（工商管理专业论文）HY钢铁集团进出口管理系统设计与分析.pdf

0 2 2 0 2 5 2 5 6 韩骥h y 钢铁集团进出口管理系统设计与分析 摘要 钢铁作为经济活动中的重要物资，与国际国内经济状况密切相关，钢铁的生 产与消耗集中反映一国的经济与政治的主要状况。中国经济在近几年保持高速增 长，同样钢铁行业也始终保持着极高的增长速度。2 0 0 3 年我国钢材的消费量比上 年度增长了2 4 8 8 ，增幅相当惊人。 但今年以来，由于国家宏观调控的整治措施，固定资产投资增幅回落，国内 对钢材需求的升幅下降，再加上外贸形势的变化，各钢铁企业都面临着新的挑战。 要在市场经济大潮中立于不败之地，在信息化、全球化的趋势中跟上发展步伐， 企业必须提高自身管理能力和经营水平，从而迫切需要符合企业发展的更新、更 好的信息管理手段。 h y 钢铁集团是国内较大规模的民营钢铁贸易、加工企业集团，在国内外具 有较高声誉。该集团领导高度重视信息化建设，从9 7 年就开始实行计算机管理。 但随着该企业的集团化，外地分支机构快速增加，业务规模不断壮大和多元，经 销产品品种增多，库存资源分散，集团对企业内部物流、资金流、客户资源的整 合已成为管理之重，原有的管理系统功能已远不能满足企业丰富的多层次多业务 的信息化需求。 我所在的公司承接了h y 钢铁集团公司进出口贸易管理系统的项目，本着理 论联系实际的原则，本人选择这个课题，围绕满足企业面临的实际信息化需求进 行展开。本文将对h y 集团公司的具体需求进行分析，构建进出口系统的基本框 架，设计系统模块，并制定出系统实施计划。希望能利用所学到的信息理论知识， 结合h y 公司的实际，为其解决实际工作中的信息问题，为集团化战略发展提供 决策依据。 本文主要内容分为四个部分。第一部分主要介绍h y 公司所在的钢铁行业的 市场状况，以及目前所碰到的问题，分析信息化改造的意义。第二部分是为h y 公司构建系统模型，并详细设计各模块的内容。第三部分是根据系统的需求内容， 制定实施计划，及论述需重点注意的细节与质量控制。第四部分对系统方案作一 评估，分析其中的优缺点。 关键词：钢铁进出口信息化 0 2 2 0 2 5 2 5 6 韩骥 f y 钢铁集团进出口管理系统设计与分析 a b s t r a c t s t e e lp l a y sa ni m p o r t a n tr o l ei nt h ee c o n o m i ce n v i r o n m e n t t h ep r o d u c t i o na n dc o n s u m p t i o n o fs t e e lr e f l e c t s t h ee c o n o m i c sa n d p o l i t i c so f t h ec o u n t r y c h i n a h a s k e p tar a p i d i n c r e a s er a t e i n r e c e n ty e a r s ；a c c o r d i n g l yc h i n e s es t e e li n d u s t r yh a si n c r e a s e dw i mh i 曲s p e e d t h ec o n s t t m p t i o n o fs t e e li ny e a r2 0 0 3r e a c h e da t2 6 6m i l l i o nt o n s ，c o m p a r e dw i t ht h en u m b e ri ny e a r2 0 0 2 ，i th a d i n c r e a s e d2 4 8 8p e r c e n t t h ei n c r e a s er a t ew a ss t r i k i n g ， f r o mc u r r e n ty e a r ，t h ei n c r e a s er o t eo f i n v e s t m e n tt of i x e da s s e t sh a sd e c r e a s e db e c a u s eo f t h e g o v e r n m e n t a lm i c r o - a d j u s t m e n t ，w h i c hl e dt ot h ed e c r e a s eo f t h ei n c r e a s er o t eo f t h ed o m e s t i cs t e e l d e m a n d sa n dc h a l l e n g e dt h es t e e lc o m p a n i e s h o wt ok e e pt h ea d v a n t a g ei nt h em a r k e t ? t h e c o m p a n i e sh a v et om i p r o v et h e i rm a n a g e m e n tm e t h o d sa n do p e r a t i n gl e v e l ，t h e r e f o r et h e yn e e d