会议准备总结

1 / 19 会议准备总结 XXXX 会筹备情况汇报 XXX 县商务局 2016 年 8 月 近阶段， XXXX 会筹备情况汇报如下： 一、 明确职责、落实责任。 8 月 19 日，市委召开第一次商情组工作会议，我区就本次会议安排、客商邀请、细节安排等相关工作进行了部署，按照工作要求，我们进行了精心组织，确定了综合科为责任科室，落实上报了责任人、联络员 ，做到了专人对接，责任明确，与上级部门保持经常联络，互通信息，不断完善筹备工作。区委、区政府主要领导高度重视，召集相关区领导及部门召开专题会议，明确责任、落实人员，整个活动由区政府党组成员牵头负责，商务局具体承办，开发区配合。 2 / 19 二、 精心筛选，邀请参会客商。 按照会议要求，我区负责邀 请客商 30 名，原则上要求邀请财富、福布斯、金融时报世界 500 强企业高管人员，根据以上要求，我局及时与各镇、园区进行了对接，认真梳理排查，于 8 月 19 日上报我区拟邀请客商总名单，并下发了电子邀请函。并就会议的议程安排、参会细节、客商食宿安排与相关责任单位进行了对接落实，确保本次客商按时参会，同时让客商安心参会，舒心参会。 三、 争创特色，举办专场活动。 近年来，我区围绕全区产业规划定位，将侨商作为外资引进的对接 突破口之一，与侨办积极联系沟通，并充分利用侨办海外丰富资源和平台优势，积极邀请一批侨商来淳考察兴业，为创造良好的投资环境，我区在开发区内设立 “ 华侨产业 园 ” ，力争全区外资利用取得重大突破。专场活动包含： 1、组织侨商实地考察。组织近 100 名侨商对我区经济开发区等进行实地考察，来全面了解我区投资环境及产业发展分3 / 19 布状况。 2、举行侨商产业洽谈会。会上，我区主要领导重点推介我区投资环境与未来前景展望，并进行面对面洽谈，对侨商提出的投资环境 、政策咨询等进行现场解答，力争一批项目早日落户高淳。 3、进行项目签约。对全区招商项目认真梳理，精心挑选制造业项目 13 个、现代服务业项目 32 个、生物医药项目 52个、农业项目 22 个、文化创意项目 14 个举行签约仪式。 做好会议准备 会议准备工作是办公室工作的一项重要内容。一年来，办公室主办、承办和协办了不少大大小小的会议，如全省水文工作会议、全省水文系统文明创建总结表彰大会、局长办公会议、全国旱情监测会议、水情工作会议等等。我认为，做好会议准备工作一定要注意以 下几点。 拟定会议工作方案。一般应包括以下内容：会议记录简报工作、会议经费预算、食宿安排、保卫和保密工作等。 4 / 19 选定、安排议题。会议讨论的问题、决策的对象，就是议题。大中型会议的议题由会议领导机关和领导同志确定。日常会议的议题，有的由分管某项工作的领导同志提出，有的由下级机关或者根据领 导同志指示准备议题，然后将收集到的议题进行筛选，加以修改、讨论、充实，报请有关领导审查后，按周、月或季度统筹安排。 安排会议议题应注意以下问题：一是下一级会议可以解决的或者分管领导可审批解决的问题，一般不要安排上级会议讨论；二是局里的业务会议同党、团、工、青、妇等会议讨论的议题要有所区别；三是提交会议讨论的议题，一般要有简要的文字材料，并在开会前几天经领导同志审批后，发给有关同志阅读，准备意见； 四是临时提出的一般议题不宜仓促安排， 保证会议质量；五是一次会议议题不能安排过多或过少，要测算每个议题大致所需时间，合理分配，一般安排一个主要议题和一二个小议题为宜，六是尽可能地将同类性质的议题提交一次会议讨论；七是应准备一些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。 拟定会议议程、日程和程序。议程，是会议所要通过文件、解决问题的概略安排。用简练文字逐项写出即可。日程，是在一般 时间内会议进行的具体安排，一般采用简短文字或表5 / 19 格方式，将会议期间每天上午、下午及晚上的活动列出即可，如有说明，附于表后。