外贸信函的正确格式

1 / 17 外贸信函的正确格式 外贸信函的基本格式 1、基本信函 里我们介绍一种商务信函中最通用的格式齐头式。主要特征就是每行均从左边顶格写，常常采用开放式的标点方式，即除了信文部分，其它部分在必要时才使用标点。信中各段落之间均空一行。 信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。 通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。 这部分内容是为了方便今后查询信件用 的。 这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。收信人名称地址 的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，如果不 是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以 可以不必填写封内地址。 事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全 信才了解到信的内容。所以事由2 / 17 要写得简明扼要。 指对收信人的一种称呼。 较常使用的有 Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。称呼后面的标点，一般使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。 开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期， 主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如 果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。 开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。 信的主体。一封信件的优劣，完全要看正文写的好或坏。我们会 在后面继续 讨论写作商务信函的一些技巧、规则。 结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信 来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。 结束语是结束信函时的一种客套，应该与前面的称呼相呼应。例如： “ Sincerely,” “ Best Regards, ” or “ Yours Truly,” . 结束语写在结尾语下隔一行，只有第一个字母大3 / 17 写，后面加逗号。 写在结束语的下面，签上写信 人的名字。如果是传统的信件，写信人最好亲 笔签上您的名字，因为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通 函而已，不为人重视。签名的下面，最好写上发信人的职位。 如果信中有附件，应在左下角注明 Encl. 或 Enc.。 例如： Encls: 2 Invoices Enc.: 1 B/Lading 电子邮件格式： 众所周知，电子邮件即 E-mail 是如今我们做电子商务使用最普遍的一种联系手段。电子邮件使用方便，信息传递迅速高效，且非常节省 成本。但是 E-mail 的撰写也并不是一件很容易的事情。您知道，当一封 E-mail 发送出去后，只要收信人在线，他可以几分钟内就收到。所以，在您发送前，必须要检查一下您所写的内容是否正确合适，因为一旦您点击了发送键后，您就再也无法将其收回了。 通常我们理解 E-mail 的撰写风格可以比传统的信件，传真等稍加随便一点。但是我们在这里还是要建议大家，即便是写 E-mail，由于是谈论公事，所以还是采用正式严肃的风格。尤其当您是第一次跟收信人联系的话，正式的商务4 / 17 信函能让您留给对方非常专业的印象。 写日期时，请注意以下几点： a. 年份要写完整，不能用 03 代替 XX。 b. 月份要写英文名称，不能用数字来代替，如 31/3/03 不能在正式的信件 中出现。但是可以用英文缩写，比如用 Aug.代替August。 这部分内容要完整 ,包括写信人姓名、职位、公司名称以及联系方法。写地址时请注意：一般来说，门牌号和街道名 称之间不用逗号点开，但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。您可以在自己的邮箱系统中事先做好一个模板。每次写信只要选择这个模板，信件会 自动显示这些内容。 商务信函写作要点： 写作商务信函并不要求您使用华丽优美 的词句。所有您需要做的就是，用简单 朴实的语言，准确的表达自己的意思， 让对方可以非常清楚的了解您想说什 么。围绕这一点，我们总结了几方面的 内容，希望对您写作商务信函有借鉴作 用。 5 / 17 每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写 作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“ Your letter has been received”，“ Your complaint is being looked into”而不是“ I have received your letter”或者“ We are looking into your complaint”。其 实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是 把交谈的内容写到了纸 上而已。多用一些简单明了的语句，用我 /我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。 想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“ I am sorry we cannot deliver the goods today”。 既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“ It is regretted that goods cannot be delivered today”？放弃这种所谓的“生意腔” 吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。 由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目 6 / 17 的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望 外贸函电基本格式及写作规则 基本格式 20 May 2000 Date Line 日期 ) Kee & Co., Ltd 34 Regent Street London, UK Inside Address 收信人地址 Dear Sirs: Salutation 称呼 We have obtained your name and address from Dee&Co. Ltd, and we are writing to enquire whether you would be willing to establish business relations with us. We have been importers of shoes for many years. At present, we are interested in extending our range and would appreciate your catalogues and quotations. 7 / 17 If your prices are competitive we would expect to place volume orders on you. We look forward to your early reply. Body 信文 Yours faithfully Complimentary Close 客套结束语 Tony Smith Signature Block 签名栏 Enc. Enclosure Notation 附件说明 书写基本原则 一、 Courtesy 礼貌 语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。 例如： We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasure of sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which we have 8 / 17 made in it. You will be particularly interested in a special offer on page 5 of the latest catalog enclosed, which you requested in your letter of 20 May. 二、 Consideration 体谅 写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。