（工商管理专业论文）广东省交通数字档案馆建设的研究.pdf

j e 塞窑强右堂童些硒堂焦i 金童生塞擅墨 中文摘要 摘要：本文初步阐述了数字档案馆的理论、主要特征和功能、必要性和国内 外研究动态，通过对广东省交通数字档案馆建设现状的分析初步探讨了数字档案 馆建设的关键问题、解决方案及建设途径，同时进一步分析了广东省交通数字档 案馆建设存在的问题，初步提出了广东省交通数字档案馆建设发展方向和建设目 标。 关键词：档案数字化数字档案馆交通信息化电子文件档案信息资源 分类号： a b s 职a c i a b s 认c r t h ep a p c rd i s c u s s e sm e s i s c h a r a c t e r sa n df i l n c t i o n so f d i g i t a la r c h i v e s ，a n di t sn e c e s s i t v d o m e s t i c 柚do v e r s e as t u d i e sa r e a l s oi 1 1 d u d e d t h ep a p c rd i s c u s s e sl h ek e yp f o b l e m so nd i g i t a l a r c h i v e sa n ds o l u t i o n st oc o n s t m c td i g i t a la r c h i v e s ，b y 锄a l y s i n gt h e d e v e l o p m e n t so fd i g i t a la r c h i v e so f ( b m 舢n i c a t i o n so fg u a n g d o n 2 p r o v i i l c e w h a ti sm o r c ，t h ed i r e c t i o na n do b i e c t so fd i g i t a la r c h i v e s o fc o m m u n i c a t i o n so fg u a n g d o n gp r o v i n c ea r ep u tf o r w a r db 硒e do n a i l a l y s i so f t h er e l e v a n tp r o b l e m k e y w o r d s：a r c h i v e s d i 2 i t a ld i g i t a la r c h i v e s c o m m u n i c a t i o n se l e c t r o n i c a lf i l ea r c h i v e si n f o m a t i o nr e s o u r c e c l a s s n o ： 2 0 0 7 年6 月 致谢 本论文的工作是在我的导师肖翔教授的悉心指导下完成的，肖翔教授严谨的 治学态度和科学的工作方法给了我极大的帮助和影响。在此衷心感谢三年来肖翔 老师对我的关心和指导。 肖翔教授悉心指导我们完成了实验室的科研工作，在学习上和生活上都给予 了我很大的关心和帮助，在此向肖翔老师表示衷心的谢意。 肖翔教授对于我的科研工作和论文都提出了许多的宝贵意见，在此表示衷心 的感谢。 在实验室工作及撰写论文期间，卢伟军等同学对我论文中的数字档案馆研究 工作给予了热情帮助，在此向他们表达我的感激之情。 另外也感谢家人邹勤莉，他们的理解和支持使我能够在学校专心完成我的学 生k 。 序 本人在广东省交通档案信息管理中心工作了6 年，见证了广东省交通档案信 息管理中心通过成功地实施围绕档案管理变革和知识时代相结合的数字档案馆建 设，从人工纸质管理发展成为全部数字化管理的现代化档案馆，从仅向广东省交 通厅机关工作人员提供档案服务发展成为面向社会提供档案检索服务和咨询服务 的数字档案馆。 本文想通过对广东省交通数字档案馆建设现状的分析初步探讨了数字档案馆 建设的关键问题、解决方案及建设途径，同时进一步分析了广东省交通数字档案 馆建设存在的问题，初步提出广东省交通数字档案馆建设发展方向和建设目标。 在论文的数据采集阶段得到了广东省交通档案信息管理中心各位同事的大力支 持，确保了所得资料及数据准确真实，从而使论文得出的结论有现实指导意义。 导师肖翔教授从文章选题，起草及定稿阶段，都给出了关键的指导。 由于目前数字档案馆建设是一个比较新的领域，因此值得借鉴的实用理论和 建设经验不多，同时由于本人水平有限，文章不足之处，恳请老师及同学们予以 批评指正。 1 引言 信息技术日新月异的迅猛发展和在各行各业的广泛应用，不仅对国民经济和 社会发展产生了深刻影响，而且对档案工作也提出了新的更高的要求。信息化为 档案事业发展带来了前所未有的挑战和发展机遇。推进数字档案馆建设，是档案 事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求，是提 高档案信息服务水平的必由之路。因此，我们要进一步解放思想，更新观念，站 在科技发展的时代高度，全面推进数字档案馆建设，实现档案工作的跨越式发展。 