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办公自动化系统 解解解 决决决 方方方 案案案 城市猎鹰科技发展有限公司城市猎鹰科技发展有限公司 20112011 年年 4 4 月月 办公自动化系统解决方案 城市猎鹰科技发展有限公司- 1 - 目录目录 目录目录.1 1系统概述系统概述.2 1.1 建设背景.2 1.2 建设目标.2 1.3 建设原则.2 2 2办公自动化系统功能及特点介绍办公自动化系统功能及特点介绍.2 2.1 主要功能模块.2 2.1.1 系统首页.2 2.1.2 公文处理.2 2.1.3 文件管理.2 2.1.4 档案管理.2 2.1.5 信息发布.2 2.1.6 内部通讯.2 2.1.7 事务管理.2 2.1.8 系统管理.2 2.2 技术特点.2 办公自动化系统解决方案 城市猎鹰科技发展有限公司- 2 - 1系统概述系统概述 1.11.1 建设背景建设背景 如何尽快、迅速提高管理和人员办事效率，高效完成任务，进行高效能管 理，成为单位全体员工、特别是单位领导所共同关注的焦点！同时，及时、成 功地实施办公自动化系统，通过更高效率的集成协同应用来提高单位的整体创 新和应变能力，使单位内外实现高效信息沟通、网络无纸化办公，并帮助单位 最终实现规范化管理，促进内部工作从彼此独立、被动的管理模式转向一体化、 信息共享的统一管理模式，将管理模式提升到更高、更新的层次，从而实现单 位管理、办事、服务的转变和升华。 1.1.2 2 建设目标建设目标 以先进成熟的计算机和网络通信技术为主要手段，建成一个覆盖全单位各 部门、分支机构的高效的、透明化的、强有力的协同办公系统，解决传统办公 过程在沟通、协作、控制等方面存在的问题，以达到提高个人办公效率、加强 部门之间的合作、畅通内部信息交流和大规模的协作目的，为领导提供有力的 决策支持和监督控制手段，实现机关办公现代化、信息资源化、传输网络化和 决策科学化。 以公文流转（收、发文为核心体系）为主，帮助单位建立起一个柔性、灵以公文流转 （收、发文为核心体系）为主，帮助单位建立起一个柔性、灵动、高效的电子化协作办公 与文档管理环境，提升管理水平。 1.31.3 建设原则建设原则 办公自动化系统建设应以规划为指导，以提高效益为目的，以实际需求为 导向，加强统筹协调，注重实效，吸收成熟的应用经验，充分考虑企业内部信 息化现状，统一规划，由简单到复杂，由易到难，循序渐进，稳步建设。既要 考虑近期投资能力和建设目标，又要为系统的进一步发展和扩展留有余地，其 原则是： 办公自动化系统解决方案 城市猎鹰科技发展有限公司- 3 - 1实用性原则：符合企业现有业务特点及内容，快捷、可靠地部署。 2超前性原则：系统需求与架构成熟，易升级，符合未来发展趋势。 3稳定性原则：系统运行平稳、可靠，有效减少维护。 4安全性原则：符合信息化安全标准，满足内部有关的信息安全与保密管 理相关制度。 5开放性原则：结构化程度高，扩展性好，便于进一步的发展。 2办公自动化系统功能及特点介绍办公自动化系统功能及特点介绍 2.12.1 主要功能模块主要功能模块 2.1.12.1.1 系统首页系统首页 系统采用 B/S 结构，数据存储和业务处理都在服务器上,客户端不需要安装 专用的软件，通过浏览器（EXPLORER）进行网站浏览和公文处理。 2.1.22.1.2 公文处理公文处理 收文管理收文管理 收文管理是一个处理正式来文的管理过程，实现对来文的登记、拟办、批 示、传阅、办理结果登记、整理和归档等操作，处理反馈、催办、统计、查询 等任务。 发文管理发文管理 发文管理用来处理和保存各类正式发文文件。水利局的发文文体主要包括： 浙水、浙水发、浙水函、浙水函、浙水办会等几种。 办公自动化系统解决方案 城市猎鹰科技发展有限公司- 4 - 发文流程示意图： 拟稿 处长初审 （） 拟文 处室会签 经办人 办公室 局长签批 分管局长签批 拟稿人编号 、文件制作 归 、档 下发 政务网 下发 输出 公文流程管理公文流程管理 公文流程分为系统流程设置、流程自定义和流程修改等，系统设置初始流 程，如遇特殊情况，可授权对公文流程进行修改或重新定义。