同济大学调档函

1 / 25 同济大学调档函 第一章 总 则 第一条 为了加强本校人物档案资料的收集、管理和利用，维护学校的重要历史记录和人类文化的宝贵财富，根据中华人民共和国档案法和上海市档案条例、上海市著名人物档案管理暂行办法，制定本暂行办法。 第二条 本办法所称的人物档案是指曾在我校学习、工作过的党政领导及著名专家学者在从事各种活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、声音、图像等形式的历史记录。 第三条 学校对人物档案工作实行统一领导、分级管理，维护档案完 整、准确与安全，便于利用，遵循保密的原则。 第四条 学校档案馆负责本校人物档案工作的管理、监督和指导工作。具体职责是： 制定人物档案收集计划并组织实施； 拟订人物档案的建档范围和对象； 负责对人物档案的收集、征集、整理、保管和提供利用； 开展或参与对有关人物的专题研究； 组织人物档案的展览。 第二章 人物档案的建立 2 / 25 第五条 人物档案的建档对象为曾在同济大学学习、工作过的党政领导及著名专家学者、社会 活动家。具体范围如下： 历任校长、党委书记； 科学院院士、工程院院士、以及在某学科领域有较深造诣、有突出成就的专家、学者； 国内外著名社会活动家、知名人士、企事业界名流； 省部级以上人才培养工程入选人员、获得“国家有突出贡献中青年专家”、“科技精英”、“国家杰出青年基金获得者”等省部级以上重要奖项的中青年专家学者； 省部级以上劳动模范； 在全国和世界范围内具有重要影响、成绩卓著的校友。 第六条 人物档案的建立程序为：档案馆拟 定征集对象，通过各单位、各部门兼职档案员，向征集对象或家属发放“人物档案征集对象基本信息表”，在自愿的基础上，由本人或家属填写“人物档案征集对象基本信息表”，由各单位领导审定并加盖公章，由兼职档案员收齐后交学校档案馆，档案馆根据“信息表”所填内容，进行归档业务指导，由本人或家属会同所在部门兼职档案员具体负责整理有关材料，适时按协商一致的方法归档。 第七条 人物材料归档范围包括： 3 / 25 生平方面：生平传记、回忆录、照片、履历表、日记、学历证书和专业技能证书、党政职务任免书、专业技术职务证书 及实物等； 活动方面：参加省部级以上各种代表会议、国内外重要学术会议、重大社会活动时形成的讲话稿、照片、录音带、录像带等材料和业务活动材料，学术研究和教学工作记录等； 成果方面：包括公开出版的著作、译著、教材及手稿，在国内外重要刊物上发表的论文、译文及手稿，书画、摄影等作品，担任省市级以上科学技术委员会、专业委员会、重要刊物编委会职务和其他有关专业技术职务的聘书，获省部级以上奖励的奖状、荣誉证书、奖章、纪念章，纪念品等； 评价方面：各类出版物上发表的有关征集对象的评价文章和回忆录，各种会议上由组织整理 的经验介绍和考察、晋升等综合性评价材料，各种纪念性活动中形成的材料。 第三章 人物档案的管理与利用 第八条 人物档案作为学校档案分类体系中的一个独立门类，以每个人为单位进行整理。人物档案一般设置四个一级类目，即：生平类、活动类、成果类、评价类，必要时可以在一级类目下再设若干小类。 录音、录像、证书、实物等载体特殊的档案，按照其所反映的内容统一分类整理编目，保管时可以单独存放。 第九条 人物档案征集对象在公务活动中形成的有4 / 25 关档案，已经由本单位档案部门归档的，可以将其中有代 表性的材料采用复印的方式归入著名人物档案。 已经归入人事档案中的履历表、志愿书等反映人物档案征集对象生平的材料，可将复印件归入人物档案。 第十条 人物档案向学校档案馆移交归档时可采取捐赠和寄存等形式。各单位各部门应鼓励人物档案形成者向档案馆捐赠和寄存档案。 部分比较珍贵的、本人及家属不愿捐赠和寄存的人物档案，经本人或家属同意，档案馆通过办理短期借用手续，制作复制归档。 对特别珍贵的人物档案，经有关方面鉴定后，档案馆可有偿征集。 第十一条 档案馆应按照国家关于档案保管的要求，采取有 效措施，科学保管馆藏的人物档案，维护人物档案的完整与安全，防止丢失和损失。 