由于目前数字档案馆建设是一个比较新的领域，因此值得借鉴的实用理论和 建设经验不多，本文重点不在解决数字档案馆建设方面的所有问题，而是着重探 讨建设的重要性、目前存在问题及其分析，并初步分析广东省交通数字档案馆建 设的发展方向和目标。 j e 塞至煎盔望童些亟堂建j 盆塞熟星挡塞焦数理论塑堂墨丝 2 数字档案馆的理论和必要性 2 1 数字档案馆的概念及含义 在社会信息化的大环境下，数字化建设己成为评价一个国家信息基础水平的 重要标志。档案馆作为社会信息资源系统的一个重要组成部分，正面临着数字化 时代的挑战。计算机技术的不断发展，多媒体、网络技术的广泛应用对交通档案 资源的开发利用提出了新的机遇和挑战，实现档案资源的信息化、现代化，对推 动整个交通事业的快速发展具有重要意义。 数字档案馆( digi talarchives ) 是档案界近年提出的 新概念。可以将数字档案馆的概念完整地表述如下：数字档案馆是建立在现代信 息技术普遍应用基础上，利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理核心，对 数字档案信息资源进行管理，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用。实 r 1 现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统“1 。 以“有序的信息空间和开放的信息环境”为特征的完整意义上的数字档案 馆，不是封闭的档案馆信息网络，而是包含在办公自动化系统、计算机辅助设计 和管理系统、公共信息数据管理系统等更为广阔的大系统中的组成部分。它是由 分布式文件、档案数字资源构成的具有强大服务功能的跨机构、跨地域的信息系 统，将是继“数字图书馆”之后，在因特网上扮演重要角色的又一种知识网络“。 数字档案馆不仅仅是馆藏档案的数字化，也不只是停留在整个档案工作业务 流程的计算机化，而是代表了网络环境下档案信息资源的整体处理模式，涉及到 一系列标准规范与法规的制定和推行、软硬件基础设施构建、应用系统开发、数 字资源建设、人才队伍培养等方面内容，是一个与软件工程、网络工程、计算机 工程、信息组织工程等有着密切联系的系统工程。 “数字档案馆”的含义有广义和狭义之分。广义的数字档案馆是指存储和利 用档案信息资源的信息空问，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中 1 心、档案用户群构成的数字档案馆群体”。 狭义的数字档案馆指其中的个体档案馆，其含义除了馆藏数字档案馆的工作 2 外，还涉及档案信息的采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴 定、统计等全过程，代表的是一种信息环境和基础设施的构建( 包括软、硬件系 统的设计和组织实体的建立) 。 2 2 数字档案馆的主要特征和功能 与传统档案馆比较，数字档案馆的信息资源库将是丰富多彩的，不仅涵盖 了原来的档案信息资源，其信息采集将进一步扩大到现行文件、资料、各行业专 业数据库、社会公众服务信息、网上相关信息、数字图书馆信息等，其载体形式 包括语音、视频、图形、图象等更为广阔的领域，是一个以档案信息为核心内容 的社会综合信息资源库，能满足社会各方面对档案信息资源的需求，从而使其资 源库通过计算机通信网络连接成为超大规模的战略性知识库群。 数字档案馆将原有的以纸张为载体的档案进行数字化处理，并通过网络设备 进行管理和利用，是传统档案馆功能的延伸。数字档案馆能够存储大量各种形态 的信息，信息存储和利用不受地域的限制。在数字档案馆中，可以开展档案的收 集、整理、鉴定、保管、编研和利用等各项业务，同时也能开展电子商务、信息 咨询、业务培训、探索争鸣等交互和交流。数字档案馆同时也能把包括多媒体在 内的各种信息的数字化、存储管理、查询和发布集成在一起，使这些信息得以在 网上传播。数字档案馆还可以利用多媒体数据库信息技术，在图象检索、视频点 播和文献资料等方面提供有效的检索方案。数字档案馆建立以用户为中心的服务 模式，通过网络技术将各个分散的档案信息数据库连接起来，用户可以通过网络 与档案馆建立联系，而不受地理位置和时间的限制，实现跨馆际查询。数字档案 馆具有多种查询途径、强大的检索能力、友好的用户界面以及完善的借阅管理和 调用控制功能。能根据检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优 化，满足用户对查全率、查准率的要求； 检索、全文检索、图文声像一体化检索； 能根据用户需要设置目录检索、元数据 能对查询结果进行显示，排序、转存、 打印输出等技术处理；能通过数据调度和数据集成等方式建立检索机制，利用者 可以通过网络对电子文件资源( 包括目录、索引和全文) 进行远程查阅和调用。 经数字化处理，进入数字档案馆数据库的各地孤本、珍品档案资料也能在网上查 询获取。 数字档案馆是信息存储与检索的重大延伸，数字化和网络一起构成它的基本 特征。数字档案馆的一个突出特点是所有馆藏信息资料都可以实现数字化。各种 介质承载的重要文献资料将被大量数字化，而那些原始档案可能成为“标本”被 更好地加以保存。数字化馆藏凭借网络力量，将档案信息快速传播，满足社会各 方面的需要，这样档案馆就成为无形观念上的“基地”和“中心”。数字档案馆 的主要特征是：馆藏信息数字化；馆藏资源虚拟化；信息资源共享化；信息揭示 多维化；服务范围网络化；信息检索便捷化。 