三级秘书基础知识sina

1 / 26 三级秘书基础知识 sina 三级秘书 -文书基础复习提纲 1.行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书 2.国家行政机关公文处理办法中所规定的 13 种通用公文：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 事务文书主要有： 传真稿，备忘录，请柬、邀请信、贺信、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结。述职报告、讲话稿等。 商务文书主要有： 意向书、订货单、商品说明书、市场调 查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等。 二、通用公文的制发程序： 草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发 4.秘书发挥助手作用，对来文写成初步文件，以供上级阅读的环节是：拟办 5.为带发文件注册，要注意三方面： 编注发文字号 确定印制数量 确定发送范围 眉首部分：秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。 主体部分：标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章附注、附件。 文尾2 / 26 部分：主题词、抄送机关、印发机关和印 发日期等。 题型：从中抽出几个，判断是在主体部分？在文尾部分？ 12.正确的保密标志：密级保密期限 保密期限可以省略不写 13.公文的密级程度分为：特急、急件、限时送达 电报的密级程度分为：特提、特急、加急、平急 审核重点： 1、行文方式 妥当？ 2、符合行文规则和拟制公文要求？ 3、格式符合规定？ 19.签署是对组织外部而言。签发是对组织内部而言。 20.成文日期的原则： 以领导人签发日期 以通过的日期 实际印发的日期 应用文 书的四要素： 材料、主题、结构和语言 材料运用的 4 个环节：占有、鉴别、选择和使用。 选择材料的 4 项原则 1、围绕主题 2、择典型 3、择真实准确 4、择生动新颖 对主题的要求 ：正确、深刻、新颖、集中 21.确定主题词的步骤： 审读文稿、分析主题、查阅主题词表、著录标引 结构的内容 常用的开头方式：概述式；目的式；开门见山式；引述来文式 3 / 26 常用的层次方式：总分式；并列式；递进式；因果式；时序式；三段式 常用的段落方式：提行式； 条款式；篇段合一式 常用的结尾方式：强调式；期求式；希望式；说明式；秃尾 对结构的要求 ：严谨、自然、完整、统一 运用语言的标准：准确、简洁、平实 6.有特殊格式的公文有三种：信函式、命令式、会议纪要式。 在信函式的格式中，发文字号位于武文线下一行右边缘顶格。密级和紧急程度位于左侧公文份数序号之下， 简报式 会议纪要不用加盖印章 20.通告分为周知性通告和法规性通告。 题型：下列哪些具有性周知性： A.公告 B.通告 C.通报 D.请示 选择： BC 21.通告的特点：专业性较强。 22.注意 批转 型通知和 转发 型通知： 上级和平级来的文称为转发；下级来的文称为批转 23.通报的拟写四个要素： 倾向性导语、事实、认定和分析、处理意见 24议案是适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项时使用的专用文种 4 / 26 25.重点：请示的写作 题型：给出一段请示公文，然后做后面的小题。要求： 区分请示与报告 是否做到一文一事 事由是否明确，理由是否充分 标题说清楚、明白否？ 行文格式是否正确？ 打破口语化，应用书面语。如资金不够，应表达为资金尚有缺口 结束语规范，如以上请示，如无不妥，请批准。 27.请示写作的注意事项： 一文一事 目的明确 理由充分 不要多头主送 28.会议纪要与会议决议的区别： 纪要用于行政会议； 决议用于党务会议 应用文书常见专用语言： 开头用语：为了；按照；鉴于；当前；兹 承启用语： 引述用语：悉 批转用语 经办用语：经 ；拟；行；审；会议 . 表态用语 结尾用语 论证的方法：例证法；分析法；引证法；对比法；因果法 常用的说明方法：定义和表述；分类和比较；数字和图表 第二章 办公自动化 5 / 26 1.