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工程项目采购管理流程与方法研究 研究生：孙小民导师：吴广谋东南大学 摘要 随着我国社会主义市场经济体制的建立和完善，工程项目( 正文中简称为项目) 采 购管理已成为工程项舀管理中的核心内容，对项目的成败将产生重要影响。本文以工程 项目采购管理流程与方法为题进行研究。 工程项目采购管理的前期工作工程项目的采购规划问题和工程项目采购管理中合 嗣分析与合同交底问题是普遍关注的问题。目前我国项目粗放型的管理在采购管理上首 先表现为采购规划筒单亿或干脆就不傲规划，这造成项目成本失控与项目组织的混乱； 同时，国内承包商大都不做合同分析、合同交底，结果是在合同执行中给业主的项目带 来巨大损失。与此相比，发达国家的项目管理异常注重采购规划与合同分析和交底。本 文试图重点提出关于这两个方面的实用方法的一些心得和体会。 本文以项目管理理论及采购管理理论为基础，基于新舨项目管理知识体系指南 ( 美国项目管理协会) 的采购管理的一般框架和流程，结合工程项目采购的特点，运用 系统工程的方法，对工程项1 7 1 采购问题进行综合研究，主要对项目的采购规划问题和项 管采购管理的合i 魂管理的薄弱环节合同分析与合同交底闯题的重点研究。对采购规 划的研究主要策重于范围框架积流程、主要输入，输出接嗣和关键转换技术等；对合同分 析与合同交底的研究则侧重于其概念、意义、主要过程及各过程的主要内容。以及实施 流程等。最终得出了关于工程项目采购管理中的采购规划的范围框架与流程、熏要接口 完整描述和实用转换技术方法等，以及合同分析和合同交底的基本框架、范垂和实施流 程等主要成果。 通过本文的探讨，更加表明研究实用、完善的项目采购管理的流程和方法，尤其是 前期的采购规划与合同分析和交底的流程和方法，对提升我国项目管理水平，进而提高 项层成功完成率都有着重大的现实意义。 关键词；项璺管理、采购规划技术、合同分柝、合同交底 t h em e t h o da n dp r o c e d u r er e s e a r c h f o r t h ep r o c u r e m e n tm a n a n a g m e n t 0 ft h ec o n s t r c t i o n & e n g i n e e r i n g p r o j e c t g r a d u a t e ：s u nx i a o m i n s u p e r v i s o r ：w ug u a n g m o u s o u t h e a s tu n i v e r s i t y a b s r a c t t h ep r o c u r e m e n tm a n a g e m e n to ft h ee n g l n e e r i n g & c o n s t r u c t i o np r o j e c ti sm o r e i m p o r t a n tt h a ne v e rd u et ot h ek e ye f f e c t i v e n e s so nt h es u c c e s so f t h ep r o j o c t i nt h i sp a p e r w ed e s c r i b et h em e t h o da n dt h ep r o c e d u r eo f t h ep r o c u r e m e n tm a n a g e m e n t i ti sc o n v i n c e dt h a tt h ep l a no f t h ep r o c u r e m e n t ，c o n t r a c ta n a l y s i sa n dc o n t r a c tt a m d o w n h a v eg r e a te f f e c t i v e n e s so i lt h es u c c e s so ft h ep r o j e c tm a n a g e m e n t a c t u a l l yi nc h i n a , p e o p l e d o n tp a ya t t e n t i o nt ot h e s ei s s u e ss ot h a tm o s to ft h ed o m e s t i cp r o j e c t sf a c et h er i s ko ft h e f a i l u r eo f t h ep r o j e c to rg r e a tl o s sa tt h ee n do f t h ep r o j e c t i nt h i sp a p e r , t h ea u t h o ra t t e n d st o p r o p o s et h ep r a c t i c em e t h o da n dt h ep r o c e d u r e o i lt h e s ei s s u e s t h i sp r o j e c ti