公司通讯管理制度.doc

公司通讯管理制度 *公司通讯管理制度 第一条：为了提高公司的经营管理节约成本费用加强对公司各种通讯工具的管理特制订本制度 第二条：本制度所指各种通讯工具包括电话总机、电话分机、直线电话、传真机、移动电话以及为员工配备的电子邮箱等 第三条：公司的各种通讯工具主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务公司不提倡员工利用公司的通讯工具进行私人用途 第四条：电话总机的管理 电话总机由行政部的前台人员负责值守所有外线电话均需由前台人员负责接转前台人员的接听电话必须使用标准用语标准用语如下： 接听外线电话时应说“您好！迎海集团请问您找位”； 当对方告诉分机号码时应说“请稍等！”； 如果分机占线时应说“对不起电话占线请您稍后再打过来” 前台人员接听内线电话时应说“您好前台” 第五条：电话分机的管理 公司根据员工工作需要和电话分机的资源情况为每一位员工提供一部电话分机 员工应电话分机铃响三声内接听接听业务电话应简洁明了接听电话时应使用统一礼貌用语“您好（员工姓名）”讲电话时声音不可太大以免影响他人 电话分机一般不开通长途直拨功能总监级以下员工因为工作实际需要而开通长途直拨功能的须提出书面报告经部门经理初审、主管领导审核后报公司总裁批准后方可开通 对已开通长途直拨功能的电话分机由员工个人负责长途功能的使用管理不得借予他人拨打长途电话一经发现除由其个人赔偿所发生的长途话费外还可视情况严重停止其电话分机长途直拨功能并按公司奖惩条例给予相应的处分 员工因临时工作需要打长途电话的须填制长途电话申请单经部门经理初审核主管领导审批后递交行政部经理签字后到前台挂拨或由前台拨通后接入员工的分机上 拨打长途电话时必须使用ip特服号（如17909、17951）以节约费用 禁止利用公司电话聊天员工在上班时间如拨打或接听私人电话应长话短说以免造成电话线路的繁忙时间不得超过三分钟 严禁员工利用公司电话（包括分机和直线电话）进行拨号上网、拨打声讯台或信息台查询非业务信息 未经公司或电话所有人的同意拨打长途电话一经发现除由其个人赔偿所发生的长途话费外还可视情况严重给予记过以上的处分直至开除 电话已开通长途直拨功能的员工一经离职行政部应马上通知前台将该员工的长途直拨功能关闭同时做好登记 第六条：直线电话的管理 总监级以上的高级管理人员以及总裁办主任、总裁助理可以根据工作需要申请配置一部直线电话如需要开通国内长途功能的应一并提出申请 申请配备直线电话一律报集团董事长批准 第七条：传真的管理 公司传真机由前台负责管理收发传真时应由前台人员负责操作 前台人员发送传真完毕后应检查是否有文件遗漏在传真机旁；传真接收完毕后应立即将传真文件交给收件人 员工因为工作需要而发送传真的应填制传真申请单经部门经理对传真内容进行初步审核并报主管领导审批主管领导审批后应将传真申请单递交行政部经理签字再由前台人员操作发送 对发送保密性高的文件可由前台人员进行指导由员工个人亲自发送并提前以电话方式通知收件人现场接收对涉及公司重大机密的文件不宜使用传真机发送以免泄密 对传真收发业务频繁或者所收发的资料保密要求较高的部门或个人可以申请配置专用的传真机 员工不得利用公司传真机收发私人资料、文件 第八条：移动电话的管理 公司不为员工购置移动电话但对员工因办理公务所发生的移动电话费用（简称移动话费）按具体情况给予一定金额的报销限额标准 原则上集团主任级及下属公司副经理级以下普通员工不得申请报销移动话费特殊工作岗位或确实因为业务需要的除外 