本模块实现公文 流程的可控管理。 要能实现会签功能，领导的审批顺序能自定义。要能实现会签功能，领导的审批顺序能自定义。 公文归档公文归档 实现对已处理完毕的电子公文的综合管理，方便有权限的用户进行查询。 管理员可以对文件柜中的电子文档进行修改、增加、删除等管理操作。 公文处理简单易用，功能强大公文处理简单易用，功能强大 用户通过简单的培训即可使用公文处理系统，用户使用完全采用 B/S（浏 览器/服务器）模式，如同浏览网页一般，用户即可完成公文的新建、提交、签 收、办理、跟踪、特送、撤回等诸多功能，简单易用，大大提高公文处理速度。 所有公文按拟办工作、待办工作、在办工作、转发工作四种办理状态自动 分类显示。并能自动根据工作轻重缓急和办理状态进行分类显示，文档的新建、 提交、签收、办理、跟踪、特送、撤回等操作透明化，同时增强了领导工作监 办公自动化系统解决方案 城市猎鹰科技发展有限公司- 5 - 控能力。 办公自动化系统中提供了强大的公文处理功能，具体如下： 提供文档提交功能，提交时由流程智能判断后续流向，或提示办理人进 行相关操作； 提供文档修改痕迹保留功能，能在修改区域标识修改人姓名及修改时间 等信息，能自由控制修改痕迹的显示和隐藏状态； 提供文档撤回重办及文档退回功能； 提供公文办理委托的功能， ； 提供公文（单笔、多笔）签收功能，明确处理文档的处理责任转移及处 理状态改变； 提供领导的工作监控功能，实时了解工作最新流转状态及处理情况，并 能在需要时进行催办、特送、删除等特殊操作； 提供办件统计功能，根据各种条件对公文办理情况按处室或按个人等进 行汇总统计，生成自定义格式的统计报表； 提供公文办理时限功能，可设定公文的办理时限，办理超时将自动提醒 办理人及其他相关人员，并可对超时办理情况进行汇总统计； 提供已办人对工作后续办理过程的跟踪功能； 操作透明，能自动根据经办人的办理权限提供相应的操作功能，包括文 档编辑、填写意见、查看意见汇总、查看流转历史等； 提供文件套红打印，用户可完全自定义文件打印格式； 提供手写签名及电子印章功能，相关人员可进行手写批示或根据授权经 密码验证在指定区域插入电子印章； 提供文档内多个附件上传、各种格式文件（如 Word、Excel 等）处理等 功能； 提供公文扫描功能，在浏览器上即可一次性能将多页纸质文件扫描并自 动合并，简化纸质公文电子化的处理过程； 提供与手机短信子系统的接口功能，用于发送待办公文到达的提醒和通 知消息。 有效的公文处理过程控制管理有效的公文处理过程控制管理 办公自动化系统解决方案 城市猎鹰科技发展有限公司- 6 - 在公文处理过程中，办公自动化系统对收文类、发文类、办件类、阅件类 等多种格式的公文进行有效的过程控制管理，提高公文处理的效率，保证公文 处理的安全可靠。主要的过程控制管理体现在以下方面： 1、公文处理监控：可设置各类公文的管理者，公文处理者可以是一人也可 以是多人，公文处理者能实时了解公文最新流转状态及处理情况，并能在需要 时进行催办、特送、删除等特殊操作，保证公文处理的顺畅进行。 2、公文的安全性要求：在流转过程中，只有待办人员才有权打开办理流转 到的公文，其他人无权限打开。 3、公文后续办理过程跟踪：可在流程定制中设置“是否允许后继办理人员 查看” ，如果设为是的话，公文已办人员可实时查看公文办理过程。 4、详尽的公文处理日志：意见汇总、流转历史等详细记录公文处理的日志 信息。 5、自动催办：公文在流转过程，公文如果在规定的时间内没有办理，可以 进行自动催办，督促其进入下一环节。 6、痕迹保留：对于公文正文的处理提供完善的文档修改痕迹保留功能，能 在修改区域标识修改人姓名及修改时间等信息，并对不同人员的修改痕迹以不 同的颜色显示加以区分，保证文件修改的严肃性和责任性。 7、委托办理：可将相关工作委托给其他人办理，可设置委托时限，时限到 后自动收回委托办理权限。 8、公文撤回：如果在公文办理过程中发现问题，可由已办理人员主动将已 提交的公文撤回重新办理。 