（工商管理专业论文）T公司工作流审批系统项目管理过程实践研究.pdf

摘要 本文参考p m b o k 和c m m 的理论，采用案例研究方法，描述了t 公司工作 流审批系统项目全过程，介绍了该项目的管理实践，进而深入研究一个成功的信 息系统项目在主要的项目管理过程中所采用的项目管理工具及先进的管理方法， 并重点研究这些工具和方法的实际应用，最后对整个项目进行评价和总结。希望 对从事软件开发项目的企业或个人有帮助。 本文的逻辑结构如下： 第一章绪论，介绍本研究的目的、方法和理论基础。 第二章介绍了项目背景及项目启动过程实践，包括原有审批系统的现状分析、 工作流管理系统概述、i n t e l l i f l o w 工作流平台简介，立项分析及项目启动。 第三章介绍了项目计划过程实践，包括范围计划编制、进度计划编制、人力 资源计划编制及人员获取、成本计划编制、s q a 计划编制等过程及实践。 第四章介绍了项目执行过程实践，包括团队发展、质量保证、沟通规划及信 息发布等过程及实践。 第五章介绍了项目控制过程实践，包括绩效报告、变更控制、风险管理、质 量控制等过程及实践。 第六章介绍了项目收尾过程实践，包括项目管理绩效评价、项目经验和不足 的总结、项目关闭等过程及实践。 结束语回顾本项目整个项目过程中运用的理论、方法和工具。指出采用适合 软件开发项目自身特点的管理方法和工具，采用合适的过程模型并正确执行，是 真正管理好软件开发项目的最终出路。 关键词：项目管理：工作流；审批系统 a b s t r a c t r e f e r r i n gt ot h et h e o r yo fp m b o k a n dc m m ，u s i n gt h em e t h o do fc a s es t u d y , t h i ss t u d yd e s c r i b e st h ew h o l ep r o j e c tp r o c e s s e s so fa p p r o v a ls y s t e mb a s e do n w o r k f l o wtc o m p a n y ，i n t r o d u c e st h ep r a c t i c e so fp r o j e c tm a n a g e m e n t ，r e s e a c h e st h e m a i nm a n a g e m e n tm e t h o d sa n dt o o l sw h i c ha r cu s e f u lf o rp r o j e c tm a n a g e m e n t p r o c e s s e s i nas u c c e s s f u li n f o r m a t i o ns y s t e mp r o j e c t ，a n df o c u s e so nt h eu s a g eo ft h e s e m e t h o d sa n dt o o l s ， f i n a l l ym a k e sp e r f o r m a n c ea p p r a i s a la n dg i v e as y n t h e t i c c o n c l u s i o n h o p ei tc a r lb eg o o dh e l pf o rc o m p a n i e so rp e r s o n sw h i c ha r eo rw i l lb e i n v o l v e di ns o f t w a r ed e v e l o p m e n tp r o j e c t t h es t r u c t u r eo ft h i ss t u d yi sa sf o l l o w s ： c h a p t e r1 ：i n t r o d u c et h er e s e a r c h i n gp u r p o s e ，m e t h o d sa n d t h e o r e t i c a lb a s i s c h a p t e r2 ：i n t r o d u c et h ep r o j e c t sb a c k g r o u n da n dt h ep r a c t i c e so fi n i t i a t i n g p r o c e s s e s ，i n c l u d i n ga c t u a l i t ya n a l y s i so ft h eo l da p p r o v a ls y s t e m , i n t r o d u c t i o no f w o r k f l o wm a n a g e m e n ts y s t e m ，i n t r o d u c t i o no ft h ep l a t f o r mo fi n t e l l i f l o w , t h ep r o j e c t f e a s i b i l i t ya n a l y s