（公共管理专业论文）我国数字档案馆建设研究.pdf

中文摘要 在全球一体化、社会信息化的今天，信息资源建设已经成为国家各方面建设 的中坚力量。信息化的建设步伐决定着一个国家经济、文化发展的程度。中国作 为发展中国家更是要注重信息资源建设对社会发展的影响。档案资源是国家信息 资源的重要组成部分，其数字化程度影响着中国信息资源建设的进程。所以近年 来，对档案资源进行数字化建设及建立数字档案馆成为档案界关注的新热点。在 中国，几个具有一定数字化基础的档案馆已开始进行数字档案馆建设的实践探 索，它们的出现势必会对传统档案馆造成冲击，更会成为其它数字档案馆建设参 照的模式，所以探索适应中国国情的数字档案馆的策略与途径，是中国档案信息 化建设的大势所趋，是推动经济发展促进社会进步的必由之路。 本文主要采用的是比较的方法、调查分析和案例研究相结合的方法来进行研 究的。试用公共管理学中的信息资源管理及信息技术及其应用的理论和方法并结 合自己在档案工作的一些实际经验和实践，在充分收集和分析整理现有相关研究 成果和文献的基础上，通过实地考察、重点调研等多种形式，介绍了数字档案馆 的研究范畴和发展，分析评估现有数字档案馆建设的模式、现状和特点，发现其 中亟待解决的问题与成因，并提出解决对策。 研究结果表明，中国数字档案馆建设已经初具规模，但与国外发达国家相比 仍存在很大差距，尚处于初步形成建设时期。建设真正的数字档案馆不是一蹴而 就的事情，我们要在借鉴国际同行先进经验的同时，结合中国具体国情、档情， 有计划、有步骤、有决心地探索、研究出一套行之有效的中国数字化档案馆建设 方案。 本文创新点为：l 、以综合性档案馆组建的个体数字档案馆实践，评述深圳、 青岛、杭州萧山区等大中、小型综合数字档案馆模式案例，说明它们不同特色及 其不同的适用性。并结合国外数字档案馆的一些认识，从模式角度探索如何因地 制宜的建设数字档案馆，并得出相应结论。2 、结合我国档案信息化建设的实际 情况，从基础理论、建设实践与应用、法律法规、信息安全等几个方面指出我国 数字档案馆建设中存在的实际问题，并进行了认真分析，提出解决对策。3 、从 经济学和信息资源管理的角度，提出数字档案馆建设的关键点为构建数字档案馆 的核心竞争力，并阐述了构建数字档案馆信息服务平台的基本要素为档案网络体 系、档案门户网站、档案数据库、档案信息服务系统、档案信息资源存储管理架 构等。 主题词：中国数字档案馆建设研究 a b s t r a c t t o d a v t h ew o r l di sb e c o m i n ga ni n t e g r a la n di n f o r m a t i o ns o u r c e sa l ef u l lo it h e s o c i 叽i n f o r m a t i o nd e v e l o p m e n th a sa l r e a d yb e c o m et h em a i nf o r c e t ot h en a t l o n a l d e v e l o p m e n t s t e p so ft h ei n f o r m a t i o nd e v e l o p m e n t d e c i d et h ec c o n 0 1 t i i cp r o s p e n t y 锄dc u l t u r a lp r o g r e s s a sad e v e l o p i n gc o l n 略c h i n am u s tp a ya t t e n t i o n t ot h e i n f l u e n c eo nt h ed e v e l o p m e n to fs o c i e t ym a d eb yc o n s t r u c t i o no fi n f o r m a t i o n s o u r c e s 觚l l i v e sa r ea ni m p o r t a n tp a r to fi n f o r m a t i o ns o u r c e s ，w h o s ed e g r e eo fd i g i t i z a t l o n p u t sah e a v ye f f e c to nc h i n a sd e v e l o p m e n t i nr e c e n ty e a r s ，t h ed e v e l o p m e n t a n d c o n s t m c t i o no fi n f o r m a t i o ns o u r c e sd i g i t i z a t i o nh a sa t t r a c t e dt h ea t t e n t i o no fe x p e r t s i i lt h i sf i e l d i nc 1 1 i i 氓s e v e r a lo f f i c e so fa r c h i v e s ，w h o s ed i g i t i z a t i o nc o n s t r u c t i o n s h a y en o to n l yr e a c