（企业管理专业论文）建筑设计企业虚拟团队的管理.pdf

原创性声明 本人郑重声明：所呈交的学位论文，是本人在导师的指导下， 独立进行研究所取得的成果。除文中已经注明引用的内容外，本论 文不包含任何其他个人或集体已经发表或撰写过的科研成果。对本 文的研究作出重要贡献的个人和集体，均已在文中以明确方式标明。 本声明的法律责任由本人承担。 论文作者签名：兰篁盔 日期：必纠笔幺凹 关于学位论文使用授权的声明 本人完全了解山东大学有关保留、使用学位论文的规定，同意 学校保留或向国家有关部门或机构送交论文的复印件和电子版，允 许论文被查阅和借阅；本人授权山东大学可以将本学位论文的全部 或部分内容编入有关数据库进行检索，可以采用影印、缩印或其他 复制手段保存论文和汇编本学位论文。 ( 保密论文在解密后应遵守此规定) 论文作者签名：红导师签名：日期： 山东大学硕士学位论文 摘要 虚拟团队( v i r t u a lt e a m ) 是随着信息技术的发展与通讯模式的变革而产生 的新型管理模式。本文分析了虚拟团队的概念、特征及其竞争优势，并以建筑设 计企业为切入点深入探讨建筑设计企业虚拟团队的建立过程及关键事项，在此基 础上，从建立新型管理体制、建立有效的激励与约束机制、建立有效虚拟团队技 术手段、建立虚拟团队跨文化的管理机制、建立团队成员归属感、虚拟团队的柔 性管理等方面对建筑设计企业虚拟团队管理进行设计，为该行业虚拟团队管理提 供理论支持。 关键词：虚拟团队建筑设计企业管理 当玺丕兰堡主兰垡适兰 a b s t r a c t v i r t u a lt e a mi s a r l u p t o - d a t e m o d eo fm a n a g e m e n tw i t ht h ei n f o r m a t i o n t e c h n o l o g yd e v e l o p m e n ta n d c o m m u n i c a t i o n sv a r i a t i o n s t h et h e s i sa n a l y z e st h e c o n c e p t i o n s ，c h a r a c t e r i s t i c sa n d t h ec o m p e t e n ta d v a n t a g e so fv i r t u a lt e a m ，a p p l i e dt o b u i l d i n gd e s i g ne n t e r p r i s e st h u st op r o b e t h ec o u r s eo fv i r t u a ll e a r ne s t a b l i s h m e n ta n d r e l e v a n tm a j o rc o n c e m s b a s e do nt h ea b o v em e n t i o n e d ，b u i l d i n gd e s i g nc o m p a n i e s v i r t u a lt e a mm a n a g e m e n ti ss c h e m e dt os e tu pab r a n dn e wo n e ，t os t i p u l a t ee f f e c t i v e u r g e n tr e g u l a t i o n s ，t o f i n dt e c h n i c a ls k i l l so fe f f e c t i v ev i r t u a lt e a m ，t h e r e f o r e ，t h e v i r t u a lt e a mo p e r a t i o ns y s t e mo fc r o s s - c u l t u r ei n t e r a c t i o n sw i t ha s e n s eo ft e a ms p i d t i nt h ee n v i r o n m e n to ff l e x i b l ed e a l i n g s ，w h i c hp r o v i d e st h et h e o r e t i c a ls u p p o r f o rt h e l i n eo f b u i l d i n gd e s i g n 2 k e y w o r d s ：v i r t u a lt e a m b u i l d i n gd e s i g ne n t e r p r i s e sm a n a g e m e n t 山东大学硕士学位论文 引言 信息技术的发展与通讯模式的变革，使各类信息出现的速度呈十倍速成长， 信息来源的量也成等比级数般越滚越多。信息技术最明显的发展就是因特网商业 化，电子商务带来新的在线购物模式，虚拟社群在网络世界形成，因此造成许多 新的通路、新的商品交易模式，新的生产型态，产生新的管理特征。通讯模式所 发生的巨大变革，卫星、光纤、c a b l e 、w a p 、蓝芽等技术一一应用在生活、生产 与商业领域，让人类讯息传递的速度、精确性与便乖j 性大增，也带来另一耨管理 现象。