（工商管理专业论文）集中采购在跨国公司IT部门的实践研究.pdf

iv 摘摘 要要 有效地控制一个企业的 it 采购环节，不单单是节省成本，更是有力推动 it部门正常运作，并为企业提供充足的 it服务。 本文从采购的角度出发，以 bp 公司 it 部门在实际运作过程中的采购模式 的变化为样本，结合企业的 it 部门的运作模式，部门战略的特点，分析了跨国 企业应如何有效的通过集中采购来控制 it 物资的采购，以控制成本为基础，发 挥采购在日常运营中的重要地位和实际意义，并结合笔者在实际工作中遇到的 问题，提出实施建议。 论文共分五部分。引言简述了 it 物资采购对一个企业的日常运作的重要 性之后，从第二章开始阐述分析 it 物资的特性以及集中采购的特征和优势。第 三章以 bp 公司 it 部门物资采购的模式变化为样本进行分析。第四章提出对于 跨国公司应如何实施 it物资集中采购并提出建议。第五章给出结论。 关键词：it，集中采购，跨国公司 v abstract efficiently it procurement control is not only in result of cost control but also assist it department running smoothly to provide quality service. this thesis is base on the past & current mode of it material procurement in bp. analysis of material procurement, integrating the characters of it department running mode, work responsibility and the department strategy. analyse the practical meaning of procurement centralization on daily running of it department in a global enterprise, which is not only the cost control but also has other practical meaning to an enterprise. totally there are five parts form the whole thesis. in the part of introduction, author pointed out that it procurement is very important to a global enterprise and how does it affect the operation. in the following chapter describes the key features of central procurement & the characters of it staffs. in the second chapter, base one the current & past it procurement mode in bp ,the author gives out how to incarnate the advantage of it central procurement in a global enterprise. the third chapter tells that there are some thing should be focus on when daily operating. the last chapter author gives his ideas and suggestions of it procurement. keywords：it， procurement centralization, global enterprise ii 学位论文原创性声明 学位论文原创性声明 本人郑重声明：所呈交的学位论文，是本人在导师的指导 下，独立进行研究工作所取得的成果。除文中已经注明引用的 内容外，本论文不含任何其他个人或集体已经发表或撰写过的 作品成果。对本文所涉及的研究工作做出重要贡献的个人和集 体，均已在文中以明确方式标明。本人完全意识到本声明的法 律责任由本人承担。 本人郑重声明：所呈交的学位论文，是本人在导师的指导 下，独立进行研究工作所取得的成果。除文中已经注明引用的 内容外，本论文不含任何其他个人或集体已经发表或撰写过的 作品成果。对本文所涉及的研究工作做出重要贡献的个人和集 体，均已在文中以明确方式标明。本人完全意识到本声明的法 律责任由本人承担。 