这些特点决定了数字档案馆比传统档案馆具有巨大的优势。但是数字档案馆 并不完全具备传统档案馆的功能，也不能代替传统档案馆，原因在于，其一，数 字档案馆由传统档案而来，数字档案馆的“信息空间”需要传统档案馆的信息资 源的联接才能构成；其二，传统的档案实体与电子文件档案长期并存，仍然需要 t 由传统的档案馆加以管理；其三，传统档案馆所具有的人文、历史精神，数字档 案馆不能安全体现出来；其四，传统馆藏档案信息还受时间和密级的限制，不能 完全上网，有些用户不得不在传统档案馆履行一定手续后才能获得利用服务。 其主要功能有： ( 1 ) 接收应归档的电子文件及其元数据，并对立档单位的电子文件工作流程实施在 线监督和控制，以及时获取电子文件，防止重要文件的流失； ( 2 ) 将现有馆藏数字档案馆，实现数字档案馆资源在网上的发布和传递； ( 3 ) 支持对馆藏各种档案实体的自动化管理； ( 4 ) 支持以网络连接行业、政府信息资源库及不同档案馆的数字化馆藏，能够提供 分散于不同地区的档案信息资源，实现档案信息资源共享； ( 5 ) 组织对数据的有效访问和查询，使用户可以通过网络对数字档案馆信息( 包括 目录、索引和全文) 进行查阅。 2 3 建设数字档案馆的必要性 ( 1 ) 档案信息化是信息化建设的重要组成部分 4 档案信息作为公务和经济活动的记录，是经济和社会发展的基础性战略信息 资源，特别是随着办公自动化程度的提高、电子文件的出现，将使原有的档案管 理理论、管理模式、应用技术，存贮载体，甚至包括档案生命周期理论、档案价 值理论，发生革命性的变化，档案信息化将对档案学理论和档案工作实践产生巨 r c l 大的影响”。如何实现档案信息化，实现档案事业的跨跃式发展，将成为2 1 世纪 档案事业面l 临的一项非常重要的任务。档案事业的发展只有朝着信息化的发展目 标迈进，科学规划档案信息化工作，以档案信息资源建设为核心，以网络化管理 为基础，以实现档案信息资源的共享为目标，才能真正实现档案资源的信息化， 实现档案工作的地位和价值。 ( 2 ) 数字档案馆是档案事业改革与发展的内在要求 数字档案馆是信息社会推动档案事业改革与发展的强大动力。长期以来，由 于档案保管和利用环境的制约，档案管理基本处于封闭、半封闭的管理状态，丰 富的档案信息宝藏“锁在深宫无人识”，各级各类综合档案馆更是“门前冷落鞍马 稀”，一方面馆藏在逐年递增，另一方面档案利用率却不能预期同步增长，海量档 案馆藏信息与档案利用率之间存在着巨大的落差，档案馆与利用者之间总是有着 一条无形的利用屏障。由于缺乏一个有效的信息传输、开发途径和利用环境，档 r 案资源难以实现信息的社会最有效共享与服务。多年以来。档案工作者竭尽全 力试图通过扩大宣传、改善利用方式等手段来改变这种尴尬的利用状况，但往往 收效甚微。互联网的发展，为实现开放式、全天候、交互性的档案信息自由共享 提供了有效的应用平台与传输途径。通过网络，档案利用者可突破时间和空间的 限制、打破档案信息传输的瓶颈，随时随地在网络上检索和查询所需的信息。最 大限度地开发和利用档案信息资源，这将从根本上消除档案利用屏障，提高档案 利用率，实现开放式的档案信息共享。随着信息技术的应用与普及，通过档案资 源加工的数字化和传输的网络化等现代化技术手段以及相应的社会化服务，将形 成对全社会开放利用的服务平台，利用者可以直接利用开放档案资源，真正享受 档案法赋予的利用档案的权利，从而根本上改革传统的档案管理与利用方式， 实现档案事业的跨跃式发展，建立新世纪创新的档案工作体系。 数字化档案馆是保持档案事业持续、全面、协调发展的基础任何事业的持续 发展都离不开资源建设，可重复利用的信息资源是知识经济时代最重要的战略资 5 源之一”。档案是不可再生的资源，是孤本性的历史记录，但经过信息化、数字 化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源。作为国家基础性的战略信息资 源，档案资源只有通过信息化，建立起各类可共享、规范化的数据库，构筑起国 家档案资源信息共享体系，实现各种档案即时信息与历史信息的链接利用，才能 真正实现网络环境下档案资源信息的价值和使用价值，使档案资源为大众、为市 场所开发、所利用，创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为末来信息社 会国民经济和社会发展的宝贵战略资源；档案资源只有通过信息化，建立起国家 档案信息资源灾难备份体系，确保在任何条件、任何环境下档案信息的安全，确 保在各种灾难发生时提供档案信息的及时恢复与应用服务，充分体现档案信息资 r d l 源的战略贮备作用”。 ( 3 ) 参与国际竞争与交流的需要。建设数字档案馆不仅是档案部门在工作方式 上的创新，更是参与建设国家信息高速公路的具体体现，它不仅可以充分发挥其 信息优势，以多种语言、文字积极传播中国悠久、灿烂的历史文化，而且有利于 营造良好的社会发展国际环境，促进国家经济建设的发展。 ( 4 ) 加强科学研究、普及教育知识、服务社会大众的需要。数字档案馆为利用 者提供了及时、准确、系统，且具有较高权威性和参考价值的档案信息，它不仅 能够满足科学研究大型而复杂的课题需要，而且可以满足家庭教育等需求，在落 实科教兴国战略方面可以充分发挥档案工作的作用。 