万科工程合同管理程序

1 / 21 万科工程合同管理程序 龙源期刊网 .cn 万科工程合同管理四大环节 作者：黄乐 来源：中国房地产市场版 2016年第 02期 企业可以通过构建统一标准的合同管理体系，包括合同订立、合同履行、合同档案的管理等，实现对合同变更的事前预防、事中控制、事后分析与改善的全过程精细化管控，使合同之外的成本可知、可控。 本文适用于直接构成发包单位项目开发成本且需要承包单位通过工程施工形成实体产品的合同；勘测、监理、造价咨询委托类机制。不包括土地、材料 设备采购、设计类的合同管理。 一、万科项目工程合同管理遵循的原则 1.合法性原则：工程合同管理必须全面符合有关法律法规及行业规定，使得公司的权益能够依法受到保护。 2.合同书原则：工程施工必须正式签署合同书以明确双方的权利、义务和责任，但金额在 1 万元以下且能及时结清的零星工程及工程类合同中已经界定清楚归属的变更签证事项可另行办理。 3.事前签订原则：工程合同应在经济事项发生前签署，禁止工程类业务未签署合同即先行施工。 2 / 21 4.招标原则 本原 则包括以下两方面含义：采用招标方式确定合作方。除下列情况外的所有合同的合作方均应通过招标方式确定： a.某项工程、产品业已经过万科集团审批确定了长期合作伙伴关系； b.某些政府垄断工程； c.属于万科企业股份有限公司工程招标管理办法规定的适用情形，经详细填写万科企业股份有限公司考察结果审批表，并按规定经公司有关负责人集体会签批准后，方可采用考察对比的方法确定合作方。 合同随附招标文件。拟签合同正文及其补充协议，应作为招标文件之附件一并发给投标单位，投标单位需对其进行确认。 5.利益 明晰原则：合同应清楚地界定、描述各方的权利和义务，以杜绝模糊、歧义、推诿、扯皮现象；合同中尤其应有明确的、可以界定清楚的合同价款、结算办法及付款方式；如果合同价款可能调整，则应明确调整依据、调整方式，并就设计变更与现场签证的有效性、可控性作出明确规定。 合同管理制度 合同管理制度 目 录 第一章 3 / 21 第二章 第三章 第四章 第五章 第六章 第七章 第八章 第九章 第 十 章 总 则 . 合同的签订范围 . 合 同 的 谈 判 原则 . 合 同 的 签 订 程序 . 合同的审批、盖章、分发 . 合同的签章与归档 . 合同的履行与跟4 / 21 踪 . 工 程 合 同 的 日 常 管理 . 合同的付款审批 . 合 同 的 变 更 与 终止 . 第十一章 附则 . 附件一： . 附件二： . 附件三： . . 1 附件四 : .5 / 21 . 2 附件五： . 4 合同管理制度 合同管理制度 编号 No.： BFTZ-HR-02 解释修订部门 Issued by：成本管理中心 生效日期 Effective date： 批准人Approved by： 1 总 则 本规定适用于公司投资或管理的项目。 本规定编制目的是为了规范合同在草拟、审核、谈判、签订、跟踪、编号、用印及 归档管理的工作程序，防范经营风险。 2 合同的签订范围 工程合同的签订范围：招标及非招标建筑安装工程 、消防及智能系统工程、装 饰装修工程、室外配套工程、园林绿化工程及零星工程施工合同；工程勘察、设计合同；材料、设备采购合同及属于工程管理范围的各种经济协议等。 6 / 21 3 合同的谈判原则 工程造价在 50万元以下的工程项目，由合约部主持合同谈判工作，各有关部门参 与；工程造价在 50万元以上的工程项目，必须由公司分管副总经理以上级别领导主持合同谈判；合约部组织各有关部门参与。合同谈判中遇到的重大争议问题，报公司总经理办公会研究确定。 合约部依据合同谈判确立 的原则，遵照中华人民共和国建筑法、中华人民共和 国合同法和建设工程质量管理条例的规定，参照市工商行政管理局和市建委共同监制的工程建设施工合同、工程勘察、设计合同及材料、设备采购合 合同管理制度 同等制式合同文本，结合工程实际情况进行合同条款的拟定工作。 