常用公文的写作方法和要求概论(PPT 76页)

,常用公文的写作方法和要求,“能写”是新时期管理干部的基本功、职业生涯的增长点、凸显业绩的关键。,一、公文概述（一）公文的特点和作用（二）公文写作的基本原则（三）公文的分类二、公文的写作规范（一）公文的格式（二）公文的基本要求三、公文写作的常见问题四、几种常见公文的写作,主要内容,党政机关公文处理工作条例（2012年4月16日由中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发）党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。公文的质量，直接体现机关的水平与形象。,第一部分公文概述,法定性工具性规范性时效性,一、公文的特点,目的：为行政管理服务，排斥个性化写作“受领导之命，代机关立言”，“遵命写作”行为表达：准确严密、言简意赅、庄重严谨内容：真实地反映事实，排斥文学手法,一、公文的特点,中共中央政治局通过了改进工作作风、密切联系群众的八项规定，改进文风是其中的重要内容。中宣部下发关于贯彻党的十八大精神切实改进文风的意见。意见指出：着力转变思想作风、工作作风，着力提高针对性实效性、亲和力感染力，提倡短、实、新，反对假、长、空。例：“广大员工纷纷表示。”“第一把手亲自抓，党委成员人人抓，分管委员认真抓，主管部门配合抓，大队小队层次抓，节日假日仔细抓，年年抓，月月抓，一抓到底。”,一、公文的特点,实事求是原则准确规范原则精简高效原则安全保密原则,二、公文写作的基本原则,公文有狭义和广义之分。狭义公文是指法定公文，即列入党政机关公文处理工作条例的15个文种（比原国家机关公文处理办法新增2个文种）广义公文是指所有用于处理公务的文书，包括计划、总结、制度、讲话、贺信、协议、简报等。以下所说的公文均指狭义公文。,三、公文的类型,按来源分:收文、发文按行文关系分:上行文、平行文、下行文按紧急程度分:普通文件、紧急文件（特急、加急）按密级分:普通文件、保密文件（绝密、机密、秘密）,四、公文的类型,党政机关公文共15个文种：(1)决议(2)决定(3)命令(令)(4)公报(5)公告(6)通告(7)意见(8)通知(9)通报(10)报告(11)请示(12)批复(13)议案(14)函(15)纪要较原国家机关公文处理办法新增2个文种）,五、公文的种类,一、公文用纸主要技术指标质量：60g80g胶版印刷纸或复印纸幅面：A4型纸（210mm297mm）天头：37mm（上下）订口：28mm（左右）版心：156mm225mm,第二部分公文的写作规范,二、排版规格与印制要求标题用2号小标宋体正文用3号仿宋GB2312每页排22行，每行排28字双面印刷，左侧装订订位在左侧上下各14处,第二部分公文的写作规范,三、公文各要素的组成眉首：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人主体：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件版记：抄送机关、印发机关和印发日期、页码等,第二部分公文的写作规范,党政机关公文格式,1、页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为37mm1mm公文用纸订口（左白边）为28mm1mm版心尺寸为156mm225mm。,37mm1mm,28mm1mm,7mm,156mm,225mm,2、页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。,一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。,公文首页版式,3、版头：新增“份号”要素，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。,正文3号仿宋,4mm,两行,标题2号小标宋编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。,发文机关标志上边缘至版心上边缘为距离统一为35mm。统一了上下行文首页的格式。,发文字号居中六角括号“”发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。,公文首页版式,5、公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。