（工商管理专业论文）英国Cyclops深圳办事处的采购业务改进研究.pdf

摘要 面对电子产品激烈的竞争市场环境，随着采购理论的不断成熟，英国c y c l o p s 及深 圳办事处要获取持久的竞争优势。采购理论的研究和本公司采购方式的改进不可忽视。 根据公司的竞争和发展战略，有效地配置采购资源，及时促进公司内部技术和人员重组， 调整组织结构，规范采购流程已是刻不容缓。 本文通过对采购策略理论的学习和探讨，对英国c y c l o p s 深圳办事处的日常采购工 作提出自己的建议和方法。 文章参照了多方面的采购策略理论，引出了针对本公司值得研究和讨论的重点，理 论方面阐述了：采购的含义、招标采购、供应商管理三方面的内容，通过对该理论的深 入刨析，为本公司的采购策略提供了参考依据。 本文包括五大部分，第一部分是绪论，第二部分是采购工作相关理论的概述。阐述 采购理论工作的基本概念及研究现状。第三部分对英国c y c l o p s 公司及深圳办事处工作 现状进行分析，了解i c 产品的行业状况，分析公司的内外部环境状况。第四部分通过 对总部和深圳办事处采购业务流程的分析，发现当前采购工作存在的河题，分析问题产 生的原因，介绍开展采购工作改进和研究的必要性和可行性。第五部分按照以下几方面 进行英国c y c l o p s 公司的采购工作分析和改善：根据第一部分的理论学习，提出适合本 公司的采购理论。根据公司的具体情况，规范采购人员的行为准则。通过对i c 产品及 行业的分析，提出了对物料的具体管理方法运用问卷调查法、面谈法等如何选择供 应商，以及对供应商的管理。通过与公司领导及采购人员的沟通，确保采购工作改革和 研究的顺利实施。召开有关采购方面的理论培训，和采购改革工作的实施前的动员工作。 最后给出总体结论和相关建议。 本论文完成之后，明确了公司整体采购流程，清晰了每个岗位的工作职责，加强了 对采购人员的管理。 关键词：采购管理、采购改进、c y c l o p s 深圳办事处 大连理工大学专业学位硕士学位论文 t h er e s e a r c ho ft h ep u r c h a s i n gb u s i n e s sp r o m o t i o nb a s e d o nu k c y c l o p s sb r a n c h a b s t r a c t w i t ht h et h e o r yo fp u r c h a s i n gb e c o m i n gm a t u r e , t h er e s e a r c ho fp u r c h a s i n ga n d p r o m o t i o no f t h eb r a n c hc o m p a n ys h o u l dn o tb ei g n o r e di fc y c l o p sw a n t st og a j nap e r m a n e n t c o m p e t i t i v ea d v a n t a g ei nt h eh i g h l yc o m p e t i t i v em a r k e to fi cp r o d u c t s i ti su r g e n tt o o r g a n i s et h ep u r c h a s i n gr e s o u r t ：e so ft h ec o m p a n ye f f e c t i v e l yi no r d e rt oi m p r o v et h e c o m p a n y st e c h n i c a la b i l i t y , q u a l i t yo fs t a f fa n da d j u s tt h eo r g a n i s a t i o n a ls t r u c t u r e 。 t h ct h e s i si n t e n d st op r o v i d et h er e s e a r c h e r ss u g g e s t i o n sa n da l t e r n a t em e t h o d sf o rt h e d a i l yp u r c h a s i n ga c t i v i t i e so fu kc y c l o p s sb r a n c hi ns h e n z h e nb ys t u d y i n ga n dr e s e a r c h i n g t h ep u r c h a s i n gs t r a t e g yt h e o r y n et h e s i si sb a s e do nm a n yp u r c h a s i n gs t r a t e g yt h e o r i e s ，c a r r i e do u tt h ew o r t h yp o i n t s o ft h er e s e a r c ha n dd i s c u s s i o no ft h ec o m p a n y n et h e o r ye x p l a i n