h e dac e r t a i ne x t e n tb u ta l s ot a k e nm e a s u r e st oc o n s t i u c td 1 9 1 n z e d a 】r c l l i v e so f f i c e s t h e ya l ed e f i n i t e l yt ob et h em o d e l so fo t h e ra r c h i v e so f f i c e s s o , i n v e s t i g a t i n gt h ep a t ha b o u td i g i t a la r c h i v e sc a np u s h t h ee c o n o m a cd e v e l o p m e n ta n d m a k et h es o c i e t yh a v eg r e a tp r o g r e s s t h i sa r t i c l ep r e c e d e sr e s e a r c ht h r o u g hm e t h o d so fc o m p a l a t l v e ，i n v e s t i g a t e a n a l v s i sa n dc a s ei n v e s t i g a t e t r yt ou s et h et h e o r ya n dm e t h o do f t h em a n a g e m e n to f i i 加n n a t i o nr e s o u 】汜ea n di n f o r m a t i o nt e c h n o l o g ya p p l i c a t i o na n db ym ye x p e n e n c e o f a r c l l i v e s b a s e do n l ec o l l e c t i o na n dt h ea n a l y s i sr e o r g a n i z a t i o no f t h er e s e a r c ha n d n l el i t e r a _ t i l r e t h r o u g ho n t h e s p o ti n v e s t i g a t i o n ，k e yi n v e s t i g a t i o na n ds t u d ya n d s o 0 nm a n vk i n d so ff o r m s ，i n t r o d u c e dt h ed i 醇a la r c h i v e s r e s e a r c hc a t e g o r ya n d t h e d e v e l o p m e n t ，a n a l y s ea n da p p r a i s a le x i s t i n gd i g i ta r c h i v e sc o n s t r u c t i o n sp a t t e r n ，t h e p r e s e n ts i n l a t i o na n dm ec h a r a c t e r i s t i c ，d i s c o v e r e d t h eu r g e n t l yq u e s t i o na n dt h e o r i g i n 。a n dp r o p o s e st h es o l u t i o nc o u n t e r m e a s u r e r e s e a r c hr e s u l t ss h o wt h a td i g i t a la r c h i v e si no u rc o u n t r yh a sa l r e a d yh a dt h e s c a l e b u tt h e r ei ss t i l lab i gd i f f e r e n c eb e t w e e n a r c h i v e si nc h i n aa n dt h a ti nw e s t e r n c o u n t r i e s w l l i c h 枷s ts t i l lb ef o c u s e di nt h ep e r i o do fc o n t i n u o u sd e v e l o p m e n t s d e v e l o p i i l gd i g i t a ia r c h i v e si st h ec o n c e r n e dp r o b l e m n o to n l yi nt h ef i e l di nf i l eb u t a l s oi i lt h ew h o l es o c i e t y c o n s t r u c t i n gd i g i t a la r c h i v e sd e p e n d s o nt h et e c h n o l 0 9 1 c a l a d v a n c ea sw e l la sp e o p l