公司对移动话费实行“员工提出报销申请、公司核定报销限额、限额内实报实销超支部分员工自负”的管理方式即：主任级以上的管理员工根据实际工作需要向公司提出报销移动话费的书面申请公司根据员工职务、岗位和业务的特点以及公司的移动话费报销限额参考标准表核定具体的报销限额对在限额以内的移动话费由公司据实报销；对超过报销限额的公司只按限额标准进行报销超支部分不再补发给员工而由其个人承担 核定移动话费报销限额的流程为： 主任级以上的管理员工可根据实际工作需要写出书面的报销申请由部门经理出具审定意见后报主管领导审批在公司的限额参考标准内主管领导可以直接批准对超出公司规定的限额参考标准的还需要报公司总裁批准 对经理级以上的管理员工除需报主管领导批准外一律报公司总裁审批 总裁、副总裁的移动话费报销标准由董事长核定 移动话费报销限额参考标准如下： 外勤 （100%） 复合勤 （70%） 内勤 （40%） 说 明 总监、董事长助理 400元/月 280元/月 160元/月 1、外勤：是指经常外出办理公务的员工 2、内勤：是指较少外出公务的员工 3、复合勤：是指较多外出公务的的员工 此标准仅供核定时参考 副总监、总裁办主任 350元/月 245元/月 140元/月 经理、总裁助理 300元/月 210元/月 120元/月 副经理 250元/月 175元/月 100元/月 主任 200元/月 140元/月 80元/月 对已核定报销限额的员工（包括普通员工和管理级员工）如确因业务需要但原报销限额偏低而申请重新核定的应提供申请日前不少于三个月的移动话费发票和流水清单并标明私人用途的部分话费由部门经理和行政/人力资源部经理出具初审意见并报公司主管领导审核后报公司总裁审定 行政/人力资源部可对员工每月的移动话费进行统计分析对报销限额核定过高的有权提出重新核定的建议 凡由公司给予限额报销移动话费的员工原则上须24小时开机（如不能24小时开机的但须提供其他电话联系方式）对享受限额报销但将移动电话置于关机状态但又没有提供其他电话联络方式致使公司联络不到的一个月内出现三次以上（含三次）除取消当月移动话费的报销资格外对因联系不上而延误工作还将按公司有关制度进行处罚 员工在有固定电话的场合（办公室、家里）应使用固定电话通话使用移动电话拨打长途电话时必须应使用ip特服号码（如17951、17909等） 使用储值卡（如神州行、如意通、南粤行等）的移动电话不给予移动话费报销对使用实名入网并已核定报销限额的员工不得随意更换移动电话号码如确因需要而更换的必须及时通知公司行政部门 员工不得将实名入网的移动电话号码换成储值卡号码否则公司有权取消其移动话费报销资格 对员工因开通个性化服务而产生的费用（如语音留言、转秘书台、订阅短信、移动qq或其他费用等）公司一律不予报销 新入职员工必须在入职满一个月后方可提出申请移动话费报销报销移动话费的时间从其入职日的第二个月起计算话费报销对其在自入职日的第二个月至正式批准日期间发生的移动话费按日平均计算报销 员工报销移动话费时应遵守公司的费用报销管理规定 第九条：电子邮箱的管理 公司将不断在推行办公无纸化、自动化并为公司每一位员工配备专用的电子邮箱 对经常与外部进行业务联络的员工由公司向网络服务提供商申请购买专用的外部邮箱 对不经常与外部进行业务联络的员工公司只为其配备内部邮箱内部邮箱可以在公司局域网内发送内部邮件（指接收者邮件地址后缀为）和外部邮件（是指接收者邮件地址后缀不是）但只能接收内部邮件而不能接受外部邮件内部邮箱不得印在员工的名片上 公司系统管理员须协助员工在其个人办公电脑上安装邮件软件设置好各种应用功能员工应熟练使用邮件软件的各种功能员工每日上班后须及时打开邮件软件及时接收、阅读、回复电子邮件并做好重要电子邮件的备份 员工发送较为重要或紧急的电子邮件发送后还应采取其他方式知会收件人（如电话转告等） 员工不得利