程序，是一次会议按照时间先后或依次安排的工作步骤。程序可繁可简，可粗可细。议程、日程应当事先发给与会人员。程序只供领导同志主持会议时参考，不发给其他同志。 准备会议文件、报告。日常工作会议的文件、报告，主要应由各职能部门起草准备。会议秘书部门应于会前通知有关部门报送会议文件，对 文件内容和质量进行初审，并向领导同志提出所报送的文件能否提交会议讨论的意见。 提出与会人员名单。提名与会人员，应当注意日常工作会议请与会议讨论议题密切相关的部门领导同志列席；临时性会议，属于征求意见性质的，应请有关方面的主要领导同志和代表参加；属于专业性质的，应请各有关方面主管该项工作的领导同志、专家和在该方面有实际经验的工作者参加；属于纪念、庆祝性质的，应请离退休老同志及各民主党派人士、各界代 表参加。二是宽严适度，准确无误。从有利工作出发，做到提名合情合理，不宽不严，不错提，不漏提。 编排分组。参加会议人员名单确定之后，要对与会人员进行编组，即按照一定的规律将全体与会人员划分若干小组，以6 / 19 方便讨论问题。在进行编组时，要注意组的数量、规模适中。编组要全面周到，尽可有将召集会议机关的领导同志分散到各个组。 选定、布置会场。 1、选定会场。会场的选择，要结合开会人数、会议内容等综合考虑。在有条件的情况下，主要考虑下列因素：第一，会场大小 适中，以每人平均 23 平米为宜。太大显得松散，过小则拥挤。第二，会场地点适中。第三，会场附属设施齐全，包括照明、通讯、卫生、服务、 电话、扩音、录音等。 2、布置会场。不同的会议，要求有不同的布置形式。座谈会会场要求和谐融洽，纪念性会议会场要求隆重典雅，日常工作会议会场要求简单实用。 制发会议证件。会议证件是表明与会议直接有关人员身份权利和义务的证据。会议证件可分为两类：一类是会议正式证件，包括代表证、出席证、列席证、签到证、旁听证、来宾证、入场证、请柬等；另一类是工作证件，包括工作证、记者证、出入证、汽车证等。各种证件的内容 栏目，大致包括会议名称、使用者单位、姓名、性别、职务、发证日期、证件号码等。有些重要证件还应贴一寸免冠半身照片，加盖钢7 / 19 印，以防伪造。 发布会议通知。各项会议准备工作基本就绪后，要尽早发出开会通知，以便与会人员提前做好准备。一般分书面通知和口头通知两种。书面通知态度庄重严肃，备忘性好，参加人数较多或比较庄重的会议，宜发书面通知。口头通知特别是电话通知，应拟一个电话通知稿，以便简明、扼要、完整地进行 通知。重要会议的通知发出后，应及时检查并进行落实。 制定会议须知。会议须知的内容主要包括请假制度、会客制度、安全要求、作息时间和其他注意事项。 负责会议报到。会议报到是指需要集中住宿的会议的与会者到达开会地点并通知会务单位。对于应该报到而未及时报到的，应注意催促。报到完毕后，应汇总情 况，向会议领导报告。 会议秘书工作机构的设置和工作人员的调配。日常工作性会议、小型会议，一般由办公室或业务处室工作人员负责会议工作。规模较大且又较重要的会议，需组织精干有力的工作班子或成立大会秘书处，下设若干工作小组如秘书组、文件组、宣传报道组、交通组等，明确分工，各负其责，保证会8 / 19 议顺利进行。 文秘人员如何做好会务工作 会前筹备 会中服务 会后总结 会议是自有人类以来就存在的一种社会现象。美国社会学家摩尔根指出，原始部落时期的易洛魁人每逢一个首领死去时，本氏族的成员就举行一次会议来提名继承人。我国古代也有会议这种形式。史籍中有关于尧召集部落首长用会议形式决 定继承人和治水人选的记载。在现代社会，会议是领导机构进行决策和管理，实现领导职能的一种重要方式。这种活动方式已经被广泛应用于政治、经济、科学文化以及社会生活的各个领域。会务工作是一项复杂的系统工作，也是办公室的一项重要的职责，在筹备组织的过程中，稍不注意就会出现难以弥补的差错，造成不良影响。