（工商管理专业论文）企业办公自动化系统的设计及其应用研究.pdf

中文摘要 办公自动化( o a ) 是企业信息化建设的重要组成部分，办公自动化系统的发 展恰好与数据、信息和知识的演变同步，即以数据为主要处理内容的第一代办公 自动化发展到以信息为主要处理内容的第二代办公自动化，现在发展到以知识为 主要处理内容的第三代办公自动化。办公自动化是以应用计算机技术、通信技术、 系统科学、行为科学等先进科学技术为基础，不断使人们的部分办公业务活动借 助于各种办公设备，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系 统。其目的是尽可能地充分利用信息资源，提高生产率，工作效率和质量，辅助 决策能力，求得更好的效果，以达到规定的目标。 本论文从管理角度入手，从建立企业办公自动化管理信息系统的必要性及可 行性分析到建立企业办公自动化信息系统的需求分析、流程及具体功能模块定位、 系统实施规划、系统解决方案及实施以后的评价，对公司实施以进行的充分的论 证与实现。然后通过a 公司的办公自动化实施案例论述了o a 系统对企业管理的积 极影响，接着提出了0 a 系统实施必须注意的若干企业管理问题。 关键词：办公自动化；信息管理；企业管理 分类号：c 9 3 ；t p a b s t r a c t o f f i c ea u t o m a t i o n ( o a ) i st h ec o r p o r a t ei n f o r m a t i o nt e c h n o l o g ya ni m p o r t a n t c o m p o n e n to ft h ed e v e l o p m e n to fo f f i c ea u t o m a t i o ns y s t e mw i t hj u s td a t a , i n f o r m a t i o n a n dk n o w l e d g eo ft h ee v o l u t i o no fs y n c ，t h a ti s ，d a t ap r o c e s s i n ga st h em a i nc o n t e n to f t h ef i r s tg e n e r a t i o no fo f f i c ea u t o m a t i o nt ot h ed e v e l o p m e n to fi n f o r m a t i o nf o rt h em a i n t od e a lw i t ht h ec o n t e n t so ft h es e c o n dg e n e r a t i o no fo f f i c ea u t o m a t i o n ，t ot h e d e v e l o p m e n to fk n o w l e d g et od e a lw i t ht h em a i nc o n t e n t so ft h et b j r dg e n e r a t i o no f o f f i c ea u t o m a t i o n 0 衔c ea u t o m a t i o na p p l i c a t i o n sb a s e do nc o m p u t e rt e c h n o l o g y , c o m m u n i c a t i o n st e c h n o l o g y , s y s t e m ss c i e n c e ，b e h a v i o r a ls c i e n c e ，a n ds oo nt h eb a s i so f a d v a n c e ds c i e n c ea n dt e c h n o l o g y , c o n t i n u et om a k et h eo f f i c ep a r to ft h eb u s i n e s s a c t i v i t i e st h r o u g hav a r i e t yo fo f f i c ee q u i p m e n t ，e q u i p m e n ta n dp e r s o n n e la n do f f i c e s e r v i c e st oat h eg o a lo fh u m a n c o m p u t e ri n f o r m a t i o ns y s t e m s w i t ht h ea i mo fa s m u c ha sp o s s i b l et om a k ef u l lu s eo fi n f o r m a t i o nr e s o u r c e s ，i n c r e a s ep r o d u c t i v i t y , e f f i c i e n c ya n dq u a l i t yo fd e c i s i o n - m a k i n ga b i l i t y , t oa c h i e v eb e t t e rr e s u