i sa n di n i t i a t i o n c h a p t e r3 ：i n t r o d u c et h ep r a c t i c e so fp r o j e c tp l a n n i n gp r o c e s s e s , i n c l u d i n gt h e p r o c e s s e sa n dp r a c t i c e so fs c o p ep l a n n i n g ，t i m ep l a n n i n g , h u m a nr e s o u r c ep l a n n i n g a n ds t a f fa c q u i s i t i o n , c o s tp l a n n i n ga n ds q a p l a n n i n g c h a p t e r4 ：i n t r o d u c et h ep r a c t i c e so fp r o j e c te x e c u t i n gp r o c e s s e s ，i n c l u d i n gt h e p r o c e s s e sa n dp r a c t i c e so ft e a md e v e l o p m e n t , q u a l i t ya s s u r a n c e ，c o m m u n i c a t i o n s p l a n n i n ga n di n f o r m a t i o nd i s t r i b u t i o n c h a p t e r5 ：i n t r o d u c et h ep r a c t i c e so fp r o j e c tc o n t r o l l i n gp r o c e s s e s ，i n c l u d i n gt h e p r o c e s s e sa n dp r a c t i c e so fp e r f o r m a n c er e p o r t i n g ，s c o p ec h a n g ec o n t r o l l i n g ，r i s k m a n a g e m e n t , q u a l i t yc o n t r o l l i n g c h a p t e r6 ：i n t r o d u c et h ep r a c t i c e so fp r o j e c tc l o s i n gp r o c e s s e s ，i n c l u d i n gt h e p r o c e s s e sa n dp r a c t i c e so fp e r f o r m a n c ea p p r a i s a lo fp r o j e c tm a n a g e m e n t ，t h es u m m a r y o fp r o j e c te x p e r i e n c e sa n dd i s a d v a n t a g e s ，a n dt h ep r o j e c tc l o s u r e t a g ：r e v i e wt h et h e o r y , m e t h o d sa n dt o o l su s e dd u r i n gt h ew h o l ep r o j e c t p o i n t o u tt h a t ，u s i n ga p p r o p r i a t em a n a g e r i a lp r o c e s s e s ，m e t h o d sa n dt o o l sa d a p tt os o f t w a r e d e v e l o p m e n tp r o j e c ti st h ef i n a lw a yo u tt om a n a g es o f t w a r ed e v e l o p m e n tp r o j e c tw e l l k e y w o r d s ：p r o j e c tm a n a g e m e n t ；w o r k f l o w ；a p p r o v a ls y s t e m 厦门大学学位论文原创性声明 兹呈交的学位论文，是本人在导师指导下独立完成的研究成果。 本人在论文写作中参考的其他个人或集体的研究成果，均在文中以明 确方式标明。本人依法享有和承担由此论文产生的权利和责任。 声明人( 签名) ：料谚略 7 年多月坐日 厦门大学学位论文著作权使用声明 本人完全了解厦门大学有关保留、使用学位论文的舰+ ，芒。厦门大 学有权保留并向国家主管部门或其指定机构送交论文的纸i 黄版和电子 版，有权将学位论文用于非赢利目的的少量复制并允许论艾进入学校 图书馆被查阅，有权将学位论文的内容编入有关数据库进fj 二检索，有 权将学位论文的标题和摘要汇编出版。保密的学位论文在解密后适用 本规定。 本学位论文属二f 1 、保密() ，在年解密后适用本授权书。 