a d a p t i v ei n f o r m a t i o ns y s t e m s h ys t e e lg r o u p ，af a m o u ss t e e lg r o u p ，w h i c hi sal a r g ed o m e s t i cs t e e lg r o u p ，e n g a g e si nb o t h s t e e lp r o d u c t i o na n dt r a d i n g i th a dm a n a g e da l li t ss u b s i d i a r i e sa n do p e r a t i o n sw i t l lc o m p u t e rf r o m 1 9 9 7 ，b u tt h eo r i g i n a lm a n a g e m e n ts y s t e mc o u l dn o tm e e tt h en e e do fi t sc u r r e n ts i z ef o rh yh a d i n c r e a s e dv e r yf a s tn o to n l yi nt h es i z eo f i t sb u s i n e s s b u tt h en u m b e ro f i t ss u b s i d i a r i e sa l s o m yc o m p a n yu n d e r t o o kt h ei m p o r ta n de x p o r tt r a d i n gm a n a g e m e n ts y s t e m ，t om e e tt h e a c t u a l i t yw i t ht h e o r y , ic h o o s et h i st o p i c t h ea r t i c l ei sa b o u tt h ed e m a n da n a l y s i s ，t h eb a s i c 触i y l e o fi m p o r ta n de x p o r tt r a d i n g ，d e s i g n i n gt h es y s t e mm o d u l ea n dp l a n n i n gh o wt oa c t u a l i z et h e s y s t e m - t h ea r t i c l ec o u l db es e p a r a t e di n t o4p a r t s ；t h ef i r s tp a r ti n t r o d u c e dt h em a r k e t i n ge n v i r o n m e n t o fh y c u r r e n tp r o b l e m sa n dt h ef e a s i b i l i t yo fs y s t e mr e c o n s t r u c t i o n t h es e c o n dp a r tr e f e r r e dt o t h es y s t e mm o u l do fh ya n dd e m i l e dd e s i g no fe a c hm o u l d t h et h i r dp a r tf o c u s e do nt h e p l a n n i n go nt h ea c t u a l i z a t i o no f t h es y s t e m t h el a s tp a r ti st h ee v a l u a t i o no f t h es y s t e ma n dt h e a n a l y s i so f i t ss t r o n g p o i n ta n ds h o r t c o m i n g k e yw o r d s ：s t e e li m p o r ta n de x p o r t i n f o r m a t i o n 4 0 2 2 0 2 5 2 5 6 韩骥 1 1 r 钢铁集团进出口管理系统设计与分析 1 行业分析和项目意义 钢铁的生产与消耗集中反映一国的经济与政治的主要状况。当经济增长时， 政府加大对基础设施、交通等的投资，钢铁消耗( 钢铁生产) 就增长，而当经济 衰退、投资疲软时，钢铁的生产与消费也将走入低谷。 正因为钢铁与国民经济的关联如此密切，近几年随着我国经济的高速发展， 钢铁产业发展迅速，宝钢、武钢、首钢等大型钢铁企业成为国民经济的支柱，一 批民营钢铁企业也得到迅猛的发展，h y 钢铁集团就是其中的代表之一。 h y 钢铁公司是上海大型民营钢铁集团，在上海的私营企业百强中名列前茅， 近年来的发展非常迅速。公司成立于一九九一年，十余年来先后荣获“中国最佳 信用企业”、“中国诚信经营企业”、“在沪大企业”等荣誉称号。公司在全国1 1 个 省、市已拥有2 3 家全资或合资企业，2 0 0 3 年末总资产超过3 0 亿元人民币。 