第十二条 人物档案形成者对本人的人物档案拥有优先利用本人捐赠和寄存档案的权利，提出控制利用范围的权利，有随时补充归档材料的权利。 第十三条 凡由档案馆保管的人物档案及其复制件，必须按照国家和上海市有关规定赠与、交换和转让，不准擅自买卖、涂改、损坏或者销毁。 第十四条 校内外各单位根据需要，经档案馆审核批准，可以利用人物档案。 对于需限定使用范围的人物档案，档案馆应严格按照执行。 5 / 25 为更好地开发人物档案信息，档案馆可以利用人物档案举办专题展览、开展档案编研和历史研究，充分发挥人物档案在宣传教育、学术研究等方面的重要作用，但必须注意维护人物档案的完整与安全。 第四章 奖励与惩罚 第十五条 各单位、各部门人物档案工作的建档情况，列入学校对各单位、各部门档案工作的考核内容。对建立人物档案工作成绩突出的部门、单位的领导、兼职档案员和建档对象，学校将给予奖励。 第十六条 在人物档案建立、管理和利用过程中，凡有损毁、涂改、擅自提供利用或公布、擅自买卖或将人物档案携带、邮寄到国外等行为的，学校将依据中华人民共和国档案法和上海市档案条例、上海市著名人物档案管理暂行办法报上海市档案行政管理部门进行查处。 第五章 附则 第十七条 本办法具体应用问题由校档案馆负责解释。 第十八条 本办法自发布之日起实施。 同济大学档案管理办法 第一章 总 则 第一条 为了进一步加强学校档案工作，推进学校档案工作规范化、标准化、信息化建设，有效地保护和利用6 / 25 档案，充分发挥学校档案的作用，根据中华人 民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法，中华人民共和国教育部、国家档案局令第 27 号高等学校档案管理办法等文件精神，结合学校实际，制定本办法。 第二条 本办法所称学校档案，是指学校从事教学、科研、管理、文化交流、服务社会和其他活动中直接形成的，对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史纪录。 第三条 学校档案工作是学校的重要基础工作之一。学校档案部门具有档案行政管理和档案业务管理与服务双重职能。 第四条 学校档案工作实行统一领导 ，集中管理，保证档案机构、人员编制、档案用房、设施和经费的落实，保障档案安全，保守国家秘密。 第五条 档案工作要纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展。 第二章 档案工作机构及其职责 第六条 学校档案工作由校长领导，由一名校级领导分管档案工作，同时接受上海市教育主管部门和上海市档案局的业务指导、监督与检查。 第七条 学校设立档案工作委员会，领导、协调、检查、解决全校档案工作中的重大问题。 7 / 25 学校档案工作委员会的主要职责 ： 贯彻执行国家关于档案工作的法律、法规，审定学校关于档案工作的规划、规章制度，并提出指导性的意见； 研究决定学校档案工作发展中的重要事宜、重大问题和奖惩事项； 协调、解决学校各部门档案工作的布置、检查、总结、验收； 保证学校档案馆全面履行档案行政管理和档案业务管理与服务两种职 1 能，落实人员编制、档案库房以及发展档案工作所需的设备与经费。 第八条 学校设立档案馆，直属学校领导，为处级建制。 第九条 学校档案馆是学校档案 工作的职能管理部门，是档案工作委员会的工作机构。其主要职责： 全面贯彻执行国家有关档案工作的法律法规、政策和本校的有关规定，规划全校档案工作；制定本校档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查； 统一管理学校各部门的档案工作，根据国家有关规定和标准确定学校档案归档范围、分类标准、保管期限和整理规范，负责接收、整理、鉴定、统计、保管、开放和利用全校各类档案及有关资料； 8 / 25 组织实施档案的信息化建设，负责电子文件的归档和规范化管理； 编制检索工具，编研档案史料和参考资 料，多形式、深层次开发档案信息资源。