2 、不保密( ) ( 请在以上相应括号内打“ ) 作者虢袜逐：午 导师签名： 日期：加唧年王月扩日 日期：年月 日 第一章绪论 一、研究背景 第一章绪论 第一节研究背景和研究目的 随着信息技术的飞速发展，软件产品的规模也越来越大，个人作坊式开发方 式已经越来越不适应发展的需要。各软件企业也在积极将项目管理引入开发活动 中，对开发实施有效的管理。 在各类项目中，软件开发项目算得上是最复杂的项目之一，这主要因为三方 面的原因：首先，软件开发项目的主要资源是人，而人是最难管理的：其次，软 件开发项目的核心是软件开发，从某种意义上讲，软件是无形的，对其质量的评 价也存在很多主观因素；第三，需求的多变性。这些因素导致软件开发项目的复 杂程度高于任何其他系统。 软件工程项目管理引起广泛注意源于2 0 世纪7 0 年代中期，当时发现7 0 的 项目是因为管理不善而引起。2 0 世纪9 0 年代中期，美国的软件开发仍然很难预 测，大约只有1 0 的项目能够在预定的费用和进度下交付。商用软件通常只有9 ( 中小型软件公司有1 6 ) 的软件项目能够及时交付且费用并不超支。对于以往 软件开发项目，业界有两个8 0 2 0 的估计：一是8 0 的项目都失败了，只有2 0 是成功的；二是在那些失败的项目中，8 0 的原因是非技术因素导致的，只有2 0 是由技术因素导致的失败。回在这里，非技术因素包括企业业务流程与组织结构的 改造问题、企业领导的观念问题、企业员工的素质问题、项目管理问题等。 因而，项目经理能针对项目管理的各个主要方面：进度与成本、需求变更、 人力资源、质量及团队管理，科学地进行项目管理，协调这些要素之间的关系并 求得相互之间的平衡，并对风险进行有效的预测及防范，是保证软件开发项目的 成功的关键。 t 公司2 0 0 2 年组织一个开发团队开发了一套基于w e b 的审批系统，一直沿 用到今天。该系统在该公司有很高的使用率，是该公司的日常电子办公自动化平 。高绍新：。项目管理理论中关于软件项目外包采购管理的探讨，计算机工程 ，2 0 0 5 年1 月 。左美云李东：“信息系统建设需要项目管理”，计算机世界 ，2 0 0 2 年1 0 月，p i 1 一 t 公司工作流审批系统项目管理过程实践研究 台。2 0 0 2 年以来t 公司发展迅速，先后兼并了5 家公司，在全国各地建立子公司 和办事处，组织结构经历了多次变化。原有系统基于原来的设计思路不断的配置 新流程，导致流程数量增多，截止到2 0 0 5 年5 月份统计已经超过2 0 0 条流程。t 公司业务正处快速发展的阶段。未来对审批系统的要求还会更高。在此背景下， t 公司经过分析决定成立项目组开发一套基于其拥有自主产权的i n t e l l i f l o w 工作 流的审批系统；该项目始于2 0 0 5 年5 月1 6 日，止于2 0 0 5 年9 月1 6 日，比原计 划9 月底试运行、1 0 月8 日正式上线的目标略有提前。作者作为项目经理，带领 该项目组成功在规定的时间、成本、质量要求下完成既定的项目目标。 二、研究目的 项目管理是实践性很强的学科。本文作者在t 公司期间从事过软件开发、项 目管理、项目管理体系建设、i s o c m m ( 能力成熟度模型) 质量管理体系建设等 工作，在软件开发项目管理方面有一定的经验和体会。本文将作者在t 公司工作 流审批系统项目上的项目管理过程实践整理出来，希望对从事软件开发项目的企 业或个人有一点借鉴价值。 一、研究方法 第二节研究方法及研究框架 本文采用案例研究方法，参考美国项目管理协会( p m i ) 著的项目管理知识 体系指南( 第3 版) ( 以下简称：p m b o k 指南) 和c m m 理论，通过对t 公司工作 流审批系统项目全过程的案例分析，结合作者领导本项目过程中的体会，进而深 入研究一个成功的信息系统项目在项目各阶段及过程中所采用的项目管理工具及 先进的管理方法，重点研究这些工具和方法的实际应用。 二、研究框架 本文以 ，2 0 0 2 年，p 2 从技术上讲，一个任务的过程由一系列步骤所构成。软件过程包含用于执行 项目中不同任务的不同过程。对一个组织来说，过程不仅仅是一系列步骤，还包 含了组织所积累的经验。换言之，过程获取了运行项目的经验，使组织在将来的 项目中可以利用这些经验。通过以过程的形式获取成功的经验，并在将来的项目 中使用这些过程，组织就可以确保项目的持续成功。 三、项目管理与c m m 一旦承认有效的过程有助于成功地执行一个项目，必然会引出这样一个问题： 这些过程有哪些必不可少的特征呢? 软件c m m 提出了解决这个问题的框架。 软件c 删是由卡内基梅隆大学的软件工程研究所( s o f t w a r ee n g i n e e r i n g i n s t i t u t e ， 简称s e i ) 开发的，它体现了软件组织和其他组织在软件开发管理 方面的最佳实践。因此c 涮体现了集体的过程经验及很多公司的期望。它规定了 过程所必需的特征，但是没有规定专门的过程。因此，不同过程都可以实现c 删 的要求。c 删可以用来评价一个组织的软件过程，标识出存在的缺陷。