随着公司规模的不断扩大，外地分支机构的快速增加，h y 钢铁公司原有的 信息管理系统已经跟不上发展的需要，需要更先进、更适合的系统来满足企业的 实际要求。尤其是今年国家对钢铁行业的宏观调控，更是迫使企业在进出口贸易 上投入更大的精力，对进出口管理信息系统的需求就非常迫切了。 实现进出口贸易的管理信息化，并以此为基础，力求达到决策信息化，是 h y 公司对这一新系统提出的总体要求。我们也认识到，设计先进的系统架构， 对进出口贸易进行流程重组，从而提高公司的管理水平，是企业在未来竞争中生 存的条件，在信息化改造的潮流中处于领先地位，也就意味着企业在竞争中抢到 了先机。这就需要我们对部门的目标、对部门面对的供应商和顾客、对现有的技 术条件都要有一个清楚地认识，同时注重实际操作性，从而使国际贸易部不但能 更好地完成工作任务，更能够让顾客满意，让供应链流畅，塑造出整个部门的核 心能力来。 本文以利用信息技术来满足部门和集团的实际需要，提高管理效率和水平为 目标，以实际情况为基础，对进出口管理系统的需求进行分析，结合企业的实际 特点，来设计整套系统的基本框架，构建系统的各组成部分，制定系统实施的进 度计划，从而为整个集团提供先进、科学、实用的e r p 管理信息平台建设提供优 秀的案例，使它能作为集团e r p 系统总体架构中重要的一个分系统，为公司e r p 信息化建设发挥重要的作用。 本文基本思路分为如下三步： 行业状况和背景介绍：首先介绍钢铁行业的现状，包括国内、国际的一个基 本情况和宏观经济背景，再是对h y 集团及应用此系统的国际贸易部情况作一介 0 2 2 0 2 5 2 5 6 韩骥h y 钢铁集团进出口管理系统设计与分析 绍。这些是读者阅读本文所需了解的基本信息。 发现及分析问题：对国际贸易部存在的问题进行描述，分析问题存在的原因 在于信息处理能力低，以及原有流程的不合理，阐明信息化改造的重要性。 问题解决方案：明确系统的总体规划，根据规划创建新系统的技术思路和应 发挥的作用，构建系统框架，并对框架的各组成部分，即功能模块，进行详细地 介绍，说明每个模块所具备的基本功能，并细致描述这些功能的实现方法。更重 要的事，如何保证项目的顺利实施，制定出实施方案和质量控制的计划，来确保 系统实施能起到良好的效果。 1 1 钢铁行业市场状况 中国作为一个钢铁年生产量2 亿吨，产量占世界1 4 的钢铁生产大国，近年 来钢铁行业始终保持着高速增长。目前我国各类钢铁企业己达1 1 0 0 多家，经销 商更是达到了1 5 万户之多。 2 0 0 3 年我国产钢2 2 2 3 4 万吨，同比增长2 2 3 8 ；产生铁2 0 2 3 1 万吨，同比 增长1 9 6 5 ；产钢材( 含重复材) 2 4 1 1 9 万吨，同比增长2 4 3 。2 0 0 3 年我国钢产 量首次突破2 亿吨，并连续第八年钢产量居世界第一位，也是全球第一个年产钢 量突破2 亿吨的国家，在中国钢铁工业发展历史上具有里程碑的重大意义。 钢铁工业对国民经济快速增长做出了巨大贡献。2 0 0 3 年我国g d p 比上年增长 9 1 ，总量达1 1 6 6 9 4 亿元，按现行汇率计算，相当于1 4 万亿美元。国民经济 的快速增长主要是靠固定资产投资和进出口的超常增长拉动的。2 0 0 3 年全社会固 定资产投资总额达5 5 1 1 8 亿元，比上年增长2 6 7 。由于固定资产投资的高速增 长，使全年重工业的增长幅度高达1 8 6 ，比上年加快了5 5 个百分点。其中， 增长幅度较大的主要是需要大量消耗钢材的制造业，如冶炼及压延设备制造业、 发电设备制造业、机床制造业、汽车及其他运输设备制造业等，均处在超常高速 增长状态。 中国在国际钢铁市场中的作用也不可忽视。2 0 0 3 年全世界新增钢铁的8 5 是 由中国消费的。但是，目前美国经济呈现强劲复苏，欧盟经济和日本经济踏上复 苏之路，2 0 0 4 年全球经济增长率很可能会由3 上升到4 。由此，2 0 0 4 年以来钢 铁的市场价格出现了国际价格比国内价格高的趋势。这表明，中国市场之外的全 球钢铁市场需求也将比2 0 0 3 年有明显增长。 据海关总署统计快报显示，2 0 0 3 年国内累计进口钢材( 坯) 4 3 0 5 万吨，同比增 长4 7 9 9 ：累计出口钢材( 坯) 8 4 3 万吨，同比增长2 4 3 7 ：净进口材坯3 4 6 2 万吨。 这也是我国历史上钢材进口量首次突破3 0 0 0 万吨。由此我们可以看出，2 0 0 3 年我 0 2 2 0 2 5 2 5 6 韩骥h y 钢铁集团进出口管理系统设计与分析 国钢材的表观消费量已经达到了2 6 6 亿吨，比2 0 0 2 年的表观消费量2 1 3 亿吨增 长了2 4 8 8 。这一增长速度可以说几乎是超出了所有人的想象。 据中国钢铁工业协会的统计数据显示，今年上半年列入行业统计的6 6 户重 点钢铁企业实现销售收入4 5 4 1 1 1 亿元，同比增长6 0 1 6 ；实现利税6 3 9 3 4 亿 元，同比增长5 0 9 3 。( 世界经理人2 0 0 4 8 3 1 ) 2 0 0 4 年中国钢铁市场需求仍保持比较旺盛的态势，钢产量预计将达到2 6 亿 吨，比2 0 0 3 年增加3 8 0 0 万吨，增长1 6 9 ；钢材产量将达到2 7 7 亿吨，比上年 增加3 5 8 0 万吨，增长1 4 8 4 。