由于资源涌入的管道大开，因此不论实体的企业外在资源，或是网络上的 虚拟资源，都对企业传统所拥有的资源产生巨大的冲击。企业如何在新的社会条 件下有效获取资源、整合资源，进而利用资源是管理者需要留意与学习的重要 课题。 第一章虚拟团队( v i r t u a i t e a m ) 的概念 一、团队的概念 这一概念早在远古时代就已经出现，军队是人们最为熟悉的团队组织方式。 只有那些具有严谨的结构，严密的管理和明确的任务分配的军队才能在战争中取 得胜利。在当前经济为主导的时代，企业经营成败与其内部组织管理密切相关。 从管理学产生发展到今天，人们一直在探讨和寻觅一种保证企业在市场竞争中获 胜的管理模式。 二、团队组织优势 直到2 0 世纪6 0 年代才逐渐引起人们的注意。卡特森伯奇和史密斯于1 9 9 3 年发表论文认为出色的组织取决于有创造力的、半自治性的工作团队。他们将其 他管理模式看成是阻碍获得既定目标的因素，最终将导致组织限于僵化状态。通 山东大学硕士学位论文 过调查，许多组织通过推行团队工作方式，取得了很好的工作业绩。通过与高新 技术手段的结合，团队组织管理成为一种更灵活、更有效的全新的管理模式。市 场就如战场，在这个战场中，也只有那些运用优秀的团队管理模式的企业才能 取得胜利。引入通信网络和信息管理技术手段，团队的组织管理模式形成新的发 展方向，即团队虚拟化的模式。 三、虚拟团队的定义 “虚拟( v i r t u a l ) ”一词，与v i r t u e ( 意指个人品德和优点) 具有相同的拉 丁丁词根，其原意指“因某种天生的美德或力量从而发挥效用”，这也许正是对成 功的虚拟团队最恰当表述。虚拟概念起源于1 9 8 8 年美国针对信息化时代、全球 化竞争激烈、变化快速的市场特征提出的敏捷制造。以人、组织和技术为三大支 柱，依靠现代通信技术和信息技术，敏捷制造系统从全新的角度，全面、系统 地审视了传统企业与当今社会、自然环境的不适应处，总结了当今世界上成功企 业的创新思维，形成一种“虚拟公司”的企业组织模式。这种企业组织模式以 快速重组的单元构成扁平化的组织结构，以高度民主自治和充分分权的、分布式 的多功能作业团队取代传统层级式集中控制组织模式中的部门结构。 虚拟团队是继虚拟组织、虚拟企业等概念后出现的新管理模式概念。 有关虚拟团队的定义，不同研究人员提出了不同的看法。 有关虚拟团队( v i r t u a lt e a m s ) 的定义，不同研究人员提出了不同的看法。 t o u n s e n d ( 1 9 9 8 ) 解释为：虚拟团队由跨地区、跨组织的人力资源组成，通过 计算机网络和信息技术相连接，以完成组织共同任务为目标，可以看作由计算 机网络和信息技术：有效的信任与协同：适当的人力资源三方面组成的 结合体 c a s c i o ( 2 0 0 0 ) 认为虚拟团队是“成员地理位置不同或来自于不同的组织： 他们主要是通过电子方式来进行沟通和交流，他们可能从来没有传统意义上的面 对面的交流：并且他们的队员资格不是固定的。” j o h nr k a t z e n b a c h ( 1 9 9 7 ) 把团队解释为：具有互补技能些人组成，致力 于共同的目标和任务，其于相互信任的共事。 j e s s i c al i p n a c k 和j e f 2f r e ys t a m p s ( 1 9 9 7 ) 描述为：虚拟团队就和其他 某个团队样，指一群人为了完成共同的目标和任务而产生的互动，这种互动是 4 基于计算机通讯技术实现的。 j a n eh e n e r y 和m e gh a r t z l e r 经过研究，指出虚拟团队的四个特征：成 员对团队成果共同负责：地理位置上是离散的：共同解决问题和作出决 策：团队成员通常少于2 0 人。 综合以上诸种看法，所谓虚拟团队，是指借助现代通讯技术，在虚拟工作环 境( 通过数字或电子通信的方式工作) ，跨越时间及空间的限制，企业所能获得 的能够实现企业的某项具体任务的包括本企业人员和非本企业正式人员的所有 工作人员的组合。 在此概念中，虚拟有两层含义：1 、该团队存在于现实世界，但依托于现代 信息技术所构建的虚拟工作环境而生存。2 、该团队成员全部或部分为非本企业 固有员工，对企业来讲，属于或有人员，只有在特定的条件下才会为企业工作。 “虚拟”似乎有一种不真实的含义，然而虚拟资源是非常真实的，并且可以得 到的、适用的资源。查尔斯萨维奇博士将其定义为“虽然没有实际或者明确的表 现，但是却能够同样有效”。 虚拟团队最常见的合作模式有以下几种：一是文字工作者，他们透过网络撰 写专栏、出版书籍；是程序设计师，他们透过网站设计软件与网页：另一是建 筑设计、广告设计、美术工作者等。其实虚拟团队并不局限在网络产业而已，传 统产业中，也有许多以资源外包、协力厂商或卫星组织完成企业间的合作者，都 是虚拟团队的代表范例。 以目前的网络应用技术而言，要为某一个项目组成一个虚拟团队并不是一件 困难的事。透过b b s 、新闻群组或其它可能的网络曝光管道，搭配上一段清楚且 有吸引力的招募伙伴文字，清楚说明双方的游戏规则，不论在建筑设计、信息文 字工作、数据库程序设计、网页视觉美工、电子商务人才、网络广告行销、知识 管理顾问等，都可以找到非常适合且优秀的人才。 