百年创业OA系统用户手册.ppt

,YSOA,尧盛软件,OA产品登录,与您身份相符、工作相关的办公平台,OA主要功能,尧盛OA系统,个人事务,销售管理,公共事务,系统管理,人力资源,信息交流,工作流程,附件程序,档案管理,一、个人事务,“个人事务”是菜单几项中比较常用的功能，醒目地列在主操作区上，方便用户操作。用户登录进来之后，主操作区上默认显示“个人事务”。,1.部门通知位于“个人事务”主菜单下的第一个栏目，包括向部门发放通知、公告的“部门通知浏览”和设置权限的“部门通知管理”两个小栏目。,单击,3、电子刊物用于电子书刊、电子杂志的存放管理，除可阅读电子刊物，还可自建书架分类，将需要管理的书刊、杂志存入预先设置的地方。,（2）部门通知管理权限用户可以对发布的消息进行管理，单击增加、查看、修改、删除、查询等操作按钮进行操作。,2、公司通知与个人事务中部门通知操作方式相同，唯一不同的是此处发布的信息是整个机构的人员都可以查看，但部门通知仅对某一个部门。,单击,电子刊物,上下班登记,出差登记,加班登记,病假登记,事假登记,个人考勤实现对五种情况的考勤管理，可以直接通过此功能把相关需要审批的考勤信息传送给领导审批进入界面单击相应按钮即可操作,4、个人考勤,5、日程安排,列表模式,日历模式,填写个人日志主要是起一个备忘的作用给自己安排好一天的工作计划，方便查询进而有计划的进行工作，及时的完成工作任务。可以增加、查询、删除、修改等。,我的会议、通讯录管理、个人文件柜和个人设置主要是对个人的一些基本情况进行存档方便查看以及及时完成工作。,6、工作日志,工作流程包括印章管理、表单定义、工作流管理和工作管理，通过工作流程简化表单文件的流转时间，提高管理效率。,二、工作流程,印章管理,表单定义,合同评审系统,工作流管理,工作流程,简化流转时间，提高工作效率,1、印章管理印章管理是通过增加个人印章进行个人印章的管理，有修改印章（只能修改印章密码），印章使用记录两个栏目,通过表单设计可以自定义各种文件表单、红头文件样式，不需要写任何代码不需要任何专业知识，自由设计各式各样的表单供公司使用。表单类别则是将使用类型放在相应的目标文件下，实现使用时的迅速查找。,2、表单定义,3、工作流管理,对工作流程做一个全面的布局，可以通过列表模式一项一项的查看，也可以通过流程图有一个全面的了解，在工作流中的表单对应的是表单设计中设计好的表单。,4、工作管理根据表单设计的内容进行工作上的管理，并且可以随时查询自己的待办工作以及工作监控等，对自己的流程有一定的安排。可以新建工作，对工作进行查询，以及工作归档，基础设置等。,三、公共事务,工作,计划,填写工作计划，并填写参加此计划的相关部门和参加人员。设置工作计划的类型，统筹管理，方便快捷。有我的计划、计划管理、计划类型设置栏目,我的计划,计划管理,1,办公用品的管理,办公用品登记,办公用品审批,2、办公用品管理每个公司都有自己的办公用品，此功能能实现办公用品的统一管理，统一领用审批，做到统筹化管理，使原本复杂的工作变的简单明朗化。,3、图书信息方便单位内部员工对于内部图书资料的查询，管理人员可以通过图书类别维护以及图书信息管理对单位的图书进行有效管理,4、会议管理主要是对本地会议地点，会议室有个统一的管理，包括会议的申请、管理、会议室设置、会议室的管理员设置、会议纪要、网络会议。个人事务中的网络会议，将由此处进行会议设置，包括会议的IP地址、出席人员、开始结束时间等等。会议的设置只有相应的管理员可以设置。,5、车辆管理包括车辆使用申请、使用管理、维护管理、信息管理、人员管理和车辆的类型管理，对单位内的车辆进行统一化的管理，有效率的对公司用车进行安排，解决公司、企业车辆管理上的缺陷。,6、固定资产管理每个公司企业都有自己的固定资产，往往有的企业忽略了固定资产的损耗，此功能将有助于管理者对企业固定资产的管理有一定的概念，可以对固定资产进行管理，固定资产的损耗将影响企业的产品成本，并且不容忽视,企业内部重要的信息发布平台,四、信息交流,当系统设置不弹出信息提示时，使用者在此处既可以查看未读、以发和以收的消息，点击相应的按钮即可，点击消息标题，可以查看相应信息的详细内容,类似于内部消息，即时发布消息。针对独立用户，可将信息存放于收件箱，并可查看所有的内部邮件信息或已经发送的信息。,可以接收、发送本网外邮件，可以将自己的邮件地址绑定到内部OA系统中，实现外部邮件的发送与接收，方便管理者即时查看外部邮件箱内的邮件信息，收到信息及时化。,内部消息,外部邮件,内部邮件,4、内部讨论区相当于论坛BBS系统，一个内置的小型BBS讨论模块，针对某一个问题进行讨论。可以发布主题贴，可以进行回复讨论，帮助大家沟通了解内部动态，分为讨论区和讨论区类型两部门。而内部互动聊天则类似于网络上的Chat聊天室，即时在线交流。