（管理科学与工程专业论文）基于敏捷虚拟管理思想的企业采购管理及其信息系统研究.pdf

昆明理工大学硕士学位论文基于敏捷虚拟管理思想的企业采购管理及其信息系统研究 摘要 随着科学技术的发展，信息技术的日益推广，我们的社会正在经历着场前 所未有的信息化革命，信息的发展推动了生产方式的变革，进而促进了经济的快 速发展和人类文明的进步。 中国加入w t o 后，国内企业面临与国际接轨以及和跨国公司的直接竞争， 要遵守世界经济游戏规则，采购活动也由国内选择、企业自主决策变成全球选择、 按国际贸易和国际惯例办事，采购对供应商的关系也会有极大的变化，使得采购 管理的水平成为企业核心竞争优势的重要内容。一方面，激烈的市场竞争要求企 业的采购管理水平必须成为企业的核心竞争优势，而另一方面，企业的采购管理 还存在许多问题。如何来解决这些问题? 是摆在企业面前的任务。 敏捷虚拟管理思想是信息时代和全球化制造环境中伴随着敏捷制造和虚拟 企业而产生的一种新的企业管理思想，它将敏捷制造和虚拟企业的管理思想融合 在了一起，对企业进行敏捷虚拟化的管理，能够使企业对激烈多变的市场环境做 出快速的反应。 本文试图用敏捷虚拟的管理思想来研究企业的采购管理，对企业原来的采购 系统进行敏捷虚拟化的改造，提高企业的采购管理水平，进而提高企业的竞争力， 以适应快速变化的市场环境。 论文的内容框架是：论文首先对论文的选题进行的说明，接着对传统的企业 采购管理做了详细的叙述：第三部分对敏捷虚拟企业的定义、特征、优势等做了 简要的说明，介绍了敏捷虚拟企业的基础构成、风险管理以及其成功的影响因素， 以便来阐述敏捷虚拟的管理思想，并详细的叙述了p r o d n e t 项目，以便从技术角 度更好的理解敏捷虚拟企业；第四部分将敏捷虚拟的管理思想融入到企业的采购 管理中，详细地介绍了敏捷虚拟化的企业采购管理；第五部分以云南铜业进出口 公司为案例，深入地分析了其采购业务流程，对其相应的信息管理系统用敏捷虚 拟管理思想进行了详细地分析与设计。 总的说来，论文将敏捷虚拟的管理思想同企业的采购管理活动结合起来，创 新性的提出了敏捷虚拟化的企业采购管理，分析了其应具备的特点，并绘出了系 统的构建模型及具体实现的技术。 关键字：采购管理敏捷虚拟企业信息系统智能体 7 昆明理工大学硕士学位论文基于敏捷虚拟管理思想的企业采购管理及其信息系统研究 a b s t r a c t w i t ht h ed e v e l o p m e n to fs c i e n c ea n dt e c h n o l o g ya n dt h es p r e a do fi n f o r m a t i o n t e c h n o l o g y , o u rs o c i e t y i s g o i n gt h r o u g h ag r e a ti n f o r m a t i o n a lr e v o l u t i o n t h i s p r o m o t e d t h er e v o l u t i o no f p r o d u c t i o nm o d e s w h i c h p r o m o t e dt h er a p i dd e v e l o p m e n t o f e c o n o m y a n dm a d eh u m a nc i v i l i z a t i o n p r o g r e s s a f t e rc h i n ae n t e r e di n t ot h ew t o ，o nt h eo n eh a n d ，t h en a t i v ee n t e r p r i s e sa r e f a c e dw i t ht h ec h r n c e so f g e a i n g a l o n gw e l lw i t h t h ef o r e i g nc o m p a n i e sa n dt h ed i r e c t c o m p e t i t i o nw i t ht h em u l t i n a t i o n a l o nt h eo t h e rh a n d t h e ym u s tc o m p l yw i t it h e e c o n o m i cg a m er u l e s t h ep u r c h a s i n ga c t i v i t i e sa r ec h a n g e df r o mn a t i v ec h o i c ea n d s e l f - d e t e r m i n a t i o n b yc o m p a n i e s i n t og l o b a lc h o i c ea n dw o r da c c o r d i n gt ot h er u l e so f i n t e r n a t i o n a lt r a d ea n di n t e r n a t i o n a lt r a d i t i o n t h i s c h a n g e a l s o c