计算机运行速度是由 CPU 决定的。 2.硬盘：微机系统的故障几乎 30%是由于硬盘损坏所引起的。硬盘格式化会丢失全部数据并减少硬盘的使用寿命。 硬盘使用注意事项： 保护 0 磁道 读写 ing 不能关掉电源 防尘、防震、防病毒 定期整理 3.目前常用 的杀毒软件是： 诺盾金山毒霸瑞星杀毒软件 KV3000 4 中英文切换： ctrl+shift 回车键： Enter 重启计算机： ctrl+alt+del 5.计算机硬件系统： 主机： CPU 存储器 外部设备：外存储器、输入设备、输出设备 6.在窗口最大化后，可以进行的操作有： B.最小化C.关闭 D.复原 7.死机 原因： 操作系统本身存在缺陷 系统资源匮乏导致操作系统崩溃 8.计算机病毒的特 征：传染性、隐蔽性、潜伏性、破坏性、不可预见性 防治： 不滥用磁盘 不运行来路不明的软件 不打开来历不明的邮6 / 26 件 安装防病毒软件 对重要数据进行备份 14.计算机网络的组成： 通信子网； 资源子网 15.资源子网中的各种数据处理设备有计算机、智能终端、磁盘存储器、监控设备等 16.网络的主要功能：数据通信、资源共享、负荷均衡、提高可靠性 、内 17. 计算机网络中的三类资源：数据资源、软件资源、硬件资源 18.根据 网络覆盖的范围分类： 局域网：服务器、网络工作站、网卡、集线器和打印共享器 广域网：调制解调器、中继器、网桥、路由选择器 主页： hompage、浏览器： beowser 超链接：hyperlink、下载： download 19.机构性域名： com、 edu、 gov、 net、 org、 firm 域名与 IP 地址并非一一对应 我国四大网络： 中国教育和科研计算机网 中国科技计算机网 中国公用计算机因特网 中国金桥信息网 三级 秘书 -沟通基础复习提纲 秘书沟通的特点： 非权力支配性；非职责限定性、认同疏导性 7 / 26 网络沟通的优势： 1.降低沟通成本，提高沟通效率； 2.实现了沟通的即时性和平等要求； 3.提高了即时信息的安全感 网络沟通的制约性： 1.超负荷状态； 2.口头与网络沟通语言的差异使语言规范使用要求受到挑战 ; 3.横向沟通扩张性发展，纵向沟通相对弱化。 团队特征： 目标明确；有强烈归属感和责任感；积极参与；全体参与，不同意见受欢迎 影响团队沟通的主要因素： 1.团队成员的角色分担； 2.团队内成文或不成文的规范和惯例； 3.团队领导者的人个风格； 4.团队作出决策的模式 第一章 文书基础 1. 应用文书的定义、类型。 2. 应用文书下属各类别文书的定义，以及隶属于这三种文书的文种名称。 3. 国务院国家行政机关公文处理方法中规定的13 种公文。 4. 发文办理的定义及程序。 5. 草拟的六点要求。 6. 审核的定义与重点。 8 / 26 7. 签发的定义与负责人签发责任。 8. 复核的定义与重点。 9. 通用公文格式的定义。 10. 通用公文用纸和印装规格。 11. 通用公文中各要素标识规则 12. 通用公文三种格式，应将教材中的各种格式图进行对比重点理解 13. 事务文书与商务文书的格式。 14. 应用文书的四要素。 15. 材料的定义和材料工作环节。 16. 结构的内容和四点要求。 17. 语言的定义和运用语言的 标准。 18. 应用文书专用语言，特别要记住材料中例子。 19. 叙述的定义、人称与类型。 20. 议论的定义、类型与方法 21. 说明的概念、方法。 第二章 办公自动化基础 1. 计算机的硬件系统，重点放在 CPU以及存储器上，要掌握随机存储器、硬盘、软盘、光盘、以及各种移动存储设备的功能与特点。 2. 开关机的正确顺序及方法。 3. “死机”的处理方法 9 / 26 4. 常规硬件及计算机软件系统的维护方法 5. 计算机病毒的防治。 6. Windows XP 窗口基本操作、对话框及有关菜单的一些约定。 7. Windows XP 中的文件管理，这是考核的重点。 8. Window XP 中的程序管理，主要掌握启动程序、切换程序及快捷方式的使用。 9. WordXX 中文档的输入与保存，特别注意工具栏中的按钮与菜单中的命令在功能上的区别。 10. WordXX 中文本的编辑，这是考核的重点。 11. WordXX 中表格的处理，重点放在表格的修 改和排版上。 12. WordXX 中格式的的设置，重点放在字符与段落格式上。 