l t si no r d e rt o a c h i e v et h eo b j e c t i v e ss e t i nt h i sp a p e r , s t a r t i n gf r o mt h ep e r s p e c t i v eo fm a n a g e m e n t ，o f f i c ea u t o m a t i o nb u s i n e s s f r o mt h ee s t a b l i s h m e n to fm a n a g e m e n ti n f o r m a t i o ns y s t e m sa n dt h en e e dt oe s t a b l i s h t h ef e a s i b i l i t ya n a l y s i so ft h eb u s i n e s so f f i c ea u t o m a t i o ni n f o r m a t i o ns y s t e mn e e d s a n a l y s i s ，p r o c e s sa n dt h es p e c i f i cf u n c t i o nm o d u l e sp o s i t i o n i n gs y s t e mp l a n n i n g ，s y s t e m s o l u t i o n sa n dt h ei m p l e m e n t a t i o no ft h ef u t u r et h ee v a l u a t i o no ft h ec o m p a n yf o rt h e f u l li m p l e m e n t a t i o no ft h ed e m o n s t r a t i o na n dt or e a l i z e ac o m p a n yt h r o u g ht h e i m p l e m e n t a t i o no fo f f i c ea u t o m a t i o nc a s eo nt h eo as y s t e mt ot h ep o s i t i v ei m p a c to f c o r p o r a t eg o v e r n a n c e ，a n dt h e np u tf o r w a r dt h ei m p l e m e n t a t i o no ft h eo as y s t e m s h o u l db en o t e dt h a tan u m b e ro fc o r p o r a t em a n a g e m e n t k e y w o r d s ：o f f i c ea u t o m a t i o n ；i n f o r m a t i o nm a n a g e m e n t ；e n t e r p r i s em a n a g e m e n t c l a s s n 0 ：c 9 3 ；t p 独创性声明 本人声明所呈交的学位论文是本人在导师指导下进行的研究工作和取得的研 究成果，除了文中特别加以标注和致谢之处外，论文中不包含其他人已经发表或 撰写过的研究成果，也不包含为获得北京交通大学或其他教育机构的学位或证书 而使用过的材料。与我一同工作的同志对本研究所做的任何贡献均已在论文中作 了明确的说明并表示了谢意。 学位做作者签名倦瓣签字嗍 聊年 目l 毛b 学位论文版权使用授权书 本学位论文作者完全了解北京交通大学有关保留、使用学位论文的规定。特 授权北京交通大学可以将学位论文的全部或部分内容编入有关数据库进行检索， 并采用影印、缩印或扫描等复制手段保存、汇编以供查阅和借阅。同意学校向国 家有关部门或机构送交论文的复印件和磁盘。 ( 保密的学位论文在解密后适用本授权说明) 学位论文作者签名僚孺鸯 签字眺即年多月6 日 新虢妒爷页 签字日期：岬年易月以日 致谢 本研究及学位论文是在我的导师姚家奕教授的亲切关怀和悉心指导下完成 的。他严肃的科学态度，严谨的治学精神，精益求精的工作作风，深深地感染和 激励着我。从课题的选择到项目的最终完成，姚家奕老师都始终给予我细心的指 导和不懈的支持。在此谨向姚家奕老师致以诚挚的谢意和崇高的敬意。 同时，我还要感谢在一起愉快的度过研究生生活的各位同门，正是由于你们 的帮助和支持，我才能克服一个一个的困难和疑惑，直至本文的顺利完成。尤其 是在撰写论文期间，黄艳、曾文辉等同学和卫娜师姐对我的研究工作给予了热情 帮助，在此向他们表达我的感激之情。 另外也感谢我的家人，他们的理解和支持使我能够专心完成我的学业。 序 在进行论文选题的时候，我的导师姚家奕教授是研究企业信息化相关理论和 技术的专家，而我本科学习时候的专业正好是计算机科学与技术，工作后即负责 公司管理信息系统的推广应用，这可谓机缘巧合，一拍即合，因此姚教授与我定 下了“企业办公自动化系统的设计及其应用研究这个论题。 从公司第一代管理信息系统的研究开发到第三代管理信息系统的推广应用， 从投入于系统开发的巨额资金中，我看到了企业领导对于办公自动化的高度重视 和坚定决心。