钢材表观消费量( 扣除重复统计) 达到2 8 亿吨 左右，比2 0 0 3 年增长1 3 左右：钢材、钢坯进出口数量预计可保持2 0 0 3 年的水 平。 前不久，国务院办公厅转发的关于制止钢铁行业盲目投资的若干意见， 对钢铁行业市场准入条件提出了明确的行政性法规的要求。在国家的宏观调控 下，钢铁生产和市场需求结构发生了明显变化。一大批小高炉、小转炉、小轧钢 停工停产，违法违规、低水平产能扩张项目停建，从而保证符合国家产业政策和 结构调整方向的重点建设项目继续推进，避免了钢铁工业投资泛滥、积重难返的 局面。通过贯彻落实国家宏观调控政策，6 月份当月完成投资2 0 2 6 9 亿元，同比 增长1 6 3 6 ，比一季度回落9 0 8 4 个百分点，已低于上半年全国固定资产投资增 长2 8 6 和6 月份全国城镇固定资产投资增长2 2 6 7 的水平。二季度钢材表观消 费量为7 4 9 7 万吨，同比增长1 1 2 5 ，比一季度增幅回落1 7 0 6 个百分点，进入 需求合理增长的区间。 1 2 宏观经济背景： 1 2 1 结构调整和市场整合 由于近年来我国经济发展非常快，钢铁需求量非常大，使一些钢铁公司的发 展极其迅猛。2 0 0 3 年但凡做钢材生意的公司，据说都赚了钱。但今年国家开始宏 观调控，以江苏的铁本事件为突破口，进行了结构调整和市场整合，一夜之间形 势逆转，众多钢铁公司叫苦不迭。本次国家的调控，主要是针对固定资产投资被 认为过热的四个行业进行调控，分别为：钢铁、电解铝、水泥、房地产，其中房 地产相关产业是钢材的主要消费市场，约占钢材总消费量的四成，因此房地产投 资的紧缩对钢铁业的冲击最大。 不得不来省视我们的企业，普遍缺少抗风险能力和广泛的适应能力，一个缺 少结构支撑的经济体系不但无法承受经济风险，而且容易制造经济波动，波动的 0 2 2 0 2 5 2 5 6 韩骥h y 钢铁集团进出口管理系统设计与分析 结果又只能是通过国家行政手段来进行调整。政府的作用在我们目前的经济体系 中还无法被减小，是因为市场还缺乏有效的主题企业来承担经济发展的发动 机作用。 1 2 2 市场疲软 市场疲软是造成企业经济滑坡的直接原因。我们可以看到中国一些大型企业 的盛极而衰和小型企业的停滞不前，在大环境上就是由于整个宏观政策的调整以 及由此引起的经济速度的放慢，而导致了某些企业项目失败，而造成连锁反应， 许多民营企业家因此发出这样的感叹：如果国家的政策不作调整，那么我的项目 就会成功。将企业经营的失误推到一些不可控制的因素上，是很多企业家逃避责 任的方法。 h y 钢铁公司努力锻炼自己的内功，在今年国内市场需求放缓，钢价下跌的 情况下，稳定国内市场，努力开拓国际市场，将出口业务逐渐作了起来，从而使 公司的业务不断没有因此停滞，反而有所增长。 1 2 3 政策调整所带来的变化及意义 大环境变化是企业的试金石，市场疲软能将民营企业的症结充分暴露，在高 歌猛进的高速增长阶段，民营企业能充分利用市场机遇快速发展起来，逐渐形成 一定的经营规模，管理上走的也是粗放的路线，且没有充分利用计算机资源和信 息手段，“追求速度就放弃一些质量，这也是没办法的事”( 某企业家语) 。但市 场放缓了，企业的规模也有了，就需要静下心来思考管理的问题了，增强企业的 抗风险能力，提高管理水平，就日益提到了纪事日程上，原先的许多问题已开始 潜伏着，不过被快速的发展所掩盖，但市场疲软就如同大浪淘沙，将蒙在企业外 部的一层面纱掀开，内在累累伤疤就暴露无遗。 市场不景气正是企业锻炼内功的大好时机，许多结构不合理，基础素质差的 企业被淘汰出局，而只有已经形成一定规模的企业，才能充分冷静地来进行调整， 从整体上来考察，“没有疲软的市场，只有疲软的产品以及制造疲软产品的企业 和企业家”。 在大环境变化的情况下，不改进自己，不求变，则失败。 0 2 2 0 2 5 2 5 6 韩骥 h y 钢铁集团进 f i 口管理系统设计与分析 1 3 信息化改造的条件分析 1 3 1 项目背景 h y 钢铁集团从9 7 年就开始实行计算机管理，随着该企业的集团化，外地分 支机构快速增加，业务规模不断壮大和多元，经销产品品种增多，库存资源分散， 集团对企业内部物流、资金流、客户资源的整合已成为管理之重，其原有的管理 系统功能已远不能满足企业丰富的多层次多业务的信息化需求。 我公司承接了h y 钢铁集团进出口管理系统的开发项目，该系统主要由国际 贸易部来使用。国际贸易部现在共有2 0 人，分为商务部、业务一部、业务二部、 业务三部、财务( 由集团财务部的一人专任) ，直接向集团主管副总裁汇报。商 务部负责日常商务工作，包括合同管理、保险、异议处理、放货跟踪、成本核算、 单证制作、付汇核销等，业务各部门按不同钢铁种类来划分义务，财务负责国际 贸易部的会计核算和银行帐款。 在两年规划中，国际贸易部要进一步发展业务，在两年后将成立集团下的专 业进出口贸易公司，自负盈亏。这样在我们做这套系统时，就不止考虑他们目前 的钢铁进出口需求，还要为以后的专业外贸公司业务做好准备。 l - 3 2 信息化改造的条件分析 对提高钢铁企业竞争力的对策进行分析，非常重要的一环就是信息化改造。 