公文结构层次原则上不超过四层，序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。,联合行文公文首页版式,6、签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。,公文末页版式,7、公文落款新增“发文机关署名”要素，成文日期的数字用阿拉伯数字标注。成文日期为会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。,8、附注如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。,附件说明页版式,9、附件说明如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。,带附件公文末页版式,示例,党政机关公文格式,10、版记减少了“主题词”要素；如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。,四、公文写作的基本要求（一）思想内容：1.目的明确，行文有据；（“为了”“根据”）2.准确无误，客观务实；符合政策和法律法规；公文中人名、地名、数字、引文、日期要准确。,第二部分公文的写作规范,3.主题集中，重点突出；一文一事、剔除次要、详略得当。4.符合领导意图“受领导之命，代机关立言”,第二部分公文的写作规范,（二）结构框架：结构合理严谨，条理清楚。同一层级结构要一致,第二部分公文的写作规范,（三）文字表达：准确、鲜明、简炼、得体，崇尚庄重沉稳，力戒浮华造作。,第二部分公文的写作规范,第二部分公文的写作规范,准确：概念清楚、讲究分寸、符合语法、要素规范,“工会要支持职工的要求”,“认真贯彻落实第四届第一次会全”,“只要我们公司上下统一认识，精诚团结，今年公司的年度各项目标任务就一定能够全面完成”,第二部分公文的写作规范,鲜明：观点鲜明、用好标题、褒贬得当,例：“领导倾巢而出”,经典方法：段旨撮要，即提炼一句话，放在段落开头。既便于阅读，又集中体现思想。例：（一）积极拓展经营。挖掘经营潜力，盘活闲置资产，充分利用闲置的设备、房屋、场地开展经营（措施具体化）。,第二部分公文的写作规范,简炼：锤炼语言、控制篇幅、去除空话,例：“在这个问题上，无论思想上、还是在观念上、无论在认识上、还是在想法上，我们都取得了共同的认识。”,第二部分公文的写作规范,得体：使用书面语和公文术语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语。,公文用语：一是开头用语二是称谓用语三是过渡用语四是经办用语五是结尾用语,第二部分公文的写作规范,开头用语：用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、根据、按（遵、依）照、关于、由于、对于、据、兹等。,第二部分公文的写作规范,第二部分公文的写作规范,导语经典三要素：根据什么，为了什么，要做什么,例如：根据集团公司*会议精神（有关部署），为了加强运营管理，经公司研究，决定*,称谓用语：第一人称：我、本；第二人称：贵、你；第三人称：该（不使用“他”“他们”）。,第二部分公文的写作规范,过渡用语：表明转折、过渡或承上启下关系的词语。为（对、因、据）此、鉴于、经研究批复如下、特制订本方案、总之、综上所述等。,第二部分公文的写作规范,经办用语：表明处理问题的时间及其经过情况的用语，通常表示过去时态。已经、业经、兹经、通过、经过。如：“经公司研究”、“兹经调查”等,第二部分公文的写作规范,结尾用语：表达公文结束或向收文单位提出行文要求时使用的词语。特此通知、特此报告、特此函达（此函）、请认真贯彻执行等。,第二部分公文的写作规范,生日上坟不几天后考虑到已经经过时令正当就在现场发表讲话收到了，内容也知道了请直接与他们公司进行商量联系,第二部分公文的写作规范,公文用语修改,字斟句酌，找到最精当的词,诞辰,扫墓,不日,鉴于,业经,时值,即席发表讲话,收悉,请径与该公司商洽,（四）文种的确定：根据行文目的、发文单位与主送单位或部门的行文关系确定。（五）行文规则：原则上主送一个上级机关请示应当一文一事，并提出倾向性意见除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。,第二部分公文的写作规范,（六）文件签发程序：重要公文和上行文由机关主要负责人签发（办法只对上行文作此规定）（七）非规范化简称：应先用全称并注明简称。