ec o n s c i o u s n e s s se x a l t a t i o n t h ei i l l l o v a t i v ep o i n to ft h i sa r t i c l e ：1s t ，s e t su pt h ei n d i v i d u a ld i 醇a r c h i v e s p m c t i c eb yt h ei n t e g r a t i v ea r c h i v e s ，n a r r a t e sa n dc o m m e n t ss h e n z h e n ，q i n g d a o ，t h e h a n g z h o ux i a o s h a na r e aa n ds oo nm a j o ra n dm e d i u m , t h es m a l ls y n t h e s i sd i 9 1 t a r c h i v e sp a t t e m c a s e ，e x p l a i n s t h e i rd i f f e r e n tc h a r a c t e r i s t i c a n dt h ed i f f e r e n t s e r v i c e a b i l i t y a n dq u e s tf o rh o wt oc o n s t r u c td i g i ta r c h i v e s ，a n dd r a w st h e c o r r e s p o n d i n gc o n c l u s i o n 2 n d ，c o m b i n et h ea r c h i v ei n f o r m a t i o n i z a t i o nc o n s t r u c t i o n o fo u rc o u n t r y , f r o mt h eb a s i ct h e o r y , t h ec o n s t r u c t i o np r a c t i c e sa n da p p l i e s ，t h el a w s a n d r e g u l a t i o n s ，t h ei n f o r m a t i o ns e c u r i t ya n ds oo ns e v e r a la s p e c t st op o i n to u ti no u r c o u n t r yd i g i ta r c h i v e sc o n s t r u c t i o ne x i s t st h ea c t u a lp r o b l e m ，a n a l y s ee a r n e s t l ya n d p r o p o s e st h es o l u t i o nc o u n t e r m e a s u r e 。3 r d ，f r o mt h ee c o n o m i ca n dt h ei n f o r m a t i o n r e s o u r c em a n a g e m e n t sa n g l e ，p r o p o s e dt h a tt h ed i g i t a la r c h i v e sc o n s t r u c t i o n sk e y p o i n ti st h ec o n s t r u c t i o no fd i g i ta r c h i v e s c o r ec o m p e t i t i v e n e s s ，a n de l a b o r a t e dt h e c o n s t r u c t i o nd i g i ta r c h i v e si n f o r m a t i o ns e r v i c ep l a t f o r mb a s ee l e m e n ti st h ef i l e n e t w o r ks y s t e m , t h ef i l e o p e n - d o o rp o l i c y , t h ef i l ed a t a b a s e ，t h ef i l ei n f o r m a t i o n s e r v i c es y s t e m ，t h ef i l ei n f o r m a t i o nr e s o u r c es t o r em a n a g e m e n tc o n s t r u c t i o na n ds o o n k e yw o r d s ：c h i n ad i g i t a la r c h i v e s c o n s t r u c t i o nr e s e a r c h 独创性声明 本人声明所呈交的学位论文是本人在导师指导下进行的研究工作和取得的 研究成果，除了文中特别加以标注和致谢之处外，论文中不包含其他人已经发表 或撰写过的研究成果，也不包含为获得苤鲞盘堂或其他教育机构的学位或证 书而使用过的材料。