（企业管理专业论文）学报管理信息系统的设计与开发.pdf

摘要 学报编辑部作为一个出版部门，工作内容相当丰富。学报工作是一项集组稿、审稿、 编辑、出版、发行于一身的系统工作。编辑部面临着人员少、事务繁多、工作量大等问题 而现在的以手工为主的落后的管理方式更加重了编辑人员的负担，影响r 。警报的【作质 量和服务水平。针对这种状况，笔者提出为学报编辑部“量身定做”一套结构合j i l ! ，适台 编辑部工作需求的管理系统学报管理信息系统。本文运用管理信息系统什发的理 论，按着系统的结构化开发方法，把整个开发过程划分成系统分析、系统设计、系统实施、 系统运行和系统总结等几个阶段。首先，对学报工作进行了总体分析，又针剥稿件管理工 作、学报题录管理工作、审稿专家管理工作和发行工作进行了具体分析。在此基础已进行 学报管理信息系统的总体设计。在总体结构设计中，将该系统分为稿件管理子系统、学报 题录子系统、审稿专家子系统和学报发行子系统；在系统功能设计中，设汁了登记、查渤、 修改、统计、打印和浏览6 个功能模块，并用较大篇幅对每项功能的具体操作方案f “操作 界面做了详细设计，全面体现了作者的设计思路。通过设计2 5 种功能按钮、2 2 种操作界 面和8 种打印格式，基本完成了学报各项管理工作的计算机辅助实现。本系统n 。死随过 程中，选用先进的c + + b u i l d e r5 0 作为前端软件开发工具，p a r a d o x 数据库作为后台数 据库，w i n d o w s 2 0 0 0 中文版作为系统开发、测试和运行的平台。完成了，系统实施l 程后， 进行了大量的、反复的系统测试、修改和完善，最后终于成功完成了学报管理信息系统的 开发，并将其投入了学报工作的使用阶段，达到了预期的目标。 学报管理信息系统能够实现的功能有：稿件的登记、查询、修改、统计、“印( 各种报 表) 和浏览；学报题录的登记、查询、修改、统计、打印和浏览；审稿专家情况的登记、查询、 修改、统计、打印和浏览以及学报发行单位的登记、查询、修改、统计、打印和浏览。建立学 报管理信息系统后，使原来繁琐的工作变得简便，极大地提高了工作效率。 总结整个设计与开发过程，得出所开发学报管理系统具有以下特点： ( 1 ) 功能齐全。该系统的功能涉及了从收稿、审稿到出版、发行的几乎所有的编辑事 务管理工作。 ( 2 ) 系统操作简单。系统各功能模块的执行都采用中文标注按钮的视窗界嘲使整 个系统易学、易用。 ( 3 ) 提高了数据记录的人享性。对于稿件、题录、审稿专家和发行单位数据库中的数 据可以一次输入，多次调用，这样避免了重复输人，提高了数据的共享性。 ( 4 ) 促进了编辑工作的自动化、标准化、规范化。由于在整个编辑事务的处理过程中 需要做出多种表单，借助该系统，所有这些都由计算机完成，输出的各种表单格式标准、规 范且字迹清晰。 ( 5 ) 提高了管理工作的效率。建立管理信息系统后，原来许多繁琐的工作变得简单、 快速。 该系统的建立，有利于提高学报工作的质量和学报的服务水平。该系统由于采用模 块化结构设计，具有良好的扩展性，在今后工作中可以开发更多的功能，使系统更j j 完善 关键词：管理信息系统；学报工作；系统设计；系统开发 a b s t r a c t e d i t o r i a lb o a r do fj o u r n a li sap u b l i s h i n gs e c t i o n ，i t sw o r ki sq u i t eh e a ”y 1 j p d i t t i n g , i s i e s p o n s i b l ef o rt h eo r g a n i z i n g ，c h e c k i n g ，e d i n n g ，p u b l i s h i n ga n dd i s t r i b u t i n g t l 】9 m 1 c l k t h eo f f i c ei s f a c i n gt h ep r o b l e m so fl e s sc l e r k sw i t hh e a v yw o r k l o a da n dd a i l y a t t a i r s a n dt h e b a c k w a r dm a n u a lm a n a g e m e n ts y s t e mg i v e sm o r er i s et ot h ew o r k l o a di n f l u e n c i n gt h f w ”lke l - f e i ( e n c ya n dq u a l i t y i ns o l v i n gt h ep r o b l e mt h ea u t h o r “c u s t o m d e s i g n s ”a r e t s ( 1 n a i 爪7 s 1 1 3 1 ( 。 