以组织机构为基础的公文处理权限机制以组织机构为基础的公文处理权限机制 单位管理、角色管理、用户管理等均在组织机构模块中完成。提供层次化 的组织机构设置，按“部门-岗位-人员”树状结构进行设置应用，使 OA 系统进 行工作分配和权限设置更加清晰，广泛应用于系统各模块。 组织机构的增加、调整或撤销，人员的调入、升迁、调职或离职等等变动 时，调整灵活，应变自如。可设置多级部门，一部门多岗位，不同部门可存在 相同岗位名称。一岗可多人，一人也可同时在多个不同岗位上任职。 由于应用“部门-岗位-人员”树状结构的层次化组织机构，如果组织机构 办公自动化系统解决方案 城市猎鹰科技发展有限公司- 7 - 发生变动，公文办理权限、归档文件查阅权限等均可随组织机构的变动实时刷 新，方便的进行调整。 文件套打文件套打 公文处理结束后，可进行公文内容的套红打印。用户的打印权限可进行设 置，无打印权限的用户无法进行文件套红打印。用户需套红打印的格式可根据 用户需求完全进行自定义，以制作 MS Word 文档模板作为打印格式，将各类公 文的指定内容按指定格式打印，形成具有固定格式要求的纸质文件。 2.1.32.1.3 文件管理文件管理 文件管理是 OA 系统的核心模块之一，能对各种文件的产生、存储和访问进 行有效的分类管理。可自由规划生成新的模块（独立数据库文件），专门用于 管理各种文档，如：生成用于存放邮政编码、通讯录及电话、办事指南、法律 制度库、年鉴及大事记等各种共享信息库；生成用于项目管理、方案管理和工 作计划等的各种业务文档管理库；为各部门、项目组甚至个人建立独立的文档 管理库；生成用于归档各种日常重要文件的专门档案库等等。 2.1.42.1.4 档案管理档案管理 管理系统作为办公自动化系统的一个子系统，与合办公自动化系统紧密结 合，实现日常办公与档案管理一体化。 符合标准，通用性强：符合档案管理国家标准，系统通用性强，基本满 足不同行业用户的不同需求，将最先进的档案管理理论与实际操作有机融合， 站在专业角度提升用户档案管理的科学性。 强大的自定义功能，易学易用，完全 B/S 架构，用户经过简单自学即可 迅速掌握；档号格式、实体分类、文书模板、访问权限、查询统计、报表格式 等全面提供用户自定义，满足用户个性化档案管理应用的需求。 与办公自动化系统无缝衔接，轻松实现文件向档案的转化，日常办公流 转文件、会议记录等一系列需要归档的文件能方便归档到档案系统，并可方便 地进行档案的检索与借阅。 办公自动化系统解决方案 城市猎鹰科技发展有限公司- 8 - 检索方式灵活多样，确保查询的速度：支持系统简单查询及用户自定义 查询，灵活多样；多档案库架构，保证档案系统的检索速度。 档案管理包括系统管理、案卷管理、管理档案借阅、处理档案借阅单等功 能，可同时管理电子档案和实物档案，可设置档案利用权限，并可设置开放档 案。 办公人员可浏览和检索档案目录，并提交档案借阅单。借阅单经档案管理 员确认后实现档案阅览。 2.1.52.1.5 信息发布信息发布 1 1、电子公告、电子公告 用于发布各种通知、通告、批评、表扬等消息，被作为一个提供共享信息 浏览和发布的综合场所。提供有权发布公告的用户设置功能；提供公告读者范 围限制功能；提供公告发布期限设置功能；提供公告内多附件上传功能；提供 扫描功能。 2 2、在线新闻在线新闻 用于发布各种新闻、报道等消息，最新发布的新闻在系统首页内滚动显示。 提供有权发布新闻的用户设置功能；提供读者范围限制功能；提供新闻发 布期限设置功能；提供新闻内多附件上传功能；提供扫描功能。 3 3、电子论坛电子论坛 电子论坛类似一个非正式的会议室，提供一个信息交流、思想沟通和问题 讨论的空间，可设置讨论区并分别进行管理。经过各讨论区管理者授权的个人 可以随时发起并创建某方面的议题，进行自由的谈论和发言，包括进行咨询、 解答和收集意见等。 2.1.62.1.6 内部通讯内部通讯 1 1、电子邮件电子邮件 电子邮件模块提供了常见的邮件新建、发送、接收、转发、阅读、回复等 功能。允许接收、发送外部邮件。 办公自动化系统解决方案 城市猎鹰科技发展有限公司- 9 - 提供类似于WORD的在线编辑器功能。 