（工商管理专业论文）JY集团采购管理中的问题分析及对策研究.pdf

i 华华 中 科中 科 技技 大 学 硕 士 学 位 论大 学 硕 士 学 位 论 文文 摘摘 要要 本文以 jy 集团的采购管理为研究对象，通过对采购管理现状的分析，找出企业采 购管理中存在的问题，并进一步分析问题产生的原因，最后提出了具体的改革方案和 改革时可能面临的困难及解决措施。 首先，本文结合国内外采购管理的先进经验和做法，详细介绍了采购管理与企业 竞争力的关系，供应链管理下采购管理的特点以及我国餐饮行业采购管理的现状和一 些具体的餐饮采购战略。其次，本文深入分析了 jy 集团采购管理的现状，包括 jy 集 团的组织结构、采购工作流程、采购物资特性、采购管理模式、订单流程、物资定价 方式、采购管理信息系统、供应商的管理和采购中心的绩效考核等内容，并找出存在 的问题。 最后， 本文结合 jy 集团的实际情况， 提出了采用供应链管理的思想来改革 jy 集团的组织结构、优化采购工作流程、对采购物资进行科学定位并根据定位结果制定 出每类物资的采购策略等具体战略。接着提出了一些具体的解决措施，包括简化订单 流程、改变采购模式、确定合理的物资定价方式、建立企业信息平台、加强供应商管 理、建立采购中心绩效考核体系等。同时，对采购管理改革面临的困难也进行了分析， 并提出了相应的解决对策。 关键词关键词：采购管理 供应链管理 层次分析法 物资定位 供应商管理 ii 华华 中 科中 科 技技 大 学 硕 士 学 位 论大 学 硕 士 学 位 论 文文 abstract main points of this thesis focus and base on the status of purchasing management in jy group. it is through the analysis of the status of purchasing management, to find the problems during the purchasing process in jy group and further analyze the reason of these problems and the difficulties to reform. at the same time, this thesis presents some specific reforming programme and solutions. firstly, this thesis introduces the relationship between purchasing management and enterprise competitiveness, and the characteristics of purchasing management under supply chain management, and the status of purchasing management in the domestic catering industry, and some purchasing strategies according to the advanced experience and practices of purchasing management at home and abroad. secondly, this thesis deeply analyzes the status of purchasing management in jy group, including organization structure, purchasing workflow, material characteristics, purchasing management patterns, ordering workflow, material pricing method, purchasing management information system, supplier management, performance evaluation of purchasing centre, and finds the existing problems at present. lastly, this thesis suggests an idea of adopting supply chain management to reform the organization structure and to optimize the purchasing process. according to the orient-able analysis result of various purchasing material, this thesis re-makes the specific strategies for each type of