特此声明特此声明 学位论文作者签名：学位论文作者签名： 年年 月月 日日 iii 学位论文版权使用授权书 学位论文版权使用授权书 本人完全了解对外经济贸易大学关于收集、保存、使用学 位论文的规定，同意如下各项内容：按照学校要求提交学位论 文的印刷本和电子版本；学校有权保存学位论文的印刷本和电 子版，并采用影印、缩印、扫描、数字化或其它手段保存论 文；学校有权提供目录检索以及提供本学位论文全文或部分的 阅览服务；学校有权按照有关规定向国家有关部门或者机构送 交论文；在以不以赢利为目的的前提下，学校可以适当复制论 文的部分或全部内容用于学术活动。保密的学位论文在解密后 遵守此规定。 本人完全了解对外经济贸易大学关于收集、保存、使用学 位论文的规定，同意如下各项内容：按照学校要求提交学位论 文的印刷本和电子版本；学校有权保存学位论文的印刷本和电 子版，并采用影印、缩印、扫描、数字化或其它手段保存论 文；学校有权提供目录检索以及提供本学位论文全文或部分的 阅览服务；学校有权按照有关规定向国家有关部门或者机构送 交论文；在以不以赢利为目的的前提下，学校可以适当复制论 文的部分或全部内容用于学术活动。保密的学位论文在解密后 遵守此规定。 学位论文作者签名：学位论文作者签名： 年年 月月 日日 导师签名：导师签名： 年年 月月 日日 7 第第1章 章 引引 言言 对于任何一个企业、单位，物资的采购都是日常经营过程中非常重要的一 部分内容，其直接影响企业能否正常运转。正确的采购方式不但能为企业在财 务方面节省大量成本，同时也为企业良性运作的流程形成有力的推动。国外一 些大型企业的管理部门都高度重视物质采购供应工作将其列为企业经营发展 的四大要素之一，即投资决策、资金运作、市场营销、物质采购。美国通用电 气公司总裁韦尔奇称： “采购和销售是公司唯一挣钱的部门，企业其它任何部门 发生的都只是管理费用“。国际采购专家阿尔伯特丁、盖瑟尔在“采购与利 润”一书中写到“采购者应对生产的总成本的一半负责” ，采购这个行为是应计 入一个企业的生产成本中的。飞利浦公司精确算出，只要采购成本降低1，企 业就可提高利润75。1任何一个企业都已经认识到了这一点，所以把降低成 本的控制向前延伸到经营循环的源头采购上，把科学采购摆到重要位置上。 那么如何实现低成本采购呢?业内人士提出控制采购成本几种策略中最为推崇的 就是集中采购，很多企业甚至把集中采购从一般性问题提升到了增强企业应变 力与竞争力的战略高度。 集中采购是相对于分散采购而言的，其具有可以避免多向的重复指令，避 免重复采购，有效管理库存等显著的优势，对于集团型大型企业尤其适用，因 为通常越大规模的企业所需要的生产物资越多，不但表现在数量上，同时还体 现在种类上2。企业的管理层为了使采购工作更加有效，专门设立采购部门，其 主要职责和任务之一就是对企业的正常运营所需要的物资的使用情况做出正确 的预测判断，制定出具有针对性的采购方案，并正确无误的进行实施，并随着 企业的发展，业务的扩张，对所需要的物资因随不同时期产生变化而做出正 确、快速及有效的反映。这一系列的工作对企业成本控制起着决定性的作用。 由于一个企业在日常的运作过程中需要涉及到众多种类的物资，不同部门 需要的物资不同，对于一个以采购行为作为主要工作的部门来说，对所需要物 资的了解是非常必要的，但是也是非常难的。尤其是涉及到 it 类物资的采购， 由于其项目比较复杂，种类繁多，具体操作时又需要对多数人不太熟悉的 it 方 1 喻立，集中采购 企业降本增效的良策，经济师，2005 年第 8 期 2 erkip n, warren h h, steven n. optimal centralized ordering policies in multi-echelon inventory systems with correlated demands .management science, 1990, 36(3):381-392 8 面的技术指标做到了解和掌握。所以 it 采购应该有其不同于其它项目的形式、 内容和运行机制。否则，只是简单的按照既定的采购流程去实施，是无法将真 正的需求与实际情况相结合使采购工作发挥其应发挥的功效的。通常，对于一 个企业来说，采购部门它只能扮演一个机械过程的执行者，而不是能为企业解 决问题的一个有机的部门。但是，为了这个原因，企业是否应该对采购人员进 行投入，比如培训以做到了解 it 的实际需求？或者应该由实际使用者自己来提 出采购的方案以达到采购的最佳效果？本文将针对企业 it 物资采购进行一些探 讨。 it 部门作为服务性部门，其自身的运营也需要制定自己的战略3，正确的 战略可以帮助企业执行业务计划，实现商业目标而且这个战略必须与企业整体 的战略相匹配。衡量其是否能与整体战略相匹配，其所提供的服务的质量是关 键，而质量的衡量标准又是基于其所提供的服务所包括的内容决定的。通常 it 部门的职责包括信息平台的设计建设，提供日常办公所需要的软件、硬件，以 及后期维护，还有随着企业发展而做出的扩充以及升级等长远规划等等。对于 一个非 it 类的企业而言，这其中的每一个环节所需要的资源都是企业自身无法 生产出来的，也就是说都是需要通过购买而得到。不同的企业，由于所涉及的 行业不同，自身的规模不同，对 it 服务的需求也是不同的。那么对于一个跨国 经营的企业，it采购又有哪些值得注意的地方呢？ 