sb a s e do nt h ep r o j e c tm a n a g e m e n tt h e o r ya n dt h ep r o c u r e m e n tt h e o r y , e s p e c i a l l yo np m b o kg u i d a n c ef r o mp m if p r o j e c tm a n a g e m e n ti n s t i t u t e ) a n d o s es y s t e me n g i n e e r i n gm e t h o dw i t h p r a c t i c ee x p e r i e n c e s t o s t u d yt h ep r o c u r e m e n t m a n a g e m e n to f t h ee n g i n e e r i n g & c o n s t r u c t i o np r o j e c t 。t h ep l a no f t h ep r o c u r e m e n t ，c o n t r a c t a n a l y s i sa n dc o n t r a c tt a m - d o w na r et h ei s s u e sd i s c u s s e di nt h i sp a p e r f o rt h ep l a no ft h e p r o c u r e m e n tm a n a g e m e n t , t h ea u t h o rm a i n l ys t u d i e st h es t r u c t u r e , t h ep r o c e d u r e , t h ek e y f o p a r t s ，a n dt h ei m p o r t a n tt e c h n i q u e s f o rt h ec o n t r a c ta n a l y s i sa n dt u r n - d o w n , t h ea u t h o r s t u d i e st h eb a s i cc o n c e p t i o n ，t h es t r u c t u r e ，a n dt h ep r o c e d u r e k e yw o r d s ：p r o j e c tm a n a g e m e n t , t h ep r o c u r e m e n tp l a n n i n gt e c h n i q u e s , c o n t r a c t a n a l y s i s , c o n t r a c tt u r n - d o w n i l 东南大学学位论文独创性声明 本人声明所呈交的学位论文是我个入在导师指导下进行的研究工作及取得的研究成 果。尽我所知，除了文中特别加以标注和致谢的地方外，论文中不包含其他人已经发表 或撰写过的研究成果，也不包含为获得东南大学或其它教育机构的学位或证书丽使用过 的材料。与我一同工作的同志对本研究所做的任何贡献均已在论文中作了明确的说明并 表示了谢意。 f - 7 荔 研究生签名：笾：! ：竺型e l 期： 东南大学学位论文使用授权声明 东南大学、中国科学技术信息研究所、国家图书馆有权傈嫠本人所送交学位论文的 复印件和电子文档，可以采用影印、缩印或其他复制手段保存论文。本人电子文档的内 容和纸质论文豹内容搁致。除在保密期内的保密论文外，允诲论文被查阅和借阅，可 以公布( 包括刊登) 论文的全部或部分内容。论文的公布( 包括刊登) 授权东南大学研 究生院办理。 ，7 71 。 研究生签名：坌! ：! 垒蜉师签名： 日期： 东南人学硕士学位论丈第一章绪论 第一章绪论 每个组织都从事工作。一般说来，工作指日常运作，或者项目。项目的实施，通常 是组织实现其战略规划的手段。l j 常运终和项目两者之间的区分主要在于：日常运作是 持续不断和重复进行的，而项目是临时性的，独特的。因此，项目可以由以下特征来定 义：为提供某项独特产品、服务或成果所做的临时性努力项日具备临时性、独特性帮 逐步完善性等特点。临时性是指每个项目都有其确定的开始和确定的终止。独特性指其 产品、服务或成果在某些特殊的方瑶有别手所有其它的产品或服务。对于许多组织来说， 项目是对组织的日常运作范围内无法解决的问题的种应对手段。逐步完善性是把l 晒时 性和独特性两个概念综金起来的项目特点之一。由于每个项目的产晶( 包括服务译 者注) 都是独特的，因此区别产品或服务的各种特征也必然是逐步完善的。逐步意味着 “一步步地进行；逐步积累增长的过程”，丽完善意味着“严谨的、仔细的、充分彻底的 开发过程”。 项目管理就是将各种知识、技能、手段和技禾应用于项目活动之中，以达到项蠡的 要求。项目管理是通过应用和综合诸如启动、规划、实施、控制与收尾等项目管理过程 进行的。 管理一个项目包括： 识别要求： 一确定清楚而又能够实现的目标； - 权衡质量、范疆、时间、费用方面互不裙让的要求： 市技术规定说明书、计划和方法适合于各种各样利害关系者的不同需求与期辍； 值得注意的是，项目管理的许多过程都具有一再重复的性质。