（图书馆学专业论文）我国高校政务信息资源数据库群规划研究.pdf

i 摘 要 在当今信息化社会中，信息资源是科学技术进步、国民经济发展的重要战略 资源，做好信息资源的建设意义重大。在高校政务信息化建设中，信息资源是核 心，信息技术应用是手段，转变工作方式，提高工作效率是目的，人才技术、政 策法规和标准是保障。信息资源开发、管理和服务存在多种手段，然而最为有效 的仍是数据库技术。尤其是在信息技术已经成为促进经济、社会发展和人类文明 进步的重要手段的今天，数据库技术已经被认为是信息系统建设和应用的核心技 术和基础。所以，如何规划高校政务信息资源数据库群成为高校政务信息化建设 中的重要研究内容。 本文从高校政务信息资源入手，分析了高校政务信息资源的产生及形态。政 务信息资源的产生及形态分析是进行高校政务信息资源建设的前提和基础，对于 高校电子校务的建设具有重要意义，它可以促进数据库群的合理构建，避免重复 建库和冗余数据，使这一数据库群既是高校政务工作全过程的反映，又能很好地 支撑电子政务的开展，同时又能为教学科研服务利用。在分析高校政务信息资源 的基础上，结合高校政务信息化的情况，提出了高校政务信息资源数据库的概念， 分析了高校政务信息资源数据库的内容及功能，以及数据库建设现状。然后，引 进信息资源规划（irp）的概念，把 irp 作为高校政务信息资源数据库群规划的理 论和技术指导。最后，在高校政务信息资源规划的基础上，利用其理论与技术进 行高校政务信息资源数据库群规划，以数据库的整体规划为核心的信息资源规划 使政务信息资源建设有序化，将高校多年来结构不合理、数据冗余混乱的“数据 库”进行规范化的重新组织，实现基于高质量数据库群的良好的信息资源环境。 关键词：高校；政务信息化；电子政务；信息资源建设；信息资源数据库； 信息资源规划 ii abstract in the informatization society, information resource is important strategy resource for scientific technology progress and national economy development, information resource construction is very important. in the universitys administration informatization construction, the information resource is the core, the information technology application is the method, the transformation of working way and enhancement of the working efficiency is the goal, the talented person technology, the policy laws and regulations and the standard is the safeguard. information resource development, management and service exists many kinds of methods, however the database technology is the most effective. today, the information technology becomes an important method which promotes economy, develops social and progresses the human civilization. the database technology is already considered as the core technology and the foundation in information system construction and the application. therefore, how to plan the universitys administration information resource database group is becoming an the important research content in university administration informatization construction. this text proceeds with universitys administration information resources, analyzes generation and shape of universitys administration information resources. analysis of generation and shape of the universitys administration