使用外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。数字的使用：除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，均应使用阿拉伯数字。,第二部分公文的写作规范,一、发文字号标注错误,第三部分公文写作的常见问题,（二）引用文号格式不对,崇左运营发(2013)9号崇左运营发20139号崇左运营发20139号,办200612号文的通知,的通知（办200612号）,（一）错用符号,二、公文标题错误,第三部分公文写作的常见问题,关于印发公司薪酬管理办法的通知,（一）要素不全,完整的、规范的公文标题构成应为：发文机关名称+事由+文种一般不得随意省略，特别是在没有版头的情况下。只有命令、公告、通告、议案、函、纪要的标题允许省略要素,第三部分公文写作的常见问题,（二）标题滥用标点符号,XX县人民政府办公室关于印发的通知XX公司关于印发XX薪酬管理办法的通知国务院批转财政部关于加强国有企业财务监督的意见的通知,公文标题中除法律、法规名称加书号外，一般不用标点符号。,（三）标题回行不规范,第三部分公文写作的常见问题,中共xx县委xX县人民政府关于进一步整治和改善经济发展环境的实施意见,公文标题回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。,三、文种使用错误,第三部分公文写作的常见问题,文种混用：请示与报告的区别1.行文目的、作用不同。2.行文时间不同。请示需要事前行文，报告一般在事后或者工作过程中行文。3.主送机关数量不同。请示只写一个主送机关。报告有时可写多个主送机关。4.受文机关处理方式不同。请示属办件，收文机关必须及时批复。报告属阅件，收文机关可不行文作答。5.写作侧重点不同。报告只汇报工作情况，不能夹带请示事项。请示中所陈述的情况只是作为请示的原因，其重点依然是请示事项。,第三部分公文写作的常见问题,缺少文种：xx省人民政府转发国务院关于同意广东惠州港口岸扩大开放有关问题的批复,xx省人民政府转发国务院关于同意广东惠州港口岸扩大开放有关问题批复的通知,并用文种：关于请示报告关于请示函（批复函）,生造文种：关于的规范（要点、汇总）,四、用词重叠,X县人民政府转发XX省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知,X县人民政府关于转发的通知的通知,第三部分公文写作的常见问题,四、语义重复,公司关于申请增加编制的请示,“请示”已含“请求”“申请”之意，应删去“申请”二字，避免重复。,第三部分公文写作的常见问题,五、语法、文字表述错误,“加大运营管理工作”,（一）句子成分残缺,“加大运营管理工作力度”,“根据中华人民共和国公路法第七条的规定，贵公司已非法占用了南友高速公路公路用地”,（二）逻辑错误,“部分公路用地已被占用，违反了中华人民共和国公路法第七条的规定”,第三部分公文写作的常见问题,“收费站生活区围墙高度过矮，且围墙顶部无碎玻璃或其他防护，外部人员极易翻墙进入生活区，严重影响收费站的日常安全。”,（二）逻辑错误,“外单位人员易翻墙进入收费站生活区，存在较大的安全隐患。”,第三部分公文写作的常见问题,一、通知通知是批转下级公文、转发上级或不相隶属机关公文、发布规章、传达事项和任免干部所用的公文。它是最常用的行政公文。通知种类：指示性通知，批转、转发、发布性通知，事务性通知、知照性通知、任免通知等。,第四部分几种常见公文的写作,通知的基本特点：适用的广泛性、主题的单一性、内容的时效性、表述方式的灵活性。,第四部分几种常见公文的写作,撰写通知的注意事项：中心明确、层次清晰（分条列项）、交代全面清楚、表达凝练；标准：不生歧义，没有疑问，讲求时效。,第四部分几种常见公文的写作,技巧：对象化的思维方式，即站在收文角度考虑问题,通知的结构,第四部分几种常见公文的写作,公司关于召开会议的通知：为（发函目的、原因），经公司研究，拟（定）于？年？月？日在地点召开会议，请人员准时参加。（通知事项）特此通知公司年月日,公司关于召开会议的通知：为（发函目的、原因），经公司研究，拟于近期召开会议。现将具体事宜通知如下：一、会议时间？年？月？日9：0011：00二、会议地点三、参加人员四、注意事项着装要求？派车安排？会议回执？协助办会？特此通知公司年月日,第四部分几种常见公文的写作,函件公司：贵司所承建的新办公室因光线不足，我公司想在此办公室靠广场中庭方位墙体多开一扇窗户，请贵公司尽快安排施工人员在4月20日之前完成加装整改，所用材质、款式、尺寸和原有窗户一样。