其部分原因是由于项 目在其整个生命期中存在并需要逐步完善，即项目管理团队对项目了解的越多，越透彻， 这个团队就能更具体和更好地进行管理。 项目管理知识可以用多种方式归纳整理。p m b o k 指南将其归纳九大知识体系，即 项目整体管理、项目范围管理、项目时间管理、项目费用管理、项目质量管理、项目入 力资源高粱、项目沟通管理、项目风险管理和项目采购管理。项目采购管理是第三版新 增的，可见在当前的项目管理中采购管理越来越重要。 东南大学硕士学位论文 第一章绪论 1 1 研究意义 知识经济的许多经济活动都是以项弱的方式运作，甚至有人称2 l 世纪是项甚管理 的世纪，因此对项目管理的深入、持续的研究对熬个国民经济的发展都有着举足轻重的 意义。 一、选题的研究意义 项强采购与会弼管理已成为项目管理中的核心内容。随着我国社会主义市场经济体 制的建立和完善，以及项目招标承包制、合同管理制、项目法人责任制和建 殳监理制等 基本制度的健全和发展，项目采购与合弼管理已成为项曩管理中的核心内容，露顼习管 理的成败将产生重要影响。面对项目采购与合同管理在建筑业、信息产业、石油化工业、 铁路运输业、电力业等行业的项目管理中豹地位和作用日显突出，越来越多的入意识到， 项目采购管理中的一个小的疏忽和错误，都可能付出惨痛的代价。大量的事实证明，项 目采购与合同管理是项疆管理的灵魂。 所以研究实用、完善的项目采购管理的流程和方法，对提升项目从业人员的项目管 理水平，进而撬藩项目成功完成率都有着重大的现实意义。尤其是2 0 世纪8 0 年代以来， 技术的进步大大提高了生产率，而经济全球化则为利用外部资源提供了便利。利用外部 资源可以取得他人的技术，减少资金的投入，克服进入悠嚣市场的障碍，稠用他人的地 理优势，降低投资风险，利用他人满足客户的急迫要求，保证稳定的原料来源，提高交 付能力等。要傲羽以上备点，项毪管理人员必须提高采购管理能力。 二、两个重要问题的研究意义 结合现时项目工作中，通过系统分柝的方法，笔者以为下面两个问题非常值得从业 人员研究。 ( 一) 采购规划闯题。 目前我国工程项目粗放型的管理在采购管理上首先袭现为采购规划简单化或干脆 就不做规翅。其结果是项目需要的可自制的物料葱价外购，或者是箍孵采购大量出现， 不是需要的物料品种和数量不能及时保质到现场，就是多余的物料大量堆集，这些都绘 企韭带来巨大的经济损失。与我们相比，日本的项目管理异常注重采赂规划，谋定丽行 使日本的项目管理水平在全球处于领先地位。 采购规划就是考虑哪些资源( 如人力、材科、设备等) 须从外部取得，以及如何取 锝。许多研究或机构内部的小型项目都尽爨利用本单位的资源，采购量不大，甚至无须 2 东南大学硕士学位论文第一章绪论 从外部采购。但是，也有稷多项目的主要工作需要由外人完成。世界上已经有诲多采购 方式。单就货物、工程和服务而亩，就有阉际或全国竞争性招标、有限招标、询价采购、 直接签订合因等。当项滔缺乏必要的人员秘经验时，可以聘请他人代理。 对于待采购之物，应当考虑项目的要求、采购策略、技术要求、市场情况、项目其 他方面的管理计划、制约条件和假设，以及技术的发展等。 采购规划经常要进行自i b n , 购分析、利用专家的判断和选择合同的类型。自制外购 分析就是比较捌用自身资源和从外部采购两种方式的利努。采购规划结束时提出的采购 计划应说明对欲采购的资源各个方面的具体要求，以便供应者判断自己能否满足这些要 求。采购计划述应说明如何对采购过程进行管理。 ( 二) 合同分析与合同交底问题。 在合同实施阶段，合同分板是撸从执行的角度分析、补充、解释合同，并进行合同 结构分解，将合同目标和合同规定落实到合同实施的具体问题上和具体事件上，用以指 导具体工作，以担保合圈褥以顺利履行。合f 萄交底是指合同管理入员在对合同的主要内 容做出解释和说明的基础上，通过组织项日管理人员合格工程小组负责人学习合同条文 和合同分析结果，使每一个项目参加者掌握合同中的主要内容、各种规定、管理程序， 熟悉自身的合同责任和工程范围以及各种行为的法律后果等，树立垒局观念，使工作协 调一致，避免执行中的违约行为。 国外承包商都十分熏视合i 司分卡斥和合同交底，经常研究对照合同，从中找出问题， 趋利避害。正因此，虽然出现合间不利，而工程却可盈利。国内承包商在合同管理中的 差距表现在：一是不做合同分析，出现问题采取查找原始合同文件；二是没有做合同交 底，合同的责任无法在项目活动中体现出来；三是认为合同实旌是相关职能部门的事， 形成“蓠的不用，用的不知”，即管理合同的部门具体不运用合同，真正要落实合同责任 的部门和人员却不知晓合同内容。 通过台同分析可以将彼此交叉的合同文件得到有效梳理，合同条文通俗易懂，合同 内容褥以全面理解，合同中潜在的风险得以识别，合同执行有计划可循等等。 合同交底的作用和意义首先在于，在我国传统的施工项目管理体系中，人们十分注 重“图纸交底”工作，但却没有“合同交底”工作，所殴项目组和各工程小组对项目的含同 体系、合同基本内容不甚了解；其次，在我国的许多工程承包企业，工程投标工作皇要 是由企业职能部门承担的，合同签订后再组织项目经理部：再次合同交底又是对人员 的培训过程和备职能部门的沟通过程；再次，通过合同交底，使项目经理部对本工程的 3 东南丈学磺上学位论文第一章绪论 项目管理规则、运彳亍机制有清楚的了解 最后，通过合同交底，将各种合丽实施工作责 任分解落实到各工程小组或分包商。 