e d ；h o wt os t r u c t u r et h e p u r c h a s e i n gd e p a r t m e n t ，t h ep u r c h a s i n go fe l e c t r o n i cc o m p o n e n t s ，p u b l i cb i d d i n g , p u r c h a s i n g p l a na n db u yb u d g e t ，s u p p l i e rm a n a g e m e n t t h r o u g ht h ed e e pr e s e a r c ho nt h et h e o r y p r o v i d e d t h er e f e r e n c ef o rt h ec o m p a n y sp u r c h a s i n gs t r a t e g y 皿et h e s i si n c l u d e sf i v es e c t i o n s ：i n i t i a l l y , t h et h e o r yo fp u r c h a s i n gi sb r i e f l yi n t r o d u c e d b yd i s c u s s i n gt h eb a s i cp r i n c i p l eo fp u r c h a s i n gt h e o r ya n d r e s e a r c hr e a l i t y ；i nt h et h i r ds e c t i o n ， a n a l y s e du kc y c l o p sa n ds h e n z h e nb r a n c hd a i l yw o r ka c t i v i t y , g e tf a m i l i a rw i t hi cp r o d u c t s t r a d es t a t u s , a n da n a l y s et h ee n v i r o n m e n tt h a tt h ec o m p a n yi si n ；i nt h ef o u rs e c t i o n ，t h ea u t h o r d i s c o v e r st h ei s s u e sb ya n a l y s i n gt h ed a i l yp u r c h a s i n gf u n c t i o n si nc y c l o p sh e a d q u a r t e r sa n d s h e n z h e nb r a n c h , a n a l y s e st h er e a s o 璐a n di n t r o d u c e st h en e c e s s a r ya n df e a s i b i l i t yo f p u r c h a s i n gc h a n g e sa n dr e s e a r c h i nt h ef i n a ls e c t i o nt h ea u t h o rw i l lm a k et h ep u r c h a s i n g a n a l y s i sa n dc h a n g e sa c c o r d i n gt ot h ef o l l o w i n gf i n d i n g s ：p r o v i d eap u r c h a s i n gt h e o r yt h a t 咖f i tc y c l o p s b r a n c hm o r ec l o s e l y ；b ys m d y i n gt h ec o m p a n y sc u r r e n ts i t u a t i o n ，a d j u s tt h e w o r k i n gp r o c e d u r e so ft h ep l l r c h a s i n gs t a f f ；t h r o u g ht h ea n a l y s i so fi cp r o d u c t sa n di n d u s t r y , i n t r o d u c ct h em e t h o do fs t o c km a n a g e m e n t ；u s eq u e s t i o n n a i r ei n v e s t i g a t i o n ，f a c et of a c e i n t e r v i e wm e t h o dt of i n dh o wt oc h o s e s u p p h e 培a n ds u p p l i e rm a n a g e m e n t ；b y c o m m u n i c a t i n gw i t ht h em a n a g e m e n ta n dp u r c h a s i n gs t a f f , t 0m a k es u r et h ep u r c