四、虚拟团队与传统团队的差异比较 传统团队( f a c e - t o - f a c e ) 虚拟团队组织边界较窄，一般集中于企业内部宽 泛，可以跨企业甚至跨国家成员集中度高度集中，以便于沟通低集中度( 高度离 散) 构成方式h r 部门支持i t 、h r 等多部门支持沟通方式f a c e t o f a c e 依赖于 电子通讯方式信任与协同度高较低，这是虚拟团队最需要提高的环节投入产出比 山东大学硕士学位论文 较投入团队成员( 独立性要求较低) 、共同目标独立团队成员、合作性目标、多 媒、网络设备和技术过程领导固定、任务依存度低、内部互动领导分、任务依 存、跨边界互动产出整合水平、具体结果、信任关系相近。 1 ) 组织边界：传统职能团队通常仅仅是由企业内部为完成某项特定任务而组 成的，为保障非信息化的有效沟通，组织边界就不可能很宽；而虚拟团队则更多 的是企业间( 或是企业的子公司间) 、甚至是跨地区、跨国家界限的组织形式， 它以信息技术为支撑，进行跨区域的实时交流，完成特定任务，因而组织边界非 常宽泛。 2 ) 成员集中度：出于非信息化交流需要，传统团队成员必须高度集中；而虚 拟团队依赖于信息化交流，集中度较低。 3 ) 构成方式：传统团队的组成只需要h r 部门参与安排，而虚拟团队除了h r 部门之外，还需要信息( i t ) 部门甚至是多公司信息部门的支持，因为具体的沟 通途径是高度信息化的，需要信息部门的高度支持。 4 ) 沟通方式：传统团队的沟通方式是比较单一的面对面沟通方式而虚拟团队 的组织边界决定了它必须采用信息化沟通方式。目前除了第一代“一对一”通讯 方式如e m a i l 以外还有第二代“多对多”网络讨论系统如“o n l i n ed i s c u s s i o n b o a r d s ”、第三代通讯方式( 多技术整合) 如“i n t e r n e t b a s e d t e a mw o r k s p a c e s ” ( 它将所有的网络沟通方式包括视频、语音、文字等集于一体) 。 5 ) 信任与协同度：传统团队面对面协同合作的机会较多，彼此间容易产生信 任；而虚拟团队成员由于地域的限制无法经常面对面沟通，因此信任问题便成为 虚拟团队急需解决的问题。尽管虚拟团队已经成为许多灵活型组织的成功战略， 但如果不采用相应的手段来加强团队信任的话，它的作用也很难真正实现。 6 ) 投入产出过程比较： 投入：虚拟团队成员要求能够单独完成任务，独立性要求比传统团队高很多： 目标的设立要求更具有可合作性或者是可实现性，这是跨区域组建虚拟团队的现 实基础；区别于传统团队投入还有多媒体、网络设备和技术的投入，这是虚拟团 队进行有效沟通的必要保障。 过程：由于虚拟团队的成员独立性较高每人都有所长，交叉体现更充分， 所以在面i 临具体任务分支的时候，可能会有不同的成员来担任领导：同样，区别 6 山东大学硕士学位论文 于传统团队，由于成员的独立性，完成任务时更需互补，因而虚拟团队的任务依 存度较高；由于虚拟团队的组织边界宽泛，跨边界互动就成了虚拟团队独具的特 色，相比之下，传统团队最多只能做到组织内部的沟通。 产出：在这一点上，虚拟团队和传统团队很相近。由于两种团队在完成任务 时，除了横向沟通之外同样也需要对各自部门或者各自组织进行纵向沟通，成员 的整合水平也是重要产出因素；从结果来看，两种团队所产出的都是具体的结果； 而在完成任务之后，都能够建立起一定的相互信任感，区别是虚拟团队的信任建 立过程要难很多。 山东大学硕士学位论文 第二章建筑设计业引入虚拟团队的竞争优势 一、建筑设计业的管理特点 l 、知识密集 建筑设计业是知识密集型行业，从事脑力劳动，所提供的产品是工程建设的 灵魂，从业人员均为受过高等教育的设计师、工程师，他们有自己对于事物的独 特见解，自成一体，二、他们以所学的知识以在实践中所积累的经验向客户提供 产品与服务，在电脑普遍应用前，设计师所需要的办公条件是：一张绘图桌、一 把椅子、纸笔、丁字尺、三角板。在电脑普及后则只需要一台p c 机和相应的软 件，除此之外，不需要其他任何大型的昂贵的设备。设计师根据客户的要求及场 地条件，依据国家相关技术规范绘制设计图纸。每位设计师都有自己对事物的独 特见解。对专业的态度以及自己的工作方式、工作习惯。这些都是在长期的工作 中逐渐形成的，非一朝一夕所能改变。 2 、工作独立性强。 建筑设计业是关系国计民生的重要行业，其产品的质量直接关系到投资的经 济性，关系到人民生命财产的安全；国家对于建筑设计业中各专业的分工、责任 都有明确规定，建筑、结构、水、暖、电各专业分工明确，设计师对所设计的工 程终生负责。国家对于建筑设计的设计深度，设计质量也有严格要求。各专业设 计师在工作过程中，除对特殊问题需协调外，工作相对独立。 国家都有较为详尽的规定，设计师依据国家相关规范在设计过程中除需统一 一些特殊的设计标准外，其余的工作均可独立进行，尤其建筑、结构、水、暖、 电几个专业间只要建筑条件图提出后各专业经讨论没有异议，剩下的工作均有各 专业设计师独立完成。实行设计师终身负责制，即设计师必须在图纸上亲笔签名 ( 注册师需加盖注册资质章) 并在建筑设计使用期限内对设计的质量负责。