h a n g e d t h e r e l a t i o n s h i pb e t w e e ns u p p l i e r sa n dp u r c h a s e r s t h e nt h ep u r c h a s i n gm a n a g e m e n t l e v e l b e c o m e st h ei m p o r t a n tc o n t e n to ft h ec o r ec o m p e t i t i v ea d v a n t a g eo fc o m p a n i e s o n t h eo n eh a n d ，t h ef i t r i o u sm a r k e t c o m p e t i t i o nr e q u i r e s t h a tt h e p u r c h a s i n g m a n a g e m e n tl e v e lb e c o m e st h e c o r ec o m p e t i t i v ea d v a n t a g eo fc o m p a n i e s o nt h e o t h e rh a n d ，t h e r ea r em a n yd i f f i c u l t i e s i nt h e p u r c h a s i n gm a n a g e m e n to fm a n y c o m p a n i e s w h a t a r em a n y c o m p a n i e sf a c e dw i t h i sh o wt og e tr i do f t h e s e d i f f i c u l t y w i t ht h ef o r mo ft h e a g i l e m a n u f a c t u r ea n dt h ev i r t u a l e n t e r p r i s e i nt h e i n f o r m a t i o na g ea n dg l o b a lm a n u f a c t u r i n ge n v i r o n m e n t ，t h ea g i l ev i r t u a le n t e r p r i s e m a n a g e m e n t i d e ai sa l s of o r m e dw h i c hm a d et h ei d e a so ft h ea g i l em a n u f a c t u r ea n d t h ev i r t u a le n t e r p r i s eg e ta l o n gw e l lw i t he a c ho t h e r u s i n gt h ea g i l ev i r t u a le n t e r p r i s e m a n a g e m e n t i d e ai n t ot h ec o m p a n i e sc a nm a k et h ec o m p a n i e s r a p i d l yr e s p o n dt ot h e f u r i o u sm a r k e tc h a n g e s t h i st h e s i sr e s e a r c h e s p u r c h a s i n gm a n a g e m e n t a n dr e b u i l dt h e t r a d i t i o n a l p u r c h a s i n gs y s t e mu s i n g t h ea v e mi d e a s ，w h i c hc a l l i m p r o v et h ep u r c h a s i n g m a n a g e m e n t l e v e la n dt h ec o m p e t i t i o nt oa d a p tt ot h ef u r i o u sm a r k e te n v i r o n m e n t t h es k e l e t a lf r a m e w o r ko f t h i st h e s i si sj u s ta sf o l l o w s t h ef i r s tp a r t e x p l a i n st h e m e s s e l e c t i o no ft h et h e s i s ，a n dt h e nn a r r a t e st h e t r a d i t i o n a lp u r c h a s i n gm a n a g e m e n ti nd e t a i l t h et 1 1 i r d p a r ts i m p l yi l l u m i n a t e st h e a v e sd e f i n i t i o n ，c h a r a c t e r sa n da d v a n t a g e s ，i n t r o d u c e st h ea v e sb a s i ss t r u c t u r e ， i i 昆明理工大学硕士学位论文 基于敏捷虚拟管理思想的企业采购管理及其信息系统研究 v e n t u r em a n a g e m e n ta n dt h ei n f l u e n c i n gf a c t o ra b o u tt h es u c c e s so f a v e ，s oa st o e x p a t i a t e st h ea v e i d e a s a tt h es f l n l et i m et h i st h e s i sn a r r a t e st h ep r o d n e ti t e mi n d e t a i l i no r d e rt o g e t m o r ei n f o r m a t i o ni nt h e t e c h n o l o g i ca s p e c t o ft h ea v e m a n a g e m e n t i d e a t h ef o r t hp a r t p u t st h ea v em a n a g e m e n ti d e a si n t ot h ep u r c h a s i n g m a n a g e m e n t o fae n t e r p r i s e ，a n di n t r o d u c e st h ep u r c h a s i n g m a n a g e m e n ti nd e t a i lw i t h t h ea v e m a n a g e m e n t i d e a s t h ef i f t hp a r ta n a l y s e st h e p u r c h a s i n gb u s i n e s s sf l o w so f t h ey u n n a n c o p p e ri m p o r t s a n d e x p o r t sc o m p a n yw i t i lu s i n g i ta st h e c a s e f u r t h e r m o r et h ef i f t hp a r t a n a l y s e sa n dd e s i g n sd e t a i l e d l yt h ei n f o r m a t i o ns y s t e mo f i t u s i n gt h ea v em a n a g e m e n t i d e a s i n c o n c l u s i o n ，t h i st h e s i sc o m b i n e st h ea v em a n a g e m e n ti d e a sa n dt h e p u r c h a s i n gm a n a g e m e n ta c t i v i t y a t t h es a m et i m ei t b r i n g s f o r w a r dt h ea v e p u r c h a s i n gm a n a g e m e n tw i t h ai n n o v a t i v ei d e a , a n da n a l y s e si t sc h a r a c t e r s a n d p r e s e n t st h ei n f r a s t r u c t u r em o d e l o f t h e s y s t e ma n dt h em a t e r i a lt e c h n o l o g yo f i t k e y w o r d s ：p u r c h a s i n gm a n a g e m e n t ，a v e ，i n f o r m a t i o ns y s t e m ，a g e n t i i x5 6 6 2 ? ，i 昆明理工大学学位论文原创性声明 本人郑重声明：所呈交的学位论文，是本人在导师的指导下( 或 我个人) 进行研究工作所取得的成果。除文中已经注明引用的内 容外，本论文不含任何其他个人或集体已经发表或撰写过的研究成 果。对本文的研究做出重要贡献的个人和集体，均己在论文中作了明 确的说明并表示了谢意。本声明的法律结果由本人承担。 学位论文作者签名：互辱刃丑 日期：) 卯弓年节月厂日 昆明理工大学硕士学位论文基于敏捷虚拟管理思想的企业采购管理及其信息系统研究 第一章绪论 1 1 问题的提出 敏捷虚拟管理思想是信息时代和全球化制造环境中伴随着敏捷制造和虚拟 企业而产生的一种新的企业管理思想，它将敏捷制造和虚拟企业的管理思想融合 在了一起，对企业进行敏捷虚拟化的管理，能够使企业对激烈多变的市场环境做 出快速的反应。 中国加入w t o 后，国内企业面临与国际接轨以及和跨国公司的直接竞争， 要遵守世界经济游戏规则。而以前的国产化、地方保护主义、行政干预、税收优 惠等等均变成了违反w t o 的“国民待遇原则”。