万科集团整合MicrosoftSharePoint与RM.pdf

万科万科集团集团整合整合 Microsoft Microsoft SharePointSharePoint 与与 RMSRMS 技术，有效保护技术，有效保护企业文档企业文档安全安全 “保护企业关键业务信息和文档是企业信息安全架构的一项坚固而长久的任务。通 过 Microsoft SharePoint Server 2007，我们在集团内部快速构建起了企业文档管理 平台，并且可以直接将企业现有的信息安全策略迁移到文档库中，有效地保护了企 业数字化内容。” 朱保全 集团办公室主任 万科企业股份有限公司 概览概览 地区地区: 中国 行业行业: 房地产 客户客户简介简介 万科企业股份有限公司成立于 1984 年， 于 1988 年介入房地产领域，1992 年正式 确定大众住宅开发为核心业务，是中国大 陆首批公开上市的企业之一。凭借一贯的 创新精神及专业开发优势，公司树立了住 宅品牌，并为投资者带来了稳定增长的回 报。 业务状况业务状况 作为国内最成功的房地产公司之一，随着 公司业务不断增长、规模不断扩大，保护 企业内部关键业务信息和文档成为万科企 业股份有限公司信息安全架构的一项艰巨 而长久的任务。 解决方案解决方案 通过 Microsoft SharePoint Server 2007 和 信息权限管理服务（RMS）的整合技术， 万科企业股份有限公司快速构建起信息和 文档安全解决方案。被保护的文档和信息 在整个电子化生存周期的各个环节都得以 严密保护，为企业信息化管理提供了安全 保障。 主要优势主要优势 实现信息内容的授权访问，保护文档安 全 保护重要文档内容不受非法复制和传播 信息安全策略统一设置和分发，便于集 中维护和管理 加强了企业内及企业间的文档交流 万科企业股份有限公司以房地产为核心业务，是中国大陆首 批公开上市的企业之一。在公司内部，大量的策划方案、产品研 发、销售报告、产品分析、客户资源等电子化文档越来越成为企 业的核心竞争力，是企业不可泄露的核心机密。在商业竞争无比 激烈的今天，万科企业股份有限公司非常重视保护企业内部的文 档和信息，以避免由于疏忽引起的机密信息随意传播和复制。因 此，如何可以让企业员工便捷地共享文档信息，同时又可以对企 业敏感数据和数字化信息进行有效保护是万科企业股份有限公司 急需要解决的一个问题。 基于 Microsoft SharePoint Server 2007 和微软信息权限管理 服务（RMS）的整合技术，万科企业股份有限公司快速构建起信 息和文档安全解决方案，集中管理用户对网络资源使用的身份验 证和访问授权。当用户成功登录到门户站点后便可以获得系统分 配的相关权限，并在该权限允许的范围内对文档进行上传、下 载、修改、浏览、查找等操作，使被保护的文档和信息在整个电 子化生存周期的各个环节都得以严密保护，为企业信息化管理提 供了安全保障。 万科企业股份有限公司通过实施、部署最佳的文档管理综合 解决方案，面向企业电子化文档和信息进行有效的权限管理。利 用统一的权限策略，将文件级保护机制应用于办公文档本身，实 现了信息的授权访问，有效地保护了企业数字化资产，避免机密 文档和信息的随意传播和复制，确保数据万无一失。 应用应用背景背景 随着使用计算机创建和处理电子化信 息的情况越来越多，保护企业信息、数据 和文档成为企业商务活动中的一项艰巨且 长久的任务。万科企业股份有限公司希望 能够在企业内部实施一种最佳的信息权限 保护解决方案，有效地保护机密的电子邮 件、战略计划文档、技术文件、产品研发 报告、销售数据分析、财务绩效信息等， 避免机密信息的未授权使用，并且保证数 据万无一失。 传统的信息传统的信息共享过程存在安全隐患共享过程存在安全隐患 在网络化的电子办公环境中，信息的 有效传递和共享变得十分重要。信息的使 用者经常会通过电子邮件、磁盘共享或文 件服务器来共享他们的文档，包括机密的 战略计划文档、技术文件、产品研发报 告、销售数据分析、财务绩效信息等。然 而，计算机网络在为企业的生产、服务和 管理带来便利的同时，也带来众多的挑 战，其中信息安全问题尤为突出。