可以想象，一个规模庞大的机构必然需要非常有力的 it 支持才能够保障 其正常的运转。但是由于巨大的员工数量和大量的分支机构，it 物资的需求当 然也是巨大的。那么物资的采购这个环节自然肩负着非常重的责任。 3游静，刘伟，战略匹配与 it 应用分析相结合的 it 战略规划过程，科技进步与对策，2008-25 （6） 9 第2章 it 物资的集中采购 第2章 it 物资的集中采购 集中采购是相对于分散采购而言的，其具有可以避免多向的重复指令，避 免重复采购，有效管理库存等显著的优势，对于集团型大型企业尤其适用.因为 通常越大规模的企业所需要的生产物资越多，不但表现在数量上，同时还体现 在种类上45。企业的管理层为了使采购工作更加有效，专门设立采购部门，其 主要职责和任务之一就是对企业的正常运营所需要的物资的使用情况做出正确 的预测判断，制定出具有针对性的采购方案，并正确无误的进行实施，并随着 企业的发展，业务的扩张，对所需要的物资因随不同时期产生变化而做出正 确、快速及有效的反映。这一系列的工作对企业成本控制起着决定性的作用。 表 2.1 集中采购与分散采购的特征对比6 集中采购 分散采购 适用的主体 1.集团范围实施的采购行为 2.跨国大型企业 3.连锁经营或特许经营特性 的企业 1.子公司、分公司或者部 门 2.位置相对偏远或采购成 本低于集中采购的 3.异国或异地供应的 适用的客体 1.数量多、具有通用性 2.关键部件、原材料或战略 物资，保密性高以及产 权约束多的 3.容易出问题的 1.数量少、需求小、占总 生产比重小的物品 2.市场资源少，易于送 达、物流费用小的 3.各基层有能力采购与检 测的 2.1 集中采购的主要特征 通常，集中采购最显著的特征是采购量大，形成批量，这一特征使得购买 方具有与商品的提供方进行价格协商的筹码，从而在买卖的过程中更容易掌握 4顾克勤，创新发展思想,提升采购管理水平 2004 5srinivas b, ram a, ramesh s. centralized ordering and allocation policies in a two- echelon system with non-identical warehouse. european journal of operational reserch, 1998, 106(1):74-81 6甘霖，中国石油集中采购分析，合作经济与科技，2009 年 9 月号 10 买卖的主动权。一般情况下，批量的买卖对于卖方更具有诱惑力。因为对于卖 方而言，批量商品的出售在成本分摊上比单独销售的要小很多。正是由于这样 成本的分摊，所采购的数量这一因素在买卖协商的过程中对价格起到非常大的 影响，所以对于买方而言在交易过程中由于数量这一因素而变得再交易的过程 中更具有谈判的优势，能够帮助购买者在成本控制上得到收益。 另外，随着市场机制的不断完善和需求的不断变化，对商品的定制化这一 概念已经逐渐从有到无，从不接受到广泛接受。如果买方在对所需要的物资进 行分析评估之后认为，定制的产品不但不影响其自身的使用价值（比如买方要 求卖方对某类产品中的某个部件的一些属性做适当的修改甚至去除这个部件） ， 同时还能降低采购的价格，那么对物资有定制的需求成为可能。但是通常定制 对于卖方而言，会导致生产成本的上升，但是买方由于具有在交易过程中掌握 主动权和价格协商的筹码，那么在与供应商进行洽谈的时候，可以使由于定制 需求而产生的成本上升在通过购买数量的上升这一事实而被一定程度的抵消， 达到事实上成本的减小7。即使，再通过财务的核算之后，单体的成本依然略有 上升，但是由于购买数量的上升，依然可以通过快速的资金回笼对卖方形成强 有力的吸引力。这样买卖的双方都有利益可寻，从而形成双赢的局面。 而且因为集中采购，降低了采购过程的人力和物力的因为重复而造成的浪 费。无论是对买方还是卖方，不必要的重复就是浪费，这直接转化为成本的上 升。因为每一次的采购行为的发生，都涉及到所有相关人员。前期的商品的调 研、选型，招标选定明确的供应商，与供应商就详细条款进行协商，以及生 产，资源调配，到货运，最后付款等等。这一系列的动作都要在每一次有采购 需求的时候发生，在下一次的采购需求出现的时候再运行一遍。集中采购则会 通过减少单次的采购行为而减少不必要的重复行为，从而降低采购的成本。在 物流方面，统一有计划的使用物流资源不但可以降低物流成本，同时还减少了 能源的使用，降低了对环境的破坏，这不但做到了成本的节约，同时还对环保 贡献很多。在分散采购的情况下，因多头进行，容易导致市场倾向于卖方市 场，尤其是物资短缺的时候，从而提升价格；集中采购在一定程度上也能够有 效地避免或者减少这一情况的发生，尤其是导致这种情况发生的主体都隶属于 一个组织机构。 7李勇伟，发挥集中采购优势全面降低采购费用，科技信息，2009-31 11 对于集中采购在采购的整个过程中，人力物力的调配使用相对分散采购有 大幅的下降。统一下订单，统一生产，统一运输，集中调配这些提高采购效率 的特性是在分散采购的过程中都是无法体现的。