information resources is prerequisite and foundation of building universitys administration information resources, as to university being significant in electronic construction of administrative affairs of schools, it can promote database reasonable construction of group, prevent from building databases repeatedly, make this database group be an overall reflection of university government affairs work, can well support the development of the e-government , while can serve the scientific research of teaching . on the basis of analyzing universitys administration information resources , combines the situation of universitys administration informatization, proposes the concept of universitys administration information resources database, analyzes content and function of universitys administration information resources database , and database establishment current situation . then, introduce the concept of information resources planning(irp) and regard irp as administration database a group of theories iii of planning and technical advisers of information resources of university. finally , on the basis of universitys administration information resources planning , utilizes its theory and technology to carry on planning database group of universitys administration information resources, irp which takes overall plan of the database as the core can make the information resources construction order, carry on standardized reorganization of the university “database” with unreasonable structure , with redundant and confused data for many years, realize the information resources environment based on that the high-quality database group is good. key words: university；administration informatization； electronic government；information resources construction information resource database； information resource planning； 1 第一章 引 言 1.1 学术研究背景 目前，政务信息化已经成为社会关注的一个信息化热点，也是各政府部门正 在从事的重要建设项目。教育政务信息化建设是政府政务信息化建设的组成部分， 2003 年国家教育部办公厅下发“教育息厅20031 号文件教育部办公厅关于电子 政务建设指导意见 ”明确指出：国家信息化领导小组决定，把电子政务建设作为 今后一个时期我国信息化工作的重点，政府先行，带动国民经济和社会信息化的 发展。教育电子政务是国家电子政务建设的重要组成部分，是教育信息化建设的 主要方面之一，是实现教育管理现代化的重要手段，大力推进教育行政部门的电 子政务和学校的电子政务，已成为教育行政部门和学校转变管理职能、转变工作 方式和作风，进一步提高工作质量和效率，建立办事高效、运转协调、行为规范 的教育管理体制的重要任务。