采购活动也由国内选择、企业 自主决策变成全球选择、按国际贸易和国际惯例办事，采购对供应商的关系也会 有极大的变化，如付款拖延、合同变更、合同纠纷等等都要改变原有的观念和做 法。采购活动不仅关乎成本控制，同时也影响到企业的对外商业道德和商业信誉。 采购管理的水平已经成为企业核心竞争优势的重要内容。 但纵观国内的采购界，我们发现其存在一些问题：1 、国内很多企业仍然沿 用计划经济的企业小社会的恿路，不仅拥有车队、仓库，甚至还有医院、学校、 派出所等。而与此同时，外包第三方物流已经成为国外公司的标准做法。2 、对 通用型采购疏于管理甚至是没有管理，大部分的采购任务均由业务职能部门负责 自主决定数量、型号，只要在预算内，就由申请人选择供应商及决定合适价格。 这种自申自购造成的管理漏洞及专业技能的缺乏造成直接经济损失在很多公司 甚至超过生产采购。3 、采购的专业性在国内没有树立应有的地位，采购管理者 往往寄托于传授高超的谈判技巧将价格降低、降低再降低。其实，这是一种误解。 任何谈判技巧都离不开对产品和市场的了解。4 、对采贿的定位和理解还处于非 常初级的认识。很多管理者认为采购就是买东西，就是出定单，价格越低越好， 对采购技术性和应有地位缺乏认识。5 、对采购技术缺乏共识，对采购监控和采 购审计没有研究。6 、2 0 0 1 年1 月1 日，中华人民共和国招标投标法正式开 始实施。国内很多采购人员由于不了解招标投标中的技术要点和适用性，造成了 很多招标失败的现象。7 、有些公司财务部门派物价审核员常驻采购部，只要价 格高于过去采购价格，就不可采购。这些习以为常的做法实际是败坏了企业的商 业信誉，加重企业三角债，计划价格与市场价格脱节，转嫁内部矛盾给供应商等 昆明理工丈学硕士学位论文基于敏捷虚拟管理思想的企业采购管理及其信息系统研究 等。 一方面，激烈的市场竞争要求企业的采购管理水平必须成为企业的核心竞争 优势，而另一方面，企业的采购管理还存在以上所述的种种问题。如何来解决这 些问题? 是摆在企业面前的任务。 1 2国内外研究现状 由多个敏捷企业组建起来的敏捷虚拟企业能够对激烈多变的市场环境做出 快速的反应。在敏捷虚拟企业提出的当初，其概念仅在于特定的环境下建立起的 企业、制造商、销售商、客户问等的相互联系，主要是以i n t r a n e t 为基础，以追 求产品成本与批量无关，强调企业必须完全服务于社会；从关键技术来说，只考 虑依赖现成的网络技术、通讯技术和多媒体技术等来完成虚拟企业的构造| i j 。 近几年来，国外很多大公司都己形成了基于i n t e m e t 的企业合作形式，如同 本的m i t s u m i 公司( 三菱予公司) ，经营金属模具零部件，该公司从1 9 9 5 年7 月 起使用i n t e m e t 与国外供货商取得联系，多方发出采购信息，寻找最有竞争力的 采购对象。销售计算机的美国戴尔计算机公司，设计微处理机的西霄士公司以及 制造运动鞋的耐克公司，当初创业资本都非常有限，但后来借助于通讯技术和网 络技术，如今都已成为快速成长的大企业。通用汽车公司联合五家零件工厂以出 售能们的产品，改变了高成本的经营方式，这些公司的成功例子，己形成了敏捷 虚拟企业的雏形，进而也逐步形成并完善了敏捷虚拟企业的管理思想1 2 l 。 面对不断成熟的各方条件，国内也已开始关注敏捷虚拟企业的研究。从企业 产品设计到生产、销售一直到用户意见反馈等，研究了一系列的阀题。从宏观上 提出了一些新的观点，并考虑从企业内联网( i n t r a n e t ) 和外联网( e x t r a n e t ) 来 构造分散网络化敏捷虚拟企业的思想。但主要研究的范围也只局限于如何改变企 业经营理念、企业决策过程、管理组织形式、生产方式以及市场营销等宏观方两 的问题。对基于i n t e m e t 的敏捷虚拟企业的建立和实施还没有一个真正的框架， 目前能考虑的内容充其量也就是通过网上发布信息和获取信息来促进生产和销 售。 事实上，敏捷虚拟企业不仅仅要面对传统企业所要面幅的问题( 如产品开发、 生产、销售，物料的采购等等) ，更重要的是要面对不断提高的技术要求和不断 开放的市场前景，因此，它所面对的是全世界，是基于i n t e m e t 的数字化地球。 要解决的问题不单是网络阔的联系及供应商、经销商、顾客等之间的关系问题， 它们之间的关系也不仅仅局限于专用设备、产品和人员之间的关系，任何对企业 2 昆明理工大学硕士学位论文基于敏捷虚拟管理思想的企业采购管理及其信息系统研究 或其产品感兴趣的人都可以成为企业的客户、销售商甚至产品的设计者，这时所 需要研究的已不完全是网络问题和企业关系问题，而必须在i n t e r n c t 这样一个大 环境下考虑适合企业切身利益的问题。包括企业如何获取自己所需的信息，这些 信息将如何有效地集成到敏捷虚拟企业中，企业又如何进一步细化网络信息以适 应各类用户的要求，如何完成这个速归化的信息处理过程，这些问题的解决有赖 于许多关键技术，如基于网络的信息检索技术、多媒体综合集成技术、信息处理 和信息融合技术等，这些技术如何同虚拟企业的应用背景结合起来，则到目前为 止，还没有全面的研究。