与我一同工作的同志对本研究所做的任何贡献均已在论文中 作了明确的说明并表示了谢意。 一繇绎纫飙瑚乩桃 学位论文版权使用授权书 本学位论文作者完全了解墨室苤鲎有关保留、使用学位论文的规定。 特授权墨壅盘堂可以将学位论文的全部或部分内容编入有关数据库进行检 索，并采用影印、缩印或扫描等复制手段保存、汇编以供查阅和借阅。同意学校 向国家有关部门或机构送交论文的复印件和磁盘。 ( 保密的学位论文在解密后适用本授权说明) 一虢肇崩 签字日期：力栅年苫月彩日 导师签名： 签字日期： 咿月2 纩日 第一章绪论 1 1 论文研究的背景和意义 第一章绪论 当今世界，信息是与材料和能源同等重要的三大现代战略资源之一，是国家 和社会的重要财富和资产，是当代最活跃的生产要素，在国家经济和社会发展中 正发挥着日益重要的作用。档案作为国家的一项基础性的、原生性的信息资源， 是国家信息资源的重要组成部分。档案信息资源在国家经济社会发展上具有重要 的、全方位的、不可替代的综合贡献力。长期以来，由于人们对档案的神秘感以 及档案保管和利用环境的制约，档案管理基本上处于封闭、半封闭的管理状态。 一方面档案馆藏逐年递增，另一方面档案利用率却不能预期同步增长，海量档案 馆藏信息与档案利用率之间存在巨大的落差，档案馆和利用者之间总是有着一条 无形的利用屏障。多年来，档案工作者竭尽全力试图通过扩大宣传和改变利用方 式来改变这种尴尬的状况，但往往收效甚微。2 0 世纪8 0 年代以来，信息技术的 快速发展和广泛应用，引发了一场新的全球性产业革命。信息技术和信息产业的 高速发展，给档案工作带来了压力和挑战，同时也带来了新的机遇。随着数字技 术的发展，互联网的出现，档案利用者可以突破时间和空间的限制，随时随地在 网络上查询和检索所需信息，打破了档案信息原有的利用和传输途径，扫除了利 用屏障。档案载体正面临一个更新换代的重要历史时刻，传统的管理模式已不再 完全适用，新型管理模式正在以意想不到的速度和规模进入档案工作领域，对档 案资源进行数字化建设及建立数字档案馆成为档案界关注的热点。目前数字档案 馆建设作为档案信息化的一项内容和规划提出，并未构成指标体系或标准，各地 和各单位结合自己的实际情况，也开始进行数字档案馆的实践探索。 本文试用公共管理学中的信息资源管理及信息技术及其应用的理论和方法 并结合自己在档案工作的一些实际经验和实践，从数字档案馆建设的技术和理论 两方面入手，对数字档案馆建设的规划和现状进行分析，由于笔者的学力和工作 时间限制，对档案学的研究和档案工作的政策性把握不够，可能会使本文的分析 比较肤浅，但数字档案馆建设是需要探讨和研究的，通过本文的研究，希望能够 发现当前数字档案馆建设存在的问题和不足，并能逐步解决这些实质性的问题， 明确努力的方向，肯定会对自己在数字档案馆及档案信息化建设的理论和实践上 有积极的意义。 第一章绪论 1 2 研究的理论方法和主要内容 1 2 1 信息资源管理当代档案管理的主流范式 各个历史时期人们对档案的认识观念不同，致使对档案管理工作发展阶段的 划分存在着差异。主要有三段论和四段论之说：其一，档案史料管理阶段、档案 实体管理阶段以及档案信息资料管理阶段；其二，档案的物理控制阶段( 档案实 体管理) 、档案信息的技术管理阶段、档案信息资源管理阶段、档案知识管理阶 段。实际上，通过对这两种观点的比较，我们不难发现它们的共同之处：三段论 中的档案史料管理、档案实体管理与四段论中的档案物理控制同属档案实体管 理：档案信息资源管理与档案信息的技术管理、档案信息资源管理、档案的知识 管理同属于档案信息资源管理。可见，不论三段论还是四段论都表明了档案管理 从实体管理向信息资源管理的演变，信息资源管理乃是当代档案管理的主流范 式。我国档案学研究者已早有认识。自2 0 世纪8 0 年代信息论、系统论和控制论 传入我国后，档案界人士纷纷转变传统的思维模式和理念，用信息资源管理的思 维来考察档案管理工作，即以档案信息与载体的分离为前提，直接对信息进行相 对独立的管理、加工和利用。与以往的档案管理范式相比，档案信息资源管理范 式具有以下特点：一是在价值取向上强调档案的信息价值。二是在管理模式上强 调信息的集成化管理( 图情档一体化) 。三是在管理目标的实现上强调信息的开 发利用( 开放性) 。四是在理论基础上强调信息管理的理念( 信息论、信息管理 理论) 。五是在管理手段上强调现代信息技术的应用。六是在管理效益上强调绩 效管理。 1 2 2 主要内容与结构 论文的内容如下：第一章是绪论，介绍本文的背景和研究方法，随着社会生 产力和科学技术水平的提高，档案管理领域的价值取向和思维方式也发生了变 化，也导致档案管理范式的转型，在信息社会，档案信息资源管理成为当代档案 管理的主流范式，档案信息化和数字档案馆的建设成为热点。第二章介绍了数字 档案馆及数字档案馆建设的研究范畴。第三章是我国数字档案馆的发展状况，首 先介绍了国内外数字档案馆研究和建设的现状，其次从数字档案馆与数字图书 馆、电子政务建设和网络信息技术的三种关系中对比讨论了数字档案馆发展的背 景、条件和趋势。第四章是我国数字档案馆建设案例及其模式分析，首先介绍了 深圳、青岛、杭州萧山区三个大中小不同的典型案例的建设情况和特色，然后从 中对现阶段数字档案馆模式进行分析得出结论。