化的今天，时间就是金钱，计算机信息系统对这些大公司来说就比较合理。所以不能一概否定传统手工会计信息系统，要视具体情况而定，正确定位手工会计信息系统。4.2完善相关政策和法律目前，我国正处于由手工会计向电算化会计信息系统的转型期，过去的手工会计并没有被完全抛弃，而计算机会计信息系统在政策和法规方面还有待于逐步完善。在有关会计领域的法律中，最权威和最基本的也就是中华人民共和国会计法、企业会计准则，这些法律和准则并没有很好的对现阶段会计界的发展起到很好的促进作用，甚至某些方面存在着漏洞，需要进一步完善和治理。过去的法律更多的是倾斜于手工会计的行为，而会计电算化犯罪毕竟是高科技、新技术下的一种新型犯罪，为此制定专门的法规对此加以有效控制就很有必要。4.3提高会计人员的素质无论是处于手工会计信息系统阶段还是计算机会计信息系统阶段，会计人员素质都是硬性要求，这是最起码的职业技能。传统手工会计要求会计人员除了要熟悉企业业务流程，还要对账务处理环节能够熟练操作。计算机会计信息系统的应用对会计人员的要求更加严格，会计人员不仅要熟练手工会计的账务处理程序外，更要有一定的计算机技术，如果能够懂得一些程序的开发及应用，那将会完全驾驭计算机信息系统。此外，计算机会计信息系统应在开发阶段就要对使用该系统的有关人员进行培训，提高使用人员对系统的认识和理解，以减少系统运行后出错的可能性，培训不仅仅是系统的操作培训，还应让其了解系统投入运行后新的内部控制制度，计算机会计信息系统运行后的新的凭证流转程序，计算机会计信息系统提供的高质量的会计信息的进一步利用和分析的前景等等，不断提高会计人员的素质。4.4确保计算机会计信息系统的安全目前，企业在转型期主要存在的问题是数据的安全保密性差，这也正是企业内控制度中最薄弱的环节。企业应极力确保会计信息系统的安全，尽量做好安全控制工作，如采用各种方法保护数据和计算机程序， 以防止数据泄密、更改或破坏， 做好环境安全控制、 硬件安全控制、 软件安全控制、 病毒的防范与控制等。4.4.1 环境安全控制环境安全控制指计算机机房的环境和各种技术安全要求以及磁介质等数据存贮体的存放和保护。计算机机房应该符合技术要求和安全要求，应充分满足防火、防水、防潮、防盗、恒温等技术条件；对用于数据备份的磁盘、光盘等存贮介质应注意防潮、防尘和防磁。对于环境安全要定期检查并做好记录。4.4.2硬件安全控制计算机会计信息系统的可靠运行主要依赖于硬件设备，因此硬件设备的质量必须有充分保证。为以防万一，关键性的硬件设备可采用双系统备份。此外，机房内用于动力、照明的供电线路应与计算机系统的供电线路分开，配置（ 不间断电源）、防辐射和防电磁波干扰等设备。4.4.3软件安全控制首先要分析研究各应用软件的兼容性、统一性，使各业务系统成为基于同一种操作系统平台的大系统，各种业务之间能相互衔接，相关数据能够自动核对、校验，数据备份应统一完成；其次系统软件应尽量减少人机对话窗口，必要的窗口如凭证输入窗口应力求界面友好，防错能力强，做到非正确输入不接受；第三要增强系统软件现场保护和自动跟踪能力，对一切非正常操作可以记录。4.4.4病毒的防范和控制防范病毒最为有效的措施是加强安全教育，健全并严格执行防范病毒管理制度，具体包括： 软件、软盘及计算机系统的采购和更新要通过计算机病毒检测后才可使用，专机专用；绝对禁止在工作机上玩游戏；建立软盘管理制度，防止乱拷贝软盘；安装防病毒卡和反病毒软件；定期检测并清除计算机病毒，采用网络防火墙技术等。4.5计算机会计信息系统对审计的影响4.5.1审计技术方面在手工会计处理的条件下，审计可根据具体情况进行顺查、逆查或抽查。审查一般采用审阅、核对、分析、比较、调查和证实等方法。所有审查工作都是由人工完成的。在会计电算化条件下，会计的特点决定了审计技术的改变。对电算化会计信息系统的审计，如果仍然采用常规的手工系统的那一套审计技术，就不可能达到审计的目的。由于审计的内容扩大到电算化系统程序、系统的设计与开发、数据文件等方面，迫使审计人员在采用传统各种审计技术的同时，采用计算机辅助审计技术，用日益先进的计算机审计软件去对付单机、网络、多用户等各种工作平台下的会