t u r e d s u i t a b l ef o rt h ee d i t o r i a lw o r k 7 m a n a g e m e n ts y s t e m - j o u r n a lm a n a g e m e n tl n l b l m a i l i j j l s y s t e m t h i sa r t i c l ed i v i d e st h ew h o l ed e v e l o p m e n tp r o c e s so fe d i t o r i a lm a n a g e m e n l i n l 0 1 1 1 m l i o n s y s t e mi n t os y s t e ma n a l y s i s ，s y s t e md e s i g n ，s y s t e ma p p l i c a t i o n ，s y s t e m r n n n i n ga t ：( is y s t e m s u m n m r i n gt h o s es t a g e sa c c o r d i n gt o t h et h e o r yo fd e v e l o p m e n to ft h em a n a g e m e n ti n t i m a t i q m s ) ，s l e o la n dt h em e t h o do fs t r n c t u r a ld e v e l o p m e n tf o rs y s t e m f i r s tt h ea u t h o ra n a l y z e st h ew o r kf r o mt h ep o i n to fv i e wo ft h ew h o l ea n d 州p t h + a n a l y z e st h ed r a f t sm a n a g e m e n t ，j o u r n a lt h i s i sm a n a g e m e n t ，c h e c k i n ge x p e r tn l a n a g e m e n l a n dt h e d i s t r i b u t i n gw o r k o nt h i sb a s i st h ea u t h o rd e s i g n st h em a n a g e m e n ts y s t e mw h i ( h i n t h u l e st h e d r a f t sm a n a g e m e n t ，j o u r n a lt h i s i sm a n a g e m e n t ，c h e c k i n ge x p e r tm a n a g e m e n ia n dt h ed i s l t i b u t i n gw o r km a n a g e m e n t a n d i ti n c l u d e st h es i xf u n c t i o n i n gm o d u l e s ：r e g i s t m i n g ，i n ( 1 u ij i g ，l _ e v i z i n g ，c o u n t i n g ，p r i n t i n ga n db r o w z i n g t h ed e s i g n d e t a i l so ft h eo p e r a t i n gw i t l l o wa n dt h e s p e c i f i co p e r a t i n gf o re a c hm o d u l ea r ee x p l a i n e di nt h ea r t i c l e ，e m b o d y i n gt h ea u l h hd e s i g n s t y l eb yd e s i g n i n g 2 5f u n c t i o nb u t t o n s 2 2o p e r a t i nw i n d o w sa n d8p r i n t i n gt o r m a l h i h ea u 。 t h o rh a s i e a l l ya c h i e v e st h ec o m p u t e r a i d e dd e s i g nf o rt h ev a r i e t yo ft h ej o u t n a ln l a n a g ( l e n t s i nt h ed e s i g np r o c e s so ft h em a n a g e m e n ts y s t e m 。