第五章是问题分析和对策建议， 首先对我国数字档案馆存在主要问题进行分类研究，并针对当前存在的主要问题 第一章绪论 进行分析，提出相应的对策建议。其中第三、四、五章是本文的重点。 论文的逻辑结构如图1 - 1 ： 图卜1 论文逻辑结构图 第二章数字档案馆建设的研究范畴 第二章数字档案馆建设的研究范畴 2 1 数字档案馆 在研究与建设数字档案馆之前，首先要对数字档案馆有个明确的认识，在清 楚认识的基础上，才能规划和建设符合要求的数字档案馆。 2 1 1 “数字档案馆 概念的背景 数字档案馆的概念源于三种途径：一是随着计算机档案管理的普及，使档案 馆的信息管理数字化，实现了从档案机读目录的管理到档案原文信息的数字化管 理；二是随着办公自动化和生产科研的计算机化，直接产生了电子文件和电子档 案，实现的档案进馆前的数字化；三是随着信息高速公路的建设与发展，国家基 础数字信息工程建设中对档案馆、档案信息以及其他部门的各种信息的综合管理 与使用模式提出了新的要求。 前二种途径所获得的概念都可以认为是档案馆的数字化管理。第三种途径得 到的数字档案馆概念是通过国家信息基础工程把各级各类档案馆组织在一起，把 档案信息与其他门类的信息综合起来作为国家信息资源的组成部分，面向全社会 发挥作用，以此有着更为深刻的含义，其意义也更深远。应该所已第三种途径为 基础提出的数字档案馆概念更接近社会需求并与国家信息工程的建设目标联系 的更密切。本文主要在此基础上进行分析和研究。 2 1 2 数字档案馆的定义 从数字档案馆概念出现以来，档案界对其始终没有一个统一、明确的定义。 不同的论文作者从不同角度对其进行各自的阐述。主要观点有：( 1 ) 根据数字档 案馆特有属性来认识其定义，把数字档案馆的基本含义解释为“以电子档案及其 用户为对象的一个有序的信息空间或一个信息系统。数字档案馆至少应 该有信息数字化、传送网络化、超越时空化特征。；( 2 ) 从档案馆发展 阶段的角度来认识数字档案馆的，“认为数字档案馆是传统档案馆的延伸，是传 统档案馆利用现代信息技术获得自身发展的产物。”；( 3 ) 从数字化资源与服务的 角度来认识数字档案馆，“认为数字档案馆是一个电子化信息的仓库，能够存储 大量各种形式的信息，用户可以通过网络方便地访问它，以获得这些信息，并且 第二章数字档案馆建设的研究范畴 其信息存储和用户访问不受地域限制。 它能把包括多媒体在内的各种信息的数 字化、存储管理、查询集成在一起，使这些信息得以在网络上传播，从而最大限 度地利用这些信息；( 4 ) 从纯技术角度来认识数字档案馆，“认为数字档案馆是 指用二进制编研的数字方式存储、处理档案信息内容，应用计算机、通讯和多媒 体技术，提供电子网络检索服务的档案网络信息系统。 。 其实上述这些对数字档案馆做出的解释都只侧重数字档案馆的某一方面，都 不全面、不完善。资源共享是档案馆发展的趋势，而各个档案馆又要保持其独立 性，所以，从社会整体性和个体两个角度去描述数字档案馆都有其合理性。在研 究数字档案馆的概念时，要认识到数字档案馆是一个发展中的概念，也有广义和 狭义之分，我们的研究要着眼当前的认识，也要关注其发展变化。 对于数字档案馆的本质，我们可以用一个公式表达就是： 数字档案馆= “档案馆”+ “数字化+ “标准化 “档案馆这一要素是“数字档案馆 的属概念，是其与“数字图书馆的 分水岭。两者都具备国家信息机构的性质，且在服务方式，运作模式等方面有一 定的共性。但是，另一方面档案信息与图书信息性质上的区别，例如档案是原始 的信息，有凭证价值，这决定了数字档案馆在内涵与外延上不同于图书馆，二者 采用的标准和技术规范等方面就必然有所不同。所以研究和建设数字档案馆时， 必须坚持“档案馆”的属性，不能偏离方向。 “数字化”是“数字档案馆”的主体运作形态，即通过应用数字化网络和通 信技术，将数字形态的档案作为数字化档案馆的主要采集、整理与处理的对象， 构成数字化的馆藏资源以提供利用。“数字化”是一个动态的过程，其内涵有两 个层面，一是档案信息资源的数字化及与之相适应的管理手段、职能实现和服务 方式的数字化；二是数字档案馆的阶段过渡性，是对传统档案馆的继承。 “标准化 是数字档案馆的生命线。通过“标准化”这一要素将“档案馆” 与“数字化有机联系起来。一方面，数字档案馆具有其自身的标准化体系，是 其他如数字图书馆的标准体系不能替代的；另一方面，在标准的体系性，先进性、 科学性等方面，数字档案馆的标准化程度传统档案馆无法比拟的，这就使得标准 化在未来数字档案馆得地位和作用更为重要。 2 1 3 数字档案馆的功能 从功能上来说数字档案馆主要有以下几个方面： 一、档案信息获取和档案数字化 这是数字档案馆首要的基本功能。它主要是收集转化电子政务及办公自动化 形成的电子文件和档案；并将将存贮在纸介质及其它物理介质上的图、文、声、 第二章数字档案馆建设的研究范畴 像等信息转化为数字信息，完成档案的数字化，建立起数字档案馆的数字化馆藏。 二、档案信息存储和组织管理 大量的数字化信息需要有效地存储和组织起来以方便检索和索取。典型的信 息存储和管理模型是b s 模式和c l s 模式，以及网络环境下的新型信息组织结构、 目录和索引。 三、档案信息检索和查询 对数字档案馆的馆藏进行属性检索、全文检索或目录索引检索等。