高校政务信息化建设在教育政务信息化建设中处于 重要的地位，是高校办学质量和管理水平的体现。高校政务信息化建设起步较早， 经历了“九五”期间的发展，历时 20 多年，取得阶段性的成功。 1.2 课题来源与研究意义 “我国高校政务信息资源数据库群规划研究”这一课题来源于湖南省哲学社 会科学课题“高等学校政务信息资源建设总体数据库规划研究（0404019） ” 。 “我 国高校政务信息资源数据库群规划研究”这一课题研究具有很强的现实意义。 我国高校经历了 20 多年的信息化建设，取得很大成就，但是政务信息化建 设的一些弊端也逐渐显现出来。如服务体系不完备，信息标准不统一 ，互联互通 不畅，信息资源分散，共享程度低；应用水平不高，低水平开发和重复建设现象 严重；信息安全体系缺乏，信息安全保密制度亟待完善；投入不足，发展不平衡 等。归纳起来有如下几种主要现象： （1） “信息化黑洞”现象：就是在信息化建设时投入巨大，但收效甚微，即庞大 的系统、低微的运行、决策的困难，形成“黑洞”现象。 （2） “信息孤岛”现象：学校的各部门建设了不同的系统，不同的应用，不同的 技术平台，信息难以交流与共享。 （3） “条块分割”现象：在整体发展目标与局部建设应用间的互动关系把握不准， 数据库的重复建设和冗余数据现象严重。 （4）信息资源的浪费现象：政务信息资源因为没有有效的组织和管理而得不到充 分的利用，有的在数据库建成后即成死库，成了长期浪费的信息资源。 2 所有这些“弊病”的形成主要来源于一个原因，就是在政务信息化建设之前， 没有进行信息资源的整体规划。高校政务信息资源规划是指高校管理部门信息的 采集、处理、传输和使用的全面规划。其核心是通过数据库的整体规划，建立起 结构稳定，内容丰富，更新及时的共享数据库。数据库是稳定的，处理方式可以 多种多样。所以该课题的提出具有很强的现实意义，适合我国当前高等学校电子 政务建设的需要。高校政务信息资源数据库群规划关系到怎样科学合理构建高校 政务信息资源数据库群，关系到政务信息资源共享，高校的管理水平和办学质量， 以及高校整体发展。 1.3 国内外研究现状 信息资源规划的思想最早起源于 20 世纪 80 年代美国专家 james martin 等人 创建的信息工程理论，这是基于美国信息化建设的现实情况而提出的。我国高校 信息化建设起步较早，经历了“九五”时期的发展，历时 20 多年，取得阶段性的成 功，进入高速发展阶段。但很多高校的信息化规划中根本没有信息资源建设规划 的内容，也没有成熟的政务信息资源规划的理论指导。从高复先等学者为代表的 研究人员开始呼吁信息资源建设以来，信息资源规划逐渐被引入高校管理，但其 理论研究有限，应用到实践更少。近几年来，为了更好地搞好教育信息化建设， 提出了“urp”（大学资源计划） 、教育信息资源计划等。2002 年，湖南教育厅召开 了全省教育系统办公室主任会议，下发了关于印发湖南省教育系统政务信息 化建设方案的通知 ，具体确定了我省教育系统政务信息化工作的总体目标：以 “三网一库”为基本架构，以省、市、州、县市区的教育政务信息系统运行中心为 依托，力争到 2005 年，建成全省政务信息化应用平台；实现全省教育行政部门和 学校的网络互联；完成电子政务系统的建设，实现无纸化办公；建立门类齐全、 内容丰富、更新及时的教育管理信息资源数据库，逐步形成完善的教育管理信息 系统和决策支持系统；最终实现办公业务的数字化和网络化，实现政务公开，提 高办事效率。“三网一库”是指内部办公业务网（内网） 、教育系统办公业务资源网 （专网） 、公众信息网（外网）和政务信息资源库。 1.4 研究的主要内容 高校政务信息资源建设中的数据库规划研究，是要确定高校需建立哪些政务 信息资源数据库,也就是确定将高校的政务信息资源划分为哪些易于管理的单元。 采用合理而科学的方法规划高校政务信息资源数据库群，使这一数据库群既是高 校政务工作全过程的反映，又能很好地支撑电子政务的开展，同时又能为教学科 研服务利用。研究的主要内容有： 第一部分：高校政务信息资源概述。这一部分主要分析了高校政务信息资源 3 的产生及形态。要研究高校政务信息资源数据库群规划，首先要弄清楚高校政务 信息资源是怎样产生的，形态是什么。 第二部分：高校政务信息化与政务信息资源数据库。这一部分介绍了高校政 务信息化的重要性与总体目标，同时分析了高校政务信息资源数据库的类型及功 能。 第三部分：高校政务信息资源数据库群规划的理论和技术指导irp。在这个 部分里，简单介绍了信息资源规划的基本理论和技术方法，为后面的数据库群规 划奠定基础。 第四部分：基于高校 irp 的政务信息资源数据库群规划。首先概述了高校政 务信息资源规划，然后具体分析了高校政务信息资源数据库群规划的过程。 4 第二章 我国高校政务信息资源概述 在现代信息社会中，信息资源作为一种战略资源，在国民经济和社会发展中 日益起到举足轻重的作用。1996 年，国务院信息化领导小组拟订了国家信息化 “九五”规划和 2010 年远景目标纲要 ，明确提出将信息资源的开发和利用作为 国家信息化的核心任务和信息化建设的关键。