因此，要真正解决建立敏捷虚拟企业中可能出现的问题 ( 如采购过程的意外事件的处理、供应商的选择与管理等) ，目前的研究还远远 不够。 1 3 本文研究的目的和意义 通过对国内采购界存在的问题和国内外敏捷虚拟企业研究现状进行分析，我 们可以看出目前国内企业的整体管理水平与国际知名的企业之问存在很大的差 距，特别是企业的技术管理水平。论文选题为：基于敏捷虚拟管理思想的企业 采购管理及其信息系统研究。本文试图用敏捷虚拟的管理思想来研究企业的采 购管理，对企业原来的采购系统进行敏捷虚拟化的改造，提高企业的采购管理水 平，进而提高企业的竞争力，以适应快速变化的市场环境。 作者希望通过本文的研究与写作，能对企业的改造和提升竞争力能起到参考 作用，特别是对企业原有采购系统的改造、采购流程的重组、采购整体管理水平 的提高能起到一定的参考价值。 1 4本文要解决的问题 作者自2 0 0 1 年初以来，一直参与昆明理工大学杨肖鸳教授主持的国家自然 科学基金项目面向敏捷制造的虚拟企业管理信息系统框架研究，主要研究分 布计算环境下虚拟企业信息系统的分析与设计，案例实地调查和研究工作。本论 文属于其中的一个案例研究课题，在撰写的过程中查阅了大量的资料，对企业进 行多次实地调研，并得到了许多老师和同学的帮助。 论文的内容框架是：论文首先对论文的选题进行的说明，接着对传统的企业 采购管理做了详细的叙述；第三部分对敏捷虚拟企业的定义、特征、优势、基础 构成、风险管理、成功影响因素等做了筒要的说明，并着重介绍了敏捷虚拟企业 昆明理工丈学颂 学位论文基于敏捷虚拟管理思想的企业采购管理及其信息系统研究 的信息系统构成的方方面面，以便来阐述敏捷虚拟的管理思想；第四部分将敏捷 虚拟的管理思想融入到企业的采购管理中，详细地介绍了敏捷虚拟化的企业采购 管理；第五部分以云南铜业进出口公司为案例，深入地分析了其采购业务流程， 对其相应的信息管理系统用敏捷虚拟管理思想进行了详细地分析与设计。 论文整体架构如下： 第一章绪论介绍了论文所研究的问题，国内外的研究现状，论文研究 的目的及意义，以及论文的大致研究框架： 第二章企业采购管理综述具体介绍了企业采购管理的目标与组织、采 购流程的内控与优化、采购成本控制与价格管理、采购合同管理 与采购的监督、采购招标与投标操作等等； 第三章敏捷虚拟企业概述简单的介绍了敏捷虚拟企业的定义、主要特 征，所具优势、风险管理、基础构成、成功影响因素、研究敏捷 虚拟企业的意义等，并对敏捷虚拟企业的信息系统构成进行了详 细的分析，最后详缅介绍了p d r ! e t 项目： 第四章敏捷虚拟化的企业采购管理研究具体介绍了敏捷虚拟化的企 业采购应该具备的特征、供应商管理以及企业的采购业务流程重 组等等，来说明企业如何进行敏捷虚拟化的采购管理； 第五章云南铜业进出口公司采购信息系统分析用敏捷虚拟化的管理 思想对云南铜业进出口公司的信息系统进行了分析，提出了信息 系统的参考模型，并对云南铜业进出口公司目前的组织结构、业 务流程、所存在的问题、系统的事件流程图等进行了分析： 第六章结束语对全文做了总结，分析论文所取得的成就及存在的不足 之处，对敏捷虚拟化的企业采购管理的发展提出了展望。 昆确理工大学硕j ：学位论文基于敏捷虚拟管理恩怒韵企业采购管理及其信息系统_ j f 究 第二章企业采购管理综述 2 1 采购管理概述 2 1 1 采购概念。1 采购一般是指从多个对象中选择购买自己所需的物品的意思。一般包括以下 一些基本的含义：所有采购都是从资源市场获取资源的过程：也就是说，采购 的基本功能就是帮助人们从资源市场获取链柱3 所需要的各种资源。采购郎是一 个商流过程，也是一个物流过程：采购的基本作用就是将资源从资源市场的供应 者手中转穆到用户手中的过程。在这个过程中，一是要实现将资源的所有权从供 应者手中转移到用户手中商流过程，二是要实现将资源的物质实体从供应者 手中转移到用户手中物流过程。采购是一种经济活动：采购足企业经济活 动的主要组成部分。一方面，通过采购获取了资源，保证了企业的正常生产的顺 利进行。这是采购的效益；另一方面，在采购过程中也会发生各种费用，这就是 采购成本。 2 1 2 采购的类型嘲 本文按两融标准( 按采飓主体，按采赌方法 对采购进行分类，并且着重叙 述了第二种分类。 21 2 1按采购主体分类( 如图2 - 1 所示) 圈2 - 1 采购主体类型 昆叫理工大学硕士学位论文基于敏捷虚拟管理思想的企业采购管理及其信息系统研究 2 1 2 2按采购方法分类( 如图2 - 2 所示) ( 1 ) 、传统采购：企业的传统采购一般模式是，每个月的月末，企业各个单位 报下个月的采购申请单，报下个月需要采购的物资的品种数量，然后采购科把这 些表汇总，制订出统一的采购计划，并于下个月实行采购实施。采购回来的物资 存放于企业的仓库中，满足下个月对各个单位的物资供应。这种采购，以各个单 位的采购申请单为依据，以填充库存为目的，管理比较简单、粗糙，市场响应不 灵敏、库存最大，资金积压多、库存风险大。 图2 - 2 采购方法类型 ( 2 ) 、定货点采购：是紧密根据需求的变化和定货提前期的大小，精确确定定 货点、定货批量或定货周期、最高库存水准等，建立起连续的定货启动、操作机 制和库存控制机制，达到既满足需求又使得库存总成本最小的目的。