c 瑚是目前 使用最为普遍的软件过程改进框架之一。 c 0 , t 分为五个等级：一级为初始级，二级为可重复级，三级为已定义级，四 级为已管理级，五级为优化级。随着模型的等级从低到高，可预计企业的风险越 来越低，在提供合格软件产品方面的开发能力越来越高。除模型的第一级外，其 5 t 公司工作流审批系统项目管理过程实践研究 他每个等级都由不同的关键过程域构成，而每个关键过程域又由各种目标构成， 每个目标由各种实践支持。一个组织只要开始从事软件开发，即自动处于第一级， 要通过其他等级，就需要达到统一的标准，即相对应等级的各个关键过程。 在表l 中关键过程区域被归入三大类：管理过程、组织方面的过程、工程过程。 表1 ：关键过程区域的过程分类 弋 管理过程组织方面的过程工程过程 ( 项目计划、管理等)( 高级管理者评( 需求分析、设计、 等级审等)编码、测试等) 优化级技术改革管理 过程变更管理缺陷预防 已管理级定量过程管理软件质量管理 已定义级综合软件管理组织过程焦点软件产品工程 组间协调组织过程定义 培训大纲 可重复级需求管理 软件项目计划 软件项目的跟踪和监督 软件外包管理 软件质量保证 软件配置管理 初始级 ，2 ” 。， 无序过程7 资料来源：s e i ，c m m1 i 版本 我们可以进一步把这些属于项目管理范畴的关键过程域p m b o k 的知识领域的 对应关系整理如表2 。 表2 ：c m m 与p m b o k 的部分交叉对应关系 c 删 p m 田o k 级别关键过程域知识领域 己定义级 综合软件管理项目综合管理 组间协调项目沟通管理 可重复级需求管理项目范闱管理 软件项目计划项目综合管理、项目范围管理、项目风险管理 软件项目跟踪和监督项目综合管理、项目范围管理、项目风险管理 软件外包合同管理项目采购管理 软件质量保证项目质量管理 软件配置管理项目综合管理、项目范围管理 资料来源：自行整理 6 第一章绪论 需要说明的表2 中的关系仅仅是一种交叉关系，如c m m 的组间协调中的一部 分属于p m b o k 的项目沟通管理的要求；同样p m b o k 的项目沟通管理所包含的内容 也超越了c m m 的组间协调中的与沟通相关的内容。所以这两个理论有很多交叉的 领域。 另一方面，p m b o k 与c m m 也有许多不同之处，正是这些不同，才让他们具有 各自的特色，具体如下： 1 应用行业不同：p m b o k 面向一切行业；而c 删仅仅对软件开发有指导意义。 2 侧重点不同：p m b o k 侧重于项目管理；而c 删侧重于质量管理。 3 涉及到的对象不同：p m b o k 面向一个相对独立的项目，主要局限于项目内 部；而c 删是面向整个组织，c m m 3 级以上强调从组织的层次对项目提供 指导和支持。 4 一次性和持续性的不同：p m b o k 主要围绕着一个项目生命周期而进行，项 目的特点决定了它的一次性特点；而c m m 更强调在组织范围内的持续改 进。在c m m 中不仅要支持开发项目的生命周期，更多地是帮助企业通过 不断的改善过程，去提高过程能力和管理水平，以保证更多的项目成功。 四、项目管理过程 项目管理是指项目活动中运用知识、技能、工具和技术以便达到项目要求的 过程。项目管理通过应用下列过程得以完成：启动、计划编制、执行、控制和收 尾。 ，3 2 节，过程组 最后，过程组的相互作用也会跨越阶段：一个阶段的结束作为下一个阶段开 始的输入。比如，结束一个设计阶段要求顾客接受认可设计文档。类似的，设计 文档为执行阶段提供了产品说明。这种内部作用如图5 所示。 先行 阶段 图5 ：阶段间的相互作用 资料来源：( p m b o k 指南) ，3 2 节，过程组 9 t 公司t 作流市批系统项目管理过样实践研究 在每一个阶段开始时重复启动过程有助于项目不会偏离既定的商、i k 需求，也 帮助确保当商业需求己不存在或项日已不可能满足这种需求时终止这一项目。 需要指出的是，这些过程的实际输入和输出取决于它们在哪个阶段执行。尽 管图5 袁示的是独立的阶段和独立的过程组，但在实际项目中它们可能会有帽瓦 交迭。比如，计划编制过程不仅为成功地完成项日本阶段工作提供了本阶段所需 要的工作的细节，并且可能为下一阶段所需做的工作提供了仞步的说明。这种项 目计划的渐进明细常常被称为“滚动计划”，表示计划编制是一个反复、持续的过 程。 五、项目管理过程的相互影响 在每一个过程组中，各个过程通过它们的输入、输出进行联系。下文列出了 对于大多数应用领域中的大多数项目都普遍适用的项日管理过程，这里阐述的过 程内部的项目作用同样也是对太多数应用领域的太多数项目适用的。 启动过程组 图6 表示了在这一过程组的一个单独过程。 图6 ：启动过程之间的关系 资料柬潭( p m b o k 指南，32 节，过程日 启动( 51 ) 授权项目或阶段丌始 l j 计划编制过程 计划编制过程组 计划编制对_ f 个项目是非常重要的，因为项目涉及许多以前从来做过的工 作。因此在这一部分有相对较多的过程，f 日所作计划工作的多少总足应当与项目 的规模和计划所提供资料的用途大小相适应。计划编制是贯穿整个项目生命周期 第章绪论 的持续不断的j = 作。 