任务2建立采购管理组织.ppt

任务2建立采购管理组织,1.识别采购管理组织的结构形式；2.确定采购管理部门及其人员的岗位职责，配置适当人员；3.识别并建立灵活的的商品采购管理制度；4.了解采购人员的基本素质及招聘程序、培训开发工作，做好未来应聘准备；5.组建优秀采购组织团队。,学习目标,核心能力,1.能根据企业的经济类型、运营模式的不同建立采购管理部门；2.。能对企业的商品采购管理制度的优略进行比较，健全企业的采购管理制度。,核心术语适用情景技能描述技能要点技能诊断任务2小结任务2测试课堂讨论业务技能自测案例分析,采购部门是企业中重要的组织结构构成部分，是企业为了能够有效地实施采购活动以及保证生产或服务顺利进行而设置的一个职能部门。采购组织设计的合理与否，直接关系到采购工作能否正常顺利开展；采购部门的工作状况直接影响整个企业的运作流程与竞争优势。然而在各个不同的企业中，采购部门的地位是不一样的，和其他部门之间的关系也是不相同的，连采购部门的职责也会因为行业的差异而产生区别。因此，企业采购工作的成败，在很大程度上取决于我们所组建的采购管理组织是否科学、系统、可行。为了下面采购管理任务的顺利完成，请进入一个新的业务操作环节：建立采购管理组织。,任务导入,技能点1如何组建采购部门,核心术语组建采购部门，组织结构与人员适用情景当为成功的完成采购任务要建立一个人平台时，查看此技能。技能描述采购部门是企业中重要的组织结构构成部分，是企业为了能够有效的实施采购活动及保证生产或服务顺利进行而设置的一个职能部门，随着企业与市场的联系越来密切采购部门的工作状况直接影响整个企业的运作流程和竞争优势，企业只有建立完善的组织结构才能有效完成其采购职能为了使我们所建立的采购管理科学有效具有较强的团队工作能力我们首先根据企业的生产或服务情况确定采购管理部门科学有效，具有较强的团队工作能力我们首先根据企业的生产或服务情况确定采购部门的组织结构形式那么如何建立一个精干高效的采购部门呢？,按物品类别建立按采购区域建立按顾客属性建立按采购物料的价值或重要性建立按采购过程建立综合结构式,1.确定采购部门的组织形式,一贯作业优点：一位采购人员可综理全部采购过程，权责相当分明；符合规模经济的原则；与供应商的关系良好；由于对供应商有取舍的权力，故可增强及时交货及改善品质的管理效能。缺点：一位采购人员负责全部过程的各项作业，工作相当繁复，且无法专精；采购案件从头至尾，全由一人包办所有过程，使采购人员掌握生杀大权，难免滋生弊端；采购人员常因某一采购案件之羁绊，而无法进行其他的案件，致采购完成效率偏低。,2.比较采购部门组织形式优劣,分段作业优点：每位采购员只负责采购过程中的一部分，熟能生巧，减少错误的机会，并提高办事效率；一方面是分工合作，另一方面则内部牵制，不易勾串；采购过程每一阶段均由专业人员负责，可提升采购作业的品质。缺点：采购过程由不同人员分段处理，发收转接手续较多，延误时效；各自为政，无人负责；且购用之间，接手人员太多，徒增联系上的困难；采购人员的工作满足感比较低，因其对任何采购案件均无完整之决定权。,2.比较采购部门组织形式优劣,3.设立采购部门岗位，配置适当人员,设立采购部门岗位采购经理采购科长助理采购人员确定采购部门人员的数量,采购部门的设置应同企业的性质和规模相适应采购部门的设置应同企业采购目标，方针相适应采购部门的设置应同企业的管理水平相适应采购部门的设置也要符合现代管理原则指挥统一原则分工合理原则权责相符原则幅度科学原则,4.设置采购部门应遵循的原则,某大型公司由于业务的发展需要，决定在华北地区建立一个采购部门，总部设在北京。于是，总裁找到小张委以重任，并允许公司内部人员可在本人同意的情况下由小张调用，如还不满足要求需要可以进行外部招聘。小张在明确了任务后，开始着手建立采购部门。,实用范例,问题：小张应如何建立采购部门？,采购感言水无定形法无定法，不同的采购组织结构本身并没什么优劣，关键的是要与企业、公司总体管理等相配套，不同的角色要职责分明，切记生搬硬套。,技能要点组建采购部门需要考虑以下几点：确定采购部门的组织结构选择采购部门的人员确定采购部门人员的数量设置采购部门应遵循的原则技能判断组建一个采购部门主要执行哪几个步骤?,技能点2如何明确采购部门人员职责,核心术语采购部门隶属关系部门职责人员职责适用情景当对采购部门及其人员职责不明确时，查看此技能。