因为按照采购这一行为来说， 是由各个步骤、环节组成的，任何一次采购都是一个完整的包括各个步骤的项 目。那么采购越分散，意味着同样的步骤就会重复的次数越多，工作量也就越 大，这样的话，平均到每一个被采购的物品上，所消耗的资源也就越多，单位 时长也就越长，效率也就越低。单就付款而言，每一次采购都会要求财务人员 进行一次付款，所付款项的数目相对于工作量不是成线性的，这都是不必要的 对资源的浪费。而且，分散采购就意味着配送过程的分散，接收、验收过程的 分散，收到的物资的存储的分散。使得实施物资的最大效力的分配也成为了困 难的任务，分散采购的物资通常不容易在同一时间抵达、入库，那么在分配的 时候也无法做到统一分配，只能按照抵达的时间，根据必须制定出来的优先级 进行分配，虽然这种优先级的设定有时候是不合理不科学的；集中采购在这一 点上具有绝对的优势，统一购买来的物资有统一的记录，这样根据需求可以总 体的分配下去，避免了因不同采购行为导致的运货的时间差，以及随之产生的 对资源分配上的问题。 采购这一行为的出现是源于需求的，而需求的标准直接衡量采购行为的结 果。只有满足需求才能说明采购行为的正确性和有效性，才能证明采购行为的 价值。作为衡量标准之一的所采购物资的质量又是由采购行为决定的。 集中采购由于数量通常比较大，那么在采购的流程上会相对分散采购更严 格8。采购的最初阶段的选型就是通过专人专管的，在对需求和市场上的物资进 行了充分的研究之后才付诸实施的，为的就是保证采购行为的正确性，在最大 程度上满足使用的需求。其次，在实际操作过程中的招标环节上，具体分析需 求之后制定出最佳的招标模式，能够保证采购行为的正确。在收货验收阶段， 验收的人员是经过专门培训的，验收的流程是经过审核制定出来的，这对所采 购的物资的质量控制再加一层保障。 另外一方面，对于卖方而言，对资源的投入会明显大于小批量的采购。因 为资源可能会因为不同的，众多的小批量采购，而被分散，就可能会导致资源 的不均衡。但是针对集中采购，必然会投入更多更专业的人员在整个交易的环 8 鞠颂东，徐杰，采购管理，机械工程出版社，2005 12 节，资源集中必然会对质量上升提供保障。还有比如生产环节，因生产的指令 因集中采购而是统一下达的，那么生产计划也是统一制定的，对生产资源的调 控必然也是统一的，集中的人力和物力统一安排，避免分散，导致因分散而造 成的生产质量的参差不齐。 分散采购模式下，由于采购在计划、需求、操作的过程相对集中采购而言 在各个环节上存在太多的人员摄入，制造产生不良行为的机会，自然会容易出 现人为的不良行为。例如负责计划的人员可以修改计划，使需求变大，导致购 买数量的增加；负责人可以直接批复进行某项采购；采购人员在招投标的的过 程中出现不该出现的不良行为等等。虽然，有严厉的对错误的处罚制度，但是 由于分散采购本身的漏洞，使得以上的情况还是会有不可避免的发生的可能9。 集中采购由于采购的行为是集中的，采购的每一个环节都有最直接的负责 人。因为采购这个行为从最初的计划，到审核，到实施都具体到专人负责，所 有的职责都集中到专人或者专职上面，那么这本身就是对每个环节的负责人的 一种震慑。对于直接操作人员，理解到这一层面，那么其自身的约束力要大的 多。无论什么样的错误，如果直接行为人对其可能要犯的错误有明晰的理解， 尤其是对后果的理解，那么对自身行为的要求和规范就会很强。其次，由于是 集中制，避免了多头的情况出现，无关人员无法涉及其中，那么这些人员即使 具有不良行为的动机，也没有实施的机会。另外，由于是集中制，那么监管不 单单只受到监管部门或者领导的监督和检查，同时也受到其他部门或者人员所 共同的监督，对减少不良行为的出现同样起到推动的作用。 分散采购由于其操作的流程也是各不相同，有的可能是发起自计划部门， 有的可能是发起自最终使用者，也有可能来自领导层。这样的制度本身就存在 很多的漏洞，给不良行为的发生提供了可能，给它的发展提供养分，助长其滋 生。那么从制度上去严格的控制采购行为，用合理的流程去控制行为，即如管 理学上说的，用制度去管人、管事。但是即使有明确的制度在指导和约束行 为，但是如果操作的过程过于分散，那么依然是会存在漏洞的。所以，减少多 头的操作，将过程集中在一条线上，集中操作，集中控制，集中监管，是对减 少错误的发生起到非常积极的作用的，也是效果最明显的。 9 沈小静，谭广魁，唐长虹，采购管理，中国物资出版社，2003 13 2.2. it 物资的采购 2.2. it 物资的采购 it 部门采购的物资有着不同于其他部门所需物资存在着显著的特性，就内 容看，其包括整体网络的建设所需的物资（例如服务器、路由器、交换机等 等） ，客户端所使用的硬件（包括个人电脑、个人使用的存储设备、打印机等 等） ，以及涉及到产权的诸多软件。还有随着 it 外包概念的逐渐被接受和被投 入使用，外包类的软性资源。以及由于 it物资种类的过于繁杂，那么现有的 it 人员由于无法做到对所有的技术设备的熟知而产生的附加的外来的有价服务等 等1011。