客户服务部门的工作管理制度相关范文.doc

客户服务部门的工作管理制度相关范文 篇一：客服部管理制度与工作流程(整理版) 客服部管理制度与流程 目录 一、总 则.2 二、客服部内部 度.2 三、客服部人员 范.8 四、客服部工 程.8管理管理作制规流 一、总则 1.适用范围 本管理办法适用于公司客服部 2.目的 了不断加深对客户需求的认识实现以“客户为中心”的营销理念提高客户满意 度改善客户关系提升企业的竞争力特制定本管理制度 3.原则 建立符合公司实际情况与需求的客户关系管理体系 4.主要职责 4.1负责协助市场部制定高质量的业务运作方案对市场部提交运作方案进行审查 与优化管理客户档案信息管理合同及时处理客户投诉等保 证客户满意度 4.2有效、科学地组织客户信息统计及档案管理工作进行客户调查资料的统计分 析保证客户信息的准确性与及时性特制定本制度 4.3建立完善的客户信息库管理规程以提高信息库利用效率与本企业业务伙伴 建立长期稳定的业务联系 4.4对公司客户信息分类存储、加工、检索实现信息资源共享为市场部的业务 开展提供依据 4.5客服部岗位设置为X人客服部经理X人客服人员X人 二、客服部内部管理制度 （一）客户信息管理 1.客户信息是公司的重要无形资产建立清晰、明确、及时的客户信息有助于帮助 业务人员顺利地开展工作便于公司了解客户公司的客户信息档案由客服部设专人进行统 一管理 2.客户信息管理工作的基本任务是对企业客户的各种基本情况进行统计调查、整理 归档并及时更新建立完善的客户信息管理库以提高信息库利用效率与本企业业务伙伴 建立长期稳定的业务联系 3.适用范围本公司客户信息档案资料的建立、完善及日常管理工作 4.客服部管理职责 4.6客户服务部经理负责客户信息整理、收集的总体规划与运行监督 4.7客户服务部信息管理人员负责客户信息资料的建设、更新及日常维护工作 4.9所有接触客户信息的人员有对公司客户信息及档案保密的义务 5.客户信息档案构成 5.1客户信息包括客户基本档案、客户组织结构与管理体系、客户企业中的关键人物、 客户基本情况、购买决策中关键人物的个人情况资料、客户购买程序、客户投资规模等需求 计划和对客户信息的分析等 5.2客户基本档案：客户基础资料主要包括客户的基本情况、组织架构与管理体系、 所有者、管理者、购买决策的关键任务的个人情况资料、资质、创立时间、与本企业交易时 间、企业规模、行业、资产等 5.3客户特征包括服务区域、销售能力、发展潜力、企业文化、经营方针与政策、企 业规模(员工人数、销售额等)、经营管理特点等 5.4业务状况：业务状况主要包括目前及以往的销售实绩经营管理者和业务人员的 素质与其他竞争者的关系与本企业的业务联系及合作态度等 5.5交易活动现状交易活动现状主要包括客户的销售活动状况、存在的问题、保持的 优势、未来的对策、企业信誉与形象、信用状况、交易条件和以往出现的信用问题等 6.客户信息档案的建立、提供、积累和保管 6.1市场部业务人员必须跟踪、了解客户所处的那种竞争性的经营环境每月第一个 星期一向客服部提供客户信息报告 6.2对每一个机构客户必须建立、健全客户基本资料档案客服部经理应予以监督 和指导客户基本资料档案一式两份客服部留存一份供业务使用；一份以电子表格形式 填写、保存和传递客户信息资料统一存放于信息部数据库供市场分析 6.3市场部业务人员必须及时跟踪客户情况的变化及时填写、更新客户信息档案的 内容并将更新内容及时提供给信息部信息员；信息员将客户信息资料录入、整理形成 电子化客户档案输入公司信息数据库备有关各方查询 6.4公司向外提供各种客户信息资料一律以客服部所掌握的资料为准 6.5客户信息档案每季度重新核定一次每三个月增补或调整一次 6.6客户信息档案作为商业机密一律由客服部掌管 6.7凡索取客户信息统计资料及档案时需各部门经理签字后向客服部申请查阅 6.8客户服务部应将所掌握的客户信息档案卡片化按月、季、年进行整理分类以 便于使用 6.9客服部编制的客户信息报表和加工整理后的客户信息资料必须妥善保管 6.10对已经过时的客户信息资料如认为确无保管价值在呈报客户信息主管、客 户服务部经理、总经理分别核准后方可销毁 7.