1实现高校政务信息化，信息资源建 设是核心，俗话说： “巧妇难为无米之炊” ，开发利用好信息资源在政务信息化建 设中极为重要。在高校的政务管理过程中，由于事务繁多纷杂，产生的信息也以 各种不同的形态出现，研究政务信息资源的产生和形态可以更清楚地认识各种政 务信息资源的实质并采用相应的管理方法，从而促进高校政务信息资源的开发和 利用。同时，认真分析政务信息资源的产生源头，弄清高校政务信息资源的类别、 用途以及信息的流向，可以确定数据库的收录范围，促进数据库群的合理构建， 避免重复建库和冗余数据，使这一数据库群既是高校政务工作全过程的反映，又 能很好地支撑电子政务的开展，同时又能为教学科研服务利用。 2.1 高校政务信息资源的产生 2.1.1 政务信息及高校政务信息资源 1.政务信息的定义 政务信息这一名词是我国行政系统工作者于 1986 年首先提出的。 1986 年 3 月， 由河北、湖北、辽宁三省政府办公厅的信息工作者于武汉筹备组建省政府办公厅 横向信息网络时，经过商定，首先提出“政务信息”这个概念，并将正在筹建的 省际政府系统横向信息网络称为“省际政务信息网络” 。这一提法和设想得到了国 务院办公厅和有关方面的肯定。从此，政务信息这个概念逐步确立起来。关于政 务信息的含义，目前有多种解释，常见的解释有：2 政务信息是政务活动的情况和消息。 政务活动产生的信息就是政务信息。 政务信息是反映国家机关行政事务、政治事务活动和管理工作的信息。 政务信息是指作为代表国家的政府为实施阶段统治所需要了解的情况和信 息，其内容应包括政治、经济、军事、文化等诸多方面。 1988 年在大连召开的第三次全国政务信息网络年会， 22 个省的与会工作者为 政务信息下的定义是：政务信息是一种专门、特殊的信息，政务信息是对政府工 作运转情况和与政府系统活动相联系的其他情况的反映，它为政府领导决策和指 挥工作服务。 根据以上政务信息的一般概念，高校政务信息可以理解为：高校政务工作的 5 全过程就是政务信息的产生过程，反映工作过程的各种记录就是政务信息。 2、高校政务信息资源 目前，对于信息资源这一概念，国内外尚未达成共识，有两种观点具有代表 性。一是狭义的理解，认为信息资源是指人类社会经济活动中经过加工处理有序 化并大量积累起来的有用信息的集合，如科技信息、政策法规信息、社会发展信 息、市场信息、金融信息等，都是信息资源的重要构成要素；另一种观点是广义 的理解，认为信息资源是人类社会信息活动中积累起来的信息、信息生产者、信 息技术等信息活动要素的集合。3 这里的高校政务信息资源也是指狭义上的信息资源，结合高校政务信息与信 息资源的概念，笔者认为，可以这样理解高校政务信息资源：高校政务信息资源 是指在高校政务工作中产生的、经过加工处理有序化并大量积累起来的有用信息 的集合。 所以 ，高校政务信息资源与高校政务工作息息相关，理清高校政务工作如何 开展是分析政务信息资源如何产生的前提。 2.1.2 高校政务工作 2.1.2.1 高校政务工作机构 目前，我国高校实施的高校内部管理体制都是党委领导的校长制，各个高校 根据本校的具体实际情况来设置党政管理机构。在长期计划经济体制下，我国的 大学在高等教育管理体制中被作为教育行政部门的附属机构，国家把大学混同于 一般的事业单位进行管理，大学内部管理活动基本仿照政府的组织方式和管理模 式，带有浓重的经验性、行政性特征。我国大学学术组织的传统结构是形成于 20 世纪 50 年代的“校系专业”三级结构，经过改革开放尤其是近十几年来的内 部管理体制改革，大体形成了以“校院系”三级结构为代表的五种模式类别, 基本上仍属于传统结构的“升级版” ，没有脱离以组织本科教学为出发点的“教学 型”组织特征。4行政组织结构仍是条块分割的直线职能模式，即横向职能制和纵 向层级制的金字塔型组织结构。横向部门之间相互独立,只对上级领导负责。纵向 层级制的行政组织系统由纵向的若干层次构成，每一下级层次对上一层次负责， 每一部门在全校范围内构成一个相对独立的纵向系统。 党委系统一般都有党委办公室、组织部、宣传部、统战部、纪委以及党委领 导的工会、共青团组织；行政系统一般设有校长办公室、教务处、科研处、研究 生处、人事处、财务处、监审处、外事处、学生处、后勤管理处等。规模大的高 校往往将科研处一分为二，如浙江大学、武汉大学、南开大学等均设为科学技术 部和人文社科部。5湘潭大学的党政管理机构图。 （见图 2.1） 6 2.1.2.2 高校政务工作内容 从总体上看，管理机构包括了党务管理和行政管理两个部分，每个机构都有 自己特定的管理职能，产生了不同的政务信息。高校办公室作为学校党政综合管 理部门，在管理工作中处于中心和枢纽地位，是承上启下、沟通左右、联系内外 的桥梁和纽带，是四面八方各种信息的快速聚集地，是下情上达和上情下传的重 要中转站，各种政务工作都是依附着系、院办公室、其他职能部门办公室以及校 办公室进行的。它们的工作主要包括以下几个方面： 1.协助学校领导处理学校政务和办理综合事务， 及时准确地领会和贯彻学校领 导的工作意图和所关心的工作重点，了解学校中心工作和全局性工作的思路与部 署，宏观地掌握学校的整体发展规划并实施工作安排。 