多谢合作，特此函达！公司2013年4月2日,病例,二、请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示属上行文，只用于下级向上级请示工作。,第四部分几种常见公文的写作,请示的使用范围：因职权范围所限不能解决的问题或上级明确规定经请示批准才能办理的事项；因特殊情况不能执行上级的统一规定和安排，需要作变通处理的；因方针政策的规定或依据不明确，本机关、本单位没有把握处理的新情况、新问题；本机关、本单位无力解决或难以解决而又亟需解决的问题和事项。,第四部分几种常见公文的写作,请示的主要类型：请求指示。这类请示多涉及政策上、认识上的问题。解决“该怎样做”的问题。如：关于商业企业增值税有关问题的请示。请求解决。这类请示多涉及项目、人事、财物、机构等方面的具体问题无法解决，请求“予以帮助解决”。关于改造维修办公楼所需资金的请示请求批准。这类请示多涉及呈请上级批准、同意的事项，请求批准“我们这样做”。如：关于购买车辆的请示,第四部分几种常见公文的写作,撰写请示应注意的事项：一文一事，只主送一个机关，不同时抄送下级机关不搞多头请示，一般不得越级请示，不直接报送领导个人请示理由要充分，事项要明确多用数据、客观陈述语气要平实、恳切（不要要挟上级、提要求，不要有强硬语气）联系人及联系电话不可漏,第四部分几种常见公文的写作,撰写请示走好“五步棋”：因为什么请示对于原因、情况的说明请示什么问题主题内容（经费、编制等）怎样解决问题提出解决问题的建议或方案请求上级回复结尾用语有无附件说明根据需要确定使用与否,第四部分几种常见公文的写作,请示的结构,第四部分几种常见公文的写作,公司关于的请示：（请示缘由或根据）（请示事项）妥否，请批复。公司年月日（联系人及电话：）,第四部分几种常见公文的写作,请示报告公司领导：我部1992年已经购买过六台计算机，多年来一直不停的使用。今年以来已经很明显地不能使用了。致使我们的工作效率无法提高，必须重新购买一些计算机。为此，要求公司拨款十二万元，打算购买八台计算机和数量相当的打印机。无论如何，望批准购买。另外，我部财务科的保险柜密码锁也严重失灵，不太安全，应当更换新的保险柜，请顺便追加拨款四千元，请一并批准。公司部年月日,病例,第四部分几种常见公文的写作,关于购置办公设备的请示公司领导：我部的办公设备购于1992年，至今已陈旧老化，难以满足办公需求。根据工作需要，特恳请拨款购置部分办公设备（详见附件）。妥否，请批示。附件：需购置办公设备汇总表公司部年月日,修改稿,第四部分几种常见公文的写作,关于申请救灾款的请示报告集团公司：2012年月日，地区发生了一场特大强风暴灾害，损失惨重。我公司在这场风暴灾害中，也损失惨重。很多办公室、宿舍遭到严重破坏，门窗被毁。在风暴过程中，汽车、摩托车、器材设备被损坏，供水、供电、通讯设备大多数都遭到了不同程度的损坏，致使部分员工无法正常工作、生活。由于这次灾情很严重，损失很大，仅靠我公司调配现有资金恢复工作有很大困难。为此，特请求上级拨给救灾款1015万元，用以维修房屋、设备，恢复正常的工作、生活秩序。妥否，即请从速批复。公司年月日,病例,第四部分几种常见公文的写作,关于解决救灾款的请示集团公司：2012年月日，地区发生了一场特大强风暴灾害。在这场风暴灾害中，我公司损失惨重。经初步统计，我公司办公室倒塌间，约平方米；宿舍倒塌间，约平方米；其他公共建筑设施损坏约平方米。风暴过程中，损坏汽车辆，摩托车辆，器材设备件。大部分供水、供电、通讯设备都遭到了不同程度的损坏。此次灾害造成我公司直接经济损失万元。由于灾情严重，损失很大，仅靠我公司调配现有资金恢复工作有很大困难。为此，特请求上级解决救灾款10万元，用以维修房屋、设备，恢复正常的工作、生活秩序。以上请示妥否，请批复。公司年月日（联系人及电话：）,修改稿,第四部分几种常见公文的写作,今年入汛以来，我省气候异常。旱涝交错，灾害的突发性、阶段性十分明显。进入主汛以后，出现了3次特大的降雨过程。使我省。，更加重了灾害程度（灾害统计待汇总核实后另文报告）。目前抗洪抢险的重点，已由加高、加实、加固堤坝，转为在2000多公里的堤坝上防风浪、抢险段，避免渗水滑坡。抗洪战线长，洪峰消退慢，抢险工程大，恢复生产、重建家园和恢复水毁工程的任务十分艰巨。为此，特请。,例文,三、函函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函的特点：用途的多属性；内容的单一性；写作使用多种语气,第四部分几种常见公文的写作,函的主要类型商洽函