1 2 课题研究现状简述 由于当今企业主导活动不断向以各种创新活动为主的模式发展，造成了企业管理的 主导模式( 范式) 也发生了根本性的变化。因为传统商品经济是一釉以日常运营的职能 管理为主的管理模式，而在知识经济中企业的各种创新活动都是按照项目的模式实现 的，所以他们更需要开展项目管理去管好各类创新活动( 项习) 。因此，从2 0 世纪8 0 年代以来先后出现了一系列全新的管理理论和方法，其中之一即现代项目管理的理论和 方法。 项目管理( 简称p mp r o j e c tm a n a g e m e n t ) 最初形成于二十世纪三十年代的美国，当 时主要是用于计划和控制军事工程与建设项目豹。二十世纪七十年代后，由于大型的建 设项目、复杂的科研项目、军事项目和航天项目的大量出现，使得项目管理理论得到了 飞速豹发展。 一方面，项目管理理论与系统论、组织论、经济学、管理学、价值工程、计算机技 术等学科相互渗透，使褥项目管理理论发展成为一门完整的交叉学科。另方面，项目 管理理论的应用范围也由最初的军事、航空、航天、化工等部门，广泛普及到电子制造、 医药、矿山、石油、金融、软件开发等部门和产业。 一、国内研究现状。 在计划经济体制下，我国子1 9 8 3 年1 2 月出版的基本建设工作手勰( 中国城乡 建设经济研究所主编) 中涉及的项目采购管理的内容极少；在推孝亍社会主义市场经济体 制后，予2 0 0 3 年六月出版的项目管理学( 戚安邦主编) 对项目采购管理作了明确论 述，内容包括， 1 ，项强采购管理概述：顼瞬采赡管理中的关键角色、项目所需资源的来源、项目 采购中的合同、项目采购及其管理的构成。 2 项习采购管理的方法和技术：“制造或购买”决策分析技术、项疆采购要素管理 的技术与方法、项目采购合同的谈判技术。 3 项耳采购计划的制定：制定顼强采购诗娥所需的信怠、编制过程、编制的成采。 4 项目采购计划的实施：项目所需货物的采购计划实施、项目所需劳务的采购计 4 东南大学硕士学位论文第一章绪论 翻实施。 5 项目合同管理：项目合同管理所需的信息、项目含同管理的内容、项目合同的 终结管理。 = 、国外研究现状。 磊前国外最为知名的研究项目管理的有两大机构，位子美国 l 白项目管理协会 ( p r o j e c tm a n a g e m e n ti n s t i t u t e ，简称p m i ) 和位于瑞士的国际项目管理协会( i n t e r n a t i o n a l p r o j e c tm a n a g e m e n t a s s o c i a t i o n ，简称i p m i ) 。 项目管理协会( p m i ) 在其最新版的项目管理知识体系指南( 第三版) ( p m b o k 指南) 中对项溺实施过程中的采购管理瀛程做了如下定义和划分，项目采购管理包括从 项目团对外部购买或获得为完成工作所学的产品、服务或成果的过程；主要过程包括： 1 采购规划：确定采购何物及何射如何采购。 2 发包规划：记录产品、服务或成果要求，并确定潜在卖方。 3 询价：根据情况获取信息、掇价、投标书、报盘或建议书。 4 选择买方：评定报价，在潜在的卖方中进行选择，并与卖方洽谈书面合同。 5 合同管理：管理合同以及买卖双方之闻的关系，审查并记录卖方当前的绩效或 截止到目前的绩效，以确定所需要的纠正措施，并为将来与卖方的关系提供依据，管理 与合同相关的变更，并在适当时管理与项目外部买方的合同关系。 6 _ 合同收尾：完成并结算合同，包括解决任何未决问题，并就与项目或项目阶段 相关的每项合同进行收尾工作。 国际项目管理协会( i p m i ) 的建设工程项目采购与合同管理知识体系主要涵盖以下 内容： 1 项目采购的基本原理：项目采购方式及项睡采购的法律基础。 2 项目招标：项目招标的策划、招标项目的工作分解结构、招标文件、项目招标 管理、项目管理招标。 3 项目投标：项目投标的策划、投标文件的编制、编制投标文件对应熏点研究的 问题。 4 项目评标：项嗣评标的程序与内容、评标方法、评标报告。 5 合同的法律基础：合同法律关系、国际合同法简会、我国合霹法简介。 6 常见的几种合同形式：建设工程合同、买卖合同、委托合同。 7 合屑的实施管理：合同分析及合同交底、台同控制、合同实施后的评价、合同 5 东南大学硕士学位论文第一章绪论 资料管理。 8 工程合同的变更管理：正程变更、合同价及效益管理。 9 风险管理及合同担保：风险管理概述、风险辨析、风险应对、合同担保、工程 建设合同担保。 1 0 合同索赔管理及违约责任。 1 3 论文研究方法移研究过程 一、研究方法： 本文研究的主要理沦依据是相关的项目管理理论和采购理论，在美国项目管理协会 推出的新版项目管理知识体系指南( 第3 舨) ( 文中简称为p m b o k 指南) 给出的采 购管理一般框架下，结合项目实践，运用系统工程的方法，对项目采购规划问题和合同 管理中的合同分析与合阐焦点问题进行深入研究。 