不因 其职位、工作单位的变化而变化，因此设计师的工作会非常严谨负责，而较少受 他人影响。 3 、高水平设计人才紧缺竞争激烈 山东大学硕士学位论文 造成人才紧缺的主要原因很多： 首先人7 j - - , 总量不足，尤其是高级人才匮乏。如：山东省人才总量中高级人才 只有占人才总量的3 9 。尽管这些数据不是十分具有代表性，但至少说明了 人才总量不足、层次不高已成为制约经济发展的瓶颈。 其次，人才分布的巴累托效应，即人才分布的非均衡性。财富分布非均衡的巴 累托定理，同样可以用来解释人才分布的非均衡性。国家人事部首次公布的全国 人才市场供应信息，来自全国3 7 个城市的数据显示，北京、上海和深圳成为人才 求职的重点城市，其求职人员占所有统计城市求职人员总数的4 0 5 。其中， 北京人才市场的求职人员总数是招聘职位总数的5 5 2 倍。北京、上海、深圳 三地人才市场提供的职位总数占统计总数的2 6 7 ，反映了三地对人才的巨 大吸纳能力。实践证明，越是发达的地区，人才密度越高：越是规模大、效益好的 企业，越能集中人刁1 。而这种人才分布的非均衡性，不是完全靠吸引力解决的。特 别是经济欠发达的地区和中小企业，吸引人才，占有人才，难度更大。人才分布的 非均衡性，有可能导致人才富余与人才短缺矛盾的加剧，即一方面人才得不到充 分利用，另一方面又有一些企业人才短缺。 第三、人才竞争策略的相似性。人们愈来愈“有了人才，才有一切”，深刻 认识到，“人力资源是第一资源”，人力资源管理也从最初概念的“曲高和寡”， 逐渐上升到现在国家、地区、部门、企业的战略管理层次。然而，我们会发现在 当今的人才市场中，竞争各方所采取的竞争手段和竞争策略却有着惊人的相似。 以事业、待遇、感情留住人才、吸引人才，几乎成了人才市场中所有竞争对手共 同的竞争战略和策略。这种激烈的人才竞争，一方面加速了人才的流动，提高了人 力资本的价值，促进了企业人力资源管理的完善，但另一方面也给企业的正常运 营造成极大的不稳定，使得社会生产总成本不断攀升。第四，一个企业，不可能包 罗所有的人才，从整个社会系统的角度看，也没必要储备所有人才。第五，社会各 个组织，由于受各种因素的制约，并非都能给所在单位的人才提供一个施展才华 的平台和宽阔的发展空间，致使“金子”埋没，人才自身价值得不到充分的体现。 上述种种原因，客观上促使我们思考这些问题：是否能站在整个社会的高度，对人 才资源进行优化整合? 是否可以建立起一个人才共享的整合机制，解决企业在发 展过程中的人才瓶颈问题? 能否构筑一个平台，使人才本身的价值得到最大的体 山东大学硕士学位论文 现? 虚拟团队正是适应了这种形势需要的一种新型的组织模式。 第四、大量优秀人才退出工作一线。中国历代有“学丽优则仕”的传统，这 与我国对知识人才的不尊重有关，技术人员往往只是“干活的”而管理者才是“管 事的”大量的优秀设计人员在具备一定的专业能力后，以此为进升的台阶走上领 导岗位在各大设计院4 0 岁以上的设计师很少，在一线具体从事设计工作，而能 从一线退休的人员更是少之又少。 二、建筑设计业虚拟团队的竞争优势 虚拟团队具有以下优势： l 、人才优势 现代通信与信息技术的使用大大缩短了世界各地的距离，区位不再成为直接影响 人们工作与生活的因素，这就大大拓宽了组织的人才来源渠道，可以动态地集聚和利 用世界各地的人才资源，为获得通常很难招聘到的具有专门技能的人才创造了条件， 同时也减少了关键人才的流失。企业根据项目或任务需求，组织虚拟资源，建立跨 职能、跨部门、跨地域的虚拟团队，这些团队成员可能包括企业内部成员，同时包括 企业外部成员，他们从各方面为团队提供有力的支撑。 2 、信息优势 虚拟团队成员来源区域广泛，能够充分获取世界各地的技术、知识、产品信息资 源，这为保持产品的先进性奠定了基础。同时，成员可以采集各地顾客的相应信息， 反映顾客的需求，并能及时解决客户的相关问题，从而能够全面地了解顾客，有利于 组织尽快设计和开发出满足顾客需求的产品和服务，建立起良好的顾客关系。 3 、竞争优势 虚拟团队集聚世界各地的优秀人才，他们在各自领域内都具有知识结构优势，众 多单项优势的联合，必然形成强大的竞争优势。同时，通过知识共享、信息共享、技 术手段共享等，好的经验、灵感能够很快在数字化管理网络内得以推广，实现优势互 补和有效合作。网络内良好的知识采集、筛选、整理、分析工具和机制，使众多不同 渠道的零散知识可以迅速整合为系统的集体智慧，转化为竞争优势。 4 、效率优势 团队是高效组织应付环境变化的有效手段之一，而虚拟团队利用最新网络、邮件、 移动电话、可视电话会议等技术实现基本的沟通，在技术上的诱惑力更是显而易见， 1 0 山东大学硕士学位论文 团队成员之间可以及时地进行信息交流，防止信息滞留，缩短了信息沟通和交流所用 的时间，确保及时作出相对正确的决策。 5 、成本优势 虚拟团队打破了组织的界线，使得组织可以大量利用外部人力资源，从而减轻了 组织内部人工成本压力。在此基础上。组织可以大力精简机构，重新设计组织构架， 使人员朝着有利于组织发展的方向流动，促使组织结构扁平化。此外，团队柔性的工 作模式减少了成员的办公费用、为聚集开会而支付的旅行费用等，不需额外的办公室 设备与空间，没有冗员的负担，也没有劳健保给付、加班费、退休金、资遣费的负担， 也减少了重新安置员工的费用，从而降低了管理成本。 