技能描述确定部门及其人员职责是企业管理的一个重要环节，对采购部门来说，同样如此。采购部门及其人员的职责不明确常常会造成企业的管理混乱、资源浪费，因此有必要对其部门人员的职责进行明确划分。一般来讲，采购部门的职责与其在企业中的隶属关系有关，采购部门人员的职责与其在企业中所处的岗位必然相关，不同职位层次具有不同的职责。,采购部门隶属于生产部采购部门隶属于行政部采购部门隶属于高级管理层采购部门隶属于资财部,1.识别采购部门在企业中的隶属关系,2.从整体企业来看采购部门职责,请购部门的职责物料管理部门的职责仓储部门的职责采购部门的职责,质量交货价格其他,3.从作业层面来看采购部门职责,能够明确说明规格；提供客观的验收标准给供应商；参与品质问题的解决；协助供应商建立品管制度；尊重供应商的专业技术。,给供应商正确而能达到的交货期；提供长期的需求计划给供应商；使供应商同意包装及运输方式；协助供应商处理交货问题。,给供应商公平的价格；让供应商分享共同推行价值分析的成果；尽速付款。,对供应商的问题及报怨尽快回应；提供技术或检测仪器，使供应商生产更佳产品；使供应商尽早参与产品的设计。,采购经理的职责采购科长的职责采购员的职责采购助理的职责,4.从管理阶层看采购部门人员职责,采购感言采购部门各司其职，各尽其力，才能在采购目标的指导下建立合理的采购计划。,技能要点采购部门中需要明确以下人员的职责：采购经理：主要进行战略规划采购科长：主要安排具体工作事宜助理：辅助采购科长开展日常工作采购员：执行具体采购工作技能判断组建一个采购部门主要执行哪几个步骤?,技能点3如何针对不同物品选择采购制度,核心术语选择采购制度不同物品企业自身条件适用情景当想选择合适的方式来最有效地利用企业资源时，查看此技能。技能描述企业的采购制度有三种：集中制采购、分散制采购和混合制采购。三种制度有不同的特性和适用条件。企业进行采购制度的选择时，需要根据不同物品和采购制度的特性，结合企业自身条件进行选择。,采购管理制度，是指企业对采购工作的管理，或采取中央集权方式的集中制，或采取地方分权方式的分散制，或采取集权和分权方式的混合制。一般来说，企业规模越小，分支机构分布越临近，产品种类越相似，采用集中制的机会越大；反之，则采取分散制或混合制。,重要知识2-2,1.明确三种采购制度的特性和适用条件,集中制采购制度优点：价格优惠。管理统一。降低成本。统筹规划。缺点：采购流程过长，时效性差；零星采购、区域性采购及紧急采购状况难以适应；非共用性物资集中采购，难以获得价格折扣；采购与使用分离，缺乏激励，采购绩效较差。适用范围：企业物资需求规模不大，采购量不大，即适用于小企业或分公司（分厂）较集中的企业；企业供应与需要同处一地，便于集中组织供应；为了管理与控制，需进行集中采购。例如目前一些连锁店大都采用这种制度。,1.明确三种采购制度的特性和适用条件,分散制采购制度优点：针对性强；减少了内部物资的调拨手续，决策效率高，权责明确；能充分调动分公司（分厂）的积极性，有较强的激励作用。缺点：不利于采购资金的统一管理，浪费人力、物力、财力，无法享受价格优惠，容易增加采购成本；如果管理失控，将会造成供应中断，影响生产活动的正常进行。适用范围：这种采购制度适合于大型生产企业或大型流通企业；除了地理因素造成采用分散制的理由外，若散步各区域的分厂物资需求有较大的差异时，也以采用这种采购制度。,1.明确三种采购制度的特性和适用条件,混合制采购制度混合制采购制度是指将集中制采购制度和分散制采购制度组合成一种新型采购制度。依据采购物资的数量、品质要求、供货时间、价值大小等因素，需求量大且价值高，进口货物等可由总公司采购部集中采购；需要量小，价值低的物品，临时性需要采购的物资，由分公司和分厂的采购部门分散采购，但在采购中应向总公司反馈相关的采购信息。,采购物品的共性要求地理位置的分布供应市场的结构降低成本的潜力专业技能的要求价格浮动的影响客户需求,2.结合企业自身特点进行选择,北京东方俱乐部是一家健身俱乐部，在北京有19家连锁店，总部设在海淀区。为了维持各个健身部的运作，每家俱乐部各自负责自己的采购事物，绝大多数不设库存而是随需随买。经过调查分析，以前随需随买的采购体系问题很大，公司得不到大批购买的价格优惠，因此公司决定简历集中采购体系。