二、研究主要内容； 本文是在基于p m b o k 的采购管理框架下，将其采购管理思想弓l 入到工程项e 管理 中，主要围绕项目采购管理的前期两个重要命题，即采购规划的制定问题和合同分析与 合同交底问题。对于前者，分别从规划制定的范围、i o 接口和关键转换技术等角度进 行较深入的研究，最后形成比较清晰的范围框架，关键输入输出接口要点内容，以及相 关转换技术系统、深入地论述，尤其在自* t l # l 购分析与合同类型选择上尝试给出实用的 方法；对于后者，主要从概念内涵、实用意义、研究框架和实用流程及实施要点等角度 进行探讨，其中参考和借鉴了乌云娜老师的项目采购与合同管理中的相关内容，最 终对合同分柝和合同交底问题给出实用的范围框架和实施流程。 具体而言，全文包括五章内容，首章为绪论，在第二章中，用四节的内容分别介绍 了基于p m b o k 的采购管理一般理论，即第一节采购管理的范围与主要过程，第二节采 购规划和采购发包规划，第三节询价与供方选择，第四节合同实施过程管理与合同收尾； 在第三章中，用六节的内容对采购规划的制定和相关技术进行重点研究，即第一节采购 规划范围框架，第二节采购规划制定中的关键输入接口，第三节规划技术之一自制 ，外购分析技术，第四节撬划技术之二专家判断的四种技术，第五节规划技术之三 合同类型选择技术，第六节采购规划的关键输出接口；在第四章中。用三节的内容 对合同分拆和合两交底问题进行研究，即第一节会厨实旄管理，第二节项目合i 司分析， 第三节项目合同交底；最后给出一个合同分析和交底的实用案例分析。 6 东南人学硕士学位论文第二章慕于p m b o k 项目采购管理的一般框架 第二章基于p m b o k 项目采购管理的一般框架 对于采购管理，p m b o k 给出了较为完整的过程框架，而在工程项目领域内通常更 多的是关注招投标管理、施工组织和合i 司管理等，因此较之系统完整性丽言，在工程项 目管理中参照这一完整的过程框架对项目的成功运作有着重要意义，本章对这一框架进 行了耀述。 2 。1 采购管理的范图与主要过程 一、项目采购管理的范围 项目采购管理几乎赁穿整个项目生命周期，项目采购管理模式直接影响项目管理的 模式和项目合同类型，对项目整体管理起羞举足轻重的作用。项蟊采购管理包括从项目 翻对外部购买或获得为完成工作所需要的产品、服务或成果的过程。本章从两个角度概 述采购问题。缀织既可以是合同中产品、服务或成果的买方，也可以是卖方。 项目采购管理包括为管理项目团队授权人员签发的合同或采购订单所需的合同管 理或变更控制工程。 项目采购管理也包括管理外部组织( 买方) 为从实施组织( 卖方) 获取项目而签发 的任何会同，以及管理合同规定的项目团队应承担的合嗣义务。 二、采购管理的主要过程 图2 - 1 是以下主要过程的概貌。图2 2 是项酲采购管理过程及其依据、成果和其他 知识领域相关过程的流程图。 采购管理过程包括： l 、采购规划确定采购何物及何时如何采购。 2 、询价援划记录产品、服务或成果要求，并确定潜在供方。 3 、询价一根据情况获取信息、报价、投标书、报盘或建议书。 4 、选择供方评定掇价，在潜在的卖方中进行选择，并与卖方洽谈书面合嗣。 5 、合同管理管理合同以及买卖方之间的关系审蠢并记录卖方当前的绩效或截 止到目前鲍绩效，以确定所需要的纠正措旌，并为将来与卖方的关系提供依据，管理与 合同相关的变更，并在适当时管理与项目外部卖方的合同关系。 7 东南大学硕士学位论文第二章基于p m b o k 项耳采购管理的一般框架 6 、合露收尾完成并结算合同，包括解凌任何未解决闷题，并就与项强或项目 阶段相关的每项合同进行收尾工作。 上述过程不但彼此交互作用，根据项目需要，每个过程可能涉及一人或多入或者集 体所付出的努力。每个过程在每个项目中至少出现一次，并可在项目一个或多个阶段( 如 果项强划分为阶段) 中出现。 8 东南大学硕士学位论文第二章基于p m b o k 项目采购管理的一般框架 项耳采购管理 1 2 + l 采购规划 1 依据 1 、事业环境因素 2 、组织过程盗产 3 、项目范丽说明书 4 、工作分解结构 5 、工作分解结构词汇表 6 、项目管理计划 风险登记册 与风险相关的台 同协议 资源受求 项目进度计划 活动费拜l 估算 费用纂准 2 工其与技术 i 、自制或外购分析 2 、专家判断 3 ，台丽类型 3 成果 l 、 2 、台同工作说明书 3 、自制或捧购决策 4 、请求的变受 1 2 4 卖方选择 1 1 组织过程资产 2 采购管理引划 3 评估标准 4 。采购立件包 5 建议书 6 台格卖方清单 7 项目管理计划 风险蹙记册 与风险棵关的 台同协议 2 工具与技术 l ，加权系统 z独矗佶算 3 筛选系统 4 合同淡判 5 卖方讦级系统 6 专家判断 z建议书评估技术 3 成果 1 选中的卖方 2 台同 3 合同管理计划 4 资源可捌用情况 5 采购管理计划( 更 新) 6 请求的更新 1 2 2 发包艇划 1 i 采购管理计划 2 台叫t 作说明弗 3 自制廊井购决镱 4 礓日管理 划 风险脊记册 l i 风险相关的古同协 议 资源要求 项日进度计划 活动费用估算 赞用基准 2 t 具与技术 1 标准表格 2 专家判断 3 成果 1 采赡文件 2 。 