以下为一个年收入5 0 0 万元，职工总数4 0 人左右的中型设计企业2 0 0 3 年度 的收支情况： 收入：5 0 0 万元 支出：4 2 0 万元 其中： 房租：4 0 万元 职工工资：7 0 万元 设备折旧：2 0 万元 办公费：3 6 万元 设计人员产值奖：2 1 0 万元 税金：3 5 万元 其他支出：4 万元 由以上数据可以看出，每年的固定费用约1 3 0 万元，占总支出的3 0 。引入 虚拟团队后，以上所列各项支出中设计人员产值奖会略有提高，而房租、职工工 资、设备折旧等项会大大减少。同等收入情况下，利润会显著增加。 山东大学硕士学位论文 第三章建筑设计业虚拟团队的建立 一、虚拟团队的建立步骤 构建虚拟团队主要有以下几个步骤： l 、工作系统分析。 在建立虚拟团队之前，首先要系统而详细地分析任务结构中的各种角色，弄 清楚企业在现在和将来“究竟缺乏什么样的人才”。具体来说，工作系统分析包括 两方面：第一是对任务结构中的每一角色都要进行具体的描述，对这一角色的具 体工作内容或任务范围、工作条件以及所需的工作设备、工具、材料等都要详尽 地了解和说明：第二是对担任这一角色的人员的要求要明确而具体，包括知识水 平、技术能力等都应作出具体的规定。工作系统分析在组建虚拟团队中占有重要 位置，是建立虚拟团队的基础。只有通过工作系统分析，才能了解本任务结构中， 究竟缺乏什么样的人才，以及所需要各类人才的数量和质量。只有这样，才能正确 地选择人才，建立人才策略联盟，合理地安排和使用人才。 2 、人力资源计划。 主要是根据工作系统分析的结果，预测企业在一定时期内所需人才的数量、 质量及人才获得的可能性，并制定详细的计划。 3 、是搜索人才信息。 与传统的人力资源管理不同，虚拟团队的一个重要的功能，在于能站在整个 社会的高度和从整个社会的广度，审视人才资源，在整个社会范围内实现人才的 优化整合，而不是仅仅局限在企业内部。因此，搜索人才信息，不能仅仅局限在企 业内部，应以整个社会为其搜索域。根据工作系统分析的结果，回答和解决“谁能 胜任”谁更能胜任”是这一环节所要处理的主要问题。 人才信息的搜索，是建立最优和次优人才网络策略联盟的基础。人才信息的 搜索过程，本身就是人才网络策略联盟的不断优化过程。 人才信息搜索的内容是多方面的，但主要有两点：一是虚拟团队成员的个性 特征，包括气质、能力、性格：二是虚拟团队成员的学术成就和学术地位。第一点 将影响虚拟团队的整合和效率提高，第二点将影响虚拟团队的发展潜力。人才信 山东大学硕士学位论文 息搜索是项艰巨的工作，信息的不对称是信息搜索的最大障碍。近年来人才网 站的不断出现，“猎头”( h e a dh u n t i n g ) 公司的兴起，人才交流市场以及各种 人才中介机构的建立，都为企业搜索人才信息提供了便利条件。四是建立契约式 的人才网络策略联盟。在完成上述三个环节工作后，虚拟团队将进入实质性的建 立阶段。联系、走访相关人才，直接交流、谈判，订立相关合约，是这一阶段的主 要工作。就目前而言，人才有一个具体的归属问题。一种是“自由人”。即人才可 以自由支配自己的行为：二是“单位人”，即人才属于某个单位，单位对其社会共 享有一定的制约。第一种情况的契约关系，仅仅发生在用人单位与人才之间，相对 比较简单。第二种情况的契约关系有两个层面：首先是单位层次的契约关系，尔后 是单位与人才本身的契约关系。第二种情况的交易过程的复杂性和交易成本，较 第一种情况要高得多。因为，它不仅存在单位与单位之间的责任和利益分配问题， 而且也存在单位与个人之间的责任和利益分配问题。因此，订立契约的过程会更 加艰苦。 4 、认真选拔团队成员。 团队成员必须具有自我开拓意识，较强的沟通能力和其他较高的虚拟团队技 能。选拔团队成员无论是施工图工程师还是方案主创人员，都应首先对其能力进 行考察，如通过交谈了解其思想，通过审阅已完成的设计图纸以确定其工作能力， 通过小项目的合作对其工作态度及工作效率进行了解等。团队成员是否恰当是能 成功完成任务的关键，对成员的选择必须有科学认真的测评。 5 、建立清晰的团队目标。 团队成员一旦选定，需要确定清晰的团队目标，清晰的团队目标包括：具 体任务的描述，即这是一个什么样的工程、其地理位置、地质情况、地形地貌、 甲方要求以及工程的复杂程度等。成果要求：对设计成果的具体规定，如a 、 方案、图纸的内容除平、立、剖、总图、透视、设计说明外，还需要哪些设计图 纸。b 、最终成果的表达方式，几套文本，文本是精装还是平装，文本的尺寸， 透视图及主要图纸最终报送的打印尺寸以及图纸版式及文本样式的具体规定等 等，都是需在设计开始时确定，否则难以保证成果的质量。 清晰的团队目标是团队运作是否顺畅非常重要的一环，团队领导者必须能够 整合团队与网络资源，并清楚让团队成员知道整个任务的重要性。领导者除了为 虚拟团队拟定项目目标外，还要能不断在项目结束前，继续开发出下一个项目， 让团队成员感受到自己身处在一个有效率、有绩效、有资源的团队中，自然而然 会为团队成员营造出更强的向心力，凝聚更深厚的合作情感。 6 、制定详细可行的项目进度计划 使团队成员能测定自己的工作进程，明白自己是否处于目标方向之中。