,5、网络硬盘可以在此功能上进行文件的存储，保存相关信息文件，便于管理，防止丢失，此功能可以自建分类，同时也可以实现文件分享与他人。,6、投票管理发布投票信息，可以用在公司人员投票、项目投票等，权限用户可以发布信息，删除、修改投票的主题。,7、文件传阅即文件内部传阅，如果此文件被相应权限人员接收，点击阅读，可以阅读此文件信息，并可以给出相应的意见与建议,人力资源,五人力资源,1、人事档案针对公司所有员工登记注册，统一管理，使管理者对自己的员工有充分的了解，方便管理，同时可以保存相应员工的资料信息与人事合同，降低企业成本，提高运行效率。,2、考勤批示对个人事务中个人考勤的四种审批批示，只有相关权限人员在此审批同意后，个人考勤才会通过，并进行相应的出差、加班、请假等，否则事情不通过，解决了现在企业中的繁琐申请制度，简化审批流程。,3、对于员工的薪资录入、管理、审批、工种的名称，计算方式统一管理，各种工种的工资待遇，计件工资的支付等。方便人员薪资管理，从个人薪资的录入到工种计件的支付，都直接在系统中反应出来，降低了工作量。,4、培训/奖惩管理任何一个公司对新招聘或新进入的员工都需要开展有针对性的培训，此模块就是对培训的人员，培训的项目进行统一管理。同时也为以后的员工培训留下了第一手的资料，而且只要为新来的需培训员工开通相应权限，新员工就可以自己了解培训内容，自主学习，减少培训费用。,5、基础设置其中考勤(上下班时间)设置分几个权限，因为不同职位的人上下班时间可能存在差别；薪资设置主要是针对员工薪资的帐号分配。,六、销售管理,1、客户管理/客户忠诚度管理OA系统中集成的客户管理系统，将CRM客户关系系统中重要部分集成至办公自动化系统中来，囊括了CRM中的客户基本信息、客户交往记录、客户服务、客户转移、客户关怀、客户回访、客户投诉和客户满意度等管理模块，大大减少了企业在客户信息度上的投入精力，方便有关人员进行查询,产品信息此模块中分为常规产品和服务性产品两种类型，分别对两种类型的产品进行信息的存储、查询工作。产品的常规信息分类中的产品类型会在数据字典中进行相应的设置,3、销售管理分为销售合同与销售记录管理。销售合同主要是针对客户的合同进行统一存储、统一管理，方便查找，对合同中的主要信息段进行存储。,销售记录管理主要针对产品类别进行相应的存储，不至于将所有信息都汇聚到一起，增加查找的难度。相关人员在查找时可以通过产品类别快速找到，查看销售的有关记录。,2产品信息,4、供应商信息录入供应商的详细信息，如联系人、产品等，权限用户可以进行增、删、改、查等操作。,5、统计分析对客户信息管理的各种分析数据进行保存，使企业的管理者对自身客户有一个总体把握，提高了客户信息资料的收集，整理速度，便于客户信息的维护,6、基础数据设置针对此模块下的各种基础数据设置，例如：客户的来源、企业的性质、服务方式、销售方式、产品管理、产品的销售记录等模块的信息设置。,卷库管理,案卷管理,文件管理,案卷借阅,档案统计/销毁,基础数据设置,七、档案管理,1、卷库管理主要是根据所属部门、卷库号、卷库名称进行分门别类，可以通过增加、查看、删除按扭编辑卷库。,2、卷案管理可以对目标案卷进行查看、修改、删除等相应的编辑，以及在借文件的收回，对有关案卷的封存和拆卷。有关操作和案卷管理类似。,3、文件管理编辑、修改、删除文件，对文件的各种详细信息进行设置，如：机密情况、类型、所属案卷等，以及文件的借阅、销毁等情况。,4、案卷借阅有案卷借阅和借阅审批两个模块，设置案卷的借阅信息，某些机要案卷不允许借阅但可以在此查询，还可以查看案卷的借阅情况。,5、档案统计主要指借阅统计和案卷统计，通过这个模块了解档案的密级等状态；档案销毁是指对企业中已经超过法定的保存期限的文件进行销毁。,6、基础数据设置下面有案卷密级、凭证类别、密级、紧急级别、文件分类、公文类别六个模块。,八、附件程序,附件程序下涵盖了四个子模块：万年历、世界时间、常用网址浏览、邮编区号。,万年历,世界时间,常用网址,系统管理主要是对印章管理、红头文件管理、用户管理、角色管理、手机短信管理等的基础设置。,1、印章管理分为三个功能：印章的审批、印章的维护和印章使用日志,九、系统管理,2、红头文件管理设置红头文件，一般用于公司领导发布的文件，给出的相应的模版格式，可以存入此处，以供下载对照使用。,在增加红头文件时可以设置允许使用人员，进而保证文件的权威性防止文件滥用,3、用户管理权限用户可以在此管理所有使用系统的用户，并可以给所使用系统的用户进行权限的分配。,4、角色管理给用户的上一级增加一个权限的设置，比如属于部门、管理员、演示用户等，此处处置完毕，可以将用户归入其中的一个角色中去，分门别类，统一管理。,5、部门管理可以设置每个部门下面的子部门，按从上到下原则进行分配，树形结构，一目了然。,6、职位管理设置公司每个职位的名称