订立合同，必须遵守国家法律，必须符合国家政策，必须贯彻平等互利、协商一致、 等价有偿的原则。 合同的签订程序 招标工程项目的施工合同，由合约部根据招 标文件及中标单位的投标书、投标承诺 及中标通知书约定的工程内容、工程造价、优惠条7 / 21 件、工期、质量标准、材料供应方式、付款及结算方式等，提出合同初稿和合同汇签单，送公司相关部门和公司领导会签。 非招标零星工程项目的施工合同，由合约部参照工程建设施工合同制式文本， 确定的工程内容、工期、质量、材料供应方式、付款、结算办法等事项，制定零星工程施工合同统一标准格式，拟定合同初稿和合同汇签表，送公司相关部门和公司领导批准会签。 规划、勘察、设计合同由总工办 、工程部及设计部根据各自职责划分及公司年度项 目开发计划安排，提出经公司副总经理审核、总经理批准的工程项目委托规划、勘察、设计任务书，合同条款按照国务院颁发的建设工程勘察设计合同条例原则和有关部门印制的工程勘察、设计合同标准合同文本，结合工程实际情况，由承担勘察设计任务的单位拟定，各专业工程设计主管负责技术性条款的审定，合约部组织合同会签。 材料、设备采购合同，对公司自行采购的各种材料、设备，由公司材料信息部主管 和造价部主管按照材料、设备采购计划安排，提出经副 总经理审核、总经理批准的材料、设备采购计划，合约部按照材料、设备采购计划提供的材料、设备名称、 数 8 / 21 合同管理制度 量、品种规格、质量标准、到货周期等要求，按照材料、设备采购合同文本拟定合同条款。 其他和工程相关的经济协议，按照经副总经理核准、总经理签字批准的工程任务委 托单的要求，拟定合同条款。 施工合同的汇签程序：合约主管一合约部经理 造价管理中心副总 各会签部门领 导 公司法律顾问 总工程师 -副总经理 -总经理。 勘察设计合同汇签程序：设计工程师 合约主管 设计部经理 -合约部经理 造价 管理中心副总 -各会签部门领导 -公司法律顾问 -总工程师 -副总经理 总经理。 材料合同汇签程序：合约主管 -主管工程师 -工程部经理 -合约部经理 造价管理 中心副总 -各会签部门领导 -公司法律顾问 -公司总工程师 -副总经理 总经理。 其他经济协议汇签程序：合约主管 -合约部经理 造价管理中心副总 -各部门领导 -公司法律顾问 -总工程师 -副总经理 -总经理。 汇签部门审核内容： 9 / 21 造价部审核合同价款、结算方法、付款方式等； 设计部门审核工程设计合同的收费标准、服务范围、付款方式等； 工程部门审核工程施工合同的工程质量、工期等技术要求； 人事行政部审核合同的内容、形式、文字表述合法性、有效性以及所承担相应 的民事责任等； 财务部门审核合同的付款方式、履约收支、单据回笼等； 合约部全面审核和备案。 合约部综合各方意见，经过沟通协调后进行必 要的修改。 若合同修改较大或涉及关键事项，须请个别部门反复流转批阅。 合同经办部门应确保动态反映合同流转走向，在流转过程中请相关部门进行签章 及日期登记，保证时效性和对合同修改的认同。 4 合同的审批 合同管理制度 各部门要结合其管理职能和专业特点，抱着认真负责的态度，及时对合同中 10 / 21 存在的问题提出详细的书面会签意见。合约部根据汇签意见，经过认真的核实、 修改后，整理出正式合同文本，报公司领导审批。 5 合同的签章与归档 一般情况下，自发出中标通知书之日起，一个月内完成合同的签订 工作。如逾期不能签订的，经办部门应书面说明原因并将延期请求直接上报公司 总经理，公司总经理批复后报股东方备案。 经办人应将会审后批准的合同正本和副本交由对方先行签字、盖章。 行政人事部应设立专人负责管理所属公司印章。合同中没有公司总经理签字、合 同订立时间和地点以及其它有关内容的，不得盖章。所有合同及其附件必须加盖 骑缝章。行政人事部档案管理人员根据合同的类型分类编号、归档、管理。 正式合同文本正本两份，副本根据需要若干份，由乙方先签字盖章。