积极开展学校档案信息的开放和利用工作，为学校、社会服务； 保守档案秘密，确保档案实体和信息安全，维护档案的完整、准确、系统； 明确档案工作岗位职责，对全校专职档案工作人员和有关业务人员进行档案业务培训，加强档案学术研究交流和宣传教育活动，不断提高全校师生员工的档案法制意识； 围绕学校中心工作，完成学校领导交办的各项任务。 第十条 学校档案工作人员应具有大学本科及以上学历，能认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守 ，遵纪守法，具备档案专业或相关学科知识及现代化的管理技能。 第十一条 学校所属各单位应有一名负责人分管该单位的档案工作，配备专职档案人员，负责本单位档案的收集、整理和归档工作。专职档案人员队伍应当保持相对稳定。经学校同意配置的兼职档案员，可申请档案专业技术职称。 第十二条 专职档案员的主要职责是： 贯彻落实国家有关档案工作的法令、政策和本校有关规定，制定本部门档案工作计划； 9 / 25 做好本部门文件材料的收集工作，坚持平时预立卷； 2 将需要归 档的文件材料整理组卷装订，做到组卷合乎要求，编目清楚、标题准确、装订整齐。相应的信息入录档案管理系统，信息完整，著录规范，并及时向档案馆移交； 做好存放在本部门的文件材料的分类、组卷、编目、登记、保管、利用等工作。 第三章 档案的接收 第十三条 学校建立和完善归档制度，实行以纸质档案为主，纸质档案和电子档案双轨归档的管理制度。各部门分管档案工作的负责人应将文件材料归档工作纳入自己的职责范围，督促检查。各部门专职档案员，做到每项重要教学、科研、管理、对外交流等工作，都有 完整、准确、系统的文件材料归档保存。 第十四条 学校实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。各部门在教学、科研、党政管理、对外交流等活动或个人在职务活动中形成的材料，由各部门按照学校档案管理部门制定的档案归档范围和整理规范组卷，经档案馆检查合格后向档案馆移交。 第十五条 经学校办公自动化系统所形成的文件按同济大学电子公文处理管理办法规定执行。 第十六条 各类文件材料的归档范围和保管期限，10 / 25 按同济大学档案归档范围和保管期限规定执行。 第十七条 学校部 门立卷归档分工为：全校性、综合性的材料由党委办公室、校长办公室负责立卷归档。其余均按职能部门分工负责相应门类材料的立卷归档。立卷归档涉及多个部门的大类由文件的主办部门归档，其他部门协办。 第十八条 各部门立卷归档的文件材料，应符合下列要求： 归档的文件材料要齐全完整。破损文件应予修复； 归档的文件材料，要遵循文件之间的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分保存价值，分类组卷； 归档文件用纸规范，纸质优良，字迹清楚，应用黑色耐久笔书写； 案卷标题简 明确切，卷内目录、备考表符合规范要求； 归档材料的著录符合档案计算机管理要求。 第十九条 归档时间及手续： 3 学校办公自动化系统产生的文件材料应实时归档； 按自然年度归档的文件材料应于次年 6 月底以前归档； 按教学年度归档的文件材料原则上应于教学年度末11 / 25 归档。研究生学位审批材料在完成学位授予之后二个月内归档； 科研、基建项目和专题性、成套性档案应于项目完成通过鉴定验收后二个月内归档； 接收档案必须履行相关手续，制作 案卷移交目录，一式两份。交接双方必须签名盖章； 档案部门应及时接受上级规定应接收的档案。 第二十条 个人在其从事教学、科研、党政管理、对外交流等职务活动中形成的各种载体的文件材料，必须按照规定向档案馆移交，集中管理，任何人不得以任何借口拖延或据为己有。 个人在其非职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向档案馆捐赠有价值档案的，学校予以奖励。 第四章 档案的管理 第二十一条 学校档案由档案馆分类 保存。