material. furthermore, this thesis presents a number of specific measures for resolving these problems, including streamlining ordering workflow, changing purchasing patterns, determining reasonable pricing method, establishing enterprise information system, strengthening supplier management and establishing performance appraisal mechanism for purchasing centre. at the same time, this thesis analyzes the difficulties for the reform of purchasing management and suggests the corresponding countermeasures. keywords: purchasing management supply chain management analytic hierarchy process material orientation supplier management 独创性声明独创性声明 本人声明所呈交的学位论文是我个人在导师指导下进行的研究工作及 取得的研究成果。尽我所知，除文中已经标明引用的内容外，本论文不包含 任何其他个人或集体已经发表或撰写过的研究成果。对本文的研究做出贡献 的个人和集体，均已在文中以明确方式标明。本人完全意识到本声明的法律 结果由本人承担。 学位论文作者签名： 日期： 年 月 日 学位论文版权使用授权书学位论文版权使用授权书 本学位论文作者完全了解学校有关保留、使用学位论文的规定，即：学校有权 保留并向国家有关部门或机构送交论文的复印件和电子版，允许论文被查阅和借阅。 本人授权华中科技大学可以将本学位论文的全部或部分内容编入有关数据库进行检 索，可以采用影印、缩印或扫描等复制手段保存和汇编本学位论文。 保密， 在 年解密后适用本授权书。 不保密。 （请在以上方框内打“” ） 学位论文作者签名： 指导教师签名： 日期： 年 月 日 日期： 年 月 日 本论文属于 1 华华 中 科中 科 技技 大 学 硕 士 学 位 论大 学 硕 士 学 位 论 文文 1 绪论绪论 1.1 采购管理与企业竞争力采购管理与企业竞争力 伴随着科技进步和经济的发展，全球化信息网络和竞争市场逐渐形成，企业的 管理模式开始从“纵向一体化”向“横向一体化”转变， 从而使企业和企业之间的竞争转 变为供应链和供应链之间的竞争。采购管理，作为现代企业管理中的重要一环和供 应价值链上的核心之一，愈来愈受到企业的重视1。 20 世纪 90 年代以来，随着各种高科技在制造企业中不断应用，企业的生产率已 被提高到了相当高的程度，制造加工过程本身的技术手段对提高整个产品竞争力的 潜力开始变小，为了进一步挖掘降低产品成本和满足客户需要的潜力，人们开始将 目光从管理企业内部生产过程转向产品全生命周期中的供应环节和整个供应链系 统。国外学者研究得出，产品在全生命周期中供应环节的费用在总成本中所占比例 越来越大。加拿大英哥伦比亚大学商学院的迈克尔w特里西韦教授研究认为，对企 业来说，库存费用约为销售额的 3%，运输费用约占销售额的 3%，采购成本占销售 收入的 40%-60%左右。对一个国家来说，供应系统占国民生产总值的 10%以上，所 涉及的劳动力也占总数的 10%以上2。因此，有必要对企业整个原材料、零部件和最 终产品的供应、储存和销售系统进行总体规划，加快物料的流动、降低库存，从而 大大减少产品成本，提高企业效益。 根据迈克尔波特的价值链理论，采购是企业价值链的重要支持活动，作为支持 活动，它本身不创造价值，但是它对企业基本活动的增值提供了必要的保障和支撑。 随着现代企业经营的不断发展，特别是供应链管理的发展，使得原来不属于增值活 动的采购具备了增值的能力，并且在企业的供产销三位一体的管理中发挥着举足轻 重的作用3。 采购管理对一个企业的重要作用可以通过以下几个方面得以明显的展现： （1）利润杠杆效应 企业采购时节约的费用将直接进入损益表中（税前） ，相比之下要通过增加销售 额从而在损益表上产生同样的效果，那就需要更大比例甚至数十倍的销售增长。目 2 华华 中 科中 科 技技 大 学 硕 士 学 位 论大 学 硕 士 学 位 论 文文 前，大多数企业对生产和销售给予了更多的重视，所以采购就可能成为最后一个尚 未开发的“利润创造源”。 （2）资产收益率效应 作为衡量绩效的一种方式，企业越来越重视资产收益率（roa） 。标准的资产收 益率模型计算结果表明：如果企业的采购成本降低 10%，其库存资产总额将减少 10%，其资产收益率将获得成倍的增长。 （3）信息源的作用 采购部门与市场的接触可以为企业内部各部门提供有用的信息，这主要包括价 格、产品的可用性、新供应源、新产品以及新技术的信息，这些信息对企业中许多 部门都非常有用。由于直接与市场接触，采购部门独特的位置可以广泛地搜集到各 种信息。 （4）对效率的影响 采购部门运作的有效性将反映在其它部门的运作上。当采购部门所选择的供应 商不能按照规定的质量标准送来原材料或零部件时，可能会造成废品率升高或返修 成本增大，还会产生过多的直接人工成本，甚至可能会导致生产线停产。这时，尽 管没有产出，但固定成本却依旧存在。 另外，采购还对顾客满意度的影响、对企业形象的影响以及对企业内部员工培 训等方面都发挥着至关重要的作用。采购在以上这些方面都像对利润的影响一样发 挥着杠杆作用4。 在增强企业竞争力方面，采购管理很有潜力，而且也应该发挥关键作用。它的 作用可以通过以下方式实现： （1）抵制不合理的价格上涨以控制费用攀升； （2）通过更好地计划和选择供应商，显著的减少物料库存投资； （3）提高采购物料和投入部件的质量水平，以确保最终产品或服务的质量和一 致性得到改善； （4）降低销售成本中物料部分的成本； （5）通过鼓励和早期协助供应商以及扩大采购者和供应商之间的交流，改进产 品和业务流程，以便为双方的利益服务。这种更开放的信息交流可以使采购企业以 3 华华 中 科中 科 技技 大 学 硕 士 学 位 论大 学 硕 士 学 位 论 文文 更低的价格、更快速地为顾客提供更优良的产品和服务，这样的企业在时间竞争方 面可以做得更有效5。 综上所述，采购管理作为现代企业管理中的重要一环在提升企业竞争力的很多 方面都发挥着举足轻重的作用。 1.2 供应链管理模式下的采购管理供应链管理模式下的采购管理 在供应链管理产生以前，企业采购管理的重点主要放在如何与供应商进行商业 活动上，特点是比较重视供应商产品的价格比较，再考虑质量、交货期等其它因素， 通过供应商之间的竞争选出最合适的作为合作者。这种情况下，采购交易双方一般 不进行有效的信息沟通，响应用户需求的能力较弱；控制质量和交货期只能通过事 后把关的办法，缺乏合作的质量控制导致采购部门对采购物品质量控制难度的增加； 供求之间的合作是临时的，而且竞争多于合作，增加了许多运作中的不确定性6。 供应链管理要求企业通过采购管理增强供应链的系统性和集成性，提高企业的 敏感性和响应性。采购在供应链企业间原材料和半成品生产合作交流方面架起一座 桥梁，沟通生产需求与物资供应的关系7。为实现供应链系统的无缝联接，提高供应 链企业的同步化运作效率，必须加强采购管理，保证数量、时间、地点、价格来源 的适当性。这些对传统的采购提出了挑战，要求企业必须对采购环节进行适应供应 链管理的创新设计。 （1）从为库存而采购到为订单而采购的转变 在传统的采购模式中，采购的目的很简单，就是为了补充库存，即为库存采购。 采购部门并不关心企业的生产过程，不了解生产的进度和产品需求的变化，因此采 购过程缺乏主动性，采购部门制定的采购计划很难适应制造需求的变化。在供应链 管理模式下，采购活动是以定单驱动为方式进行的，制造订单的产生是在用户需求 订单的驱动下产生的，然后制造订单驱动采购订单，采购订单再驱动供应商。这种 订单驱动模式是供应链系统得以准时响应用户的需求，从而降低了库存成本，提高 了物流的速度和库存周转率。 （2）以外部资源管理为工作重心 传统的采购管理中，工作的重心是与供应商的商业交易活动，交易过程的重点 4 华华 中 科中 科 技技 大 学 硕 士 学 位 论大 学 硕 士 学 位 论 文文 放在价格的谈判上，通过多个供应商的多头竞争，从中选择价格最低的作为合作者。 供应链管理思想的出现，对传统的采购管理提出了挑战。供应链管理的思想是协调 性、集成性、同步性，要求提高采购的柔性和市场响应能力，增加和供应商的信息 联系和相互之间的合作，建立新的供需模式。由此，采购工作的重点转向实现有效 的外部资源管理，包括：形成相对稳定的、多层次的供应商网络；建立供应商数据 库系统；提供供应商的教育培训支持；参与供应商的产品设计和质量控制；制定供 应商评价与激励制度等。 （3）面向过程的采购管理 传统的采购过程要经历供应商认证、制定生产计划、制定采购计划、发送采购 订单、收货、验收入库、入账付款等一系列活动，跨越了科研部、计划部、采购部、 财务部、仓库等部门。由于分工过细，传统的采购管理在信息沟通上存在明显的问 题。供应链管理贯穿的是一种过程管理的思想，这种思想要求将企业内部以及节点 企业之间的各种业务看作一个整体功能过程，形成集成化供应链管理体系。体现在 以过程最优为管理的目标。供应链条件下的采购管理以采购的过程为管理对象，通 过对过程中的资金流、物流和信息流的统一控制，以达到采购过程总成本和总效率 的最优匹配8。 （4）建立企业与供应商的双赢伙伴关系 传统条件下，企业与供应商之间是简单的买卖关系；而在供应链条件下，双赢 伙伴关系成为采购管理中企业与供应商之间关系的典范。双赢伙伴关系是一种合作 关系，它强调在合作的供应商和生产商之间共同分享信息，通过合作和协商来协调 相互的行为。