a d v a n c e dc + + b u i l d e r50 i su s e ( 聃m p f r o n ts o f t w a r ed e v e l o p m e n tt 0 0 1 t h ep a r a d o xd a t a b a s ea st h eb a c kd a t a b a s e ，w i n d o w , - 2 0 0 0 ( c h i n e s ev e r s i o n ) a st h ep l a t f o r mf o rt h es y s t e md e s i g n i n g ，t e s t i n ga n dr u n n i n g s i n ( e t h e m a n a g e m e n ts y s t e mh a sb e e nf i n i s h e d ，i th a sb e e nt e s t e d ，r e v i s e d a n dp e f e ( t e dl b t ) l t o i ) 7t i m e s a n df i n a l l yp u ti n t oa p p l i c a t i o n ，a e h i v i n gt h ee x p e c t e de f f e c t s ， t h ef u n c t i o n so ft h em a n a g e m e n ts y s t e ma r e ；t h er e g i s t e r i n g ，e n q u i r i n g r e v i s i t t g ，s t a t i s t i e s ，p r i n t i n ga n db r o w z i n gf o rt h ed r a f t s ，t h ea r t i c l et h i s i s ，t h ep r o o f r e a d i n ge x p e l t s i u l o r m a t i o na n da n dt h ej o u r n a lp u b l i s h i n gu n i t s t h ew o r ki nt h eo f f i c eh a sb e e ns i m l ) l i f t e d w ij 1 9 t t h en e wm a n a g e m e n ts y s t e m i ns m n m a r y ，t h ej o u r n a lm a n a g e m e n ts y s t e mh a st h ef o l l o w i n gf e a t u r e s ： 1 ) c o m p l e t ef u n c t i o n s t h em a n a g e m e n ts y s t e mi n c l u d e sa l m o s ta l lt h ea f f a i r st ) fe d i l t i n g 1 - g i n gf r o md r a f t i n g ，c h e c k i n gt op u b l i s h i n ga n dd i s t r i b u t i n g 2 ) e a s yt ou s e t h eo p e r a t i o ni ne a c hf u n c t i o nm o d u l ei nt h es y s t e mi s i n d i e a t e ( iht h eh u t t o n se n g r a v e dw i t hc h i n e s e t h u st h ew h o l em a n a g e m e n ts y s t e mi se a s yt ol e a f i ia n dl l s t + 3 ) s h a r i n go ft h ed a t a b a s e a l lt h ed a t ac a nb ei n p u to n c ea n du s e df o ra l a n ) ，t i m e s t h u sa v u i dt h er e p e a to ft h ei n p u to fd a t a 4 ) s t a n d a r dp r o g r a m m e da n da u t o m a t e de d i t t i n g i nt h ep r o c e s so fe d i t t i n gt h ee d i i o i a nf i n i s h m a n yf o r m sw i t ht h eh e l po ft h em a n a g e m e n ts y s t e m t h ef o r m sa r es t a n d a x t a t t d e a s y “) r e a dc o m p a r e dw i t ht h em a n s e r i p t s 5 ) i m p r o v e dw o r ke f f i c i e n c y a l lt h er o u t i n ee d i u i n gw o r ke a rb ef i n i s h e de f f i ( i e n ll ya n d 厶s l w i t ht h e m a n a g e m e n ts y s t e m t h ed e v e l o p m e n to ft h i s m a n a g e m e n tc a ni m p r o v et h ee d i t t i n gq u a l i t ya n ds o