会务工作水平的高低，直接影响会议的质量和效果。因此要想做好会议服务，应抓好以下三个方面工作 : 一、会前筹备 工作 会议有效的重点是计划性要好，计划性就是会前筹备。会前筹备工作做得是否充分，直接关系到会议的成功与否。据统计，会前筹备的效果占会议有效性的 70%。可以说，高质量9 / 19 的会前筹备工作，是会议质量的保证，是会议成功的前提。因此，必须以高度的责任心做好会议筹备工作。会前筹备工作主要包括拟定会议计划，组建会务班子，准备会议材料，安排会议后勤保障和布置会场。 拟定会议计划 拟定会议计划是会前筹备的第一步。它指的是拟订会议议程、日程。会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。拟订会议计划通常是由决策层，如区委常委会议、区政府常务会议、单位党组会等会上议定草案，然后交由牵头单位具体办理。它是会议具体的概略安排，通过会议日程显示出来。拟定会议工作方案的要点是 明确会议议程的制定程序以及会议日程的编制方法。这些都确定好之后即可发出会议通知，通知内容包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围等。 组建会务班子 组建会务班子是会前筹备的第二步。有些会议的规模相对较大，持续时间也较长，因此会有相当繁杂的会前筹备事项。这就需要事先成立一个筹 备委员会来负责会议的所有筹备10 / 19 工作。筹备委员会是一个对会议负有某些责任的团队，通常由主办单位的成员构成。一般可以根据会议的规模、议程等情况成立筹备委员会，可以由一名主要领导任主任，分管领导任副主任，会议相关职能部门主要负责人为成员，在筹备委员会下再建立子工作组，一般可设秘书组、组织组、后勤保障组、宣传报道组、安全保卫组等，各组确定人员，明确分工，层层负责，并定期碰头交流工作进展。 准备会议资料 会前筹备的第三步是准备会议资料。会议资料包括领导资料、来宾资料、会务资料和沟通资料。有的会议还要编印交流发言材料汇编，印发领导讲话稿等。 安排会议后勤保障 凡是连续召开几天 ，并且有外地同志参加的会议，就要热情做好会议生活的安排工作。要根据出席会议的名额，提前编定住宿分配方案，等人员一到立即安置。在住房安排上，对领导和年老体弱的同志应予以适当的照顾。会议期间的安保、出行、饮食要有专人负责，并事先做好安排。 11 / 19 布置会场 会场是会议的重要场所，要根据会议的性质与规模把它布置好，营造出相应的气氛。在布置会场时，主要应注意选择会场、装饰会场、安排会场座位、布置主席台以及其他一些附属设施。由于会议的类型，规模等都不尽相同，工作程序也会有一定差别，但总的原则是会场布置要充分体现会议气氛。一般包括： 、悬挂会标、徽记、旗帜等。、设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席、签字席，摆放席卡、泡杯、毛巾、话筒，并保证音响效果。、确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明了。、保证照明、通风、投影、录像、空调设备齐全、有效。、摆放适量花卉。 6、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。7、场外彩虹门、氢气球、欢迎标语、红地毯、花卉等。 8、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。 二、会中服务工作 在会中服务阶段，会务人员须提前 1 小时到达会场，反复检查会场准备情况，做好会议材料分发，完成签到与引导，组12 / 19 织会议有序进行，搞好后勤服务等工作。 1、签到 与引导 签到是指与会人员进入正式会场时向会议组织者表示入场的一种手续。常用的签到方式有簿册式和卡片式。