但过程中经历了许多的困难，走了很多的弯路。我作为一个企业内 的系统管理员，跟随系统开发公司的开发团队从调研到验收，从调试到推广，虽 说在系统的核心技术方面没有太多的深入，但对办公自动化系统的设计及应用还 是有了较多的了解。毕业初期的工作内容，为我今日这个研究课题奠定了一定的 基础，也为我了解掌握一些研究材料搭建了便捷的途径。 在经历五年后，公司的管理信息系统已经普及使用，但仍然存在很多问题， 这更引起我深层的思考。一个成熟完善的办公自动化系统，不仅需要时间需要技 术，还需要在应用中改进。它的进步，有技术更新的意义，更有管理推进的意义。 可以说，这是一种需要高端技术的产品，更是一种科学管理的手段。 1 1 论文研究背景及意义 1 1 1 论文研究背景 第1 章绪论 随着2 1 世纪知识经济时代的来i 临，知识己成为经济增长和社会发展及企业成 长的关键性资源，最大限度地掌握和利用知识越来越成为企业与机构信息化建设 的核心。对知识前所未有的重视使以工作流为中心的办公自动化系统面临着严峻 的挑战，在知识经济时代，企业与机构不仅要求员工对他所要实施任务目标能够 “知其然 ，更要求员工特别是管理者，能够“知其所以然 。在这种背景下，办 公自动化领域不可避免地孕育着一场新的革命：从以工作流程为中心的第二代办 公自动化系统提升到以知识管理为核心的第三代办公自动化系统。以公文流转为 例，第二代办公自动化实现了收发文和档案管理一体化的自动处理，第三代办公 自动化在此基础上更为文件处理的每一个环节提供了该步骤所需要的相关知识， 包括在线的专家、文件背景资料及企业其他的有关信息，确保每一个使用者都能 够随时随地根据需要向专家学习、向企业现有知识学习，使员工在办公自动化系 统中的地位从被动向主动转变，从而在提升每个员工创造能力的过程中，大大提 高了企业与机构的整体创新和应变能力。在这样一个背景条件下可见，对基于知 识的第三代办公自动化系统进行的探索和研究是非常必要的。 1 1 2 研究的目的和意义 1 研究的目的 当今社会为信息社会，世界己进入在计算机信息管理领域中激烈竞争的时代。 信息己成为继劳动力、土地、资本之后的又一大资源，谁控制的信息越多，谁利 用信息资源的效率越高，谁就会在各方面的竞争中，占有一席之地，谁就会更有 优势，这一点已得到举世公认。 各级政府、大公司和大企业凭着雄厚的资金和人才优势，加快了信息化的步 伐，引进国内外先进的技术和人才，建立了高质量、高效率的办公自动化信息系 统，从而提高了效率，增强了竞争力。与此同时，越来越多的中小企业为了适应 信息革命的要求，提高自身的竞争力，正打算或正在建立符合企业特色的办公自 动化信息系统。但是，大企业在引进国外技术和管理理念的同时，由于缺乏对自 身条件的充分认识，造成技术和管理的脱节、硬件和软件的不匹配的现象，有些 甚至不但没有通过办公自动化来提高企业的效率，相反的，起到了制约作用，成 了弃之不舍的“鸡肋 ；而那些中小企业由于自身信息化基础比较薄弱，计算机软、 硬件配置较差，而且员工的素质也参差不齐，同时，其经济实力并不雄厚，不可 能像政府或大公司、大企业那样进行大量投资建设办公自动化系统。那么，企业 应如何实现自己的办公自动化? 这正是本文的研究目标所在。 2 研究的意义 ( 1 ) 应用前景 办公自动化使企业传统市场的竞争力可以得到加强，企业有更多机会将产品 销售到全球各个国家和地区：信息化使企业与供应链中其他公司之间的联系更加 紧密；随着更多地使用联网信息技术和系统集成技术，公司内的通信和协作将改 进，企业员工数减少，企业操作和管理成本将减少。 ( 2 ) 科学意义和理论价值 随着信息技术的日益普及，人们对信息化越来越重视，致力于研究企业办公 自动化的人员以及研究出的成果也越来越多，但大多数偏重于系统地设计与开发， 对企业办公自动化需求分析与规划方面的关注并不是太多。本文正是从人们忽视 的这个角度以实例的形式来对企业办公自动化问题进行研究与探讨。 本文实例的一些结论，还具有一些普遍意义，在此做了一些总结，希望能为 企业的不断茁壮成长助上一臂之力。不断提高全体员工的信息化素质与技能，加 强内部培训；阐明信息化的内涵以及意义；根据企业自身特点，科学、合理地进 行决策、安排进程，用这些措施可以解决人的观念问题。 1 1 3 国内外在该方向的研究现状 1 办公自动化系统在国外的发展 自动化在美国及日本等发达国家已经得到了迅速的发展。世界办公自动化系 统的发展非常迅猛，世界各国政府极为重视本国的办公自动化系统的发展，不惜 花费巨资。美国的办公自动化在公司和企业中发展得比政府部门要早，并且水平 也较高。各公司、企业不仅把办公自动化视为提高效率、节约成本的手段，更是 利用它来加强经营管理，作为提高企业素质和企业竞争能力的重要条件。 在有关办公自动化的定义中，以美国麻省理工学院的m 季斯曼( m c z i s m e n ) 教授的论述较为流行。他指出，办公自动化是把计算机技术、通信技术、系统科 。赵文办公自动化基础教程( 第二版) 【m 】北京；北京大学出版社，2 0 0 2 2 学和行为科学应用于传统的数据处理技术难以处理的数据庞大而结构又不明确的 业务处理工作的一项综合技术。 日本有的学者认为，办公自动化就是信息处理的自动化。