例如： “ You earn 2 percent discount when you pay cash. We will send you the brochure next month. ”就比 “ We allow 2 percent discount for cash payment. We wont be able to send you the brochure this month.” 要好。 三、 Completeness 完整 一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，确忌寄出含糊不清的信件。 四、 Clarity 清楚 意思表达明确，要注意： 避免用词错误： 例如： As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bimonthly direct services. 此处 bimonthly 有歧义：可以是 twice a month 或者 once two month.故读信者就迷惑了，可以改写为： have two direct sailings every month from Hong 9 / 17 Kong to San Francisco. have semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Francisco. have a direct sailing from Hong Kong to San Francisco. 注意词语所放的位置： 例如： 1. We shall be able to supply 10 cases of the item only. 2. We shall be able to supply 10 cases only of the item. 前者则有两种商品以上的含义。 注意句子的结构： 例如： sent you 5 samples yesterday of the goods which you requested in your letter of May 20 by air. sent you, by air, 5 samples of the goods which you requested in your letter of May 20. 五、 Conciseness 简洁 避免废话连篇： 例如： wish to acknowledge receipt of your letter.可改为： We appreciate your letter. herewith please find two copies of.可改为 : We enclose two copies of. 避免不必要的重复： 10 / 17 短句、单词的运用： Enclosed herewith-enclosed at this time-now due to the fact that-because a draft in the amount of $1000-a draft for $1000 六、 Concreteness 具体 七、 Correctness 正确 外贸函电范文 :咨询 Consultation Dear Mr. / Ms, We are much concerned that your sales in recent months have fallen considerably. At first we though t this might be due to a slack market, but on looking into the matter more closely, we find that the general trend of trade during this period has been upwards. It is possible that you are facing difficulties of which we are not aware. If so, we would like to know what we can do to help. We, therefore, look forward to receiving from you a detailed report on the situation and suggestions as to how we may help in restoring our sales to their former level. 11 / 17 Yours faithfully 咨询 尊敬的先生 /小姐： 我们非常关心你方销售近几个月大幅度下降。开始我 们以为是市场疲软，但仔细研究问题，我们发现过去这段时间贸易的总趋势是上升的。有可能你方面临我方还不知道的困难，如是这样，我方想知道是否能帮助什么。我们期望收到关于问题的详细报告，及建议我们怎样帮助才能把销售恢复到原来的水平。 . The Layout of a Business Letter 1. Letter Head 信头 2. Date Line 日期行 3. Inside Address 封内收信人姓名及地址 4. Attention line 注意事项 5. Salutation 称呼 6. Caption/Subject Heading 事由行 /标题行 7. Body of the Letter 信件主要内容 /正文 8. Complimentary Close 信末敬语 9. Signature 签名 10. Typed Full Name of Writer and very possibly his title of the company below the typed name 11. Identifying Initials 口授者 /打字员名字缩12 / 17 写字母 12. Enclosure 。 有些国家的信头中还包括其它细节，比如在英国，信头中就印着公司经理的姓名。 2编号和日期 在外贸业务联系中，当一个公司向另一个公司发函时，双方都会给信函编号。编号一般应包括卷宗号码、部门代号或者该封信的签发人及打字员的姓名的首写字母。所有这些均标有“我方编号：”、“贵方编号：”，以防混淆，例如： 贵方编号： JBD WM 我方编号： WDW LP 这些内容都打印在紧挨信头下面的位置。如果必要，代号首字母也可以打印在左边距签发人姓名向下两行的位置。 日期中月份应打印成英文全名，避免使用缩写，比如 Dec应改成 December。序数词后面的词尾一 th，一 st，一 nd，一 rd 可以省略，比如可以用 May 5 代替 May 5th，用 June l 代替 June lst。年份中不能用 04 年代替 XX 年。 要避免将日期打印成数字形式，否则容易引起混淆。因为英国人 遵循日、月、年的顺序而美国人遵循月、日、年的顺序，所以， 10 2 XX 既可能被理解为 XX 年 10 月 2 日，也可能被理解为 XX 年 2 月 10 日。 13 / 17 3封内名称及地址 封内名称和地址打印在信笺左边，位于写信日期向下 2 至 4 行的位置。其形式与其在信封上的形式 完全相同。 对于个人的尊称一般包括：先生、夫人、小姐、女士等。如果此人拥有某种头衔，其头衔应跟在姓名后边。 当合伙商号的名称里有人名时， Messrs 则是又一尊称，如： Messrs Macdonald&Evans。但是，当商号名称里不含人名，或者已经具有尊称，或者有定冠词 the 时，则不能再使用 Messrs 这一尊称。如 Utility Furniture Co， Sir William Dobson&Sons， The Grayson Hectrical Co。 4经办人 当发信人希望将信能寄给某个具体的人或部门时，便加注经办人。一般打印在封内地址之下。 5称呼 称呼是在信的开头对收信人所表示的敬语，其具体形式取决于写信人与收信人之间的关系。习惯上，商务书信中的敬语 有：对某个人称呼时使用的 Dear Sir，或 Dear Madami 对两个人称呼时使用的 Dear Sirs， Dear Madames 或Gentlemen。如果两人关系较好，便可以使用更热情的称呼，如： Dear Mr? 称呼的打印位置通常比封内地址和经办人行低两14 / 17 行。 Dear Sir 和 Dear Sirs 后面用逗号， Gentlemen 后面用冒号。 6事由 事由其实就是信的主题 /标题。它位于称呼和正文之间。齐头式信中打印从左边边线开始，其它格式的信中，打印在信文的中上部。它能 引起收信人对信文主题的注意。 7信文 /正文 这是信的主要部分，表达着收信人的观点、意见、目的和期望等内容，所以应该认真对待，并且注意下面几点： 简明扼要，合乎语法，重点突出。 分段正确，每段都有一个主题。 打印无误，布局艺术，力求让读者对书信形式有耳目一新之感觉。由于书信四周的空边起着对信文定格的作用，所以空边也尤为重要。 除收信人姓名和地址总是采用单行距以外，对于特别简短的信，其它各项可以采用双行距打印。 若以前已有通信联系，应 在回信的第一段中提及，而你的计划、希望及期望则应在结尾段中表明。 8结尾敬语 结尾敬语应当与称呼语配套使用。下面是几组最常