在组织签到的同时，会务人员要做好入场引导工作，以方便与会人员入场，同时缩短入场时间。此刻特别重要的是要落实主席台领导、发言人、上台领奖人是否到齐。同时，会场内可播放轻音乐，营造轻松愉快的会场氛围。 2、组织会议进行 维持好会场秩序，会议开始前 5 分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机或调到振动状态，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。在会议进行时，会务人员要按照会议议程做好服务工作，注意安排会议发言，做好会议记录，编制会议简报，起草、修改会议有关决议文件以及做好新闻报道等。这其中主要是一些服务和保障性工作，该工作要求会务人员要了解会议内容，熟悉会议流程，领悟会议精神，关键是要做到细致入微，有条不紊。 3、搞好后勤保障 会中的后勤保障除了吃、住、行要善始善终外，会场上还要保证茶水供应，要照顾好老弱病残，要准备必要的纸张、铅笔、墨水等，以备临时取用。会议期间的13 / 19 参观、游览、娱乐、合影等活动也要精心组织好。根据需要有些会议还要准备会议纪念品。外地与会人员的返程车票、机票要在散会前送到订票人手中。对与会者提出的其他合理要求也应尽可能给予满足。 会中阶段，会务人员除了主要进行各种服务工作外，还要接受会中反馈信息，及时处理各种突发状况。要求会务人员必须具备良好的政治素质、较强的应变能力和高度的责任心。此阶段的有关工作同样实行明确分工、层层负责制。要确定各小组乃至每个人的任务，标明完成时间，在每天会议结束后集中，核对各项工作的完成情况，交流会中出现的新情况，以 便对第二天的会议进行适当调整。 三、会后总结工作 会议日程的主要内容进行完毕后， 标志着会议基本结束。但会务工作并不意味着就此结束，而是由会中服务阶段转入会后总结阶段。会议有效性的 20%是会后落实。该阶段的工作任务仍很繁重，需认真地完成，做到 “ 有始有终 ” 。会后总结工作主要包括送别会议代表，会 场的善后工作，整理会议文件以及会务总结反馈。 14 / 19 1、送别会议代表与会场善后 与会人员的车票或机票已事先订好，会务人员此时需要做的就是安排好送站车辆，确保与会人员 安全到达车站或机场。之后，要做好会场善后，它包括及时清理会场，带回剩余材料、席卡等；清退客房和会议用房；归还借用的物品；结算帐目并向财务部门报销等。 2、整理会议文件 整理会议文件的 首要工作是收集文件。会前准备并分发的文件，会议期间产生的文件和会后产生的文件都是需要收集的文件。完成收集工作后，就要对会议文件进行立卷归档。归档后应交由有关人员保管，不要保留在个人手中。 3、会务总结反馈 会后总结工作的重点是会务总结反馈。上述工作都完成后，要对本次会议工作进行一次认真的总结，肯定成绩，分析不足，表扬有功人员，向支持会议工作的有关部门表示感谢，布置会议精神贯彻执行情况的检查、反馈工作。通过会议工15 / 19 作总结，积累会议工作经验，提高会务人员综合能力，培养互相配合，协同合作的良好作风。 现代社会是一个充满变革的社会，会议作为一种社会现象，也处在不断变革与发展之中。要想开好会，会务工作起着至关重要的作用。成功的会务安排，会使会议开得圆满成功。反之，则会使会议达不到预定的效果。因此，会务工作的相关理论和技巧，是所有会议组织者必须掌握的一门科学。 会议准备与总结 日 期： 年 月 日 为了我们的团队能达到优秀，我们会坚持完成所有的计划！ 公司会议准备工作总结 会前准备工作 一、 确定会议内容、会议时间、地点、对象、经费。 1、 确定会议目的及内容。 16 / 19 2、 确认主要领导人是否有空，确定是否和重要工作有时间上的冲突。 3、 确认会议场地是否能满足会议需要，如外定酒店会议室，提前联系酒店。 4、 向财务中心申请会议经费预算。 二、 确认会议主要负责人，确认会议主持