同时，提 供基于数字化图像、影像或声音内容的查询技术，进行图像、声音等各种形态的 档案信息检索。具体包括：文档管理、文件档案信息检索、文件档案的编研与档 案的利用等。 四、档案信息发布和传播 数字化档案信息的发布是基于面向对象机制的。信息资源的拥有者可以选择 多种方式进行信息发布。具体包括：电子文件及其数据的网络传输，对各立档单 位提供文件在线的检索和利用等。 五、档案信息的安全和权限管理 通过网络访问和管理数字信息，需要有效的权限，保护使用者的权益，还必 须保证档案信息资源不被滥用。所以数字档案馆的信息安全和管理必须均衡系统 的安全性、性能、个人权益和国家利益。 2 1 4 数字档案馆的特征 第一个特征是馆藏资源数字化。与传统的档案馆藏相比，数字档案馆中的档 案不再是孤立的散布在世界各地的档案馆中，而是永久地存储在磁介质、光介质 中，或分布在全球的信息网络上，成为社会共享的信息资源。数字档案馆实际上 是一个数字信息资源库的概念，这个资源库是有文字，有图像，有声音的多媒体 数字档案信息库。 第二个特征是档案信息组织标准化。档案信息组织形式从纸张上顺序的、线 性方式转变为电子计算机的直接的、网状的方式。索引文件、超文本技术等使得 信息可以按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构，这为方便用户检索、提 高检索效率奠定了基础。因而，数字档案馆的信息组织必须遵照标准格式，档案 数据库中的档案信息资源才能有序，以防止杂乱无章带来的资源查询和利用上的 不方便。另外，数字档案馆引进大量数据处理技术，比如数据仓库技术、数据挖 掘技术、数据推进技术、数据打包技术等等，都需要以信息组织标准化为基础， 才能充分发挥作用。 第三个特征是空间的虚拟化。数字档案馆是分布式的，通过网络可以跨库查 第二章数字档案馆建设的研究范畴 询。它是一个档案馆群体概念，是由一个地域或一个国家的众多传统档案馆或信 息资源单位组成的联合体。由于网络技术的运用，传统档案馆改变了性质与存在 方式，正如有的学者指出：“通过网络的连接，传统档案馆被分为两类。一类是 信息源档案馆，一类是终端档案馆。信息源档案馆为数字档案馆提供信息，终 端档案馆则为用户提供服务。其中终端档案馆就是一种虚拟的工作环境。 第四个特征是传输的网络化。数字档案馆是在网络上运行的，而且由使用宽 带高速网实现的，因而，传递网络化是档案信息虚拟生存和实现档案信息资源共 享的基础。目前来看，支持数字档案馆的网络技术主要有局域网技术、i n t e m e t 和i n t r a n e t 技术。局域网技术主要解决一个档案馆本地系统自动化和档案信息服 务问题；数字档案馆则是主要依赖i n t e m e t ，使全世界档案馆形成一个巨大的档 案信息网络，形成一个巨大的信息空间，同时，也把档案信息纳入到整个社会信 息系统中。由于档案信息的特殊性，很多时候要考虑信息系统的安全性和密级控 制。 此外数字档案馆的特征经过近年的研究，还探讨出很多属性，比如信息共享 化、信息存储海量化、信息社会化、管理现代化等。笔者认为数字档案馆随着技 科学术的发展和实践的进行还会呈现出新的特点。 2 2 数字档案馆建设的研究范畴 数字档案馆的建设主要任务有：软硬件基础设施建设、应用系统开发、数字 信息资源建设、标准规范建设。其中数字信息资源建设无疑是实现数字档案馆的 核心，而基础设施建设是必备条件。具体包括以下几个方面： 2 2 1 组织协调和规划 数字档案馆涉及的部门多，牵扯的范围广，必须由主管部门统一组织协调， 进行很好的规划。组织协调的主要工作有：明确指导思想、提出建设资金、指导 工程管理、负责部门协调和人员配备等。其中最应当引起重视的是档案部门与办 公或其他业务管理部门的纵向关系和档案管理部门与其它信息管理部门的横向 联系，以及负责信息基础设施的国家或地方部门的协调。 以某数字档案馆所在市为例，该市筹建的数字档案馆与所在市“十五 期间 将完成的城市信息化建设规划紧密结合。该数字档案馆所依据的几个优势有：1 ) 环境优势，本市对信息化建设极为重视，近期出台了一系列信息化建设管理规范， 逐年加大信息化建设经费投入，具备了较好的信息化建设氛围和基础；2 ) 政策 优势，国家档案局、省档案局和本市主管部门的支持该数字档案馆的研究和开发 第二章数字档案馆建设的研究范畴 已列入国家档案局“十五规划，省档案局确定为率先基本实现档案管理现代化 示范市；3 ) 基础优势，全市计算机普及率较高，已有5 0 的市属单位建立了办 公自动化系统，9 0 的单位档案实现了计算机档案管理；4 ) 技术优势，地域毗 邻港台，高新技术信息传播普及快，是全国计算机应用技术研发重要基地。 2 2 2 标准规范体系的建设 标准化是现代化的基础，对数字档案馆来说，标准化更为重要。由于数字档 案馆具有跨部门、跨地域、甚至跨国家的特点，且技术性强，在规范化方面应遵 循以下原则： ( 1 ) 以标准化管理为主，制度管理为辅。标准化更适于技术工作领域的规 范化管理，可操作性强，而且与管理体制的关系较为超脱，因此在不与法律相冲 突的情况下，以标准化管理为主更有利于不同国家或多个部门之间的协调。制度 通常以法规形式出现，特别是约束力强，但管理范围有限，所以在标准化管理的 基础上，配合制度可以形成数字档案馆所需要的严密的规范化管理体系。 ( 2 ) 首先考虑采用国际标准，其次是国家、行业及地方标准。由于数字档 案馆具有开放性，其信息交流的范围和种类处于不断扩展和变化之中，事先难以 完全确定，所以即使在数字档案馆的初始阶段也应该先采用适用范围尽可能广泛 的标准，尽量做到一次到位。 某数字档案馆建设中确定的标准和规范原则是：面向计算机和网络及信息平 台的处理，直接采用国际和国家标准；面向档案信息的处理以借鉴为主进行补充。 由此形成完整的标准和规范体系。将充分借鉴国际上常用的文件生命周期管理办 法，对数字档案馆涉及的各类文件或信息进行从始至终的连续管理，保证真实性、 完整性、有效性。 2 2 3 基础设施的建设 数字档案馆的基础设施建设不同于传统档案馆，它不仅仅局限于库房建设。 根据数字档案馆的功能需要，数字档案馆工程需要建设大容量的分布式资源数据 库、大规模并发用户的访问服务管理系统。需要配置大型高速交换机、路由器、 光端设备、并行处理的高性能服务器、便于扩充的规模型集群系统、智能城域网 系统、操作系统、高可靠性的信息安全系统、数据库管理系统和其它相关系统等。 在数字档案馆基础设施建设中，必须考虑安全和保密问题，数字档案馆组网必须 对馆内网、政府专网和公众网三网实现物理分离，数字档案馆馆内网与其它两个 网通过脱机存储设备( 如d v d 、m o 或硬盘等) 来交换数据。 基础硬件设施主要包括网络设备、服务器、档案数字化加工等设备以及其它 第二章数字档案馆建设的研究范畴 支撑设备等。具体如表2 1 所示： 表2 - - 1 基础硬件设施 序号项目 平板a 3 扫描仪 平板a 4 扫描仪( 高档) 大幅面扫描仪 l 数字化与 快速扫描仪 输入设备 缩微胶片扫描仪 彩色胶片扫描仪 音、视频数字化设备 数码相机 数码摄像机 交换机 路由器 2 网络平台 防火墙系统 高速m o d e m 配线柜 数据服务器 3 计算机w e b 服务器 应用服务器 客户p c 机 磁盘陈列 s a n 4 存储设备n a s 光盘 磁盘 磁带 非线形编辑系统 5 编辑设备 录像机 放像机 虚拟现实设备 视频输出设备 大幅面彩色喷墨打印机 第二章数字档案馆建设的研究范畴 序号项目 6 输出设备a 3 彩色激光打印机 a 3 、a 3 激光打印机 a 4 喷墨打印机 7电源u - p s 在计算机网络和通信基础设施的建设方面，由于数字档案馆是内外结合的国 际网结构。只靠档案部门单独建立计算机网络和通信基础设施，无论从理论上还 是从实践上都不合理也行不通。实际上只有大环境上具备了高速数字通信设施和 网络环境的基本条件，才有可能建设数字档案馆。一般要求，内部应有支持高速 信息通信的宽带公共通信网络。因此在经济较发达和技术条件好的地区起步建设 数字档案馆是一种必然的选择。数字档案馆外部的公共网络通信基础设施建设必 须依靠国家为主、地方和部门为辅的综合性投资。需要注意的是数字档案馆的建 设不仅初始投资额大，而且由于技术设备更新快，长期租用公共网络等因素，其 后继资金的投入也很大，这对于经济能力将是很大的考验。 2 2 4 档案信息资源建设 数字档案馆的核心是档案信息资源建设。具体任务包括如下方面： 一是现有数据库的充实与完善。以国家级档案信息库的建立为基础，进一步 整合扩展为国家档案信息中心数据库。将这些资源库按照中国数字档案馆应用系 统的要求进行组织加工，通过网络为用户提供信息资源的联网。 二是现有馆藏档案的数字化工作。在对馆藏档案资源进行分级鉴定、有序整 理的基础上，有计划地把纸质档案、胶片、照片、录音、录像档案数字化，并实 现信息资源的联网。 三是对电子文件的产生和归档等全过程的管理。随着计算机及网络技术的发 展和普及，越来越多的社会活动和科技生产过程的记录将产生电子工作环境，解 决电子文件的管理问题。 2 2 5 应用系统的开发 数字档案馆管理的数据种类多、数据大、结构复杂，普通的数据库管理系统 难以适应，应进行智能知识库管理技术的开发。这就要求负责系统研制的合作者 具有系列档案管理商品化软件研制丰富经验，其初步设想应在多层网络结构和分 布式数据库的基础上加设知识索引，同时为管理者到家庭的多种类用户开发独立 于特定系统的产品化智能搜索引擎。用户使用这种搜索引擎可以方便地驾驭网络 第二章数字档案馆建设的研究范畴 资源，只需自己熟悉的词语描述自己的需求。搜索引擎将依据智能索引提供的线 索，自动在相关数据集中穿梭，把获得的相关信息自动整理打包提供给用户。 2 2 6 档案信息的安全保密管理 图书信息基本上是面向普通公众，而档案信息则对安全保密有严格的要求， 所以数字档案馆必须采取一系列措施保证档案信息的使用与用户的权限相符。通 常采用的措施可分为管理制度和技术保证两类。数字档案馆对此应形成一套法规 标准的管理制度体系，此外还需要有相应的技术措施进行自动控制，才能做到更 为严密。数字档案馆的网络是由内网( 档案馆网为核心) 、外网( 机关网) 、公众 网( 开放式互联网) 等多层网络组成。用户包括几十个职能部门、近百种不同级 别的管理人员，以及身份情况复杂的社会公众，其安全保密体系的设计任务很重， 应在国家安全部门的指导下，采用或开发一系列新而有效的技术实现设计目标。 2 2 7 各类相关人才的培养 数字档案馆的建设和管理过程，紧紧伴随着新知识和新技术的普及，所以各 类相关人才的培养必须引起重视。