在国家需要或列入国家档案馆接收范围时，应按要求提供所需档案的复制件或原件。 第二十二条 档案馆根据同济大学档案实体分类方案，对馆藏档案进行分类、编号、上架，编制检索工具。根据档案的保密程度确定不同的利用范围，建立档案借阅和审批制度，做好档案的利用效果登记。 12 / 25 第二十三条 档案馆应及时研究、改进档案保护技术，及时修补、修复残破档案。建立和健全库房管理制度，落实防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施，控制库房温湿度，确保档案安全。 第二十四条 档案馆应组织做好档案的鉴定工作。对于保管期限已满的档案，须征得有关部门同意，编制清册，报学校主管领导审批后予以销毁。销毁档案时应指定专人实施，学校纪检、监察等有关部门要派人监销，并在销毁清册签名。未经鉴定和批准，任何人不得销毁档案。 第二十五条 档案馆要建立档案统计、检查制度，定期对档案的收集、整理、 4 保管利用和馆内各种数据情况进行统计和检查；并按国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。 第二十六条 档案是学校信息资源的重要组成部分。档案馆要不断改进和完善管理工作， 加大力度推进档案信息化建设，以实现档案实体的保护和档案信息资源共享。 第五章 档案的利用和开放 第二十七条 档案馆要主动做好档案利用工作，按照规定向全校和社会开放档案，积极发挥档案的信息功能，提高档案利用率。利用和开发档案要遵循如下原则： 档案馆对于自形成之日起满 30 年的档案，除非解密或需要控制使用部分外，均应按国家规定，向全校和社会开13 / 25 放。对于其中涉及国家安全和学校重大利益的档案，须经学校分管领导批准后，方可分期分批开放； 向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先使用权，无偿利用，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应予以维护； 凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用属于开放范围的档案，并可以摘录和复制； 向社会开放档案的利用实行有偿服务，按规定合理收费； 境外组织或个人利用学校档案的，应按国家有关规定办理； 未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织和个人无权公布档案内容。 第二十八条 学校馆藏档案属于下列情况之一者不予开放： 涉及党和国家秘密的； 涉及专利和技术秘密的； 属于个人隐私的； 档案形成部门规定限制利用的。 第二十九条 档案馆向学校和社会开放档案时，应热情为利用者服务。 查阅、摘录、复制未开放的档案，须经档案形成单位或个人以及档案馆负责人同意，其中涉密档14 / 25 案须经学校保密委员会办公室同意，必要时报请校领导审查批准。 5 1.关于报到时间： 2016 年 8 月 29 日上午 8： 30-下午 16： 00 各位研究生务必按此规定的日期来校报到，可提前一天在相关校区办理入住手续 2.关于报到地点： 详见录取通知书 3.关于报到的流程及相关材料： 相关材料： 同济大学研究生录取通知书以及其中所列的材料及物品 毕业证和学位证 身份证 户口迁移证 党员组织关系介绍信 同一底片近期正面免冠标准寸照 N 张 相关流程： 1.报到时需出示同济大学研究生录取通知书 2.按相关规定的标准缴纳学费，须用现金缴纳相关费用的请先到财务处现场办公点办理相关手续 15 / 25 3.将党员组织关系介绍信交到学院新生接待点统一办理党员组织关系的转接 4.出示户口迁移证，办理户口迁入手续 5.全日制研究生自愿要求参加商业“学程无虑”医疗保险的，应缴纳保险费并享受参加保险后的有关待遇 6.符合住宿条件并需要学校，报到时按规定缴纳住宿费 4.关于缴费： 关于农行金穗借记卡 学校为学生办理了金穗借记卡，今后将用 此卡扣缴学杂费，发放奖学金及学生三助酬金等。