2 。4 数字档案馆的构成要素 数字档案馆是由各类电子文件、图书、资料以及采集于实物等组成的综合性 数字信息的完整集合，包含办公自动化系统、计算机辅助设计和管理系统、公共 信息数据管理系统等重要资源，是向全社会提供服务的，其构成要素主要有以下 四点： ( 1 ) 以现代通信、计算机网络、多媒体信息技术设备为基础设施，在内部建立 具备连通各个部门的计算机网络平台，外部建立调整信息的宽带公共通信网络1 0 。 ( 2 ) 以各个时期、各种类别的档案信息库及其他信息库为基础资源。包含由传 统数字档案馆转换后获得的数据库、办公自动化系统生成的电子档案数据库及来 1 自政府机构和职能部门的各类信息库“。 ( 3 ) 以智能信息处理技术为主，将原有的数据库转变为知识库，应用自然语言 进行所谓的概念性全网络搜索“。 ( 4 ) 建立全方位、立体化的应用体系，及时吸纳和提供各种各样的信息资源， 使数字档案馆成为交通基础信息资源的出入口。 2 5 电子文件管理的基本方法 我国目前在电子文件归档和电子档案管理工作中采取的主要方法如下： ( 1 ) 文档一体化管理原则 必须将电子文件、电子档案管理纳入整个单位办公自动化总格局中。 ( 2 ) 管理职能分工 文件形成部门负责电子文件的收集、积累和整理，档案部门负责监督和指导； 电子档案由档案部门归口管理。如c a d 电子文件从申请立项开始收集积累，并指 定专人负责、档案部门负责监督和指导。 ( 3 ) 实施“全过程管理”理念 “电子文件全过程管理”：即档案部门应当在电子文件形成、收集、积累、 鉴定、归档、归档电子文件保管、利用的全过程发挥作用。这是保证电子文件原 始性、真实性的一项管理制度，已经在我国有关技术标准中规定了下来。 归档电子文件的管理不仅注重每个阶段的结果，也重视每一项工作的具体过 程。并把这些过程记录下来，形成一张与电子文件紧密相连的电子文件生命 周期表。 ( 4 ) 电子、纸质文件双轨制管理原则 对电子文件与纸质文件是否一并归档保存，我国档案界存在不同的观点。 除对本单位关系重大的文件材料如法规性的电子文件必须拷贝到纸上保存外，一 般性的电子文件下一定非要输出纸质文件保存不可。由于归档电子文件的法律 地位问题还没有解决，必须同时保存电子、纸质文件。 我国目前的基本政策是，在电子文件归档保存时将相同内容的纸质文件一并 7 保存，这样既可以保存反映历史真实面目的可靠记录的纸质档案，又可以发挥电 子文件在检索、利用、传输、存储等方面的忧越性。即电子文件与纸质文件一并 归档的所谓“双轨制”的过渡期。 ( 5 ) 电子文件归档时限要求 c a d 电子文件的归档时限有明确要求。c a d 电子文件在各研制阶段结束、产品 定型、工程竣工后，由有关责任部门进行系统整理，并在3 个月内完成归档。 科研课题中的电子文件则在课题验收或经评审、鉴定测试合格后立即归档。 办公自动化过程中形成的电子文件的归档，目前提出实时在线逻辑归档和定 期物理归档的概念，还没有其他规定。现有电子文件随办随归、电子文件按照纸 质文件归档期限规定同时归档等方法。 ( 6 ) 归档电子文件统一数据格式标准 对归档的c a d 电子文件光盘存储格式，要求符合g b t 1 7 8 2 5 2 国家标准。 o a 电子文件尚未标准。现在一般采取2 种方法解决问题； 佛0 定通用的电子文件、电子档案数据格式标准( 即将出台) ，把归档电子 文件用转换软件转换到通用的数据库平台上。 对于较为特殊的归档电子文件，保存归档电子文件的相关支持软硬件。 2 6 国内外情况及经验 在国际档案界，“数字档案馆”( d i g i t a la r c h i v e s ) 概念虽然目前不像“电 子文件”那么“火爆”，但却有逐渐升温的可能，而且相关的项目也越来越多。 美英两国关于数字档案馆的研究比较集中，而加拿大、澳大利亚、荷兰等国家虽 然对美英两国数字档案馆中的某些项目内容也有深入研究，但却相对分散，而且 较少使用“数字档案馆”这样的概念。在欧美国家数字图书馆的建设中包括档案 资源，因此由图书馆、档案馆参加的基于信息共享的数字档案馆非常普遍。其核 心部分主要是数据库和网站建设。数字档案馆建设的过程中除了遇到数字化技术、 数据压缩、数据组织、信息检索等技术问题之外，还会遇到数字化权、著作权、 隐私权等法律难题。例如美国伊利诺斯数字档案馆，该“数字档案馆”主要是由 该州的图书馆和行政部门联合建设和维护，参加者有1 5 个机构，除了伊利诺斯州 档案馆之外，还包括两所学校，一个历史研究会和一个博物馆；美国的西北数字 8 档案馆( n d r t h w e s td i g i t a la r c h i v e s ) ，参加该项目的1 3 个机构除了高校和历 史协会之外，还包括华盛顿州档案馆、西雅图市档案馆。该数据库最终将安装在 华盛顿州立大学，为各类研究人员提供在线的信息检索和服务1 1 副。 基于本馆信息化的数字档案馆，根据其现阶段信息化侧重的不同，可分为重 视服务数字的项目和强调各项业务活动信息化的项目。前一种基于数据的积累， 后一种则基于各种研究成果的积累。