2.对各职能部门工作进行协调和检查以及审核、制发校内各种文件，广泛了 解和整体把握学校各方面工作的进展情况，及时发现工作中出现的新情况，新问 组织部 宣传部 纪律检办、 监察室 统战部 武装部 学工部 军选办 校工会 校团委 党校 知识产权管理办公室 校园规划与基建办公室 网络与信息管理中心 综合档案室 教务处 科研处 研究生处 人事处 财务处 审计处 保卫处 后勤处 图书馆 国际交流处 高等教育研究所 教学水平评估办 离退休工作部 招生与就业指导处 子弟学校 各学院 资产管理处 社科处 学报编辑处 校办产业处 维稳办 期刊社 科技处 校长办公室党委办公室 校长 党委常委会 图 2.1 湘潭大学管理机构图 7 题并加以解决。 3.接收和处理大量机要文件、各种函电，及时了解和掌握国家有关方针政策、 上级领导机关的指示精神和工作部署以及各种文献资料信息，了解和掌握社会外 部环境变化、教育科技改革进展和国内外兄弟单位的工作动态。 4.及时搜集和整理师生员工对学校工作的各种意见和建议。为学校领导了解 和解决师生关心的热点问题，指导有关部门的工作提供参考和依据。通过协助学 校领导处理这些意见和建议，做好督办工作来及时向师生发布和反馈信息。 5.参与承担学校的信息访接待等工作，加强与社会以及国内外兄弟单位的联 系。捕捉来自校内外各个部门、各个方面、各种层次的信息，并进行初步的筛选、 加工和处理。 高校政务工作归纳起来主要表现为三个方面： （1）通信工作。包括信息发布、协同工作、同兄弟院校和合作伙伴的沟通以 及高校各部门之间的沟通。 （2）事务处理。主要包括计划管理（教学、科研、招生） 、财务管理（工资 发放、财务状况）与人事管理（学籍、职工档案）等内容。 （3）决策支持。包括提供预算制定、教学分析、发展策略等方面的决策支持。 2.1.3 高校政务信息资源构成 由于高校政务信息资源是随着高校政务工作的进行而产生的。在了解了高校 的主要政务工作后，可以看到高校政务信息资源主要包括三个方面内容：各职能 部门管理信息系统业务信息资源、办公自动化系统信息资源、非公共信息资源。 各个部分的信息资源又有其不同的信息服务功能。 （见表 2.1） 2.2 高校政务信息资源的形态 高校政务工作是一个规模大、结构复杂的系统。高校政务信息资源的产生涉 及到全校的各个领域，是多种信息的汇总和组合，这些信息是以各种不同形态出 现的。政务信息资源的分类，即按照一定的标准和依据，对政务信息进行多角度、 多层次、多维度的分析、解释。以便于人们更清晰地认识政务信息。分类的标准 和依据不同，分类方法不同，得出的结果就不同。政务信息资源的分类为人们对 政务信息进行不同的管理提供了依据。我们可以从政务信息的载体、形式、内容 时间、作用层次、加工深度、运动形式等途径进行划分。 （见表 2.2） 8 表 2.1 高校政务信息资源构成 高校政务信息资源 主 要 内 容 信息资源服务功能 各职能部门 管理信息系统 业务信息资源 来自综合信息查询系统、 学 生信息综合管理系统、 教职 工信息综合管理系统、 财务 管理系统、 教务综合管理系 统、研究生综合管理系统、 国际交流综合管理信息系 统、固定资产管理信息系 统、科技信息综合管理系 统、档案管理信息系统、后 勤服务综合管理系统等管 理信息系统的业务信息资 源。 面向教师、学生、社会开放 的信息资源， 主要为广大师 生、社会人员提供信息支 持。 办公自动化 系统信息资源 人事管理系统信息资源、 行 政事务管理系统信息资源、 总务管理系统信息资源等。 帮助各职能部门管理人员、 各级行政人员进行各项事 务处理。 非公共 信息资源 由办公自动化管理系统提 供的保密信息组成， 主要有 保密公文信息以及提供给 学校领导的有关决策信息、 各职能部门应保密的重要 数据库信息以及有关统计 报表。 主要为各级领导提供决策 支持。 9 表 2.2 政务信息资源类型分类表6 划 分 标 准 按 政 务 信 息 的 载 体 划 分 按 政 务 信 息 的 形 式 划 分 按 政 务 信 息 的 内 容 划 分 按 政 务 信 息 的 内 容 时 间划分 按 政 务 信 息 的 作 用 层 次划分 按 政 务 信 息 的 加 工 深 度划分 按 政 务 信 息 的 运 动 形 式划分 按 政 府 的 行 政 职 能 划 分 印刷型 信息 指示型 信息 历 史 信 息 缩微型 信息 文本 信息 经验型 信息 现 实 信 息 高层次 信息 描述型 信息 静 态 信 息 国 民 经 济信息 视听型 信息 动态型 信息 划 分 类 型 计算机 阅 读 信 息 非文本 信息 问题型 信息 未 来 信 息 低层次 信息 加工型 信息 动 态 信 息 社 会 公 共 事 业 信息 究竟采用哪种方法对政务信息进行分类，这要根据本单位、本部门政务工作 的实际和领导工作的需求而定，要选择能够正确反映本单位、本部门政务信息工 作真实面貌的分类方法。 高等院校作为国家教学科研、人才培养的基地，产生的政务信息主要是面向 教师、学生、办公人员和各级管理者，除此之外还要面向社会，为社会服务。