评估标准 3 合同工作说明书( 更新) 1 2 5 烈管理 1 依据 合同 合阿管理计划 选中的卖方 绩效报告 批准的变更请求 工作绩敛信息 工具与技术 合嗣变更控制系统 买方进行的绩效审核 检验和审计 续效报告 支付系统 索端管理 合同档案管理系统 信息技术 成果 合同文件 请求的变更 推荐蛇纠正描施 组织过程资产( 更新) 项h 管理计划( 更新) 采购管理计划 合河管理计划 图2 1 项目采购管理概貌 1 2 3 询偾 1 依据 i 组织过程资产 2 采辫管理计划 3 鬻购文件 2 工具与技术 1 投标 会议 2 。刊登广告 3 制定台格卖方清单 3 成果 i 含格卖方清单 2 采购文件包 3 建议书 1 2 6 音i 司收尾 1 依据 1 采购管理计划 2 合同管理计划 3 。 合同文件 4 台阳收尾程序 2 工具与技术 t 采购审计 2 合同档案管理系统 3 成粜 1 掰收尾 2 组织过程资产( 更 新) 9 l王羔t工 l 王土屯i e z & l 工奠t 量 2 量 东南大学硕士学位论文第二章基于p m b o k 项目采购管理的一般框架 l o 东南入学硬上学位论文第二章基于p m b o k 项目采购管理的一般撼架 2 2 采购规划和采购发包规划 一、采购规划 是确定哪燎项目需求可以通过从项目组织之外采贿，从而最好地满足某些项目需求 是项目团队在项目实施过程中可以自行满足的过程。它包括是否需要采购、如俺采购、 采购什么、采购多少、以及何时采购等内容。当项目从实施组织之外取得项目履行所需 的产鼹与服务和成果时，每项产品或者服务都必须经历从采购规划到合同收尾的各个过 程。 采购规划过程也包括考虑潜在的卖方的过程，特羽是在买方希望对发包决策施加一 定的影响或控制的情况下。同时，也应考虑由谁负责获得或持有法律、法规或组织政策 要求的任俺相关许可证或专业执照。 采购规划过程还包括对每项自制或外购决策涉及的风险，及就风险缓解或风险转移 给卖方丽计划使用的合同类型避行审核。 依据 1 事业环境因素 2 组织过程资产 3 项目范围说明书 4 工作分解结构 5 工作分解结构词汇 表 6 l 项目管理计魁 风险登记册 与风险相关的 含同协议 资源要求 项目进度计划 活动费用信算 费用基准 图2 - 3 采购规划、依据、工具与技术，成果 ( 一) 采购规划的依据 1 事业环境因素 所谓事业环境因素包括市场条件，从市场可获得的产品、服务和成果，按照何种条 传和条款从何处获得。如果实施组织本身末设有正式的采购或发包部门，则项目团队就 东南大学硕士学位论文第二章幕于p m b o k 项目采购管理的一般框榘 必须提供项目采购活动所需的资源与专媲知识。 对市场所提供的产品的调查内容包括：对所采购产品的分析，包括价格、期限、年 使用费用、交邋运输方式；对所采购产品生产过程的分析；对所采购产品用途的分析， 包括主要及次要用途，有无替代品等；对所采购产品供求的分析；对所采购产品成本与 价格的分拆。 此外，对供应方的调查也是必须的。供应方是项目所需产品的提供者，即交易的另 一方。对供应方的情况了解得越多，就会占有越有利的谈判地位。采购方人员应该尽可 能地了解现有及谴责富预防的经验方法和市场地位。同时合理缩小供应方范围，初步确 定供应方名单可使采购主管集中精力研究分析关键供应方。对供应方的调查内容主要包 括：供应方的财务状况；供应方的成本、销售策略；供应方的绩效评估：供应方的可替 换性；有无合适的国际供应方等。一个项舀所需资源的主要来源包括项目娩主客户、外 部劳务市场、分包商和咨询专家、物料和设备供应商等四个方面。 2 组织过程资产 组织过程资产可提供在制定采购管理计划和选择合同类型过程中需考虑的正式和 菲正式的与采购相关的政策、程序、指导原剐和管理关系。组织政照常常会限制采购决 策。 3 项目范围说明书 项目范围说明书描述项目边界以及与项目范围相关的要求、制约因素和假设条件。 制约因素是指限制买卖双方选择的各种因素。对予许多项目来说，最常见的稍约因素之 一是资金是否到位。其他制约因素包括：要求的交付日期、可用的技术资源和相关组织 政策的要求。假设指被视为正确、真实的因素，例如，假定可获得多个卖方。具有法律 和合同方面意义的要求包括：健康、安全、卫生、绩效、环境、保险、知识产权、同等 就业枫会、许可证和执照。 项目范围说明书提供了在采购规划过程中应予以考虑的项目需求与策略方面的熏 要信息。同对也为项目及其产品、服务和成果规定了系列可交付成果和验收标准，并 考虑皮纳入采购文件中的所有要素，以及在会同中提供给卖方的所有要素。 项目范围说明书中的产品范围描述，为采购规划过程中考虑的项目产品、服务和成 果方藤的技术问题提供重要信息。 项目范围说明书中的工作分解结构和工作分解结构词汇表为项目范围提供详细的 系统计划。 东南大学硕士学位论文 第二章基于p m b o k 项甘采购管理的一般框架 4 。t 作分解结丰每 工作分解结构阐明了项目各组件之间及其与项目可交付成果之问的关系。 5 。工作分解结构词汇表 工作分解结构词汇表提供了工作的详细说明，包括可交付成果的识别，以及完成每 项可交付成果所需的工作分解结构组件内的工作描述。 