它表现为制造商对供应商给予协助，帮助供应商降低成本、改进质量、 加快产品开发进度；通过建立相互信任的关系提高效率，降低交易费用；长期的信 任合同取代短期的合同；比较多的信息交流。 （5）信息化的采购 供应链管理之所以区别于传统意义的管理而成为电子商务时代全新的概念，其 中一个重要的原因是它以信息技术为手段，以信息资源的集成为前提。供应链条件 下的一个重要特征就是信息化的管理模式。采购信息化主要有两部分：采购内部业 务信息化和外部运作信息化。采购内部业务信息化比较容易实现，主要通过建立采 5 华华 中 科中 科 技技 大 学 硕 士 学 位 论大 学 硕 士 学 位 论 文文 购管理信息系统以及与财务会计信息系统的接口。信息化操作实现了采购管理的无 纸化，减少了信息传递的中间环节，加快了信息流动的速度，极大地提高了企业对 市场的反应速度。采购外部运作信息化包括网络采购和供应商信息系统两部分。网 络采购是近年来出现的一种新的采购方式，它的特点是资源丰富、信息传递快速、 交易费用低、采购效率高。供应商管理信息化是指企业通过网络将供应商信息系统 与采购信息系统连接起来，以便重要供应商能及时得到供应和生产需求信息，加强 与供应商的长期合作，建立战略伙伴关系9。 1.3 我国餐饮企业采购管理的现状我国餐饮企业采购管理的现状 进入 21 世纪, 随着社会经济水平的快速提高、服务业产业链的日趋完善及相关 政策支持力度的加强, 餐饮行业得到了前所未有的发展。2006 年全社会餐饮行业零 售额突破 1 万亿元，比上年增长 16%左右，连续 16 年保持两位数增幅10。但随着餐 饮市场竞争日趋激烈, 餐饮企业的高利润时代已渐渐成为过去。 餐饮企业的经营者为 了使企业保持高效、有序的运转，他们除了把目标和精力集中于战略管理、经营决 策等方面以外,已经开始加强企业的内部管理11。近几年，国内的一些大型餐饮企业 在加强内部管理的同时，不断发展壮大。但整体规模和管理水平和世界先进的餐饮 集团相比，还是有一定差距，尤其在企业内部的采购和供应链管理上，我国的餐饮 企业尚处于起步阶段。 1）尚未建立全面的供应链管理 目前，国内学界对餐饮企业供应链的理论研究时间较短，主要围绕供应链管理 的组织结构和核心环节进行探讨，同时对供应链运行过程中的激励机制、质量保证 机制以及信息技术的应用也进行了研究。而在实业界，很多大型餐饮企业开始注重 供应链体系的建立。如从 2003 年开始，连续 4 年荣获全国餐饮企业百强第 2 名、中 餐企业第 1 名的内蒙古小肥羊餐饮连锁有限公司，在内蒙古建立了自己的羊肉加工 生产基地、调味品基地和物流配送中心，对所有店面的主要原材料（羊肉、锅底料 等）实现统一配送。在采购模式上，公司实施了集团统一采购和区域分散采购相结 合的模式12。正是通过上述供应链环节的管理，小肥羊公司正在逐步实现产品质量 的统一和标准化。和小肥羊公司一样，北京全聚德、俏江南、重庆小天鹅等一些餐 6 华华 中 科中 科 技技 大 学 硕 士 学 位 论大 学 硕 士 学 位 论 文文 饮集团也开始在企业内部实施供应链管理。 2）物流配送是国内餐饮企业发展的瓶颈 发展连锁经营是餐饮企业快速发展的有效途径。而餐饮行业要实现规范化、连 锁经营就必须建立“中央厨房”，实行统一配送，并且通过多种途径提高科技水平和 管理水平。目前很多餐饮企业都拥有自己的专业原料生产基地和厂家，建立了中央 厨房，但物流配送却成为制约餐饮企业发展的一大难题13，其主要原因： （1）餐饮行业缺乏专业的物流人才； （2）中国地域广阔，在异地开店，物流成本较高； （3）中餐的物料品种多，用量相对较少，而运输的要求较高（冷藏、冷冻等） ， 原料品质难以保证14。 3）餐饮企业缺乏专业的采购管理人才 目前餐饮行业从业人员的整体素质偏低，企业的管理更多依赖自身发展过程中 积累的经验。企业在发展过程中，更注重市场的开拓和经营的管理，而对于采购管 理缺乏重视，很多采购员工是其它部门淘汰下来的，不但能力欠缺，而且没有受到 专业的采购理论知识的培训，所以采购部门的采购工作很难有效的开展。 4）尚未制定科学的采购策略 中国餐饮企业的快速发展只是近几年的事情，在完善企业内部科学化管理上， 也处于不断摸索的起步阶段。由于缺乏专业人才，餐饮企业要建立一流的采购管理 体系还需不断努力。例如：jy 集团使用的物料多达数千种，但在管理上并没有针对 各种物料的用量和重要性进行合理定位，从而采用不同的采购策略，来提高管理效 率。 虽然我国餐饮企业起步较晚，但发展迅速。经过近 20 年的实践和探索，许多餐 饮界的管理者和理论界的知名学者总结了一些适合我国餐饮企业采购管理的采购战 略和措施，并在很多企业得到实施。 （1）采购外包 近年来，餐饮企业采购外包在我国得到了广泛的应用。目前餐饮采购外包主要 是酒水饮料采购的供货权。采购外包的最大受益者是餐饮企业，企业减少了采购管 理成本，节约了人力，减少了应付账款科目，有效地控制采购腐败，供货买断费用 7 华华 中 科中 科 技技 大 学 硕 士 学 位 论大 学 硕 士 学 位 论 文文 更是等于无偿提供给企业的一笔自由支配的流动现金，能够提高企业的资金运转效 率15。 （2）统一采购 市场经济条件下的经济规律表明，在不超出价格弹性范围的情况下，你所采购 的商品的数量越大，压低价格的筹码也就越高，即所谓“多买贱卖，薄利多销”。统 一采购可以极大地提高规模效益，减少中间环节，有力地降低采购成本16。 （3）集团统一采购与各区域分散采购相结合 大型餐饮集团适合采取这种方式。其中集团总部对价值高、标准化、关键性的 物资实行统一采购。而各区域对批量小、价值低的杂品，以及需要每日采买的果蔬 肉蛋、调料等物资实行区域分散采购。区域分散采购决策层次少，手续简单，反应 速度快，能及时响应店面需求，而且便于管理当地供应商。国内很多大型餐饮集团， 如内蒙古小肥羊餐饮连锁有限公司采取了集团统一采购与各区域分散采购相结合的 模式。 （4）本地采购与外地采购相结合 餐饮经营中，大量的原材料一般都在本地就近购买，能够及时响应需求。但由 于市场经济的作用，各地产品几乎都不相同，尤其是干货、调料等，由于进货的途 径不同，各地的价格差异较大。这就需要深入市场调查研究，摸清本地和外地的价 格行情，有计划地去外地采购同等质量不同价格的食品，存放冷库备用。 （5）实行地区联合招标采购 在地区内联合几家单位进行联合招标采购，扩大采购规模，形成采购优势，降 低了采购成本和产品原料的价格。如北京 58 所高校对米、面、油、肉类、禽类和部 分调料进行招标采购，取得良好的效果，不仅降低了采购成本和原料价格，而且保 证了原料的质量和原料供应的稳定性16。 （6）加大科技投入，实现网络采购 网络采购将成为餐饮业今后发展的趋势，因此餐饮企业应顺应潮流、及时行动， 加大对电子商务的投入17。如在 2006 年 4 月份，金陵饭店集团联合国内知名软件公 司自主研发了在线酒店用品采购平台，其 3000 多种物料全部实现网上订购，价格、 数量、标准全部通过网络公开发布。据统计，在上线运行后的短短 8 个月时间内， 8 华华 中 科中 科 技技 大 学 硕 士 学 位 论大 学 硕 士 学 位 论 文文 金陵中央采购网实现网上订购 2000 多次，总金额 400 多万元，为金陵酒店集团降低 成本约 15%18。 1.4 本文研究的主要内容本文研究的主要内容 本研究主要针对 jy 集团采购管理的实际情况，通过对集团基本情况、集团采购 组织结构、工作流程、采购物资定位、供应商管理现状以及采购管理绩效考核的分 析，发现 jy 集团采购管理中存在的问题和制约因素，深入分析问题产生的原因。同 时，借鉴国内外采购管理先进的经验和做法，结合 jy 集团采购管理的实际，提出切 实可行的采购管理整体改进建议，即应用供应链管理的理论对原有的采购管理系统 进行改进，并对 jy 集团采购管理整体改进策略实施的困难及对策进行分析，最后对 改进效果进行预测。 9 华华 中 科中 科 技技 大 学 硕 士 学 位 论大 学 硕 士 学 位 论 文文 2 jy 集团简介和采购管理问题分析集团简介和采购管理问题分析 2.1 jy 集团简介集团简介 jy 集团创立于 1988 年， 以高档胶东海鲜为主打菜品， 是山东乃至全国餐饮业的 龙头企业，总营业面积 9 万平方米、员工近 3000 人、总资产达 16 亿。jy 集团现下 设威海 jy 大酒店、威海 jy 鲍翅皇、山东 jy 大酒店、济南 jy 大酒店、山东 jy 养 生苑、 北京金宝 jy 大酒店、 北京德盛 jy 大酒店和北京辉煌 jy 大酒店共 8 家全资子 公司，经营横跨山东、北京两大地区。 历经 20 年商海洗礼，jy 集团已成功跻身于中国餐饮百强企业之列。进入 2008 年， jy 集团吹响了全面扩张的号角，在正餐领域中，北京地区还将再开两家店；2008 年 jy 集团将正式进军中式快餐行业，计划在北京市场新开30 家快餐店。为打造民族品牌，jy 集团计划用7 年的时间， 投资食品加工行业、 食品超市、 特许经营连锁店并投入文化产业， 在jy 品牌的基础上创建多元化的品牌， 建立起一条实实在在的食品产业链。 jy 集团立志 打造中式海洋餐饮品牌，2008 年成功实现海外上市成为企业下一个宏伟目标19。 2.2 集团的组织结构与采购中心的组织结构集团的组织结构与采购中心的组织结构 jy 集团的组织结构与采购中心的组织结构见图 2-1，图 2-2。jy 集团创立了水 平式的管理组织结构，突出了经营部门的地位，其中包括 9 大职能中心（6 大管理部 门，3 大执行部门） ，8 大经营中心（北京 3 家酒店、济南 3 家酒店、威海 2 家酒店） 。 采购中心隶属于 9 大职能中心的执行部门20。 jy 集团的采购中心总部在北京，主要分 4 个组，包括财务、海鲜大库、采购组、 市场信息组，其中财务和海鲜大库设主管，人员在威海；采购组共 9 人，直接向总 经理汇报，其中北京 4 人分管基建采购和杂品采购，济南 2 人分管酒水调料和果蔬 肉蛋的采购，威海 3 人分管高档原料和海鲜的采购； 市场信息组 2 人，直接向总经 理汇报。 （1）采购中心的定位 采购管理，主要包括采购申请、采购计划、评价与选择供应商、谈判与签订合 10 华华 中 科中 科 技技 大 学 硕 士 学 位 论大 学 硕 士 学 位 论 文文 同，验收与支付管理、供应合同管理等职能。而目前集团的采购中心下设的海鲜大 库养殖的管理，海鲜运输车的管理等已经超出了采购管理的范畴。就目前的实际管 理职能，将“采购中心”更名为“采购与供应中心”更为准确。 图 2-1 jy 集团的组织结构 图2-2 采购中心的组织结构 （2）各职能部门的协调 采购中心总经理 海鲜大库主管 财务主管 会计 出纳 保管 海鲜养殖员 技术管理员 打包员 北京采购员 济南采购员 威海采购员 市场信息员 海鲜车司机 11 华华 中 科中 科 技技 大 学 硕 士 学 位 论大 学 硕 士 学 位 论 文文 作为供应链管理一体化的采购、物流（仓储、运输、库存管理，订货管理等） 等职能在实际运作过程中是信息共享， 相互协调的21。 目前集团的物流相关职能 （仓 储、配送）隶属于财务管理中心，采购、运输、海鲜养殖等职能隶属于采购中心， 而供应商管理专员设在营运中心，所以在实际运营过程中，各部门的协调沟通成本 高，运营效率比较低，响应经营部门需求速度比较慢。 2.3 集团主要采购物资及特性集团主要采购物资及特性 对采购管理进行有效改进，首先要对采购的物资进行定位分析，根据采购物资 在企业中的重要性和对供应商的依赖程度可将采购物资分为一般物资、杠杆物资、 瓶颈物资和关键物资四类，以便针对不同类别的物资采用不同的策略22。 jy 集团日常经营所需外购物资共有 4800 多种，2007 年全年采购成本是 98853719.97 元23。其中有基建材料和杂品 2300 多种，约占总品项的 50%，但实际 采购金额仅为 12728097.55 元，占总成本的 12.9%。其它 2500 多种，大致归纳分类 如表 2-1 所示。 表 2-1 jy 集团主要采购物资分类及品项汇总 序号 物资类别 成本金额（元） 占总成本的比 品种数量 1 活海鲜 41019485.94 47.6% 198 2 果蔬肉蛋 11492945.83 13.3% 536 3 酒类 10366494.06 12.0% 255 4 高档原料 8479710.69 9.8% 67 5 鲜海鲜 4458721.51 5.2% 154 6 调料 3915399.43 4.5% 354 7 冻品 2040521.80 2.4% 89 8 烟草 1992622.94 2.3% 49 9 其它原材料 1452352.34 1.7% 671 10 饮料 491698.44 0.6% 49 11 茶叶 289636.04 0.3% 64 12 食品 126033.43 0.1% 67 总计 86125622.42 100.0% 2553 12 华华 中 科中 科 技技 大 学 硕 士 学 位 论大 学 硕 士 学 位 论 文文 jy 集团采购物资品种繁杂，体现了餐饮的特色，主要有以下几个方面： （1）规格品种多样，共有 4800 多种； （2）基建材料和杂品有 2300 多种，包括：印刷品、服装、办公用品，低值易 耗品、餐具、电工用品，消防用品、厨房设备，厨具等； （3）很多物资如各种蔬菜、水果、海鲜、肉制品等很难标准化； （4）价值反差巨大，既有高档的酒水、海参等，又有低价值的时令蔬菜等； （5）订货周期有多种，如：果蔬肉蛋等需每日订货，烟草、茶叶、酒水饮料等 为每周订货或每月订货两次，而有些季节性物资如海参、海蜇头、冬虫夏草等需要 在每年特定的季节进行订货备库； （6）对运输、储存要求较多，有常温储存，如各种调料等，有需要冷藏、冷冻 储存，如各种鲜海鲜、肉制品、冻品等，有需要在酒店里进行海鲜养殖，如各种活 鱼，虾蟹等； （7）采购渠道、采买地点有多种，有的从国外进口，如雪花牛肉等，有的从威 海、济南、北京等地购买。有的物品只有少量货源，如高档酒水、高档原料冬虫夏 草等，有的则有多种货源，如各种蔬菜、水果、肉制品等。 由于 jy 集团采购物资的以上特点，增加了采购管理的难度，要想管理好，必须 对每一项物资分析归类，进行准确定位，以便有针对性地采取措施。从图 2-3，图 2-4 我们可以看到，其中活海鲜、果蔬肉蛋、酒类、高档原料 4 大物资类别的采购成本 总和为 71358636.51 元，约占总成本的 72%，而这 4 大物资类别总品项为 1056 项， 约占总品项的 22%，根据帕雷托的 80-20 原则，这 4 大类别是整个采购中心关注的 重点，见表 2-2。 