允许上传各种类型附件。 提供邮件回执功能。 提供“管理文件夹”功能，用户可对邮件进行分类存储。 提供邮件定则功能，自动将用户邮件进行分类保存。 2 2、在线短信在线短信 即时查找在线用户姓名列表和非在线用户姓名列表。 与在线用户实时短信交流，对非在线用户进行短信留言。 可查看短信历史信息（收信箱、发信箱） 。 提供与手机短信子系统的接口，将短信消息发送至用户手机中。 提供与“腾讯通 RTX”的接口功能，用户如果使用“腾讯通 RTX” ，可实现 与办公自动化系统的无缝集成。 3 3、手机短信手机短信 手机短信系统是办公自动化系统的一个子系统，由手机短信模块和短信收 发器（工业级）组成。OA系统中的重要信息、紧急信息（重要工作到达通知、 会议通知、会议变更、会前提醒等）可通过手机短信系统及时发送到外出人员 的手机上，进行相应的提醒。 可设置单位内允许发送手机短信的用户列表。采用工业级短信收发器，性 能稳定，满足大批量短信发送需要。单位内的用户能够方便地相互发送手机短 信，可以单发、群发，也可以直接输入手机号向外单位用户发送手机短信。 2.1.72.1.7 事务管理事务管理 1 1、会议管理、会议管理 提供单位或部门内会议计划、会议纪要的管理功能。允许指定会议管理员、 会议计划员、会议纪要员。 提供单个会议、一周会议等会议计划的新建、送审批、发布通知，以及会 议计划的调整与取消等功能。 提供多种会议通知手段，例如在线短信通知、手机短信通知、电子邮件通 知，以及会议前半小时手机短信通知等。 办公自动化系统解决方案 城市猎鹰科技发展有限公司- 10 - 提供会议纪要的新建、送审批、发布和归档等功能。 提供会议计划、周会议计划和会议纪要等信息的查找搜索功能。 提供会议室的管理功能，包括会议室占用情况查询等功能。 2 2、日程安排、日程安排 提供个人日程、共享日程和日程提醒等功能，使用户能够更有效地安排自 己的工作时间。 3 3、车辆管理、车辆管理 提供车辆档案维护、车辆占用状态网上实时查询、用车申请及审批、车辆 及司机调度等功能，提高车辆利用效率。 4、物品管理、物品管理 提供办公用品信息登记与分类维护、物品库存和可领用信息查询、物品领 用申请与审批、物品发放与报损等功能，实现网上物品统一管理。提供两种管 理模式（单部门或多部门应用） ，由特定物品管理员负责管理。以物品登记卡形 式实现入库、报损等物品明细管理，形成物品（库存）目录，包括物品类别、 名称、规格、价格、库存量等信息。 5、固定资产管理、固定资产管理 提供可共享资源信息的分类与登记、使用状态查询等功能，实现网上资源 管理，提高资源利用率。 6、电子刊物（信息采编）、电子刊物（信息采编） 用于网上编辑和发布内部刊物。刊物编辑将有关信息筛选汇集成电子刊物， 并在网上进行发布。其他职员可对刊物进行投稿和阅览刊物。 7 7、活动安排活动安排 提供领导活动计划拟定与审批、日程安排查询等功能。 2.1.82.1.8 系统管理系统管理 提供集成的系统维护窗口，简化了系统管理员的维护强度，主要内容分系 统管理、数据库管理和工作管理等三部分。 系统管理：提供系统安装、卸载、升级系统及模块扩充与维护，处 理系统异常，同步组织结构，模块签名、刷新系统权限设置、强制 办公自动化系统解决方案 城市猎鹰科技发展有限公司- 11 - 系统安全检查等自动化管理功能。 数据库管理：提供数据库权限管理、数据库复制备份、数据库索引、 引入或添加新模块（含二次开发的）等管理功能。 工作管理：提供了组织机构、工作流程、应用表单、数据字典等定 义及维护功能，流转监控、流转日记查询等系统维护功能。 1 1、组织机构、组织机构 层次化的组织机构设置， “部门-岗位-人员”树状结构应用，使 OA 系统进 行工作分配和权限设置更加清晰，广泛应用于系统各模块。 组织机构的增加、调整或撤销，人员的调入、升迁、调职或离职等等变动 时，调整灵活，应变自如。 可设置多级部门，一部门多岗位，不同部门可存在相同岗位名称。 一岗可多人，一人也可同时在多个不同岗位上任职。 提供公用通讯录的人员整批自动导入功能。 