13. WordXX 中打印输出，要熟悉“打印”对话框的相关内容。 14. Excel XX 中表的建立和编辑，重点放在数据的输入与编辑。 15. Excel XX 中工作表的格式化，重点放在数据格式、对齐方式以及行高与列宽的设置上。 16. Excel XX中图表的制作及公式与函数的基本常识。 10 / 26 17. Excel XX 中数据管理。 18. PowerPointXX 中创建演示文稿的基本操作。 19. PowerPointXX 中修饰幻灯片的基本操作。 20. PowerPointXX 中插入各种对象的方法。 21. PowerPointXX 中幻灯片的设计和放映，重点放在动画效果与切换效果的设置上。 22. 计算机网络基础知识的相关概念，重在理解。 23. IE6 浏览器的使用。 24. 网络信息的查询。 25. 电子邮件的功能、地址、邮件服务器，以及电子邮件的收发。 第三章 沟通基础 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 沟通的定义、类型、特点，特别注意理解沟通的类型。 有效沟通的要素，包括有效沟通的两个前提和八种技能。 有效沟通的原则。 有效沟通的的四个目标 有效沟通的过11 / 26 程。 与客户的沟通。 沟通的方法，学员既要记忆和识别沟通的五种渠道，又要对每种沟通渠道的特点能做区分。 8. 必要的沟通技巧及七种沟通障碍的具体内容，这是重点。 9. 横向沟通的目标 与形式、障碍、策略。 10. 纵向沟通的类型和形式。 11. 下行沟通的表现形式、目标与内容、渠道和载体形式。 12. 上行沟通的表现形式、作用。 13. 纵向沟通的障碍及策略。 14. 危机沟通的类型、判断标准、 15. 危机的认定及危机产生的原因。 16. 危机沟通的策略及处理危机的沟通对策。 第四章 速记基础 1. 速记的定义及与文字的关系 2. 速记的特点及主要方式。 3. 秘书在记录有声语言、无声语言时的具体作用。 4. 汉字速记和拼音速记的原理，重点记住汉字速记的原理。 5. 手写速记略写方法，这是本章中的重点。 6. 汉字与速记声符、韵符、音符的合用。 7. 计算机速记的定义、特点、分类和发展。 12 / 26 8. 专用键盘速录机的原理和特点。 9. 计算机速记的应用领域。 第五章 企业管理基础 1. 企业创办的基本流程，设立个人独资企业和合伙企业的基本步骤。 2. 现代 企业制度的基本含义、内容、基本特征。 3. 企业融资方式的类别及选择意义。 4. 企业年检流程，要能实际应用。 5. 企业文化的作用、结构，重点放在企业的精神文化建设。 6. 企业文化的特征与功能。 7. CIS 策划的基本原理和企业识别系统。 8. 团队精神和高性能团队的基本条件。 9. 人事档案制度的基本目的和基本内容。 10. 企业人员的招聘与培训，重点放在招聘原则上。 11. 企业公共关系的基本 特征、职能、原则，企业公共关系活动的“四步工作法”。 12. 企业公共关系形象对企业的重要性，难点在于企业公共关系形象塑造的技巧和原则。 13. 企业公共关系危机管理的原则、预防和处理。 14. 会计的基本职能与会计要素，难点在于了解主要的会计科目。 13 / 26 15. 会计核算的七种方法，会计凭证的分类与填制要求。 16. 出纳工作职责权限。 17. 税收的功能、特征、要素。 18. 税收征收管理和税务稽查。 19. 税收 分类，重点掌握以课税对象为标准进行的分类，特别是流转税的具体科目的征税范围、税率。 20. 我国现行的货币政策工具和控制现金发行的主要措施。 21. 社会保险、股票常识。 22. 国际金融机构的设置和国际结算方式，我国基本金融机构体系，主要金融机构的基本职能和业务范围，利息与利率、外汇与汇率的规定。 第六章 法律与法规 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 公司的概念、种类、基本制度。 有限责任公司14 / 26 的概念、设立条件、组织机构，注意理解一人有限责任公司的内涵。 股份有限公司的概念、设立机构、设立方式、组织机构。 股份发行的原则及上市公司的条件。 公司合并与分立方式，及公司的终止事由。 合同的概念、特征、类别及基本原则。 