这种采购模 式以需求分析为依据，以填充库存为目的，采用一些科学方法，兼顾满足需求和 库存成本控制，原理比较科学，操作比较简单。但是由于市场的随机因素多，使 得该方法同样具有库存量大、市场响应不灵敏的缺陷。 ( 3 ) 、m r p 采购：主要应用于生产制造与加工行业，它是生产企业根据主生 产计划和主产品的结构以及库存情况逐步推导出生产主产品所需要的零部件、原 材料等的生产计划和采购计划的过程。这个采购计划规定了采购的品种、数量、 采购时间和采购回来的时间。计划比较精细、严格。它也是以需求分析为依据、 以满足库存为目的。它的市场响应灵敏度及库存水平都比以上方法有所进步。 随着敏捷虚拟管理思想的出现和信息时代的到来，逐步的产生了j i t 采购、 供应链采购、电子商务采购等。 ( 4 ) 、j i t 采购：也称准时化采购，是一种完全以满足需求为依据的采购方法。 6 昆明理工大学硕士学位论文基于敏捷虚拟管理思想的企业采购管理及其信息系统研究 它对采购的要求，就是要供应商恰好在用户需要的时候、将合适的品种、合适的 数量送到用户需求的地点。它是以需求为依据、改造采购过程和采购方式，使它 们完全适合于需求的品种、需求的时间和需求的数量，做到既灵敏响应需求的变 化，又使得库存向零库存趋近。准时化采购策略能保证敏捷虚拟企业运行的协调 性、同步性和集成性，这是一种比较科学、比较理想的采购模式。 ( 5 ) 、供应链采购：是一种供应链机制下的采购模式。在供应链机制下，采购 不再由采购者操作，而是由供应商操作了。采购者只需要把自己的需求规律信息 即库存信息向供应商连续及时传递，供应商自己根据自己产品的消耗情况不断及 时连续小批量补充库存，保证采购者既满足需要又使总库存量最小。供应链采购 对信息系统、供应商操作要求都比较高。它也是一种科学的、理想的采购模式。 ( 6 ) 、电子商务采购：也就是网上采购，是在电子商务环境下的采购模式。它 的基本特点是在网上寻找供应商、寻找品种、网上洽谈贸易、网上定货甚至在网 上支付货款，但是在网下送货进货。这种模式的好处，扩大了采购市场的范围、 缩短了供需距离，简化了采购手续、减少了采购时间，减少了采购成本，提高了 工作效率，是一种很有前途的采购模式。但是它要依赖于电子商务的发展和物流 配送水平的提高。而这两者几乎要取决于整个国民经济水平和科技进步的水平。 我国现在已经有不少企业以及政府采购采用了网上采购的方式，但是要把网上采 购真正搞好，还需要一些时日。 2 1 3 采购管理的概念嘲 所谓采购管理是指为保障企业物资供应而对企业采购进货活动进行的管理 活动。它是对整个企业采购活动的计划、组织、指挥、协调与控制活动，是管理 活动，是面向整个企业的。其使命是要保证整个企业的物资供应，其权利是可以 调动整个企业的资源。 2 1 4 采购管理发展的阶段h 1 采购管理的理念实施是一个不断完善提高的动态过程，不可能一蹴而就，也 很难一步到位，要看准方向，循序渐进。另外我们还要用发展的观点来看待采购 管理。企业的采购管理工作可以分为4 个阶段来进行，如表2 - 1 所示： ( 1 ) 、第一阶段严防死守：企业领导者往往对采购有一种既爱又怕的感觉， 知道采购重要但绝不轻易放手，对采购监控远大于利用，谈不上发挥采购的作用。 把采购职能定义为“出订单的、做合同的”，更多的是做订单合同管理、跟踪货 物到达、进出口、物流，关注交易和流程。 昆明理工大学硕士学位论文 基于敏捷虚拟管理思想的企业采购管理及其信息系统研究 ( 2 ) 、第二阶段追求低价：越来越多的企业认识到采购应该谈判，应该狠 狠地杀价。这样，采购管理进入了商务采购阶段。关注采购价格，关注采购员的 谈判能力，变成所有采购管理者的重点。每年给采购部门下达节省指标，逐年增 加，完成是应该的，完不成是没有尽职。采购部门也面临空前的压力：既要保证 质量，又要交货迅速；既要服务周到，更要价格最低，这样的供应商上哪找? 采 购往往以价格最低成为筛选供应商的目标，如竞标、谈判都把价格放在第一位。 这种做法可能会带来以次充好、供货不稳定的情况。而真正有效的谈判，不是采 购部门的单打独斗，需要部门之间的协调。 从目前来看、国内大多数企业的采购管理仍停留在严防死守和追求低价阶 段，而敏捷虚拟化的管理思想要求企业采购管理向总成本观、战略角度阶段发展。 表2 - i 企业采购管理的4 个阶段 阶段作用职能战略 第一阶段出定单关注交易流程，控制 团队、区域谈判，集中采购成 第二阶段谈判降价商务型采购 本管理 供应商及采购的早期参与、采购 第三阶段总拥有成本协调综合采购 战略 第四阶段支持公司棱心业务战略采购 集成采购战略、供应链管理、解 决方案：项目管理 ( 3 ) 、第三阶段总成本观：有的设备进价虽然低，但经常需要维修。维护 成本高或者产能、产出率等低于其他设备，报废期短等等，都会造成总成本上升。 总成本是真正的最低拥有成本( t c o t o t a l c o s to w n e r s h i p ) 。考虑t c o 的购买 才算是较为聪明的购买，可以得到优质的售后服务、保修服务、咨询等。 ( 4 ) 、第四阶段战略角度：当今企业面临着保全或重新获得在世界市场上 的地位的挑战，有效适应外部环境的能力，及预测变化、适应变化并通过战略计 划的制定与实施充分利用机会的能力是决定企业未来盈利状况的主要因素，关系 到其生存与否。