目标 明确之后，应针对项目目标制定详细可行的项目迸度计划，计划应包括：团队成 员会议安排、各专业进度安排、图纸审核进度安排、图纸打印、晒图、发图安排。 ( 1 ) 团队成员会议安排，即在何时，工作进展到哪一个阶段时召开所有团 队成员的会议。 对于施工图般包括： 1 ) 项目开始时的各专业协调会，以确定总体标准。 2 ) 条件图提出后的各专业协调会。此时各专业工程师对条件图进行讨论对 存在的各专业间的矛盾进行协商。 3 ) 图纸会签在各专业图纸全部出齐后，需要各专业工程师进行面对面的交 流。前面两次会议都可在虚拟环境中举行，而这一次必须所有人员到场，在对各 专业图纸进行审阅无误后，在图纸会签栏亲笔签名。 4 ) 图纸会审。所有设计方专业设计人员、建设方工程负责人、施工方技术 负责人必须全部到会，对设计图纸进行技术交底，审阅并讨论，对于所讨论问题 形成会议纪要，对于现场不能确定的问题形成书面的答复，若同构成设计成果。 ( 2 ) 各专业进度安排包括：各专业详细的进度要求，其中应注意关键点的 控制 条件图的提出时间。建筑专业条件图的提出时闽矗接影响到整个团队的工 作进度，条件图是其他专业设计的依据，条件图延迟一天，其他各专业的设计时 间相应要推后一天。因此条件图必须按时提出并及时召开协调会。 设计图纸提交总工办审阅的时间。质量是设计的生命，是工程最终能否坚 固的关键，总工办对设计图纸的审阅是对设计质量的控制，必须有合理的审阅及 修改时间。在目前设计周期相对较短的情况下。合理安排各专业提交审阅的时间， 合理安排审阅进度，同时保证设计人员能够对总工办所提交的问题进行及时修改。 图纸的输出、打印、晒图、装订、发图时闯的确定。这一阶段属于成果的 山东大学硕士学位论文 整理阶段，若时间安排不够造成打印或装订错误，造成不必要的麻烦。发图时间 是否按合同约定执行，若不能按时发图即需承担违约责任。故此阶段安排是否合 理是能否最终执行合同的重点。 7 、建立虚拟共享工作空间。 共享空阀能超越工作范畴，实现团队成员的互动。团队成员闻的有效沟通是 团队是否能协调致的保障。成员利用共享空间进行必要的交流，同时应设计有 各种联络活动设定沟通渠道，促进成员间积极的互动，引导成员行动取向。 建立共享空间、团队工作目标及团队工作计划都置于此共享空间。各成员可 以随时方便的访问以获取信息。进度计划表应计分。置于共享空间规定成员每天 登录并填写进度执行情况。计划表设计如下同时，应将己完成的部分设计成果 发送到指定共享空间，以便其他专业查阅。同时，总工办及专业负责人也可登录 查阅，尽早熟悉图纸，缩短最后的图纸审核时闯。 8 、建立有效的沟通渠道。 虚拟团队的沟通渠道，是连接团队成员的协作意愿与团队甚标以及团队成员 与团队成员之间的桥梁。建立虚拟团队有效的沟通渠道，主要作用如下： 一是强化对团队总体目标的认同。虚拟团队的目标认同，不是一蹴即成的， 它需要一个过程，这个过程就是沟通。通过沟通，形成良好的组织文化，使成员克 服“自我”，愿意牺牲个人利益，照顾整体利益。虚拟团队成员对团队目标的认 同，是虚拟团队成功的先决条件。 二是强化角色意识。明确角色，是团队成员协作的基础。虚拟团队中的每一 个成员，都是某个领域的专家，具有所要求的知识和技能，在团队中扮演着特定的 角色。虽然，在契约订立过程中，虚拟团队成员已经明确了自己的角色，但这只是 初步的。在具体的运作过程中，环境在变化，角色行为必须随着环境因素的变化而 变化。成员角色的进一步强化，这个过程有赖于有效的沟通。 三是提高成员之间相互信任程度。虚拟团队的成员可以来自组织内部，也可以 来自组织外部成员的空间距离，客观上造成成员之间缺乏了解，彼此之间有一种 信任危机。解决这个问题的最佳办法，就是沟通。通过沟通，彼此磨合，增强信任。 四是强化协作意识。团队是一个相互依赖紧密型的群体，这就要求团队成员， 不仅要知道自己的角色，而且要清楚地知道别人的角色以及与自己角色的关系， 山东大学硕士学位论文 并知道该在什么时候帮助他们成功地完成工作。成熟的团队，成员之间的心领神 会、配合默契是在没有任何现场交流的情况下进行的，面这一切，没有充分的沟通 是无法达到的。 与传统的组织形式相比，虚拟团队沟通往往比较困难，这是因为成员的文化 背景不同，成员之间以及成员和企业之间存在着时空的距离。沟通往往不是直接 的，而多是通过i n t e r n e t 以及某种媒介进行。因此，如何交融不同的文化，缩短 沟通的时间与空间的距离，创造良好的团队氛围，是虚拟团队管理的关键。 在团队沟通方面，电子邮件与传统电话是否能技巧性地交错运用，来网书信 之间的文字情感是否能充分发挥，团队领导者能否扮演称职的沟通桥梁，则是团 队能否顺利完成任务的重要因素。 二、成功建立虚拟团队的关键要点 1 、树立团队成员成就感。 对于团队成员尤其是知识型团队成员，成就感是保持工作积极性的重要动 力，工作目标的出色完成，要有恰当的形式予以肯定，可通过虚拟沟通渠道，设 计虚拟庆祝活动以祝贺工作的出色完成或祝贺阶段性的成果。将有关主管部门如 设计质量监督站的审查意见或建设方的良好评价，发给每位成员以分享成就感。 2 、识别成员需要克服的协作障碍。 成员在工作过程中会遇到这样或那样的协作障碍，预先估计工作过程中的协 作障碍，并设计克服障碍的方案。 