6 项目管理计划 项舀管理计翔提供了项目管理的总体计划，包含相关从属计划，如范潮管理计划、 采购管理计划、质量管理计划和合同管理计划( 为采购管理规划提供指导) 。采购规划 过程中必须考虑有哪些其他觏划成果可利用。通常应加以考虑的其他规划成果包括： n 风险登记册包含与风险相关的信息，如识别风险、风险负责人和风险应对策略 笛。 -与风险相关的合同协议包括用以规定各方在具体风险发生时应承担的责任的保 险、服务和其他项哥豹协议。 资源要求。 一 项目进度计划 活动费用估算 n费用基准 ( 二) 采购规划的工具与技术 1 、壹翻或外购分析 自制或外购分析是一种通用的管理技术，是项目采购规划过程的一部份，用以确定 某项具体产品或服务由项目团队自行生产还是采购。在进行自制或外购决策过程中，应 考虑项目预算的任何制约因素。如果决定购买，则应继续“外购”时，分析应包括该项产 品的实际支出的直接费用，落应包括管理采购过程所需的间接费用。 在自制或外购分析中，如果决定外购，则反映了实旋组织的长远规划和项目的当前 需要。例如，决定购置某项固定资产( 包括任何物品，如从施工吊车到个人电脑) ，而 不是租用或者租赁，从项目经济效益上看可能合算，也可能不合算。但是如果实施组织 需要长期使用该项固定资产，则分摊到项目上的那部分购置费用就有可能低于租赁费 用。可根据边际分析进行成本的分摊。 实施组织的长远战略也是自制或外购分析中应考虑的内容。组织内可能不具备实施 项目所需的产品。然焉，组织可能预期将来需要这些产品，获组织计划生产这种产品。 东南大学硕士学位论文第二章基于p m b o k 项目采购管理的一般框架 尽管现有项目可能存在褶关的制约因素或要求，上述考虑可熊会促使做出自制决簧。在 这种情况下，记入项目的费用可能少于实际费用，其问的差值代表了组织为未来做出的 投资。 2 、专家判断。 评估该过程的依据或成果往往需要专家的技术判断，也可依据专家采购判断制定或 修改评标标准。该判断和专业特长( 包括商业和技术特长) 不仅适用于采购的产品、服 务或成果的技术细节，褥且也适用于采购管理过程的各个方面。 3 、合同类型选择。 大体说来，不同类型的合同适用于不同类型的采赡。所选择的合嗣类型以及具体的 合同条件和条款，将界定买卖双方各自承担的风险水平。 ( 三) 采购规划的成果 1 、采购管理计划 采购管理计划描述如何管理从制定采购文件到合同收尾的采购过程，其内容可包 括： 采用合同类型； 如果评估标准要求有独立的估算，由谁进行估算； 如果实施组织设有采购或发包部门，项目管理函队本身应采取的行动； 标准的采购文件( 如果需要) ； 管理多个供应商； 协调采购与项目其它方面，如进度制订粤绩效报告； 能够对规划的采购造成影晌的制约因素和假设条件等； 根据项目需要，采购管理计划可以正式或非正式的，可详可略。 2 、合同工作说明书。 每项采购合同工作说明书仅说明与合同相关的部分项目范围。根据项目范霞说明 书、工作分解结构和工作分解结构词汇表制定每项合同的工作说明书合同工作说明书 对所采购产品进行详细的摇述，以便让潜在的卖方确定他们能否提供该项目。 3 、自制或外购决策 对产品、服务或成栗由项目团队自制或外购形成文档的决策，包括为应对识别的风 险而决定购买保险或履约保函。自制或外购决策文件可以比较简单，只需简要列明做出 决策的原因和依据。如果隧后的采购活动表明需要采用不同的方法，则这一决策过程将 1 4 东南大学颈士学位论文第二章基于p m b o k 项目采购管理的一般框架 是迭加的过程。 4 、请求的变更 采购规划过程可能会导致就顼目管理计划及其从属计划和其他组成部分提出变更 请求。通过整体变更控制过程对请求的变更进行审查和处理。 二、采购发包规划 发包规划过程指支持询价过程和选择卖方过程所需文件的准备。 依据 采购管理计划 合同王作说明书 自制戏外购决策 项目管理计划 风险登记糖 与风险相关的 合同协议 资源要求 项目进度计划 活动费用估算 费用基准 图2 4 发包规划：依据、工具与技术、成果 ( 一) 发瓴规划的依据 1 采购管理计划 2 合同工作说明书 3 自制或外购决策自制或外购决策在签发的需外购项目和项目团队自制项目 清单中予以记录。 4 项目管理计划 项目管理计划提供了作为采赡文件制定过程的组成部分的其他规划成果文件，但需 要对这些文件进行审查和修改。特别是，采购文件的制定与项目进度计划中规划的交付 日期紧密相关。 风险登记册包含与风险相关的信息，例如，识别的风险、风险根本原因、风险 受蠢人、风险分析结构、风险优先排序、风险分类和风险应对策略等风险管理过程。 与风险相关的合同协议包括用以规定各方在具体风险发生时应就其承担的责任 1 5 东南犬学硕士学位论文第二章基于p m b o k 项目采购管理的一般框架 盼保险、服务和其他狲议。 资源要求 项目进度计划 活动费用估算 费用标准 ( 二) 发包规划的工具与技术 1 标准表格 标准表格可以包括标准合同、标准采购事项描述、保密协议、报价评标标准核对表， 或所需的招标文件的全部或者部份标准版本。大量从事采购的组织应把大多数上述文件 加以标准化。