两个正本必 须由单位法人代表或法人代表委托人亲笔签名 .一般情况下，我方持有的合同份 数为一正二副。正本由行政人事部档案室保存，二11 / 21 份副本分别由财务部、合约预 保存。其它部门需要时，必须通过书面申请并得到行政人事部经理批准后，方可 由档案管理员进行复印。档案管理员应将所有合同的复印件进行登记，加盖“合 同复印件 ”专用章，并办理收发文件签字手续。存有合同文本的部门必须设专人管理合同文件，未经行政人事部批准，任何个人 或部门不得擅自复印合同及相关附件。 各部门应对合同进行保密，任何个人或部门不得擅自将合同 1.目的 为加强万科集团房地产项目的工程合同管理，规范工作流程，维护公司权益，根据万科企业股份有限公司合同管理规范，制定本管理办法。 2.范围 本管理办法适用于万科集团所属各房地产公司。 3.职责 万科集团总部 财务管理部成本管理组负责对本管理办法的制订、修改、解释、指导、监督 检查。 万科集团所属各房地产公司负责签订、履行工程合12 / 21 同的人员贯彻执行本管理办法。 4.方法与过程控制 一般规定 本管理办法适用于直接构成发包单位项目开发成本且需要承包单位通过工程施工形成实 体产品的合同；勘测、监理、造价咨询委托类合同参照本管理办法执行；土地、材料设备采购、设计类合同则另按有关管理办法执行。 万科房地产项目的工程合同管理必须遵循以下原则： 合法性原则：工程合同管理必须全面符合有关法律法规及行业规定，使得公司的权益能 够依法受到保护。 合同书原则：工程施工必须正式签署合同书以明确双方的权利、义务和责任，但 金额在一万元以下且能及时结清的零星工程及工程类合同中已经界定清楚归属 的变更签证事项可另行办理。 事前签订原则：工程合同应在经济事项发生前签署，禁止工程类业务未签署合 同即先行施工。 招标原则 13 / 21 本原则包括以下两方面含义 ： 采用招标方式确定合作方。除下列情况外的所有合同的合作方均应通过招标方式确定：某项工程、产品业已经过万科集团审批确定了长期合作伙伴关系； 某些政府垄断工程；属于万科企业股份有限公司工程招标管理办法规定的适用情形，经详细填写万科企业股份有限公司考察结果审批表，并按规定经公司有关负责人集体会签批准后，方可采用考察对比的方法 确定合作方。 合同随附招标文件。拟签合同正文及其补充协议，应作为招标文件之附件一并发给投标单位，投标单位需对其进行确认。 利益明晰原则：合同应清楚地界定、描述各方的权利和义务，以杜绝模糊、歧义、推诿、 扯皮现象；合同中尤其应有明确的、可以界定清楚的合同价款、结算办法及付款 方式；如果合同价款可能调整，则应明确调整依据、调整方式，并就设计变更与现场签证的有效性、可控性作出明确规定。 合同订立的管理 标准示范合同：在招标及合同签署时，工程合同应尽量应用合同标准文 14 / 21 本。 总部有关部门将就房地产业务，逐步建立统一的合同标准文本，各公司应予采用。 合同标准文本内容尽量采用 FIDIC 条款模式，内容分为协议条款、通用条款、 补充条款和附件，其中协议条款根据具体业务、对象的不同而定，通用条款适用于所有的同类合同，补充条款则由经办人在具体经办合同时补充加入协议条款、通用条款中未尽事宜； 如当地政府部门有强制性规定，可按当地政府部门标准合同执行，但必须通过 补充条款等方式充分补充与公司合同标准文本之间存在差异的内容。 如公司尚未制定合同标准文本，可以延用以往的合同，但经办部门应联系成本 管理部、工程管理部、财务管理部、办公室、法律组尽快制定相应的标准合同。 当客观条件发生重大变化、原有合同标准文本不再适用时，业务部门应及时提 出与相关部门共同修改。 合同的经济条款应包括但不限于以下内容： 合同价款或委托酬金：采用招标方式选择合作方15 / 21 的，应以双方确定的最终报价 作为合同金额；提倡在有标底的情况下进行招标并确定合同价款，如果是采用 费率折扣方式确定合同价款，合同中应明确费用计取的依据、主材价格计取办 法，并规定合同双方如何尽快核实施工图预算确定合同价款，以及就确定后的 合同价款签署补充协议。 