可快捷启用或禁用某部门、岗位或某些用户，冻结系统登录和访问权限。 2 2、表单定制、表单定制 为管理员提供自由进行系统定制和二次开发的功能，定制系统所需的各种 应用表单，设计好的表单在系统各模块间可自由发布和应用。 充分利用了 Lotus Designer 技术，定制日常使用的各种规格表单格式。 提供了丰富的样例示范表单、增强功能函数包和模板，应用灵活、集成方 便。包括集成 MS Office、数据字典应用、电子签名、印章使用、自动流水号计 数、区域隐藏及只读控制、组织机构调用、日历时间选择等应用。 设计的表单不仅仅应用于各类审批流程，还可广泛应用于各模块，例如， 文件库。 已经应用的表单随时可修改、更换，并能立即生效。 3 3、流程定制、流程定制 工作流系统是 OA 系统的核心模块之一，除能数量不限地定制出各种日常行 政审批、申请流程外，工作流系统作为一个系统的共享引擎，还能支持和满足 系统其它模块内文件的审批或流转需要。 系统的流程定制模块从通用和实用角度出发，提供了大量的可自定义选项， 办公自动化系统解决方案 城市猎鹰科技发展有限公司- 12 - 流程设置全面，实用性强，可调性好，适用领域广，管理员无需编程便能快捷 地自定义出完全适合本单位各种各样的业务流程，例如收文、发文、文件承办、 文件阅办等公文处理流程，报销、出差、项目、合同、请假、用车、工作请示、 意见上报等各类审批及申请流程，以及，各种费用申报及管理流程，如报销申 请、借款申请、物品申购等。从流程规划、定义、检查、授权、流转，以及监 控和管理，均动态地体现出完整的业务处理过程。 单位内各种工作事务处理过程，在 OA 系统中表现为流程形式。一个流程 的定义包括流程定义、环节定义、流向定义三个步骤。 （1 1） 、流程定义：、流程定义：定义流程的一些基本属性，包括流程名称、类别、应用 表单、管理者、使用人、归档方式等内容。其中： 流程管理者：指定可以监控流程内所有流转过程中的文档的用户。 自由流程：满足现实中无规范流转顺序的文档处理需要，此类流程 无需另外定义流向，文档可在各环节间由办理人自由选择。 提供流程文档流转处理结束后通知对象指定功能。 提供流程的启用、禁用功能。 提供多种归档方式选择。 （2 2） 、环节定义：、环节定义：每个环节均由指定的办理人按指定的办理方式和办理权 限完成相应的工作处理任务。 环节数量因流程需要而定义，随时可增加、修改或删除。 提供审批式、编辑式、分发式等多种办理方式选择。 提供灵活的办理人指定功能。包括可由上一环节指定、由文档中域 指定、预先指定办理人列表等办理人指定选项；以及只能由创建人 所在部门人员办理、提交时选择具体办理人、全部或其中一人办理 等办理人限制选项；提供将办理人信息（部门名称、姓名）写入文 档域等选项。 提供丰富的办理权限指定功能。包括是否允许编辑文档、允许填写 意见、允许查看意见汇总、允许跟踪后续办理过程、允许打印文档、 允许分发文档等选项；提供能限制文档显示、隐藏、只读、可编辑 区域的控制变量定义选项。 办公自动化系统解决方案 城市猎鹰科技发展有限公司- 13 - 提供多种提示催办方式。包括新工作到达时是否在线短信通知、不 在线时是否手机短信通知、逾期邮件催办方式等选项。 （3 3） 、流向定义：、流向定义：指定流程各环节的流转次序以及流转规则。 流向数量因流程需要而定义，随时可调整、增加、修改或删除。 可自由指定一个流向的起点（源环节）和终点（目标环节） 。 支持循环流向，使文档能在各环节间因处理需要重复流转。 支持条件流向，使文档能根据预定义的条件公式自动送达相应的目 标环节。 支持主办-协办，使文档可拆分成多个相同文档分别经过不同环节处 理后合并，可同时限制处理完成后的合并条件。 支持流程嵌套，使一个流程的文档流转到其它流程继续流转处理。 支持无预定义流向的自由流程，使办理人可以在流程各环节间自由 选择。 4 4、数据字典、数据字典 数据字典模块是用来专门定义、记录、管理系统各模块应用到的各种常用 信息，具有集中式一次定义、分散应用、重复调用等特点。 数据字典：提供创建、编辑各种数据字典、供公文处理、各流程、各 模块调