h a s i n g c h a n g e sa n dr e s e a r c hw i l lb es u c c e s s f u l l yi m p l e m e n t e d ；p r o v i d ep u r c h a s i n gt h e o r yt r a i n i n g ， a n dt h em o t i v a t i o na c t i v i t yb e f o r ep u r c h a s e t oc o n c l u d e ，t h ea u t h o rp r o v i d e sa n dp r o m o t e s t h ei d e a sr a i s e di nt h i sd o c u m e n t o nc o m p l e t i o n , c h a n g e sw e r ea p p l i e dt h a tc l a r i f i e dt h ec o m p a n y sb u s i n e s sp r o c e s s e s ， a n de m p h a s i z e de v e r yb u y e r sw o r kr e s p o n s i b i l i t ya n di m p r o v e dt h em a n a g e m e n to f p u r c h a s i n gs t a f f k e y w o r d ：p u r c h a s i n gm a n a g e m e n t ；u kc y c l o p sa n db r a n c hi ns h e n z h e n ；p u r c h a s i n g p r o m o t i o n 独创性说明 作者郑重声明：本硕士学位论文是我个人在导师指导下进行的研究工 作及取得研究成果。尽我所知，除了文中特别加以标注和致谢的地方外， 论文中不包含其他人已经发表或撰写的研究成果，也不包含为获得大连理 工大学或者其他单位的学位或证书所使用过的材料。与我一同工作的同志 对本研究所做的贡献均已在论文中做了明确的说明并表示了谢意。 作者签名：j 陵出l 日期：丝堡：1 2 堂 大连理工大学专业学位硕士学位论文 大连理工大学学位论文版权使用授权书 本学位论文作者及指导教师完全了解“大连理工大学硕士、博士学位论文版 权使用规定”，同意大连理工大学保留并向国家有关部门或机构送交学位论文的 复印件和电子版，允许论文被查阅和借阅。本人授权大连理工大学可以将本学位 论文的全邦或部分内容编入有关数据库进行检索，也可采用影印、缩印或扫描等 复制手段保存和汇编学位论文。 作者签名：廷剑 作者签名：丝蚓 导师签名： 盈也年l 月j 生日 一 大连理工大学专业学位硕士学位论文 1 绪论 1 1 研究的背景及意义 随着经济全球一体化和信息技术的发展，采购管理的作用日益凸显，采购已不仅仅 是企业或部门的一种独立的功能和一般性的工作，而是一种与公司战略决策紧密相关的 综合性管理活动。目前，在世界范围内，采购管理同物流管理、供应链管理一样，越来 越受到人们的不断重视。 以往人们对采购的理解往往局限于“购买”和轻松的“花钱办事”，似乎与企业经 营的战略和管理的绩效无多大的关系。这种不合乎国际运营规范的理念，极大地影响了 相当一部分企业的经营业绩和管理效率。如果企业一味地低估经营中采购运作和管理的 重要性，将会受到国际化的强烈冲击。我们对采购的研究应该适应时代发展的要求，否 则企业也将陷入缺乏效益的局面和被淘汰的危险境地。 中国加入w t o 以后，将有望在1 0 年内成为全球的制造中心和采购热点地区，跨国 公司在中国的采购和中国企业的国际采购将日益频繁。然而，一些外资企业在进入中国 市场后，如何因地制宜的做好采购工作是摆在许多外企管理者面前的一项重要工作。加 强企业的采购与供应管理，使采购成为一个重要的增值过程、成为企业价值链中的重要 一环，对企业提升核心竞争力具有十分重要的意义 英国c y c l o p s 成立于1 9 9 6 年，至今为止已有1 0 年的历史，从几人的小贸易商已经 发展到拥有百人以上的集团公司，主要以经营电子产品为主，公司没有自己的工厂，是 一家跨国的贸易集团，在美国，加拿大，都设有分公司，在亚洲中国也有自己的办事处。 公司千年来已经逐步形成了自己的经营理念，管理方式。公司总部设在英国的y o r k 市， 公司的主要客户是欧洲，美洲的工厂，为该类制造商提供大量优质的i c 产品。 英国c y c l o p s 要在竞争激烈的i c 市场中，获取持久的竞争优势，采购理论的研究 与实施不可忽视。采购已经成为企业经营的一个核心环节，是获取利润的重要来源，在 企业的产品开发、质量保证、供应链管理及经营管理中起着极其重要的作用。走出传统 的采购认识误区、正确确定采购的地位，是当今每个企业在全球化、信息化市场经济竞 争中赖以生存的一个基本保障，更是本企业谋求发展壮大的一个必然要求。 本文的研究目的是通过对英国c y c l o p s 及深圳办事处的状况分析，发现企业采购过 程中的某些问题，结合采购的理论，寻找适应本公司采购工作改进的方案，为公司采购 工作岗位设置、组织结构设置提供理论依据，探讨其在激烈的市场环境中，更好的采购 到优质、低价的产品提出自己的建议。 