3 、明确决策的等级层次 明确危机发生时团队成员应该做什么，应与谁联系和决策的等级层次。不论 是传统团队还是虚拟团队，都需要有明确的组织结构，虚拟团队的组织结构相对 扁平，但仍需确定团队的领导者，并确定领导者责任，明确企业的决策层次，以 明确信息传递的通路。应预先设计有遇有重大困难和危机时的信息传递方式，如 与谁联系，联系方式，谁能作出决策等等。 4 、避免失误。 虚拟团队在运作过程中，领导者除了要不断掌控进度外，也要洞悉各种可能 状况，避免危机发生。因此，保持危机意识，提早洞悉潜在危机，并随时安排备 用人选待命，加长工作截止期限的缓冲期，是虚拟团队经营过程中，避免失误的 重要法则。 1 6 山东大学硕士学位论文 第四章建筑设计业虚拟团队管理 一、建筑设计业引入虚拟团队后管理的新问题 1 、虚拟团队管理面临的挑战 虚拟团队不同于传统的实体团队，成员不再依赖于一个看得见摸得着的办公场所 而运作，而是就职于一个虚拟的空间，主要依赖于现代通信与信息技术实现远程的 沟通与协调。虚拟组织的出现，面临着一系列问题： ( 1 ) 沟通的障碍 首先，成员之间缺乏相互接触时所具备的特征，如无法感知语言信息、形体信息、 行为信息所表达的意见、观点、态度等，而这些特征往往是提高团队效率、创造一流 业绩的先决条件。其次，成员具有不同的文化背景、宗教传统、风俗习惯等等，不可 避免地会产生文化冲突。例如由于语言上的差异，在信息交流时，很容易导致信息传 递的丢失和失真；由于文化背景不同，每个成员很容易带着自身文化的“有色眼镜” 来感知信息，从而导致对信息理解上的偏差，甚至误解；在合作过程中，习惯性的防 卫心理和行为，也为团队内部的沟通设置了障碍。此外，成员之间的沟通一般仅限于 正式沟通，非正式沟通减少，然而非正式沟通往往有助于成员人力资本的积累和组织 的技术创新，有助于成员体验团队文化，有助于成员之间建立良好的协作关系，有助 于团队凝聚力的形成。这种交往的减少容易使成员产生孤立感和焦虑感，成员之间、 上下级之间的关系会趋于疏远，并导致缺乏对团队日标的认同。 ( 2 ) 协调的难题 首先，虚拟团队每一成员都有自身的核心竞争力，要把这些强势个体揉和在一起， 本身就具有很大的挑战性。其次，每个成员都处于不同的区域，有着不同的作息时间、 不同的工作顺序、不同的工作方式等，这也给整个团队的协调增加了难度。此外，成 员间的沟通依赖于现代信息技术，每个成员的技术熟练程度也可能不同，这势必会导 致信息的单向流动和反馈的不及时，进而影响整个团队的效率。 ( 3 ) 成员的道德风险 虚拟团队的特点决定了远程管理是其主要管理方式，这就给成员个体充分利用自 山东大学硕士学位论文 己的信息优势规避义务或责任留下了广阔的空间。每个团队成员都是理性的，都拥有 自身的核心竞争力，可以轻易离开所处的团队。这不仅会造成团队人才的流失，影响 项目工作的顺利进行，而且也可能造成知识、信息、技术的泄漏，给组织带来严重损 失。 ( 4 ) 交流手段的脆弱 现代通讯设施是构造虚拟团队的基础，通讯设备一旦出现故障，如停电、机器损 坏、线路断裂、网络阻塞等，沟通就会被完全中断，从而影响团队的正常运转。# $ 虚拟团队的管理对策虚拟团队依赖信息技术实现远程沟通，其诱惑力是显而易见的， 但也使得团队管理与协调问题更加复杂化，稍有不慎就会造成管理失控。如何管理这 种团队，提高团队效率，是管理层需要认真考虑的一个重要问题。 ( 5 ) 团队成员的行政隶属与项目隶属。 每一个团队成员首先属于公司某一具体部门，在业务上受该部门的领导，这是 行政隶属。其次，每一个成员又在项目上受到项目经理的指导，这是项目隶属。这种 双头领导的现象必然在一定程度上导致管理效率的降低。 ( 6 ) 沟通过度与沟通不足。对于一个真正的团队，经常性的“团队会议”是必 不可少的。对于以项目为中心的“虚拟团队”来讲，每个成员涉及到项目的时间、深 入程度不同，对于项目进展信息的需求也就不同。频繁的“团队会议”会造成大量的 时间浪费，沟通过度。如果团队没有及时地进行有效的沟通，成员之间的配合就会出 现问题，又导致沟通不足。 ( 7 ) 绩效考核困难。 员工在不同时间参与不同项目，对于每个项目的贡献也不尽相同。如何客观地考 核员工的绩效? 很多企业对于员工绩效考核的依据来自于其行政隶属部门的工作评 价。而存在虚拟团队的企业里，往往项目经理能够更清楚地知道虚拟团队成员的项目 贡献有多大。 二、建筑设计虚拟团队管理的新问题 以上种种问题具体到设计项目的管理存在如下问题： l 、进度控制的不确定性增强 进度控制是否能按时完成工作的障碍，虽然设计有各种控制方法，但虚拟团 队的“虚拟”性使控制显得相对虚弱。 2 、质量控制的难度增加 虚拟团队成员自不同的地区，具有不同的表达习惯及工作习惯，并且因为各 地区具体规定的差异，造成不同的习惯性标准，造成审图困难，质量控制难度加 大。 3 、后期服务难以保证 虚拟团队成员的多元化，分散性以及行政隶属关系的缺乏，使设计的后期服 务难以保障，如解决现场问题，现场问题具有突发性、不确定性，必须及时解决， 但虚拟团队成员往往因为各种原因而难以及时到场。 4 、企业对外整体经营形象难以保持 服务的滞后，造成企业信誉的降低。虚拟团队成员往往同时与 多个企业合作，对企业的忠诚度降低，处理问题往往考虑自身利益多考虑企 业利益少，甚至损害企业形象。 