l v i t rl e v e l t h ef u n c t i o n so ft h es y s t e mc a nb ef u r t h e rb e t t e r e dt a t e rb e c a u s et h ew h o l es v s t e mi s f n p r i s e d o fm a n yi n d e p e n d e n tm o d u l e s ，t h u st h es y s t e mi s p e r f e c t e dg r a d u a l l y k e y w o r d s ：m a n a g e m e n ti n f o r m a t i o ns y s t e m ；j o u r n a lw o r k ；s y s t e md e s i g n ；s y s t e mt i pv t ) l n e l l l 引言 一管理信息系统简介 管理信息系统( m a n a g e m e n ti n f o r m a t i o ns y s t e m ，缩写为m i s ) 是用系统思想建女：起 来、以计算机为基础、为管理决策服务的信息系统。它输入的是与管理实务有关的数 据，经过计算机加工处理，输出的是供各级管理人员或管理机构使用的信息，它不仅 能进行一般的事务处理，代替管理人员的繁杂劳动，而且能为管理人员提供辅助决策 方案，为决策科学化提供应用技术的基本工具。 管理信息系统依赖于管理科学和技术科学的发展，2 0 世纪2 0 年代出现的泰勒 科学管理学派，3 0 年代的行为科学派，4 0 年代的数理学派，5 0 年代的决策学派，6 0 年 代的计算机管理学派，7 0 年代的系统学派，8 0 年代的信息学派都是管理信息系统。# 科形成的背景。它涉及管理科学、系统科学、计算机科学及现代通信科学等，是一门 新兴的系统方法论的边缘学科，正在不断完善和发展。概括起来，管理信息系统的三 要素是系统的观点、数学的方法和计算机的应用，而这三点也是管理现代化的重要 标志。 管理系统由以下3 个重要部分组成： 管理系统：它是信息的使用者，又是系统的重要反馈环节，信息处理是为管理 系统服务的，必须根据管理的需要，与管理职能相适应，同时受到管理科学的指导和 管理技术的支持； 信息处理系统：它担负对有关的、正确的、有用的资料的收集和存储，并进行判 断、整理、分析、比较、组织、运算等综合加工处理，使之成为适应某种特定目的所需的 信息，传递或输出给有关管理人员或机构，它不仅是单纯的数据处理，为各管理部门 提供有关报表，而且运用现代数学方法、模拟方法等，根据特定的目的，按照一定的模 式导出各种辅助决策信息； 传输系统：通过通信线路构成计算机网络，把必要的信息及时、可靠、迅速地传 输到有关的管理部门，供其使用。 计算机管理信息系统的重要功能： 数据处理功能：能把各种形式的原始数据进行分类、整理和保存，以供查询，能 进行各种统计和综合工作，及时提供各种统一格式的信息； 预测功能：运用现代数学方法、统计方法或模拟方法，根据过去的数据预测未 l 来的情况； 计划功能：能合理地计划和安排每个职能部门的工作，按照不同的管理层，提 供不同要求和细化的报告，以便及时决策； 决策优化功能：利用现代数学方法，采用数学模型，及时导出各种最优解、次优 解或满意解，供各级管理层辅助决策，以合理地利用人、财、物和信息资源，降低成本： 控制功能：对每个工作岗位和整体计划的执行情况进行监测、检查、比较计划 与执行情况的差异，根据其偏差分析原因，采用方法纠正，以达到预期的目标。 管理信息系统的应用大致有几类：国家经济信息系统，企业管理信息系统，事务 型管理信息系统，行政机关办公型管理信息系统，专业型管理信息系统。目前，利用 管理信息系统进行管理的现代管理手段的地位已经得到了普遍的承认，各行各业均 拥有众多的管理信息系统成功应用的范例，极大地提高了我国各行业的管理现代化 水平。 二学报管理工作现代化、规范化、高效化的必要性 学报编辑部作为一个出版部门，工作内容相当丰富。是一个大型出版社的缩影。 正所谓“麻雀虽小，五脏俱全”。学报工作是一项集组稿、审稿、编辑、出版、发行等于 一身的系统工作。编辑部面临着人员少、事务繁多、工作量大等问题，而且现在的以 手工为主的落后的管理方式和工作方式更加重了编辑人员的负担。以稿件登记为 例，编辑部收到作者投稿件后，要进行手工登记，将稿件的信息如稿件编号、篇名、作 者姓名、作者单位、联系方式等记录在登记本上，所有来稿都登记在一起。这种二 ：作 方式存在很多弊端：登记信息不直观，查询稿件困难大，费时间，难以掌握某篇稿件的 现行状态，不便于统计阶段性工作，不便于把握稿件的总体情况，工作效率等等。2 1 世纪是信息化的时代，计算机的应用将普及到入类生活和工作的各个方面。随着各 种信息交流量的急剧增加，信息作为人类社会三大资源之，将会得到更广泛的开发 和使用。应用计算机系统为人们全面、及时、准确、迅速地提供各种有益的信息，包括 各种优化的决策信息，以提高管理工作效率和决策水平，这是管理信息系统和办公自 动化的基本功能。