采购管理之采购组织.ppt

采购组织,定义：采购组织是指为了完成企业的采购任务，保证生产经营活动的顺利进行，由采购人员按照一定的规则组建的业务职能团队。目标：建立高效的组织机构，控制企业采购成本，以尽可能低的价格获得企业需要的产品。,采购组织,采购组织设置的原则,采购组织应该依据以下原则进行设置：,部门设置应同企业的性质和规模相适应部门设置应同企业采购目标、方针相适应部门设置应同企业的管理水平相适应,概述,如果企业规模较小，产品结构较单一，设置单一的采购部门并直接向总经理汇报工作较好一些企业的规模较大，如大型的跨国公司或国内的大型国有企业，还有一些企业业务较多、管理繁杂。这样的企业可以设置独立的采购部门体系，并向分管采购的副总经理汇报工作对于一些规模大、产品种类多、原材料需求差异性大、各子公司的地理位置距离远的企业，可采用较为分散的采购设置模式,例如：,采购组织在企业组织结构中的地位,其他部门副总经理,采购组织的类型一.分权式采购组织各预算单位自行开展采购活动的一种采购实施形式。,分权式采购组织结构,公司总部,职能部门,职能部门,子公司A采购、生产、市场/销售,子公司B采购、生产、市场/销售,子公司C采购、生产、市场/销售,分权式采购组织的特点,适用：拥有多样化经营单位结构的跨行业公司,二.集权型采购组织由一个部门统一组织本系统的采购活动的采购实施模式。,集权的采购组织结构,优缺点比较：,适用：适用于下属的经营单位购买产品的相同或类似的公司,三.集中/分散的采购组织结构（混合型）在公司总部的管理层子上设立采购部门，同时各个经营单位也有自己的采购部门。公司采购部门和各经营部门采购有着明显的分工。,这种结构形式结合了两种采购组织的有点，能够做到分散和集中的有效结合。,集中和分散需考虑的标准：采购需求的通用性地理位置供应市场结构所需的专门技术价格波动客户需求,四.跨职能采购小组结构采购组织中比较新颖的一种组织形式，其做法是在公司总部设立采购总部，同时在各经营单位也分设采购部门，各经营单位的采购经理既负责本部门的采购，向本单位的主管汇报，同时也需要向CPO汇报以取得本部门的采购与公司的政策相适宜。这种组织体现了采购的灵活性。,采购部门结构图,2.采购组织内部的设计,采购组织内部的设计各个企业有所不同，如：,主要会按以下的角度来设计采购部门：一.按采购地区设计,二.按物品类别设计,某电子公司采购部组织表,三.按采购功能设计,某国防科技单位采购组织表,四.混合式编组实际上采购组织设计时通常同时考虑多种因素。,某人造纤维制造公司采购组织表,3.采购组织的职责,对外而言：选择/管理供应商，和供应商保持良好的关系；对内而言：控制采购流程；保证采购质量和交货周期，能够满足公司生产和市场的需要。,供应商选择与评价协调各分采购部门的采购工作与企业其他部门沟通，制定采购计划，且将重要的采购计划报上级批准制定采购制度和设计合理的采购流程控制采购风险完成采购人员的培训和组织的调整共同商品的订货和结算处理,一.采购总部的职责,二.下级采购部门的职责执行采购总部制定的采购计划，组织具体的采购活动；对于本部分特有物品的采购，寻找合适的供应商，并且和供应商进行谈判；核对请购单所购物料的技术规范和技术标准；市场信息的收集，价格变化的调查分析。,采购相关人员的职责,一.采购经理,（1）拟订采购部门工作方针与目标；（2）负责主要原料或物料之采购；（3）编制年度采购计划与预算；（4）签核订购单与合约；（5）采购制度之建立与改善；（6）撰写部门周报或月报；（7）主持采购人员教育训练；（8）建立与供应商的良好关系；（9）督导采购部门全盘业务及人员考核；（10）主持或参与采购相关业务的会议，并做好部门间的协调工作。,二.采购科长,（1）分派采购人员及助理的日常工作；（2）负责次要原料或物料之采购；（3）协助采购人员与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等；（4）采购进度之追踪；（5）审核一般物料采购案；（6）市场调查；（7）供应商之考核。,三.采购员,（1）经办一般性物料采购；（2）查访厂商；（3）与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等；（4）确认交货日期等；（5）一般索赔案件之处理；（6）处理退货；（7）收集价格情报及替代品资料。,一位从事家电配件销售的朋友颇有感触地说，现在的采购人员花样翻新，供应商无所适从。据他介绍，P公司的采购员A是一位“高手”，为此，此采购员常常受到公司的表彰。A的“高招”是：一方面采取多家同时供应的方式，挑起供应商之间对回扣的攀比；另一方面又大肆压低供应商的配件价格，以获取公司的高额奖金和表彰。供应商由于回扣不断增高而价格又不断降低的压力，无法对配件生产进行“精耕细作”，导致配件质量的不断下降，而企业由于只凭表象来评采购人员，在一定程度上助长了采购人员的暗箱操作，损害了企业的利益。思考：企业的采购人员应该具备什么样的素质？企业如何评估采购人员，又如何杜绝采购过程中的“回扣”问题？,能力方面,价值分析能力预测能力表达能力专业知识,品质方面,临财不苟得敬业精神虚心与耐心,采购人员应具备的能力和品质,思考题：在特定条件下如何选择恰当的结构单一产品/多厂址生产多种产品/多厂址生产，产品之间相互关联多种产品/多厂址生产，产品之间没有联系遇到以上情况时，该如何选择采购组织？,四、采购授权为了圆满执行工作并达成目标，一个企业或机构会授与采购部门下列四种决策权。供应商之选择；交易价格及条件之决定；采购规范之确认；与潜在供应商之接触联系。,某卫浴器材公司采购职务权限表,授权金额大小，通常取决于：企业规模愈大，授权金额愈高；对采购主管信任程度愈高，授权金额愈高；经营者心态愈开放，授权金额愈高；企业内部控制制度愈完备，授权金额愈高。,思考