客户信息档案的保密制度 7.1客户信息档案是公司重要商业秘密关系公司权利和利益、依照特定程序规定、 在一定时间内只限一定范围人员知悉仅经理及以上人员有权借阅客户档案借阅时须填 写借阅卡禁止在公众场所或旅行途中在飞机、火车上阅读客户信息资料以免失密如 有违规或遗失、泄密对有关当事人予以严肃处理直接上级承担领导责任 7.2保密范围和密级确定 7.2.1客户资料秘密包括以下内容 i.公司与客户重要业务的细节 ii.公司对重要客户的特殊营销策略 iii.公司主要客户的重要信息 7.2.2客户资料密级分为“秘密”“机密”和“绝密”三级、 i.“秘密”级是指一般的客户资料其泄露会使公司的权利和利益遭受损害 ii.“机密”级是指重要的客户资料其泄露会使公司的权利和利益遭受严重的损 害 iii.“绝密”级是指最重要的客户资料其一旦泄露会使公司的权利和利益遭受 特别严重的损害 7.2.3客户秘级的确定 i.与公司有一般业务往来的客户为秘密级 ii.与公司有重要业务往来的客户为机密级 iii.公司经营发展中直接影响公司权益的重要客户资料为绝密级第7条属于 秘密的客户资料和文件 7.2.4应当依据本制度的相关规定标明密级并确定保密期限保密期限届满自 行解密 7.2.5对于密级的客户资料和文件应由客服部妥善保存 （三）客户信用管理 1.根据对客户的信用调查结果及业务往来过程中的客户的表现可将客户分为四类具体如下表所示： 篇二：客服部门管理制度 目录 第一章：总则?3第二章：客服部人员编制?4第一节：客服部岗位结构?4第二节：客服部岗位细分?5第三节：客服部岗位职责?6第三章：客服部的岗位需求?14第一节：客服部的招聘管理?14第二节：客服部新员工入职流程?15第三节：客服部的培训管理?15第四节：客服部新员工试用期管理?16第四章：客服部日常行为工作规范?18第一节：客服人员仪容仪表?18第二节：客服部办公环境要求?18第三节：客服人员礼仪规范?18 1 第四节：客服人员工作实效?19第五节：客服人员服务语言规范?20第六节：客服人员服务禁忌?第七节：客服人员服务技巧?第八节：客服人员投诉处理?第五章：客服部的薪酬和绩效考核管理?第一节：绩效考核原则?第二节：薪酬制度管理?第六章：客服部与公司其他部门?第七章：附客服部常用表格? 2 2222242626262729 第一章：总则第一条目的 为维护公司及其股东和员工的权益树立诚信正直的道德理念和行为准则依据相关法律法规制定部门规范 第二条规范制定原则 （一）与企业文化建设相结合；（二）与培训员工职业素养相结合；（三）与岗位管理相结合第三条适用范围 适用于公司客服部所有员工 3 第二章：客服部人员编制第一节：客服部岗位结构（附图一） 4 第二节：客服部岗位细分(附图二) 5 篇三：客服部管理制度与工作流程(整理版) 客服部管理制度与流程 目录 一、总则.2 二、客服部内部管理制度.2 三、客服部人员管理规范.8 四、客服部工作流程.8 一、总则 1.适用范围 本管理办法适用于公司客服部 2.目的 了不断加深对客户需求的认识实现以“客户为中心”的营销理念提高客户满意度改善客户关系提升企业的竞争力特制定本管理制度 3.原则 建立符合公司实际情况与需求的客户关系管理体系 4.主要职责 4.1负责协助市场部制定高质量的业务运作方案对市场部提交运作方案进行审查与优化管理客户档案信息管理合同及时处理客户投诉等保 证客户满意度 4.2有效、科学地组织客户信息统计及档案管理工作进行客户调查资料的统计分析保证客户信息的准确性与及时性特制定本制度 4.3建立完善的客户信息库管理规程以提高信息库利用效率与本企业业务伙伴建立长期稳定的业务联系 4.4对公司客户信息分类存储、加工、检索实现信息资源共享为市场部的业务开展提供依据 4.5客服部岗位设置为3人客服部经理1人销售支持2人 二、客服部内部管理制度 （一）市场部业务运作方案审查与优化 1.市场部应的不同的客户类型与需求制定针对性的业务运作方案并提交客服部审查、优化. 2.根据客户类型与项目金额建立分级会审制度对于规定应通过决策委员会审查的方案由客服部协助市场部完成再向上报审 3.业务运作方案包括：针对不同客户采取的金融工具、供货周期、回款方式与周期、合同约定的其他内容 4.