合同成立的条件，合同的内容，合同订立的程序，及缔约过失的责任 合同生效的条件，特殊情形合同的效力，无效合同的情形，可变更、可撤销合同的情形，重点理解几种特殊情形合同的效力如何判断。 9. 合同履行的原则，合同的保全措施，合同履行的担 保方式。 10. 合同变更与转让的内涵。 11. 合同的权利和义务终止的事由及效力。 12. 违约责任的概念、构成、内涵，承担违约责任的方式。 13. 滥用优势地位限制竞争行为的表现，滥用行政权力行为的表现，不当搭售行为和串通投标行为的内涵。 14. 不正当竞争行为的概念、特征、类别。这是本章的重点问题。 15. 对不正当竞争行为的监督检查及法律责任。 16. 劳动法的调整对象及适用范围，其中要重点理解适用范围。 17. 促进就业的目标和劳动就业的原则。 15 / 26 18. 劳动合同的概念、特征、内容。 19. 劳动法中对劳动者单方解除劳动合同的规定及用人单位单方解除劳动合同的规定。 20. 集体合同的概念与特征。 21. 劳动法中对工作时间和休息休假的规定。 22. 工资的形式，工资分配的原则，确定和保障最低工资标准应当参考的因素，工资支付保障制度。 23. 劳动安全卫生的内涵、方针，及劳动安全卫生制度包括的内容。 24. 劳动法 中对女职工和未成年工特殊保护的内容。 25. 社会保险的概念、特征及项目，社会保险基金的管理。 26. 劳动争议处理机构和劳动争议的解决途径。 27. 著作权及与其相邻近的权利，著作权的内容、主体、客体、及著作权保护的期限。 28. 专利权的概念、客体，授予专利的条件，专利权的期限，专利权人的权利，不属于侵犯专利权的行为。 29. 商标和商标权的内涵，商标权的特征、客体及取得方式，商标权的期限和续展，商标权人的权利。 30. 世界贸易组 织的职能、宗旨及多边贸易体制的基本内容。 16 / 26 31. 世界贸易组织的组织机构。 32. 世界贸易组织的基本原则。 第一章 会议管理 第一节 会前筹备 学习目标：了解各种会议筹备方案和应急方案的内容、拟定要求和基本程序，了解会务筹备情况检查的方式和程序，具备与领导沟通会议有关事宜的基本能力。 学习内容：拟定各种会议的筹备方案、检查会务的筹备情况、审核会议文件、与领导沟通会议的有关事宜和拟定会议的应急方案。 一、 会议筹备方案的拟订 、会议筹备方案的内容 1、 确定会议的主题与议题 2、 确定会议的名称 3、 确定会议的议程 4、 确定会议的时间和地点 5、 确定会议所需设备和工具能满足会议的需要 6、 确定会议文件的范围并做好文件的印制或复印工作 7、 确定会议与会代表的组成 8、 确定会议经费预算 9、 确定会议住宿和餐饮安排 10、 确定会议的筹备机构 、会议筹备方案的作用 1、 确保会议的周密组织 2、 确保会议服务质量和沟通协调到位 3、 确保领导的意图得以贯彻执行 、电话会议及视频会议的知识 17 / 26 1、 电话会议 1) 电话会议交流信息的特点 A. 方便灵活，准备时间短，回复迅速，电子通信会议中花费最少的 B. 缺少身体语言，难以进行互动交流，缺少文本，难以传递大量细节信息 C. 可以搭配使用其它通信方式 D. 适用于分公司不远、规模不大的企业 2) 电话会议信息工作的要求 A. 准确发出开会信息 B. 认真分发会议书面信息材料 C. 合理安排会场 信息传输设备 D. 按时接通电话 E. 通报出席情况 F. 做好会议记录 2、 视频会议 1) 视频会议的特点 A. 实现声音和图像同时传送 B. 打破空间的限制 C. 节省时间、费用 D. 交流效果较好 E. 局限：初始准备时间较长、初始投入成本较高，18 / 26 互动效果差，交流不够广泛 2) 视频会议信息工作的要求 1 A. 发出开会信息 B. 分发文 件信息资料 C. 布置会场 D. 设置与检查会场信息传输设备 E. 做好会议信息准备 F. 采用先集中后分散的形式 G. 