它是根据系统科学 和行为科学利用计算机技术和通信技术处理原理用数据处理技术难以解决的大量 无规律业务的一个领域。计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学是办公自 动化发展的四大支柱。其中，以行为科学为主导，系统科学为理论基础，结合运 用计算机技术和通信技术。 2 0 世纪9 0 年代以后，国外的办公自动化的发展趋势为如下四个方向 ： ( 1 ) 办公自动化设备向着高性能、多功能、复合化和系统化发展。 ( 2 ) 办公自动化系统向着数字化、智能化、无纸化和综合化发展。 ( 3 ) 以计算机为核心的办公工作站将向处理文字、数据、声音、图形的多媒 体方向发展。 ( 4 ) 通信在办公自动化系统中的地位将进一步增强，可以充分利用现代化通 信技术，建立全球的网络体系。 2 我国办公自动化系统的发展 我国的办公自动化发展的特点是起步晚、发展迅猛，首先是为政治、经济、 国防服务。1 9 8 6 年5 月国务院召开的我国办公自动化专家会议上，建议我国的办 公自动化定义为：办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学、行为科 学等先进科学技术，不断使人们的部分办公业务活动借助于各种办公设备，并由 这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统。其目的是尽可能地充 分利用信息资源，提高生产率，工作效率和质量，辅助决策能力，求得更好的效 果，以达到规定的目标。狭义的办公自动化限于文字编辑和处理、文档管理和检 索等事务。广义办公自动化是建立在管理信息系统( m a n a g e m e n ti n f o r m a t i o n s y s t e m 简称m i s ) 基础上，其办公业务包括有决策支持系统( d e c i s i o ns u p p o r t s y s t e m 简称d s s ) 功能。办公自动化的理论基础是行为科学、系统科学、管理科 学、人机工程学等，其直接采用的技术有计算机技术、通信技术和自动化技术。 一个完整的办公自动化系统应包括信息采集、信息处理、信息传输、信息输出( 包 括存储、显示、打印等) 。目前，我国的办公自动化系统正朝着集成化、网络化、 多媒体和智能化的国际水平发展 。 各国的经验表明：国家经济现代化必须依赖各级管理水平的提高和办公自动 化。因此，办公自动化必将对我国整个社会生活的各个方面产生深刻的影响。 西【瑞典】菲利浦萨德瑞管理咨询吒虻绩通鉴【m 】北京：中国标准出版社，2 0 0 1 李长树办公自动化系统的设计方法与实施策略明计算机应用研究，2 0 0 0 p 9 0 3 1 2 论文研究思路及结构 1 2 1 主要研究方法和预期目的 1 研究方法 资料收集主要采取联机检索法、文献检索法等。 研究方法主要包括实证分析法、文献综合研究法、归纳法等。 2 逾期达到的目的 企业的领导者们为什么要去决定使用一套办公自动化系统呢? 其本质还在于， 他们寄希望于能够有一套手段，能帮助他们在激烈的生存竞争中以准确的决策来 带领企业突破万难，健康发展。因此，对于企业来说，决策上的快速和准确的支 持需求将是非常重要的。本文也就将研究重心是针对企业实际情况规划企业自动 化系统的需求并付诸实施的过程。 1 2 2 主要研究内容 全文分成六个部分，第一部分是对目前办公自动化系统的应用情况进行总述， 引出本来要研究的问题：企业应该如何实现自己的办公自动化。第二部分是o a 相 关理论论述。第三部分对企业办公自动化系统进行需求分析，主要从三个方面来 分析：必要性分析、选型决策分析和功能需求分析。第四部分是全文的重点，论 述了企业办公自动化系统的设计与实现方法，详细分析了办公自动化系统的功能 结构规划、技术规划和安全性规划，并提出了系统试运行及维护方案。第五部分 是利用一个实际案例a 企业办公自动化系统的实际应用来对前文的研究进行 实证论述，论述了办公自动化系统给企业带来的积极影响，并针对系统在a 公司 实施的情况提出办公自动化系统实施的建议和注意事项。第六部分是对全文的总 结，并对o a 系统研究的展望。 4 第2 章oa 相关理论与技术概述 随着信息技术的不断发展，o a 已成为人们经常谈论的话题之一。它是“o f f i c e a u t o m a t i o n ”的简称，被译为“办公自动化”或“办公事务自动化 。它是起源于 七十年代，现在逐渐成熟的新型综合技术。在经济发达的国家，办公自动化得到 迅速发展，已进入办公业务综合管理自动化的应用阶段，成为信息、社会的重要 标志。在我国，随着经济的腾飞，办公自动化越来越受到国家和人们的重视，正 处于发展时期。 2 1 办公自动化的基本概念 2 1 1 传统的办公与管理 按职能的不同而划分，办公室可分为确定事务处理、非确定事务处理和混合 型事务处理三类，其活动范畴和处理的事务大体如下： 1 确定型事务处理办公室。处理的事务比较确定，一般多是有规律的重复性 工作。如，收集资料、起草报告和文件、查找档案和文献资料、接待来访、统计 报表、电报、电传、打字、复印等，是其主要工作内容。由于工作量大，重复性 工作多，办公效率底下，对信息的综合分析较差，严重地影响了机关办事效率和 办公质量。 