由 于高校政务工作主要是围绕教学科研和管理决策两个方面来开展的，我们可以选 择三个主要的分类标准来对高校的政务信息资源进行划分，这三个方面从不同侧 面反映了高校政务工作的真实面貌。 1.按信息需求划分 高等院校主要的服务对象是：教师、学生、行政人员以及社会大众，这些信 息用户所需的信息服务各种各样。 （见图 2.2）按照高校信息用户的信息需求可将 高校政务信息资源划分为：办公信息、管理信息、教学信息和服务信息。 （1）办公信息。包括机关办公的各种信息，如学校颁发的各种通知及海报； 办公中使用的办公文件；各级管理部门制定的各种规章制度；各部门制定的各种 报表；部门之间以电子邮件方式传递的各种信息等。 （2）管理信息。包括职能部门处理的各种数据，如人事处管理的学校教职工 的人事信息；学生处和研究生院管理的本科生、研究生的综合信息；科技处和社 科处管理的科研成果、科研项目等方面的科研信息；研究生院管理的研究生培养 10 信息以及其他各级行政部门的管理信息。 （3）教学信息。包括教务处管理的各种信息，如学生学籍管理信息；教学质 量评估信息；教学计划制定、课表编排、考试编排等信息。 （4）服务信息。主要有两方面的内容，一是面向国内外发布的公开信息；二 是为广大教师和学生进行信息交流提供的服务信息。如网上选课、电子公告板、 电子留言板、人员查询、办公电话和网上学术等信息。 2.按信息流向划分 高校政务信息的流向大致可以分为：一是自下而上的流向（即信息从基层向 上级机构的流向） ；二是自上而下的流向（即信息从上层向基层的流向） ；三是网 型流向（即高校部门间的流向） ；四是放射型流向（即政务信息公开，为全体师生 服务的流向） 。按照政务信息流向，可将高校政务信息资源划分为：下达信息资源、 上传信息资源、平行信息资源、内部信息资源。 （见图 2.3） 高校信息用户 教 学 服 务 务 服 医 疗 教 务 服 务 科 研 服 务 校 园 生 活 信息 图 书 馆 服 务 人 事 务 服 后 勤 服 务 务 传 宣 对 外 服 服 务 软 件 资 源 服 务 虚 区 学 生 就 业 拟 社 图 2.2 高校用户的信息需求图 11 3.按信息利用范围划分 高校政务信息资源按照利用范围可划分为： （1）公共信息资源。包括高校办公信息、教学与科研究管理信息和公共发布 信息三种。高校办公信息主要是指行政与业务办公、会议信息；教学与科研管理 信息主要是指教学、科研方面的信息；公共发布信息包括校内公共信息以及基于 internet 发布的各种信息。 （2）非公共信息资源。包括由办公自动化管理系统提供的保密信息，主要是 保密公文信息以及提供给学校领导的有关决策信息，各职能部门应保密的重要数 据库信息以及有关统计报表等。 高校政务信息资源由于其来源广泛，产生的形态也各种各样，同一信息资源 可以以不同形态出现，如 bbs、人员查询等信息既可归为服务信息又属于公共信 息资源的范围。对各种政务信息资源按不同的分类标准进行归类，能更清楚地认 识政务信息资源的实质，有利于高校政务信息的开发和利用，有利于高校政务信 息资源数据库群的构建，有利于高校政务工作的全面信息化。 高 校 政 务 信 息 资 源 自 上 而 下 下达信息资源 上传信息资源 平行信息资源 内部信息资源 包括上级领导传达给下级部门的指令、 上级党政机 关制定的政策性指示、印发的文件、报刊、简报等 内部刊物等。 包括各职能部门上传给上级领导的信息， 如工作汇 报、实际工作中形成的统计报表、文件、报告等信 息资源。 各兄弟院校间相互交流的各种信息资源， 如工作动 态、工作措施、政策规定等信息资源。 为广大师生、行政人员服务的信息资源。如工资发 放、成绩查询、教学分析、职工档案等信息资源。 自 下 而 上 网 型 放 射 型 图 2.3 按信息流划分信息资源 12 第三章 我国高校政务信息化与政务信息资源数据库 3.1 高校政务信息化概述 党的十六大报告也明确提出要“进一步转变政府职能,改进管理方式,推行电子 政务” 。加快电子政务建设是贯彻落实十六大精神、深化行政管理体制改革的重要 内容,也是实现政府管理现代化的必由之路。随着高校办学规模的不断扩大,有关高 等教育方面的信息量成倍递增,使得高校政务工作的难度不断加大,传统的政务工 作模式已经不能满足当前教育事业发展的需要。如何有效地加强高等院校的政务 信息化工作,提高高校的管理水平和办学水平,已成为高等教育飞速发展中所遇到 和必须解决的重大课题。 3.1.1 高校政务信息化建设的重要性 21 世纪是人类全面进入信息化社会的世纪。飞速发展的信息技术必将引起教 育领域的深刻变革，使教育体制与政务管理模式产生新的重大飞跃，实现政务信 息化将取代传统的政务管理模式，而面对信息时代知识创新的压力和创新人才培 养的要求,高校的政务工作就应该主动适应信息时代的需要,勇于创新，开创政务信 息化的新局面。 第一，实现高校政务信息化是高校创新发展的必然选择。信息化作为历史潮 流是不以人们的意志为转移的。完成高等教育大众化、建立终身教育体系和学习 型社会的主要任务，要求高校必须实现高校政务信息化，以此推动教育信息化。 第二，有利于推进高校政务改革。