诸多的项目都涉及到采购，那么集中采购应该如何在这些采购活动中体 现优势，作为 it 部门运转中一个重要的部分，其如何使 it 部门在辅助企业正 常运作、为企业的整体战略服务起到应有的作用呢？ 我们先来看看，作为 it类的物资都具有哪些特性 2.2.1 it 物资的特征 2.2.1 it 物资的特征 it 部门所提供的物资最显著的不同在于其时效性，既物资在购买之日起就 开始在不断的贬值，如果不能在短时间内投入使用，其本身的价值就已经损失 了，等同于购买成本的升高。这些都隐性的因素都决定着对于 it 类物资的采购 要求之一就是时效性。从选型到购买、从下订单到生产，从生产到运输，从运 输到抵达最终使用者手中，每一个环节都需要快速的反映。当今社会科学技术 的飞速发展几乎可以用秒来计算，几乎没有哪一个信息技术产品能够长时间的 占据在前沿的位置。如果不能在以上的各个环节做到快速反映，那将会给企业 带来很大的损失。 如上所说，it 物资具有鲜明的时效性，也就是所谓的保险期。所采购的物 品要在最短的时间内投入使用，而不能象有些生产材料那样，必须保证一定数 量的库存以保证生产的正常运转。设想一台个人电脑在仓库中放置几个月之后 再使用，其使用价值已经下降了很多了，从成本方面计算，这台电脑的采购成 本就因为库存管理的不善上升了很多 12。 那么，库存管理应该与供应链管理合并成为一个整体，单单只着眼在库存 10 郑木德，内部控制对企业管理信息化的影响，中国管理信息化，2006-10 11李瑛玫，刘凤莲，信息化环境对企业成本管理模式的影响与对策探讨，中国管理信息化， 2007-10（12） 12杨春季，企业信息化：警惕隐性存储成本问题，中国管理信息化，2007-11 14 这一单独的项目上，作为目标之一的零库存是很难达到的。所以对供应链的优 化管理是应该被优先考虑的，鉴于前文所说的 it 物资的时效性，最优的库存管 理模式应该是在需求出现之前做到一定程度的预测，在最短的时间内从供应商 或者生产商那里直接送抵最终使用者手中，取消库存这一环节。 it 类产品有一个共性就是更新换代非常快，对于一个企业而言，日常工作 需要的 it 类物资也是需要定期的进行更新换代的，否则陈旧的设备无法满足工 作的需要，降低了工作效率，结果可能是延长了工作的时间，造成不必要的工 作的失误，给企业带来损失。而不同的品牌，不同的厂家，不同的产品、型 号，其升级换代的频率、方式和费用等方面都是不同的，为了最小化因升级换 代而导致的日常工作受到影响，这需要很多的人力和物力在这方面。浪费大量 的人力物力在这上面是非常得不偿失的。 一个企业的信息化建设是以企业总的战略相依托 13，进行总体的规划和设 计，并且在实际使用的过程中逐步的改善以满足实际运作的需要的。那么整体 划一是非常必要的，一方面各个地方的配置的统一可以方便管理，而更主要的 是便于采购和使用以及日后的升级。统一的配置对于人员的配备也有着实际的 意义 14。尤其是对于才用现在盛行的矩阵式组织结构的企业而言，统一的配置对 矩阵式的人员配置的实施做到了铺垫，也在实施的过程中给予了便利，打好了 基础。比如一家跨国企业，因其业务需要，公司在不同的国家和地区设置了分 公司和办公室。依据信息化建设的统一性战略，所有办公室的信息化配置都是 统一的，那么矩阵式的组织结构就会减少很多重复的 it 人员；网络维护人员不 需要配备在每一个办公室，同一级别的问题可以通过专门的人员在远程进行维 护，因为配置相同，一名维护人员不需要去了解不同的品牌，不同的配置间的 区别，从而提高了工作效率，人员的成本也下降了。相反，如果无法做到统 一，那么各个地区所使用的产品品牌不一，型号不同，不但为最初的搭建过程 制造很多因独特性而产生的麻烦，而且在后期这些问题和麻烦还会不断的扩大 和延伸 15。 13 babakos j y, brynjolfsson e. information technology, incentives and the optimal number of suppliersj.journal of management information system, 1993, 10(2):37- 53 14 杨青，黄丽华，何崑，企业规划与信息系统规划战略一致性实证研究，管理科学学报，2003- 6（4） 15 ward j, griffiths p. strategic planning for information system .2nd ed. new york: 15 2.2.2 2.2.2 集中采购在 it 物资采购方面的优势 集中采购在 it 物资采购方面的优势 鉴于以上的因素，it 部门的物资采购应该从整个集团的集中采购部门中单 独分离出来，但是其运营的模式仍然应该采用集中采购这种模式。因为在 it 物 资的采购方面，集中采购的优势又在如下几个方面： 马斯诺的需求理论在一定程度上可以解释这一点，员工无论处在什么样的 工作岗位，工作内容，工作性质如何。其对自己的工作环境都会有向好这一趋 势，多数人不会希望自己的办公环境非常恶劣，使用的办公设备破烂不堪，甚 至会在日常的使用过程中对自身的安全存在一定威胁或者隐患。