此分类并不是数字档案馆类型的划分，而只 是强调不同数字档案馆项目切入点的区别，因为这两种思路将会殊途同归，英国 的n d a d ( n a t i o n a ld i g i t a la r c h i v eo fd a t a s e t s ) 和美国的电子文件档案馆( b r a ) 分别是这两类的代表。 国际档案界对电子文件、数字信息保管的研究中开始出现一种新的呼声基 于新型的现代化建筑的档案保管策略。这样的建筑可能会更多地考虑合理的网络 布线，严格的保管环境和技术环境等要素。和该理论相呼应，2 0 0 2 年6 月1 8 日一 个基于物理馆址的数字档案馆将在美国华盛顿破土动工。这是美国国内第一个组 建数字档案馆。这个数字档案馆将立足于解决各类电子文件的管理问题，包括电 子邮件、网站文件和政府的数据库文件等。这个投资1 4 3 0 万美元、占地4 8 0 0 0 平 方英尺的数字档案馆大楼预计1 5 年之内将拥有8 0 0 t b 的信息量，这可能相当于 2 0 0 0 亿张纸质文件。 2 6 1 国际研究主要动态 9 3 年国际档案理事会开始着手研究电子文件的管理。 9 6 年第十三次国际档案大会上的主要议题之一。 9 7 年国际档案理事会将下属的电子文件委员会和现行文件委员会合并为电子 文件及其它文件委员会。 9 8 年国际档案理事会编著电子文件管理指南。 美国、加拿大、北欧、澳大利亚等西方国家都成立专门研究机构积极开展调 研、提出一些意见和方案【1 引。 2 6 2 我国重点研究的项目、成果、出台的政策 9 1 9 9 6 年4 月，国家档案局研究所提出对“办公自动化对档案工作的影响及 电子文件归档管理方法”进行研究，揭开了中国档案部门对电子文件管理问题有 计划有组织研究的序幕。国家档案局于同年成立了“电子文件归档问题领导小 组”。 ( 1 ) 研究项目情况 国家档案局将电子文件归档和电子档案管理问题列入科技研究重点发展计 划。到2 0 0 0 年共组织2 4 个重点项目。包括：电子文件特性的研究、电子文件归 档方法的研究、电子档案管理技术的研究、电子档案利用问题的研究、数字档案 馆建设、基层档案部门管理实践及试点，如：电子文件管理有关理论问题的研究、 办公自动化电子文件归档与归档电子文件管理系统、电子文件著录项目的设置等。 1 9 9 9 年，我国档案部门技术人员参加了有2 0 多个国家专业技术人员参加的 i n t 职e s 国际项目的研究。同时，一些高校档案院系、档案学者加入研讨，发表论 文，编写教材、专著。一些档案专业报刊设立了电子文件方面的专栏或专题，刊 登了大量介绍性和研究探讨性质的文章。 ( 2 ) 取得的主要成果 行政规章 1 9 9 8 - 年，白城市档案局以两办名发白城市直机关电子文件管理暂行办法。 1 9 9 9 年，上海市档案局上海市电子文件归档管理办法( 暂行) ( 沪档 1 9 9 9 l 号) 。 2 0 0 0 年5 月，云南省档案局与云南省政府信息化工作领导小组办公室联合发 布了关于印发( 云南省电子文件归档管理暂行规定) 的通知。 z o o o 年8 月，江苏省档案局印发关于在办公自动化中文件材料归档问题的 处理意见。 技术标准 1 9 9 9 年2 月，国家质量技术监督局发布了c a d 电子文件光盘存储、归档与管 理的系列标准，其中g b t 1 7 6 7 8 就是电子文件归档与档案管理和光盘信息 组织结构，g b t 1 7 6 7 9 为归档一致性测试。同年1 0 月，吴筑清主编的c a d 文件管理和c a d 光盘存档一书，作为c a d 国家标准实施指南的组成部分，成为 国家质量技术监督局的国家标准统一宣传教材。 】o 1 9 9 9 年8 月，国家档案局组织的o a 电子文件归档行业标准项目，完成了电 子文件归档与归档电子文件管理规范的起草工作，并在全国档案工作标准化技 术委员会、国家档案局局务会上得到原则通过。 学术专著 1 9 9 9 年8 月武汉大学出版社出版了刘家真教授编著的电子文件管理导论 一书，是中国关于电子文件管理方面的第一部技术专著。 同年9 月国家档案局编著的电子文件归档与归档电子文件管理概论一书 由中国档案出版社正式出版。 1 1 j e 基銮塑盔堂童些亟堂焦迨塞 亡丕省銮垣熬主挡塞焦建遮狸丛：羞毽回题厘建逯途径 3 广东省交通数字档案馆建设现状、关键问题及建设途径 广东省交通数字档案馆建设主要由广东省交通档案信息管理中心承担，广东 省交通档案信息管理中心是隶属于广东省交通厅的事业单位，其主要任务是：负 责广东省交通信息系统和网络建设的组织、协调工作；负责重要交通技术资料和 档案资料的管理；指导全省交通企事业单位档案工作的开展。 3 1 广东省交通数字档案馆建设前后档案管理及利用情况比较 广东省交通厅在进行数字档案馆建设之前，虽然档案总量不少，且配置了相 当档案管理人员，但仍存在不少问题，一是手工管理存在致命的效率缺陷，不能 适应交通建设速度增长的需要，致使档案不能完整地反映交通建设的真实情况， 这导致利用者因求无所供而失去了利用档案的意向和兴趣，同时也使一些有价值 的开发项目因缺少足够的资源支持而难以进行；二是数字化程度低。档案信息资 源有实体和数字化两种存在形态，从发展趋势看，数字资源日渐成为信息传播的 主要形式，因此，理应成为档案信息资源建设的重要任务。与其他信息资源比， 与社会需求比，广东省交通数字档案资源的数量还很少，质量也不高；档案馆只 有一个小型档案库，使用起来还都很不方便，更勿论网上档案信息资源；三是可 检索性差。