客服部应组织客服部、财务部、市场部及专家顾问团队对专项方案进行审查重点审查专项方案采用的金融创新工具是否合理；方案是否符合公司项目开展的具体条件并具有针对性 5.已批准的专项方案不得随意变动实施方案所需的经费不得挪作它用 6.认真进行专项方案实施中的交底工作责任落实到市场部的具体团队并实行方案运作的过程管控制度 7.在方案实施的关键环节和管控点采取切实可行的监督、防范措施督促市场部的业务人员按照方案开展业务. 8.方案实施过程中需变更方案和措施必须由公司决策委员会同意并有书面签证应重新办理方案审批手续 （二）客户信息管理 1.客户信息是公司的重要无形资产建立清晰、明确、及时的客户信息有助于帮助业务人员顺利地开展工作便于公司了解客户公司的客户信息档案由客服部设专人进行统一管理 2.客户信息管理工作的基本任务是对企业客户的各种基本情况进行统计调查、整理归档并及时更新建立完善的客户信息管理库以提高信息库利用效率与本企业业务伙伴建立长期稳定的业务联系 3.适用范围本公司客户信息档案资料的建立、完善及日常管理工作 4.客服部管理职责 4.6客户服务部经理负责客户信息整理、收集的总体规划与运行监督 4.7客户服务部信息管理人员负责客户信息资料的建设、更新及日常维护工作 4.9所有接触客户信息的人员有对公司客户信息及档案保密的义务 5.客户信息档案构成 5.1客户信息包括客户基本档案、客户组织结构与管理体系、客户企业中的关键人物、客户基本情况、购买决策中关键人物的个人情况资料、客户购买程序、客户投资规模等需求计划和对客户信息的分析等 5.2客户基本档案：客户基础资料主要包括客户的基本情况、组织架构与管理体系、所有者、管理者、购买决策的关键任务的个人情况资料、资质、创立时间、与本企业交易时间、企业规模、行业、资产等 5.3客户特征包括服务区域、销售能力、发展潜力、企业文化、经营方针与政策、企业规模(员工人数、销售额等)、经营管理特点等 5.4业务状况：业务状况主要包括目前及以往的销售实绩经营管理者和业务人员的素质与其他竞争者的关系与本企业的业务联系及合作态度等 5.5交易活动现状交易活动现状主要包括客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策、企业信誉与形象、信用状况、交易条件和以往出现的信用问题等 6.客户信息档案的建立、提供、积累和保管 6.1市场部业务人员必须跟踪、了解客户所处的那种竞争性的经营环境每月第一个星期一向客服部提供客户信息报告 6.2对每一个机构客户必须建立、健全客户基本资料档案客服部经理应予以监督和指导客户基本资料档案一式两份客服部留存一份供业务使用；一份以电子表格形式填写、保存和传递客户信息资料统一存放于信息部数据库供市场分析 6.3市场部业务人员必须及时跟踪客户情况的变化及时填写、更新客户信息档案的内容并将更新内容及时提供给信息部信息员；信息员将客户信息资料录入、整理形成电子化客户档案输入公司信息数据库备有关各方查询 6.4公司向外提供各种客户信息资料一律以客服部所掌握的资料为准 6.5客户信息档案每季度重新核定一次每三个月增补或调整一次 6.6客户信息档案作为商业机密一律由客服部掌管 6.7凡索取客户信息统计资料及档案时需各部门经理签字后向客服部申请查阅 6.8客户服务部应将所掌握的客户信息档案卡片化按月、季、年进行整理分类以便于使用 6.9客服部编制的客户信息报表和加工整理后的客户信息资料必须妥善保管 6.10对已经过时的客户信息资料如认为确无保管价值在呈报客户信息主管、客户服务部经理、总经理分别核准后方可销毁 7.客户信息档案的保密制度 7.1客户信息档案是公司重要商业秘密关系公司权利和利益、依照特定程序规定、在一定时间内只限一定范围人员知悉仅经理及以上人员有权借阅客户档案借阅时须填写借阅卡禁止在公众场所或旅行途中在飞机、火车上阅读客户信息资料以免失密如有违规或遗失、泄密对有关当事人予以严肃处理直接上级承担领导责任 7.2保密范围和密级确定 7.2.1客户资料秘密包括以下内容 i.公司与客户重要业务的细节 ii.公司对重要客户的特殊营销策略 iii.公司主要客户的重要信息 7.2.2客户资料密级分为“秘密”“机密”和“绝密”三级、 i.“秘密”级是指一般的客户资料其泄露会使公司的权利和利益遭受损害 ii.“机密”级是指重要的客户资料其泄露会