2 非确定型决策处理办公室主要从事与人的创造力密切相关的决策活动。除 具有事务型办公室的功能外，主要增加了管理信息的功能。所以，又称管理型办 公系统。他的工作内容是承上级指令对本单位、本系统和本部门进行管理；并根 据具体职能部门的执行情况，以数字、数据、统计报表等形式反馈回来，在经分 析，研究采取对策；为上级的决策提供信息。因此，行政信息的传输、处理并提 供准确可靠的管理、决策参考信息，在这里变得尤为重要。 3 混合型事务处理办公室。即具有确定型和非确定型办公室的双重功能。既 要处理有规律的重复性事务，又要进行创造性的决策工作，使两者紧密结合起来。 虽然不同的办公室其业务范围、工作工程和决策能力各不相同，但总的来说 传统办公室具有以下一些共同的特点。首先，办公室是以脑力劳动为主的场所， 徐亮欧阳云王小刚等基于角色的办公自动化实现【j 】- 两安电子科技大学学报2 0 0 0 5 但在传统的办公室中这种劳动仍然以人的手工操作为主。因此，办公效率底下， 已不能适应社会生产力的发展。其次，办公系统是一个信息系统，办公室是信息 产品的加工厂，但在传统的手工操作状态下，不但适应不了信息量的变化，而信 息反映速度的加快，更是手工处理无法容纳的。第三，由于上述原因，造成了传 统办公室的办工人员与办公费用的俱增。第四，传统办公室中，决策方式主要依 靠领导者个人的经验或领导艺术，即经验型的决策，存在许多弊病，容易导致决 策失误。 2 1 2 办公自动化的发展 办公自动化的出现是社会生产力发展的客观需要，是当代科学技术并入办公 与管理系统的必然结果。办公自动化的产生和发展，首先是由于传统的办公技术 和设备所具有的办公效率已不能适应日益发展的信息化社会的要求。其次，是办 公业务的信息量急剧增加。由于科学技术的进步，社会和生产的发展，人类社会 己进入了信息化时代，出现了“信息爆炸 或“知识爆炸”。第三，办公人员激增， 办公费用直线上升。第四，计算机技术和通信技术的发展，特别是微电子技术的 发展，为办公自动化打下了坚实的物质基础；同时，现代化的科学管理，将系统 科学、行为科学、计量经济学和统筹学等融合在一起，为实现办公自动化提供了 理论基础晦1 。 目前，办公自动化在满足基本办公需求的基础上，正逐步向知识管理和决策 支持方向发展。由于互联网技术的迅速发展和普及，出现了i n t r a n e t 、e x t r a n e t 、 i n t e r n e t 、政府上网工程、企业上网工程、电子政府、电子商务、电子管理、政 府内部网、数字神经系统和数字化办公等一系列新概念，面对这些新概念，再提 办公自动化也许会让很多人感到迷惑，好像办公自动化这个概念己经不适应信息 化发展的需要了，但事实上，这j 下是办公自动化走向新发展阶段的良好契机，不 断涌现的先进技术为之实现提供了更为有效的手段，从而使其发展前景更为广阔、 内涵也更为丰富和深入。 2 1 30 a 的定义 所谓办公是指人对事物的某种处理活动，这从历史上可追溯到人类氏族社会 的议事会议 。现代办公可理解为人们借助一些先进机器，利用资源操纵信息，以 王彦编办公自动化网络系统的安全设计【j 】中国金融电脑2 0 0 0 ( 1 ) ：p 1 6 6 完成某些事务处理活动的过程。办公自动化是把基于不同的办公设备用联网的办 法联成一体，将语言、数据、图像图形、文字处理等功能组合在一个系统中，使 办公室具有综合处理这些信息的能力。 办公自动化是- - n 综合性技术，它是不断使人们的部分办公业务活动物化于 人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息 系统。在有关办公自动化的定义中，以美国麻省理工学院的m 季斯曼( m c z i s m e n ) 教授的论述较为流行 。他指出，办公自动化是把计算机技术、通信技术、系统科 学和行为科学应用于传统的数据处理技术难以处理的数据庞大而结构又不明确的 业务处理工作的一项综合技术。 狭义的办公自动化限于文字编辑和处理、文档管理和检索等事务。广义办公 自动化是建立在管理信息系统( m a n a g e m e n ti n f o r m a t i o ns y s t e m 简称入m i s ) 基 础上，其办公业务包括有决策支持系统( d e c i s i o ns u p p o r ts y s t e m 简称d s s ) 功 能伽。 办公自动化的理论基础是行为科学、系统科学、管理科学、人机工程学等， 其直接采用的技术有计算机技术、通信技术和自动化技术。一个完整的办公自动 化系统应包括信息采集、信息处理、信息传输、信息输出( 包括存储、显示、打 印等) 。 2 2 工作流与工作流管理 工作流的概念是为提高效率的研究而产生的，不同的研究机构和研究者从不 同角度给出了相关的定义。 工作流管理联盟( w f m c ) 将工作流定义为：全部或部分，由计算机支持或自 动处理的业务过程。在此过程中，文档、信息或者任务按照一定的过程规则流转， 实现组织成员间的协调工作以期达到整体的商务目标。 g e o r g s k o p o u l a s 给出的定义是：工作流是将一组任务组织起来完成某个经营 过程。在工作流中定义了任务的触发顺序和触发条件。