针对目前经济全球化和信息化的趋势，如果没有通过先进信息系统的应用，大量 的数据和信息根本就无法处理，企业的订单就无法有效跟踪，业务发展和管理效 率提高就成为“不可能完成的任务”。 我们对国际贸易部的工作模式进行了分析，认为存在如下的一些问题： ( 1 ) 工作流程不清晰，严重点说根本就没有。他们画不出一个进出口业务的基 本流程图，以致业务人员只知道自己要做这个工作，但这个工作是在整个 流程的哪个环节，它和其他工作的承接关系就说不上来了。 ( 2 ) 基本数据管理不清晰。比如很多供应商和客户的资料、联系方式记在业务 员自己的本子上或是放在名片夹里，没有对他们进行一个分类和跟踪，经 常出现各个业务人员记录的同一客户联系人都不同，有的是对方联系人变 更了，有的是对方属上下级关系，但各个业务员间的信息不能有效共享， 造成资源的浪费和效率、成本的损失。 ( 3 ) 汇总、统计的能力差。每到月底，业务助理、财务人员都要花费大量的时 间将本月业务情况进行汇总。但由于平时的信息和数据不能及时保存、更 新，到月底就只能是助理盯着每个业务员将所需的数据记录进电脑，且用 0 2 2 0 2 5 2 5 6 韩骥h y 钢铁集团进出口管理系统设计与分析 e x c e l 进行统计功能有限，不能将每个纵向指标按不同统计尺度自动汇总， 业务助理的工作量很大。 ( 4 ) 信息分离，关联度差。一个供应商能提供哪些种类的钢材，某个合同中包 括哪些产品、到货时间、代理单位等，没有人能提供出数据来。领导要看 某项数据，业务助理再去翻合同找，耗时耗力，效率又低。 ( 5 ) 决策分析困难。部门领导要的订货量统计、预到货量统计、金额统计等， 很难快速准确地算出来，决策分析就无从谈起，对部门人员的业绩考核也 很难细致。 当然由原来的管理模式所带来的成本的增加、资源的浪费和重复消耗等，就 更不用详述了。 我们对国际贸易部上信息系统的条件作了一个简单的s w o t 分析： 优势：原先的进口业务发展很快，整个集团所需的进口原材料都通过国际贸 易部集中对外联络，统购入库。出口业务也已开始起步，正完成由单纯的成本中 心向利润中心转变的过程。可以说国际贸易部在集团中地位非常重要。 劣势：原来的工作模式存在着上诉的效率不高、统计缓慢的顽症，集团领导 要看的一些指标数据不能及时上报，部门领导面临的压力就很大。 机遇：根据集团的规划，国际贸易部将在两年内成为一个独立的进出口贸易 公司，独立核算，自负盈亏，可对外承接进出口业务，发展空间非常大。 威胁：要成为独立的进出口贸易公司，风险增大，竞争加剧，如果不能提高 管理自身的能力，脱离了集团公司就像脱离了母亲的婴儿，很有可能陷入断粮的 困境。现在的部门领导( 将来的公司老总) 深感压力的沉重。 正是基于对以上情况的分析，结合专家的论证和建议，部门领导意识到建设 管理信息系统的重要性和急迫性，信息化建设提上了议事日程。 1 0 0 2 2 0 2 5 2 5 6 韩骥h y 钢铁集团进出口管理系统设计与分析 2 进出口系统规划与建模 2 1 系统规划 系统的总体规划是以先进的计算机工具为核心，采用e - e r p ( 企业资源规划) 、 e b p r ( 业务流程重组) 等先进的管理和设计思想，先进的技术和体系结构，在尽可 能短的时间内，遵循经济、有效的系统总体建设原则，根据进出口贸易业务的特 点和业务管理方式，涵盖进出口全面业务，紧密配合其他部门业务对本管理系统 的要求，为国际贸易部提供适合需求，并兼顾扩容性的先进管理信息系统。 我们规划的技术思路是： ( 1 ) 基于先进的组件开发技术，实现各系统间基于组件上的无缝联接； ( 2 ) 建立支持内部管理及分公司管理的业务平台，以该平台为基础建立各子系 统的业务框架体系，保证今后业务的可扩展性； ( 3 ) 支持7 2 4 的全公司业务服务； ( 4 ) 建立完全基于w e b 浏览器的应用系统框架( b r o w s e r s e r v e r 设计架构) ； ( 5 ) 无论是应用系统还是管理系统都具有较强的可操作性，提供足够的提示信 息： ( 6 ) 建立可定制的用户界面，保证针对不同的用户提供针对用户的个性化服务， 人性化设置，直观易懂，操作方便； ( 7 ) 可按需灵活配置不同的功能组件，系统伸缩性强； ( 8 ) 完善的安全保障机制，提供多级权限管理，用户证书的使用及管理，确保 系统和数据的安全： ( 9 ) 数据库系统及存储设备支持强大的并发处理，支持对大数据量库表的快速 查询。 ( 1 0 ) 基于中间件技术实现前后台之间的通讯和一笔交易量的事务控制，保证数 据的一致性和完整性，提供系统处理能力： ( 1 1 ) 构建业务系统的平台应有强大的容错和自我保护的能力，不能被某一业务 系统组件的问题而引起整个系统的崩溃。 ( 1 2 ) 应与现有系统完全兼容，特别在系统升级过程中，需保证现有系统自动、 安全、高效、平滑地过渡到新系统，同时保证现有系统的完整性； 0 2 2 0 2 5 2 5 6 韩骥吖钢铁集团进出口管理系统设计与分析 ( 1 3 ) 充分考虑与公司未来将要开发的信息系统和要接入的系统( 海关等) 的兼 容性，提供一个与公司信息系统简洁、高效、标准化的接口。 