新闻发布会议的要素和基本内容要求.doc

新闻发布会议的要素和基本内容要求 新闻发布会议形式包括记者招待会、新闻发布会、酒会等一般来说酒会更自由、随意一些非正式一些气氛也相对轻松一些它可以单独召开也可以附属于其它形式比如有的在招待会后举行酒会或茶会记者招待会一般是专题性的以“答记者问”为主要特色另外新闻发布会由公关负责人执行即可而记者招待会一般有更高层次官员出席在这些形式中最为常见的是新闻发布会 新闻发布会要素： 目的 信息发布的目标受众 拟邀请对象 发布会规模新闻发布会涉及到的事情大同小异一般来说包括这几大部分： 1、活动策划与主题确定 2、节目策划与议程安排 3、资料准备 4、与会人员邀请、沟通与确定 5、时间、场地落实与场景布置 6、产品展示、演示与信息发布 7、现场气氛控制 一、清楚发布会所要达成的目标发布会的类型以确定其规格、方向和基本风格 大体上新闻发布会可以分为如下几个类别而且风格也基本沿用下述套路： 1、政治性严肃感 2、高科技产品类正规中带有活泼 3、农业类别亲切、环保 4、文化类别文化感、历史感 5、一般工业品科技感、品质感 6、娱乐类活泼前卫 7、时尚产品经典中带有时代气息 8、工艺品类经典、古拙 9、其他类别相应的风格 二、成立筹委会组织相关的人员确定组织、人员保障 一个发布会牵涉到方方面面各项工作相互链接相互联系彼此交叉必须统筹安排多管齐下同时进行仅凭一己之力殊难完成 建立组织的原则： 一是“专业原则”专业的人做专业的事知人善任比如经销商的沟通市场销售部门是对口部门其中专家、官员沟通一般要公关负责人、企业高层出面不另设组新闻界的沟通与资料的准备都是公关部门人员的专业特长故新闻界的沟通也不另设组； 二是“平衡原则”因事设组每个组的工作量相对平衡； 三是“分工原则”分工应该明确职责分明以防止互相推委的现象另外隶属分工和横向协作都要明确； 四是“扁平原则”一般在大型的活动中有多层次的“金字塔”结构但在中型的活动中不宜层级大多以保证灵活机动人员不要太多精干、高效为要； 五是“制度原则”尽管是临时性组织但一旦加入组织机构人员就应受规章制度的约束 发布会通常牵涉到各个部门一般来说公司或组织得高层及分管副总会在筹委会中担任一定的职务公司高层甚至于最高领导人会有些讲话和表态在整个活动中相关部门人员的工作可能在时间上会与其日常工作相冲突赢得各个部门的理解和支持很重要 筹办新闻发布会牵扯的精力和时间比较多条件许可的话应该请专业公司代理 三、确定时间、流程与目标管理并做好反馈、调整 时间的控制一般以时间进度表（倒计时）的方式来表现注意在安排的时间上要合理,同时要留有余地一般来说,前面的时间、进度要安排得紧凑一些保证后面有时间来调整、完善 整个活动是一个系统工程流程管理是指在活动中各项工作内容之间的相互衔接、协调和配合关系及其有机组合的过程管理比如在活动中主题内容、意义确定才能确定议程、规格规模、规格确定才能确定人数人数确定才能落实场地场地落实才能现场布置等等流程管理使总协调人对于整个活动的各个部分有着清晰的认识便于找出工作的关键点、重点、难点一般以程序框图表现 四、活动策划、确定活动主题 活动策划主要包括如下内容： 1、会议议程策划安排大多数发布会整个过程就是讲话念稿件例行演示实际上尽管发布会是一个正式的会议但可以做得更活跃一些尤其是会议的开幕 在会议议程安排时注意紧凑、连贯从实践来看一般控制在一到两个小时为宜特别是发言的时间演讲稿件字数应该控制在把问题讲清楚的长度不宜太长也不宜太短实践中15分钟到20分钟之间比较合适 2、主题策划发布会的主题可以有多种取法常见的是在主题中直接出现“秘书工作”发布会”字样也有的有一个大的主题下面为正题也有两者的结合 另外按照国家新闻出版有关部门的规定凡是主题中有“新闻”字样的发布会须经国家新闻出版部门的审批一般来说实践中很多企业略去“新闻”字样采用其它称法 确定参会人员是一项很重要的工作也是一个变化较多的因素而它的变化将影响到整个发布会的规格与规模进而影响发布会的各个因素比如重要人物的出席和缺席可能影响规格或者方便起见会议地点或会议的一部分内容改为机场、贵宾室进行或者时间调整等因此这是总协调工作控制的“关键点”宜重点来抓 参会人员的选择上服务发布内容需要的原则选择相关性强的人员参加一般来说官员都选择讲话较有份量的人物而专家则是在该领域有建树或名气大的人 新闻记者则是发布会的重头一般来说先造一份拟邀请的名单提前一周时间发出邀请函然后电话落实时间较突然的新闻事件可以采用电话和传真的方式落实好后做好分类的统计工作 五、拟定活动策划案和具体操作方案 活动策划案是指导整个活动的战略、战术文本供策划活动用一般来说会议核心成员才提供 