茎里! 堡! 塑! 堡型查皇竺塑墨堕些墨整垄塑壅 1 2 研究思路及论文框架 本文采用归纳、分析和理论与实际相结合的研究方法，将理论研究与实证分析相结 合。以英国c y c l o p s 公司的采购工作方案为研究对象，通过对采购工作的方法及程序的 阐述，在深入理解采购理论作用的基础上，从公司采购工作分析入手，考虑i c 行业及 c y c l o p s 公司及深圳办事处自身的特点和目前的采购状况，分析当前深圳办事处采购工 作中存在的问题，研究如何才能更好的进行采购工作让公司的上下员工了解采购策略研 究的必要性和可行性。结合公司组织结构和采购流程分析，优化公司组织结构，明确采 购流程，与公司高层充分沟通，根据经营过程的要求确定相应的部门职责和具体部门内 部组织结构，向基层员工广泛宣传，深入细致的介绍了采购业务的全过程，采取专业培 训、访谈、召开技术会议等方法，进行工作分析( j o ba n a l y s i s ) ，形成关键业务的业务 流程，并最终提出适合市场需要的采购工作改进方案。 本文包括五大部分，第一部分是绪论。第二部分是采购工作理论的概述。阐述采购 理论工作的基本概念及研究现状。第三部分对英国c y c l o p s 公司及深圳办事处工作现状 进行分析，了解i c 产品的行业状况，分析公司的内外部环境状况。第四部分通过对总 部和深圳办事处采购业务流程的分析，发现当前采购工作存在的问题，分析问题产生的 原因，介绍开展采购工作改进和研究的必要性和可行性。第五部分按照以下几方面进行 英国c y c l o p s 公司的采购工作分析和改善：根据第一部分的理论学习，提出适合本公司 的采购理论。根据公司的具体情况，规范采购人员的行为准则。通过对i c 产品及行业 的分析，提出了对物料的具体管理方法。运用问卷调查法、面谈法等如何选择供应商， 以及对供应商的管理。通过与公司领导及采购人员的沟通，确保采购工作改革和研究的 顺利实施。召开有关采购方面的理论培训，和采购改革工作的实施前的动员工作。最后 给出总体结论和相关建议。 大连理工大学专业学位硕士学位论文 2 物资采购的相应理论及内容 2 1 采购的概念 ( i ) 采购的含义 采购是各个企业所共有的职能，是企业经营的起始环节，同样也为企业创造价值。 随着企业规模的不断多大及精细管理和信息技术的广泛应用，采购的作用日益突出。它 不仅是保证生产正常运转的必要条件，而且也为企业降低成本、增加盈利创造条件“1 。 狭义的采购是买东话，就是企业根据需求提出采购计划、审核计划、选好供应商、 经过商务谈判确定价格和交货条件，最终签订合同并按要求收货付款的过程。这种以货 币换取物品的方式，可以说是最普通的采购途径，无论个人还是企业机构，其消费或者 生产的需求大都是通过购买的方式来满足。因此在狭义的采购下，买方一定要先具备支 付能力，才能换取他人的物品来满足自己的需求。 广义的采购是指除了以购买的方式占有物品之外，还可以通过其他途径取得物品的 使用权，来达到满足需求的目的。广义的采购除购买之外，还可以通过租赁、借贷和交 换等途径来完成。 我们可以从以下几个方面来全面理解采购的概念： 采购是从资源市场获取资源的过程。 采购是商流过程和物流过程的统一。 采购是一种经济活动。 ( 2 ) 采购的地位 采购已经成为企业经营的一个核心环节，是获取利润的重要来源，在企业的产品开 发、质量保证、供应链管理及经营管理中起着极其重要的作用嘲。走出传统的采购认识 误区、正确确定采购的地位，是当今每个企业在全球化、信息化市场经济竞争中赖以生 存的一个基本保障，更是现代企业谋求发展壮大的一个必然要求。采购在企业中具有举 足轻重的地位。 采购的价值地位 采购成本是企业成本管理中的主体和核心部分，采购是企业管理中“最有价值”的 部分。在工业企业的产品成本中，采购的原材料及零部件成本占企业总成本的比例随行 业的不同而不同，大体在3 0 - 9 0 ，平均水平在6 0 以上。从世界范围来说，对于一 个典型的企业，一般采购成本( 包括原材料、零部件) 要占6 0 、工资和福利占2 0 、 管理费用占1 5 、利润5 。而在中国的工业企业中，各种物资的采购成本要占到企业 销售成本的7 0 。而现实中，许多企业在控制成本时将大量的时间和精力放在不到总成 本的4 0 的企业管理费用及工资和福利上，而忽视其主体部分一采购成本，往往是事 英国c y c l o p s 深圳办事处的采购业务改进研究 倍功半、收效甚微。 采购的供应地位 从供应的角度来说，采购是整体供应链管理中“上游控制”的主导力量。 在工业企业中，利润是同制造及供应过程中的物流和信息流流动速度成正比的。在 商品生产和交换的整体供应链中，每个企业既是顾客又是供应商。为了满足最终顾客的 需求，企业都力求以最低的成本将高质量的产品以最快的速度供应到市场，以获取最大 利润。从整体供应链的角度来看，企业为了获得尽可能多的利润，都会想方设法加快物 料和信息的流动，这样就必须依靠采购的力量，充分发挥供应商的作用，因为占成本6 0 物料及相关信息都发生或来自供应商。