2 2 系统应能发挥的作用 2 2 1 提高企业管理水平，增强企业核心竞争能力 建立企业自己的管理信息系统，通过计算机管理进出口业务，减少人工操作 的随意性、增强企业内部工作的规范化和标准化；同时通过计算机管理企业的客 户、工厂、商品、合同、单据信息等，便于曰后的查询、统计、分析决策。 2 2 2 风险防范控制能力 风险控制是综合业务管理系统的核心内容，系统将外贸企业风险的控制分为 市场风险、客户风险、业务员风险；系统通过成本核算表( 预算) 的申报与审批 机制帮助企业评估合同的合理性与可行性；通过客户信用级别管理对客户进行风 险评估：此外系统将客户、商品等数据统一管理后，变个人资源为企业资源，同 时对业务员的考核、评价体系能准确衡量业务员业绩。 2 2 3 规范业务流程、实现信息流、资金流和物流的统一 任意一笔外贸进出口业务都包含三个要素：信息、物( 商品) 与资金，这三 个要素的流转就构成了企业的信息流、物流与资金流。应用综合业务管理系统， 可将三者有机结合起来，保证业务信息更加真实、完整，保证管理人员及时、真 实、准确的获得企业的真实经济运行状况。 0 2 2 0 2 5 2 5 6 韩骥h y 钢铁集团进出口管理系统设计与分析 3 系统设计及功能描述 3 1 进口业务工作流程 1 3 0 2 2 0 2 5 2 5 6 韩骥 h y 钢铁集团进出口管理系统设计与分析 3 2 出口业务工作流程 1 4 0 2 2 0 2 5 2 5 6 韩骥h y 钢铁集团进出口管理系统设计与分析 3 3 进出口模块流程关联 进 口 调查研究进口成本许可证 准 ( 价格、供应商资信等)核算申领 备 厂 进 口 | 询盘l l 发盘il 比价、还盘l 接盘 l i 交 易 磋 几 商进口合同系统分析 及 合 制定合同约首和本文( 对本文中相应商品名称和 质量、数量条款、价格条款、装运条款、付款条 同 款和一般条款进行约定) 订 立 生成合同文件 进行合同成本分析，预测期望利润 合同文件的复核确认审批 i - 1 t 进 口 开证申请 合 在合同规定的期限内向银行及时办理开证申请 同 信 的 用 开立信用证 证 根据正式合同的内容生成信用证相关条款 履开 行 立 修改中请 和 向银行递交信用证修改申请 修 改 修改信用证 0 2 2 0 2 5 2 5 6 韩骥 h y 钢铁集团进出口管理系统设计与分析 1 6 h y 钢铁集团进出口管理系统设计与分析 货 申请检验 进 物 进口商品检验申请单 检 口验 交纳费用 合 同 商检单位发放进口商品检验证书 的 履 行 进 l 向卖方索赔 l 昙 i 向承运人索赔 i 赔 l 向保险公司索赔 l 资金 及时掌握应收应付情况 管理 费 产生应收应付汇总( 含代理商) 、货权情况 用 结 付汇 及时对付汇到期核销进行提醒，掌握应核和未核 算 核销 单，及时进行汇总统计 保险费用结算 费用 结算 报关费用结算 租船、订舱费用结算 银行费用结算 以上是进口系统模块流程关联，对出口系统部分我们也作了类似的关联图，限于 篇幅，不再画出。 0 2 2 0 2 5 2 5 6 韩骥 h y 钢铁集团进出口管理系统设计与分析 3 4 系统功能模块描述 3 4 1 基本数据维护子系统 1 、基本资料库，对供应商、港口、代理商、相关费用单位、品种维护、价 格条款、银行、海关这些与外贸业务相关的基本数据进行管理和维护，方便随时 查询调用。 2 、对公司信息、公司审核等级设置、人员部门进行设置 3 、提供给所有操作人员使用商品资料、包装资料、工厂资料、客户资料、 价格术语、结算方式、收汇方式、港口、国家地区、币种、贸易方式、计量单位 的详细信息与说明。 3 4 2 进口管理子系统 进口管理系统着眼于进口的全套业务流程和多元化分析预测，尤其是业务操 作的规范和国内销售中客户管理及国内销售货物和账款的对应，保证资金的控制 和货物的控制，使资金与货物分别在业务帐与财务帐动态的一致性，有利于h y 公司管理层制定最优化的决策方案。 进 口 商 品 管 理 模 块 进口子系统 进 口 a 口 同 管 理 模 块 信 用 证 管 理 模 块 监 证 管 理 模 块 业 务 跟 踪 管 理 模 块 付 汇 核 销 管 理 模 块 麻 付 账 款 管 理 模 块 统 计 分 析 管 理 模 块 商品管理模块 1 、系统目标 此模块主要根据不同的钢材品种进行分类，达成进口贸易中的询价、发盘、 还盘等业务的快速处理，并提供不同钢材种类的主要供货商、代理商及下游客户 的信息处理和市场行情分析，以及不同钢材品种的性能特征运输要求并提供图象 支持。 0 2 2 0 2 5 2 5 6 韩骥h y 钢铁集团进出口管理系统设计与分析 2 、功能描述 1 ) 产品特征与注意事项描述 根据不同的钢材种类进行商品的描述，供业务员查询，并根据以往的经验对 此种钢材贸易应注意的事项或案例对业务员进行提醒，使业务员在谈判阶段就注 意一些细节以防以后补救困难。 2 ) 产品市场信息描述 系统维护员或者公司的业务员及时输入市场上某种钢材品种的市场信息，系 统会自动按照不同的产品进行归类，也可以同国际期货市场或国内贸易市场对 接，使用者可以按照不同产品的分类进行市场行情的分析。 3 ) 上下游客户的管理 供货商的供货信息和下游客户的需求信息通过互联网在系统中自动归入到商 品分类中，包括有业务关系的工厂的信息及进口代理需求等。 