请学生妥善保管好此“金穗借记卡”。并在使用过程中遵守银行有关用卡规定和章程。 学生在收到学校统一寄送的农业银行“金穗借记卡”和同时寄送的密码信封后，请核对是否与本人姓名相符，另请核对银行卡卡号与密码信封上的姓名、卡号是否相符，密码信封密封完好，如相符就可办理存款手续。如不符或密码已开封，请暂不使用此卡，采用现金方式缴费。个别学生如未收到农业银行“金穗借记卡”请用现金方式缴费，并在入学报到时在财务收费处登记补办银行卡。 异地存款手续费：您在上海市以外存入 学杂费时，农行将收取 5的手续费，请先行支付。您所存的第一笔学杂费的手续费学校和农行已经达成协议，会在当年按实际支16 / 25 付手续费的金额集中退还到学生的“金穗借记卡”账户。 修改密码： 学生收到“金穗借记卡”后，有三种途径修改： 农行上海服务热线 95599 上海农业银行的 ATM 自动柜员机上海农业银行各网点 密码封：您收到密码封后请注意，借记卡密码位于密码封内页的右下角，系 6 位数字密码。 “金穗借记卡”申请表：您在收到“金穗借记卡”申请表后，请认真填写，报到时 统一交给学院。 特别注意，请在“申请人声明及协议签署”栏，“申请人签字处”签字确认。 如有银行卡的任何问题，请拨打咨询电话65620224 有关学杂费缴费规定请登录同济大学财务处网站 学生也可以凭学号和密码登录 “财务查询系统”查询学费缴费情况 收费项目和标准及收取对象：学校按协议规定收取学费，住宿学生按学年收取住宿费 学费 按协议标准执行，按学年缴纳，缴费标准为：博士生 11800 元 /生 /学年；硕士生 10000 元 /生 /学年 学费与上述标准不一致时按协议确定标准收取学费 获得学业奖学金资助的学生可按应缴学费金额减所17 / 25 得学业奖学金金额之差额存入银行卡 住宿费 因选择宿舍不同，标准从 600-2700 元 /学年，请学生按照本人网上预选住宿房间标准存款 注意：学生存款请按以上二项应缴费用合计金额一并存入“金穗借记卡” 入学研究生缴费方式： 1.推荐学生首选缴费方式 研究生新生务必于新生报到须知规定的报到日提早 5 天持学校为新生统一办理的农业银行“金穗借记卡 ”在学生所在地农业银行的储蓄网点办理金穗借记卡存款，存入足额现金，保证学校扣款。 学校通知银行于 8 月 24 日进行扣款，学生报到时，可以直接到学院摊位领取学费收据并办理注册。 若所在地无农业银行或未开通金穗借记卡存款业务，凭农业银行“金穗借记卡”及足额现金到当地中国银行、工商银行、建设银行等任一银行“企业柜”填写一式三联的电汇凭证，办理电汇手续。 特别提示：学生按要求填写后，应仔细核对填写的内容，确认无误 学生在所在地农业银行的储蓄网点办理存款手续后应向办 理银行取得存款回执。请仔细核对回执上所列的农业银行“金穗借记卡” 19 位卡号与姓名与您收到的金穗借记卡卡号和姓名是否一致、存款金额是否相符等，如不符请更18 / 25 正或改由现金缴款方式。学生应将银行受理回执妥善保存 2.现金方式 因特殊情况不能采用上述方式时，请自带现金于报到日在学校财务处现场办公点办理相关现金缴费手续 3.由单位付划款支付 此方式只适合由单位付款的学生，采用此方式缴费，付款单位请按指定账号汇款 5.关于人事档案、户口、组织关系 由于应届本科毕业生要提供人事档案、户口、组织关系的调往地址，特发此通知 人事档案： 请根据调档函的要求办理调档手续，学生个人送档案一律不接收 档案寄送地址：各录取学院分党委或党总支 四平路校区：上海市四平路 1239 号，邮编： 200092 嘉定校区： 上海市曹安公路 4800 号，邮编： 201804 口腔医学院：上海市延长中路 399 号，邮编： 200072 户口： 办理办法：学生把录取通知书、户口迁移证，照片一张，报到时统一交到所 在院系，由户政科核实集体申报。 根据上海市公安局有关规定，全日制研究生入学后户口可以不迁入学校。对户口迁入学校的，受理申报户口时间截止至当年 10 月 15 日，录取通知书办理户口当年度有效，19 / 25 过时不办理户口迁入手续。