当工作 人员共享这些文档和信息时，很难控制文 档和信息的传播范围，也难以跟踪信息的 访问记录。这样就可能造成机密信息的不 安全访问和非法利用。而单纯地依靠企业 的信息安全政策公示很难实现电子信息的 集中安全管理和授权访问。 基于边界的安全技术具有潜在威胁基于边界的安全技术具有潜在威胁 以前，企业通常采用基于边界的安全 技术来保护数字文件和信息。例如，使用 防火墙技术限制对公司网络的访问，使用 随机访问控制列表限制对特定数据的访问 等。除此之外，企业还可能使用加密与验 证技术，以保护传输中的电子邮件，防止 重要的文档被轻易打开；或者将制作完成 的办公文档通过第三方工具转换为不易被 随意分发的文件格式。这些方法虽然都可 以帮助企业控制对敏感内容的访问，但是 也会带来很多不便和安全隐患。例如，虽 然对关键信息设置了多重口令和管理，信 息的接收者依然可以对收到的内容进行任 意的操作；并且当用户通过验证且内容经 过解密之后，就会对该内容的使用或处理 不受任何限制。如果依靠用户的自我约束 和责任感来实现数字内容的共享与使用， 则可能会给企业信息安全带来无法预测的 风险，即使是偶然的安全漏洞，也可能带 来严重后果。 手手工维护文档和信息的安全性，将导致大工维护文档和信息的安全性，将导致大 量繁杂的量繁杂的操作操作 现在，随着计算机技术、通信技术以 及互联网技术的飞速发展，万科企业股份 有限公司每天都将面对大量文档的拟写、 存储、审批和检查工作。以往这些文档的 管理和保护过程通常需要手动操作来完 成，工作量非常大，并使得办公效率低 下。企业希望寻找一个简单、易用、灵 活、安全、成本低廉的解决方案来改变当 前所面临的不利局面，最大限度地保护企 业内部文档的安全。 难以跟踪和控制难以跟踪和控制文档文档访问的具体记录访问的具体记录 Microsoft SharePoint Server 2007 可以与 Windows RMS 信息权限管 理技术紧密集成，集中保护企业 数字化信息。 “电子文档和信息的安全管理 在万科集团的企业信息安全架 构上占有很重要的地位。通过 SharePoint Server 2007 强大的 身份认证和权限管理策略可以 保证员工在企业内部依照各自 的权限安全的访问需要的信 息，为企业信息管理提供了安 全保障。” 张益波张益波 IT IT 中心中心 经理经理 万科企业股份有限公司万科企业股份有限公司 一些敏感的文档和信息如果不恰当地 被分发或使用，可能会在竞争市场或法律 诉讼中给万科企业股份有限公司造成巨大 的损失。但是由于无法预知是哪个环节出 现了问题，导致不能及时对问题做出处 理，找出问题的结症，潜在的威胁持续存 在，这将对企业将来的发展带来更大的隐 患。 电子文档和信息的安全管理在万科集 团的企业信息安全架构上占有很重要的地 位。公司希望能够为企业提供一个既可以 让企业员工便捷地共享文档信息，同时又 可以对企业敏感数据和数字化信息进行有 效地保护的最佳解决方案。 解决方案解决方案 基于 Microsoft SharePoint Server 2007 和微软信息权限管理服务（RMS） 的整合技术，万科企业股份有限公司快速 构建起信息和文档安全解决方案，集中管 理用户对网络资源使用的身份验证和访问 授权。通过 2007 Microsoft Office system 产品和技术帮助企业和知识工作者实现持 久的、跨网络、跨地域的文件级保护机 制，将授权信息作为被保护文件的一个组 成部分，保证文件的使用与权限控制一直 紧紧跟随。 与现有的与现有的IT IT基础架构紧密集成基础架构紧密集成 Windows 权限管理服务（RMS）是基 于 Microsoft Windows Server 2003 操作系 统的服务组件，它与日常办公所使用的应 用程序共同协作来保护企业数字内容，专 为那些需要保护的敏感文档、数据和电子 邮件的企业和用户而设计。它将 Windows IRM（信息权限管理）客户端和服务器技 术（如活动目录）综合起来，实现信息和 文档访问权限的创建、授权、分发和获取 许可等保护机制，并可以将信息安全策略 在企业级快速部署。