一般应遵循如下原则：1 ) 做到有提前量，使 有关人员对新技术新设备提前了解；2 ) 针对不同对象分层次培养，做到岗位与知 识技能相吻合；3 ) 充分依靠社会支持，吸引人才但不浪费人才，做到人员结构 合理。 数字档案馆建设过程中考虑培养的人员有：系统开发和维护、数字化加工与 管理、标准化建设、数字档案馆运行管理等，以及按岗位制定的人员工作技术要 求。 第三章我国数字档案馆研究与建设的发展 第三章我国数字档案馆研究与建设的发展 3 1 数字档案馆研究与建设的现状 3 1 1 国际上数字档案馆研究和建设现状 国际上，最早研究数字档案馆的学者之一是m a r g a r e th e d s t r o m ，他于1 9 9 4 年1 月在第二届国际人文学者与技术大会上专门提交了名为电子档案馆：网络 环境的集成与利用的论文，对数字档案馆进行了专门研究。此外，美国学者 d a v i db e a r m a n 在第1 3 届国际档案大会上所作的题为虚拟档案馆的报告， 也属于国际档案界较早期的“数字档案馆 理论研究，其中还专门论述了“元数 据标准”在数字档案馆的应用。 国际上，最早研究数字档案馆的国家是美国，其后扩展到欧美等其他发达国 家。采取的研究路线通常是由国家档案馆或国家档案协会先期组织专家广泛调 研，确定数字档案馆的评价体系与建设规范，然后作出可行性报告，并进行总体 规划，最后将数字档案馆的研究项目划分为若干个专题研究项目分解至各个地区 档案馆，再由各馆协调研究并予以实施。 这种由上至下从顶层做起的研究路线保证了数字档案馆研究的系统性与科 学性，最大限度地减少了因孤立、分散研究带来的重复劳动或损失，从而充分体 现了这种研究运作方式的高效性优点。 国际上涉及数字档案馆建设的项目主要有联合国教科文组织“世界记忆工 程 项目和美国、英国的数字档案馆项目。此外欧美其他国家及组织的数字档案 馆建设也成为一种发展趋势，如“加拿大档案信息网络”，“欧盟档案网络”，等 等。这些信息一体化联合网络实际就可以说是数字档案馆的雏形。 3 1 2 国内数字档案馆研究和建设的现状 数字档案馆建设并非是一蹴而就的事情，不是一朝一夕就能够完成的，它也 要经历一个逐步形成发展的过程。档案馆自动化一般分为三个发展阶段。第一个 阶段可称为初级阶段，国外称a r c h i v e sa u t o m a t i o n ( 档案工作自动化) 。7 0 年代中 期，美、英、法、苏等国在国家级档案馆相继建立档案自动化系统进行档案的自 动编目、自动检索等管理工作。第二阶段可称为过渡阶段，以光盘和局域网络开 始在档案馆得到应用为主要标志。人们可以在档案馆、办公室，甚至家中访问档 第三章我国数字档案馆研究与建设的发展 案馆的机读目录、光盘数据库和检索系统。第三阶段是高级发展阶段，也称为数 字档案馆阶段，将有一批数字档案馆出现。人们不仅在本地档案馆，而且可以超 越时空限制在“虚拟档案馆”中寻找自己需要的档案文献信息资源。数字档案馆 的建立将实现由传统档案馆向档案馆自动化高级阶段的跨越性转变，使各类档案 馆对档案信息的管理能够更大限度的发挥作用。在中国，数字档案馆建设正在由 萌芽时期过渡到初步建设时期。 ( 一) 数字档案馆建设的萌芽时期 对于中国档案机构而言，进行数字档案馆建设，也经历上述档案自动化发展 的三个阶段，从8 0 年代初开始，中国档案机构也开始档案自动化研究工作，如 中央档案馆建立了革命历史档案机读目录检索系统等。这标志着中国也进入了数 字档案馆建设的萌芽时期。2 0 世纪9 0 年代末期，中国档案部门受建设数字图书 馆的启发，提出了建设数字化档案馆的设想，其主要内容就是将馆藏纸质、照片、 音像等载体档案数字化，为信息社会提供数字化的档案信息资源，目的是实现档 案的快速检索查询、信息资源共享。 从2 0 世纪8 0 年代初到9 0 年代末的这一段时间都可以称为数字档案馆建设 的萌芽时期。在这一时期，国家对电子文件和数字档案建设研究也非常重视。1 9 9 6 年4 月，国家档案局把电子文件研究项目列入科技计划，从此揭开中国档案部门 对电子文件管理问题有计划有组织研究的序幕。1 9 9 6 年6 月编写电子文件归 档与电子档案管理概论，对电子文件管理提出一些规范性要求。1 9 9 9 年2 月由 国家档案局科研所与航天工业总公司档案馆联合研制起草出台了国家标准 ( ( c a d 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求。1 9 9 9 年8 月，国家档案局 组织的o a 电子文件归档行业标准项目完成了电子文件归档与归档电子文件管 理规范的起草工作，并在全国档案工作标准化技术委员会获得原则通过。这些 成就都为中国数字档案馆建设提供了理论和实践经验上的先导。 ( - - ) 数字档案馆建设的初期 2 0 0 0 年5 月国家档案局把“数字档案馆工程研究与开发”作为本年度全国 重点档案科技功关计划，下达给深圳市档案局与国家档案局科研所共同承担，并 将其纳入国家档案局的“十五 规划，这也是中国第一个数字档案馆的研究与开 发项目。国家档案局明确要求，深圳市数字档案馆研究项目的实践，不仅要成为 深圳市档案事业率先基本实现现代化的一个重要标志，而且还要