具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理公关公司指导整个活动的具体操作一般比较详细具体到每一个人每一步甚至具体到胸卡的内容时间上具体到分钟一般会议人员人手一份 六、新闻通稿及相关资料准备提供给媒体的资料一般以广告手提袋或文件袋的形式整理妥当按顺序摆放再在新闻发布会前发放给新闻媒体顺序依次为： 1、会议议程2、新闻通稿3、演讲发言稿4、公司/组织宣传册5、有关图片6、纪念品(或纪念品领用券)7、企业新闻负责人名片(新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络)新闻通稿包括如下： 1）消息稿字数较短一般在1000字以内发布起来快有的媒体在发布会结束不到一小时就已经出版 2）通讯稿篇幅较长内容充实一般是深度分析重点报道消息不能讲清楚的背景等问题可以进行详细阐述消息一般是一篇即可通讯稿则可以从不同角度提供多篇也可以以答记者问的形式表现 3）背景材料 4）图片资料 以上资料一般以书面形式提供也可以另外附电脑光盘、软盘的形式 5）重要发言对新闻记者有用的发言稿比如企业最高负责人的发言技术、营销分管领导的发言等有些有新闻价值的代表的发言也可以列入新闻记者的资料中但是以对记者报道有益为标准 6）公司或组织的宣传册 7）参会重要人物、知名人士材料 七、时间选择与场地落实、现场布置 时间选择在新闻策划中是一种艺术发布时机选择不同效果迥异 企业发布会有时要避开重大的事件、会议比如“两会期间”版面较紧张记者也大多有安排时间上不能保证有时则要趋近于某些时机比如相关性大的时候起到借势的效果 另外在时间上一般选择人们容易记起的日子如节日一月之月初、月末也要避开一些禁忌日如果是星期六、星期天或其他节假日可以考虑在下午进行 场地的选择上一般综合考虑以下几点： 一、是品位与风格 场地可以选择户外也可以选择在室内但以室内为常见因为各方面的配套好一些 酒店有不同的星级从此次发布会来看选择五星级或四星级是可以的 另外非正式的会议或离自然、健康较近的产品属性可以选择在避暑山庄等地召开 酒店也有不同的风格不同的定位选择酒店的风格要注意与发布会的内容相统一 二、是实用性与经济性 会议厅容纳人数主席台的大小投影设备、电源布景、胸部麦克风、远程麦克风相关服务如何住宿、酒品、食物、饮料的提供价钱是否合理有没有空间的浪费等等这些都要考虑 三、是方便性 离主要媒体、重要人物的远近交通是否便利泊车是否方便 现场布置包括： 1、背景布置主题背景板内容含主题、会议日期有的会写上召开城市颜色、字体注意美观大方颜色可以企业vi为基准 2、酒店外围布置如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等各个酒店有所不同有的允许有的不允许 3、席位摆放 摆放方式：发布会一般是主席台加下面的课桌式摆放有的非正式、讨论性质的会议是圆桌摆放式注意确定主席台人员不过现在很多会议采用主席台只有主持人位和发言席贵宾坐于下面的第一排的方式 摆放原则：“职位高者靠前靠中自己人靠边靠后” 注意席位的预留一般在后面会准备一些无桌子的坐席 4、相关设备在发布会前要反复调试保证不出故障 5、签到与迎接：一般在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌一般酒店有这项服务事先可请好礼仪小姐迎宾一般会议会要求与会者留下名片准备好“请赐名片”盒 四、现场控制 现场控制是体现总协调人应变能力的一环事实上一个好的协调人会将工作做在前面：首先是预防变数的发生比如平时做一些培训事前做一些排练从实践来看现场的突变往往是因为沟通不畅考虑不周以及礼节上的疏忽应该重点重视这些方面；其次要在事前准备好备选方案；再次注意积累现场的灵活应变的处理技巧 对于前来的官员、经销商要有人陪同和沟通对于前来的记者应该一视同仁不能对a媒体公开某些情况而对b媒体则保密对于记者个人挖掘的新闻一般不宜转告他人 在气氛的控制上总协调人处于一个平衡的“重心”上气氛轻松活泼与会者的心情也会舒畅另外一个重要因素是主持人如果是自己主持则会好一些但往往是分身乏术因此在发布会中需要提前安排好一些事情事先要与主持充分沟通让他(她)对整个会议的风格有个大致的了解与把握 在产品的演示讲解过程中可以用一些现代科技手段结合做好的示意图、三维图形、录相、幻灯片等以助与会者的理解 答记者问上一般来说由一位主答人负责回答必要时如涉及到专业性强的问题由他人辅助 在国内大多数记者不会提恶意刁难的问题有时连善意刁难的问题都少涉及到往往觉得太不精彩事实上提问能够反映记者对会议内容理解、把握的广度和深度是记者站在大众的立场提出争议点、重点、难点和大众关心的“点”更有助于传播 发布会前一般会准备记者答问备忘提纲并在事先取得一致意见尤其是主答和辅助答问者要取得共识 在发布会的过程中对于记者的