迁入后除退学、转学外中途不办理户口迁出手续。 新生户口迁入本校的学生需携带本人在原户籍所在地派出所开具的户口迁移证 户口迁入我校，必须按户口迁移证项目填写齐全，不可缺项，新生拿到户口迁移证后请对以下事项认真检查、核对： 1.新生户口迁入本校统一地址为：上海市杨 浦区四平路 1239 号同济大学 2.户口迁移证、身份证、录取通知书上的姓名必须一致，不能用别名或曾用名代替，如录取通知书和迁移证上的姓名不一致时须于迁出前改正。所持身份证号码与迁移证上的身份证号码必须一致，户口迁移证项目填写齐全不可缺项。 3.户口迁移证上的姓名、性别、民族、出生日期、公民身份证号、出生地、籍贯、婚姻状况、迁移原因、原住址、迁往地址等项目要齐全，出生地、籍贯具体到：省市或省县 迁入后除退学、转学外中途不办理户口迁出手续，户籍咨询电话：组织关系： 党员组织关系的转接应由本人在入学报到时将党员组织关系介绍信交到学院新生接待点统一办理。 外省市：新生党员的组织关系介绍信应有县及县以20 / 25 上党委开具 抬头请写：“中共上海市教育卫生工作委员会”，转移至的具体单位请写“同济大学 XX 学院”，由同济大学党委组织部代为接收 备注：报到时，党员组织关系介绍信须由本人直接递交给各学院新生接待点 6.关于保险 全日制研究生自愿要求参加商业“学程无虑”医疗保险的，应缴纳保 险费并享受参加保险后的有关待遇，保险费按规定一次性缴纳 学制为 2 年的研究生，保险期限为 24 个月 学制为年的研究生，保险期限为 30 个月 学制为 3 年的研究生，保险期限为 36 个月 7.关于住宿 符合住宿条件并需要学校安排住宿的研究生请在报到前按“秋季入学研究生网上选房通知”的要求申请宿舍，选房详情请登入网址后查阅学生网上选宿舍须知报到时按规定缴纳住宿费。 选房时间： 网上模拟选房： 2016 年 8 月 11 日 9:00-12 日 15:00 男生： 8 月 16 日 9:00-8 月 18 日 15:00 正式网上选房 21 / 25 女生： 8 月 16 日 11:00-8 月 18 日 15:00 正式网上选房 选房流程： 访问网址： http:/ 查阅“通知公告”栏的学生网上选宿舍须知 查阅房源信息：键入用户名、密码登录点击学生社区网上选房查阅本批次可申请房源详细信息 收费办法：选好宿舍后，请按时将住宿费存入您的银行卡，报到时凭录取通知书和本人证件前往您所选的宿舍楼办理入住手续，并交本人 1 寸照片 1 张 研究生新生住宿办理流程 1.已网上选房的，报到时凭录取通知书或缴费发票到住宿楼栋领取宿舍钥匙，未交费的到财务处缴费 2.未网上选房的，报到时到所在校区报到点现场安排宿舍。凭录取通知书、配房单、住宿费缴费单到住宿楼栋领取宿舍钥匙 3.交一寸照片一张 4.入住 注意事项 1.规定的报到时间内，若不办理相关的入住确认手续，您通过网上选宿舍的信息将于 2016 年 9 月 5 日被删除，该宿舍将安排给其他同学重新选择 22 / 25 2.个别无上网条件或确因客观原因不能在此时间内预选宿舍的，学校为您预留房源，您可在报到时办理住宿手续 3.工作单位是同济大学的非全日制研究生，学校不提供住宿，不能参加网上选宿舍 4. 网 上 选 房 咨 询 电 话 ：021-65983080021-65980564021-69589719 5.所选宿舍可提前一天入住 特别提示： 1.在网上选宿舍之前，请同学们在 2016 年 8 月 8 日后登录网站，测试是否能够登录。 2.请同学们在规定 时间内进行模拟选房，模拟选房数据将会在正式选房日之前被清空，模拟选房的数据清空不影响组团信息。 3.嘉定校区 13-15 号楼只能使用圆顶蚊帐。 4.正式选房时如无法正常登录，请随时关注本网站和研究生院网站的紧急通知。 5.如您是在校园网外进行网上选房，建议先行登录学校的 VPN 系统，以加快访问速度。具体方式为：访问，并下载 vpn 客户端软件，用同样的用户名和密码进行登录；系统提示登录成功后，再在浏览器的地址栏内输入 即可 23