进行知识产权交易的买卖双方应在向对方提供任何具体的知识产权信息之 前批准和接受保密协议。 2 专家判断 ( 三) 发包规划的成果 1 采购文件 采赂文彳学用于获得潜在卖方的报价建议书。标价与报价这两个术语通常用于卖方的 决策以价格作为基本考虑因素时( 例如购买商业产品或标准产品时) ，而建议书这个术 语则通常用于以技术能力或技术方法等作为主要考虑因素时。但这些术语人们常常交替 使用，因此必须注意不要对所用术语的含义作出缺乏根据的假设。不同类型的采购文件 常用的名称包括：投标邀请书( i f b ) 、征求建议书( r f p ) 、询价书( r f q ) 、招标通知、 洽谈邀请、以及承包商初步建议征求书。 2 评估标准 评估标准用于评定卖方的建议或为其评分。这些标准可以是客观的( 如，“所推荐 的项目经理必须是项目管理专业人员，p m p ) ，或者是主观的( 如“所推荐的项目经理必 须具有记录在案的以往管理类似项目的经验”) 。评估标准经常作为采购文件的组成部分 列入其中。 3 合同工作说明书( 更新) 合同工作说明书的描述请参看第1 2 1 3 2 。在发包规划中可能会对一项或者多项合 同工作说明书进行修改。 1 6 东南大学硕士学位论文第二章基于p m b o k 项目采购管理的一般樵架 2 3 询价与供方选择 一、询价 询价指从应征的卖方那里取得就如何满足项目需求的应答，如投标书和建议书。该 项过稷的大部分实际工作由应征的卖方完成，项器或买方通常无须支付任傍费用。 依据 i 组织过程资产 2 采购管理计划 3 采购文件 工其与技术 1 投标人会议 2 刊登广告 3 。制定台格卖方清单 戒果 1 合格卖方清单 2 采购文件包 3 建议书 图2 - 5 询价：依据、工具与技术、成果 ( 一) 询价的依据 1 i 组织过程资产 2 采购管理计划 3 采购文件 ( 二) 询价的工具与技术 1 投标人会议 投标入会议( 又明承包商会议，供应商会议和投标魏会议) 就是在拟定建议书之前 同潜在卖方举行的会议。 2 手唾登广告。 现有潜在卖方名单铉往可以通过在报纸等普通出版物或者专业期刊等专业出版物 上千h 登广告两得至9 扩充。 3 。制定合格卖方清单 妇果组织资产内有随即可用的合格卖方清单或类似信患，雯| j 可据此形成台格卖方清 单。不管有没有这种现成的名单可利用，项目团队亦可建立自己的卖方货源。 ( 三) 询价的成果 1 合格卖方清单 合格卖方清单列明的卖方将被邀请提供摄像或建议书。 2 采购文件包 1 7 东南大学硕士学位论丈 第二章基于p m b o k 项目采购管理的一般框架 采购文箨包是幽买方编制的发给每个卖方的难式邀请，也是卖方就采购文件内描述 和定义的产品、服务或成果准备投标文件的依据。 3 建议书 建议书是由卖方拟定的文件，阐述卖方提供采购文件中所需产品、服务或成果的能 力与意愿。建议书按有关采购文件要求拟定，并可反映相关合同原则的应用。 二、供方选择 卖方选择指接受投标或建议书，并穰据评估标准选定一个或多个可接受的合格供应 商。在卖方选撵过程中，有许多因素需要评估，例如商务因素和技术因素，以及风险因 素等。 依据 组织过程资产 采购管理计划 评德标准 采购文件包 建议书 合格卖方清单 项目管理计划 风险登记艇 与风险援关 的合同协议 图2 - 6 襄方选择：依据、工具与技术、成果 ( 一) 供方选择的依据 i 组织过程资产 2 采购管理计划 3 评估标准 评估标准霹包括供应商以前所提供的产品、服务或成果的样品，作为评估其能力 与产晶质量的一种方式，还可包括对该供应商与发包组织过去来往历史的审查。 4 采购文件包 5 建议书 根据采购文件包编制的卖方建议书构成一套评估机构用以进行评估的基本信息， 以选择一个或多个成功投标人( 卖方) 。 东南大学硕士学位论文第二章耩于p m b o k 项目采购管理的一般框架 6 合格卖方清单 7 项目管理计划 项臣管理计划提供了项目管理的总体计划，并包括相关从属计划和组成都分。在 一定程度上，采购规划过程中需要考虑到其他可用的组件文件。通常加以考虑的其他 文件包括： 风险登记册 与风险相关的合同狲议 ( 二) 供方选择的工具与技术 1 加投系统 加权系统指把定性数据加以量化，以减少个人偏见对卖方选择的影响的方法。多数 加权系统包括对每顼湃估标准赋予一个数字权重；为潜在卖方评定每项评估标准的得 分；把得分乘以权重；褥把所得乘积相加，求出总得分。 2 独立估算 对于许多采购事项而言，采购组织可以制定自己的独立估算，或者让第三方准备一 个独立估算，用以核对卖方提出的要价。这个独立估算有时被称为“合理费用” ( s h o m d c o s t ) 估算。如果费用估算之间存在明照的差异，则表明工作的合同说明不充 分；潜在卖方对工作合同说明书产生了误解，或束对工作合同说髓书的全部要求做出相 应回答；或者市场条件已经发生变化。 3 筛选系统 筛选系统指为一项或多项评估标准建立最低的绩效要求，并可应用加权系统和独立 估算。例如，要求潜在卖方首先提名一位具备特殊资历的项目经理，然后才能进一步考 虑其建议书的其余部分。通过筛选系统对所有提交建议书的卖方，按照从最好到最糟糕 的顺序进行加投排序。 4 合同谈判 合同谈判就是在合间签字之前，对合同