因而，为提高编辑工作效率，实现学报管理工作的现代化，规范化， 高效化，必须借助速度快、信息储存量大的计算机辅助完成编辑部的日常事务工 作1 。 随着计算机应用的日益普及，各科技期刊编辑部几乎都已配备了计算机。从某 学会主办的6 6 种期刊的调查情况来看，除2 种杂志的编辑部还未配备计算机外，其 2 余都拥有计算机设备，拥有率已达9 7 。但从目前各个编辑部使用计算机的情况看， 还不尽如人意，计算机的利用并不充分，固然这里面有新技术的再学习过程，但关键 是要改变传统观念，提高计算机在编辑工作中的使用率口1 。根据笔者掌握的情况， 目前，全国有条件的编辑部正在集中力量开发适合本部门的管理信息系统，部分编辑 部的现代化办公方式已经很成熟，也取得了显著的成绩，走在了全国的前列。表现在 编辑部已基本实现无纸办公，每个编辑都配备电脑，完全是在计算机上从事组稿、编 辑加工、排版及各项编辑事务工作h 5 6 。在天津地区来看，有少数编辑部也开发r 计算机管理信息系统，这种管理模式还未明显形成，但这是一种发展的必然趋势。今 天，管理信息系统已应用到各行各业，学报管理工作也应与时俱进，充分利用计算机 快捷、简便、处理数据迅速的功能，辅助编辑部完成日常工作，并为决策提供信启、支 持。因此，笔者将这一课题作为信息管理专业硕士学位的论文课题。 三本论文的结构框架 本文运用管理信息系统开发的理论与方法，采用先进的计算机技术，设计并开发 了学报管理信息系统。按着系统的结构化开发方法，把整个管理信息系统的开发全 过程划分成几个阶段，每个阶段有自己明确的目标和任务及相应的工作成果，并将此 做为后一阶段工作的依据。首先，笔者对学报管理工作进行了总体分析，并针对稿件 管理工作、学报题录管理工作、审稿专家管理工作和发行工作进行了具体和详细地分 析。在此基础上进行学报管理信息系统的总体设计，分为总体结构设计、功能结构没 计、系统安全性设计和系统主界面设计。在这一部分中，将整个管理系统设计成4 个 数据库，即4 个子系统，分别为稿件管理子系统、学报题录子系统、审稿专家子系统和 学报发行子系统。每个数据库中又均设有登记、查询、修改、统计、打印和浏览6 个功 能模块，每个模块下都有供选择具体内容的子模块。在确立了系统的大框架后，便进 入了系统的详细设计阶段。着重设计了每项功能的具体操作方案和操作界面，这部 分内容作为系统开发的核心部分，占了较大篇幅，对其中每项功能均做了具体明确的 交待，全面体现了作者的设计思路。在这部分论文的撰写中，作者紧密结合学报的实 际工作，深入思考学报工作的规律，本着方便、易操作的原则，从多角度、全方位地没 计了共2 5 种功能按钮、2 2 种操作界面和8 种打印格式，几乎完成了学报各项工作的 计算机辅助实现。在完成系统的详细设计后，进入了系统实施阶段。选择c + + b u i l d e r 5 0 作为前端软件开发工具，p a r a d o x 数据库作为后台数据库，w i n d o w s 2 0 0 0 中 文版作为系统开发、测试和运行的平台。完成了系统实施工程后，又进行了反复的系 3 统测试，做了大量的修改和调试后，系统基本进入了正常运行阶段，各种功能均能正 常实现。最后，又对系统操作步骤、系统的特点进行总结，并指出了进一步的研究方 向。 四本论文的写作特色 本文在写作过程中，紧紧围绕学报实际工作的需要，以学报现实的管理一【作为主 线，通过具体分析，详细设计，开发了一个实用高效的学报管理信息系统；本系统的设 计开发的全过程，是一个从实际出发，边工作、边设计、边开发、边运用的过程。论文 的写作特点是理论紧密结合实际，全文的每一部分都是实际开发工作的阐述，所写即 所做，无空洞的纯理论性叙述，对未用到的理论知识和内容不加赘述。建立起的系统 是一个功能齐全、界面友好、操作简便、运行可靠的实用工具，对学报的整个流程中的 管理工作实现了数据库管理，在很大程度上改变了过去存在的工作烦琐、效率低的落 后状况。 4 第一章学报管理信息系统分析 开发一个合理的、完善的管理信息是一个庞大的工程，它包括系统分析、系统没 计、系统实施、系统运行等各个阶段。而系统分析是整个开发过程中的第一个重要阶 段，是建立管理信息系统的关键。不进行认真的系统分析，就不可能建立一个完善可 靠、切实可行的管理信息系统。这是因为管理信息系统管理的对象是整个部门的工 作，必须对部门的各项业务进行详细了解，在此基础上进行分析，并提出系统的总体 模型，这正是系统分析阶段要完成的主要任务。只有在系统分析阶段扎扎实实地r 解学报实际的业务情况，把所需处理的业务了解得非常透彻，才可能提出正确合理的 系统模型。 此外，由于管理信息系统的开发是按阶段逐步进行的，每一阶段对以后的开发工 作都有重大影响，如果某一阶段的错误直到后阶段才被发现而造成要返回前阶段进 行修改的话，其代价将是巨大的。从软件工程的角度来看，完善的系统分析是后阶段 开发工作的基础，是整个管理信息系统得以实现的基本保证。系统分析必须慎之又 慎，全面考虑各种问题，决不能将问题暂且搁置，留到以后再考虑。一般来说，系统分 析应包括组织结构和功能分析、业务流程分析、数据与数据流分析，最后进行系统化 的分析，得出整体的逻辑方案。 1 7 1 一学报工作总体分析 1 学报业务流程 正如前述，学报工作是一项非常复杂的系统性工作，其工作内容有很多的环节。 