图7 表示丁项目计划编制过程组中过程的相互关系 图7 ：计划编制过程之间的关系 舞料束口：( p m b o k 指南) ，32 节过程m 一些计划过程间有很明确的关联性，这使得它们在多数项日中需要按相同的 次序执行，这就构成了核心过程。核心计划过程包括： t 公司工作漉审批系统项目管理过程实践研究 1 范围计划编制( 5 2 ) 制定书面的范围说明的过程，范围说明作为将 来项目决策时的基础。 2 范围定义( 5 3 ) 将主要的项目可交付成果细分为更小的、更易管理 的构成单元。 3 活动定义( 6 1 ) 确认具体的活动，这些活动的执行对于完成项目各 阶段的可交付成果是必需的。 4 活动排序( 6 2 ) 明确并用书面形式表述活动内部的关联性。 5 活动历时估算( 6 3 ) 估算为完成各个活动所需的工作时间。 6 进度计划编制( 6 4 ) 分析活动顺序、活动历时和资源需求，制定项 目进度计划。 7 风险管理计划编制( 1 1 1 ) 决定如何处理和计划一个项目的风险管理。 8 资源计划编制( 7 1 ) 确定执行项目活动所需的资源类型( 人力、装 备、原料) 及相应的数量。 9 成本估算( 7 2 ) 估算执行活动所需的资源成本。 1 0 成本预算( 7 3 ) 将总体成本估算分配到各个工作包上。 11 项目计划编制( 4 1 ) 汇总各计划编制过程的结果并将他们编制成连 续一致的文档。 辅助计划过程包括： 1 质量计划编制( 8 1 ) 确定与项目相关的质量标准并决定满足这些标 准的方法。 2 组织计划编制( 9 1 ) 确定、分配项目角色、职责和报告关系，并形 成文档。 3 。人员获取( 9 2 ) 获得项目所需的人力资源，并将他们分配到项目中 进行工作。 4 沟通计划编制( 1 0 1 ) 识别项目干系人所需的信息和沟通需求。谁需 要什么信息、何时需要、以及怎样传递给他们。 5 风险识别( 1 1 2 ) 识别可能会影响项目的风险，并且记录每种风险的 特征 6 风险定性分析( 1 1 3 ) 对风险及条件进行定性分析，以便排出他们对 - 1 2 项日目标影响的优先次序。 7风险定量分析( 1 14 ) 测量风险的概率和影响，并估算他们对项目目 标产生的作用。 8 风险应对计划编制( i l5 ) 制定相应的步骤和技术咀增强把握机会的 能力和减少风险对项目目标产生的威胁。 9采购计划编制( 1 21 ) 确定采购什么、采赠多少和何时采购。 1 0 询价计划编制( 1 22 ) 编制产品需求文档，确定叮能的柬源。 执行过程组 执行过程组包括核心过程和辅助过程。图8 表示了过程间的相互关系。 来自计划 编制过程 来自控制 过程 图8 ：执行过程之间的关系 资料米谭( p m b o k 指南，3 2 节，过程目 匕 到控制过 程 执行过程的核心过程和辅助过程包括： 1 项目计划的执行( 42 ) 通过执行项目计划内的活动米执行项目计划。 2 质量保证( 8 2 ) 为了确保项目能够满足有关质量标准而定期全面评 估项目整体绩效。 i 公司i 作流审批系统项1 7 管理过程实践研宄 3 团队建设( 93 ) 提高个人及团队的1 作技能，以便提高执行项e t ： 作的水平。 4信息发送( 1 02 ) 及时向项目干系人传递他们所需的信息。 5 询价( 1 23 ) 获取适当的报价、投标、报盘或建议书等 6供方选择( 1 24 ) 从潜在的卖方中进行选择。 7合同管理( 1 25 ) 处理与卖方的荚系。 控制过程组 必须定期评测项目绩效，以发现执行情况与既定计划间存在的偏差。在各种 知识领域中存在的偏差都要纳入到控制过程组中，一旦发现了重大偏差就需要重 新正确执行计划过程，对计划加以调整。控制也包括对潜在问题的预防。 日 自 釜霾 图9 ：控制过程之间的关系 资料来源p m r o k 指南j ，3 2 * 过程组 图。表示了以下的核心拧制过程和辅助控制过程之间的相互关系 l综合变更控制( 43 ) 哳调整个项目中出现的变更。 2范嘲审核( 54 ) 正式验收项目范围。 3 范嘲变更控制( 55 ) 控制对项目范围的变更。 二 ! 第一章绪论 4 进程控制( 6 。5 ) 控制对项目进程的变更。 5 成本控制( 7 4 ) 控制对成本预算的变更。 6 质量控制( 8 3 ) 监测具体项目结果，判断它们是否达到相关的质量 标准，确定消除导致不满意事项的原因的方法。 7 绩效报告( 1 0 3 ) 收集和发布有关项目绩效信息，包括状态报告、进 度测量及预测。 8 风险监督和控制( h 6 ) 跟踪已识别的风险，监督其他风险和识别新 的风险，保证执行风险计划，并评估风险计划对于降低风险的有效性。 收尾过程组 来自控 涮过程 八 u 图1 0 ：控制过程之闻的关系 资料来源：( p m b o k 指南，3 2 节，过程维 图l o 表示了以下收尾过程的相互关系： 1 合同收尾( 1 2 6 ) 合同完成和结算，包括解决任何悬而未决的事项。 2 管理收尾( 1 0 4 ) 编写、收集和分发阶段或项目正式结束的信息，包 括对项目作出评价，并总结经验和教训，为以后的项霜或阶段的计划制定 工作提供参考。 