三、建筑设计业虚拟团队管理 虽然虚拟团队仍然是一个完整的团队，但与传统的实体团队又存在着明显的区 别，它具有自己的特征和运行机制。面对这种无形的团队，传统的命令和控制方式 己不再有力，要真正管理好虚拟团队，就须建立新型管理框架，建立有效的激励与约 束机制，并在团队中树立起良好的信任氛围。 1 、建立新型组织管理形式 ( 1 ) 建立新型管理框架 传统管理模式下的管理框架是以行政隶属关系为主的：院长下设总工办，财务及 各主管院长，以下再设各专业科室，其设计任务由院下达到各专业科室，再由各科室， 下达到人。 虚拟团队介入后的设计企业管理以行政隶属转为项目隶属即由主管院长领 导项目组，项目组负责人代替原专业科室主任的某此职能，其组织机构框图如图 表l 。 9 山东大学硕士学位论文 图表1组织机构框图 在上图中，各机构职责如下： 1 ) 院长： 主持领导企业全面工作，对副院长及所属项目组的工作统筹协调，督促检查， 全面负责财务部及办公室的工作。 2 ) 产副院长： 认真贯彻执行国家及上级领导部门关于基本建设与设计方面的方针、政 策、规范及有关规定。组织起草有关生产管理方面的制度与规定。 协助院长安排、协调和组织完成设计生产任务，签发院审项目设计图纸。 主管各项目组总工办及技术部的工作，负责保质保量地完成设计任务， 负责保障技术性服务的及时，到位。 完成领导交办的其它工作。 3 ) 经营副院长： 主管公司经营，负责协调与甲方的关系，及时准确地提供任务信息，签定设 计合同并监督合同的执行。 4 ) 总工办： 负责全院工程技术和设计质量管理工作。 对所有项目组的图纸进行审核并在会签栏中签字。 - 负责全院设计质量的考评评定工作。 对于施工过程中存在的问题的处理提供技术支持。 对设计人提交的本专业设计文件、图纸，在方案性问题和重大技术问题 方面严格把关，主要具体工作如下： ( a ) 设计开展前对重大技术难题进行决策，对专业设计方案进行审定。 ( b ) 设计过程中对设计人进行技术指导。 ( c ) 施工图审查范围： 建筑专业：建筑总说明、建筑做法、主要平、立、剖面图。 结构专业：结构总说明、基础平面布置图、各层结构平面布置图。 设备、电气专业：设计说明、主要平面布置图、系统图。 将会审修改意见提交设计人进行修改。 5 ) 项目负责人 项目负责人一般应由主体专业主要设计人担任，对本工程设计进行内部管理 和外部联系协调。主要具体工作如下： 设计开展前做好设计资料、甲方要求等收集、使用和保存工作，安排设 计进度计划，做好专业间协调工作，签署甲方申报的有关文件。 设计开展后对各专业设计进度进行监督和调整，组织协调解决专业间设 计中的问题，协调与甲方的关系，确保设计工作顺利进行。 各专业图纸基本完成时，应及时组织专业间会签工作，并将会签中较大 问题和解决结果，做好记录。 设计完成后，组织文件打印、图纸送晒，设计文件盖章后发送给甲方。 晒图后，及时将电子文件、底图、存档蓝图交档案管理人员归档。 甲方要求加晒图纸时，负责底图提取、晒图和底图归还工作，并在发图 同时收取加晒图纸费，交财务入帐。 组织设计、施工过程中的服务工作，对质检部门审查意见、设计变更、 山东大学硕士学位论文 会审记录及各种施工验收文件和其他有关文件，组织设计人答复、审查、签字、 盖章和发送，同时应留下一份存档。所存档文件，在工程竣工后，及时整理装袋 交档案人员归档。 协助副院长进行合同签订、设计费收取等工作。 在发图、修改、主体工程验收、竣工验收等关键时刻，应及时请示副院 长或总经理配合收费情况确定是否给予办理。 6 ) 设计人员 对所承担的工程设计，在本专业技术、经济、质量和进度上全面负责，主要 具体工作如下： 设计开展前，对原始设计资料、技术数据、甲方要求进行详细核实，了 解旖工单位的技术力量和机械设备，了解建筑材料和设备的供应情况，与其它专 业和有关单位密切配合，达到设计资料齐全、完整、准确。 进行设计方案、计算方法、设备和材料选用等具体工作的制定，主动提 供给复核人进行方案讨论并确定初步方案，同时井初步方案提交专业负责人，经 设计、复核、专业负责人共同讨论，确定最终设计方案。对重要工程的建筑方案， 还应提交副院长直至总经理审查核定。 按设计计划进度要求，向有关专业提交( 或返回) 设计资料，并对资料 的正确性和完整性负责。若在设计过程中本专业提出( 或返回) 资料有修改，必 须及时向有关专业提交修改图或文字说明。否则造成设计返工，由资料提交( 返 回) 者负责。 严格按国家、省市、公司有关设计规范，规程、政策文件和技术规定等 编制设计文件和绘制设计图纸，正确选用现行国家和省编制的标准图集，正确选 用设计软件。 设计文件、设计图纸完成后，必须进行自审经修改无误后依次送交复核 人和专业负责人审查，对复核人、专业负责人的审查意见进行认真修改，并在审 查意见书上签字。 保证设计进度按期完成，如有特殊情况确实无法完成时，应及时向项目 负责人提出，以便采取对策。 认真做好专业间图纸会签工作，并在会签栏中签字，确保各专业图纸协 山东大学硕士学位论文 调一致。 认真做好答复质检站审查意见、设计变更、图纸会审、施工服务等后期 工作，对有关文件、及专业的其它技术文件及时答复、审查签字，交项目负责人 盖章发出并存档。 对设