汇总情况信息 、远程会议筹备方案的特点 1、 节省时间和金钱、可以做永久记录、交流更加直接与简短 2、 筹备会议方案时与先与电信公司沟通，包括会议的日期、起止时间、参会人数等 3、 会议资料寄给与会人员，以便使他们有时间准备会议讨论 4、 专人负责远程会议设备 、会务机构分工的要求 1、 根据会议的规模和类型组织人员队伍 2、 会务机构要分工明确、责任到人 3、 加强协调、定期沟通 19 / 26 、工作程序 1、 组建会议筹备委员会 2、 分成筹备小组 3、 形成筹备方案 4、 领导审核方案 二、 检查会务的筹备情况 、会务筹备情况检查的主要内容 1、 会议准备是否充分 2、 会议期间能否排除各种干扰 3、 环境 条件与用品准备 4、 文件材料的准备情况 5、 会场布置情况的检查 6、 会议保卫工作的检查 1) 确保会场内所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠 2) 确保会场内消防设施齐全有效 3) 确保会场的防窃听装置灵敏高效 4) 确保会场的防盗设施处于运行状态 5) 检查进出会场人员的身份，尽量不须与会议无关人士进入会场 7、 检查的其他内容 1) 颁奖大会 奖品、颁奖顺序 20 / 26 2 2) 选举会议 票箱、投票、计票 3) 现场会 参观现场、参观顺序、线路 4) 摄影座次 、会务筹备情况检查结果的形式 1、 书面形式 2、 口头形式 3、 协调会形式 、会务筹备情况检查的方法 1、 听取会议筹备人员的汇报 2、 会前现场检查 1) 确保所有事项都条理清晰 2) 注意气味 3) 设立入场登记台 4) 佩戴徽章、名牌 5) 准备接待休息室 6) 安排接待、服务人员 、工作程序 1、 开会检查的程序 1) 自我检查，将检查结果上报领导小组 2) 领导小组经过协调确定汇报会的时间和地点，并发出协调会通知 3) 召开筹备检查协调会，听取汇报，现场解决各种需要协调的问题 4) 汇报会后以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办和落实 2、 现场检查的程序 21 / 26 1) 制定现场检查路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门 2) 将现场检查的项目制成检查单，以便记录和汇总 3) 按既定的检查路线和项目注意现场核对，对达到和未达到预期要求的准备项目要有明确记录 4) 对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见，以电话、文件或会议等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正 、注意事项 1、 会务筹备情况检查的汇报材料 1) 汇报材料实现要认真核实，根据会议筹备方案的预先设计进行比较和检查 2) 突出问题，提出对策，注重实效 3) 有量化检查的数据，不能过于笼统 2、 对检查所发现问题的纠正 1) 先对问题的性质和范围进行分析，确定问题对会议质量的影响程度 2) 找出问题产生的原因，寻找解决问题的方法 3) 在人、财、物等方面为纠正偏差做好相应准备 4) 责任到人，抓紧落实，并及时将纠偏的结果进行通报 三、 审核会议文件 22 / 26 、会议文件的类型 1、 有关会议立项方面的文件 2、 有关会议筹备工作的文件 3、 有关会议内容的文件 4、 有关会议宣传报道的文件 3 5、 有关会 议管理与服务方面的文件 6、 不同载体的信息材料 7、 各种形式的文件材料 1) 指导文书 2) 主题文书 3) 程序文书 4) 参考文书5) 管理文书 6) 成果文书 7) 宣传、传达文书 、会议文件审核的内容 1、 准确性和完整性 2、 具体内容 1) 审核会议文件与会议主题的关系 2) 审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容 3) 审核会议文件内容事先是否经过调查研究，是否与实际 相符 4) 提交会议讨论的文件设计有关单位和部门事先是否进行了会商，广泛征求了意见，并取得了一致的意见。 5) 审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、23 / 26 条理分明、事实准确 3、 会议文件审核的方法 1) 对校法 定稿改动较多的文件 2) 折校法 整洁、改动不多的文件 3) 读校法 定稿内容浅显，生僻字较少的定稿 、工作程序 1、 秘书自审 2、 主管秘书进行初审 3、 多部门会审 4、 主管领导或主要领导终审 四、 与领导沟通会议的有关事宜 、与领导沟通会议有关事宜的意义 1、 使会议筹备工作更加提高效率 2、 与领导及时沟通，为会议准时、成功举办打下基础 3、 可以使领导做好会议的相关准备，有利于会议目标的实现，提高会议效率 4、 使小组成员更好了解自己的工作意义，发挥更大作