通过政务信息的公开化“公开、公正、公 平”原则在政务中的贯彻，加强信息沟通，明确工作程序，实现严格管理，营造 出促进勤政、转变作风的良好环境。 第二，实现高校政务信息化以更好地服务于地方经济发展。高校面向市场选 择,服务地方经济发展是基本任务和根本出发点。高校主观上具有较强的市场意识, 客观上与地方各界有着千丝万缕的共生共存同发展的依赖关系，高校政务信息化 建设可以争取地方各界各种合作和支持，实现教育信息化，方便、快捷和高质量 的服务地方经济的发展。 第三，高校政务信息化建设为教师建立了科研教学发展的平台。教育信息化 的确给教师和管理者增加了压力，但也带来了提高素质、发展能力的机会和动力， 技术只能服务于人永远代替不了人。同时学校开展教育信息化也要以人为本，不 但要重视学生的发展，也要重视教师与管理者的教学、科研和专业的一体化发展。 鼓励将个人发展目标与学校发展远景统一起来。同时要求教职员不断领略新的信 13 息技术和管理知识，把时刻更新的信息技术、管理思想运用于日常的政务工作之 中，用发展的眼光看待未来政务工作发展的趋势，主动适应信息时代政务信息化 发展的要求。 第四，有效地增强了监管效果。将教育主管部门和院校制定的政策、法规、 条例及行政管理活动等在网上公开发布，大大增加了法律意识和办事的透明度， 实际上是将学校政务管理置于法律的轨道上和公众的监督之下，能够最大限度地 堵塞管理漏洞，抑制不正之风，降低了产生腐败的发生率。 3.1.2 高校政务信息化的总体目标 高校政务信息化，就是学校应用现代信息和通信技术，将管理和服务通过网 络技术进行集成，在互联网上实现学校组织结构和工作流程的优化重组，超越时间和 空间及部门之间的分割限制，向师生和社会提供优质和全方位的管理和服务。72001 年，教育部办公厅下发了关于加快推进教育系统政务信息化建设的通知 （教厅 综200126 号）提出“争取用三至五年的时间，不断推进和完善各级教育行政部 门、各级各类学校的办公自动化建设工作，逐步建立覆盖全国教育系统的办公自 动化和信息网络” 。2002 年 7 月国家信息化领导小组第二次会议讨论通过了国民 经济和社会信息化专项规划 ，并指出：以政府信息化为主导，带动国民经济信息 化和社会信息化，2003 年国家教育部办公厅下发“教育息厅20031 号”文件教 育部办公厅关于电子政务意见明确指出：国家信息化领导小组决定，把电子政 务建设作为今后一个时期我国信息化工作的重点，政府先行，带动国民经济和社 会信息化的发展。2002 年，湖南省教育厅召开了全省教育系统办公室主任会议， 下发了 关于印发 湖南教育系统政务信息化建设方案 的通知（湘教办字20025 号） ，具体确定了我省教育系统政务信息化工作的总体目标： “以三网一库”为基 本架构，以省、市州、县市区的教育政务信息系统运行中心为依托，力争到 2005 年，建成全省政务信息化应用平台；实现全省教育行政部门和学校的网络互联； 完成电子政务系统的建设；实现无纸办公；建立门类齐全、内容丰富、更新即使 的教育管理信息资源数据库，逐步形成完善的教育管理信息系统和决策支持系统； 最终实现办公业务的数字化和网络化，实现政务公开，提高办事效率。8 “三网 一库”是高校政务信息化的总体目标，它的基本框架可为:内部办公网、全国教育 系统资源网、公共信息网、政务信息资源库。 1.内部办公业务网（内网） “内网”主要用于学校内部的管理工作，设置学校管理信息和办公自动化两 大板块。学校管理信息板块其主要系统有：综合信息查询系统(包括学校概况、机 构设置及通信联络，领导层人员构成及基本情况；学科建设、专业设置情况;各二 级单位的基本信息、通知、学术科研动态;学校招生、就业工作及政策；政务公开 和来信来访情况，校史、年鉴编辑工作等)、学生信息综合管理系统、教职工信息 14 管理系统、财务管理系统、教务综合管理系统、研究生管理系统、国际交流信息 系统、图书馆情报管理系统。还包括：后勤社会化改革进展情况，高校思想政治 工作进网络开展情况，学校内部管理体制改革情况等。学校办公自动化板块通过 办公自动化管理系统，使办公室工作处于网络环境下，改变了过去那种“手握一 支笔，电话不离嘴，上下楼跑断腿”的传统工作模式。借助网络信息载体，方便、 快捷、经济地充分利用信息资源，高效地进行网上办公。其功能主要有：网上政 务信息的获取和识别、信息的传递和存储、信息的处理和认知、信息的再生和决 策、信息的执行和反馈。应包括:公文系统(收文管理、发文管理、归档管理)、信 息采编、督办、查办、会议管理、信访处理、车辆管理、电子邮件、公用信息(电 子公告牌、办事指南、日常信息、公用通讯录、规章制度等)、办公系统管理等内 容。公文系统具体有:学校内部电子文件、信息简报的制发；上级部门和相关单位 各种文件的接收、登记、批示、分办、跟踪办理、情况汇总反馈、督办、查询、 统计等；电子文件的归档、整理、鉴定、保管以及网上查阅等。有一点必须强调 的是：公文系统管理是通过统一规范的公文制发程序和公文格式、文件种类来实 现的，对文字处理、公文起草、审批签发、运转等功能进行一体化管理；否则， 无法达到信息共享和迅速交流的目的。 