另外，全新的 Microsoft Office SharePoint Server 2007 可以与 Windows RMS 技术紧密集成，可 以在集中管理文档的文档库中方便地设置 用户的访问能力，使企业内部的工作人员 在广泛共享业务数据的同时，有效地对敏 感信息实施保护。 快速快速设置设置关键业务文档的访问权限关键业务文档的访问权限 正是由于 Microsoft Office SharePoint Server 2007 可以与 Windows RMS 技术紧 密集成，文档的管理人员可以精确地在文 档中心设置谁可以打开、读取、修改、打 印和转发文档内容，使得重要的信息和文 档可以在正确的时间分享给正确的人员。 而通过服务器端的 RMS 技术， Microsoft Office 2007 的各应用程序如 Microsoft Office Word 2007、Excel 2007、 PowerPoint 2007、Outlook 2007 可以快速 应用和响应到用户对信息的访问权限设 置，帮助公司和工作人员实现持久的、跨 网络、跨地域的保护机制。通过 IRM 功能 设置的文档和信息访问权限会与文档整合 在一起，无论这些信息移动到什么地方， 权限限制会一直附加在文档和信息上，即 便是文档被传送到了防火墙外部也一样， 由此可以确保文件的安全。 实现统一的信息权限控制中心实现统一的信息权限控制中心 万科企业股份有限公司的 IT 管理人员 在统一的信息权限控制中心为用户创建和 “在万科集团会有很多业务数 据、销售合同、策划方案等电 子文件需要集中管理和控制。 通过使用企业文档管理系统解 决方案，有效地避免机密文档 和信息的随意传播和复制，并 且保证数据万无一失。” 朱保全朱保全 集团集团办公室办公室 主任主任 万科企业股份有限公司万科企业股份有限公司 在 SharePoint 站点上，可以对整 个文档库中的文档设置权限保 护，简化了对单个文件进行设置 的繁琐操作。 分发定义文档使用权限和条件的权限策略 模版。例如，可以为 IT 技术人员、档案管 理人员、或不同部门的工作人员分别创建 权限策略模板，以便对公司的机密信息按 照不同级别的访问能力单独分配使用权限 和条件。对于那些需要建立文档分类层次 结构的技术文档而言，这些信息权限策略 模板提供了一种便于管理的方法。 在企业门户统一管理在企业门户统一管理重要文档和重要文档和信息信息 Microsoft Office SharePoint Server 支 持信息管理策略的应用，为 IT 人员或信息 管理人员在整个站点的内容部署上提供可 行性的安全和访问策略。在企业门户上， 可以对整个列表或文档库应用信息权限管 理技术，这样便于确保对整个文档或文件 集实施一致的保护级别。通过这种方式， 可以帮助企业强制实施管理机密信息或专 有信息的控制，并由此分发公司信息管理 策略。此外，Windows RMS 支持日志记录 功能，无论是谁、在什么时间需要获得文 件的授权都会记录在服务器的安全日志 中，这样，管理人员就可以跟踪和审计组 织内受保护文档和信息的使用情况。 优势优势与收益与收益 通过在万科企业股份有限公司成功部 署基于 Microsoft SharePoint Server 2007 和微软信息权限管理服务（RMS）整合技 术的信息和文档安全解决方案，帮助企业 实现统一实施信息安全机制策略，防止机 密信息的泄漏，通过赋予信息本身的一种 自我管理智能，使得信息在被创建、复 制、传播过程中可以得到有效的控制和保 护，为企业信息管理提供了安全保障。 实现信息内容的授权访问，保护文档安全实现信息内容的授权访问，保护文档安全 Office SharePoint Server 2007 是提升 企业内容管理的核心组件，它所提供的整 合权限管理和细化的安全策略来更好地保 护信息资源。通过 Microsoft RMS 服务供 的权限策略模板，使得公司中的信息安全 保护政策可以快速地部署下去，每一个工 作人员、每一个团队都可以获得与自己相 关的权限，方便地访问企业中的信息。