每个任务可以由一个或多 个软件系统完成，也可以由一个或一组人完成，还可以是由一个或多个人与软件 系统协作完成。任务的触发顺序和触发条件用来定义并实现任务的触发、任务的 同步和信息流( 数据流) 的传递。 p e o p l e s o f t 公司给出的定义是：工作流是一个用来实施经营过程的机制。 王金霞现代0 a 系统的研究【d 】人连理工大学硕上毕业论文2 0 0 0 。 美 a d o s w e l l ，o f f i e c a u t o m a t i o n ，j o h n w i l c y & s o n s ，19 8 3 ：p 5 6 7 i b ma l m a d e n 研究中心给出的工作流定义是：工作流是经营过程的一种计算机 化的表示模型，定义了完成整个过程所需用的各种参数。这些参数包括对过程中 每一个步骤的定义、步骤间的执行顺序、 负责以及每个活动所需的应用程序 。 在国内，较为权威的工作流定义为： 条件以及数据流的建立、每一步骤由谁 工作流是一种反应业务流程的计算机化 的模型，它是为了在先进计算机环境支持下实现经营过程集成与经营过程自动化 而建立的可由工作流管理系统执行的业务模型。 虽然不同组织或个人给出的定义不同，但本质上差别并不大。一个工作流包 括一组活动及它们之间的联结关系，还包括过程、任务的启动和终止条件，以及 对每个活动的详细描述，如活动的执行者相关的应用程序，需要和产生的数据等。 工作流所要解决的问题是：使工作流在多个参与者之间按照某种预定义的规则传 递文档、信息，使任务的过程自动进行，从而实现某个预期的业务目标，或者是 促使此目标的实现。我们可以把它理解为定义了相互关系的任务序列，它是实际 工作流程的抽象化表示。 2 3 工作流模型 工作流模型是对工作流的抽象表示，由于工作流需要在计算机环境下运行， 因此建立相应的工作流模型是必不可少的。将业务过程所包含的任务体及其执行 规则有序集形式化就是工作流模型。工作流模型应该完整的提出支持工作流定义 的概念，为建模用户提供工作流定义所需要的组件或元素。理想的工作流模型能 够清楚的定义任意情况下的工作流，能够是应用户在建模过程中所提出的各种要 求。 到目前为止，对工作流还没有一个统一的定义，但大概含义却差不多，工作 流实际上是业务过程的一个计算机实现。也就是说，为了实现组织目标，有关业 务活动依时序或逻辑关系相互连接构成业务流程。在业务开展过程中，文档、信 息或任务，依据组织规范在参与者之间传递、处理或执行。业务流程中，实现了 基于计算机自动化的全部或部分称为工作流。工作流管理技术中涉及的几个基本 概念如下吵： 业务流程( b u s i n e s sp r o c e s s ) ：在具有组织功能的组织结构中，能够实现业务 w a g o n e r & m r u p r e e h t ：o f f i a u t o m a t i o n ：a m a n a g e m e n t a p p r o a c h j o h n w i l e y & s o n s ，1 9 8 4 ：p 1 2 1 薛华成主编管理信息系统【m 】清华大学出版社2 0 0 4 。德费希尔，张连超，张盛英译信息系统的安全保密【m 】科学出版社2 0 0 4 目标和策略的相互连接的过程和活动集。 过程定义( p r o c e s sd e f i n i t i o n ) ：业务流程的形式化描述，用来支持系统建模 和运行过程的自动化。过程可分解为一系列子过程和活动，其定义包括描述过程 起始、终止的活动关系网络以及一些关于个体行为的信息，具体而言，即构成过 程的各活动及其各活动的关系、组织成员的角色、应用中的数据结构等。 活动( a c t i v i t y ) ：实现过程逻辑步骤的工作任务的描述，一般分为手工操作和 自动处理两类。活动是过程执行中可被工作机调度的最小工作单元，要求有人或 机器的参与。 工作流管理系统( w o r k f l o wm a n a g e m e n ts y s t e m ，w f m s ) ：一种能定义、创建和 管理工作流执行的系统，包括定义、测试、分析、仿真、集成、使能、监控、跟 踪等内容。它通过单个或多个工作流机运行，并能存储和解释过程定义。 过程活动实例( p r o c e s s a c t i v i t yi n s t a n c e ) ：实际运行中的一个过程或活 动。每个实例代表一个能独立控制执行、具有内部状态的线程，可被外界通过标 识进行存取。实例是真j 下执行的工作流。 工作流基本概念间的联系如图2 - i 所示。 图2 一l 工作流基本概念间的联系 2 3 1 基于活动网络的过程模型 基于活动网络的过程模型的典型代表是i b m 公司的f l o w m a r k ，其目标是实现 9 企业的文档路由和过程自动化。在f l o 帆i a r k 中，一个完整的工作流过程由一个无 自环的有向图构成。有向图中的节点元素表示可执行的步骤或任务，节点间的连 接弧代表了过程中的控制流和数据流。组成模型的元素包括过程、活动、控制连 接弧、数据连接弧和条件。 过程：由一系列具体步骤组成。为完成某一预定目标而定义的。一个过程就是 用一个有向图表示的一个工作流。 活动：即过程中的每一个步骤，在图中用一个节点元素来表示。