供应商提高其供应可靠性及灵活性、缩短交货周 期、增加送货频率可以极大的改进工业企业的管理水平，如缩短生产周期、提高生产效 率、减少库存、增强对市场需求的应变力等。 采购的质量地位 质量是产品的生命采购物料不只是价格问题( 而且大部分不是价格问题) ，更多 的是质量水平、质量保证能力、售后服务、服务水平、综合实力等。有些东西看起来买 得便宜，但经常维修、经常不能正常工作，就大大增加了使用的成本；如果买得是假冒 伪劣商品，就会蒙受更大的损失。一般企业都将质量控制按时序划分为采购品质量控制、 过程质量控制及产品质量控制。 ( 3 ) 采购管理研究的必要性 不断变化的国际市场需求 当今国内企业面临着保全或获得在世界市场中的地位的挑战，有效适应外部环境并 通过战略计划的制定与实施充分利用机会的能力，是决定企业未来盈利状况的主要因数 嘲。采购理论研究的不足使得采购对当前问题所作的反映远远不够。企业采购不能只是 主要针对现有问题做出反应，不能把精力耗费在处理当前问题上，而应该重视采购的战 略性问题研究。 企业发展对采购管理的需求 采购理论研究的必要性来自于企业对提高产品质量、缩短交货期、提高企业敏捷性 的要求等几个方面。 保证产品质量的需求； 缩短交货期的需求；提高企业敏捷性的需求； ( 4 ) 采购职能发展过程的战略阶段 r e c k 和l a n g 在1 9 9 8 年对采购究竟可以在机构的战略角色中起什么作用进行调查 时，建立了一种更加复杂的采购发展的四个阶段模式。图l - 1 大连理工大学专业学位硕士学位论文 被动 定义：采购职能没有战略方向，主要是对其他职能部门的要求作出反应。 特点：采购者的大部分时间用于组织应急性工作与日常工作。 效率是衡量采购职能与个人绩效的基础。 因为采购活动的可视性很低，与其他只能部门之间很少进行沟通。 以价格和可获取性为基础选择供应商。 上 独立 定义：采购职能采用最新的采购技能与方法，但其战略方向独立于公司的 竞争战略。 特点：绩效衡量主要以降低成本和效率尺度为基础。 在采购部门与技术部门间建立协作关系。 最高层管理者认识到专业化发展的重要性。 最高层管理者认识到采购有机会促进盈利。 上 支持 定义：采购职能通过采用采购技能与做法来加强公司竞争地位，从而支持 公司的竞争战略。 特点：采购人员加入销售计划组。 供应商被看成一种经过仔细挑选并具有能动性的资源。 员工被看成一种资源，强调经验、积极性与工作态度。 市场、产品以及供应商不断地得到监控和分析。 集成 定义：采购战略完全融入公司的竞争战略中，同时在制定和实施战略计划 时，在同一阶层的职能部门中构成了发挥集成作用的一部分 特点：可对专业采购人员的主管人员进行跨职能部门的培训。 与其他职能部门建立长期的沟通渠道。 专业化发展的重点是竞争战略中的战略要素。 用对公司的成功所作出的贡献来衡量采购绩效。 图1 1 采购职能发展过程中的战略阶段 f i g u r e l 1 t h es t r a t e g yo f p u r c h a s i n gf u n c t i o ni nd e v e l o p e dp r o c e s s 英国c y c l o p s 深圳办事处的采购业务改进研究 ( 5 ) 采购管理的发展趋势 基于市场由卖方市场向买方市场转换的事实，买方比数年以前更具支配地位；另一 方面，在产品售价和毛利方面逐渐增长的压力已经导致材料成本方面越来越大的压力。 在这样的背景下，采购和供应战略出现了新的发展趋势，具体如下： 协同采购 在拥有数家制造厂的公司中，采购优势可以通过合并共同采购需求加以实现。在 很多这种类型的欧洲公司中，甚至国际上，都显现出这样一种协同采购的趋势。以往， 这种情况在原料的采购上很普遍，现在，相似的方法用在计算机硬件和软件、生产货物 和部件的采购上。 物流中采购的整合 采购管理一体化要求生产计划、库存控制、质量检查和采购之间紧密合作，采购 不能够只遵循自身的原则。为了确保不同的相关领域的有效整合，采购正被逐渐纳入供 应链管理中。 采购与生产计划的整合 在实践中，供应商选择在很大程度上是由技术规范决定的。通常，规范一旦确定就 很难改变( 若改变只能在很高成本的基础上) 。从商业的观点看，针对一个特别的供应 商制定规范是不合适的，那样会导致供应商的垄断，进而严重阻碍买卖谈判。为了防止 这一点，在前期就将采购与生产计划结合起来，按照生产计划的需要制定规范。 采购管理集中化 采购管理集中化可以集中全公司和集团的采购力，对整个供应市场产生影响，使采 购处于有利地位；同时，采购的集中也有利于公司对供应商的管理，便于公司主体资源 的优化在商品经济的竞争环境下，同类产品的价格相差无几，这样企业的利润完全取 决子自己的成本控制。如果企业对成本控制不力，成本居高不下，企业利润就很难保证， 甚至亏损。一旦亏损，企业将无力开发新品种、开拓新市场，无法应付对手的进攻( 如 降价) ，就会处于不利的竞争地位。采购管理的集中可以增强企业的核心竞争力，从而 推动企业的发展。 采购管理职能化 以往，很多公司的采购部门隶属于生产部门。近年来，越来越多的公司的采购部 门从生产部门或其他部门独立出来，开始直接向总经理、副总经理汇报。相应地，采购 部发挥着越来越大的作用，采购职能也从原来被动的花钱，开始有了节省资金、满足供 应、降低库存等一系列的目标。 