4 ) 货盘管理功能 建立：制作询价单 发出：对合适的厂商发出询价 回复：根据厂商回复填写询价结果 查询：查询相应厂商报价情况统计及汇总。 系统将制成标准的询价单格式，可以对询价单执行增加、修改、删除、查询、 打印、网上发送等功能。按照不同的商品分类，询价单已经包含了该种商品的基 本信息，业务员只须录入询价单号、日期、部门、询价对象等就能快速制成询价 单进行网上发送或传真发送。 供货商的发盘将按照部门或业务员进行分类，自动进入该业务员或者部门的 邮箱，业务员初步审定分析认为可以进入谈判阶段，就进行还盘，最后在网上达 成初步交易意向。 合同管理模块 l 、系统目标 该模块主要用于对整个贸易活动中的的各种合同进行统一管理，并能执行合 同的修改、审批、中止、查询、统计等功能。 2 、功能描述 1 ) 合同的制作 0 2 2 0 2 5 2 5 6 韩骥 h y 钢铁集团进出口管理系统设计与分析 系统设立标准合同，包括国际贸易的所有条款，业务员可以按照需要进行修 改、删除。系统允许货盘中的基本数据和信息能自动输入到合同当中，尽量减少 重复录入。 可以对这些合同执行修改、发送、打印、统计等功能。 2 ) 合同模板管理 系统设立标准合同、进口代理协议、国内钢材购销合同等标准模版格式，对 用户使用的合同模板进行维护功能( 增加、修改、删除) 3 ) 合同的审批 业务员完成合同的制定后进入审批阶段，比如经过部门经理的审批、财务部 门的审批、法务部门的审批最后由分管领导确认后正式对外确认。所有的审批都 可以通过电子确认。最后生效的合同系统会按照日期或其他设置进行编号。以供 日后查询。 4 ) 合同的统计查询 系统可以对所有正式生效的合同进行查询或统计，允许按照多种路径进行查 询( 比如通过日期、金额、业务部门、执行情况等) 和统计。 信用证管理模块 1 、系统目标 信用证管理模块主要用于对贸易中的进口信用证或国内信用证进行有效管 理。主要提供信用证的编制、打印、审核、查询等处理功能，并对授信额度进行 统计、信用证到期预警处理等功能。 2 、功能描述 1 ) 信用证的制作 系统根据不同银行分类编制信用证的标准格式，可以对信用证的标准格式进 行修改、增加、删除、打印。信用证可以同进口合同共享编号以达到合同中的数 据和信息自动转入信用证条款中，信用证条款和内容根据不同银行的授信和要求 具有自动纠错和预警功能。 2 ) 信用证管理 制成后的信用证经过财务和法务部门及主管领导的审批进入银行操作程序， 信用证经银行正式确认后制成正式文本并进行电子存档 3 ) 修改信用证 修改信用证需经过电子确认并留下记录 4 ) 信用证预警 0 2 2 0 2 5 2 5 6 韩骥h y 钢铁集团进出口管理系统设计与分析 根据信用证上的日期要求对信用证进行预警提示的功能 5 ) 信用证信息综合查询功能 提供信用证付款明细、授信额度使用查询、付款计划查询等等 6 ) 信用证模板管理 对用户使用的信用证模板进行维护功能( 增加、修改、删除) 业务跟踪管理模块 1 、系统目标 业务管理模块主要用于对整个业务流程进行跟踪、提示和控制，帮助业务员 有效地了解和把握业务进程，提高业务管理水平。该子系统主要提供对业务流程 的跟踪查询，及对业务流程的设置和修改等处理功能。 2 、功能描述 系统将根据进口贸易中的实际流程设立子模块。分f o b 和c i f 两个路径， 在c i f 路径下，装船信息由发货人提供，发货人提供装运港、卸货港，装船日、 到港时间、发票金额、船名、净重、毛重、件数等资料并根据实际进程及时修改。 由报关公司或者货代提供预计报关报检时间、税单时间、估计关税金额、进库时 间等相关资料，由货代或者物流公司提供货物的实际位置和配送情况以及货物的 质量及数量跟踪。由银行提供正本提单及保单的到达时间，并进行索赔管理。在 f o b 路径下，租船订舱由买方负责，系统建立租船订舱子模块，所有船务信息可 以从储运部获得。 1 ) 保险管理 该模块执行保险管理功能，预约报单在f o b 合同正式生效时就已经生成汇 总，一旦实际装船，可以凭发货人的装船通知交保险公司出具正式保单。其他模 块跟c i f 一样。 根据合同生成预保单并能汇总( 如当天、当周及当月) ，可根据生成的总的 预保汇总单让保险公司确认，合同录入后根据装船日期( 提前一个月) 提醒保险 情况，并能汇总所有预保险状态； 根据实际装船情况，提醒并生成投保单并能汇总相关数据，以便于提交保险 公司出正式保单 2 ) 保险索赔管理 按照在各个子流程中不断更新的信息系统可以根据合同号查询每项合同的 执行情况，及时跟踪业务进程并对操作人员进行提醒。 单证管理模块 1 、系统目标 0 2 2 0 2 5 2 5 6 韩骥 h y 钢铁集团进出口管理系统设计与分析 单证管理模块主要用于提供各种进口单证的标准格式，供业务员进行查询、 制作、复制、打印。 2 、功能描述 1 ) 系统将编制所有进口贸易中可能涉及的单证，比如进口许可证申请表、 装箱单、进口付汇核销单等标准格式，并可以对这些单证进行填写、修改、打印。 2 ) 系统允许这些单证在制作时可以共享单票货物在数据库中的数据，以减 少人工录入。 应付帐款管理模块 1 、系统目标 应付帐款管理摸块主要用于各种应付款单据的处理、应付帐款明细和汇总， 以及各种应付帐单的过帐和核销。