表 2-2 jy 集团 4 大主要物资及品项汇总 序号 物资类别 成本金额（元） 品种数量 1 活海鲜 41019485.94 198 2 果蔬肉蛋 11492945.83 536 3 酒类 10366494.06 255 4 高档原料 8479710.69 67 总计 71358636.51 1056 13 华华 中 科中 科 技技 大 学 硕 士 学 位 论大 学 硕 士 学 位 论 文文 07年各类物料耗用金额对比 0 5000000 10000000 15000000 20000000 25000000 30000000 35000000 40000000 45000000 系列1 4101 1149 1036 8479 4458 3915 2040 1992 1452 4916 2896 1260 活海 鲜 果蔬 肉蛋 酒类 高档 原料 鲜海 鲜类 调料 冻品 烟草 其他 原材 饮料 类 茶叶 食品 图 2-3 jy 集团主要采购物资成本对比 07年各类耗用占总耗用的比例 9.8% 47.6% 1.7% 5.2% 2.4% 13.3% 0.3% 12.0% 0.1% 2.3% 0.6% 4.5% 茶叶 酒类 食品 烟草 饮料类 调料 冻品 高档原料 果蔬肉蛋 活海鲜 其他原材料 鲜海鲜类 图 2-4 jy 集团主要采购物资成本比例 14 华华 中 科中 科 技技 大 学 硕 士 学 位 论大 学 硕 士 学 位 论 文文 2.3 集团的供应流程集团的供应流程 jy 集团为顾客提供“中式海洋餐饮”服务，主要包括餐饮，环境和服务。环境 和服务偏重于精神层面的享受，而餐饮主要以菜品、酒水、饮料和茶水等实物为主， 本论文主要研究关于实际餐饮物料的采购。jy 集团的供应流程见图 2-5。 图 2-5 jy 集团的供应流程 餐饮行业不同于其它生产制造企业，它主要侧重于当时提供菜品，当时结算， 对菜品提供的质量和及时性要求相当高。因中餐的特殊性，目前菜品质量很难达到 标准化。大致的服务流程如下：顾客预定餐席或直接点餐，服务员根据顾客需要下 单，并将订单信息传给吧台和厨房，厨房根据订单进行现场烹制，最后由传菜员将 制作好的菜品提供给客人。期间，其他服务员到吧台取客户点的烟酒等物资提供给 顾客。厨房烹饪所需调料、冻品、海鲜等从库房领取，新鲜蔬菜、水果等则当天由 供应商提供，吧台提供的物资需要提前备货。所以为了满足顾客的需要，酒店的库 房和厨房需要提前预测需求进行订货，订货主要分以下几种情况： （1）每日订货：水果、蔬菜、肉蛋、少量活海鲜等厨房用料； （2）每周两次订货：大量活海鲜、鲜海鲜、冻品等从威海发货； （3）每月订货两次：烟酒、茶叶、调料、各种酒店杂品等； （4）季节性备货：海参、冬虫夏草、燕窝、极品鲍、雪花牛肉、鱼翅等。 集团采购 供应商 供应商 供应商 威海配 送中心 冷藏库 冷冻库 海鲜池 常温库 各酒店 厨房 集团管理 环境服务餐饮 顾客 15 华华 中 科中 科 技技 大 学 硕 士 学 位 论大 学 硕 士 学 位 论 文文 保管和厨师长根据销售预测下需求订单，经由集团物流计划审核后传给相应采 购员，最后由采购员向供应商下订单，供应商组织采购并按照要求送货。 2.4 集团的采购工作流程集团的采购工作流程 jy 集团采购工作流程如图 2-6 所示。 无 有 10% 保管 采 购 员 保管 采 购 员 否 同意 否 合格 送货、服务、质量、价格等信息 否 同意 物流计划部 酒店运营 销售计划 需求预测 采购中心 是否有合适供应商 确定供应商 下订单 供应商送货 验收入库 实物收据 申请付款 经理审批 财务付款 库房、 厨房 发票 供应商 查询供应商信息 供应商筛选 供应商评定 经理审批 供应商档案 签订合同 供应商管理专员 供应商考核 使用部门、 保管、 采购员 16 华华 中 科中 科 技技 大 学 硕 士 学 位 论大 学 硕 士 学 位 论 文文 图 2-6 jy 集团采购工作流程 2.5.1 采购工作流程采购工作流程 1）销售计划与需求预测 各酒店和集团营运中心根据往年销售情况以及对未来市场的预测制定酒店月和 年销售计划。物流中心则根据销售计划，依据往年物料用量统计，制定出需要备库 的季节性物资的用量计划，提交给采购中心。采购中心的采购员依据用量和需要供 货的时间来选择供应商，做好备库准备。需要季节性备库的主要物资包括高档原料， 如海参、鲍鱼、冬虫夏草、燕窝、极品鲍、雪花牛肉、鱼翅、海蜇头等；高档烟酒， 如茅台、五粮液、软中华等；休渔期的海鲜，如老板鱼、大舌头鱼、刀鱼、鲳鱼等； 还有鲅鱼头、胶东刀鱼、老板鱼等。 在日常经营过程中，酒店的保管和厨师长根据酒店的销售情况对所需物资进行 需求预测，并根据订货日期进行每日、每周、每月订货。 2）订单流程 jy 集团采购订单流程见图 2-7。 图 2-7 jy 集团采购订单流程 jy 集团外购物资共有 4800 多种，其中只有 120 多种是由保管直接向供应商订货， 占物资总品项仅 2.5%。这些物资主要为酒水、调料等标准化产品，采购中心同供应商签 订了长期的固定合同，产品的价格比较恒定。其它绝大多数的物资由保管在集团的财务 金蝶软件中下申购单，然后集团物流的计划员对申购单进行审核，确认无误后通知采购 员， 采购员再向供应商下正式订单。 这种流程需要采购员花费大量时间处理订单。 另外， jy 集团物资申购周期长，造成过多库存，主要原因： 需求预测 保 管 申 购 计划调度审核采购员申购 供 应 商 送 货 约占采购成本 10% 17 华华 中 科中 科 技技 大 学 硕 士 学 位 论大 学 硕 士 学 位 论 文文 （1）大多数物资申购程序繁琐，花费大量时间； （2）在金蝶软件下完订单后，杂品类物资的审核时间较长； （3）杂品、酒水调料、高档原料物资的采购周期长，大部分需要 10 天以上。 