总结会会务操作要点.doc

总结会会务操作要点 1确定会议的规模 1)效率 会议的规模直接制约会议的效率也就是说会议人数越少会议所花的时间就越少会议效率就越高；反之会议人数越多意见越不容易集中会议时间也越长效率就越低所以必须注意一点人数越多就可能出现懒于思维者因此除了发布性会议和必须举行的大规模会议之外要尽可能地控制与会人数 2)成本 会议规模与会议成本两者构成正比关系规模越大动用的人力、物力、财力就越多会议成本也就越高在确定会议规模时先要考虑清楚预计的会议成本做到量力而行除了考虑会议的显性成本外还要预算一下隐性成本 3)效果 会议的规模与会议的效果密切相关有的会议保密性较强必须严格控制与会人数和会务人员以防会议内容的扩散有的会议要求造成声势扩大影响需要达到一定的规 模才能产生效果需要加强注意的是盲目追求规模定会产生不良影响和效果 4)场地 一般来说规模决定场地但由于场地的限制规模必然受到相应的限制因此决定会议规模之前应当先考察场地条件 2确定会议的时间 1)需要把握的原则 会议的时间问题首先是一个准确把握会议召开时机的问题具体包含3方面含义 (1)时机必须成熟如果说会议的目的是为了解决问题那么解决这些问题的时机成熟与否则是会议的组织者在确定会议时间时不得不首先考虑的因素只有当解决问题的条件充分具备时机完全成熟时适时召开会议才能水到渠成瓜熟蒂落时机未到条件不具备宁可推迟会议否则会议的效果就得不到保证甚至还会适得其反 (2)及时召开当问题迫切需要解决条件也已具备时机已经成熟时会议应及时召开拖而不议则会错失良机贻误工作 (3)会议时间要合理合适的会议时间一是指会议召开的时间富有意义能烘托会议的主题例如纪念性会议放在纪念日举行最能突出其主题；庆祝性、招待性会议安排在相关节日前夕召开效果最佳二是指会议召开的时间有利于推动工作例如总结工作、安排计划的会议应当在工作完成之后、计划开始之前举行；工作性例会如党委、厂长经理办公会等一般安排在周一或周五三是指举行会议的具体时间应当符合人的生理和心理规律注意劳逸结合 2)需要注意的问题 (1)会议的主要领导人、嘉宾、报告人是否能在这一时间参加会议 (2)会议的各项组织和准备工作是否能够完成 (3)学术性会议、招标性会议、论证会、听证会等与会者是否有足够的时间准备提交相关文件或发言材料 (4)会议的具体日期一定要考虑周到是否同与会者的民族风俗不符或有可能伤害与会者的宗教感情由法律法规、组织章程或议事规则明确规定会期的应当严格按规定的会期召开非特殊情况不得提前或推迟 3确定会议的长度和注意的问题 会期的长短要依据会议的实际需要来确定会议的实际需要一般应考虑这样几个问题 (1)会议的各项议程是否能够完成 (2)会议的发言是否充分与会者能否充分表达意见 (3)会议中是否会有临时动议提出如果提出动议大致需要花多少时间进行讨论和表决 (4)是否需要留出一定的机动时间以应不测 会议时间的长短除与会议的实际需要有关外还与会议的成本和效率密切相关一般情况下会议的时间越简短成本越低效率越高因此在满足需要原则的前提下适当、合理地压缩会议的时间是降低会议成本、提高会议效率的有效手段 4确定会议地点的考虑因素 自己的办公地点可能是最自然也是最易于利用的地点但它不一定最有助于达到会议的目的理想的会址对绝大多数与会者来说不仅是旅程最短的而且也应该没有噪声和其他使人分心的因素同时最好能够安排在远离办公室的地方以摆脱日常事务达到集中注意力于会议的目的 选择会议地点应当考虑如下因素 1)与会者与会场的距离 会议有全国性和地方性之分一些协会组织每年都会在国内的不同地方主办会议因为他们知道有些会员没有足够的时间或财力到其他国家参加会议通过变换会议地点他们每年都能吸收一些新的与会者同时也对国内各个地区表现出了一视同仁的立场 也有一些会议主办者喜欢每年在同一个城市举行会议这样就可以使与会者能够相应地安排时间和预算 2)与会者下榻酒店与会场间的距离 如果选定的会议地点既有会议场所又有客房会议承办者就不必考虑这个问题了但是如果会议在某个会议中心举行这个问题就十分重要与会者下榻酒店和会场之间交通所需的时间比实际的距离更为重要这就需要考虑与会者在两地之间进行往返平均需要多长时间?根据与会者的具体情况和天气条件考虑这段路程远近是否适合?是否有高效的公共交通工具?还是必须由会议提供往返交通? 3)与会议前后旅行的关系 会议前后的旅行通常不在会议承办者的考虑范围之内因此很容易在选择会议地点的时候被忽略重要的问题在于是否要让与会者进行旅行如果考虑这一因素会议地点就应该临近主要火车站、机场会前旅行应该安排得舒适合理如果大部分与会者都要从外地到会议地点那么相关的安排就必须在会议策划中有所体现这样最大的优点就是与会者一般不会中途退出通常会坚持到会议结束最好把会议地点选择在可以让与会者直达而不用转机的城市有时候中途转机是不可避免的在这种情况下旅程的安排就要取决于与会者的灵活程度和接受额外困难的信心 4)是否曾在此举办过会议 这里所涉及的是会议承办者如果你是外部承办者可能再次使用从前为这个或其他主办者选择的会议地点这样你会对该会议地点十分熟悉甚至认识其中的一些工作人员不过不要对这种优势寄予过高的希望因为在许多会议地点工作人员的流动是很频繁的不论内部承办者还是外部承办者都应该清楚会议的主办者以前是否使用过这个会议地点如果曾经用过那么过去的经历如何?主办者对其是否满意?与会者是否就该会议地点有过任何反馈?该会议地点自该主办者上一次使用后有何变化? 即使你或会议的主办者从前使用过某个会议地点征求一下他人的意见即询问一下他人是否在此举办过会议也是有好处的你在该会议地点的经历是愉快还是不尽如人意并不能仅凭一个人的意见确定如果你曾不止一次地使用过该会议地点也可以不必征求他人的意见 他人的意见对你的判断有帮助但不能被当作精准的数据来参考他们的经历无论好坏都可能反映出个人的特点、具体的会议策划和其他一些类似的因素这些可能与你的情况并不相同一直处于使用状态的会议地点也许能够出具满意客户的证明或者至少提供这些客户的名字、地址和电话号码 5)是否有汽车租赁服务 虽然与会者在参加会议的过程中一般不需要开车但是总有一些与会者希望能够有汽车租赁服务以备不时之需汽车租赁公司可以在会议当地的机场或其他地方设立办公室来承接业务但是一定要明确在里可以提到车在会议前后的旅行中汽车租赁是非常重要的因为会议地点可能坐落在一些国家公园或历史名胜附近 6)提供些娱乐活动 与会者对娱乐活动的兴趣不断增长因此会议在策划过程中也更多地注意将娱乐时间纳入日程在会议日程安排上这段时间对应的活动往往是用空白表示如果选择某个会议地点是出于对其娱乐设施的兴趣就应该充分利用它们一些大型的酒店和会议中心往往配备有大量的室内娱乐设施如网球和保龄球等以供与会者在天气不好的时候进行娱乐 并不是所有的娱乐活动都要在会议地点进行举办者也可以选择会场附近的高尔夫球场作为与会者的娱乐场所为与会者安排一些优惠措施并使具享受交通的便利 对特殊的娱