整齐划一的 it 环境不但为正常的工作提供了基础的保障，也在一定程度上满足了工作人员对 工作的期望值中的一部分。对一个工作的满意与否，是体现在对其的期望值上 的，包括薪水、职业发展的空间；也包括对所使用的办公设备和工具以及环境 的期望。那么，通过统一的规划和采购，为办公提供需要的设备和服务在一定 程度上是可以对提高员工的工作满意度有一定的贡献的，即使这些都是非常隐 性的因素 16。 通过集中采购的 it 物资因为是通过统一规划的，那么所使用的物品本身 差别是很小的，甚至是没有的。这样的一个办公环境会让使用者对因使用物品 的不同而产生的不良感觉感觉降到最低17。因为每个自然人对事物的要求会因 生活习惯、受教育程度和所受到的外接影响不同而产生不同的效果，那么事实 上会对所使用的物品的产生不同的期望值。在同一个工作环境下，如果因为对 不同的人给予不同的物资支持，就会对其他人造成非常不好的影响，尤其是作 为工作性质相同的人而言，配给其不同的物质支持就会让不同的人产生不同的 心理反映。而这样的不同心理变化会直接影响其在工作时的情绪，设想在同一 间办公室，同一个部门，有的人使用的是由领导直接批示单独采购的因个人喜 好的 it 物资，而另外一个人使用的可能是上一次由于办公室设备更新时一起购 买的。其品质单且不提，但就对其他人而言，这一事实本身就会造成使用者在 心理上的不平衡，甚至产生对工作本身的厌恶和反感，进而上升到对使用特殊 john wiley sons, 1996 16廖明，价值观与组织承诺对派遣员工工作满意度的影响， 17paul herbig,brad ohara, international procurement practices: a matter of relationships, management decision, 1996,34/4 16 物品的人的敌视。这都是不应该发生的，这不但对整体的团队的凝结力团结有 直接影响，而且影响到这个团队的工作效率，最终的结果还是对这个单位的影 响。 在当今瞬息万变的市场竞争中，每一个企业都在注重着自己的企业形象并 思考着如何应对自如并脱颖而出。在这种市场化、规模化，强调高效益、差异 性的企业发展趋势下，随着时代的更替、技术的更新，企业形象设计已经从单 纯的视觉传达设计演变为一种企业形象的传播策略，对于企业品牌的发展有举 足轻重的作用。 一个企业的形象不但体现在通过各类媒体而做出的展示上，也同时体现在 一些小的方面。例如员工的整体面貌，办公室设立的位置，为办公环境所配备 的各种器材装备。这其中之一的it物资的使用也在一定程度上对企业的正面形 象起着其积极的作用。 相对于同时出现在一个办公场所的，各种各样不同品牌，不同型号，新旧 程度不同，色彩不同的it设备，整齐划一的it设备首先给人的感觉就是稳定和 可靠。让视觉接受方在这样的信息提示下，首先对信息展示方的正规的一种认 可。会多少产生一些对对方的认可，认为对方在一种统一规范的制度下工作， 从而产生信任感。就像军队、警察等国家机器，要求工作人员统一着装，统一 装备一样。最初的目的出于实用性和经济性，但是慢慢的，其性质已经不单单 局限在实用性和经济性上，更体现在其给人的安全感和可靠性上了。 2.3. it 集中采购的优势 2.3. it 集中采购的优势 it 部门作为一个企业中的一部分，制定了匹配企业整体战略的其自己的战 略规划。为了匹配企业的战略，it 的战略制定应该具有统一性和同一性。这样 的设计原则的基础就是所采购物资的统一性，物资的不统一造成的是管理的不 统一，使用的不统一，维护的不统一，其结果必然是混乱的 18。对混乱物资的使 用和管理会浪费掉 it 部门大量的人力和物力， （例如培训和熟练过程） ，使得 18 baets w. aligning information systems with business strategy journal of strategic information systems, 1992, 1 (4):205-212 17 it 的整个运作过程中把过多的资源放在不必要的项目上 19。 其次，在战略制定的基础上，it 部门制定出了一系列规范和标准，其中包 括对物资采购的明确规定，各地区不能再采取以往的采购方式，而是由 it 部门 统一采购 20。包括所使用的物资的品牌、型号，以及对应的业务部门所能够使用 的资源。 作为一个职能部门，其在企业中所扮演的角色是为主要业务提供 it 方面 的全方位支持，其中众多的衡量标准之一就是稳定性，但是由于过多烦乱的项 目混杂在一起，可想而知，效率是低下的，而稳定性也会由于过多烦乱的项目 之间的不兼容或者相互影响而导致下降。那么，在统一规划的最初，对所要使 用的物资的规划采购就尤为显得重要。 对于一个跨国性质的企业，其 it 规划在各个分支结构建立之前就应该已 经有明确的指导方向。从人员的组织结构上就应该做好任何扩充的准备，不能 因为某一地区或者某一业务有增长需求，而针对这一地区进行特殊的规划，从 而导致整体结构受到影响。