采购管理专业化 传统采购组织中，采购员发挥不了很大的作用：一方面是领导对采购认识的局限、 大连理工大学专业学位硕士学位论文 采购环境的恶劣，以及对采购舞弊的恐惧；另一方面也由于采购员和采购组织的软弱无 力和技能缺乏，造成了采购的地技术性。 实际上，采购员需要了解购买的物品，了解产品的原理、性能要求，了解市场行情、 价格走势，了解供应商的实力、供应商报价的合理性，实地考察供应保证能力，需要极 强的谈判能力和计划能力，有能力在保证供应的同时保证价格和质量标准。这些能力不 是一蹴而就的。总的来说，作为专业采购人员，需要掌握至少一门符合企业实际需要的 采购内容的专业，同时，采购人员需要有能力与公司其他国家的同样的物品采购部门进 行沟通，了解世界市场变化和供应商的表现，因此英语表达和沟通能力、计算机网络知 识也很需要。而资深采购专家则需要项目管理、财务管理、供应链管理专业等专业技能。 制造购买决策 实践表明，一些生产活动可以由专业供应商更快、更便宜的完成。而且公司能够在 质量方面对供应商提出比对其内部的生产部门更高的要求。这就是为什么在一些生产企 业中采购额占销售额的比例一直持续上升的原因。因此，各大公司都在对自己的制度或 购买决策进行详细的研究。采购部门应该参与到这种研究之中，因为它们是市场信息的 重要来源。 全面质量管理和及时生产 在些公司( 尤其是那些制造过程以组装为特征的公司) 中，可以发现他们越来越关 注质量的提高和生产率的增长，因此公司内部都在实施全面质量管理和即时生产。为保 证即时生产的顺利运行，必须实行即时采购，严格要求采购品的质量。 环境问题 在许多国家中，环境问题越来越普遍。各国政府制定的环境法规越来越严格。例如， 在德国，有关工业包装的严格法规最近已经开始生效，所有不必要的包装都必须加以避 免( 如发泡包装和牙膏的包装盒) 。包装物生产商将逐渐要对使用过的包装废弃物负责。 这就是为什么大众公司在制造其最新的g o l f 轿车( 在美国被称为r a b b i t ) 时，要求在 汽车生命周期的最后可以把不同的部件和零件( 较容易得分拆开) 进行重新加工利用的 原因之。大众汽车公司甚至为了达到这个目标而建立了自己的再加工部门。环境问题 给采购提出了全新的挑战，它们将对制造企业产生新的问题。与供应商一起寻求解决问 题的思路和措施也是采购的任务，这些思路和措施应该能够解决或缓解这些问题。 电子采购 b 2 b 在线拍卖是实现网络采购的一种技术，它是通过i n t e r n e t 或私营网络实时进行 的向下定价或反向拍卖。拍卖由企业或代表企业的网络采购公司控制，通过网络采购公 司的专用软件接受多个潜在供应商的竞价，从而实现采购物料或服务的功能。这种物料 或服务的b 2 b 在线拍卖模型最早由f r e e m a r k e t s 等公司在1 9 9 5 年提出。这些公司提供 的服务通常被称为“市场营造”，公司本身因其在电子市场中促成买卖双方成交而常被 英国c y c l o p s 深圳办事处的采购业务改进研究 称为“市场营造者”。 这些网络采购公司制定了一整套完善的从事在线拍卖的规则：另外，它们也提供诸 如市场分析、咨询和投标分析等相关的增值服务。网络采购公司的核心技能是信息技术、 商品管理和对买卖双方的了解。这些公司专长于再现拍卖间接物料，直接无聊，或其他 一些商品。在线拍卖特别适合子那种有能力的供应商的企业，而企业又有杠杆来支配与 供应商关系的场合。 2 2 供应商选择 供应商选择 ( 1 ) 供应商选择的短期标准 奥整体服务水平好。采购单位可以通过市场调查获得有关供应单位的资料，把获得 的信息编制成一览表( 如表1 1 所示) ，并从这几个方面进行比较，依据比较结论作出 正确决策“】。 表1 1 供应单位一览表 t a b l e l it h ee x c e lo fs u p p l i c rc o m p a n y 商品名称品种规格计量单位 供应单位质量价格地址运费其他费用生产情况服务措施 交付情况附注 商品质量合适 采购物品的质量合乎采购单位的要求是企业生产经营活动正常进行的必要条件，是 采购单位进行商品采购时首要考虑的因素。质量次、价格偏低的商品，虽然采购成本低， 但实际上会导致企业的总成本的增加。因为质量不合格的产品在企业投入使用的过程 中，往往会影响生产的连续性和产成品的质量，这些最终都将会反映到企业总成本中去。 另一方面，质量过高并不意味着采购物品适合企业生产所用，如果质量过高，远远超过 了生产要求的质量，对于企业而言也是一种浪费。因此，采购中对于质量的要求是符合 企业生产所需，要求过高或过低都是错误的。评价供应商产品的质量，不仅要从商品检 验入手，而且要从供应商企业内部去考察，如企业内部的质量检测系统是否完善、是否 已经通过了i s 0 9 0 0 0 论证等。 成本低 对供应商的报价单进行成本分析，是有效甄选供应商的方式之一。成本不仅仅包括 采购价格，而且包括原材料中零部件使用过程中或生命周期结束前所发生的一切支出。 大连理工大学专业学位硕士学位论文 采购价格低对于降低企业生产经营成本，提高竞争力和增加利润，有着明显的作用，因 而它是选择供应商的一个重要条件。但是价格最低的供应商不一定就是最合适的，因为 如果在产品质量、交货时间上达不到要求，或者由于地理位置过远而使运输费用增加， 都会使总成本增加，因此总成本最低者是选择供应商时考虑的主要因素。