学报的主体工作可概括为组稿、审稿、编辑、出版及发行，其流程图如图1 所示。 图1学报主体工作业务流程图 学报主体工作的实际情况是：来稿后手工登记，记录稿件各项信息。稿件经初审 后要送专家评审。在选择审稿专家时，多根据稿件的学科领域和编辑的经验确定审 稿专家。通过评审的稿件即进入编辑加工和校对阶段。每期出版后，按时向校内外 发行，并做付费、存档等工作。 7 5 蔫一 嚣 垴 一b 一 墨圆羞嚣 现行的学报办公手段和管理手段处于比较落后的状况，在此指出几个比较突出 的问题： ( 1 ) 掌握稿件总体情况困难。在工作总结、评估或对稿件总体情况进行分析时， 需要掌握很多数据，如某一学科专业的投稿数量，某一部门在学报上的投稿数量，基 金项目论文的数量，淘汰稿件的数量，校外作者投稿数量等。在现行手工登记来稿的 工作状况下，就很难及时、准确地掌握这些信息，如果一篇一篇地数，在每年几百篇来 稿的情况下这是一项费时费力的工作。 ( 2 ) 重复性工作多。手工操作的稿件处理过程中，需要和作者进行各种= 信交 流，这些书信基本上是统一体例，有较强的规范性，如果重复地进行手工操作不仅r 作量大，效率低，而且不利于提高管理质量和管理水平。 ( 3 ) 稿件查询困难。在日常工作中，经常会有作者查询稿件处理情况，有时是较 长n 寸l n q 的稿件，这时单靠编辑人员头脑记忆就很难做到，要一篇一篇翻，往往查一篇 稿件要翻一年的登记表，工作效率很低。 ( 4 ) 选择审稿专家难度大。稿件经编辑部初审后，要送专家评审。这时要根据 稿件的内容确定其专业分类，再寻找该专业分类中的专家。到底某一专业分类的专 家有哪些人，找哪一位专家审更合适，这时仅仅靠记忆或靠经验是有很大局限性的。 如果有一个完整的信息库提供全面情况，再从中挑选就容易了。 ( 5 ) 发行工作难度大。学报发行是学报编辑出版的最后一道工序，也是实现学 报编辑出版最终目的一个环节。发往哪些单位，发行数量有多少，这是一项复杂的t 作，发行单位的地址等信息需要准确记录。并且发往的单位每年都有所调整。几百 家单位再加上不断调整，只靠手工记录是很容易出错的，需要利用计算机实行数据库 管理。另外，每期发行都要写信封也是重复性劳动，占据很大的工作量，需要利用计 算机的打印功能来打印发行单位的地址，即可提高效率，减轻劳动强度。 2 开发学报管理信息系统的可行性分析 面对学报工作管理的现状，我们有3 种选择： 一是不做任何变化，维持学报工作目前的手工管理现状； 二是购买市场上的商品化软件，提高学报管理水平； 三是根据学报的实际情况，自行开发一套学报工作管理软件。 第一种选择显然是要被排除掉的。因为近几年，各级领导对学报工作给予j ，充 分的重视，编辑部人员团结一致，忠于职守，在学报质量上下了很大功夫，取得了较大 6 的进步，学报被评为天津市2 0 0 1 年度一级期刊，并被授予编校质量奖。李校长领导 学报工作后，做了重要指示，提出了殷切期望，并在资金上给予了支持，购置了计算 机、打印机、传真等设备，这更加鼓舞了干劲，增强了编辑部人员办好学报的信心同 时也坚定了我们搞好学报工作的决心。所以编辑部从主编到编辑都希望提高学报：i 二 作的现代化水平。 第二种选择可行吗? 答案是否定的，原因如下： 商业软件价格昂贵，编辑部曾做过调查，买一套编辑软件需3 0 0 0 2 0 0 0 0 元不 等；每个学报编辑部的工作都有其特殊性，商品化的通用软件很难适应实际工作的 需要；商品化软件的可移植性一般都比较差，难以适应学报业务发展的需要，学报 投资得不到保护。 所以，只有选择第三种方式了，因此，我提出借毕业设计之机，为学报“量身定 做”一套学报管理信息系统，这个设想得到了王守茂导师和赵家祥主编的赞同和支 持，并共同明确了系统的开发目标： ( 1 ) 根据学报工作发展的需要，适合学报目前的实际情况，采用先进的计算机软 件开发技术，为编辑部开发一套在微机上运行的单机板学报管理信息系统， ( 2 ) 该系统能实现学报管理工作中的计算机登记、查询、打印、统计、浏览、修改 等功能，减轻编辑人员的劳动强度。 ( 3 ) 系统要具有高度可扩充性和数据共享性，能适应学报工作发展的需要。 ( 4 ) 通过运用学报管理信息系统，学报能够真正实现对各项工作卓有成效的 管理，最大限度地减少编辑人员手工劳动，充分利用计算机数据处理的结果，为编辑 部的决策提供信息支持，彻底改变目前学报管理工作的落后状况。 ( 5 ) 通过对管理信息系统的使用，让编辑人员加深对建设管理信息系统重要性 和必要性的认识，为学报下步实现网络版以及将来实现无纸出版奠定一个良好的基 础1 】。 3 学报管理信息系统的开发范围和内容 基于这个开发目标确定了系统开发的范围为：学报编辑部稿件管理子系统、学报 题录子系统、审稿专家子系统和发行单位子系统。具体内容包括稿件的登记、修改、 查询、统计、报表打印、浏览；题录的登记、修改、查询、统计、报表打印、浏览；审稿专家 数据的登记、修改、套询、统计、报表打印、浏览；学报发行单位的登记、修改、查询统 计、打印、浏览等功能。系统的数据来源由编辑或编务人员通过键盘输入原始数据产 7 生2 “”o 二学报工作具体分析 1稿件管理工作分析 随着来稿的逐年增加，稿件管理工作日益成为编辑部重要而繁杂的一项工作。 