既可以是程序 活动，也可以是过程活动。程序活动是指为活动绑定了一段代码，当活动开始时， 相应的程序就开始执行；过程活动是在活动的基础上嵌入了一个过程，当活动开 始时，也就开始了相应的过程，它主要用于子过程的嵌套描述和模型的层次化分 解。 控制连接弧：用来定义两个活动间的执行顺序。 数据连接弧：定义两个活动间的信息流，由前一个活动的输出数据箱指向后一 个活动的输入数据箱，意味着前一活动的输出信息将被后一活动使用。数据箱中 包含了相关的数据。 条件：用于定义过程执行中的约束，主要有三种类型，转移条件( 定义在控制 连接弧上，根据其是非来决定是否执行下一活动) 、开始条件( 定义了活动在什么 情况下开始) 、结束条件( 定义了活动在什么情况下结束) n 。 下面给出一个基本过程模型，如图2 - 2 ： 图2 2 基于活动网络的过程模型 1 0 可见，f l o w m a r k 的工作流模型是一种典型的基于活动的i p o ( 输入一处理一输出) 模型，以活动作为构成过程的基本单元，以连接弧体现过程逻辑，活动的输入数 据箱和输出数据箱成为活动的输入输出接口，再加之条件的设置，能较简便、灵 活地实现过程建模。 f l o w m a r k 明确地将控制流和数据流分离，有利于通过过程模型来提取简要功 能视图与信息视图模型所需的相关信息，便于对复杂系统进行深入地分析，同时 实现了两种不同性质的流管理上的独立。其特点是简单、直观，便于理解，适合 于流程较为固定、异常情况较少的生产型工作流的建立，但这类模型往往缺乏伸 缩性，对紧急情况的应变能力不足，显得比较死板。 2 3 2 基于语言行为的理论工作流模型 基于语言行为的理论工作流模型是w in o g r a d 与f l o r e s 在“语一言行为 理 论的基础上提出了一种协作过程的建模方法。他们认为人的语言不仅能够用来描 述事物、交流信息，而且还能够进行行为的计划与协调，通过语言能够承诺自己未 来的行为，通过语言也可以协调自己与他人的合作。 基于语言行为理论的工作流模型是由一系列闭合的工作流环相互连接而成 的，每个工作流环被四个语言行为分为四个阶段：需求阶段、协商阶段、执行阶段 和满意阶段。 该模型较适于描述以人的交互为特征的经营过程，但存在着不适合于较固定 的经营过程、支持层次化建模能力不足等方面的问题。 2 3 3 基于p e t ri 网的工作流模型 p e t r i 网是一种适用于多种系统的图形化建模工具。一个p e t r i 网可以看成是 一种特殊类型的有向图。该有向图由三类元素组成，分别是库所( p l a c e ) 、变迁 ( t r a n s i t i o n ) 、连接库所与变迁的有向弧。位图上，库所用一个圆圈表示，变迁 用一个方框表示，连接弧用带箭头的直线或者弧线表示。连接弧连接库所和变迁。 在建模过程中，如果使用条件和事件的概念，那么库所就代表条件，变迁则代表 事件。一个变迁( 事件) 有一定数量的输入和输出库所，分别代表事件的前置条件 和后置条件。库所中托肯( t o k e n ) 代表可以使用的资源或数据。建模系统的状态用 每个库所中的托肯( 库所中的小黑点) 来表示。状态的变化由变迁的触发引起，变 迁触发的结果是每个连接到该变迁的库所。在触发以后，所有的输入库所中减少 一个托肯，而所有输出库所中将增加一个托肯。状态的变化代表了系统的演进过 程。图2 - 3 给出了一个基本的p e t r i 网模型： 托肯 ! ! - ! 变迁一。 i 库所 图2 - 3p e t r i 网模型 p e t r i 网能清晰准确地描述工作流过程，并已拥有许多成熟的分析方法和工具， 其缺点是无法体现数据流，描述复杂过程时模型也会复杂化。 2 3 4 基于事件驱动过程链的工作流程 事件驱动的过程链模型( e v e n t d r i v e np r o c e s sc h a i n ) ，简称e p c 模型。e p c 主要元素就是功能和事件，功能被事件触发，功能也能产生相应的事件。业务过 程的控制流由交替出现的功能和事件彼此连接而构成，控制流的分支选择、回合 链接以及并发进行则通过逻辑操作符或者更复杂的表达式来完成心。图2 - 4 给出了 一个一般形式的e p c 过程模型： 1 1 吴海啸基于l o t u s n o t e s 的办公自动化系统【j 】办公自动化1 9 9 8 2 8 8 2 9 3 1 2 任国栋，施化吉基于工作流的办公自动化系统及其实现叨计算机应用2 0 0 2 1 2 图2 4e p c 兀模型 对于图中给出的各类模型元素，其描述如下： 业务事件：当过程的状态发生改变时即产生业务事件，通常是对完成某一功能 而做出的响应。 业务功能：通常是一个活动或者一项任务，由组织单元中负责此功能的人来完 成。 控制流：连接功能与事件的有向弧，用以表示过程的控制逻辑。 逻辑操作符：用来实现控制流的分支与汇合，主要包括与、或、异或三类简单 的逻辑操作。 信息对象：完成功能时所需要的数据信息。它们既可以作为功能的输人，也可 以是功能输出的结果。 组织单元：负责执行功能单元的组织。 该模型的优点在于它兼顾了模型描述能力和模型易读性两方面。同时，经过 改进后，可以作为一个企业或政府信息系统的需求定义。