总成本包括取 得成本、作业成本和处置成本。 取得成本包括下列几项：开发成本，即寻求、查访、评选供应商的支出，包括订单 处理的费用；采购价格，即与供应商谈判后购入的成本；运输成本，如果是从国外采购， 供应商以f o b 报价，买方还需要支付运费，甚至保险费；检验成本，即进料检验所需支 付的检验人员的工资以及检验仪器或工具的折旧费用。 作业成本主要包括：仓储成本，包括仓库租金、仓管人员工资、仓储设备的折旧费 用等；维修成本，包括各种材料的维护、修理等成本。 交货及时 供应商能否按约定的交货期限和交货条件组织供货，直接影响企业生产和供应活动 的连续性，因此交货时间也是选择供应商的所要考虑的因素之一阿。企业在考虑交货时 间时，方面要降低原料的库存数量，加一方面还要降低断料停工的风险。影响供应商 交货时间的因素主要有：供应商从取得原料、加工到包装所需的生产周期；供应商生产 计划的规划与弹性；供应商的库存准备；所采购原料或零部件在生产过程中所需要的供 应商数目；运输条件及能力。供应商交货的及时性一般用合同完成率或委托任务完成率 来表示。 整体服务水平好 供应商的整体服务水平是指供应商内部各作业环境能够配合购买者的能力与态度， 如各种技术服务项目、方便订购的措旌、为订购者节约费用的措施等。评价供应整体服 务水平的主要指标有以下几个方面： 安装服务。如空调的免费安装、电脑的装机调试等都属于供应商提供的安装服务。 对于采购者来讲，安装服务是一大便利。通过安装服务，采购商可以缩短设备的投产时 间或投入运行所需要的时间。 培i j i l n 务。对于采购者来讲，会不会使用所采购的物品决定着该采购过程是否结束。 如果采购者对如何使用所采购的物品不甚了解，供应商就有责任向采购者传授所卖产品 的使用知识。每一个新产品的问世都应该有相应的辅助活动( 如培训或讲座) 推出。供 应商对产品卖前与卖后的培训工作情况，也会大大影响采购方对供应商的选择。 维修服务。供应商对所售产品一般都会做出免费保修一段时间的保证。例如我们到 电子市场买一台电脑，我们通常会问卖方提供多长时间的保修。免费维修是对买方利益 的保护，同时也对供应商提供的产品提出了更高的质量要求这样，供应商就会想方设 英国c y c l o p s 深圳办事处的采购业务改进研究 法提高产品质量，避免或减少免费维修情况的出现。 升级服务。这也是一种非常常见的售后服务形式，现代信息时代的产品就更需要升 级的支持。信息时代的产品更新换代非常快，各种新产品层出不穷，功能越来越强大， 价格越来越低廉，供应商提供免费或者有偿的升级服务对采购者有很大的吸引力，也是 供应商竞争力的体现。例如，各种各样的杀毒软件一般都要提供升级服务，只要购买了 公司产品就可以随时在网上得到免费升级的服务。 技术支持服务。这是供应商寻求广泛合作的一种手段。采购者有时非常想了解在其 产品系究竟什么样参数的器件最合适，有时浪费大量的时间和费用也不一定能够找到合 适的解决办法。这时，如果供应商向采购者提供相应的技术支持，就可以在替采购者解 决难题的同时销售自己的产品。这种以双赢的合作方式是现代采购中经常采用的。 履行合同的承诺与能力 确定供应商有无履行合同的承诺能力时要考虑以下几点： 要先确认供应商对采购的项目、订单金额及数量是否感兴趣。订单数量大，供应商 可能生产能力不足，而订单数量少，供应商可能缺乏兴趣。 供应商处理订单的时间。 供应商在需要采购的项目上是否具有核心能力。 供应商是否具有自行研发产品的能力。 供应商目前的闲置设备状况，以了解其接单情况和生产设备的利用率。 ( 2 ) 供应商选择的长期标准 选择供应商的长期标准主要在于评估供应商是否能保证长期而稳定的供应，其生产 能力是否能配合公司的成长而相对扩展，是否具有健全的企业体制、与公司相近的经营 理念，其产品未来的发展方向能否符合公司的需求以及是否具有合作的意愿等供应商 的长期生产能力主要体现在以下几个方面。 供应商的财务状况是否稳定 供应商的财务状况直接影响到其交货和履约的绩效，如果供应商的财务出现问题， 周转不灵，就会影响供货而影响企业生产，甚至出现停工的严重危机。虽然判断一家供 应商的财务状况并不容易，但是可以利用资产负债来考核供应商一段时期营运的成果， 观察其所拥有的资产和负债情况；通过损益表，考察供应商一段时期内的销售业绩与成 本费用情况。如果供应商是上市公司还可以利用公司的年度报表中的住处来计算各种财 务比率，以观察其现金流动情况、应付应付账的状况、库存周转率、获利能力等。 供应商内部组织与管理是否良好 供应商内部组织与管理关系到日后供应商供货效率和服务质量m 。如果供应商组织 机构设置混乱，采购的效率与质量就会因此下降，甚至会由于供应商部门之间的互相扯 皮而导致供应活动不能及时地、高质量地完成。另外，供应商的高层主管是否将采购单 1 0 大连理工大学专业学位硕士学位论文 位视为主要客户也是影响供应质量的一个因素。如果供应商的高层次没有将买主视为主 要客户，在面临一些突发状况时，便无法取得优先处理的机会。 除此之外，还可以从供应商机器设备的新旧程度及保养状况看出管理者对生产工 具、产品质量的重视程度以及内部管理的好坏。