目前各大型跨国公司在组织结构上都逐渐倾向于矩 阵式的人员结构，这样的人员结构对于 it 部门尤其适用，其优势不仅仅体现在 既有的信息化结构上，而且随着企业业务量的上升从而引起的扩充对其结构和 运作模式的冲击和影响都是非常小的。 首先，it 部门的物资需求是刚性的，不是可有可无，尤其是现在社会科学 技术飞速发展，日新月异。信息产业对现代企业的影响是非常巨大的，可以说 没有任何一个企业不需要信息产业方面的支持，甚至有些企业的正常业务是依 赖于 it 的。 由于 it 的采购从企业专门的采购部门中分离出来，采购的环节的直接负 责人都是具有 it 相关知识背景的，那么在依据 it 部门制定的统一战略前提 下，对自身企业对 it 物资的需求是非常了解的。这种对需求的了解方式是基于 采购是专门针对企业自身内部的而不是对外的。通常企业的采购部门对物资的 19 henderson j c, venkatraman n. strategic alignment: a model for organizational transformation through information technology management in transforming organizations. t kochan, m useem, eds. new york: oxford university press, 1992.97-115 20 eppen g, schrage l. centralized ordering policies in a multi-warehouse system with lead times and random demands.tims studies in the management sciences,1981,(16):51-67 18 了解是基于生产的，也就是说自身企业需要的物资是用来制造企业自身的产品 的原材料，这原材料的需求来源的生产，而生产来源于市场的需求。所以，通 常意义的采购是相对开放的，与市场接轨的。但是 it 物资的需求相对就会封闭 一些，在这一层面上，it 物资不能完全的被定义为生产原材料，而更贴近于工 具的概念。用什么样的 it 物资取决于用这些物资如何能够在最节约成本的前提 下保障企业的正常运作。 那么，由具有专业 it 知识背景的人员负责 it 的采购是非常必要的，依据 自身的 it 知识和工作经验，分析自己的企业在正常运转时真正需要的 it 资源 是什么，如何让这些合适的资源得到最大化的利用是 it 物资采购负责人员的主 要责任。在进行集中采购的时候，具有专业知识的 it 人员通过利用自身所具有 的专业知识，能够在采购最初的计划制定的时候给出专业的意见。这是普通的 采购人员所无法做到的。正如前文中指出的由于 it 物资的自身所具有的那些并 非其他常规生产物资所具有的通用特征，更使得 it 物资的采购不是传统的采购 部门能够胜任的。从采购计划最初形成阶段的制定环节，it 部门人员参与的优 势就能够最充分的体现出来。因为 it 物资的特征之一就是时效性，随着企业的 业务发展，对 it 支持的需求也在随着变化，那么作为 it 支持的一部分的 it 类 物资也要随着改变，而且这种改变应该是一边随着企业的需求变化，一边随着 外界 it 产业的变化而变化的。随着这些变化，不断的调整着 it 部门相应的策 略这都是普通的采购部门无法做到的。但是，为了保证 it 采购的质量，而去专 门的对采购人员进行专业的培训是没有必要的。因为，it 物资的使用是与 it 部门的整体策略的制定息息相关的，需要了解 it 部门的整体策略为前提，同时 又要做到对 it 产品的了解。所以，培训采购部门的人员以满足 it 物资采购不 是一个很好的途径。 由于 it 类物资具有的的重要特性既时效性，那么 it 物资的集中采购能够 在很大程度上减弱由于 it 物资的时效性减弱所造成的对企业可能的隐性损失。 当今社会，科技飞速发展，尤其是涉及到 it 类的技术，可以说是日新月异。每 一项新技术开发成熟，再投入实际生产变成商品投入到市场，然后被新的技术 新的产品替代的过称是非常之快的。每个企业的 it 部门都会针对自身的实际需 要，制定出使用计划，并在市场上寻找到最合适的产品，制定出合适的采购计 划，通过合理的流程，进行到采购阶段，并最终投入使用，使所购买的物资能 19 够最大程度的发挥其应有的价值，这是一个完整的流程 21。即使具有最强有力的 技术和战略人员，这一过程也是需要一定的时间的，那么在任何一个环节，由 于人为或者不合理的流程导致了整个流程在运转过程中被延误，那么最直接的 反应就是使得 it 物资的时效性这一特征被弱化，从而使得这一物资自身所具有 的价值打了折扣。 前期的调研、选型和采购计划的制定这些工作由于种种因素，时间的压缩 上不能做到非常的明显。但是采购环节可以通过集中采购，能够使得整个流程 的时间在最大程度上得到减少。因为集中采购最主要的特征之一是采购量大， 而且采购的行为的重复性非常低，也就是说，单位工作量可以产出大量的工作 产物。同样是下单给供应商，对于采购人而言，购买 10 个单位的物资和 100 个 单位的物资，所需要的工作量基本上是相同的。