各分部如有需求，他们要填一份请购单，然后传真到总部，最后期限是每周下午5点。到下周一，总部派人将物品及时送达。采购人员如发现各中心所请购的物品不合适，有权加以否决或减少其采购量。每一健身中心拿出1000元应付可能随时发生的紧急采购。经过实行集中制采购，公司降低了采购成本，提高了采购效率。,实用范例,问题：北京东方俱乐部是如何集中采购的？,采购感言建立和健全采购制度是搞好采购工作、保证采购部门良性运转的基础性工作，是一个长期的过程。企业应根据自身的规模、地理条件、产品种类等情况建立灵活多样的采购制度。,技能要点选择采购方式应包括以下几步：明确集中制采购与分散制采购的特性和适用条件结合企业自身特点进行选择技能判断根据企业的规模、地理条件、产品种类等情况如何选择灵活多样的采购制度？,技能点4如何招聘采购人员,核心术语采购人员素质招聘采购人员适用情景采购部门需要招聘采购人员，查看此技能。技能描述在现代企业中，采购部门的作用越来越大，采购人员素质的高低直接影响企业的经济效益。因此，能否招聘到优秀的采购人员对企业的发展将产生重大影响。采购人员的具体招聘过程可分为以下几步：,品德方面知识方面能力方面身心方面,1.进行岗位需求分析,2.拟订招聘标准,爱岗敬业诚实守信廉洁自律客观公正坚持原则优质服务,政策、法律知识市场学知识业务基础知识社会心理知识自然科学知识文化基础知识,分析能力协作能力表达能力成本分析和价值分析能力预测能力应变能力,健康的体魄成熟的心理素质积极的心态,内部征召外部招聘,3.选择招聘渠道,内部征召是指通过内部提升和职位转换来吸引现在正在企业任职的员工，以填补企业的空缺职位，发挥内部激励的作用。它是目前企业重要的征召方法，特别是对企业管理职位来说，是最重要的应聘者来源。,外部招聘是指从组织外面选取合适的人才来填补采购部门的职位空缺。可以充分利用刊登广告、员工推荐、校园招聘、在线招聘、就业机构、专业猎头机构、公司网站、专业网站等多种招聘渠道来完成。当企业需要大量的员工时，外部招聘是必然的选择。,对应聘者进行背景调查心理测验情景模拟笔试面试,4.选择招聘方法,某外资企业采购人员招聘录用的程序：1.部门提出招聘计划2.经总经理批准3.人事部联系招聘广告4.筛选应聘来函5.测试面试（1天）6.体检（7天）7.背景调查（3天）8.录用最后批准（2天）9.发出录取通知（7天）10.报到培训、签订劳动合同,实用范例,采购感言采购虽然不是一种非常专业化的职业，但却要求采购从业人员拥有较高的综合素质才能胜任工作。公开选拔、全面考核、择优录用是选择采购人员的基本原则。,技能要点采购部门招聘步骤如下：进行岗位需求分析拟订招聘标准选择招聘渠道选择招聘方法技能判断如果您是采购主管，您认为怎样才能招聘到合适的员工？,技能点5如何培训采购人员,核心术语培训采购人员素质提升适用情景当想提升采购人员的素质时，查看此技能。技能描述培训是组织的义务，接受培训是员工的权利。所有的组织都需要对员工进行培训，采购组织也不例外。采购人员的培训包括岗前培训（主要包括公司文化、公司历史及与本职工作相关的工作训练与介绍）及在职培训。岗前培训一般由人力资源部统一安排，不需要采购部门单独进行。,培训是由某个机构或个人，根据某一部分人员在某一时刻的工作需要，通过书面、口头传达等沟通方式对员工进行教育和示范，以达到更新其知识、理念，提升其综合素质，影响和改变其行为方式，提高其工作能力，促进企业或团队更快速、更健康发展的行为。,重要知识2-3,学用结合好学习与工作之间的矛盾成人教育的特点形式灵活多样,1.采购人员培训原则和形式,工培训需求分析确定培训内容选择员工培训方法,2.采购人员培训步骤,采购专业课程与采购相关的个人素质和技巧,讲授法视听法案例研究法。设立助理职位法,采购感言每个组织都需要对员工进行培训，一个好的培训体系可以提高员工的素质，提升企业的整体能力。,技能要点采购部门对人员进行培训需要进行以下几步：进行员工培训需求分析确定员工培训内容选择员工培训方法技能判断如果您是采购经理，您认为如何对采购人员进行教育培训？,技能点6如何组建优秀采购组织团队,核心术语优秀采购组织团队高效适用情景当想组建一支优秀的采购组织团队时，查看此技能。技能描述未来的竞争不是一个人与另一个人的竞争，而是一个团队与另一个团队的竞争。团队的整体素质决定团队的竞争