国际贸易信函格式

1 / 13 国际贸易信函格式 外贸信函的基本格式 1、基本信函 里我们介绍一种商务信函中最通用的格式齐头式。主要特征就是每行均从左边顶格写，常常采用开放式的标点方式，即除了信文部分，其它部分在必要时才使用标点。信中各段落之间均空一行。 信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。 通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。 这部分内容是为了方便今后查询信件用的 。 这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。收信人名称地址 的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，如果不 是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以 可以不必填写封内地址。 事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全 信才了解到信的内容。所以事由2 / 13 要写得简明扼要。 指对收信人的一种称呼。 较常使用的有 Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。称呼后面的标点，一般使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。 开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期， 主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如 果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。 开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。 信的主体。一封信件的优劣，完全要看正文写的好或坏。我 们 会在后面继续 讨论写作商务信函的一些技巧、规则。 结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信 来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。 结束语是结束信函时的一种客套，应该与前面的称呼相呼应。例如： “ Sincerely,” “ Best Regards, ” or “ Yours Truly,” . 结束语写在结尾语下隔一行，只有第一个字母大3 / 13 写，后面加逗号。 写在结束语的下面，签上写 信人的名字。如果是传统的信件，写信人最好亲 笔签上您的名字，因为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通 函而已，不为人重视。签名的下面，最好写上发信人的职位。 如果信中有附件，应在左下角注明 Encl. 或 Enc.。 例如： Encls: 2 Invoices Enc.: 1 B/Lading 电子邮件格式： 众所周知，电子邮件即 E-mail 是如今我们做电子商务使用最普遍的一种联系手段。电子邮件使用方便，信息传递迅速高效，且非常节 省成本。但是 E-mail 的撰写也并不是一件很容易的事情。您知道，当一封 E-mail 发送出去后，只要收信人在线，他可以几分钟内就收到。所以，在您发送前，必须要检查一下您所写的内容是否正确合适，因为一旦您点击了发送键后，您就再也无法将其收回了。 通常我们理解 E-mail 的撰写风格可以比传统的信件，传真等稍加随便一点。但是我们在这里还是要建议大家，即便是写 E-mail，由于是谈论公事，所以还是采用正式严肃的风格。尤其当您是第一次跟收信人联系的话，正式的商务4 / 13 信函能让您留给对方非常专业的印象 。 写日期时，请注意以下几点： a. 年份要写完整，不能用 03 代替 XX。 b. 月份要写英文名称，不能用数字来代替，如 31/3/03 不能在正式的信件 中出现。但是可以用英文缩写，比如用 Aug.代替August。 这部分内容要完整 ,包括写信人姓名、职位、公司名称以及联系方法。写地址时请注意：一般来说，门牌号和街道名 称之间不用逗号点开，但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。您可以在自己的邮箱系统中事先做好一个模板。每次写信只要选择这个模板，信件会 自动显示这些内容。 商务信函写作要点： 写作商务信函并不要求您使用华丽优美 的词句。所有您需要做的就是，用简单 朴实的语言，准确的表达自己的意思， 让对方可以非常清楚的了解您想说什 么。围绕这一点，我们总结了几方面的 内容，希望对您写作商务信函有借鉴作 用。 5 / 13 每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为 写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“ Your letter has been received”，“ Your complaint is being looked into”而不是“ I have received your letter”或者“ We are looking into your complaint”。其 实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是 把交谈的内容写到了 纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我 /我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。 想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“ I am sorry we cannot deliver the goods today”。 既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“ It is regretted that goods cannot be delivered today”？放弃这种所谓的“生意腔 ”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。 