六、项目管理过程与知识领域的相互关系 表3 说明了三十九个项目管理过程与五个项目管理过程组以及九个项目管理 领域的关系。 1 5 t 公司工作流审批系统项目管理过程实践研究 表3 ：项目管理过程与项目管理过程组和知识领域的相互关系 启动计划编制实施控制收尾 4 综合管理4 1 项目计划编制4 2 项目计划执4 3 综合变更控 行制 5 范围管理5 1 启 5 2 范围计划编制 5 4 范围核实 动5 3 范围定义5 5 范围变更控 制 6 时间管理6 1 活动定义6 5 进度控制 6 2 活动排序 6 3 活动历时估算 6 4 进度计划编制 7 成本管理7 1 资源计划编制7 4 成本控制 7 2 成本估算 7 3 成本预算 8 质量管理8 1 质量计划编制8 2 质量保证8 3 质量控制 9 人力资源9 1 组织计划编制9 3 团队发展 管理9 2 人员获取 1 0 沟通管理1 0 1 沟通计划编制1 0 2 信息发布1 0 3 绩效报告 1 0 4 管理收 尾 1 1 风险管理1 1 1 风险管理计划1 1 6 风险监控 1 1 2 风险识别 1 1 3 风险定性分析 1 1 4 风险定量分析 1 1 5 风险应对计划 编制 1 2 采购管理1 2 1 采购计划编制1 2 3 询价1 2 6 合同收 1 2 2 询价计划编制1 2 4 供方选择尾 1 2 5 合同管理 资料来源： p m b o k 指南) ，3 2 节，过程组 以上提到的过程及描述的过程间的相互影响经过检验被广泛接受。它们在大 多数时候对大多数项目适用。但是，这并不意味着所有项目都需要这些所有的过 程，也并不意味着所有的内部相互关系都适用所有的项目。在项目管理实践过程 中就必须结合具体项目特性，选择合适的项目管理过程，才能良好有效的管理好 项目。 1 6 第二章项目背景及项目启动 一、t 公司简介 第二章项目背景及项目启动 第一节t 公司原有审批系统现状分析 t 公司成立于1 9 9 6 年，是中国领先的i t 综合服务提供商之一。公司以规划 咨询和软件开发为先导，以项目实施、增值开发、技术服务、i t 外包与运营、系 统集成及i t 设备租赁等的综合能力为基础，为银行、保险、政府、企业等领域提 供业务整体解决方案和软件、服务产品，协助其运用信息技术提高竞争力。 t 公司系国家规划布局内重点软件企业，国家计算机信息系统集成二级资质 企业，国家火炬计划重点高新技术企业，福建省软件与系统集成“双十强”企业， 厦门市首批认定的软件企业。 目前，t 公司在北京、上海、广州、南京等主要大中城市设有二十四家办事 处和四家子公司，已发展成为提供多元化i t 服务的集团企业。公司产品在建行、 农行、兴业、邮政、股份制商业银行、城市商业银行等银行的总行及各地、市级 分支机构，以及保险、政法、工商、财政等行业和政府部门获得广泛应用，成为 国内知名的i t 综合服务提供商。 随着在全国区域业务的开展，t 公司自2 0 0 5 年起实施平台管理战略，在原有 分支机构的基础上，先后成立了北京、上海子公司，作为集团总部在北京、上海 的支持平台，并以上海作为研发的核心基地，北京作为解决方案和销售中心，为 t 公司在全国各地业务的迅速发展打造坚实的基础。 二、t 公司原有审批系统现状分析 t 公司人员遍地全国各地，人员经常出差在外，以往手写签字审批的过程时 间长、效率低下，为了提高审批效率，t 公司2 0 0 2 年组织一个开发团队开发了一 套居于w e b 的审批系统，一直沿用到今天。该系统在该公司有很高的使用率， 用户对电子化审批系统甚至到了依赖的程度。从2 0 0 2 年以来t 公司发展迅速， 先后兼并了5 家公司，在全国各地建立子公司和办事处，组织结构经历了多次变 化。居于原来的设计思路不断的配置新流程，导致流程数量越来越多。t 公司业 1 7 t 公司工作流审批系统项目管理过程实践研究 务正处快速发展的阶段，未来对审批系统的要求还会更高。但是现有审批系统随 着时间的推移也暴露出了以下缺陷： 1 流程多，选择复杂。由于当初开发所采用的技术架构的通用性不够，流程 定义不方便，随着公司组织结构的变迁，汇报关系也作了几次调整，系统 上配置出来的流程越来越多，到2 0 0 5 年5 月份统计已经超过2 0 0 条流程。 用户在使用过程中首先要从这2 0 0 多条流程中选出适合自己需要的流程， 使用极为不便。 2 系统维护和优化的难度大。随着时间推移，当时可能是很先进的设计思路 现在显得落后了，再加上当时开发成员大都流失，系统的优化和再开发工 作很难开展，维护也困难。 综合以上现状分析，原有的审批系统难以使用、难以优化，已经不能满足公 司发展和进一步优化流程的需要，必须开发一套更先进的审批系统。 第二节工作流管理系统概述 一、工作流的起源与定义 工作流概念的起源 工作流的概念起源于生产组织和办公自动化领域。它是针对日常工作中具有 固定程序的活动而提出的概念。目的是通过将一个具体的工作分解成多个任务、 角色，通过一定的规则和过程，约束这些任务的执行和监控，达到提高效率，降 低生产成本、提高企业生产经营管理水平和竞争力。实际上，自从进入工业化时 代以来，有关流程的组织管理和优化的工作一直在进行，这是企业管理的主要研 究内容之一，只不过在没有引入计算件信息系统之前，这些工作是由人工来实现 的。