优质的信息资源不仅内容丰富，还应该便于查询。但是，长期以来对 档案检索重视不够，无论是纸质档案还是数字档案，检索入口少、检索功能差是 普遍现象，利用者面对档案常常会有一种云深不知处的无奈。 广东省交通数字档案馆建设初期任务完成后，首先实现了文档一体化管理， 办公自动化系统的文件数据能够自动即时归档到档案管理系统中，例如2 0 0 6 年自 动归档电子公文1 0 0 0 0 多份，不但大大减低了档案工作人员的工作量，并且加强 电子公文的接收、移交和管理的方便性，确保电子公文的真实性、完整性和有效 性；其次大幅度地提高了档案信息资源的利用率，在机关局域网实现了快速的归 档公文和附件的全文查询，并可查询相关公文，例如2 0 0 6 年通过档案管理系统查 阅的文件标题及实体( 正文) 为9 9 4 9 份，打印3 9 7 4 页；再次通过建成的档案网 j e 塞窑煎盔堂童些亟堂焦j 坌塞亡丕省銮道錾主挡塞篮建煎现达：羞毽回噩厘建丝途焦 站，对外公开了交通档案的查询，满足了社会大众的需要。 3 2广东省交通数字档案馆建设基本情况 广东省交通厅把数字档案馆建设作为电子政务建设的重要内容，纳入单位的 总体规划，制定发展计划，加强对数字档案馆建设的领导和投入，推进数字档案 馆建设与机关电子政务建设同步实施、协调发展，积极探索电子文件与电子档案 管理方法，提高档案管理工作效率，档案工作现代化建设取得了显著成效。 目前基本实现了以下目标： ( 1 ) 文档一体化、流程电子化和查询自动化： 广东省交通档案信息管理中心研制开发了广东交通档案管理系统，于2 0 0 2 年 正式投入使用。系统采用w i n d 0 w s n e t 平台，采用性能强大、安全可靠、维护方 便的关系数据库方式，与办公自动化系统无缝集成，构成功能强大的一体化办公 平台，实现了从文件生成、流转到归档、管理、利用等的工作流程电子化，实现 了档案数据查询自动化，即：档案管理系统提供给办公自动化系统用户进行档案 数据查询； ( 2 ) 档案数字化： 库藏数字档案馆工作从2 0 0 4 年2 月到2 0 0 5 年2 月用了1 年左右时间，完成 了从1 9 4 9 年到2 0 0 3 年的各种门类、各种载体档案的实体扫描和档案录入工作， 包括有文书档案、工程项目档案、基建档案、科研档案、专门档案、编研资料及 实物、声像档案等共1 0 7 万多页； ( 3 ) 接收应归档的电子文件，及时获取电子文件，防止重要文件的流失： ( 4 ) 将现有库藏数字档案馆，实现数字档案馆资源在网上的发布和共享，为 社会提供优质档案信息资源查询服务，提高档案资料的利用率，促进了政务公开； ( 5 ) 支持对库藏各种档案实体的自动化管理，大大地改变了档案利用方式； ( 6 ) 用户可以通过网络对数字档案馆信息( 包括索引和全文) 进行方便快捷 的查阅和利用，档案实体利用相对减少，从而更有效地起到保护档案实体的作用。 3 2 1档案管理系统 自主开发了性能强大、安全可靠、维护方便的档案管理系统，与办公自动化 系统无缝集成，构成功能强大的一体化办公平台，实现了从档案工作流程电子化， 实现了档案数据查询自动化，目前该系统已应用于二十多个交通系统单位，并得 到了广东省档案局的充分肯定。 档案管理是将政府机关和企事业单位在管理和经营活动中产生的具有参考和 利用价值的文件、图纸、照片、影像等资料通过分类整理，归纳组织加以保存， 并提供灵活方便的查询和检索手段，以供人们查阅参考。电子文档系统主要实现 对全单位日常管理事务活动中产生的各种文档进行分类处理和存放，并提供各种 检索手段，方便查阅，提高历史文件的参考和利用价值，从而更好地指导工作， 提高行业管理水平，更好地服务社会。 档案管理系统设计要实现以下目标： 涵盖单位管理活动中产生的各种文档分类管理，包括：文书档案管理、专业 档案管理、基建档案管理、会计档案管理、已故人员档案管理、声像档案管理、 设备仪器档案管理和荣誉实物档案等档案管理； 符合国家档案局档案管理标准； 能方便追进行各种查询和统计，并能打印各种文件统计报表； 提供主题词全文检索功能； 实现档案借阅管理自动化； 与交通厅办公自动化系统数据的无缝联接。 档案编研，提供档案的深层开发利用。其中包括：大事记、组织机构沿革、 基础数字汇编、重要文件汇编等。 档案管理系统是针对各级交通部门档案管理的特点开发的通用档案管理软件 产品，采用m i c r o s o f t n e t 技术体系架构；具有较强的扩展性、安全性和便利性， 既可以与办公自动化系统集成使用，也可以单独使用：适用于各级行政机关、事 业单位的档案部门。 档案管理系统的主要功能是完成档案资料的电子化，为档案文件建立索引与 入库工作，是电子文档系统建立和进行日常归档与维护的关键环节。