学报每年收到几百篇来稿，都要手工登记在案，无论是录用稿还是退还稿，也无沦是 正在评审，还是正在排版，全部登记在一起，并且稿件在流程中要转给不同的人员负 责，目前责编有3 人组成，稿件的流程就分为3 路，如图2 所示。 图2 稿件流程图 由此可见，稿件投到编辑部后，要分几路处理，要经过多道手续，几百篇稿件都要 经过这个流水线，可想而知，如果查询某一篇文章会有多困难，想总体把握稿件情况 就更难，即使想统计一下稿件的分类情况，或者说各专业的稿件比例，也是很难做到 的。针对这些弊端，建立一个结构合理、适合编辑部具体需求的稿件管理系统势在必 行。另外，从稿件处理角度来看每篇稿件都要经过图3 所示的处理。收稿后立即髓 记，并给作者寄收稿回执，同时对稿件进行评审，评审后有3 种处理：录用，给作者 寄录用通知；退稿，给作者寄退稿通知；修改，给作者寄修改通知。 8 r 瓦丽卜_ 叫 审堕一j r 厂 一一l 崮商匾壶圈匾亟固匦麴 图3 稿件处理图 这项工作大多是重复性劳动，全部手工操作，浪费很多时间，非常需要计算机辅 助完成。 ： 2 学报题录管理工作分析 学报自创刊以来，已经出版了2 1 卷，8 7 期，近2 0 0 0 篇论文，这不仅是学报工作 的记录，也是学校科研、教学发展的见证。这些记录即包含了几代编辑人员为之付出 的心血，也是全校师生辛勤工作的成果。从这个意义上讲，为已发表过的论文建奇一 个完整的电子档案将是一项很有意义的工作。在实际工作中，常常会有作者或读普 查询几年前的某篇稿件。每遇到这种情况，编辑人员便会很被动，很尴尬，因为记不 清楚该文具体发表在哪一年哪一期，于是只好把过刊全部拿出来一本一本翻，造成很 大的时间和精力的浪费。这种落后的手工操作方式影响了学报的正常工作和服务质 量，已不能适应信息时代人们对信息的大量需求。开发学报题录子系统，给出版的学 板建立一个题录数据库，不仅可以方便上述的查询，还可以做各种统计操作，产生多 种有用信息，为决策人员提供信息支持。 3 审稿专家管理工作分析 审稿是保证学报学术质量的重要环节。学报来稿都要经过“三审”才能最终确 定取舍。在“三审”中，评审专家对论文的意见往往具有权威性，专家审稿是审稿工 作的关键，所以选择审稿专家对学报的质量至关重要。专家审稿工作程序如图4 。 团一豳砸至圜一匮班圈一匿殛豳一圆 图4 专家审稿流程图 在现实工作中，我校学报编辑部同大部分学报编辑部一样，在选择稿件评审专家 时存在很大的局限性，比如，由于掌握的专家群较小，导致送审的准确性、公正性及权 威性受到影响。当今世界科学技术的发展可以说日新月异，不断拓展出新的领域及 交叉学科，涌现新的人才。在判断学术稿件所属领域以及选定相关领域的专家来评 审稿件时，往往难度较大，有时无法准确选定评审专家，造成稿件处理的迟滞；或者由 9 于选定专家时带有盲目性，有时专家的研究方向与送审稿件所论述的问题的研究方 向相差较远，不能正确的评审稿件，往往造成失误。因此迫切需要建立评审专家数据 库，汇集各学科领域中专家的详尽信息，随时增添新的审稿专家。建立动态管理的审 稿专家数据库，这样，有利于编辑寻找合适的审稿专家，提高学报审稿工作的科学性 和准确性。 4 学报发行工作分析 学报发行工作是学报编辑出版的最后一个环节，也可以说是学报编辑出版的最 终目的。发行工作的目的是传播创新信息，扩大学校影响，推动科技发展。所以发行 工作的关键是选准发行对象，把学报送到需要学报的地方去，同时提高工作效率。要 做好发行工作，就需要用现代化的手段管理发行的单位，以便于随时调整、增加、修改 发行的单位等。如果每期发行几百份，都要手工书写信封、变更单位是很容易出错 的，也是非常费时费力的一件事。如建立发行单位管理数据库，借助计算机随剐变更 和修改发行单位、打印信笺，则将这项工作变科简单、快捷又不易出错。 综上所述，从目前学报各项管理工作的状况来看，建立一个管理系统列1 3 述各项 工作实行计算机管理是非常必要的。 1 0 第二章学报管理信息系统总体设计 系统设计是信息系统开发过程中第二个重要阶段，也是整个开发工作的核心。 这一阶段要根据前一阶段系统分析的结果进行系统设计，系统设计的主要任务是在 科学合理的系统总体模型的基础上尽可能提高系统的运行效率，使系统有较高的可 变性、可靠性、可控性和工作质量。 系统设计包括总体结构设计和具体模型设计。总体结构设计主要指在系统分析 的基础上，对整个系统的划分、机器设备配置、数据的存储规律以及整个系统实现计 划等方面的合理安排，其中系统划分的基本思想是自顶向下地将系统划分成若t 二子 系统，子系统再分子模块，层层划分，然后自上而下地逐步设计。机器设备的配置包 括硬件和软件的配置。 具体模型设计即系统的详细设计，包括编码设计、数据库设计、输入输出及用户 界面设计，以及模块功能与流程设计。编码设计是指对系统中所有需要唯一标识的 信息通过编制代码将它们区分开来，以便于统计、运算、查询操作的进行，一个好的代 码方案对于系统开发工作是一件极为有利的事情，数据库用于存储和利用大量的、各 种类型的数据作为支持管理决策的信息。建立一个良好的数据库结构和文件组织形 式，使其能迅速、准确地查找所需要的数据，是衡量一个系统的主要指标之一。