而 且， SharePoint Server 2007 门户站点提 供了增强的单点登录能力，当 SharePoint Server 站点汇总了来自业务系统或其他敏 感数据源的数据时，任何试图访问该门户 的人员都需要提供凭证，只有那些被验证 通过的用户才可以访问门户内容。 保护重要文档内容不受非法复制和保护重要文档内容不受非法复制和传播传播 当工作人员通过 SharePoint 站点中的 文档中心打开办公文档时，文档将自动接 收并验证用户基于该文档的访问能力，包 括禁止复制、禁止编辑、禁止打印、文档 可以访问的到期时间等权限。另外，工作 人员还可以根据其访问权限了解文档的使 用方式和使用范围，即使文档再传给别 人，如果没有权限也无法开启文档并访问 其内容。通常情况下，客户端需要连接到 企业的网络中才可以取得文档访问授权许 可，工作人员离开内部网络便无法使用这 些信息。由此，企业内部的信息共享、与 客户、合作伙伴之间的业务文件传递都可 以得到有效的监管和控制，充分保证了企 业中的数字化信息版权。 信息安全信息安全策略策略统一设置统一设置和分发，便于集中和分发，便于集中 维护和管理维护和管理 工作人员自 SharePoint 文档中心打 开办公文档后，将自动验证用户身 份和相应的访问权限，防止机密信 息随意传播和复制。 “通过信息权限管理技术可以 非常便捷地设置文档的阅读权 限，而且保存在企业和部门站 点文档库中的文档依然可以应 用到信息权限技术的保护，这 样就可以让我们放心地共享文 档和数据，同时我们的数字化 信息也得到了严格的保护。” 唐颖唐颖 财务管理部财务管理部 会计师会计师 万科企业股份有限公司万科企业股份有限公司 信息和文档的管理人员可以以 SharePoint Server 和 RMS 服务器为信息 权限的控制中心，为用户创建和分发定义 了使用权限和条件的权限策略模板，以便 对公司机密和私有的内容单独分配使用权 限。这些模板提供了一种便于权限管理的 方法，工作人员只要通过 Microsoft Office 2007 应用程序或者在 SharePoint 站点中 的文件列表上就可以快速访问并使用这些 模板。同时，这些模板为文档的管理人员 提供了一种简单、一致的方法来应用企业 信息安全策略。当在 SharePoint 站点为文 档库应用策略时，对文档的保护将统一应 用到文档库中的所有文档中，工作效率得 到了提升。 加强了加强了企业内及企业企业内及企业间间的文档交流的文档交流 当需要保护的文档或电子邮件交由企 业外部的合作伙伴进行浏览和查看时，也 可以通过企业之间的信任关系，或者对方 的 Microsoft Passport 进行权限设置，使 得对方能够得到赋予的权限，避免了机密 的文档和信息无节制的传播。此外， SharePoint Server 2007 和 RMS 服务都支 持日志记录，可以将每个文档的访问情况 记录下来，使文档管理人员能够掌握关键 文档何时何地被什么人访问过。 更多信息更多信息 如若希望获得关于 Microsoft 产品和服务 的更多信息，请拨打 Microsoft 客户服务 热线 800-810-7722，或浏览微软（中 国）有限公司网站： 如若希望获得关于万科企业股份有限公司 的更多信息，请拨打万科企业股份有限公 司电话 86-或浏览万科 企业股份有限公司网站： 解决方案提供方解决方案提供方 微软（中国）有限公司顾问咨询与微软（中国）有限公司顾问咨询与 企业服务部企业服务部 地址：北京市朝阳区霄云路 38 号现 代汽车大厦 19 层 网址： 电话：86-10-58968888 传真：86-10-59258588 2006 Microsoft Corporation. 版权所有。 本案例研究仅供信息参考。Microsoft 对其不做任何保证、解 释或暗示。本文档所包含的信息只代表 Microsoft Corporation 在发布之日对讨论内容所持有的当前观点。Microsoft、 Outlook、 SharePoint、SQL Server、Windows、Windows Server、Windows Server 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