本系统的数 1 4 据主要是由两部分组成，一部分是以前所有已归档文件的档案电子化，另一部分 是以后在o a 子系统直接形成的电子文档，系统功能结构图( 图1 ) ： 图1 ：系统功能结构图 g r a p hl ：f u n c t i o ns t r u c t u r eo fs y s t e m 档案管理系统功能特点： 可与办公自动化无缝集成( 如图2 ) 图2 ：办公自动化和档案管理系统关系图 g r 印h2 ：r e l a t i o n s h i pb e t w e e n0 aa n dm a n a g e m e n ts y s t e mo fa r c h i v e s 系统安全可靠( 如图3 ) 基于角色的用户管理 对所有用户进行验证并加密用户信息 通过使用事务、限制用户对数据的批量操作等机制对数据进行保护 系统自动、定期备份文档数据 完善的系统日志功能，有效对系统实施监控 首创案卷锁定功能，有效保护文档数据 图3 ：系统安全体系图 g r a p h3 ：s e c u r i t yo fs y s t e m 使用简便快捷 系统完全采用动态设计，可以自定义表单、视图、辅助列表、打印模板等， 方便日常使用、升级和维护。 规范性：系统根据国家有关档案规定进行设计。 便利性：通过视窗式浏览器操作，方便易用；强大的条件组合检索功能； 1 6 动态设计，如动态的表单、视图、打印模板等，方便日常使用与维护。 扩展性：模块化设计，可方便扩充功能；提供外部接口，能与办公自动化 等其他系统无缝集成。 档案管理系统主要功能： ( 1 ) 文件处理和管理主要功能： 提供文件的登记录入和附件上载功能 提供按多项组合条件进行快速查询的功能 提供打印报表、模板自定义和模板预置功能，方便打印各种表格与封面 提供对已注销文件的集中管理功能 提供对各类文件的分类统计和查阅统计功能 文件关联功能可以在指定文件之间建立关联 ( 2 ) 档案管理主要功能； 提供档案著录、归档、拆档、注销、打印等功能 提供批量归档和卷内目录重排功能 提供按多项组合条件进行档案快速检索功能 提供对已注销档案的集中管理 案卷锁定功能可防止案卷和卷内的文件被非法更改，保证数据安全 ( 3 ) 其他功能； 功能树状结构图 文档打印 预置多种打印模板，可以方便输出各种列表与封面 可自行定义打印报表与模板 文件关联 在指定文件之间建立关联，方便对类似“请示与批复”的文件的查询。 实体管理 编辑、上传文件的实体，系统会对用户对实体的访问进行记录。 案卷锁定功能 对已经整理完毕的案卷，可以使用该功能进行锁定，以防止案卷以及 案卷内的文件被非法更改，从而保障案卷的数据安全。 、档案管理系统存储档案的分类原则： 党政工团档案( a 类) 包括中央( 含中央办公厅) 文件、国务院( 含国务院办公厅) 文件、省委( 含 省委办公厅) 文件、省府( 含省府办公厅) 文件、各部委文件、党组文件、纪检 检察文件、工会文件、粤交x 文件( 正文号) 、粤交x 函文件( 函号) 、粤交办字 1 7 文件、厅务会议、厅长会议及工作会议纪要，粤交便字文件、粤交人事文件、粤 交密办文件、粤交保审文件、联合发文。 党政工团档案的编号由( 大类代字+ 保管期限代字+ 年度) 组成。保管期限代 字1 为永久保管，2 为长期保管，3 为短期保管。如：a 2 - 1 9 9 9 。 基建档案( b 类) 基建档案按基建项目设置，每一项目包含工程的立项批复、勘探测绘、设计、 施工、竣工验收等阶段的交件材料。 基建档案的编号由( 一级类目代字+ 二级类目代字+ 三级类目代字+ 四级类目代 字+ 案卷序号) 组成。如：b 1 1 1 0 0 1 。 仪器档案( c 类) 仪器档案按台套设置，每一台( 套) 设备包括设备购置、安装调试、运行、 维护修理和设备管理等全过程。 设备仪器档案的编号由( 一级类目代字+ 二级类目代字+ 案卷序号) 组成。如： c 1 0 0 1 。 会计档案( d 类) 会计档案按单位设置，内容包括会计报表、会计帐簿、会计凭证以及其他。 按专业规定的保管期限排列，年份长的排前。 会计档案的编号由( 一级类目代字+ 二级类目代字+ 三级类目代字+ 目录号+ 案 卷序号) 组成。如：d 1 1 0 1 0 0 1 。 已故人员档案但类) 交通厅已故干部、职工的人事档案，按职务( 干部或工人) 设置二级类目。 已故人员档案的编号由( 一级类目代字+ 二级类目代字+ 案卷序号) 组成。如： e 1 _ 0 0 1 。 声像档案( f 类) 包括记录交通建设成就展览、活动、会议、交通系统职工文娱生活，交通建 设工程等的照片( 含底片) 、录像带、录音带、v c d 等等。 声像档案的编号由( 一级类目代字+ 二级类目代字+ 三级类目代字+ 序号) 组成。 如：f 1 1 0 0 1 。 工程档案( g 类) 包括高速公路、桥梁、国道、省道、航道、港口码头、客站场等工程的档案。 工程档案的编号由( 一级类目代字+ 二级类目代字+ 三级类目代字+ 四级类目代 字+ 案卷序号) 组成。如：g 1 1 1 0 0 l 。 实物档案( h 类) 包括各种奖品( 奖旗、奖杯、奖状、证书、题词、诗画等) 。设一级属类，按 1 8 韭宝銮道太堂童些亟堂鱼途塞 亡丕省銮煎熬至拦塞焦建途现丛：羞毽回壁厘建丝逢廷 时间顺序排列。 3 2 2 档案编研系统 档案编研系统对档案基础数据将通过图文识别进行整理形成编研材料并汇编 成集成册，并进行更深层次的开发利用，根据特定的主题或者要求使档案信息更 加直观、方便地提供给领导查阅和提供科学数据支持。系统充分运用计算机技术、 图文识别技术等现代技术，通过从网站、媒体网络、o a 等渠道收集资料对其进行 二次、三次深层次的开发利用和编辑研究，加快编研速度和成果的多样化，使档 案编研信息电子化速度更快，从而有利于现有档案的利用、传播和反馈，以使交 通厅档案编研工作得到更好的发展。 