采购部门仅对当期阊题做出反应远远不够，必须高瞻远瞩。只有 总经理和高层管理者认识到了采购的增值作用和非同寻常的对公司竞争力的贡 献，采购部门才能最大限度地发挥作用。 2 2 采购的目标与组织 2 2 1 采购管理的目标n ” 采购目标的细分：采购管理的总目标可用一句话表述为：以最低的总成本为 昆明理工大学硕士学位论文 基于敏捷虚拟管理思想的企业采购管理及其信息系统研究 企业提供满足其需要的物料和服务。也可以简要的表述为：适时适量、保证质量、 费用最省。采购总目标可以具体分解为以下子翟标：为企业提供所需的物料和 服务；力争最低的成本；使存货和损失降到最低限度；保持并提高自己的 产品或服务。 2 2 2 采购管理的组织h 1 ( 1 ) 、采购部门的设置原则：部门设置应同企业的性质和规模相适应；部 门设置应同企业采购目标、方针相适应；部门设置应同企业的管理水平相适应； ( 2 ) 、影响采购部门设置的因素：影响采购部门设置的最主要的因素是管理层 对采购工作的重视程度。如果管理层仅把采购看作一项普通的企业运作活动，那 么采购部门自然在企业中处于相对地位较低的从属地位，采购的管理控制肯定就 是低水平的：如果管理层认为采购是企业竞争取胜的重要因素，对企业的发展具 有战略意义，则采购部门很可能具备强有力的构架并直接向最高领导汇报。 圈2 - 3 直线制形式 图2 4 直线职能制形式 ( 3 ) 、采购部门的组织模式：虽然集中采购是采购发展的趋势，但还是要根据 企业的规模和产品的多少来决定采购部门的设置。直线制形式：适用于企业规 模小，产品结构较单一。设置单一的采购部门并直接向总经理汇报工作，如图 2 - 3 所示；直线职能制形式：适用于规模较大、品种较多的企业。企业往往设 置独立的采购部门体系，并向分管采购的副经理汇报工 乍。如图2 - 4 所示；集 中分散制形式：适用于规模大、产品种类多、原材料需求差异性大、各子公司的 昆明理工大学硬士学位论文基于敏捷虚拟管理思想的企业采购管理及其信息系统研究 地理位置距离远的企业。在公司总部设采购部，负责总公司采购战略和计划的制 定，协调各子公司之间的采购行动，避免恶意竞争，集中采购总公司共性化的产 品和服务，实现采购总成本最低。同时，在各子公司或某一地理区域分设采购部， 便于各子公司满足个性化的需求，保持同供应商之间的密切联系，以次促进公司 的发展，如图2 5 所示。 图2 - 5 集中分散制形式 2 2 3 采购部门的岗位责任设置 采购部内部岗位责任的设置一般有3 种方式： ( 1 ) 、根据采购物料设置，不同的采购物料配备不同的采购人员。这适合原料 需求种类多、专业性强的企业，每一种原材料都有自己物理或化学方面的要求， 如图2 - 6 所示： 图2 - 6 某石化厂的采购部门设置 图2 7 按采购流程和环节设置采购人员 o 昆明理工大学硕 学位论文基于敏捷虚拟管理思想的企业采购管理及其信息系统研究 ( 2 ) 、根据采购流程设置，采购的不同环节设置不同的采购人员。这样便于采 购人员更好地熟悉业务，精通专业业务，同时有利于各个环节之间相互监督，避 免浪费和腐败现象，减少内部审计成本，还有利于培养大家的团队合作精神。但 这要求内部更好地协调与合作，否则会造成采购效率低下，管理混乱。如图2 7 所示： ( 3 ) 、综合采购物料和采购流程设置采购人员。这种方式主要适合一些大企业， 其原材料需求多、数量大、专业性强，采购组织也相应复杂得多，如图2 8 所示： 图2 - 8 综合采购物料和采购流程设置采购人员 2 。2 。4 采购管理部门的职责 ( 1 ) 、采购的主要职责：要想发挥采购的集中管理优势，首先要坚持采购职能 的中心化。“中心化”意味着采购部是公司对供应商的唯一窗口。对外职能： 选择和管理供应商，控制并保证价格优势：对内职能：控制和保证采购流程的 实旖，保证采购质量和交货期能够满足公司生产和市场的需要。 ( 2 ) 、采购管理部门的基本任务：供应商选择与评价；保证公司在采购价 格上的优势；制订采购制度和设计合理的采购流程；提高采购效率；控制 采购风险。 2 3 采购流程的内部控制及优化 2 3 1 采购流程的一般模式。1 采购流程的关键步骤可以概括为以下几个步骤： 第一步，接受采购任务，制定采购单。这是采购工作的任务来源。通常是企 业各个部门把任务报到采购科来，采购科把所需采购的物资汇总，再分配到各个 采购员，采购科给各个采购员下采购任务单。也有很多是采购科主动根据企业的 市场销售的任务情况，自己主动安排各种物资的采购计划，给各个采购员下采购 任务单。 i i 昆明理工大学硕士学位论文基于敏捷虚拟管理思想的企业采购管理及其信息系统研究 第二步，制订采购计划。采购员在接到采购任务单之后，要制定具体的采购 工作计划。首先是进行资源市场调查，包括对商品、价格、供应商的调查分析， 选定供应商，确定采购方法、采购日出计划以及运输方法、货款支付方法等。 第三步，根据既定的计划联系供应商。有的可能要出差去联系，有的要用电 话、电子邮件等电讯方式联系。 第四步，与供应商洽谈、成交、最后签订定货合同。这是采购工作的核心步 骤。要和供应商反复进行磋商谈判、讨价还价、讨论价格、质量、送货、服务及 风险赔偿等各种限制条件，最后把这些条件用定货合同的形式规定下来，形成定 货合同。