在计算机网络技术和分布式数据库技术迅速发展、多协同工作技术日臻成熟 的基础上，在2 0 世纪8 0 年代中期发展起来的工作流技术为企业更好地实现经营 目标提供了先进的手段。9 0 年代随着计算机和网络技术的发展，该技术得到了迅 速地发展，至今工作流管理技术已经成功运用于图书馆、医院、保险公司、银行、 政务机关等行业，然而它更重要的应用还是在工业领域，特别是在生产制造业领 域，结合先进的e r p 应用系统将能得到更好的应用。 - 1 8 第二章项目背景及项目启动 在企业实际应用中，虽然工作流的概念相对于物流、资金流、信息流等概念 要抽象一些，但是，工作流从更高层次上提供了实现物流、资金流、信息流及相 关过程与应用的集成机制，工作流是企业物流、资金流、信息流的载体，从而使 得企业能够实现企业流程集成、业务流程自动化与业务流程的管理。 工作流的定义 1 9 9 3 年工作流管理联盟( w o r l d l o wm a n a g e m e n tc o a l i a t i o n ，w f m c ) 的成立， 标志着工作流技术开始进入相对成熟的阶段。它先后制定了相关的系列标准，同 时给出了工作流的定义是：“工作流是一类能够完全或者部分自动执行的业务流 程，它根据一系列过程规则、文档、信息或任务能够在不同的执行者之间进行传 递与执行一。那么什么是业务流程呢? 业务流程是为了实现企业某个业务目标的过 程，它在相关组织机构及人员的参与下，利用企业资源( 设备、物料、厂房等) ， 按照预先确定的规则，在参与者和组织机构之间进行文档、信息、任务的传递和 处理，从而实现预定的企业目标。 使用工作流作为业务流程的实现技术，首先要求工作流系统能够反映业务的 如下几个方面的问题：业务流程是什么( 活动、任务) 、怎么做( 条件、规则) 、 由谁来做( 组织、角色) 、做得怎样( 监控) 。 二、工作流管理系统的定义 在明确了工作流的基本概念后，下面介绍工作流管理系统的定义。w f m c 给 出工作流管理系统的定义是：“工作流管理系统是一个软件系统，它完成工作流的 定义和管理，并按照计算机中预先定义好的工作流逻辑推进工作流实例的执行刀。 通常，工作流管理系统指运行于一个或多个称为工作流引擎的软件上的用于 定义、实现和管理工作流运行的一套软件系统，它和工作流执行者( 人、应用) 交互，推进工作流实例的执行，并监控工作流的运行状态。这里需要强调指出的 是，工作流管理系统并不是企业的业务系统。在很大程度上，工作流管理系统为 企业的业务系统运行提供一个软件支撑环境。在工作流管理系统的支撑下，通过 集成具体的业务应用软件，才能够良好地完成企业业务流程的运行的支持。所以， 工作流管理系统在一个企业或部门的业务流程中的应用过程是一个业务应用软件 系统的集成和实施的过程。 1 9 t 公司工作流审批系统项目管理过程实践研究 工作流管理系统是定义、创建、执行工作流的系统。在最高层次上，工作流 管理系统应能提供以下三方面的功能支持： 1 建立功能：对工作流过程及其组成活动定义和建模； 2 运行控制功能：在运行环境中管理工作流过程，对工作流过程中的活动进 行调度； 3 运行交互功能；指在工作流运行中，与用户( 业务工作的参与者或控制者) 和外部应用程序工具交互的功能。 下图体现了这三个主要功能之间的关系： 图1 1 ：工作流管理系统三个主要功能间的关系 资料来源：自行整理 三、工作流管理系统的实施与效益 ( 一) 工作流管理系统的实施 工作流管理系统是面向用户、面向市场、面向流程的系统。工作流技术的应 用范围包括：企业业务流程建模和业务流程分析，帮助企业管理者更清楚地认识 其业务过程，并发现业务过程中的问题及性能瓶颈；支持企业管理信息系统的规 范设计和项目管理；支持企业知识获取和知识重用；支持企业业务流程的自动执 2 0 第二章项目背景及项目启动 行和监控。 要实施工作流管理系统，首先要在战略层次上对企业的经营目标进行分析， 在完成了战略目标分析之后，工作流管理系统才能进入真正的实施阶段。工作流 管理系统在实际的应用一般分为三个阶段，即模型建立阶段、模型实例化阶段和 模型执行阶段。其实施过程如图1 2 所示。 图1 2 ：工作流管理系统实施的三个阶段 流程，业务工程师系统管理员 资料来源：自行整理 模型建立阶段利用工作流建模工具完成企业业务流程模型的建立，将企业的 实际业务流程转化为计算机能处理的工作流模型。流程实例化阶段为每个流程设 定所需要的参数，并分配每个活动所需要的资源( 包括设备、人员、应用) 。流程 执行阶段完成业务流程的执行，在这个过程中主要的任务是完成人机交互和应用 的执行，并对流程与活动的执行情况进行监控与跟踪。 在实际应用中，工作流管理系统的实施与b p r ( 业务流程重组) 与业务流程 改变是紧密相关的，虽然并非所有的b p r 过程都需要采用工作流的方式进行实 施，但是工作流技术通常是实施b p r 的一个很好的有效方法。工作流技术可以支 持企业实现对经营管理和生产组织的流程控制以及决策支持，能够实现企业“在 适当的时间把适当的信息传递给适当的人一的要求。