第十章 《会计电算化》——Excel在工资核算中的应用

第十章Excel在工资核算中的应用,本章的学习目标掌握会计电算化实施的意义和方法，了解会计电算化组织形式和人员的岗位职责，了解会计电算化后内部控制的内容，了解会计电算化的日常管理、维护管理、安全管理以及档案管理的内容等。,10.1制作员工工资表,背景资料圣大股份有限公司是一家小型工业企业，主要有-管理部，生产部，销售部，主要有五种职务类别-公司管理、生产管理、生产工人、销售管理、销售人员。每个员工的工资项目有几本工资、岗位工资、住房补贴、奖金、事假扣款、病假扣款、养老保险扣款、医疗保险扣款等。,第一节会计电算化的实施,一、会计电算化实施的意义二、会计软件的选择1.商品化会计软件是否具有合法性，符合国家统一要求2.商品化会计软件是否具有实用性和先进性3.软件厂家的考察4.成本效益分析,三、会计电算化系统实施的条件,1.配备了计算机硬件设施和相应的会计软件2.进行会计电算化岗位培训，配备相应的会计电算化工作人员3.建立严格的内部管理制度,10.2工资项目的设置,四、会计电算化系统实施的方法（一）实施前的准备1实施前的项目准备（1）宏观需求分析。（2）微观需求分析。,2实施前初始数据的准备（1）整理手工会计业务数据。整理手工会计业务数据包括重新核对各类凭证和账簿，做到账证、账账、账实相对，整理各账户余额，清理往来账户和银行账户等；（2）建立会计账户体系并确定编码；（3）规范各类账证表格式和会计核算方法与过程。,10.3工资数据的查询与汇总分析,（二）会计电算化系统实施过程中的控制在实施过程中有三方面的人员参加：一是对整个财务业务非常熟悉，并具有重新架构财务管理能力的财务人员；二是负责软硬件的规划和维护的技术人员；三是主管领导。,（三）会计电算化实施后的管理和改善工作,会计电算化系统实施应用后，企业还应建立一套企业管理绩效监控系统，及时发现管理中存在的问题，建立不断进行管理自我改善的机制，制定管理水平持续改进计划。,第二节会计电算化的组织及岗位,一、会计电算化工作组织的要求(1)既要考虑会计电算化工作的特点，又要按单位生产经营管理的特点来组织会计工作。对会计电算化人员、会计业务人员的配备，都必须结合本单位业务的特点和经营规模的大小等情况作合理的安排。(2)对会计机构的设置、会计、业务人员和会计电算化人员的配备，应力求精简、合理、节约人力、降低费用。(3)会计业务人员和会计电算化人员的配备要合理。,二、会计电算化后会计部门的组织形式,1.信息中心与会计部门并列的组织形式2.信息中心和会计部门电算化组同时存在的组织形式3.单位没有独立的信息中心的组织形式,三、会计电算化人员管理,（一）会计电算化人员构成会计电算化人员由以下几类构成：系统开发人员、系统管理人员、系统维护人员、业务操作员、数据复核员、档案管理人员、财务分析人员。,（二）会计电算化系统的岗位职责1系统开发人员2系统管理员3系统维护员4业务操作员5数据审核员6档案管理员7财务分析人员,（三）设置会计电算化岗位的注意事项1系统开发及软件维护人员与系统操作人员职务的分离2专职会计人员与系统操作使用人员职能的划分,第三节会计电算化后的内部控制,一、会计电算化后内部控制的含义内部控制是为了规范会计行为，保证会计资料和信息的真实、完整，保证国家财产物资的安全与完整，确保国家统一制定的相关法律、法规能够得到顺利实施的一系列方法或措施。,二、会计电算化系统内部控制的特点,1内部控制的重点转向系统职能部门2内部控制的范围扩大3.控制方式和手段发生变化,三、会计电算化系统内部控制的目标,1保证会计资料和信息的真实与完整性2保证财产物资的安全与完整3保证国家相关法规的执行,四、会计电算化后内部控制的主要内容,1一般控制(1)组织控制。(2)系统安全控制。2应用控制(1)输入控制。(2)处理控制。(3)输出控制。,第四节会计电算化的管理内容,一、会计电算化的日常管理（一）机房管理（1）有权进入机房人员的资格审查，一般说来，系统管理员、操作员、录入员、审核员、维护人员以及其他系统管理员批准的有关人员可进入机房，系统维护员不能单独留在机房；（2）机房内的各种环境要求，如机房的卫生要求、防水要求；（3）机房内的各种设备的管理要求；（4）机房中禁止的活动或行为，如严禁吸烟等；（5）设备和材料进出机房的管理要求等。,（二）操作管理1上机运行系统的规定2操作使用人员的职责3操作权限4操作规程,二、会计电算化后的维护管理,（一）会计电算化后维护管理的意义要使电算化会计系统正常、稳定、高效地运行，就要求不断维护和优化核算系统；系统在设计中必然存在考虑不周的情况，系统在运行过程中也必然会出现各种问题，也要求对系统进行维护。,（二）会计电算化系统维护管理的任务（1）实施对系统硬件设备的日常检查和维护，以保证系统的正常运行；（2）在系统发生故障时，排除和恢复运行；（3）在系统扩充时负责安装、调试，直至运行正常；（4）在系统环境发生变化时，随时做好适应性的维护工作。,（三）会计电算化系统的维护管理1系统维护的承担人员2系统维护管理的内容（1）硬件维护（2）软件维护除此之外，软件维护还可分为操作性维护与程序维护两种,3.系统维护的操作权限（1）维护操作一般由系统管理员或指定的专人负责，业务操作员、档案管理员等其他人员不得进行维护操作，系统管理员可进行操作维护，但不能进行程序维护；（2）不符合维护规定手续的不允许进行软件修改操作；（3）一般情况下，维护操作不应影响系统正常的运行；（4）不得进行任何未做登记记录的软、硬件维护操作。,4软件的修改手续（1）由系统管理员提出软件修改请求报告；（2）由有关领导审批请求报告；（3）以前的源程序清单存档；（4）手续完备后，实施软件的修改；（5）软件修改后形成新的文档资料；（6）发出软件修改后使用变更通知；（7）进行软件修改后的试运行；（8）根据运行的情况做出总结并修改文档资料；（9）发出软件修改版本后正式运行的通知；（10）软件和源程序作新的备份，并同定稿的文档资料存档，这里的文档主要应包括以下内容：维护的审批人、提请人、维护人、维护时间、修改原因、修改的内容、修改后的现状。,三、会计电算化的安全管理,1.利用数字签名技术进行数据确认2.加强监控与审计3.及时进行会计数据的备份,四、会计电算化档案管理,（一）会计电算化档案管理的意义1良好的档案管理是电算化后会计工作连续进行的保障2良好的档案管理是电算化会计系统维护的保证3良好的档案管理是保证系统内数据信息安全完整的关键环节4良好的档案管理是会计信息