定货合同签订以后，才意味着已经成交。 第五步，运输进货及进货控制。定货成交以后，就是履行合同，就要开始运 输进货，运输进货可以由供应商运输，也可以由运输公司运输、或者自己提货。 采购员要督促、监督进货过程，确保按时到货。 第六步，到货验收、入库。到货后，采购员要督促有关人员进行检验验收和 入库，包括数量和质量的检验和入库。 第七步，支付货款。按合同规定支付货款，一般是在货物到达后，但有的也 可能在货物到达前支付货款，尤其是国际采购业务。 第八步，善后处理。一次采购完成以后，要对这次采购进行总结和评估，并 妥善处理好一些未尽事宜。 2 3 2 采购的分类及管理控制策略 ( 1 ) 、生产型采购及管理控制策略：生产型采购即为满足自己的产品或服务的 需要所进行的采购内容，如原材料、设备、零部件、维修等等。这种采购需要采 购管理者根据产品和客户的需要，对主要采购内容进行技术分类，按照物品进行 专业管理，这样可以结合实际，选用合格的专业人员进行采购。 ( 2 ) 、通用型采购及管理控制策略：通用型采购即为企业存在和市场行为提供 支持和服务所需要的内容所进行的采购支持，如广告、计算机设备、出差、办公 设备、培训等。在传统管理者眼中，这些从来没有当作采购人员的职责，所以就 随意性地被使用者或行政管理人员办理了。通用型采购往往会占销售成本1 0 以上，对通用型的物品。如计算机、打印机、文具等等如果经常处于随意采购或 失控状况，会造成费用失控、服务水准低下、设备正常工作效率低，进而造成整 个公司办公费用上升和效率下降，并影响员工的士气。所以我们要重视采购供应 的质量和服务，通盘考虑通用型设备的采购，完善我们的内部控制和采购制度， 2 昆明理工大学硕士学位论文基于敏捷虚拟管理思想的企业采购管理及其信息系统研究 ( 3 ) 、客户服务型采购及管理控制策略：客户服务型采购，即采购客户需要两 本公司不能提供的产品，如解决方案中的客户指定产品、配套产品、需要分包出 去的产品和服务等等以及运输及物流服务。这要求企业采购部门要有先进物流管 理、供应链管理理念，知道第三方物流、了解库存管理a b c 分类、j i t 的理念 及运作方法。使这个采购系统达到最优化运转。 2 3 3 采购流程的质量控制体系h 1 流程控制力求实现持续改进的动态循环，使组织获褥可观的收益。它还通过 识别组织内的关键流程、流程的后续发展和持续改进来促使组织以顾客为关注焦 点，提供顾客满意度。 ( 1 ) 、采购质量不佳的危害性：如果所采购的原材料有质量问题，将会直接影 响到产成品的质量。所以在采购中要彻底保证采购的质量，以求防患于未然。采 购质量的不佳将会造成以下的危害：品质不良导致经常性的退货，造成各种管 理费用增加：品质不良就需增加大量检验人员，增加成本：品质不良，造成 成品品质不良率加大，客户投诉及退货增多，付出的代价就高。 ( 2 ) 、如何保证采购质量：供应商评审：对供应商的质量管理，首先使合格 供应商的评审。一般按i s 0 9 0 0 0 的要求来对供应商迸行评审。主要掌握其生产设 施、组织、人员和财政等方面的数据，还要其就所要求的质量水平提供有关产品 的数据。一般使用标准的格式来表达这个信息。具体的供应商的评估我们将在第 四章4 5 小节中进行详细叙述。采购质量的控制：采购质量的控制可以从选择 合格的供应商与合约控制两个方面来进行。1 选择合格的供应商：一个合格供应 商的主要标志有供应优质的产品、发货准时、发货数量准确、价格合适及服务良 好等几项。2 合约控制：合约控制的主要内容可如表2 - 2 所示。 ( 3 ) 、p d c a 模式质量控制体系 p d c a ( 策划一做一检查一行动) 模型是可以在组织流程中应用的动态循环。 对流程应用如下： p ( 策划) ：根据顾客的要求和组织的方针，为提供结果建立必要的目 标和流程。 d ( 做) ：实施流程。 c ( 检查) ：根据方针、目标和产品要求，对流程和产品进行监视和 测量并报告结果。 a ( 行动) ：采取措施。以持续改进流程业绩。 昆明理工大学硕士学位论文 基于敏捷虚拟管理思想的企业采购管理发其信息系统研究 在质量管理体系中应用流程方法时强调“理解和满足要求”：需要从增值的 角度考虑流程；获得流程业绩和有效性的结果；基于客观的测量，持续改进流程。 表2 - 2 合约控制的主要内容 协议名称目的具体内容 信任供应商的质量体系 随发运的货物提交规定的检验试验数据以及过程控制记录 由供应商进行1 0 0 的检验试验 质量保证明确规定供应商应 由供应商进行批次接受抽样检验，试验 协议负则的质量保证责任 实施本企业规定的正式质量体系 由本企业或第三方对供应商的质量体系进行定期评价 内部接受检验或筛选 规定检验项目 检验条件 检验规程 与供应商就验证方 验证方法抽样方法 法达成明确的协议，以 协议抽样数据 验证是否符合要求 合格判断 供精双方交换的检测资料 验证地点 常规问题，耳i l 不符合产品技术标准的一般性质量问 解决供应商和本企 非常规问磨，即产品技术标准范围之外的质量问题或成批不 解决争端业之问的质量争端，就 合格或安全特性不合格等 协议常规问题和非常规闯 制定疏通本企业和供应商之间处理质量事宜时的联系