2.教育系统办公业务资源网(专网) “专网”是全国各高校及本省教育机关和学校之间的网上传输系统。首先， 建立一个多层次、多渠道、多触角、纵横交错、运转灵活的教育信息网络。可全 面反映国内高等教育状况的数据和法规，重点反映和参阅本省及同类学校教育发 展状况的数据，以及与教育密切相关的社会、经济数据、国外教育信息资源；为 学校制定发展规划和领导决策提供及时准确的信息保障。其次，可以与国内高校 进行网上公文传输，召开远程视频会议，利用“校校通”工程实现资源共享，开 办远程教育等。 3.公众信息网(外网) 学校一方面可以利用公众信息网对外提供信息服务，宣传本校专业优势和办 学特色，提升学校知名度。另一方面，可充分利用公共信息网，大量地获取网上 教育资源，游览网上学科导航信息和自己所需要的各种信息，有利于开发各类信 息库和应用系统。不仅为学校师生提供充分的网络信息服务，还可以开展网上娱 乐活动，丰富师生的业余文化生活。 4.政务信息资源库 政务信息资源库是政务信息化的基石，是各部门之间实现信息共享、资源优 化的前提。只有构建好、维护好政务信息资源库，才能使政务信息化建设成为有 源之水、有本之木。高校政务信息资源库是有序的信息资源整体，它在高校政务 信息化建设中占重要的地位。 （见图 3.1）政务信息资源库能够提高资料管理效率， 15 扩大资源共享的范围及数量，实现校内信息资源共享和学校与社会信息资源共享， 提高信息的使用价值。实际上，高校政务信息资源库是一个“大而全，大而精” 的政务信息资源数据库群。 在高校政务信息化建设中，通信网和计算机网差不多都是花大价钱买来的， 而信息资源不是仅靠花钱就可以买得到的，它本质上是信息资源的开发，是信息 基础结构中工作最为困难的、最为重要的部分，是信息化建设最重要的基础性的 软设施。只有在信息资源数据库之上，才能开发和运行各种集成化信息系统。 3.2 高校政务信息资源数据库 数据库是现代信息管理系统的基础与核心。一个数据库系统工作效率如何， 关键在于信息资源数据库的数量与质量。信息资源数据库在信息管理工作现代化 中占有极其重要的地位。在现代信息资源管理工作中，信息的收集、加工与存储 就是收集信息、建立数据库，信息的检索、传递与利用就是使用数据库。 3.2.1 高校政务信息资源数据库的概念 所谓数据库，就是指以一定方式将相互有关联的数据集合存储在一起的仓库， 是一个服务于各种数据处理的有组织的有序集合。 9人们通过一种通用的方法对数 据进行检索和操作，使得存储在计算机中的信息可以为不同用户共享。数据库为 我们在“信息爆炸”时代进行信息的收集、存储、查找和传递提供全新的现代化 技手段。 由数据库的发展历史可知，数据管理经历了人工管理文件系统、数据库系统、 数据仓库等发展阶段；数据模型也从最早的网状、层次、关系模型向面向对象和 计算机网 政务信息资源库 通讯网 用户群 集成化信息系统 数据管理员 系统管理员 网络管理员 服 务 系 统 现 代 信 息 网 图 3.1 政务信息资源库在高校政务信息化建设中的作用 16 分布式数据模型发展。目前，数据库已经成为计算机信息系统和大多数应用系统 的核心组成部分，是电子政务的支撑技术之一。 高校政务信息资源数据库是指依托完善的信息管理体制与服务制度，通过信 息采集、交换和发布等手段，广泛开发各种资源数据，为领导和各级教育单位提 供准确、科学的教育、教学管理和决策依据的数据库系统。10高校政务信息资源 库是一个“大而全，大而精”的政务信息资源数据库群，根据信息共享与安全保 密相结合的原则，使这一数据库群既是高校政务工作全过程的反映，又能很好地 支撑电子政务的开展，同时又能为教学科研服务利用。 3.2.2 高校政务信息资源数据库的类型 数据库是信息系统的基础与核心， 一个信息系统一般都拥有多种类型的多个数 据库。例如，根据 2000 年 1 月统计，dialog 系统就有 600 多个数据库。其中， 文献数据库（包括文献目录数据库和全文数据库）近一半，另一半为事实数据库、 数值型数据库和多媒体数据库，共有 3 亿多条记录。11 各类数据库是现代的信息资源。数据库的分类可以根据不同的标准进行。 1. 按提供情报的级次来分 正如国际标准 iso/dis/5127/7 对数据库类型的等级结构（见图 3.2）划分的那 样，数据库可分为两大类参考数据库和源数据库。 2. 按存储介质来分 按数据库的存储介质来分，可以分为磁带数据库、磁盘数据库、光盘数据库 等。 3. 按存储的数据的性质来分 按数据库存储的性质来分，可以分为文件数据库、数值数据库、事实数据库、 多媒体数据库等类型。 （1）文件型数据库 数据库 参考数据库 文献目录数据库 咨询数据库 （例如： 科研和工程项目数据库） 全文数据库 数值数据库 （例如： 统计数据库） 数字-原文数据库 物性数据库 源数据库 图 3.2 数据库类型的等级结构 17 文件型数据库指数据内容为各种文件资料的数据库，包括著录型数据库和全 文数据。早期的文件数据库以著录型数据为主，主要存储有关部门或者相关主题 领域内文件档案资料的二次信息，经过文件著录后以简略的形式记录文件信息， 提供查找文件和档案的线索