输入 输出及界面设计对于信息系统本身并不十分重要，但对用户的使用却是非常重要的。 输入要简单、易操作、利于改错和校对，输出要直观、正确、易于理解。整个界面要对 用户十分友好，为用户提供良好的工作环境，增加用户对信息系统的兴趣和操作使用 的信心。模块功能及流程设计是系统设计的最后一个步骤，对具体的业务流程和数 据处理用一种合适的方法描述出来，它是下一步编程实现的基础，模块之间的联系以 及模块内的处理过程都要详细表示出来 】。 在对学报工作做了具体分析后，对系统作以下几方面的设计。 一系统总体结构设计 系统总体上分为4 个子系统，即稿件管理子系统、学报题录子系统、审稿专家子 系统和发行单位子系统，如图5 所示。 图5系统总体结构设计图 二 系统的功能结构设计 根据工作需要，学报管理信息系统的功能应包括登记、查询、修改、统计、打印、浏 览6 个模块，如图6 所示。 图6 系统功能结构图 登记模块是系统的重要模块之一，主要完成各项原始信息的录入，内容包括学报 稿件登记、学报题录登记、审稿专家登记及发行单位登记。其h i p o 图如图7 所示。 图7 登记模块的h i p o 图 查询模块主要完成各种信息的查询，为查询者提供全面信息。内容包括稿件查 询、题录查询、专家查询和发行单位查询。其h i p o 图如图8 所示。 修改模块主要完成对各种记录的修改，内容包括稿件信息的修改、题录信息的修 改、审稿专家信息的修改及发行单位信息的修改。其h i p o 图如图9 所示。 1 2 图8 查询模块的m o p 图 图9 修改模块的h i p o 图 统计模块是系统重要模块，能充分体现系统的优点。该模块可提供多种有用信 息，为决策者提供信息支持。内容包括稿件情况统计、题录情况统计、专家情况统计 和发行单位情况统计。其h i p 0 图如图l o 所示。 图1 0 统计模块的h i p o 图 打印模块完成各种打印功能，内容包括稿件情况打印、题录情况打印、专家情况 打印和发行单位情况打印，其h i p o 图如图1 1 所示。 图1 1 打印模块的h i p o 图 1 3 浏览模块是为系统使用者“翻阅”数据记录而设计的。用户可随时使用浏览模 块按顺序“翻阅每项记录。该模块的内容包括稿件浏览、题录浏览、专家浏览和发 行单位浏览。其h i p o 图如图1 2 所示。 图1 2 浏览模块的h i o p 图 系统的设计为模块化设计，其优点在于：( 1 ) 其模块结构功能的相对独立性，便 于分任务分阶段地组织开发；( 2 ) 各功能模块之间存在相似或相近的功能，适合运用 面向对象的工程化设计方法迸行开发，利用各对象问的继承性，可大大简化开发，提 高效率；( 3 ) 由于各功能模块的相对独立性，使得系统具有良好的可扩充性，可随着 需求的发展，方便地扩充功能。 三系统的安全性设计 为保证系统数据的安全性，防止出现数据丢失、数据随意改变、死机等现象，需要 对数据库的使用权限做出划分，不同身份的人员进入系统后调用不同的资源。具体 说明如下： 在权限管理方面，根据学报的实际情况和从简化系统出发，对后台数据库不用做 严格的权限控制，只要通过前台数据库开发工具对用户登录权限进行严格划分和控 制就可以了。 使用学报工作管理信息系统的人员，可以划分为3 类： 系统管理人员：系统管理人员对系统拥有最高权限，可以修改、设定所有人员 的密码和权限，并拥有对系统的录入、查询、统计、修改、打印、浏览的操作权限。这一 角色由系统的设计研制人员担任。并由他( 她) 负责系统的运行和协调。 系统操作人员：系统的操作人员是指编辑部的责任编辑和编务人员。他们拥 有对系统的录入、查询、统计、修改、打印、浏览的全部操作权限。他们只能修改自己 的密码，不能修改他人的密码。 来访人员：来访人员指学报的作者、读者等来访者，他们只拥有列系统全部数 据进行浏览的权限，不能对数据进行录入、修改等操作83 。 1 4 根据以上权限划分，将用户登录系统的权限划分用图1 3 表示。 图1 3 系统权限划分图 四系统主界面设计 根据以上的系统总体结构设计和系统功能模块设计，又考虑系统的使用者并不 精通计算机技术，只是用系统进行各项操作，所以本着操作界面友好、清晰、易学易 用、易于维护的原则进行设计。 系统的主界面是将屏幕划分为3 个区，如图1 4 所示。 主菜单选择区 功能菜单选择区 操作区 图1 4 系统主界露设计图 屏幕最上方的主菜单选择区，显示学报管理信息系统的各子系统的主菜单，包 括稿件管理、学报题录、审稿专家和学报发行，用户管理也列在此处。 中间的功能菜单选择区，显示学报管理信息系统的各功能模块，包括登记、查 询、统计和浏览。而根据实际工作的需要，修改和打印两项功能按钮穿插在登记、查 询、统计等功能的操作界面上。 下面的操作区，显示的是用户通过选择了主菜单和功能菜单后进入的操作界 ： 面，操作界面有很多种，在后面的详细设计和系统实施中再做说明。 第三章学报管理信息系统的详细设计 一稿件管理数据库1 2 1 3 3 1 稿件登记模块 该功能模块完成稿件的原始数据登录。编辑部收到稿件后，编辑或编务人员立 即对稿件进行登记。为实现对稿件的有效管理，稿件登记时要将全面的信息逐一录 入，包括稿件篇名、稿件编号、主题分类、稿件类型、是否基金论文、收稿日期、责任编