为防止承包单位高估结算，应与承包单位在工程合同中约定控制办法。比如：报送的结 算造价最终核减额在审核总价 5以内的造价咨询酬金由发包单位支付，若结算造价最终核减额超出 5，则因造价超出部分而引起的造价咨询酬金之增加部分由承包单位支付；若承包单位报送的结算金额超出最终审定结算金额 10时，承包单位除造价咨询酬金外，发包单位应进一步扣款，直至 取消今后对万科工程的投 标资格。 计价依据：工程类合同应将施工图、预算书作为合同的组成附属部分，合同附属文件一 般还包括：招标文件、投标文件、答疑文件等，并应在合同条款中明确以下问题： 包干形式、定额标准、取费方法； 16 / 21 发包单位分包工程、甲供材料设备、限价的范围和种类； 人工、材料、机械台班的价格及其价差的结算办法； 总分包的关系、配合的范围以及总包管理费和总包配合费的计取方法等； 开办费、施工组织措施费、扰民费、文明现场施工费、赶工费等费用的取舍 、计取办法及其包括的具体范围。 设计变更及现场签证：合同中应规定设计变更及现场签证的认定依据、结算核 价办法，对于承包单位，可依据万科企业股份有限公司设计变更和现场签证 管理办法的规定与其另外订立关于设计变更、现场签证的协议。 总价结算办法：工程类合同可在合同中明确规定按“结算 =合同价 +材料价 差 +设计变更 +现场签证 +增加项目 -减少项目 +奖励 -罚款”确定结算总价。 结算和付款办法：合同应明确规定验收及付款办法、保修维 护办法及保修金处 理办法；进度款的支付一般按形象进度分阶段确定付款金额，不采用分月审核进度款 17 / 21 的方法；各期进度款累计不应超过总造价的 80%；无准确施工图预算或无准确合同 总价时，应充分考虑付款风险，尤其在施工中后期更应有效地控制好进度款， 以防超付。 廉洁合作约定：为维护公司利益、防止黑幕、保护职员，在工程或其他高金额的合同中， 应与承包单位另外签署廉洁合作协议作合同的补充协议。 保修协议：对施工合同，为保证工程 质量，保护公司利益，应与承包单位另外签署工程 质量保修协议作合同的补充协议。 合同起草、谈判与签署的主要职能部门：工程管理部负责工期、质量等技术部 分的起草、谈判和合同签署；成本管理部负责其中的合同价款、计价方式、付 款方式等经济部分工程的起草和谈判。 合同审批流程：通过招标确定合作方后，由主办工程师填写合同审批表，在征得有 关职能部门同意后上报分管副总、总经理审批；合同审批应按照合同 的审批流程，工程合同审批流程如 “图一”所示。 18 / 21 工程合同审批流程： 主办工程师 /造价工程 师共同确定合同格式 分管副总 复核签字 财务管理部 复核签字 法律组审核 非标准合同 招标确定 合作单位等 主办工程师填 写合同审批表 成本管理部 复核签字 工程管理部 /项目部复核签字 驻项目部造价工程师复核签字 总经理 批示签字 办公室等存档下发执行 为提高合同审批的效率，公司领导、职能部门经理可根据实际情况需要，在自 身职能范围内，对于某些类别、一定金额以 下的工程合同，在不违反有关规定 的前提下，可对下级部门或人员作一定的授权，但授权人仍为责任人。 第一章 合同履行的管理 合同的交底：在合同签订之后，一般要求至少就主体合同填写万科企业股份有限公 司工程合同摘要表，发至各部门，并向工程、成本、采购等有关人员进行合同讲解交 底，说明工期、质量、工程范围、付款方式、发包单位职责、总分包的关系等，以便各岗位人员协调、配合；金额较小的合同 19 / 21 交底，可只填写万科企业股份有限公司工程合同摘要 表发送到相关部门的有关人 员，以便执行。 合同款支付 项目部的工程管理人员负责合同款支付的经办，填写付款申请单、工程付款审 批表等，经相关职能部门审核、公司领导审批后支付；合同款