并可对代理商的应付款情况进行跟踪和查询， 2 、功能描述 1 ) 应付帐单的制作 系统中储存多种应付帐单的标准格式，供业务人员录入、修改、查看、打印。 也可以直接存储客户的电子帐单。 2 ) 应付帐单的管理 应付帐单制作存储完成后，进入电子审批阶段，分管领导可以对该帐单所折 合同执行情况进行查询( 如货权转移情况，清关完成情况等) ，领导审批后进入 财务系统进入实质伏款阶段，对于代理商应付帐单则直接进入代理商财务系统。 3 ) 应付帐单的查询 业务员可以查询该帐单的执行情况，是已付还是未付，并同时可以查询货权 转移情况 付汇核销管理模块 1 、系统目标 该模块主要用于付汇合同的制作和管理，系统能够显示付汇合同的核销情况 并可以统计汇总，并能提醒应核未核合同，以及降级预警 2 、功能描述 1 ) 录入付汇日期，根据付汇日期显示每月( 每周等) 的付汇合同汇总； 2 ) 到期核销提醒 显示应核未核合同，显示应核已核单，包括金额等需要显示的项目； 3 ) 核销汇总 根据核销情况统计显示每月的核销率，降级警示 0 2 2 0 2 5 2 5 6 韩骧h y 钢铁集团进出口管理系统设计与分析 综合查询、分析、统计 大量的业务数据自动进行多维统计和分析，不仅对业务的总体情况能够及时 而准确的掌握，而且针对各个指标可以进行统计分析。每选中一张发票或合同， 系统马上反映出与之相关对应的一系列合同、单据，并且还可以查阅其详细情况。 全部成本及各项费用可汇总，便于针对某个合同项下预期成本分析的查阅，管理 者可以此来控制贸易成本。 3 4 3 出口管理子系统 出口商品管理模块 1 、系统目标 此模块主要根据不同的钢材品种进行分类，达成出口贸易中的报价、发盘、 还盘等业务的快速处理，并提供不同钢材种类的主要供货商、代理商、及下游客 户的信息处理和市场行情分析。以及不同钢材品种的性能特征运输要求并提供图 象支持。 2 、功能描述 1 ) 产品特征与注意事项描述 根据不同的钢材种类进行商品的描述，供业务员查询，并根据以往的经验对 此种钢材贸易应注意的事项或案例对业务员进行提醒，使业务员在谈判阶段就注 意一些细节以防以后补救困难。 2 ) 产品市场信息描述 系统维护员或者公司的业务员及时输入市场上某种钢材品种的市场信息，系 统会自动按照不同的产品进行归类，也可以同国际期货市场或国内贸易市场对 接，使用者可以按照不同产品的分类进行市场行情的分析。 0 2 2 0 2 5 2 5 6 韩骥 h y 钢铁集团进出口管理系统设计与分析 3 ) 上下游客户的管理 供货商的供货信息和下游客户的需求信息通过互联网在系统中自动归入 到商品分类中，包括有业务关系的工厂的信息及进口代理需求等。 4 ) 货盘管理功能 建立：制作报价单 发出：对相应商家发出报价 回复：根据商家回复填写报价结果 查询：查询相应厂商情况统计及汇总。 系统将制成标准的报价单格式，可以对报价单执行增加、修改、删除、查询、 打印、网上发送等功能。按照不同的商品分类，询价单已经包含了该种商品的基 本信息，业务员只须录入报价单号、日期、部门、报价对象等就能快速制成询价 单进行网上发送或传真发送。 进口商的发盘将按照部门或业务员进行分类，自动进入该业务员或者部门的 邮箱，业务员初步审定分析认为可以进入谈判阶段，就进行还盘，最后在网上达 成初步交易意向。 出口合同管理模块 1 、系统目标 系统录入的合同条款、商品明细，也可从报价单复制，方便生成采购合同及 各种结汇单证。对合同中不同产品按不同供货厂商打印催货通知，完成外销合同 的管理及整票合同的利润预估。可将一个产品分成实际中的多个配件，分工厂、 分批、分种类、分数量自动生成不同的采购合同和产品跟踪单。该模块主要用于 对整个贸易活动中的的各种合同进行统一管理，并能执行合同的修改、审批、中 止、查询、统计等功能。 2 、功能描述 1 ) 合同的制作 系统设立标准外销出口合同，包括国际贸易的所有条款，业务员可以按照需 要进行修改、删除。系统允许货盘中的基本数据和信息能自动输入到合同当中， 尽量减少重复录入。 可以对这些合同执行修改、发送、打印、统计等功能。 0 2 2 0 2 5 2 5 6 韩骥h y 钢铁集团进出口管理系统设计与分析 2 ) 合同模板管理 系统设立标准合同、进口代理协议、国内钢材购销合同等标准模版格式，对 用户使用的合同模板进行维护功能( 增加、修改、删除) 3 ) 合同的审批 业务员完成合同的制定后进入审批阶段，比如经过部门经理的审批、财务部 门的审批、法务部门的审批最后由分管领导确认后正式对外确认。所有的审批都 可以通过电子确认。最后生效的合同系统会按照日期或其他设置进行编号。以供 日后查询。 4 ) 合同的统计查询 系统可以对所有正式生效的合同进行查询或统计，允许按照多种路径进行查 询( 比如通过日期、金额、业务部门、执行情况等) 和统计。 0 2 2 0 2 5 2 5 6 韩骥h y 钢铁集团进出口管理系统设计与分析 信用证管理模块 1 、系统目标 信用证管理模块主要用于对贸易中的信用证进行有效审核管理。主要提供信 用证审核、信用证分析单查询等处理功能，并对授信额度进行统计、信用证催证 处理等功能。 2 、功能描述 信用证催证：操作人可围绕未到证的销售单制作催证函，信用证到证后公司 内