3）选择供应商 接到物流计划中心的采购申请单后，采购员在公司的合格供应商名单中选择相 应的供应商进行订货。如果没有合适供应商，采购员通过网络等各种渠道查询可用 供应商，通过供应商考察、评审程序，提出增加供应商的申请，经过经理审批后， 与供应商签订正式合同。签订合同后，采购员可正式下订单。 4）验收入库 供应商接到采购订单后，组织备货并按照规定采购周期送货到配送中心和各酒 店仓库。保管和各使用部门严格按照各种物资的验货标准抽检。对每日配送的水果、 蔬菜等厨房用料，如果厨房验货不合格，供应商需当日补送，不能影响经营。对一 些价值高档的烟酒，如茅台、五粮液、软中华等，保管需要逐一验收。验收合格后， 保管为供应商开具收货单。 5）财务结算 物资验收合格后，采购员根据合同约定向财务申请货款支付，经采购经理、财务经 理签字审核后，供应商携带发票和收货单，在公司指定的结账日到各酒店结算货款。 6）供应商的考核 jy 集团有专门的供应商考核系统，供应商管理专员对供应商的考核和评定负责 24。供应商送货完毕后，保管按照考核的要求，每天对各供应商进行评价。评价的 项目和方法见表 2-3，表 2-4。 表 2-3 jy 集团供应商评价的项目和方法(1) 项目 计算方法 及时性 月及时性合格次数/月总送货次数 数量 数量符合率的月平均值 质量 验货合格率的月平均值 服务 （90%*优数量+80%*良数量+60%*差数量）/优良差总数 18 华华 中 科中 科 技技 大 学 硕 士 学 位 论大 学 硕 士 学 位 论 文文 调价比率 （果蔬类） 送货未调价比率（合理数/到货数）的月平均值 每月初， 供应商管理专员对每个供应商的评价进行汇总， 依据表 2-4 所示的各单 项所占的比例，计算供应商最终的业绩考核评定成绩。根据供应商最终考核成绩， 把供应商分为 a、b、c 三个等级，分别按照 15%、60%、25%的比例确定。最后根 据供应商的评定等级，供应商考核专员编制供应商业绩考核分析报告，并依据公司 的供应商激励规范对供应商进行管理和激励。 表 2-4 jy 集团供应商评价的项目和方法(2) 供应商类别 及时性 数量 质量 服务 调价比例 果蔬肉蛋类供应商 15% 20% 30% 10% 25% 海鲜类供应商 30% 20% 35% 15% 酒水类供应商 30% 15% 25% 30% 调料类供应商 25% 20% 25% 30% 杂品类供应商 20% 25% 40% 15% 2.5.2 采购工作管理规范采购工作管理规范 jy 集团为保证采购中心工作的正常运作，制定了成套的管理规范和制度25。 1）岗位职责和管理规范 （1）物资采购管理要求 （2）采购中心岗位分工规范 （3）采购金蝶系统操作规范 （4）采购中心主管级人员岗位职责 （5）采购中心采购员岗位职责 （6）采购中心市场信息员岗位职责 （7）采购中心总经理权限 2）申购、采买操作流程 （1）申购操作流程 （2）果蔬肉蛋、海鲜采买操作流程 （3）高档原料、蜇头采买操作流程 19 华华 中 科中 科 技技 大 学 硕 士 学 位 论大 学 硕 士 学 位 论 文文 （4）调料、杂品、酒水采买操作流程 （5）设备固定资产采买操作流程 （6）绿色通道采买操作流程 （7）基建材料控制操作流程 （8）采购加急采买管理要求 3）验货规范、退换货流程 （1）原料、调料验货规范 （2）酒水、烟草验货规范 （3）杂品验收规范 （4）退货换货操作流程 4）供应商管理规范 （1）供应商管理流程 （2）供应商分类规范 （3）供应商激励规范 （4）供应商业绩考核操作流程 （5）供应商建议、投诉处理操作规范 （6）供应商管理系统操作规范 2.6 采购管理中的具体问题采购管理中的具体问题 经过近 20 年的发展， jy 集团已经成为国内知名的大型餐饮集团。 进入 2008 年， jy 集团将继续在正餐领域扩张，同时进入快餐领域。近期，国内餐饮的原材料物资 价格大幅度上涨，导致公司的整体采购成本不断上升，影响了公司的盈利水平。而 此时，集团的采购管理针对存在的问题，如果不能及时进行调整和改革，那么就无 法跟上企业发展的步伐，最终采购管理将成为影响公司盈利水平和企业发展的瓶颈。 2.6.1 采购管理模式采购管理模式 目前集团采购中心实施北京、济南、威海三地统一管理，各地采购员根据物料 类别各司其职，分别负责集团 8 家店面的物料供应，采购管理模式见图 2-8。 20 华华 中 科中 科 技技 大 学 硕 士 学 位 论大 学 硕 士 学 位 论 文文 这种采购管理模式的优点： （1）采购员按物料类别分工，对所负责物资比较专业； （2）采购员各司其职，采购中心管理方便。 这种采购管理模式的缺点： （1）每名采购员对酒店实施异地管理，管理成本高，除基建采购外，其它每名 采购员每月要到其它 2 个城市出差，进行店面巡检； （2）异地酒店物资出现质量问题需要解决时，采购员的响应速度比较慢、效率 比较低