会议资料范文.doc

会议资料范文 举行会议必须要印刷一些宣传品及会议资料用来告知会议的讯息以及会议期间提供与会者开会所需的相关资料之用甚至也可以在会后留存建档参考使用 一、印刷项目 1会前： （1）大会专用信封、信纸 （2）宣传品海报、会议通知、报名表 2.会期间： （1）大会节目手册 （2）其他：名牌、与会证书、感谢状、晚宴邀请卡、餐券 （3）论文摘要集与会者名册 依照会议规模及大会预算以上有些项目可调整增减例如：如果没有很多经费可以不用印制信封信纸；但如果筹备时间很长而经费足够的话也有主办单位印制第二次甚至第三次会议通知用以提醒参加人员并加强宣传 二、会前使用的印刷品 会前的准备工作需要用到很多的印刷品一来可以统一大会形象二来可以同时开展做宣传 1.信封、信纸 先请一家合作良好的印刷设计公司设计符合大会主题的cis（含大会logo、字体、色系等）依照这个大会识别系统（cis）去延伸设计其他相关印刷品如此不但所有大会的印刷品有一致的整体感甚至大会会场布置物如指示海报、眉目板等也可使用这个cis加强与会人员印象接着就可以设计大会信封信纸当然现在大多使用电脑发信或email联络相关事宜但是有些正式函件或报告仍然使用大会信纸而且寄发会议通知也必须使用信封最好设计两种尺寸的信封可分别用来寄信件及会议通知之用 2.宣传品 需要印刷的宣传品包括：a海报b.会议通知（宣传小册） 三、印刷设计与制作 1.封面（海报、会议通知） a.会议名称、1ogob日期和地点c主办单位由谁主办d摘要简单介绍内容或主题e大会标语 2.内容（会议通知） 详述会议内容特别强调重要的演讲人及讲题并对讲员和讲题详细介绍以鼓励大家参加主题要醒目要让读者信服这个会议是有价值的引起回响大致内容如下： a时间、日期和地点b会议名称c主办单位及协办单位或指导单位d大会筹备委员会名单及秘书处e主题f会议主人邀请函g谁应该参加和为什么h暂定会议日程表i演讲人名字、职称j会场简介k报名费用（包括内容）l报名表m住宿资料n眷属活动和相关旅游资料o特别活动p教育学分 三、印刷设计与制作 3.设计大会宣传小册（会议通知） 设计一份实用又精美的会议通知除了可以吸引注意还可以让与会者留存不仅用来宣传还可在将来让人们律津乐道 内容 a.将重要讯息放在封面b宣传（广告）时要有一致性以这个主题为主c封面利用单一图样d摘要简单介绍内容或主题e在照片下要说明f避免陈词滥调g加强重点h以照片来代替图案i不要耍花招j使大会宣传小册看起来有价值感k在质量上要好l诚实以告m用信封邮寄大会宣传小册n提供报名方法o确定参加者对象及目标p.利用封面引起兴趣并着手行动q.让有意愿与会的人参与r.人性化引发兴趣s.利用别人推荐来增加可信度 列出优点 a.将活动名称写正确如果可能让主题可以看就获益b.利用副标题加强效果这个建议很重要特别是当你每年年会或活动名称都相同时c.例举参加会议的优点d.建议参加会议的人简述工作范围和个人经验让别人知道些人参加会议获益最大e.在大会宣传小册中2530描述大会内容如果会议在最近举行不要害怕重复使用字句f.包括演讲者资料尽可能让阅读的人了解演讲者g.利用过去与会者的推荐让人感觉可从会议中获益h.利用现在式第二人称用肯定句不要写不确定的字眼 会议资料托运： a.会议主办方需要提前2天运到前昆明b.可以由我们昆明南疆会议公司收货并由我们转