广东省交通厅的管理职能部门工作人员：通过使用本产品能使档案信息管理 可以直观、方便地查阅，为决策、审定、验收提供科学数据。 广东省交通厅的档案管理员：通过使用本产品能迅速进行档案信息的高效管 理。 工作人员：包括监控者和操作者。 主要功能包括：档案编研子系统、道路交通建设项目g i s 子系统、档案预验 收子系统、业务管理子系统、用户信息管理子系统、设计资料档案调阅查询子系 统。 档案编研子系统简介： ( 1 )档案编研的定义：编研工作不是一个过程，而是一个环境，是一个集成了 多种工具的环境，即基于原有档案系统的加工工具。 ( 2 ) 素材准备：素材来源于交通厅现有档案管理系统以及网站、0 a 、电子拷盘、 光盘等途径，其中，档案编研子系统跟交通厅现有档案管理系统进行对接， 实现直接搜索功能； ( 3 )根据条件检索出交通厅现有档案管理系统文件并自动传送到档案编研子 系统； 1 9 如果素材来自网站、0 a 、电子拷盘、光盘等其他途径，则主要通过人工操 作的方式将其电子文档拷贝到档案编研子系统； 通过0 c r 图文识别控件对素材进行编辑，可对中间结果( 临时文件) 进行 暂存； 编辑处理后的结果文件提交给领导( 监控员) 进行审核； 监控员可以对操作员提交的结果文件进行直接修改或退回操作员再次编 辑修正； 审核通过后的结果文件保存在档案编研子系统； 对于保存到档案编研子系统的文件可直接进行检索提取。 道路交通建设项目g i s 子系统简介： 通过地图显示各种交通厅关注的资源，并以各种指定的图标直观的、可视化 的在图层上表现出来。用户选中地图上的一个资源图标后可以直接进入到该资源 的内部属性页面，再通过属性页面上相关的按钮进入到更深的属性管理界面。总 的来说g i s 应用子系统提供一个交通厅资源管理的图形入口和管理工具。 档案预验收子系统简介： 由于交通厅档案管理中心有一定的行政管理职能，目前下属各市、县交通档案 验收工作往往由于上报准备的资料不全，导致工作人员浪费大量时间、交通费。 本系统将通过互联网，使用广东省交通厅的数字认证技术或者广州元亨数字证书 技术，对往来的电子文档进行数字证书c a 加密认证技术，实现档案资料的上传、 初审、修改、再审，确认等预验收工作。交通厅对企业上传来的文件进行预验收， 发现问题通过网络或电话方式回复，让企业及时修改资料，企业修改后再上传。 这个流程可以反复循环，直到企业提交的资料完全符合验收标准。 主要功能如下： ( 1 ) 公布指导性文件提供阅读下载，指导有关人员按规范整理和编制工程档 案。 ( 2 ) 通过网络远程递交预验收申请和相关资料，让交通厅的相关工作人员能在 不用下去的情况下初步检验档案的完整性。 ( 3 ) 通过网络远程抽检档案。由于网络限制，档案大多为纸质而且数量庞大等 原因，此手段很难实用化。 2 0 ) ) ) ) ) ) o j b 塞童通盘堂童些亟堂僮论塞 亡壅省銮逼塑呈拦塞焦建丝理达：羞毽回壁霆建遣途径 ( 4 )网上业务交流。 ( 5 )根据提交的申请，合理安排工作计划。 ( 6 ) 备忘及个人事务提醒功能。 3 2 3广东省交通工程项目档案管理系统 随着档案重要作用的不断体现，越来越多的建设单位已开始重视档案工作。 ( 1 ) 交通系统基本情况：全省有2 1 个地级以上市，顺德市行使地级市管理权 限，1 2 2 个县( 县级市、区) ，1 5 8 6 个镇( 乡、民族乡) ，省、市、县、镇分设厅、 委( 局) 、局、站。全省交通系统共有2 5 1 1 个单位，2 5 6 万人，其中公路运输1 1 4 4 个单位，水路运输4 2 0 个单位，制造业1 1 6 个单位，公路工程4 9 个单位，航务工 程5 个单位，科教文卫5 2 个单位，行政机关、社团1 9 0 个单位，其他2 1 2 个单位 ( 2 ) 交通工程项目档案管理基本情况： 由于各项目建设单位使用的档案管理软件不同，交通档案行政管理部门和 项目建设单位虽然能在一定程度上实现了项目档案数据的共享，但由于档案软件 的开发公司在技术上或经济上的考虑，也有一些单位之间无法实现档案数据的共 享。 一些高速公路建设项目独立开发项目档案管理系统，但在项目结束后一般 都不会对该系统进行推广，而仅仅是在本项目使用，造成人力物力上的巨大浪费。 交通档案信息管理中心主管全省交通建设项目的档案管理工作，但由于配 置上的原因，无法每一个项目都能监控到位。 ( 3 ) 广东省交通工程项目档案管理系统主要目标： 加大交通厅对项目档案的管理，进一步提高交通厅对项目档案的监控力度， 节约交通系统各项目单位对档案电子化工作的资金投入，避免重复建设。主要管 理对象为全省交通系统的项目单位，同时，如果条件允许，该平台还可以提供给 交通系统所有单位提供档案管理平台服务，这将大大节省交通系统各单位在档案 电子化管理上的资金投入，具有较高的社会和经济效益以及积极的现实意义。 3 2 4广东交通档案网站 ( 1 ) 总体目标 利用先进的计算机网络技术，建立起基于h t c m e t 的数字档案馆网w e b 站点， 实现介绍馆藏内容、宣传档案知识、为公众提供档案查询服务，提高档案资料的 利用率，促进档案信息化建设。 ( 2 ) 具体目标 本站点对外具有唯一的域名，以方便用户