另外，可以参考供应商同业之间的评价 及在所属产业的地位。对客户满意程度的认知、对工厂的管理、对原材料来源的掌握、 对生产流程的控制，也是评估应商内部管理时的管理指标。 供应商员工的状况是否稳定 供应商员工的状况是反映企业管理中是否存在闯题的一个重要指标。例如，若员工 平均年龄偏高，表明供应商员工的流动率较低，或供应商无法吸收新员工的加入，从而 缺乏新观念、新技术的引进另外，供应商无法吸收新员工的加入，从而缺乏新观念、新 技术的引进。另外供应商员工的工作态度及受培训的水平会直接影响到产出的效率，这 些都是可以要现场参观时观察到的。 英国c y c l o p s 深圳办事处的采购业务改进研究 3 英国c y c l o p s 深圳办事处采购业务现状分析 3 1c y c l o p s 状况 3 1 1 公司历史简介 英国c y c l o p s 成立于1 9 9 6 年，至今为止已有1 0 年的历史，从几人的小贸易商 已经发展到拥有百人以上的集团公司，主要以经营电子产品为主，公司没有自己的工厂， 是一家跨国的贸易集团，在美国，加拿大，都设有分公司，在亚洲中国也有自己的办事 处公司十年来已经逐步形成了自己的经营理念，管理方式。公司总部设在英国的y o r k 市，拥有自己独立的办公楼，为员工工作提供了良好的工作环境。公司的主要客户是欧 洲，美洲的工厂，为该类制造商提供大量优质的i c 产品。 3 1 2c y c l o p s 的组织结构 图3 ic y c l o p s 组织结构图 f i g u r e 3 1t h eo r g a n i z a t i o nc o n t r a c to fc y c l o p s 1 2 - 大连理工大学专业学位硕士学位论文 c y c l o p s 总部采取直线职能制组织结构，总公司在总经理以下设有业务一部和业务 二部、采购部，行政管理部门。每个分公司的基本工作内容相同，都是通过详细地了解 当地的市场情况，为总公司做好采购工作，当然，每个分公司也处理相应的销售业务。 经营费用从总销售额的5 中指出。 3 1 3 人力资源状况 合理的人力资源结构是一个公司发展的基石，更是完成生产和销售目标的直接动 力，不论是企业的正常生产，还是产品营销策划，都要围绕人力资源来进行“”。 公司目前的现有员工9 8 人。总部6 7 人，美国分公司1 2 人，深圳办事处1 0 人，加 拿大分公司9 人。其中，硕士学历9 人，占总人数的9 ，本科以上学历3 5 人，占总人 数的3 5 ，大专学历3 0 人，占总人数的3 0 ，其他，2 4 人，占总人数的2 6 。大致结构 如图3 2 研究生学历9 本科学历 3 5 大专学历 3 0 其他 2 6 图3 2 文化程度示意圈 h g u r c 3 2t h ee d u c a t i o ns t a t u so fc y c l o p s c y c l o p s 的员工年龄结构 公司目前的员工有9 8 人，2 5 - 3 0 岁的有2 7 人，3 0 - 3 5 岁的有3 9 人，3 5 - 4 0 岁的有 1 8 人，4 0 岁以上的有1 5 人，如表3 1 表3 1 人员年龄结构 t a b l e 3 1 a g eo f e m p l o y e ei nc y c l o p s 由此，可以看出，c y c l o p s 的人力资源有以下2 个特点： 茎里型塑! 鎏型查皇竺堕墨堕些墨墼垄堡塞 文化层次高但专业结构不合理，由于电子行业的特点，专业性强，要求企业员工的 文化素质较高，目前，公司的文化层次高低分布不均，研究生所占的比例基本合理，但 大专所占比例较高，应在以后的招聘工作中，增加本科以上的人员数量，并且缺乏更专 业的人员，大部分员工所学的专业不对口，需要进入公司后再培训。 目前，公司的年龄分布状况较为合理，整体年龄趋于年轻化，应保持现有比例持续 增长。 3 1 4 信息技术应用 为加快企业信息化建设的步伐，c y c l o p s 与2 0 0 1 年配备了专门为公司及各个分公 司服务的3 套软件系统，包括处理邮件的b a t ，报价系统c o n t a c t s ，物料查询系统s i d ， 这三大系统开发及实施与公司后，极大的提高了全公司的工作效率，营业额提高了2 3 。 其中，系统b a t 是一个类似于o u t l o o k 的邮件处理软件，在软件的设计中，功能 更贴近公司业务工作的需要。 报价系统c o n t a c t s ：该系统主要为员工的报价工作服务，公司的每个员工都可以 在该系统上按照固定的模式填写报价信息，并且可以报给公司内外的任何一人，产生的 报价邮件是一个固定的模式，报价人员可以详细地报出所有信息，不容易发生遗漏，防 止了错误信息的产生。客户也可以很清晰的看到报价相关信息，一目了然。 物料查询系统s i d ：公司总部及各个分公司把获得的优质供应商的库存发放到该系 统上，销售人员可以在系统上查询所需要的物料型号，发现在哪个分公司有该型号，就 可以直接向分公司发出询价，并且，自从系统建立以后，所有公司员工在报价系统 c o n t a c t s 上报过的物料价格，都会在系统上和s i d 上留下纪录，销售人员可以参考以前 的报价纪录，了解产品的大概价位。采购人