由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目 6 / 13 的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望 每一行，包括日期和签名等都从左边开始，每行取齐，成一垂直线。 段落之间要空 1 2 行。 e 信头 日期 封内地址 称呼 正文 7 / 13 结尾谦称 手写签名 打印签名 附件 el mar trading company 16 main street fresno, california tel:123456 cable address: elmar fresno 8 january,1999 gentlemen, we thank you for your letter of january 1. as requested, we enclose the catalogues for your reference. we would be very glad to offer any further assistance. please contact us if you need any additional information. 8 / 13 yours sincerely encl. : as stated The Layout of a Business Letter 1. Letter Head 信头 2. Date Line 日期行 3. Inside Address 封内收信人姓名及地址 4. Attention line 注意事项 5. Salutation 称呼 6. Caption/Subject Heading 事由行 /标题行 7. Body of the Letter 信件主要内容 /正文 8. Complimentary Close 信末敬语 9. Signature 签名 10. Typed Full Name of Writer and very possibly his title of the company below the typed name 11. Identifying Initials 口授者 /打字员名字缩写字母 12. Enclosure 。 有些国家的信头中还包括 其它细节，比如在英国，信头中就印着公司经理的姓名。 2编号和日期 在外贸业务联系中，当一个公司向另一个公司发函时，双方都会给信函编号。编号一般应包括卷宗号码、部门9 / 13 代号或者该封信的签发人及打字员的姓名的首写字母。所有这些均标有“我方编号：”、“贵方编号：”，以防混淆，例如： 贵方编号： JBD WM 我方编号： WDW LP 这些内容都打印在紧挨信头下面的位置。如果必要，代号首字母也可以打印在左边距签发人姓名向下两行的位置。 日期中月份应打 印成英文全名，避免使用缩写，比如 Dec应改成 December。序数词后面的词尾一 th，一 st，一 nd，一 rd 可以省略，比如可以用 May 5 代替 May 5th，用 June l 代替 June lst。年份中不能用 04 年代替 XX 年。 要避免将日期打印成数字形式，否则容易引起混淆。因为英国人遵循日、月、年的顺序而美国人遵循月、日、年的顺序，所以， 10 2 XX 既可能被理解为 XX 年 10 月 2 日，也可能被理解为 XX 年 2 月 10 日。 3封内名称及地址 封内名称和地址打印在信笺左边，位 于写信日期向下 2 至 4 行的位置。其形式与其在信封上的形式 完全相同。 对于个人的尊称一般包括：先生、夫人、小姐、女士等。如果此人拥有某种头衔，其头衔应跟在姓名后边。 当合伙商号的名称里有人名时， Messrs 则是又一尊10 / 13 称，如： Messrs Macdonald&Evans。但是，当商号名称里不含人名，或者已经具有尊称，或者有定冠词 the 时，则不能再使用 Messrs 这一尊称。如 Utility Furniture Co， Sir William Dobson&Sons， The Grayson Hectrical Co。 4经办人 当发信人希望将信能寄给某个具体的人或部门时，便加注经办人。一般打印在封内地址之下。 5称呼 称呼是在信的开头对收信人所表示的敬语，其具体形式取决于写信人与收信人之间的关系。习惯上，商务书信中的敬语有：对某个人称呼时使用的 Dear Sir，或 Dear Madami 对两个人称呼时使用的 Dear Sirs， Dear Madames 或Gentlemen。如果两人关系较好，便可以使用更热情的称呼，如： Dear Mr? 称呼的打印位置通常比封内地址和经办人行低两行。 Dear Sir 和 Dear Sirs 后面用逗号， Gentlemen 后面用冒号。 6事由 事由其实就是信的主题 /标题。它位于称呼和正文之间。齐头式信中打印从左边边线开始，其它格式的信中，打印在信文的中上部。它能引起收信人对信文主题的注意。 7信文 /正文 11 / 13 这是信的主要部分，表达着收信人的观点、意见、目的和期望等内容，所以应该认真对待，并且注意下面几点： 简明扼要，合乎语法，重点突出。 分段正确，每段都有一个主题。 打印无误，布局艺术，力求让读者对书信形式有耳目一新之感觉。由于书信四周的空边起着对信文定格的作用，所以空边也尤为重要。 除收信人姓名和地址总是采用单行距以外，对于特别简短的信，其它各项可以采用双行距打印。 若以前已有通信联系，应在回信的第一段中提及，而你的计划、希望及期望则应在结尾段中表明。 8结尾敬语 结尾敬语应当与称呼语配套使用。下面是几组最常见的配套使用的称呼语和结尾敬语： Dear Sir /Yours faithfully Gentlemen /Truly yours Dear Mr Hey / Yours sincerely 由于称呼语和结尾敬语的使用只是出于一种礼貌而对内容无甚影响，所以在当今的简化式中常常被省略。 当使用结尾敬语时，绝不能将其单独另页打印。万12 / 13 一出现这种情况，则应重新打印全信，要么缩小信文行距，使其与信文打印在同一页上，要么重新排版，将信文的一部分内容移人下一页。 在需要使用续页时， 应该使用与信头页质量相同之纸张，并且打印时包括下列内容的信头： 页码 收信人姓名 写信日期 例如： 9签署 通常情况下是先将写信人公司的名称紧接在结尾敬语下面打印，然后写信人应使用黑色或蓝色水笔在公司名称之下签署自己的姓名。由于手写体签名有时难以辨认，大多数商务书信里也将写信人姓名及职务头衔打印在签名的下方。 绝不能用图章签发信函。 10. 落款 对首次写信或复信或为防止对方看不清手签的情况，常用打 印方式在手签下面打出签名者全名，还可能在其名下加上其在公司的职称 11. 口授者 /打字员名字缩写字母 12附件 13 / 13 若随信附有附件，须在签署下注明，通常注明附件的内容及份数。 13抄送 当信的副