对于供应商而言也是一样的， 处理单位订单的工作量是固定的，那么订单数量的减少能够最大程度上减少处 理订单的时间。相反，如果同样数量的物资分几次或者不同的部门发往供应 商，发送的过程就会使时间变长，供应商接收的时间也会变长，处理的工作量 会增加，时间也会增加，使得整个采购流程的时间也变长。所以，将采购集中 化，在流程上争取时间，提高了对物资时效性的保障。 另外，由于 it 类物资具有的时效性，在市场上的反应之一是价格的波 动。每一种新产品上市，都因为其具有的新技术特征而导致价格的波动。但是 正是因为其所具有的某种特征正是物资使用者所重视的，就导致了采购的刚性 需求。采购物资的价格是影响采购行为的重要因素之一，通常的采购模式是价 格如果居高，采购者可以通过规避高峰期或者选择替代品解决，但是由于采购 的刚性需求，价格将无法回避。那么，集中采购的优势在这个时候就又再次体 现出来了。数量成为与供应商就价格问题谈判的筹码。单位生产成本与生产数 量通常是成反比的，也就是说生产出来的产品数量越大，分摊到单位产品上的 成本就会有所减少 22。那么，集中采购在数量上的优势可以使得生产成本适当的 减少，从而使供应商降低单位产品的价格。对采购者而言，相对于分散采购， 21 das s r, zahra s a, warkentin merrill e. intergrating the content and process of strategic mis planning with competitive strategy. decision sciences, 1991,22:953- 983 22 raymond corey eshould companies centralize procurement. harvard business review,1978,56(6):102-110 20 总体上成本是下降了。 但是，单单的在成本节省上做文章是不够的，所采购的物资的质量更是需 要注意的问题。it 类物资的质量好坏直接影响到企业正常的运转。正如前文提 到的，一个企业正常的业务的几乎每一个工作环节都要使用到 it 产品，所使用 的产品的质量直接影响其工作效率和质量。所以，在注重采购成本的同时，采 购物资的质量更是重中之重。 集中采购在保证物资的质量上的贡献又在何处体现呢？这取决于一个重要 的条件，供应商的选择。企业都是以盈利为目的的，供应商是经营实体，生存 压力迫使一部分供应商把利润放在最主要的位置上。由于供应商与购买者之间 存在不确定性，使得供应商有短期化倾向。只有一个良好的供应商管理体系， 才能够使供应商有意愿追求与购买方长期合作，进而提高服务水平，保证服务 质量，获得购买方的满意。 所以，由于集中采购的规模，必然使得供应商的选择标准高于分散采购。 更高的资质评估，更多层的审核，定期不定期对供应商资质的再审核。以及对 可选的供应商名单进行更新，一方面为企业采购提出更多的选择，另外一方面 也让供应商感到竞争的压力。这些都是能够保证采购物资的质量的外部因素。 除了前文提到的硬件设施，与其相对应的软件更有必要说明一下。对于一 个跨国经营的企业，其规模必然导致其大量的对软件的需要。软件这种物资因 其主要价值体现在知识产权上，而并非包装里的那个安装实体。所以，软件使 用的不当一方面会在企业内部造成使用者在使用上的不便以致影响到正常业务 的运转，另外更重要的是有可能因为使用不当而造成的对软件厂商的侵权，一 旦事实成立，这将会给企业带来巨大的损失，不但是经济方面的，还有名誉方 面的。所以，软件的使用控制是非常关键的一个工作。 集中控制软件的授权是一个非常好的途径，集中控制能够将所有的资源集 中，再按需求分配，避免浪费，毕竟软件并没有实体，需要控制的只有授权。 这必须要借助采购时的集中才能够做到使用时资源的合理分配。如果是通过分 散采购，同样的软件，授权可能会被不同的部门分别保存而没有统一的记录， 再加上信息的不够透明，重复采购的可能性就会增加。其次，在使用时由于资 源的集中，使用者也能够明确什么样的资源是可以使用的，以及如何能够得到 这个资源。也避免了，使用者在有需求的是后确无法及时的得到。 21 这里应该提到另外一点值得注意的问题，就是 it 用品的更新换代和升级 问题。因为大家都知道，每一款 it 产品都具有自己的生命周期，即使不会被完 全的替换掉，至少升级也是必须的。通常，it 类产品的换代升级等工作都是非 常繁琐和复杂的，被很多的要求所限制。因为 it 部门为企业提供服务和支持， 衡量这个服务质量高低的指标之一是稳定性和持续性。通常情况下，作为后台 服务的 it 类物资在投入使用之后，没有特别特殊的情况，是不允许随便关掉 的，尤其是对于商业企业而言，it 服务几乎在每时每刻的运转着，停止的服务 就意味着正常的业务受到影响。就好像没有电，所有的电灯都无法提供照明一 样，那为了能够书写，只能使用照明效果低下的蜡烛，那书写的效率和质量就 会大受影响。所以，对 it 类产品的升级换代的要求就是需要非常快速和平顺， 那么如何才能做到快速和评述呢？