工作流管理系统还可提供系 2 l - t 公司工作流审批系统项目管理过程实践研究 统日志功能，这种日志记录对于进行企业业务流程运转情况的事后分析和流程优 化提供了十分重要的依据。实施工作流管理系统的目的就是要提高企业的柔性， 并能够根据市场的变化不断进行业务流程的改进和重组。 ( 二) 实施工作流管理系统的好处 工作流管理系统的应用会给企业带来巨大的效益。从企业经营目标来看有如 下好处： 1 提高企业管理的规范程度，提高了工作效率，降低管理成本：系统按照规 范好的流程运行，使企业管理更规范，通过更好的规划工作流程、并行执 行相互独立的活动、减少文档传递过程中不必要的中间状态等方法来显著 降低文档的传递和临时存储的时间，避免不必要的和重复的工作，提高工 作人员的效率； 2 更好地与上下游企业形成快速响应市场的供应链网络：如自动提供完成某 个任务所需要的相关信息。在客户服务中，能够快速方便地访问所有相关 数据和工作流程，从而可以大大提高客户服务质量； 3 通过在工作流模型加入对可预计的故障的处理策略来提高系统的柔性； 4 在工作流的基础上改进控制策略，降低相应的控制成本；如通过监控工作 流执行状态，利用分析和控制工具来进行优化控制，通过对已完成的工作 流实例的分析，找出存在的不足，进而不断改进工作流程； 除了上述从企业经营目标出发得到的好处外，采用工作流管理系统对企业的 信息化建设同样具有显著作用。采用工作流管理系统可在最大程度上集成企业现 有的信息资源，实现资源的充分利用。由于工作流管理系统具有较好的柔性和开 放性，因此，可以保证企业的信息系统能够顺利的扩展以便满足不断变化的市场 环境。另外，在实现企业流程优化和自动化的基础上，可在很大程度上提高e r p 等其他信息系统的实施的成功率。 第三节t 公司i n t e n i f l o w 工作流平台简介 一、概述 工作流管理系统被誉为应用操作系统，它让合适的人和软件在适当的时间做 2 2 第二章项目背景及项目启动 正确的工作，使计算机的业务处理流程自动化。t 公司i n t e l l i f l o w 是一套开放、 灵活、可拓展、性能稳定的企业级工作流管理系统，采用先进的j 2 e e 技术架构 开发，符合国际工作流权威组织w f m c 所制定的标准。i n t e l l i f l o w 除了具有各种 工作流管理系统一般的所共有的特点之外，还具有一些特有的高级功能，例如支 持长事务、支持事件机制、支持多引擎协作等，可以广泛使用在具有流程特性的 金融、电子政务、企业管理等领域。 二、系统特点 1 具有一套完备的、描述功能强、且可扩展的业务流程描述语言 2 支持事件机制对流程运行进行驱动 3 支持金融行业、电子政务、企业管理中的各种复杂的业务流程逻辑 4 支持业务流程在传统的层级组织结构和矩阵式组织结构中运行 5 支持和现有系统无缝整合在一起，保护客户已有投资 6 提供一整套开发工具，可以快速开发、部署工作流应用 7 提供了一套通过实践验证的工作流应用开发模式 8 可以在运行时间方便地动态调整流程 9 采用了先进的j 2 e e 技术架构 1 0 符合国际工作流权威组织w f m c 所制定的标准 三、系统架构 该系统的系统架构如图1 3 所示： 2 3 1 公司l 作流审批系统项目管理过样实践研究 圈1 3 ：i n t e l l i f i o w 系统架构图 资料来潭：1 * 司i n t e l l w i o w 自业书，2 0 0 5 年9 月 第四节立项分析及项目启动 t 公司之所以决定立项开发一套居于工作流技术的t h 批系统，是因为综合考 虑以上= 节的信息，概括分析如下： 1 项目的必要性：原有审批系统随着时间的推移，已经不能满足t 公司快 速发展的需要，必须开发一套更先进的系统： 2 项目的重要性：实施工作流管理系统能够获得诸多好处，减少信息系统建 醴给t 公司快速发展带来的后顾之忧；将t 公司的i n t e l l i f l o w 运用于内 部信息化系统，接受检验也为未来市场开拓t 作做铺垫。 3 项目的可行性：公司i n t e l l i f i o w 工作流平台自从2 0 0 3 年被列为国家8 6 3 计划 r 导项目以柬，功能不断的丰富和完善，2 0 0 4 年开始已经先后4 个 项e l 中得到运用，而且效果不错：可时这4 个项目培养了不少能拒 i n t e l l i f l o w 平台1 开发的工程师，人力可以随时调配。 t 公司a i 作流审批系统项目的目标确定为： l 通过梳理公司组织结构、设定扩报关系与角色等手段，简化原有m i s 上 的流程，大幅度的减少流程数量。 第二章项目背景及项目启动 2 实现项目、技术支持、合同、财务4 部分的审批工作流，分为8 类流程， 共2 0 个流程。计划5 月中旬项目启动，9 月底试运行，1 0 月8 日正式运 行。 3 培养基于i n t e l l i f l o w 工作流平台的应用开发工程师。虽然公司有不少能在 i n t e l l i f l o w 工作流平台开发的工程师可以随时调配，但是公司还是希望培 养更多能在i n t e l l i f l o w 工作流平台上进行应用开