不少研究人员在尝试用 已有的建模方法与之结合，以进一步提高建模的质量和效率。 1 3 2 4 办公自动化系统中的工作流模型 2 4 1 过程模型 办公自动化系统中过程模型反映实际业务流程信息。业务流程从逻辑上可以 包括一个和几个子流程。一个流程或子流程由若干活动组成，活动间存在一个或 几个子流程。一个流程或子流程由若干活动组成，活动间存在执行关系。活动又 可以看作是由若干个具有可操作性的任务项组成。过程模型把组织机构、应用数 据、表单与实际应用步骤联系起来。 过程模型的主要数据结构包括1 3 ： ( 1 ) 流程基本信息表。 ( 2 ) 活动表。活动表标明一个流程里所包含的所有活动信息。 ( 3 ) 连接弧列表。它表明了一个流程里活动的先后连接顺序。 ( 4 ) 任务列表。任务列表反映实例化了的工作流信息。表示已经创建但尚未完 成的工作任务。一类工作流定义对应一个任务表。工作任务列表的主要字段包括： 流程实例号、活动编号、执行人员编号、活动执行状态。执行成员表示该项任务 由谁来完成；任务状态主要代表任务的就绪、正在处理、暂停等各种状态；流程 实例号的主要作用在于：由于引擎不管理具体的应用数据，但是必须提供一种方 式，所以把应用数据及程序与工作流中的活动联系起来。 ( 5 ) 已完成任务列表。记录正常结束的所有任务的基本情况。 ( 6 ) 任务指派规则表。任务需要分配给具体的人员来执行，任务的分派按照指 派规则分配给实际的执行人员。本系统主要基于角色进行任务分配。这种分配方 式又对应两种情形：一种情形是不需要人工参与，直接通过工作流引擎调用分配规 则就可以确定具体的执行人员。例如本项任务由本部门的领导进行处理，那么系 统就可以按照这条规则去查找组织机构表，查到对应的人员，分配其相应的任务； 第二种情形是根据任务分派规则，不能直接分配到具体的人员，如一项任务可以 由办公室人员进行处理，办公室人员可以有多个，这时需要具体指定到符合这个 角色的某个人才行。 2 4 2 组织模型 组织模型是用来定义企业中的组织形式的模型。它应该提供灵活的结构以适 寿志勤基于l o r e sn o t e s 的工作流软件设计【j 】计算机工程与应用2 0 0 0 1 2 7 1 3 2 1 4 应不同企业或企业中不同的组织。本系统建立一个具有层次化结构的组织模型。 它有五种实体组成，分别是：“人员”、“角色 、“职务 、“部门力和“团队”。它 们的定义如下： ( 1 ) 人员：对应于企业中每一个雇员，是一个独立的、具有一定行为能力和技 术能力的人的实体。 ( 2 ) 角色：以技能为前提，能够提供完成某项功能的人员的总称，如车工、打 字员、程序员。 ( 3 ) 职务：以行政责任为前提，代表了管理上的等级关系，如经理、科长、业 务主管、职员。 ( 4 ) 部门：对应于企业的静态结构划分，由企业的实际部门设置情况来决定， 可以是传统的面向职能的，也可以是现在流行的面向过程与客户的。 ( 5 ) 团队：以执行某一任务为目标而动态组建的、跨部门划分的一种组织结构。 组织模型中这五种实体之间具有如下的几种关系：组成关系、负责关系、资格 关系和设置关系，其结构模型如图2 5 所示。 面向职能 面向过程 ； 图2 5 组织模型结构图 组织模型中这五种实体分别体现了不同的组织功能。 “人员 直接对应于企业中实际存在的每一名员工，是组成其他四类组织形 式的最基本要素。每一个员工根据其掌握的技能可能具有一个或多个“角色”，而 每一个角色下面也会对应一名或多名企业人员。 “部门”一般是由地理位置相同而且在企业内部具有相同任务目标的人员组 成的，它体现了传统的面向职能的企业组织形式。在部门中根据责任的不同设置 并划分了多个“职务”，职务间形成上下级关系，下级对上级负责。 为了适应市场变化或者其它临时的需要，不同部门、不同职务、不同角色的 1 5 人员可以动态地组织起来，在一段时间内临时形成一种组织形式，这就是“团队 。 它不是传统的面向功能的组织结构，而是面向过程的组织。在本系统中它不是固 定的组织，在完成某个工程和任务后就被解散，其组成成员也分别归于原来各自 的部门。 所以说，“部门和“职务是面向职能设置的，而“角色 和“团队 是面 向过程设置的。其中“部门 和“职务 这两种实体的内部结构都是自上而下逐 层分解的树状结构。组织模型的建立为工作流模型提供了有关人的视图。在工作 流模型实例化阶段，组织模型中的人员将会根据职务映射不同的角色，执行特定 的活动，从而与过程模型联系起来。 2 4 3 资源模型 资源模型是企业进行生产经营不可缺少的物的因素，在工作流的执行过程中， 必须得到企业资源的支持，相应的组织实体才能够按照要求完成活动。从广义上 讲，企业资源所涵盖的内容相当广泛。但是在工作流概念模型中不需要具体地考 虑许多细枝末节的资源，而应该更注重在生产中起重要作用的那一部分。比较典 型的资源如收发文单，生产工具等。 尽管资源的种类繁多，但就其组织形式而言却没有人的组织模型那么复杂。 因此，在资源模型中不必建立过多的实体元素。本系统仅仅引入“资源类型 和 “资源个体 这两个概念用于资源模型的定义。 “资源个体 是原子级的、具体的资源对象，不可再分，在过程模型中被整 个直接引用，比如，某个特定的办公文件。一些具有相同或者相似功能的资源个 体集合在一起就形成了“资源类型 ，资源类型